Załącznik nr 1 do Umowy Nr ZM-02/EP-./2014 z dnia. OPIS ZAKRESU ZADANIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Umowy Nr ZM-02/EP-./2014 z dnia. OPIS ZAKRESU ZADANIA I. Nazwa zamówienia nadana przez Zamawiającego: Przeprowadzenie działań informacyjno-promocyjnych na obszarze działania RZGW we Wrocławiu II. Zakres merytoryczny zadania: Zakres przedmiotowego zadania obejmuje przeprowadzenie na obszarze działania RZGW we Wrocławiu działań informacyjno-promocyjnych i edukacyjnych stanowiących element kampanii poprzedzającej proces konsultacji społecznych aktualizacji planu gospodarowania wodami na obszarze dorzecza Odry. W skład zakresu zadania wchodzą określone elementy, które działając na zasadzie synergii, przyczynią się do sprawnego i efektywnego przeprowadzenia działań informacyjno-promocyjnych na obszarze działania RZGW we Wrocławiu. Część 1 Jedną z ważniejszych części zakresu przedmiotowego zadania są konferencje naukowe. W ramach działań zaplanowano organizację trzech konferencji naukowych we Wrocławiu, Opolu i Zielonej Górze wyczerpujących tematykę planowania w gospodarowaniu wodami. Uczestnikami konferencji będą przedstawiciele lokalnych samorządów, instytucji publicznych, NGO, uczelni wyższych itp. Celem organizacji przedmiotowych konferencji jest nawiązanie współpracy w zakresie przeprowadzenia konsultacji społecznych planów gospodarowania wodami, jak i merytoryczne przygotowanie do tego procesu. Na koszty konferencji naukowych będą się składać: a) Wynajem sali wraz z cateringiem: ilość osób: około 100 wyposażenie: internet, rzutnik, sprzęt do obsługi konferencji catering: obiad, kawa, herbata, ciastka. b) Wynajem obsługi administracyjno-technicznej: obsługa konferencji w zakresie wysyłania zaproszeń, caternigu, organizacji wydarzenia c) Produkcja i wysyłka zaproszeń wraz z opracowanym programem konferencji naukowych. d) Wykonanie prezentacji multimedialnych o następującej specyfikacji: opracowanie prezentacji multimedialnych - ilość slajdów min 20 w każdej prezentacji - w jednym z popularnych formatów (.ppt,.pps) opracowanie kreatywnych koncepcji scenariuszy prezentacji opracowanie tekstów na podstawie dostarczonych materiałów tematyka trzech prezentacji: Rola i zadania RZGW we Wrocławiu. Dyrektywy Unijne: Ramowa Dyrektywa Wodna, Dyrektywa Powodziowa, Dyrektywa Azotanowa transpozycja unijnych aktów prawnych do prawodawstwa polskiego.

2 Część 2 Podział na jednolite części wód, istotne problemy gospodarki wodnej, cele środowiskowe, obszary chronione. Organizacja konferencji naukowych wymaga opracowania szeregu materiałów, należą do nich: Materiały promocyjne: 1) Wykonanie teczek o następującej specyfikacji: nakład: 1000 szt. teczka A4 z grzbietem 4mm oraz z zakładką z miejscem na wizytówkę karton 300g nadruk indywidualny 4+0 zabezpieczająca folia matowa lub błyszcząca od strony nadruku w teczkach będą dystrybuowane materiały informacyjne dla uczestników organizowanych wydarzeń; będą stanowiły również element promocji. 2) Wykonanie pendrive ów o następującej specyfikacji: nakład: 300 szt. Nadruk logo, pole nadruku: 34 x 11 mm Obudowa metalowa Kolor srebrny z czarnym obramowaniem Wielkość pamięci 8 GB Wymiary: 68 x 20 x 9 mm Na pendrive będą rozpowszechniane materiały informacyjne w wersji elektronicznej. 3) Wykonanie kalendarzy ściennych o następującej specyfikacji: nakład: 500 szt. Wymiar: mm; główka ( mm); plecki ( mm); z trzema kalendariami ( mm) druk offset; karton 250 g; kolory 4+0; folia błysk, sztancowanie, oklejanie na tekturze 3-warstwowej białej Kalendaria: dwukolorowe, doklejane, papier offsetowy 100g na podkładce kartonowej montowane okienka z folii na kalendaria, opisy w jęz. polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim, imiona w języku polskim; w kalendarzu będą zaznaczone ważne terminy związane z procesem konsultacji; kalendarz będzie zawierał ważne informacje z zakresu planowania w gospodarowaniu wodami. Materiały informacyjne: 4) Wykonanie folderu informacyjnego o następującej specyfikacji: nakład: 1000 szt. Zakup zdjęć stock owych Opracowanie projektu graficznego, wsparcie redaktorskie, korekta tekstu, skład DTP zgodnie ze specyfikacją zamawiającego druk folderu Specyfikacja techniczna: format A4; 12 stron (w tym 4 strony okładki), szycie płaskie, papier kreda 170 g mat, okładka kreda 250 g foliowana, druk 4+4 Folder zostanie dostarczony również w wersji elektronicznej.

3 Folder będzie dystrybuowany wśród uczestników organizowanych wydarzeń, a także rozpowszechniany przy współpracy organizacji samorządowych. Wersja elektroniczna publikacji będzie dostępna na stronie internetowej poświęconej konsultacjom społecznym. 5) Wykonanie plakatu informacyjnego o następującej specyfikacji: nakład: 500 szt. zakup zdjęć stock owych Druk plakatów Specyfikacja techniczna: format A1, druk 4+0 cmyk, papier satynowany whiteback do plakatów 200 gr/m2. Plakaty będą wywieszane w domach kultury, urzędach, instytucjach związanych z gospodarką wodną, siedzibach samorządów i NGO. 6) Wykonanie ulotki informacyjnej o następującej specyfikacji: Nakład: 3000 szt. Wykonanie projektu graficznego wraz z przygotowaniem do druku zgodnie ze specyfikacją zamawiającego Druk ulotek Specyfikacja techniczna: format A4x4; Papier kreda 250 g; Druk dwustronny 4/4 cmyk ulotki będą dystrybuowane dzięki współpracy z domami kultury, urzędami, instytucjami związanymi z gospodarką wodną, samorządami i NGO. oraz: 7) Wykonanie stoiska wystawowego o następującej specyfikacji: Zestaw promocyjny składa się ze ścianki 3x3, trybunki oraz stojaka Stojak reklamowy wykonany jest z aluminium i wypełniony plexi. Ścianki POPUP Ścianka zawiera projekt graficzny związany z tematyką planowania w gospodarowaniu wodami Ścianka będzie wykorzystywana do ustawienia stoiska z materiałami promocyjnymi i informacyjnymi podczas organizowanych wydarzeń. 8) Wykonanie roll up u o następującej specyfikacji: 2 sztuki wys. 220 cm, szer. 116 cm wydruk blockout stojak i stabilna kaseta. Część 3 Kolejnym istotnym elementem zakresu przedmiotowego zadania jest wykorzystanie multimediów oraz kampani mediowej w celu wypromowania procesu konsultacji w regionie. Realizacja tych dwóch składowych wymaga: 1) Wykonania serwisu internetowego o następującej specyfikacji: Opracowanie layoutu z opcją zakupu zdjęć stock Opracowanie struktury menu wraz z podstronami tematycznymi Moduł CMS dostępny z poziomu panelu administracyjnego Moduł filmowy, możliwość zamieszczania prezentacji multimedialnych i PPT Formularz kontaktowy Moduł sondy internetowej

4 Interaktywny newslettter z możliwością jednorazowej wysyłki do 1000 respondentów Moduł ankiety elektronicznej z automatycznym raportowaniem wyników do MS Excel Opracowanie i przeprowadzenie pakietu testów akceptacyjnych Trzyletni hosting, serwis i hot-line Strona internetowa będzie interaktywną platformą komunikacji konsolidującą wszystkie materiały informacyjne oraz wyczerpującą merytorycznie temat planowania w gospodarowaniu wodami. 2) Wykonania prezentacji multimedialnej o następującej specyfikacji: Opracowanie prezentacji multimedialnej - ilość slajdów min 20 - w jednym z popularnych formatów (.ppt,.pps) opracowanie kreatywnej koncepcji scenariusza prezentacji opracowanie tekstów na podstawie materiałów zaczerpniętych z trzech prezentacji przygotowanych na konferencje naukowe nagranie prezentacji oraz produkcja materiału na płycie CD (ilość 500 szt.) projekt nadruku na płytę oraz okładki Prezentacja będzie przedstawiała w przystępny i zrozumiały sposób tematykę planowania w gospodarowaniu wodami. Nowoczesny, multimedialny sposób przedstawienia tematu skierowany jest przede wszystkim do uczniów szkół ponadgimnazjalnych i szerokiego środowiska studenckiego. Prezentacja będzie dystrybuowana na nośnikach CD, będzie dostępna na stronie internetowej, jak również może być wyświetlana podczas wydarzeń organizowanych przez instytucje współpracujące (domy kultury, szkoły, uczelnie wyższe, NGO, samorządy itp.). 3) Wykonania artykułu sponsorowanego o następującej specyfikacji: 6 artykułów każdy po 12 modułów, strony redakcyjne, czarno białe, wydanie pn-czw; realizacja projektu graficznego artykułu prasowego na podstawie specyfikacji zamawiającego artykuł zawarty w wiodącym tytule dziennika regionalnego obejmującego zasięgiem województwo opolskie artykuł zawarty w wiodącym tytule dziennika regionalnego obejmującego zasięgiem województwo dolnośląskie artykuły będą nakreślać temat planowania w gospodarowaniu wodami i stanowić element promocji zaplanowanych konferencji naukowych. III. Materiały do wykorzystania: Przy realizacji przedmiotowego zadania wykonawca zobowiązany jest uwzględnić i wykorzystać: 1) Opracowanie analizy presji i wpływów zanieczyszczeń antropogenicznych w szczegółowym ujęciu wszystkich kategorii wód dla potrzeb opracowania aktualizacji programów działań i planów gospodarowania wodami. 2) Ustalenie celów środowiskowych dla jednolitych części wód powierzchniowych (JCWP) i podziemnych (JCWPd) i obszarów chronionych. 3) Charakterystyka wód podziemnych zgodnie z zapisami załącznika II.2 Ramowej Dyrektywy Wodnej.

5 4) Przegląd istotnych problemów gospodarki wodnej dla obszarów dorzeczy 5) System identyfikacji wizualnej SIW IV. Dostarczenie materiałów informacyjno-promocyjnych: Część 1 Konferencje naukowe będą organizowane w trzech miastach: Wrocław, Opole, Zielona Góra. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie pełne zorganizowanie, oraz zabezpieczenie konferencji naukowych z udziałem przedstawicieli lokalnych samorządów, instytucji publicznych, NGO, uczelni wyższych itp., w czasie przewidzianym na ich przeprowadzenie tj. min 4 godz.. W zakres tych obowiązków i kosztów, oprócz elementów opisanych w Zakresie merytorycznym zadania - część 1, wchodzi ustalenie w konsultacji z Zamawiającym szczegółowej listy zaproszonych gości, druk i wysyłka indywidualnych zaproszeń wraz z programem konferencji naukowych z wyprzedzeniem min. 21-dniowym o planowanym terminie konferencji w formule zawierającej zastrzeżenie konieczności potwierdzenia udziału w konferencji, podjęcie również innych działań w celu zapewnienia odpowiedniej frekwencji. Zapewnienie prelegenta oraz moderatora na każdej z konferencji naukowych. Przygotowanie trzech prezentacji obejmujących tematykę tj.: Rola i zadania RZGW we Wrocławiu. Dyrektywy Unijne: Ramowa Dyrektywa Wodna, Dyrektywa Powodziowa, Dyrektywa Azotanowa transpozycja unijnych aktów prawnych do prawodawstwa polskiego.. Podział na jednolite części wód, istotne problemy gospodarki wodnej, cele środowiskowe, obszary chronione. Przewidywane przez Zamawiającego daty organizacji konferencji naukowych: Konferencje muszą być zorganizowane w dni robocze w okresie od dnia 2 września 2014 r. do dnia 16 października 2014 r. w odstępach, co najmniej tygodniowych. Ponadto na każdej z konferencji naukowych Wykonawca zobowiązany jest przygotować szczegółową listę obecności uczestników oraz dokumentację fotograficzną ich przebiegu. Część 2 Wszystkie opracowane materiały ze znakami graficznymi, nadrukami, treści materiałów prasowych, stron internetowych, ulotek, prezentacji muszą przed rozpowszechnianiem uzyskać akceptację Zamawiającego. W celu zbudowania jednoznacznego, przekonującego i spójnego przekazu oraz wywołania automatyki skojarzeń u odbiorców wszelkie materiały reklamowe i informacyjne muszą zawierać wspólną kolorystykę i rozwiązania graficzne. W przypadku elementów opisanych w Zakresie merytorycznym zadania - część 2 Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia 3 propozycji projektu / wizualizacji graficznej każdego elementu, na podstawie których, po uwagach Zamawiającego, Wykonawca opracuje obowiązujące projekty graficzne. Każdorazowo na zatwierdzenie przysługuje Zamawiającemu 7 dni.

6 Po zredagowaniu i zaakceptowaniu przez Zamawiającego projektu graficznego materiałów poligraficznych (teczka, kalendarz ścienny, folder informacyjny, plakat informacyjny, ulotka informacyjna) Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić materiał do zatwierdzenia, a następnie uzyskać pisemne zatwierdzenie Zamawiającego na podstawie partii próbnej do 5 sztuk. Wydrukowane broszury i ulotki muszą być tożsame pod względem jakości i treści z zaakceptowaną przez Zamawiającego partią próbną. W przypadku niezaakceptowania przedstawionego materiału (pod względem treści lub jakości), Wykonawca dokona poprawy i przedstawi do powtórnego zatwierdzenia. Poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym Wykonawca nie ma prawa do umieszczania innych treści w tym między innymi oznaczeń własnych, reklam własnych lub podmiotów trzecich. Część 3 Wykonawca wykona i umieści w Internecie stronę, której celem będzie wypromowanie procesu konsultacji w regionie. Wykonawca sfinansuje ważność i dostępność (domena, serwer) strony na okres 3 lat od uruchomienia strony internetowej. W celu zbudowania jednoznacznego, przekonującego i spójnego przekazu oraz wywołania automatyki skojarzeń u odbiorców layout strony internetowej musi zawierać wspólną kolorystykę i rozwiązania graficzne, spójne z pozostałymi materiałami promocyjnymi i informacyjnymi, będącymi przedmiotami zadania. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia 3 propozycji projektu / wizualizacji graficznej layoutu strony, na podstawie których, po uwagach Zamawiającego, Wykonawca opracuje obowiązujący layout. Na jego zatwierdzenie przysługuje Zamawiającemu 7 dni. Zamawiający będzie właścicielem tej strony i będzie posiadał pełne uprawnienia administratora tej strony bez żadnych ograniczeń. Wykonawca niezwłocznie przekaże Zamawiającemu wszelkie kody dostępu do strony, wraz pełnymi uprawnieniami do jej treści. Wykonawca zobowiązuje się do stworzenia instrukcji dla administratorów, szczegółowo opisującej obsługę strony internetowej. W żadnym wypadku Wykonawca nie ma prawa ograniczać dostępu Zamawiającemu do przedmiotowej strony (np. poprzez zmianę kodów dostępu itp.). Treści zamieszczone na stronie muszą być wcześniej uzgodnione z Zamawiającym. Na akceptację Zamawiającemu przysługuje 7 dni, a w przypadku niezaakceptowania i wskazania treści do korekty, po dokonanej korekcie materiał musi być przekazany do powtórnego uzgodnienia i akceptacji. Niedopuszczalne jest umieszczanie na stronie, bez wcześniejszego pisemnego uzgodnienia z Zamawiający jakichkolwiek innych treści z nim nie związanych i nie uzgodnionych (np. reklam itp.). Na przekazanej po zakończeniu Umowy stronie internetowej, nie będą ciążyć żadne zobowiązania na rzecz Wykonawcy ani osób trzecich, przy czym niedopuszczalnym jest wcześniejsze usuwanie jakiejkolwiek treści ze strony bez zgody Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania strony z zachowaniem należytej staranności i standardów profesjonalnego tworzenia serwisów internetowych. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia propozycji prezentacji (na podstawie materiałów zaczerpniętych z trzech prezentacji przygotowanych na konferencje naukowe) oraz 3 projektów nadruku na płytę i okładkę CD prezentacji multimedialnych, na podstawie których, po uwagach Zamawiającego, Wykonawca

7 opracuje obowiązujące projekty graficzne. Każdorazowo na zatwierdzenie przysługuje Zamawiającemu 7 dni. Zamawiający dokona wyboru jednej wersji projektów, obowiązujących do wykorzystania we wszystkich prezentacjach, jakie powstaną w związku z realizacją zadania. Zadaniem Wykonawcy będzie opracowanie merytoryczne, graficzne i edytorskie, korekta techniczna i językowa oraz publikacja w dziennikach regionalnych (obejmujących swoim zasięgiem województwo dolnośląskie oraz województwo opolskie) 6 artykułów sponsorowanych nt. realizowanego zadania. Artykuły będą nakreślać temat planowania w gospodarowaniu wodami i stanowić element promocji zaplanowanych konferencji naukowych. Tematy oraz treść poszczególnych artykułów sponsorowanych będą przedstawione przez Wykonawcę i będą podlegały akceptacji Zamawiającego. Przygotowane artykuły sponsorowane przed publikacją będą podlegać recenzji Zamawiającego oraz jego ostatecznej akceptacji. Na akceptację treści artykułu Zamawiającemu przysługuje 7 dni, a w przypadku niezaakceptowania i wskazania treści do korekty, po dokonanej korekcie materiał musi być przekazany do powtórnego uzgodnienia i akceptacji. V. Wymagane terminy wykonania zadań oraz sposób ich odbioru Terminy wszystkich działań promocyjnych muszą być uzgadniane z Zamawiającym. Termin wykonania zakresu zadań opisany w Zakresie merytorycznym zadania - część 1 - do 24 października 2014 roku Termin wykonania zakresu zadań opisany w Zakresie merytorycznym zadania - część 2 i część 3 - do 20 sierpnia 2014 roku Termin ostatecznego odbioru wszystkich części zadania - 31 października 2014 roku. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia Zamawiającemu: a) raport z wykonania zakresu zadania (osiągnięcie efektu rzeczowego i ekologicznego), b) synteza z wykonania zakresu zadania, c) listy obecności z wszystkich trzech konferencji naukowych, d) dokumentację fotograficzną z przebiegu konferencji naukowych, Ostateczny odbiór wszystkich części zadania nastąpi po podpisaniu całościowego protokołu zdawczo-odbiorczego przez Zamawiającego VI. Wymagany skład specjalistów zespołu wykonującego zadanie. Wykonawca zapewni, że zespół realizujący zamówienie spełnia niżej wymienione wymagania. 1. Kierownik zespołu specjalista w dziedzinie informatyki, preferowana specjalność grafika komputerowa. Posiadający wyższe wykształcenie z zakresu informatyki, z minimum 2 letnim doświadczeniem zawodowym związanym z wykonywaniem zadań podobnych do przedmiotu umowy. 2. Grafik komputerowy z minimum 2 letnim doświadczeniem zawodowym związanym z wykonywaniem zadań podobnych do przedmiotu umowy. 3. Moderator, który będzie uczestniczył w każdej konferencji naukowej, powinna być to osoba z minimum 2 letnim doświadczeniem zawodowym, posiadająca doświadczenie w organizacji i prowadzeniu spotkań oraz prowadzeniu dyskusji, dbająca o ich właściwy przebieg w trakcie trwania konferencji organizowanych na minimum 60 osób.

8 4. Wymagane jest wykazanie przez Wykonawcę dysponowania, co najmniej jedną osobą posiadającą minimum dwuletnie doświadczenie w zakresie public relations, reklamy, promocji lub marketingu, w tym doświadczenie w przygotowaniu i prowadzeniu, co najmniej 3 kampanii informacyjno promocyjnych. 5. Zapewnienie nadzoru merytorycznego specjalisty w dziedzinie gospodarki wodnej, ochrony środowiska lub inżynierii środowiska. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: