Lublin, dn r.

Transkrypt

1 Lublin, dn r. Znak sprawy: 2/FLOP/BUSOLA ZAMAWIAJĄCY: Związek Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych Lublin, ul. Krakowskie Przedmieście 53 Tel./fax: , kom REGON: , KRS: Zapytanie ofertowe I. Tryb udzielenia zamówienia 1. Postępowanie w celu wyłonienia podwykonawcy prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Zamówienie jest składane w związku z realizacją projektu Lubelska Busola wyznaczanie kierunku rozwoju systemu konsultacji społecznych Gminy Lublin z organizacjami pozarządowymi, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, nr umowy UDA-POKL E34/13-00 z dn r.

2 II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest wybranie Wykonawcy aplikacji mobilnej do prowadzenia konsultacji społecznych Miasta Lublin z mieszkańcami, przeznaczonej na urządzenia przenośne typu smartfony i tablety, działającej na systemach operacyjnych: Android, ios i Windows Phone. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca: a) przeprowadzi analizę potrzeb użytkowników aplikacji, b) opracuje interfejs aplikacji, c) opracuje dokumentację techniczną aplikacji, d) przeprowadzi testy aplikacji, e) przekaże aplikację Zamawiającemu, f) przeniesienie na Zamawiającego prawa autorskie do aplikacji, g) będzie świadczyć usługi serwisu gwarancyjnego. 2. Kod zamówienia wg CPV: Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia. 3. Termin wykonania zamówienia: r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji. III. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia 1. Aplikacja mobilna stanowiąca przedmiot zamówienia będzie: a) służyła do prowadzenia konsultacji społecznych Miasta Lublin z mieszkańcami, b) posiadać trzy główne funkcje: komentowanie, głosowanie i przeprowadzanie sondaży, c) wykorzystywana do pracy na urządzenia mobilne typu: smartfony i tablety, d) działać na systemach operacyjnych: Android 2.3+, ios 6+ i Windows Phone 7+, e) dostępna w sklepach WWW: Google Play, Appstore i Windowsphone, f) powiązana z tworzoną przez Urząd Miasta Lublin miejską stroną WWW. g) wykonana w identyfikacji wizualnej Urzędu Miasta Lublin zgodnie z wytycznymi Zamawiającego dot. Miasta Inspiracji,

3 h) miała możliwość jej dalszej modyfikacji, rozbudowy o nowe moduły i integrację z innymi, przyszłymi aplikacjami i źródłami danych. 2. Administratorem aplikacji będzie Urząd Miasta Lublin, w tym przetwarzania danych osobowych użytkowników aplikacji. Urząd Miasta Lublin będzie odpowiadać za hosting oraz za stworzenie regulaminu korzystania z aplikacji przez użytkowników. Na Urząd Miasta Lublin przejdą prawa autorskie dotyczące wszystkich zamieszczanych za pośrednictwem aplikacji informacji, materiałów i opinii użytkowników. 3. Aplikacja będzie mieć możliwość funkcjonowania w trybie ONLINE (obsługa funkcji takich jak: głosowanie, komentowanie i tworzenie kont) oraz w trybie OFFLINE (możliwość przeglądania np. dokumentów i formularzy). 4. Aplikacja będzie mieć możliwość geolokalizacji ułatwiającej wypowiadanie się mieszkańcom w kwestiach dotyczących ich miejsca zamieszkania oraz wskazywania na mapie konkretnych lokalizacji. Geolokalizacja powinna umożliwiać agregację głosów ze względu na mapę lub adres. 5. Zostanie zastosowana technika push , która będzie pozwalać na przesyłanie wiadomości z serwera do programu pocztowego stosowanego przez urządzenie mobilne (nawet gdy użytkownik będzie miał wyłączoną aplikację). 6. Interfejs użytkownika, w szczególności jego wygląd zewnętrzny i sposób nawigacji, powinny być proste w obsłudze oraz spójne z obowiązującymi standardami budowy interfejsów graficznych. 7. Przesyłanie danych pomiędzy aplikacją a CMS odbywać się będzie za pomocą interfejsu programowania aplikacji API. 8. Treści aplikacji zarządzane będą z poziomu panela administracyjnego w zintegrowanym z nią systemie CMS. 9. Aplikacja będzie miała możliwość zamieszczania banera (grafiki, zdjęcia) z linkiem do wskazanej strony WWW zarządzanej z poziomu CMS. 10. Aplikacja będzie umożliwiać logowanie i tworzenie kont użytkownika. Logowania będą wymagały wybrane funkcje (np. głosowanie, komentowanie). W formularzu tworzenia kont polami wymaganymi będą: i PESEL. Wykonawca powinien użyć

4 standardowego algorytmu do sprawdzenia sumy kontrolnej PESEL, i zweryfikować czy podany przez użytkownika PESEL nie został już wcześniej użyty w aplikacji (np. podczas trwania głosowania). Konta będą aktywowane za pomocą linka przesyłanego na konto e- mail użytkownika. PESEL będzie wymagany jedynie w czasie trwania głosowania (np. nad budżetem partycypacyjnym). Podane przez użytkownika dane na urządzeniu mobilnym (typu smartfon i tablet) będą zapisywane, tak aby przy kolejnej aktywności przy korzystaniu z aplikacji były automatycznie podawane. Będzie istniała możliwość zmiany osób korzystających z aplikacji z jednego urządzenia mobilnego (możliwość logowania się różnych osób). 11. Aplikacja będzie umożliwiać zalogowanym użytkownikom komentowanie załączonych dokumentów, komentowanie wydarzeń o rozpoczynanych się konsultacjach. Dodawanie komentarzy do informacji (np. publikowanych planów zagospodarowania przestrzennego lub innych rozwiązań) możliwe będzie jedynie po zalogowaniu się nickiem i adresem e- mailowym (powstanie Karta Użytkownika: nick i ). Będzie istniała możliwość moderacji zamieszczanych komentarzy post fatum przez Administratora aplikacji oraz wbudowany filtr potocznych wulgaryzmów (z możliwością rozszerzenia słownika wulgaryzmów przez Administratora aplikacji). Komentarze będą publikowane w sposób chronologiczny (najnowsze na dole) oraz widoczne dla wszystkich użytkowników aplikacji. W przypadku usunięcia komentarza z uwagi na naruszenie regulaminu, użytkownik zostanie poinformowany em że jego post został usunięty. 12. Aplikacja będzie umożliwiać prezentowanie dokumentów tekstowych w formacie PDF oraz grafiki w formacie JPG. Pliki PDF mogą być otwierane przez zewnętrzną aplikację. 13. Aplikacja będzie umożliwiać dołączanie do publikowanych treści map z zaznaczonymi na niej elementami (Google Maps), i/lub publikację trasy dojazdu do wskazanego miejsca na mapie (Jak Dojadę). Aplikacja powinna umożliwiać skalowanie map (np. dodanych do informacji o spotkaniach konsultacyjnych na terenie Lublina). 14. Aplikacja będzie umożliwiać wybieranie przez użytkownika jednej z podanych odpowiedzi lub samodzielnemu jej wpisywania w polu Inne.

5 15. Aplikacja będzie umożliwiać publikację wyników głosowania i ankiet w postaci numerycznej i/lub wykresów. 16. Aplikacja będzie umożliwiać archiwizację treści on-line (tj. prezentowane treści zostaną przeniesione na oddzielną stronę WWW wskazaną przez Zamawiającego, a nie wewnątrz aplikacji). Po zakończeniu procesu konsultacji lub zbierania opinii, komentarze i wiadomości automatycznie przenoszone będą do archiwum. Przy czym Administrator aplikacji otrzyma informację ową o przeniesieniu danych do archiwum. Użytkownik będzie informowany o tym, że interesująca go treść jest w archiwum i jak ją znaleźć. IV. Wymagania dotyczące dokumentacji technicznej 1. Wykonawca przeprowadzi spotkanie analityczne z Zamawiającym w celu uszczegółowienia potrzeb Zamawiającego w zakresie działania aplikacji i dokumentacji technicznej. 2. Dokumentacja techniczna powinna określać możliwości rozbudowy aplikacji o nowe moduły, tak aby zachować poprawność działania aplikacji z jednoczesnym zachowaniem gwarancji. V. Wymagania dotyczące testów aplikacji 1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować prototyp aplikacji ze scenariuszem testowym oraz przedłożyć go do akceptacji Zamawiającemu. Po zaakceptowaniu scenariusza Wykonawca przeprowadzi wraz z Zamawiającym testy aplikacji. 2. Po zakończeniu testów Wykonawca przedstawi Zamawiającemu raport z testów. 3. Warunkiem pozytywnego odbioru testów przez Zamawiającego jest osiągniecie poprawnego działania aplikacji na poziomie 100% oraz sporządzenie protokołu zdawczoodbiorczego.

6 VI. Wymagania dotyczące przekazania aplikacji 1. Wykonawca po pozytywnym odbiorze testów przez Zamawiającego przekaże aplikację do dyspozycji Zamawiającego. 2. Przekazanie aplikacji potwierdzone zostanie końcowym protokołem zdawczo-odbiorczym aplikacji wraz z niezbędną dokumentacją techniczną. 3. Przekazanie aplikacji następuje wraz ze wszelkimi prawami autorskimi i prawami zależnymi oraz kodem źródłowym aplikacji. VII. Wymagania dotyczące przeniesienia praw autorskich do aplikacji 1. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do opracowanego oprogramowania, interfejsu graficznego, dokumentacji technicznej oraz innych utworów wytworzonych w ramach umowy wraz z prawem do zezwalania na wykonywanie praw zależnych. 2. Wykonawca wlicza cenę przeniesienia praw autorskich do aplikacji do oferty cenowej. VIII. Wymagania dotyczące serwisu gwarancyjnego 1. Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia serwisu gwarancyjnego dot. przedmiotu zamówienia przez okres minimum 12 miesięcy od dnia podpisania końcowego protokołu zdawczo-odbiorczego aplikacji. 2. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu, że wdrożona do użytkowania aplikacja jest wolna od wad fizycznych oraz sprawna w działaniu, a w szczególności: a) zapewnia funkcjonalną zgodność z dokumentacją, b) nie zawiera istotnych wad uniemożliwiających lub ograniczających działanie, c) jest kompatybilna z systemami zgodnie z założeniami przedsięwzięcia i nie powodują awarii i błędów systemów, d) wszelkie usługi instalacyjno - wdrożeniowe są kompletne i poprawne.

7 3. W ramach gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego wykrywania i usuwania wszelkich wad w funkcjonowaniu aplikacji. 4. Zamawiający ma obowiązek zgłosić Wykonawcy wady techniczne objęte gwarancją niezwłocznie po ich wystąpieniu. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia zgłoszonych wad w terminie do 5 dni roboczych od daty zgłoszenia. 5. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia aktualnej dokumentacji aplikacji Zamawiającemu po każdej modyfikacji aplikacji w ramach serwisu gwarancyjnego. 6. Odbiór dokumentacji aplikacji oraz raport naprawy gwarancyjnej zostanie każdorazowo potwierdzony protokołem zdawczo-odbiorczym naprawy gwarancyjnej. 7. Wszelkie majątkowe prawa autorskie wraz z prawem do zezwalania na wykonywanie praw zależnych do utworów powstałych w wyniku usuwania wad aplikacji, w tym do modyfikacji oprogramowania i wytworzonej dokumentacji aplikacji przechodzą na Zamawiającego z chwilą podpisania protokołu odbioru naprawy gwarancyjnej. Z tą samą chwilą Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawa do nośników, na których te utwory utrwalono. 8. Termin gwarancji dla aplikacji ulega przedłużeniu o czas, w ciągu którego Zamawiający nie mógł korzystać z aplikacji. 9. W przypadku niewywiązywania się Wykonawcy z zobowiązań gwarancyjnych Zamawiający ma prawo skorzystać, na koszt Wykonawcy, z usług zastępczych bez utraty prawa gwarancji. 10. Wykonawca wlicza cenę usługi serwisu gwarancyjnego do oferty cenowej. IX. Opis warunków udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy łącznie spełnią następujące warunki: 1. Wykonawca niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania zapytania ofertowego za pomocą poczty elektronicznej na adres: busola@flop.lublin.pl podając w treści a

8 datę otrzymania zapytania ofertowego lub poprzez podpisanie pierwszej strony dokumentu i odesłanie jej na adres Zamawiającego. 2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania tych uprawnień. 3. Posiadają wpis do rejestru przedsiębiorców prowadzących działalność zgodną przedmiotem zamówienia. 4. Posiadają niezbędna wiedzę i minimum 3-letnie doświadczenie w e-usługach, w tym w tworzeniu i wdrażaniu aplikacji mobilnych. 5. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia. 6. Dysponują niezbędnym potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 7. Z możliwości składania oferty i realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo ze Związkiem Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych lub Gminą Lublin. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązanie między Związkiem Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych i Gminą Lublin lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Związku Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych i Gminy Lublin lub osobami wykonującymi w imieniu Związku Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych i Gminy Lublin czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

9 4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 8. Potwierdzeniem braku powiązań kapitałowych lub osobowych jest złożenie przez Wykonawcę oświadczenia (Załącznik nr 2). X. Kryteria oceny ofert A. Cena 50% Punktacja: Liczba punktów = (najniższa cena / cena badanej oferty) x 100 pkt. x 50% (max. 50 pkt.) Należy podać łączną ofertę cenową brutto w złotych za wykonanie aplikacji, w tym: a) świadczenia usług serwisu gwarancyjnego przez okres minimum 12 miesięcy od dnia podpisania końcowego protokołu zdawczo-odbiorczego aplikacji, b) przeniesienia na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do opracowanego oprogramowania, interfejsu graficznego, dokumentacji technicznej oraz innych utworów wytworzonych w ramach umowy wraz z prawem do zezwalania na wykonywanie praw zależnych. Liczba punktów przypadających punktów zostanie wyliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. B. Doświadczenie 35% Punktacja: Dodatkowe punkty (0-35 pkt.) zostaną przyznane Wykonawcy za doświadczenie przy realizacji podobnych zamówień popartych referencjami.

10 (max. 35 pkt.) W ramach tego kryterium zostanie ocenione doświadczenie Wykonawcy przy realizacji podobnych aplikacji mobilnych w ciągu ostatnich 5 lat, które zostaną poparte referencjami: 0 aplikacji mobilnych 0 pkt. 1-3 aplikacji mobilnych 5 pkt. 4-6 aplikacji mobilnych 15 pkt aplikacji mobilnych 25 pkt. powyżej 10 aplikacji mobilnych 35 pkt. C. Asysta Techniczna 15% Punktacja: Dodatkowe punkty (0-15 pkt.) zostaną przyznane Wykonawcy za gotowość do bieżącej Asysty Technicznej przez okres liczony od dnia podpisania końcowego protokołu zdawczoodbiorczego aplikacji. Asysta Techniczna będzie polegać na świadczeniu usług z zakresu rozwoju i modyfikacji aplikacji oraz wsparcia eksperckiego w zakresie wdrażania aplikacji. Wykonane przez Wykonawcę w ramach Asysty Technicznej modyfikacje będą objęte gwarancją na zasadach określonych dla przedmiotu zamówienia, w okresie świadczenia przez Wykonawcę gwarancji dla wdrożonej aplikacji. Wykonawca powinien wliczyć koszt gotowości do bieżącej Asysty Technicznej do oferty cenowej. (max. 15 pkt.) Brak Asysty Technicznej 0 pkt. Gotowość do Asysty Technicznej przez 12 miesięcy - 10 pkt. Gotowość do Asysty Technicznej przez 18 miesięcy 15 pkt. Łączna ocena oferty obliczona zostanie w oparciu o wzór: OF = A + B + C

11 gdzie: OF łączna liczba punktów przyznanych badanej ofercie, A, B, C - liczba punktów uzyskanych przez rozpatrywaną ofertę w poszczególnych kryteriach wskazanych powyżej. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyskała sumarycznie największą liczbę punktów. XI. Opis sposobu przygotowania ofert Oferty mogą składać wyłącznie Wykonawcy, którzy łącznie spełniają następujące warunki: 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 2. Zamawiający dopuszcza powierzenie przez Wykonawcę części zadania podwykonawcom. W przypadku podwykonawstwa wymagane dokumenty składają wszystkie podmioty realizujące zadania objęte zamówieniem. 3. Ofertę składa się w formie pisemnej wypełniając Formularz oferty zawierający ofertę cenową wraz z opisem harmonogramu i realizacji zamówienia (Załącznik nr 1) oraz Oświadczenie (Załącznik nr 2). 4. Wykonawca składa aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (potwierdzony za zgodność z oryginałem). 5. Wykonawca składa referencje dot. wykonanych aplikacji mobilnych w ciągu ostatnich 5 lat (jeżeli dotyczy). 6. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy lub osoby posiadające stosowne pełnomocnictwa. 7. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta

12 zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio ZMIANA lub WYCOFANIE. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. 8. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 9. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. XII. Forma, miejsce i termin składania ofert Oferty można składać w formie elektronicznej na adres: busola@flop.lublin.pl lub dostarczyć: osobiście, pocztą, kurierem w zamkniętej kopercie z dopiskiem: APLIKACJA MOBILNA - NIE OTWIERAĆ PRZED r. o godz na adres: Związek Stowarzyszeń Forum Lubelskich Organizacji Pozarządowych ul. Krakowskie Przedmieście Lublin Termin składania ofert upływa w dn r. o godz Nie będą rozpatrywane oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie, na niewłaściwym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań. XIII. Rozstrzygnięcie postępowania 1. Postępowanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte w dn r. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu rozstrzygnięcia postępowania. Wyniki postępowania zostaną zamieszczone na stronie 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przyjęcia lub odrzucenia jakiejkolwiek oferty,

13 rezygnacji z postępowania ofertowego i odrzucenia wszystkich ofert, w dowolnym czasie, bez zobowiązywania się do jakiegokolwiek informowania o przyczynach swojego działania. XIV. Podpisanie umowy 1. Podpisanie umowy o wykonanie usługi aplikacji mobilnej z Wykonawcą nastąpi w terminie nieprzekraczającym daty rozpoczęcia realizacji zamówienia. 2. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, w przypadku, gdy cena wybranej oferty przewyższa kwotę brutto PLN wynikającą z budżetu projektu na realizację zamówienia. XV. Wykaz załączników 1. Formularz oferty (Załącznik nr 1). 2. Oświadczenie (Załącznik nr 2).