Warszawa, dn. 19 grudnia 2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE. I. Tryb udzielenia zamówienia

Transkrypt

1 Warszawa, dn. 19 grudnia 2013 r. I. Tryb udzielenia zamówienia ZAPYTANIE OFERTOWE nr 20/ZO/ZWS/12/2013 Zamówienie poniżej 14 tys. EUR, nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych, oparte na zasadach konkurencyjności w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. Zapytanie jest dostępne w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ul. Kruczej 16/22. II. Informacje dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka - działanie 3.2 w ramach realizacji projektu Wspieranie funduszy kapitału podwyższonego ryzyka oraz przez Rząd Szwajcarii w ramach Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy Poprawa otoczenia biznesu i dostępu do finansowania małych i średnich przedsiębiorstw poprzez wspieranie funduszy podwyższonego ryzyka. III. Zamawiający Krajowy Fundusz Kapitałowy S.A WARSZAWA ul. Krucza 16/22 tel.: fax: NIP REGON KRS strona internetowa: IV. Opis przedmiotu Przedmiot zamówienia obejmuje usługę w zakresie tłumaczeń pisemnych (z języka polskiego na język angielski, a także z języka angielskiego na język polski) dla Krajowego Funduszu Kapitałowego S.A. Tłumaczenia będą realizowane sukcesywnie w miarę potrzeb Zamawiającego, w ilościach i terminach zgodnych z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez Zamawiającego. V. Specyfikacja 1. Tłumaczenia pisemne m.in. ulotek, broszur, materiałów informacyjnych i promocyjnych, raportów, umów. Termin realizacji pojedynczego zlecenia dla tekstu do 30 stron: a. w trybie zwykłym (jedna strona obliczeniowa wynosi 1500 znaków ze spacjami) w terminie trzech dni roboczych od chwili doręczenia tekstu, b. w trybie ekspresowym (jedna strona obliczeniowa wynosi 1500 znaków ze spacjami) w terminie do dwóch dni roboczych od chwili doręczenia tekstu. 2. Jeżeli tekst liczy więcej niż 30 stron, na przetłumaczenie każdych kolejnych 15 stron tekstu Wykonawca ma dodatkowo jeden dzień roboczy w przypadku tłumaczeń standardowych, natomiast w przypadku tłumaczeń ekspresowych termin będzie uzgadniany każdorazowo

2 z Wykonawcą. VI. Wymagania w stosunku do wykonawcy O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy: 1. Dysponują co najmniej 3 osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia, które będą przydzielone do realizacji przedmiotu zamówienia i muszą posiadać doświadczenie w zakresie tłumaczeń pisemnych z branży finansowej i inwestycyjnej, oraz: posiadać wykształcenie z ukończonymi magisterskimi studiami wyższymi na kierunku filologia angielska, lub posiadać wykształcenie z ukończonymi magisterskimi studiami wyższymi na innym kierunku i studiami podyplomowymi w zakresie tłumaczenia dla języka angielskiego, lub posiadać certyfikat C2 z języka angielskiego zgodnie z założeniami Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego (Common European Framework of Reference for Languages). Ponadto, Wykonawca musi zapewnić wykonanie usługi polegającej na możliwości przetłumaczenia równolegle 5 dokumentów o objętości do 40 stron każdy oraz 3 dokumentów o objętości do 140 stron każdy. VII. Termin wykonania zamówienia VIII. 1. Przedmiot zamówienia będzie realizowany od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2014 r. lub do zrealizowania tłumaczeń do wartości ,00 zł netto (maksymalna wartość umowy). 2. W przypadku zrealizowania przedmiotu zamówienia do maksymalnej wartości umowy w terminie wcześniejszym niż data realizacji zamówienia nastąpi wcześniejsze rozwiązanie umowy zawartej w ramach niniejszego zapytania ofertowego. Zawartość oferty 1. Cena oferty netto i brutto za przetłumaczenie jednej strony obliczeniowej w trybie zwykłym i ekspresowym (zgodnie ze specyfikacją)- załącznik nr Przetłumaczony tekst z języka polskiego na angielski stanowiący załącznik do zapytania ofertowego załącznik nr 2, załącznik nr 3. Tekst do przetłumaczenia będzie udostępniony na wniosek Wykonawcy przesłany drogą mailową na adres zamowienia.publiczne@kfk.org.pl. Tekst do przetłumaczenia stanowi tekst z branży inwestycyjnej, prawnej i finansowej. 3. Cena jednostkowa za jedną stronę obliczeniową określona przez Wykonawcę będzie obowiązywała przez cały okres trwania umowy i nie będzie podlegała zmianie. 2 / 5

3 IX. Płatności 1. Wykonawca będzie wystawiał faktury VAT każdorazowo po zrealizowaniu pojedynczego zlecenia na wykonanie tłumaczenia, na podstawie wcześniej dokonanej wyceny materiału do tłumaczenia. 2. Rozliczenie następować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w ciągu 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę. X. Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do umowy z Wykonawcą 1. Wykonawca musi zapewnić wykonanie usługi polegającej na możliwości przetłumaczenia równolegle 5 dokumentów o objętości do 40 stron każdy oraz 3 dokumentów o objętości do 140 stron każdy. 2. W przypadku, gdy tekst liczy więcej niż 30 stron, na przetłumaczenie każdych kolejnych 15 stron tekstu Wykonawca ma dodatkowo jeden dzień roboczy, w przypadku tłumaczeń zwykłych, natomiast w przypadku tłumaczeń ekspresowych termin będzie uzgadniany każdorazowo z Wykonawcą. 3. Za dzień przekazania tekstu do tłumaczenia uznaje się przekazanie przez Zamawiającego lub upoważnionych osób tekstu dla Wykonawcy do godz tego dnia. W przypadku przekazania przez Zamawiającego tekstu po godzinie 15.00, termin wykonania tłumaczenia biegnie od dnia następnego od godz Umowa zostaje zawarta na czas określony, tj. od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2014 roku, nie dłużej jednak niż do dnia wykonania tłumaczeń na łączną wartość ,00 zł netto (maksymalna wartość umowy). 5. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi tłumaczenia w sposób profesjonalny i rzetelny, zapewniający najwyższy stopień poufności, pod rygorem zapłaty kary umownej w wysokości (pięćdziesiąt tysięcy) złotych netto za każdy przypadek naruszenia zobowiązania do zachowania poufności i w terminie 7 dni od daty otrzymania od Zamawiającego stosownego wezwania do zapłaty. Przez zachowanie najwyższego stopnia poufności strony rozumieją zachowanie w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji wynikających z otrzymanych dokumentów oraz nie wykorzystywanie ich w żaden sposób i w żadnym czasie, za wyjątkiem wykorzystania ich w celu koniecznym do zrealizowania przedmiotu niniejszej umowy oraz nie ujawnianie ich jakiejkolwiek osobie trzeciej, niebędącej tłumaczem lub współpracownikiem pracującym po stronie Wykonawcy nad tłumaczeniem, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, chyba że ujawnienie takie będzie konieczne ze względu na potrzeby prawidłowej realizacji zleconych tłumaczeń. 6. Wykonawca oświadcza, że wszyscy tłumacze, którzy angażowani będą do obsługi zleceń Zamawiającego, zawarli lub zawrą z Wykonawcą umowę zobowiązującą ich do zachowania poufności, co do wszelkich informacji pochodzących od klientów, zgodnie z wymogami stosowanego przez Wykonawcę systemu zapewnienia bezpieczeństwa i poufności projektów powierzanych Wykonawcy przez jego klientów. 7. Wykonawca zobowiązuje się w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy do zwrotu wszelkich posiadanych w tej dacie dokumentów i innych materiałów pochodzących od lub dotyczących Zamawiającego, które Wykonawca sporządził, zebrał, opracował lub otrzymał w czasie obowiązywania niniejszej umowy o współpracy. Zwrot powyższych dokumentów i materiałów winien nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, przy czym dokumenty niezbędne dla rozpatrzenia ewentualnej reklamacji Wykonawca może zatrzymać przez okres 30 dni od dnia zgłoszenia reklamacji przez Zamawiającego. Zwrot dokumentów niezbędnych dla rozpatrzenia reklamacji nastąpi nie później niż w terminie 5 dni od dnia zakończenia postępowania reklamacyjnego. 3 / 5

4 8. Obowiązek zapłaty kary umownej nie wyłącza uprawnienia Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy, przewyższającego wysokość zastrzeżonych powyżej kar umownych, na zasadach ogólnych. 9. Strony dopuszczają możliwość rozwiązania umowy w drodze: 1) wypowiedzenia z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, 2) w dowolnym terminie, na mocy pisemnego porozumienia stron, 3) bez zachowania terminu wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia warunków umowy przez którąkolwiek ze stron, w szczególności Zamawiający może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w przypadku nie dotrzymania określonego umową terminu na wykonanie zamówienia lub stwierdzenia, iż przedmiot zamówienia jest wykonywany lub został wykonany nienależycie. XI. Miejsce oraz termin składania ofert 1. Oferta powinna być przesłana w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 grudnia 2013 r. do godz. 11: Oferta powinna być przesłana jedną z możliwych dróg, z oznaczeniem, że oferta dotyczy sprawy nr 20/ZO/ZWS/12/2013: 1) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: zamowienia.publiczne@kfk.org.pl skan oferty lub fax-em: , 2) poprzez kuriera (decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki kurierskiej), 3) dostarczona osobiście do biura Krajowego Funduszu Kapitałowego, ul. Krucza 16/22, Warszawa. 3. Oferty złożone po terminie wskazanym w pkt XI pkt. 1 nie będą rozpatrywane. 4. Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert lub w trakcie weryfikacji złożonych ofert zmienić lub wycofać swoje zapytanie ofertowe. XII. Zmiana lub wycofanie oferty 1. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że nastąpi to przed wyznaczonym przez Zamawiającego ostatecznym terminem składania ofert. 2. Koperta od Wykonawcy będzie dodatkowo oznaczona określeniem zmiana lub wycofanie. XIII. Termin związania ofertą 1. Wykonawcy pozostają związani ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu do składania ofert. 2. W przypadku dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej po upływie terminu związania ofertą Wykonawca może uchylić się od podpisania umowy z Zamawiającym i nie grożą mu z tego tytułu żadne konsekwencje. 3. W przypadku wyrażenia zgody przez Wykonawcę na zawarcie umowy po upływie terminu związania ofertą umowa może zostać zawarta. XIV. Osoby odpowiedzialne za udzielanie wszelkich wyjaśnień Ewa Baran, Dorota Jóźwiak zamowienia.publiczne@kfk.org.pl, tel. 22/ , fax. 22/ / 5

5 XV. Kryteria wyboru oferty Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający kierować się będzie najkorzystniejszym bilansem cenowym, według następującego wzoru: XVI. najkorzystniejszy = bilans cenowy cena strony w trybie zwykłym + cena strony w trybie ekspres Ocena przetłumaczonego tekstu stanowiącego kryterium wyboru oferty = 60 Osoby dokonujące oceny i badania przetłumaczonego tekstu będą przyznawać punkty. Maksymalna ilość punktów wynosi 10. Informacje dodatkowe 2 x Zamawiający zastrzega sobie prawo zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o uzupełnienie oferty lub udzielenie wyjaśnień. 2. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, bierze pod uwagę obiektywne czynniki. Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający informuje, iż obok formy pisemnej dopuszcza porozumiewanie się z Wykonawcami za pomocą faksu lub poczty elektronicznej. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania w każdym czasie bez wyboru którejkolwiek z ofert i bez podania przyczyny takiej decyzji. 5. Zamawiający skontaktuje się z wybranym Wykonawcą i poinformuje drogą mailową o wyborze najkorzystniejszej oferty. Brak odpowiedzi ze strony Zamawiającego oznacza nienawiązanie współpracy a Wykonawca składający ofertę nie może rościć praw do realizacji zlecenia wynikającego z przedmiotowego zapytania ofertowego. 5 / 5