w postępowaniu o wartości szacunkowej w przedziale euro na przeprowadzenie zewnętrznego audytu Projektu: Laboratoria do badań pestycydów z

Transkrypt

1 Poznań, dnia 18 listopada 2013 r.... (pieczęć Zamawiającego) ZAPYTANIE OFERTOWE NR ZO.POIG/B/15a/2013 w postępowaniu o wartości szacunkowej w przedziale euro na przeprowadzenie zewnętrznego audytu Projektu: Laboratoria do badań pestycydów z uwzględnieniem bezpieczeństwa żywności - LAPESTY Instytutu Ochrony Roślin - Państwowego Instytutu Badawczego, który jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 2.1 (numer projektu: POIG /09) (rodzaj zamówienia: dostawa/usługa/robota budowlana 1 ) I. Nazwa (firma), adres Zamawiającego: Instytut Ochrony Roślin-Państwowy Instytut Badawczy Ul. Władysława Węgorka 20, Poznań NIP REGON Terenowa Stacja Doświadczalna w Białymstoku ul. Chełmońskiego 22, Białystok II. Opis przedmiotu zamówienia. przeprowadzenie zewnętrznego audytu Projektu: Laboratoria do badań pestycydów z uwzględnieniem bezpieczeństwa żywności - LAPESTY Instytutu Ochrony Roślin- Państwowego Instytutu Badawczego, realizowanego przez Terenową Stację Doświadczalną IOR PIB w Białymstoku w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 2.1 zgodnie z art. 20a ustawy z 8 października 2004 r. o zasadach finansowania nauki (t.j.: Dz. U. z Niepotrzebne skreślić.

2 r. nr 169, poz. 1049) oraz Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dn r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. a) okres gwarancji: nie dotyczy b) warunki płatności: na podstawie faktury VAT, płatnej w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze VAT. Faktura zostanie wystawiona przez wykonawcę po przyjęciu przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem. c) inne szczegółowe wymagania Zamawiającego: Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibach Zamawiającego - Beneficjenta Projektu (Poznań, Białystok). Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN. Zakres audytu jest zgodny z 8 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dn r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę, tj. obejmuje sprawdzenie: 1) osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową; 2) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; 3) płatności wydatków związanych z projektem; 4) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu; 5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; 6) sposobu monitorowania realizacji celów projektu; 7) sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu; 8) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; 9) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu; 10) realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu jest zgodne z 14, pkt. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dn r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę, tj. powinno zawierać następujące elementy: 1) datę sporządzenia; 2) nazwę i adres audytowanego podmiotu; 3) nazwę i numer projektu - w przypadku audytu projektu; 4) oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu; 5) imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów; 6) cele audytu; 7) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;

3 8) termin, w którym przeprowadzono audyt; 9) zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem; 10) zwięzłą ocenę sytuacji ekonomicznej audytowanego podmiotu - nie dotyczy audytu projektu; 11) informację o wynikach badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu, w przypadku gdy obowiązek jego badania wynikał z innych przepisów - nie dotyczy audytu projektu; 12) ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem; 13) informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania; 14) zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości; 15) określenie kwoty uzyskanych, rozliczonych i przechodzących na kolejny rok środków dotacji statutowej; 16) określenie kwoty nierozliczonych środków dotacji statutowej podlegających zwrotowi; 17) określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków; 18) zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu; 19) podpisy audytorów, a w przypadku gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej - nazwę jednostki. Do sprawozdania audytor dołącza opinię, o której mowa w 6. Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dn r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. Dane audytowanego Projektu: 1. Wartość realizowanego projektu: całkowite koszty projektu ,51 PLN koszty kwalifikowane projektu ,67 PLN 2. Okres realizacji projektu: r. 3. Partnerzy NIE 4. Kategorie wydatków i ich udział procentowy w budżecie projektu: wydatki na zakup, wytworzenie lub modernizację aparatury badawczo-naukowej, urządzeń i innych składników wyposażenia 64,49% wydatki związane z zakupem robót i materiałów budowlanych 15,10% wydatki na zakup wyposażenia, materiałów i oprogramowania 9,72% koszty ogólne, wydatki na promocję, wydatki na zakup usług doradczych, wydatki na przeprowadzenie audytu. 5. Charakterystyka inwestycji: Projekt polega na pracach inwestycyjnych w siedmiu laboratoriach Wnioskodawcy, tj. Laboratorium Nr 1 - Przygotowania i Ekstrakcji Próbek Laboratorium Nr 2 - Spektrofotometryczne Laboratorium Nr 3 - Chromatografii Gazowej Laboratorium Nr 4 - Chromatografii Cieczowej Laboratorium Nr 5 - Badania Skuteczności Środków Ochrony Roślin w Warunkach Polowych Laboratorium Nr 6 - Oceny Wpływu Kontrolowanych Warunków Środowiskowych na Skuteczność Ś.O.R., Procesy Rozwoju Roślin Uprawnych oraz ich Patogenów Laboratorium Nr 7 - Mikroskopowej Oceny Patogenów Roślin Uprawnych

4 w szczególności: w ramach zadania nr 1 modernizacja pomieszczeń laboratoriów zlokalizowanych w dwóch budynkach IOR PIB (prace budowlane, elektryczne, sanitarne, sieć teleinformatycznoalarmowa) w ramach zadania nr 2-4 doposażenie laboratoriów w aparaturę i sprzęt do prowadzenia prac badawczych (m.in. chromatograf gazowy, chromatograf cieczowy, zestaw do PCR, spektrofotometr, homogenizator laboratoryjny, mikroskop z zestawem do fotografii cyfrowej, komora wzrostowa etc.) 6. Procent realizacji dotychczasowych kosztów projektu od dnia r.: na dzień r.: 25,03% (koszty rzeczywiste) na dzień r.: 80-85% (koszty planowane do poniesienia zgodnie z budżetem i umowami podpisanymi z Wykonawcami) 7. Podatek VAT niekwalifikowany w ramach Projektu 8. Miejsce realizacji i lub przechowywania dokumentacji Projektu: miejsce realizacji projektu, miejsce przechowywania dokumentacji projektowej (rzeczowej, wskaźnikowej) Białystok (TSD IOR PIB) miejsce przechowywania dokumentacji księgowej i przetargowej Poznań (IOR PIB) III. Warunki udziału. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa i wytyczne Instytucji Pośredniczących nakładają obowiązek ich posiadania, w tym w szczególności audyt przeprowadza audytor, który spełnia warunki określone w 2.1 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dn r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (wymagane jest załączenie do oferty oświadczenia w ww. zakresie) 2. Posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia. O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przeprowadzili co najmniej 2 audyty projektów finansowanych ze środków UE (wymagane jest załączenie do oferty oświadczenia w ww. zakresie) 3. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu (International Standards of Auditing ISA). / Osoba podpisująca raport powinna posiadać uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants. (wymagane jest załączenie do oferty oświadczenia w ww. zakresie) IV. Pożądany termin wykonania zamówienia. 30 dni od dnia podpisania umowy, nie później niż do 31 stycznia 2014 r.

5 V. Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej: a) osobiście w siedzibie Zamawiającego Instytut Ochrony Roślin -Państwowy Instytut Badawczy, ul. Władysława Węgorka 20, Poznań), budynek dyrekcyjny, pok. Nr 11 na parterze (p. Janusz Domagała) lub b) przesłać na adres: Instytut Ochrony Roślin -Państwowy Instytut Badawczy, ul. Władysława Węgorka 20, Poznań), budynek dyrekcyjny, pok. Nr 11 na parterze (p. Janusz Domagała) w nieprzekraczalnym terminie: do dnia r., godz Oferty otrzymane po terminie składania ofert zostaną zwrócone Wykonawcom bez otwierania. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty: a) wypełniony i podpisany formularz oferty; b) inne dokumenty (np. opisy funkcjonalne i techniczne oferowanego przedmiotu zamówienia; certyfikaty itp. o ile były wymagane przez Zamawiającego)-wymagane w treści zaproszenia oświadczenia.. VI. Oferty zostaną otworzone dnia r. VII. Każdy wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie warunków zamówienia określonych w niniejszym zaproszeniu i załącznikach do niego. Osobą ze strony zamawiającego upoważnioną do kontaktowania się z wykonawcami jest: Janusz Domagała (tel: faks: , j.domagala@iorpib.poznan.pl), Magdalena Macioszek (tel , magdalena.macioszek@dge.pl) VIII. Zamawiający uzna oferty za spełniające wymagania i przyjmie do szczegółowego rozpatrywania, jeżeli: a) treść oferty spełnia wymagania określone w niniejszym zaproszeniu, b) oferta została złożona, w określonym przez Zamawiającego terminie, Kryterium oceny ofert - wybór dokonany zostanie na podstawie następujących kryteriów: Cena (koszt całkowity wykonania zamówienia) - 100% IX. Zamawiający podpisze umowę z wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. Umowa w sprawie realizacji zamówienia publicznego zostanie zawarta z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszego zaproszenia oraz danych zawartych w ofercie.... (pieczęć i podpis Dyrektora Naczelnego IOR-PIB lub osoby upoważnionej 2 ) 2 W Oddziale IOR-PIB oraz Terenowych Stacjach Doświadczalnych zaproszenie podpisuje w imieniu zamawiającego kierownik Oddziału/TSD.

6 ZO.POIG/B/15a/2013 OFERTA My (Ja) niżej podpisani (nazwa firmy lub imię i nazwisko) z siedzibą (adres) składamy niniejszą ofertę na : przeprowadzenie zewnętrznego audytu Projektu: Laboratoria do badań pestycydów z uwzględnieniem bezpieczeństwa żywności - LAPESTY Instytutu Ochrony Roślin-Państwowego Instytutu Badawczego, realizowanego przez Terenową Stację Doświadczalną IOR PIB w Białymstoku w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działanie 2.1 (numer projektu: PO IG /09) Zgodnie z zapytaniem ofertowym z dnia r. i na jego warunkach oferuję wykonanie zamówienia za kwotę: Netto:. zł Plus podatek VAT zł (stawka VAT %) Tj. cena brutto zł (słownie. ) Jednocześnie oświadczamy, iż: Posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności - audytor przeprowadzający audyt spełnia warunki określone w 2.1 Rozporządzenia Ministra Nauki i

7 Szkolnictwa Wyższego z dn r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu (International Standards of Auditing ISA). / Osoba podpisująca raport posiadać będzie uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation of Accountants. Posiadamy wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia w ciągu ostatnich trzech lat przeprowadziliśmy co najmniej 2 audyty projektów finansowanych ze środków UE (podać dane Projektów, nazwa Zamawiającego, tytuł projektu audytowanego, wartość projektu audytowanego, okres przeprowadzania audytu): data i miejscowość pieczęć i podpis Wykonawcy