UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI Nr IK.UOZP/. /2017. zawarta w dniu r. w..., pomiędzy:

Transkrypt

1 Symbol sprawy: IK.PZ /UE/PN/17 Załącznik nr 4 do Umowy WZÓR UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI Nr IK.UOZP/. /2017 zawarta w dniu r. w...., pomiędzy: INSTYTUTEM KOLEJNICTWA z siedzibą w Warszawie przy ul. Józefa Chłopickiego 50, Warszawa, instytutem badawczym wpisanym do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS , posiadającym: NIP , REGON , zwanym dalej Zleceniodawcą, reprezentowanym przez: ( imię i nazwisko oraz stanowisko osoby uprawnionej do zawierania umów cywilnoprawnych) a z siedzibą w.... przy ul.... nr., , wpisanym do rejestru... Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy.....,. Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS...., posiadającym: NIP....., REGON...., zwanym dalej Zleceniobiorcą, reprezentowanym przez: ( imię i nazwisko oraz stanowisko osoby uprawnionej do zawierania umów cywilnoprawnych) zwanymi łącznie w dalszej części niniejszej umowy Stronami. Zważywszy, że: 1) Strony zawarły w dniu r. w Warszawie umowę Nr IK.GM1/. /2017, której przedmiotem jest wykonanie robót budowlanych, polegających na termomodernizacji 8 (ośmiu) budynków o funkcji biurowo-administracyjnej, laboratoryjnej i warsztatowej, znajdujących się na terenie Instytutu Kolejnictwa w Warszawie, przy ul. J. Chłopickiego 50, zwaną dalej Umową ; 2) Zleceniobiorca otrzyma dostęp do informacji Zleceniodawcy obejmujących nieujawnione do wiadomości publicznej informacje finansowe, techniczne, technologiczne, handlowe, organizacyjne lub mające dla Zleceniodawcy wartość gospodarczą, zwanych dalej informacjami chronionymi ; 3) ujawnienie przez Zleceniobiorcę informacji chronionych przekazanych mu przez Zleceniodawcę może narazić tego ostatniego na odpowiedzialność finansową, w tym z tytułu roszczeń odszkodowawczych zgłoszonych przez osoby trzecie; 4) Strony przewidziały w Umowie, zawarcie umowy o zachowaniu poufności; 5) Zleceniobiorca zapewnił Zleceniodawcę, że dysponuje stosownymi procedurami oraz zabezpieczeniami umożliwiającymi zagwarantowanie poufności w odniesieniu do informacji przekazanych mu przez Zleceniodawcę w związku z realizacją Umowy; w celu wykluczenia nadużycia wiedzy pozyskanej na tej drodze i mając na względzie zapobieganie nieuprawnionemu ujawnianiu informacji chronionych, Strony zawierają następującą umowę:

2 1. 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich materiałów, dokumentów oraz informacji otrzymanych lub uzyskanych od Zleceniodawcy w związku z realizacją Umowy, zwanych w dalszej części niniejszej umowy Informacjami, w szczególności Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji stanowiących tajemnicę Instytutu Kolejnictwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2003 r., nr 153, poz. 1503, z późn. zm.). 2. Obowiązek określony w ust. 1 odnosi się do wszelkich Informacji, niezależnie od tego, czy Zleceniobiorca otrzymał je bezpośrednio od Zleceniodawcy, czy też za pośrednictwem jego podwykonawców bądź też osób trzecich działających w imieniu Zleceniodawcy. 3. Obowiązek zachowania w tajemnicy Informacji obejmuje w szczególności zakaz ich udostępniania osobom trzecim, z zastrzeżeniem innych zapisów niniejszej umowy. 4. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wykorzystania otrzymanych od Zleceniodawcy Informacji tylko i wyłącznie na potrzeby realizacji celu, w którym zostały przekazane przez Zleceniodawcę Z zastrzeżeniem 3 i 4 poniżej, Zleceniobiorca zobowiązuje się nie ujawniać Informacji jakiejkolwiek osobie trzeciej przez okres 25 lat od ich przekazania. 2. Postanowienia ust. 1 nie obejmują Informacji, które: 1) w chwili ujawnienia były publicznie znane lub 2) stały się publicznie znane z innej przyczyny niż w wyniku naruszenia niniejszej umowy. 3. Postanowienia ust. 1 nie mają zastosowania do ujawnienia Informacji w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa Zleceniobiorca zobowiązuje się poinformować swoich pracowników oraz współpracowników, którzy uczestniczą w realizacji Umowy, o obowiązkach wynikających z niniejszej umowy. 2. Zleceniobiorca będzie ponosił odpowiedzialność za wszelkie naruszenia obowiązków wynikających z niniejszej umowy przez wyżej wymienione osoby. 3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zapoznania swoich pracowników i współpracowników wymienionych w ust. 1 z dokumentem pn. Polityka Bezpieczeństwa Informacji Instytutu Kolejnictwa oraz odebrać od nich oświadczenia o zapoznaniu się z tym dokumentem. 4. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z dokumentem, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy Obowiązek zachowania w tajemnicy Informacji nie dotyczy sytuacji, gdy obowiązek ich udostępnienia osobom trzecim wynika z obowiązujących przepisów prawa i osoby te zażądają od Zleceniobiorcy ich przekazania. 2. Zleceniobiorca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Zleceniodawcę o zgłoszeniu żądania, o którym mowa w ust. 1, chyba że przekazanie takiej informacji jest zabronione na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub decyzji organu żądającego udostępnienia Informacji. Powyższe powiadomienie Zleceniodawcy winno być dokonane w miarę możliwości przed udzieleniem Informacji osobie uprawnionej do żądania ich udostępnienia Zleceniobiorca zobowiązuje do odbierania oraz przekazywania Informacji wyłącznie za pośrednictwem swoich pracowników, którzy zostali poinformowani o obowiązkach wynikających z niniejszej umowy. 2. Wykaz pracowników Zleceniobiorcy upoważnionych do odbierania oraz przekazywania Informacji stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 3. Wykaz pracowników Zleceniodawcy upoważnionych do przekazywania Informacji Zleceniobiorcy stanowi załącznik nr 3 do niniejszej umowy. IK.PZ /UE/PN/17 - Załącznik nr 4 do Umowy Strona 2 z 6

3 4. Zmiany dotyczące osób wymienionych w wykazach, o których mowa w ust. 2 i 3 powyżej, nie stanowią zmiany niniejszej umowy i wymagają jedynie powiadomienia drugiej Strony o zmianie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 5. W przypadku przekazania Informacji w sposób nieprawidłowy przez Zleceniodawcę, w szczególności przekazania Informacji osobie nieupoważnionej do jej odbierania, Zleceniobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego podjęcia wszelkich działań niezbędnych do zachowania w tajemnicy Informacji, pisemnego powiadomienia Zleceniodawcy o zaistniałej nieprawidłowości wraz z informacją o podjętych przez Zleceniobiorcę środkach zaradczych. 6. Skorzystanie przez Zleceniobiorcę z jakiejkolwiek firmy pośredniczącej w wymianie Informacji będzie możliwe jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Zleceniodawcy. 6. Zleceniobiorca zobowiązuje się dołożyć należytych starań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane przez niego do odbioru oraz przekazywania Informacji gwarantowały zabezpieczenie tych Informacji przed dostępem osób nieupoważnionych Zleceniobiorca zobowiązuje się przechowywać wszelkie Informacje wyrażone w formie materialnej (w tym materiały w formie pisemnej, komputerowe nośniki informacji, itp.), zwane dalej Danymi, w sposób uniemożliwiający dostęp do tych Danych przez osoby nieupoważnione. 2. Zleceniobiorca jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania Zleceniodawcy wszystkich będących w jego posiadaniu Danych, jeżeli Zleceniodawca tego zażąda, z zastrzeżeniem postanowień 8 niniejszej umowy. 3. Przekazanie Danych, o których mowa w ust. 2, nastąpi w sposób określony przez Zleceniodawcę i odbędzie się na jego koszt. 4. Za Dane będące w posiadaniu Zleceniobiorcy uważa się również Dane, którymi dysponują osoby określone w 3 niniejszej umowy Pomimo zgłoszenia przez Zleceniodawcę żądania, o którym mowa w 7 ust. 2, Zleceniobiorca może zatrzymać Dane, ale tylko w takiej części, w jakiej są mu one niezbędne w celu udokumentowania zakresu realizacji Umowy oraz prawidłowości wykonania obowiązków przewidzianych w Umowie. 2. Zleceniobiorcy nie przysługuje prawo zatrzymania jakichkolwiek Danych w sytuacji, gdy: 1) Zleceniodawca zapewni Zleceniobiorcę w formie pisemnej, że nie będzie zgłaszał żadnych roszczeń wynikających z realizacji Umowy, jak też że zaspokoi takie roszczenia zgłoszone przez osoby trzecie lub 2) Zleceniobiorca naruszy którekolwiek z postanowień niniejszej umowy. 9. Informacje mogą być przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, z uwzględnieniem następujących zasad bezpieczeństwa: 1) przesyłanie drogą elektroniczną dokumentów/plików odbywa się przy zastosowaniu kryptograficznych metod ich szyfrowania za pomocą haseł zabezpieczających, zapewniających ochronę przed nieautoryzowanym otwarciem; 2) na wyraźną prośbę zawartą w przesłanej wiadomości, Strona odbierająca wiadomość zobowiązana jest do potwierdzenia jej odbioru stronie wysyłającej; 3) hasło w postaci co najmniej ośmioznakowego kodu, z jednoczesnym użyciem małych i dużych liter oraz cyfr i znaków specjalnych, ustalane jest pomiędzy osobami wysyłającymi i odbierającymi Informację i podawane niezależnym kanałem transmisji informacji; 4) przesyłanie Informacji może odbywać się pomiędzy serwerami pocztowymi administrowanymi wyłącznie przez Zleceniodawcę i Zleceniobiorcę lub za pośrednictwem serwerów pocztowych obsługujących pocztę Zleceniobiorcy lub Zleceniodawcy należących do firm trzecich dających gwarancję bezpieczeństwa informacji; 5) Strony zobowiązują się nie przesyłać Informacji w sposób jawnie podany w treści samej wiadomości. IK.PZ /UE/PN/17 - Załącznik nr 4 do Umowy Strona 3 z 6

4 10. Informacje stanowiące tajemnicę Instytutu Kolejnictwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, wyrażone w formie materialnej (w tym materiały w formie pisemnej, komputerowe nośniki informacji, itp.) będą przekazywane przedstawicielowi Zleceniobiorcy z zachowaniem zapisów uregulowań wewnętrznych Zleceniodawcy, w następujący sposób: 1) każdorazowo przy przekazywaniu takich Danych stworzona zostanie zamknięta lista przekazywanych dokumentów zawierająca: tytuł lub opis zawartości oraz ilość stron (sztuk); 2) każdorazowo pod listą podpisuje się upoważniony przedstawiciel Zleceniodawcy oraz Zleceniobiorcy; 3) po zakończeniu prac Dane zostaną zwrócone Zleceniodawcy za pokwitowaniem odbioru i potwierdzeniem kompletności przekazywanych Danych z listą podpisaną podczas ich przekazania W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Zleceniobiorcę postanowień niniejszej umowy, Zleceniobiorca zobowiązuje się zapłacić Zleceniodawcy karę umowną w wysokości ,00 zł (słownie: sto tysięcy 00/100 złotych), za każdym razem, gdy Zleceniobiorca naruszy którekolwiek ze swoich zobowiązań określonych w niniejszej umowie w taki sposób, że mogło to spowodować ujawnienie informacji chronionych, jeżeli informacje te zostały ujawnione. 2. Zleceniodawca uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej, o której mowa w ust Zaplata kary umownej, o której mowa w ust. 1, nastąpi w terminie 7 dni od dnia wezwania Zleceniobiorcy do zapłaty. 12. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy mogą być dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 13. Prawem właściwym dla niniejszej umowy jest prawo Rzeczypospolitej Polskiej. 14. Strony zobowiązują się dołożyć należytych starań w celu polubownego rozwiązywania wszelkich sporów wynikających z niniejszej umowy. Wszelkie spory, których Stronom nie uda się rozwiązać polubownie w terminie 7 dni od daty ich powstania (tj. od daty powiadomienia drugiej Strony o możliwości poddania sporu pod rozstrzygnięcie sądu), będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla Zleceniodawcy. 15. Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zleceniodawcy i Zleceniobiorcy. Załączniki: Załącznik nr 1 Załącznik nr 2 Załącznik nr 3 Wzór oświadczenia o zapoznaniu się pracownika/współpracownika Zleceniobiorcy z zapisami Polityki Bezpieczeństwa Informacji Instytutu Kolejnictwa. Wykaz pracowników Zleceniobiorcy upoważnionych do odbierania dokumentów i informacji od Zleceniodawcy. Wykaz pracowników Zleceniodawcy upoważnionych do przekazywania dokumentów i informacji Zleceniobiorcy. W imieniu Zleceniodawcy: W imieniu Zleceniobiorcy: IK.PZ /UE/PN/17 - Załącznik nr 4 do Umowy Strona 4 z 6

5 Załącznik nr 1 do umowy nr IK.UOZP/. /2017 Oświadczenie o zapoznaniu się pracownika/współpracownika Zleceniobiorcy z zapisami Polityki Bezpieczeństwa Informacji Instytutu Kolejnictwa. imię i nazwisko miejscowość i data (dd-mm-rrrr) jednostka organizacyjna (firma, instytucja) adres siedziby O Ś W I A D C Z E N I E Niniejszym oświadczam, że zapoznałem (-łam) się z dokumentem Polityka Bezpieczeństwa Informacji Instytutu Kolejnictwa SZBI_PBI, w związku z realizacją umowy Nr IK.GM1/ 2017 z dnia r. podpis składającego oświadczenie IK.PZ /UE/PN/17 - Załącznik nr 4 do Umowy Strona 5 z 6

6 Załącznik nr 2 do umowy nr IK.UOZP/. /2017 Wykaz pracowników Zleceniobiorcy upoważnionych do odbierania dokumentów i informacji od Zleceniodawcy Lp. Nazwisko i imię Rola Nr telefonu Uwagi Załącznik nr 3 do umowy nr IK.UOZP/. /2017 Wykaz pracowników Zleceniodawcy upoważnionych do przekazywania dokumentów i informacji Zleceniobiorcy Lp. Nazwisko i imię Rola Nr telefonu Uwagi IK.PZ /UE/PN/17 - Załącznik nr 4 do Umowy Strona 6 z 6