Nr procedury: 3. Data wydania: DOSTĘP DO INFORMACJI W CELACH NAUKOWYCH I DYDAKTYCZNYCH

Transkrypt

1 DOSTĘP DO INFORMACJI W CELACH NAUKOWYCH I DYDAKTYCZNYCH Wersja 1.0 Strona 1 z 9 Załącznik nr 3 do uchwały Nr /2013 Zarządu PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. z dnia 08 stycznia 2013 r. DOSTĘP DO INFORMACJI W CELACH NAUKOWYCH I DYDAKTYCZNYCH W PKP POLSKIE LINIE KOLEJOWE S.A. - Procedura dla Wnioskodawców i pracowników PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. - Opracował Sprawdził Data i podpis Zatwierdził Data i podpis Zespół ds. opracowania zasad udostępniania informacji publicznej Grzegorz Kuta

2 1. CEL PROCEDURY PROCEDURA DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ Wersja 1.0 Strona 2 z 9 Celem niniejszej procedury jest ustalenie jednolitego sposobu udostępniania zasobów informacyjnych (dokumentów, materiałów) PKP Polskie Linie Kolejowe S.A., zwanej dalej Spółką, na potrzeby naukowe lub dydaktyczne. 2. PODZIAŁ ODPOWIEDZIALNOŚCI Za całość działań objętych procedurą odpowiada: 1) w Centrali Spółki kierownik komórki organizacyjnej, do której wpłynął wniosek; 2) w jednostce organizacyjnej Spółki kierownik jednostki organizacyjnej Spółki, do której wpłynął wniosek. 3. OPIS SPOSOBU POSTĘPOWANIA 1) przesłany do Spółki wniosek o udostępnienie informacji, dokumentów, danych do wykorzystania w celach naukowych lub dydaktycznych (wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury), powinien zawierać: a) informację, do jakiego celu zostaną wykorzystane informacje lub dane, b) dane osoby upoważnionej do otrzymania informacji lub odbioru dokumentów, c) dane kontaktowe studenta (naukowca) oraz uczelni (szkoły), d) potwierdzenie wniosku przez władze uczelni (szkoły) oraz zobowiązanie wykorzystania informacji tylko do celów, dla których zostały udostępnione, e) ściśle określony zakres żądanych informacji lub danych; 2) niespełnienie któregokolwiek z wymagań, o których mowa w pkt 1, stanowi podstawę do odmowy udostępnienia informacji na potrzeby naukowe lub dydaktyczne; 3) zgodę na udostępnienie informacji lub dokumentów dla celów naukowych wyraża: a) w przypadku informacji lub dokumentów będących w gestii komórki organizacyjnej Centrali Spółki kierownik komórki organizacyjnej Centrali Spółki, b) w przypadku informacji lub dokumentów będących w gestii jednostki organizacyjnej Spółki kierownik jednostki organizacyjnej Spółki, c) w pozostałych przypadkach Prezes, Wiceprezes lub Członek Zarządu Spółki; 4) informacje i dokumenty stanowiące tajemnicę przedsiębiorcy Spółki mogą być udostępnione tylko do wglądu w siedzibie Spółki lub siedzibie jednostki organizacyjnej Spółki, po spełnieniu obowiązków wynikających z Polityki Bezpieczeństwa Tajemnicy Przedsiębiorcy w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A., przyjętej do stosowania w Spółce w odrębnym trybie; 5) w określonych przypadkach, uwzględniając koszty udostępnienia informacji, dokumenty mogą zostać udostępnione tylko w siedzibie Spółki lub siedzibie jednostki organizacyjnej Spółki. 6) w uzasadnionych przypadkach warunkiem udostępnienia informacji dla celów naukowych lub dydaktycznych jest: a) objęcie pracy naukowej lub dydaktycznej poufnością (wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury), b) zawarcie pisemnej umowy, porozumienia lub oświadczenia o zachowaniu poufności (wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury), c) przekazanie jej wyników na potrzeby Spółki (egzemplarz pracy naukowej, dyplomowej itp.).

3 DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ Wersja 1.0 Strona 3 z 9 4. DOSTĘPNOŚĆ PROCEDURY Procedura jest dostępna dla pracowników PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. i wnioskodawców: 1) we wszystkich jednostkach organizacyjnych; 2) we wszystkich komórkach organizacyjnych Centrali; 3) na stronie internetowej

4 DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ Wersja 1.0 Strona 4 z 9 WZÓR WNIOSKU O UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTÓW I INFORMACJI W CELACH NAUKOWYCH LUB DYDAKTYCZNYCH DANE WNIOSKODAWCY: Nazwisko i Imię wnioskodawcy * Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst. Pełen adres wnioskodawcy: * Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst. Nr telefonu wnioskodawcy: * Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst. wnioskodawcy: * Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst. Nazwa szkoły / Uczelni / Jednostki badawczej: * Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst. Pełen adres szkoły / uczelni / jednostki badawczej: * Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst. Rodzaj i kierunek studiów: * Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst. Adresat wniosku Załącznik nr 1 W związku z uprzejmie proszę o wyrażenie zgody na dostęp do informacji i materiałów PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. dla uzyskania danych rzeczywistych do wykonania pracy dyplomowej / magisterskiej / inżynierskiej / doktorskiej ** pt. Wnioskuję o udostępnienie informacji i materiałów w następującym zakresie: a) *** b) *** c) *** Udostępnione dane będą wykorzystane tylko w wyżej wymienionej pracy i nie zostaną opublikowane ani udostępnione innym podmiotom. Opiekunem naukowym pracy dyplomowej jest: Praca realizowana będzie w roku akademickim Osobą upoważnioną do otrzymania informacji jest: Termin zwrotu wypożyczonych dokumentów / materiałów *** r. W załączeniu potwierdzenie wniosku przez szkołę / uczelnię / jednostkę badawczą. Miejscowość, data podpis wnioskodawcy Uwagi: * proszę wypełniać elektronicznie lub czytelnie drukowanymi literami ** niepotrzebne skreślić *** należy ściśle określić zakres żądanych informacji, materiałów lub danych **** wypełnić opcjonalnie w przypadku wniosku o wypożyczenie dokumentów / materiałów

5 DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ Wersja 1.0 Strona 5 z 9 WZÓR WNIOSKU O OBJĘCIE PRACY NAUKOWEJ I DYDAKTYCZNEJ POUFNOŚCIĄ Załącznik nr 2 Imię i nazwisko Kierunek studiów Adres, dnia r. Adresat wniosku (nazwa szkoły / uczelni) (adres szkoły / uczelni) (prowadzący / promotor) Podanie Uprzejmie proszę o wyrażanie zgody na nadanie mojemu projektowi klauzuli poufności. Uzasadnienie: Jednocześnie informuję, że klauzula wygaśnie w roku Miejscowość, data podpis wnioskodawcy

6 DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ Wersja 1.0 Strona 6 z 9 Załącznik nr 3 WZÓR UMOWY O ZACHOWANIU POUFNOŚCI W CELU UDOSTĘPNIENIA INFORMACJI NA POTRZEBY NAUKOWE I DYDAKTYCZNE UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI zawarta w dniu r. w Warszawie pomiędzy: 1. PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. z siedzibą w, adres wpisaną do KRS pod numerem prowadzonym przez Sąd NIP:, REGON, zwaną dalej PLK, reprezentowaną przez: - - a 2. z siedzibą w, adres wpisaną do KRS pod numerem prowadzonym przez Sąd NIP:, REGON, zwaną dalej, reprezentowaną przez: - - zwanymi łącznie w dalszej części niniejszej Umowy Stronami zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich materiałów, dokumentów oraz informacji dotyczących PLK otrzymanych lub uzyskanych w związku z przez pt:, zwanych w dalszej części niniejszej Umowy Informacjami. Wykorzystanie Informacji nastąpi tylko i wyłącznie na potrzeby. 2. zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa PLK w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 1993 r. Nr 47, poz. 211, z póź. zm.). 3. Obowiązek określony w ust. 1 i 2 odnosi się do wszelkich Informacji, niezaleŝnie od tego, czy otrzymał je bezpośrednio od PLK, czy teŝ za pośrednictwem osób trzecich.

7 DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ Wersja 1.0 Strona 7 z Przez okres 36 (trzydziestu sześciu) miesięcy od dnia zawarcia niniejszej Umowy, kaŝda ze Stron zobowiązuje się nie ujawniać jakichkolwiek Informacji jakiejkolwiek osobie trzeciej, za wyjątkiem ujawniania Informacji pracownikom lub współpracownikom z obowiązkiem zachowania poufności przez te osoby. 2. Postanowienia ust. 1 nie obejmują Informacji, które: a) w chwili ujawnienia były publicznie znane lub, b) stały się publicznie znane z innej przyczyny niŝ w wyniku naruszenia niniejszej Umowy. 3. Postanowienia ust. 1 nie mają zastosowania do ujawnienia Informacji w zakresie wymaganym przez zobowiązujące przepisy prawa zobowiązuje się poinformować swoich pracowników oraz współpracowników, którzy uczestniczą w dostępie do Informacji lub mają z nimi styczność, o obowiązkach wynikających z niniejszej Umowy. będzie ponosił odpowiedzialność za wszelkie naruszenia obowiązków wynikających z niniejszej Umowy przez wyŝej wymienione osoby. 2. zobowiązuje się do zapoznania swoich pracowników wymienionych w ust. 1 z dokumentem pn. Polityka Bezpieczeństwa Informacji w PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.. 4. zobowiązuje się do odbierania informacji od PLK oraz przekazywania mu tych informacji wyłącznie za pośrednictwem swoich pracowników, którzy zostali powiadomieni o obowiązkach wynikających z niniejszej Umowy. 5. zobowiązuje się dołoŝyć naleŝytych starań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane przez niego do odbioru oraz przekazywania informacji gwarantowały zabezpieczenie tych Informacji przed dostępem osób nieupowaŝnionych. 6. Informacje mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, jednakŝe uwzględnione powinny zostać poniŝsze zasady polityki bezpieczeństwa teleinformatycznego: 1) Przesyłanie drogą poczty elektronicznej dowolnych fragmentów lub całych dokumentów/plików odbywa się przy zastosowaniu kryptograficznych metod szyfrowania dokumentów/plików (np. oprogramowanie Winzip z silnym algorytmem szyfrującym) i haseł zabezpieczających, zapewniających ochronę przed nieautoryzowanym otwarciem ww. dokumentów/plików. 2) Na wyraźną prośbę zawartą w przesłanej wiadomości Strona odbierająca wiadomość ( ) zobowiązana jest do potwierdzenia jej odbioru stronie wysyłającej (PLK). 3) Hasło w postaci co najmniej ośmioznakowego kodu, z jednoczesnym uŝyciem małych i duŝych liter oraz cyfr i znaków specjalnych, ustalane jest pomiędzy osobami wysyłającymi i odbierającymi informację i podawane niezaleŝnym kanałem transmisji informacji.

8 DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ Wersja 1.0 Strona 8 z 9 4) Przesyłanie informacji moŝe odbywać się pomiędzy portalami wyłącznie administrowanymi przez PLK i, z wyłączeniem ogólnodostępnych portali oraz serwerów pocztowych stron trzecich. 5) PLK oraz zobowiązują się nie przesyłać Informacji w sposób jawnie podany w treści samej wiadomości Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa PLK, wyraŝone w formie materialnej (w tym materiały w formie pisemnej, komputerowe nośniki informacji) będą przekazywane przedstawicielowi zgodnie z zapisami uregulowań wewnętrznych PKP, w następujący sposób: 1) KaŜdorazowo przy przekazywaniu takich danych stworzona zostanie zamknięta lista przekazywanych danych zawierająca: tytuł lub opis zawartości oraz ilość stron, 2) KaŜdorazowo pod listą podpisuje się przedstawiciel PLK oraz, 3) Po zakończeniu prac dane zostaną zwrócone Stronie udostępniającej za pokwitowaniem odbioru i potwierdzeniem kompletności przekazywanych danych z listą podpisaną podczas ich przekazania. 2. zobowiązuje się przechowywać informacje, o których mowa w ust. 1, w sposób uniemoŝliwiający dostęp do nich przez osoby nieupowaŝnione. 3. zobowiązuje się do wykorzystania otrzymanych od PLK Informacji wyłącznie na potrzeby opracowania dokumentu pt:. 4. zobowiązuje się do zwrotu PLK wszystkich otrzymanych Informacji po ich wykorzystaniu, jednak nie później niŝ w terminie 30 dni od daty zakończenia opracowania dokumentu, o którym mowa w ust zobowiązuje się do nie zatrudniania etatowych pracowników PLK w pracach związanych z przygotowaniem dokumentu, o którym mowa w ust zobowiązuje się do przekazania lub zapoznania PLK z wynikami swoich badań i dokumentem, o którym mowa w ust Osobami upowaŝnionymi do kontaktów pomiędzy Stronami w związku z udostępnieniem Informacji i z realizacją niniejszej umową są: 1) z ramienia : a) b) 2) z ramienia PLK: a) b) 9. W przypadku niewykonania lub nienaleŝytego wykonania przez postanowień niniejszej Umowy, co skutkowałoby poniesieniem szkody przez PLK, ponosi odpowiedzialność za szkodę na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego. PowyŜsza odpowiedzialność jest ograniczona do kwoty.,00 PLN (słownie: złotych).

9 DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ Wersja 1.0 Strona 9 z Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy mogą być dokonywane w formie pisemnego aneksu pod rygorem niewaŝności. 11. Prawem właściwym dla niniejszej Umowy jest Prawo Rzeczypospolitej Polskiej. 12. Strony zobowiązują się dołoŝyć naleŝytych starań w celu polubownego rozwiązania wszelkich sporów wynikających z niniejszej Umowy. Wszelkie spory, których Stronom nie uda się rozwiązać polubownie w terminie 30 dni od daty ich powstania (tj. od daty powiadomienia drugiej Strony o moŝliwości poddania sporu pod rozstrzygnięcie sądu), będą rozstrzygane przez Sąd Powszechny właściwy dla siedziby PLK. 13. Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w polskiej wersji językowej. w imieniu PLK w imieniu Wykonano w 2 egz.: 1. Egz. Nr 1: 2. Egz. Nr 2: PLK