Do Instrukcji planowania zadań budżetowych

Transkrypt

1 Do Instrukcji planowania zadań budżetowych Załącznik nr 1 Załącznik do Instrukcji planowania zadań budżetowych zawiera szczegółowe zasady wypełniania formularzy, które stanowią najważniejszą część dokumentacji planistycznej. CHARAKTERYSTYKA ZADANIA (zasady wypełniania formularza F-1) Numer i nazwa zadania budżetowego: należy podać numer zadania nadany przez analityka jednostki organizacyjnej zgodny z ustaleniami organizacyjnymi (według przeprowadzonego rankingu) oraz nazwę zadania, która je jednoznacznie charakteryzuje. Przy wypełnianiu formularzy zawsze należy posługiwać się tym numerem. Sposób numerowania zadań budżetowych: Pierwsze dwie cyfry określają kolejny numer zadania nadany przez jednostkę organizacyjną, następnie symbol jednostki organizacyjnej, cztery kolejne cyfry to rok, w którym zadanie jest realizowane, ostatnia cyfra to określenie wersji danego zadania. Przykład: 01AAA20141, gdzie: 01 - kolejny numer zadania nadany przez jednostkę, AAA - symbol jednostki realizującej zadanie, rok, w którym zadanie jest realizowane, 1 - numer wersji danego zadania. Wykonujący zadanie: należy wpisać nazwę jednostki organizacyjnej Urzędu wykonującej zadanie Cel szczegółowy (rezultat) jaki zamierza się osiągnąć poprzez realizację zadania: należy wskazać cel szczegółowy oraz cele pośrednie służące osiągnięciu celu szczegółowego wraz z ich miernikami (opisać co zostanie osiągnięte oraz scharakteryzować planowany rezultat liczbowo np. zmniejszenie kosztu świadczenia określonej usługi w porównaniu z rokiem ubiegłym o x%). Zaangażowanie jednostek pomocniczych osiedli należy podać nazwę jednostki pomocniczej, wielkość zaangażowanych środków oraz cel szczegółowy Koszty pośrednie Istnieje możliwość wyłączenia zadań bezpośrednich z automatycznego mechanizmu doliczania do niego kosztów ogólnych jednostki np. w zadaniach typu P. W tym celu należy odznaczyć pole Koszty pośrednie, którego ustawienie domyślnie powoduje automatycznie doliczanie kosztów ogólnych jednostki do zadań bezpośrednich. 1

2 PLAN DZIAŁANIA DLA ZADANIA BUDŻETOWEGO 1 (zasady wypełniania formularza F-2) Numer i nazwa zdania budżetowego: należy podać numer zadania zgodny z ustaleniami organizacyjnymi oraz nazwę zadania. Osoba odpowiedzialna za zadanie: należy wymienić osobę, która została wyznaczona jako odpowiedzialna za zaplanowanie, realizację oraz sporządzenie sprawozdania z wykonania zadania budżetowego. Do konkretnego zadania może być wskazana tylko jedna osoba odpowiedzialna koordynator. Cel pośredni: należy wyszczególnić cel lub cele pośrednie jakie mają zostać zrealizowane dla danego zadania wraz z miernikami. Cele mogą mieć charakter ilościowy lub jakościowy. Wyszczególnienie przedsięwzięć i planowanych działań/etapów: Na realizację zadania składają się różnego rodzaju przedsięwzięcia (działania/etapy). Należy uwzględnić standardowe pojęcia np.: zlecenie ekspertyzy, zamówienie publiczne na kwotę, analiza badań, zlecenie projektu, realizacja wraz z odbiorem, wydawanie dokumentu, opracowywanie wyników badań i wnioski. Szczególną uwagę należy zwrócić na wymogi stosowania odpowiednich procedur wynikające z ustawy o zamówieniach publicznych oraz innych procedur obowiązujących w Urzędzie. Nazwy przedsięwzięć (działań/etapów) nie mogą być nazwami paragrafów klasyfikacji budżetowej, oraz winny rozpoczynać się od wielkiej litery (bez kropki na końcu). Sposób realizacji przedsięwzięć: dochody: dochody związane z realizacją zadania (przedsięwzięcia-działania/etapu) D/P (w zakresie dochodów nie wypełnia się kolumn od 4 do 7) wydatki: zatrudnienie własnych pracowników siły własne SW zlecenie konkretnych działań w ramach danego przedsięwzięcia podwykonawcy zewnętrznemu (np. remonty, opracowania) lub osobie zatrudnionej w jednostce do realizacji projektów/programów z UE ZZ, zakup gotowych dóbr lub usług od kontrahenta Z Jednostka miary: Należy wpisać jednostki miary - produkty charakteryzujące kolejne przedsięwzięcia (działania/etapy), przykładowo metry, sztuki, hektary, wydawane decyzje, inne. Ilość: Należy podać liczbę np.: metrów, sztuk, hektarów, wydawanych decyzji, etatów, inne. Pracochłonność jednostkowa lub koszt jednostkowy: Należy podać ilość czasu konieczną do wykonania określonego działania wyrażoną w godzinach (np.: średni czas wydania jednej decyzji). W przypadku sposobu realizacji 1 Proszę pamiętać o zaangażowaniu środków jednostek pomocniczych - osiedli 2

3 przedsięwzięcia w systemie innym niż siły własne należy w tej kolumnie podać planowany koszt jednostkowy przewidzianego do nabycia towaru lub usługi. Pracochłonność całkowita: To parametr odnoszący się wyłącznie do przedsięwzięć realizowanych potencjałem własnym. Jest on iloczynem ilości oraz pracochłonności jednostkowej. Całkowita planowana kwota: Należy wpisać kwotę odpowiadającą danemu przedsięwzięciu (dla SW jest to iloczyn pracochłonności całkowitej oraz kosztu jednej godziny roboczej ustalonej w systemie komputerowym. Dla pozostałych sposobów realizacji (ZZ, Z) jest to iloczyn liczby oraz kosztu jednostkowego ). Kwota oraz sposób realizacji danego przedsięwzięcia powinny wynikać z analizy alternatyw działania np.: koszt przedsięwzięcia potencjałem obcym będzie wynosić X złotych, a potencjałem własnym Y złotych. Klasyfikacja: Należy podać klasyfikację budżetową każdego z wymienionych przedsięwzięć (działań) w zakresie Z, ZZ oraz D/P : dział, rozdział, paragraf (bez pozycji paragrafowych!), źródło finansowania (np. własna gmina). W systemie KSAT, w przypadku: - dochodów należy dodatkowo wybrać Pozycję zał. nr 1, tj. symbol określający pozycję w załączniku nr 1 do uchwały budżetowej, w której został zaklasyfikowany określony dochód, - dotacji dla instytucji kultury w poz. Dotowana jednostka należy wskazać nazwę dotowanej instytucji. Osoba odpowiedzialna za wykonanie przedsięwzięcia (działania): Należy przypisać do poszczególnych przedsięwzięć (działań) wykonywanych w ramach zadania osobę bezpośrednio odpowiedzialną za ich wykonanie (wykonawcę). Wybór osoby odpowiedzialnej za realizację przedsięwzięcia (działania) mimo obowiązkowego charakteru tego pola nie jest najistotniejszą z informacji płynących z budżetu zadaniowego. Liczba etatów w zadaniu: Należy wpisać liczbę etatów zaangażowanych przy realizacji zadania wynikającą z wcześniej dokonanej kalkulacji, będącą ilorazem pracochłonności całkowitej i liczby roboczogodzin na jeden etat w trakcie roku. 3

4 ZBIORCZE ZESTAWIENE KOSZTÓW ZADAŃ (zasady wypełniania formularza F-3) Formularz ten wypełnia się po zaplanowaniu wszystkich zadań przez ich koordynatorów 2. Kolumna 1: Służy do wpisania numeru zadania budżetowego, zgodnego z formularzami F1 i F2. Kolumna 2: Należy wpisać nazwy poszczególnych zadań budżetowych, zgodne z formularzami F1 i F2. Kolumna 3: Należy wpisać przewidywaną wielkość wydatków w roku poprzedzającym rok, na który tworzony jest projekt budżetu. Kolumna 4: Należy podać planowaną wielkość wydatków dla poszczególnych zadań. W końcowej części kolumny w wierszu Razem wpisuje się ogólną kwotę wydatków przewidzianą dla wszystkich zadań realizowanych przez jednostkę organizacyjną 2 W systemie KSAT formularz F3 jest formularzem wynikowym i nie wymaga odrębnego wypełniania 4

5 ROCZNE DOCHODY POZYSKIWANE PRZEZ JEDNOSTKĘ ORGANIZACYJNĄ URZĘDU (zasady wypełniania formularza F-4/U) 3 Kolumna 1: Służy do umieszczenia kolejno źródeł pozyskiwania dochodów. W kolumnie tej wyróżnić można sekcje oznaczone kolejnymi literami alfabetu. - W sekcji A umieszcza się dochody związane z realizacją zadań. Należy wymienić numery oraz nazwy wszystkich zadań budżetowych, z którymi związane są dochody, zgodne z danymi na F2. - Sekcja B przeznaczona jest na wymienienie pozostałych dochodów uzyskiwanych niezależnie od realizacji jakiegokolwiek zadania. Kolumna 2: W sekcji A należy podać numer i nazwę zadania budżetowego. W sekcji B nie wypełnia się. Kolumna 3: Należy podać przewidywaną wielkość dochodów w roku poprzedzającym rok, na który tworzony jest projekt budżetu. Kolumna 4: Należy podać planowaną wielkość dochodów (w sekcji A jest to suma sposobów realizacji przedsięwzięcia D/P z formularza F2). Kolumna 5: Wypełnia się w zakresie sekcji B. Należy podać planowaną kwotę dochodów według podziałek klasyfikacji budżetowej. 3 W systemie KSAT jednostki organizacyjne Urzędu wypełniają formularz F4/J 5

6 PLAN FINANSOWY JEDNOSTKI Należy podać plan dochodów i wydatków jednostki według klasyfikacji budżetowej z podziałem na część gminną i powiatową oraz zadania własne i zadania zlecone. USTALANIE WARIANTU PLANU JEDNOSTKI (dotyczy systemu KSAT) Po zaplanowaniu wszystkich zadań budżetowych i wprowadzeniu danych do systemu KSAT, jednostki zobowiązane są do ustalenia wariantu planu jednostki. Jednostka może utworzyć więcej niż jeden wariant planu, jeżeli istnieje taka potrzeba. Przestrzega się jednocześnie przed tworzeniem zbyt wielu wariantów planu. Nazwa wariantu planu winna składać się z dwóch elementów: symbolu jednostki oraz jednocyfrowego numeru wariantu planu. Przykład: AAA/1, gdzie: AAA - symbol jednostki, 1 numer porządkowy wariantu planu. 6