ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z Zarządzeniem Nr 386/A/2009 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 18 maja 2009 roku w sprawie ustalenia Regulaminu zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro w Urzędzie Miejskim w Słupsku na: wykonanie usługi serwisu i konserwacji systemu monitoringu wizyjnego miasta Słupska Zamówienie o wartości poniżej euro sygn. postępowania 11/SM/2013 Słupsk, dnia

2 I. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi serwisu i konserwacji systemu monitoringu wizyjnego miasta Słupska, na który składa się: 1. Monitoring miejski wraz z Centrum Monitorowania przy ul. Reymonta 7 w Słupsku wyposażony w: a) Kamery systemu monitoringu z wyposażeniem w szafach kablowych 1 kamery zewnętrzne szybkoobrotowe ULTRAK KD-6 zainstalowane na dedykowanych słupach lub ścianach budynków 2 nadajnik sygnałów z kamer TPVT-2/IP 16 3 nadajnik sygnałów z kamer czarno-białych (ul. Staszica) TPVT-2/LP 2 4 nadajnik światłowodowy Teleste CMT odbiornik światłowodowy Teleste CMR szafki sterowania kamerami (z wyposażeniem elektrycznym) 16 7 zasilacze kamer 220V/24V 16 8 Urządzenie przejściowe sygnału światłowodu głównego do nadajników światłowodowych TELESTE b) Wyposażenie Centrum Monitorowania (Słupsk, ul. Reymonta 7) 1 szafa na urządzenia sterowania 19" 42U 1 2 monitor plazmowy HYUNDAY - 42" 2 3 monitor LCD firmy LG - 42" 1 4 monitor Panasonic LED L multiplexer ULTRAK KX1610CP 1 6 color Quad Processor KQ7300CP 2 7 color Quad Processor KQ7340CP 1 8 color Quad Processor VQRQ4C 1 9 magnetowid Panasonic Time Lapse Recorder AG-TL urządzenie rejestracji na dysku twardym POS-Watch Pro 1 11 UPS AREAS zasilacz kamery nr manipulator JPD drukarka sublimacyjna MITSUBISHI CP910E 1 15 monitor CRT -15" ULTRAK KM1400MP 2 16 monitor CRT -15" ULTRAK KM1400CU 1 c) Wyposażenie liniowe Centrum Monitorowania (Słupsk, ul. Reymonta 7) 1 Szafa na urządzenia sterujące 19' 42U 1 2 zasilacz impulsowy do urządzenia sterowania kamerami SPS-35M embedded Controler CPU RS232, RS Repeater RS485/422 ICPCON 7510A 5 5 panel z kompletem L 1 6 panel zasilacza MBU 1/8 BNC 2 7 odbiornik TPVR3M 14 8 odbiornik (z ulicy Staszica) ULTRAK KW2000E

3 d) Sieć transmisji sygnałów wizyjnych i sterujących 1 Kable doziemne LAN T Kable światłowodowe Monitoring podwórka kulturalnego przy ul. Wojska Polskiego i przejścia podziemnego ul. Anny Łajming, Centrum Monitorowania ul. Pl. Zwycięstwa 3. 1 Kamera stałopozycyjna PANASONIC 1 2 Kamera obrotowa PANASONIC P 1,3 Mpx WV SW CENTRUM MONITOROWANIA Monitor LCD 22 PANASONIC WV CENTRUM MONITOROWANIA Rejestrator PANASONIC WJ-ND CENTRUM MONITOROWANIA ZESTAW PC DELL 1 6 SERWEROWNIA DYSK HDD 102C WJ Cuvier Green (1 TB) 7 7 ŁĄCZE ŚWIATŁOWODOWE kabel światłowodowy DRACAFO 12 G 1500 NA-DQ (ZN) 610 mb 4. Zakres usług: Przedmiot zamówienia wykonywany będzie dla dwóch monitoringów: zadanie 1 - obejmuje wykonanie usługi serwisu i konserwacji dla monitoringu miejskiego wraz z Centrum Monitorowania przy ul. Reymonta 7 w Słupsku zadanie 2 - obejmuje wykonanie usługi serwisu i konserwacji dla monitoringu podwórka kulturalnego przy ul. Wojska Polskiego i przejścia podziemnego ul. Anny Łajming, Centrum Monitorowania Plac Zwycięstwa 3 w Słupsku. 5. Warunki ogólne dotyczące przedmiotu zamówienia dla dwóch zadań. a) Kontrola poprawności działania systemu na wniosek operatorów. b) Wykonanie okresowego przeglądu systemu co sześć miesięcy, który będzie obejmował: przegląd stanu technicznego czyszczenie i konserwację urządzeń mycie obudów kamer testowanie i strojenie torów kablowych c) Serwis sieci transmisji sygnałów wizyjnych i sterujących. d) Po uzgodnieniu z Zamawiającym: Usuwanie drobnych usterek urządzeń i sprzętu w tym wymagających zakupu części, elementów i podzespołów na koszt Wykonawcy do kwoty 100 zł miesięcznie w ramach realizacji zamówienia podstawowego. Kwalifikacja uszkodzonych urządzeń i sprzętu do naprawy oraz ich demontaż. Wysyłanie i odbiór uszkodzonych urządzeń do (z) wskazanego przez Zamawiającego punktu naprawy. e) Montaż i uruchomienie urządzeń i sprzętu po naprawie. f) Dokonywanie zmian w konfiguracji urządzeń zlecanych przez Zamawiającego. 6. Warunki i terminy realizacji zamówienia: a) Czas naprawy awarii w dni robocze w godz. od 8.00 do w czasie nie dłuższym niż 4 godziny od zgłoszenia. b) Wykonanie jakichkolwiek prac związanych z przedmiotem zamówienia wymaga sporządzenia protokołu zdawczo odbiorczego. c) Usuniecie awarii niewymagającej wymiany i naprawy sprzętu, naprawy torów transmisyjnych w czasie 1

4 nieprzekraczającym 24 godz od zgłoszenia. d) Usuniecie awarii wymagającej wymiany i naprawy sprzętu, naprawy torów transmisyjnych w czasie nieprzekraczającym 14 dni od zgłoszenia. e) Sprzęt wymagający naprawy serwisowej (np. wymiana podzespołów) może być naprawiany tylko w serwisie wskazanym przez Zamawiającego. f) Demontaż i montaż urządzeń oraz sprzętu Wykonawca dokona na swój koszt. II. Opis warunków udziału w postępowaniu. O udział w zamówieniu mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający następujące warunki udziału w postępowaniu, a na ich potwierdzenie przedstawią stosowne dokumenty: Lp. Warunek udziału w postępowaniu Dokument potwierdzający 1 Prowadzenie działalności gospodarczej określonej wpisem do właściwego rejestru lub w zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej 2 Posiadanie minimum 2 osób posiadających zaświadczenia z przeszkolenia w zakresie konserwacji i serwisu urządzeń objętych przedmiotem zamówienia. 3 Posiadanie wiedzy i doświadczenia do wykonywania zamówienia w zakresie świadczenia usług konserwacji i naprawy systemów monitoringu o podobnym zakresie i stopniu skomplikowania. III. Zamówienia uzupełniające. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających. Aktualny odpis z właściwego rejestru, albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o posiadaniu minimum 2 osób posiadających zaświadczenia z przeszkolenia w zakresie konserwacji i serwisu urządzeń objętych przedmiotem zamówienia. Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej jedną usługę w zakresie konserwacji i naprawy systemów monitoringu o podobnym zakresie i stopniu skomplikowania o rocznej wartości umowy (kontraktu) nie mniejszej niż złotych brutto. IV. Termin realizacji zamówienia. od dnia podpisania umowy do dnia roku V. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami. 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. 2. Każda ze Stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania faksu lub korespondencji e -mail. 3. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, iż pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu lub adres e -mail podany przez Wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. 4. Osobami upoważnionymi do kontaktów z Wykonawcami od poniedziałku do piątku w godz. od 9.00 do są: Waldemar Fuchs tel ; (w.fuchs@um.slupsk.pl; sm@um.slupsk.pl)) Joanna Moraczyńska tel ; (j.moraczynska@um.slupsk.pl, sm@um.slupsk.pl)

5 5. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres: STRAŻ MIEJSKA W SŁUPSKU ul. Jaracza Słupsk fax Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia. Zamawiający udzieli wyjaśnień bez zbędnej zwłoki. 7. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zaproszenia wpłynął po upływie terminu składania ofert, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 8. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zaproszenia. Dokonana zmiana stanie się częścią Zaproszenia i zostanie niezwłocznie umieszczona na stronie internetowej. VI. Opis sposobu przygotowania ofert. 1. Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna. 3. Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 5. Jeżeli osoba podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazać uprawnienie do podpisywania oferty. Pełnomocnictwo to musi zostać dołączone do oferty i musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę. 6. Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę sporządzony w innym języku niż język polski winien być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczony przez Wykonawcę. 7. Dokumenty składające się na ofertę mogą być złożone w oryginale lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę. 8. Zaleca się, by każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty była podpisana lub zaparafowana przez Wykonawcę. Każda poprawka w treści oferty powinna być parafowana przez Wykonawcę. 9. Zaleca się, aby strony oferty były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. W treści oferty winna być umieszczona informacja o ilości stron. 10. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone klauzulą: Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003r. Nr 153 poz. 1503)" i dołączone do oferty, zaleca się, aby były trwałe, oddzielnie spięte. 11. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 12. Złożenie więcej niż jednej oferty lub złożenie oferty zawierającej propozycje alternatywne spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Wykonawcę. 13. Wykonawca wskaże w ofercie tę część zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. 14. Na ofertę składają się następujące dokumenty: wypełniony formularz oferty (Załącznik Nr 1); aktualny odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalność gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia; dokumenty potwierdzające, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej jedną usługę w zakresie konserwacji i naprawy systemów monitoringu o podobnym zakresie i stopniu skomplikowania o rocznej wartości umowy (kontraktu) nie mniejszej niż złotych brutto. pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik.

6 VII. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert 1. Oferty należny złożyć w KOMENDZIE STRAŻY MIEJSKIEJ W SŁUPSKU przy ul. Jaracza 5, pokój nr 30, do dnia roku do godz W przypadku składania ofert drogą pocztową (przesyłka polecona lub poczta kurierska) za termin jej złożenia przyjęty będzie dzień i godzina otrzymania oferty przez Zamawiającego. 2. Wykonawca winien zamieścić ofertę w wewnętrznej i zewnętrznej kopercie, które będą zaadresowane na Zamawiającego oraz będą posiadać oznaczenia: KOMENDA STRAŻY MIEJSKIEJ W SŁUPSKU ul. Jaracza 5, pokój nr 30, Oferta wykonanie usługi serwisu i konserwacji systemu monitoringu wizyjnego miasta Słupska na okres od dnia podpisania umowy do r. oraz nie otwierać przed dniem roku, godz Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie podanym powyżej zostaną zwrócone Wykonawcom bez otwierania. 4. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne zawiadomienie o wprowadzeniu zmian przed terminem składania ofert. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone według takich samych zasad, jak składana oferta, tj. w kopercie odpowiednio dodatkowo znakowanej napisem ZMIANA". Koperty oznaczone ZMIANA" zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po stwierdzeniu poprawność procedury dokonywania zmian, zostaną dołączone do oferty. 5. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia, według tych samych zasad jak wprowadzenie zmian i poprawek z napisem na kopercie WYCOFANE". Koperty oznakowane w ten sposób będą otwierane w pierwszej kolejności. Koperty z ofertami wycofanymi nie będą otwierane. 6. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego przy ul. Jaracza 5, w pokoju nr 30, w dniu roku o godz Otwarcie ofert jest jawne. 8. Podczas otwarcia ofert Zamawiający poda nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, informacje dotyczące ceny, terminu realizacji zamówienia oraz warunków płatności zawartych w ofertach. 9. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od każdego Wykonawcy dodatkowych informacji i wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VIII. Opis sposobu obliczania ceny 1. Wykonawca uwzględniając wszystkie wymogi, o których mowa w niniejszym Zaproszeniu, powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia oraz uwzględnić inne opłaty i podatki, a także ewentualne upusty i rabaty zastosowane przez Wykonawcę. 2. Cena brutto za realizację zamówienia powinna być wyliczona przez Wykonawcę na podstawie wypełnionego formularza ofertowego. 3. Cena brutto za realizację całego zamówienia, powinna być podana w złotych polskich liczbowo i słownie. 4. Cena oferty winna być liczona do dwóch miejsc po przecinku. 5. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający badzie kierował się kryterium ceny brutto za realizację całego zamówienia (cena 100%). 6. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną (brutto), obejmującą realizację całości zamówienia. 7. Ocena ofert w zakresie przedstawionego kryterium zostanie dokonana według następujących zasad:

7 a) ocenie poddawane są wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu; b) Zamawiający przyzna maksymalną liczbę punktów (100 pkt) w kryterium CENA ofercie, która zaoferuje najniższą cenę za realizację zamówienia. Punkty pozostałych ofert zostaną wyliczone zgodnie ze wzorem: P(C) = Cn/Cb x 100 x 100% gdzie: P(C) ilość punktów w kryterium CENA Cn cena ofert najniższej spośród wszystkich złożonych ofert, Cb cena ofert badanej 100 przelicznik procentowy 100% - waga kryterium c) w toku oceny ofert wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. IX. Udzielenie zamówienia 1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zaproszeniu i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane w Zaproszeniu kryterium wyboru. 2. O odrzuceniu ofert(y) oraz wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców, którzy złożyli oferty w przedmiotowym postępowaniu. 3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty na własnej stronie internetowej. 4. Przed podpisaniem umowy Wykonawca ma obowiązek przedstawić wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z zaświadczeniami z przeszkolenia w zakresie konserwacji i serwisu urządzeń objętych przedmiotem zamówienia. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do z Zaproszenia. 5. Podpisanie umowy nastąpi w siedzibie Zamawiającego. 6. Termin wiążący ofertę 30 dni od daty upływu terminu składania ofert. X. Warunki płatności. Wynagrodzenie za wykonane i przyjęte bez zastrzeżeń usługi płatne będzie przelewem w ciągu 21 dni licząc od dnia doręczenia Zleceniodawcy faktury VAT Zapłata należności nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Zleceniodawca upoważni Wykonawcę do wystawienia faktury VAT bez podpisu osoby upoważnionej ze strony Zleceniodawcy do jej przyjęcia. XI. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku udzielenia zamówienia konsorcjum (tzn. Wykonawcy określonemu w art. 23 ust. 1 ustawy Pzp) Zamawiający przed podpisaniem umowy zażąda złożenia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. XI. Istotne dla Stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach. Wzór umowy stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Zaproszenia. XII. Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu mają zastosowanie przepisy ustawy Kodeks cywilny.

8 XIII. Załączniki do Zaproszenia Załącznik nr 1 Formularz oferty Załącznik nr 2 Projekt umowy Załącznik nr 3 Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia