Korzystanie z usług Microsoft Office 365

Transkrypt

1 Brett Hill Korzystanie z usług Microsoft Office 365 Prowadzenie małej firmy w chmurze przełożył Leszek Biolik APN Promise, Warszawa 2012

2 Korzystanie z usług Microsoft Office 365: Prowadzenie małej firmy w chmurze 2012 APN PROMISE SA Authorized Polish translation of English edition of Working with Microsoft Office 365: Running Your Small Business in the Cloud ISBN: Copyright 2012 by Hill Tech Services, LLC This translation is published and sold by permission of O Reilly Media, Inc., which owns or controls all rights to publish and sell the same. APN PROMISE SA, biuro: ul. Kryniczna 2, Warszawa tel , fax mspress@promise.pl Wszystkie prawa zastrzeżone. Żadna część niniejszej książki nie może być powielana ani rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (elektroniczny, mechaniczny), włącznie z fotokopiowaniem, nagrywaniem na taśmy lub przy użyciu innych systemów bez pisemnej zgody wydawcy. Książka ta przedstawia poglądy i opinie autora. Przykłady firm, produktów, osób i wydarzeń opisane w niniejszej książce są fikcyjne i nie odnoszą się do żadnych konkretnych firm, produktów, osób i wydarzeń, chyba że zostanie jednoznacznie stwierdzone, że jest inaczej. Ewentualne podobieństwo do jakiejkolwiek rzeczywistej firmy, organizacji, produktu, nazwy domeny, adresu poczty elektronicznej, logo, osoby, miejsca lub zdarzenia jest przypadkowe i niezamierzone. Microsoft oraz znaki towarowe wymienione na stronie legal/en/us/intellectualproperty/trademarks/en-us.aspx są zastrzeżonymi znakami towarowymi grupy Microsoft. Wszystkie inne znaki towarowe są własnością ich odnośnych właścicieli. APN PROMISE SA dołożyła wszelkich starań, aby zapewnić najwyższą jakość tej publikacji. Jednakże nikomu nie udziela się rękojmi ani gwarancji. APN PROMISE SA nie jest w żadnym wypadku odpowiedzialna za jakiekolwiek szkody będące następstwem korzystania z informacji zawartych w niniejszej publikacji, nawet jeśli APN PROMISE została powiadomiona o możliwości wystąpienia szkód. ISBN: Przekład: Leszek Biolik Redakcja: Marek Włodarz Korekta: Ewa Swędrowska Skład i łamanie: MAWart Marek Włodarz

3 Spis treści Przedmowa do wydania polskiego xiii Wprowadzenie xv 1 Office 365: wielka sprawa dla małych firm Czym jest usługa nazywana chmurą? Porównanie aktualnie używanych usług z chmurą Czy chmura jest dobrym interesem dla małych firm? Usługa Office 365 w skrócie Porównanie chmury i usług utrzymywanych samodzielnie Jakie korzyści przynosi naszej firmie usługa Office 365? Profesjonalny wizerunek Używanie znanych narzędzi i programów Praca w biurze i poza nim Bezpieczeństwo i dostępność Co zawierają usługi Office 365? Exchange Online dla poczty SharePoint Online dla witryn sieci Web i wspólnego opracowywania dokumentów Office Web Apps Wiadomości błyskawiczne i spotkania online przy użyciu usług Lync Online Office Professional Plus (opcja) Następne etapy Wybór planu Office Plany E Zalety wszystkich planów E Plan E Plan E Plany E3 i E Office Professional Plus iii

4 iv Spis treści Plany K Nieodpowiednie scenariusze Masowa obsługa poczty elektronicznej Firmy korzystające z powolnego lub niestabilnego łącza do Internetu 34 Specyficzne wymagania zgodności i bezpieczeństwa Istotne inwestycje w programy producentów niezależnych lub niestandardowe oprogramowanie dla serwerów w siedzibie Praca z dużymi plikami lub dokumentami, które nie są obsługiwane przez programy Office Dodatkowe informacje Rejestracja w usłudze Office 365 plan P Bezpłatna wersja próbna Rejestrowanie się w wersji testowej Etap 1: Wypełnienie strony rejestracji Etap 2: Rejestracja Etap 3: Zapewnienie możliwości odzyskiwania hasła administratora.. 44 Etap 4: Używanie usług Office 365! Zakup usługi Następne etapy Dwa przeznaczenia portalu Office Menu główne Strona główna Strona główna: pierwsze użycie Strona główna: W drodze Profil portalu Office Portal administratora usług Office Zarządzanie Subskrypcje Pomoc techniczna Administracja usług Uruchomienie portalu

5 Spis treści v 5 Zarządzanie kontami użytkowników Zalecenia dotyczące haseł Dodawanie nowego użytkownika Etap 1: Szczegóły Etap 2: Ustawienia Etap 3: Przypisywanie licencji Etap 4: Wysyłanie wyników w wiadomości Etap 5: Wyniki Zbiorcze dodawanie użytkowników Etap 1: Wybór pliku Etap 2: Weryfikacja Etap 3: Ustawienia Etap 4: Licencje Etap 5: Etap 6: Wyniki Resetowanie haseł Resetowanie hasła użytkownika Resetowanie hasła administratora Usuwanie użytkownika Edycja informacji o użytkowniku Blokowanie możliwości, rejestrowania się przez użytkownika Edycja zbiorcza Podsumowanie procesu dodawania użytkowników Używanie domen niestandardowych Domeny i system DNS Rozwiązania DNS firmy Microsoft Inne rozwiązanie dla systemu DNS Zależności czasowe a modyfikacje systemu DNS Nasza pierwsza domena Kiedy dodawać użytkowników Ponowne użycie domeny w usługach Office Dodanie domeny: typowe etapy Dodawanie domeny przy użyciu kreatora Domain Quickstart Wizard Potwierdzenie własności domeny (walidacja domeny)

6 vi Spis treści Metody weryfikacji Dodawanie wpisów weryfikacji Odstępstwa od instrukcji ogólnych Opóźnienie przed walidacją Konfigurowanie usługi DNS Office 365 dla witryny sieci Web Aktualizacja istniejących adresów usług Office Dodanie użytkowników Zakończenie procesu Przeglądanie ustawień systemu DNS usług Office Definiowanie firmy Microsoft jako dostawcy usług DNS Dodawanie domeny bez stosowania kreatora Domain Quickstart Wizard Określenie domeny Weryfikowanie domeny Przygotowanie kont Aktualizacja systemu DNS usług Office 365 dla witryny sieci Web i innych usług Zmiana serwerów nazw Dodanie domeny bez przekierowania usług DNS Wiele domen Usługa SharePoint Online a domeny niestandardowe Wnioski końcowe Konfiguracja i migracja pulpitu Porządki Dokumentowanie istniejącej konfiguracji Możliwości migracji Współpraca z partnerem lub korzystanie z usługi Przeniesienie poczty za pomocą plików PST Eksport z programu Outlook Funkcja Połączone konta Eksport ustawień Kalendarza Konfigurowanie pulpitu dla usług Office Procedura pobierania Instalowanie programu Lync Uruchomienie programu instalacyjnego Office

7 Spis treści vii Kończenie instalacji programu Lync Konfigurowanie programu Outlook Importowanie wiadomości, kontaktów i innych ustawień z pliku PST Scalenie zawartości w nowej skrzynce pocztowej Dołączanie pliku PST do profilu programu Outlook jako folderu lokalnego Selektywne importowanie i filtrowanie Import kontaktów i innych danych przy użyciu pliku CSV Import informacji kalendarza z pliku ical Kolejne działania Korzystanie z programu Outlook Web App Personalizacja Skonfigurowanie języka i strefy czasowej Skonfigurowanie widoku konwersacji Dodawanie kontaktów wiadomości błyskawicznych do aplikacji OWA Wybór kompozycji Tworzenie podpisu Konfigurowanie formatu wiadomości i innych ustawień Tworzenie reguł wysyłania wiadomości tekstowych do telefonu Kontakty zewnętrzne Tworzenie kontaktu zewnętrznego Dodawanie informacji szczegółowych do kontaktu zewnętrznego Wskazówki poczty a usługi Office Dodawanie i administrowanie grupami dystrybucyjnymi Tworzenie grupy publicznej dla wszystkich pracowników Posługiwanie się grupami dystrybucyjnymi przy użyciu zewnętrznych adresów Kiedy nie należy używać grup dystrybucyjnych Przyłączanie się do grupy publicznej Funkcja Połączone konta: dodawanie istniejącej usługi poczty do usług Office Wysyłanie wiadomości z adresu konta połączonego Częstotliwość odczytywania poczty z konta połączonego Dodawanie i administrowanie pokojem konferencyjnym

8 viii Spis treści Dostosowanie skrzynki pocztowej pokoju Czyszczenie telefonu komórkowego Włączenie i konfigurowanie archiwum osobistego Włączanie i stosowanie zasady archiwizacji Włączanie i stosowanie zasady przechowywania Dodatkowe informacje Stosowanie urządzeń przenośnych Windows Phone Urządzenia z obsługą oprogramowania Exchange ActiveSync BlackBerry Kreator konfiguracji telefonu komórkowego Używanie usług SharePoint Online za pośrednictwem urządzeń przenośnych Windows Phone 7.5 lub Windows Mobile Inne telefony i urządzenia przenośne Microsoft Lync 2010 Mobile Administrowanie urządzeniami przenośnymi Uniemożliwianie dostępu do poczty użytkownikom programu ActiveSync Administracja funkcji telefonicznych i głosowych Łączność ma podstawowe znaczenie Poprawa wizerunku i produktywności firmy za pomocą programu Outlook Poprawa wizerunku Stosowanie domeny niestandardowej Tworzenie podpisu Odpowiedzi do kontaktów zewnętrznych przy użyciu wezwania na spotkanie Spotkania online przy użyciu usług Microsoft Lync Online Publikowanie kalendarza Poprawa produktywności Stosowanie listy GAL Udostępnianie kalendarza Wyznaczanie pełnomocnika

9 Spis treści ix Stosowanie wskazówek poczty Odpowiadanie na wezwanie do spotkania (adresaci wewnętrzni) Używanie wiadomości poza biurem Dostosowywanie filtru wiadomości-śmieci Używanie dodatku Outlook Social Connector Instalowanie dostawcy dodatku Social Connector Dodatkowe informacje Korzystanie z usług SharePoint Online Struktura i terminologia usług SharePoint Online Uzyskanie dostępu do usługi SharePoint Online Korzystanie z aplikacji Office Web Apps Dylemat aplikacji OWA Tworzenie dokumentu przy użyciu aplikacji OWA Zapisywanie dokumentów przy użyciu aplikacji OWA Drukowanie za pomocą aplikacji Office Web Apps Dodawanie plików do usługi SharePoint Online Tworzenie folderów dla dokumentów udostępnionych Otwieranie plików SharePoint przy użyciu programu Windows Explorer 246 Rozwiązywanie problemów związanych z otwieraniem dokumentów w Eksploratorze Windows Tworzenie nowej biblioteki dokumentów Dodawanie alertów do biblioteki dokumentów Ustawienia biblioteki Blokowanie aplikacji OWA Tytuł, opis i nawigacja Ustawienia przechowywania wersji Ustawienia przepływu pracy Usuwanie dokumentu lub biblioteki dokumentów Odzyskiwanie dokumentów znajdujących się w koszu Zarządzanie uprawnieniami Dodawanie kolumny Wyewidencjonuj Obecność w usługach SharePoint Online Publikowanie biblioteki dokumentów w programie Outlook Proca z dokumentami usług SharePoint Online w programach Microsoft Office

10 x Spis treści Otwieranie dokumentu w programie Microsoft Word Edytowanie i współtworzenie w trybie online Wyewidencjonowanie dokumentu Zaewidencjonowanie dokumentu (edytowanie w trybie offline) SharePoint i OneNote Edytowanie strony witryny zespołu Zmiana tytułu Składniki Web Part usług SharePoint Online Dodawanie obrazu Zmiana układu strony Kalendarze, kontakty i zadania Dodawanie stron do witryny zespołu Tworzenie nowych witryn Tworzenie stron dla nowych witryn Stosowanie list Tworzenie listy na podstawie arkusza programu Excel Dodawanie łącza Szybkie uruchamianie Widok DataSheet Edycja istniejących kolumn Dodawanie nowych kolumn Zmiana kolejności kolumn Filtrowanie i sortowanie Zapraszanie użytkowników zewnętrznych do dokumentów udostępnionych Uwierzytelnienie w usłudze ograniczone do Live ID Wysyłanie zaproszenia Udzielanie użytkownikom zewnętrznym dostępu tylko do określonej zawartości Urządzenia przenośne Publikowanie publicznej witryny sieci Web Stosowanie niestandardowego adresu URL Dostosowywanie witryny sieci Web Ograniczenia publicznej witryny Zaawansowana tematyka i zasoby Dodatkowe informacje

11 Spis treści xi 12 Korzystanie z usług Lync Online Poznanie klienckiego programu Lync Rejestrowanie się w usłudze Lync Online Otwieranie menu Opcje Konfigurowanie dźwięku i obrazu Personalizowanie programu Lync Dodanie zdjęcia Ustawienie lokalizacji Ustawianie stanu aktywności Dodawanie numerów telefonów Ustawienie dzwonków i dźwięków Dodawanie kontaktów Z własnej organizacji Dodawanie kontaktów spoza firmy Używanie wizytówki Funkcja sprawdzania obecności a usługi Lync Online Wskaźniki stanu Ręczne ustawienie stanu Obecność w innych programach IM (Instant Messaging wiadomości błyskawiczne) Rozpoczynanie i akceptowanie sesji wiadomości błyskawicznych Dodawanie do rozmowy innych osób Historia konwersacji Transfer plików Wywołania głosowe Udostępnianie Udostępnianie aplikacji Widok udostępnionej aplikacji dla prezentera Widok udostępnionej aplikacji dla uczestnika Żądanie przejęcia kontroli Wyznaczenie prowadzącego Udostępnianie pulpitu Zapraszanie innych osób do spotkań online Zaproś teraz Planowanie spotkania online za pomocą programu Outlook

12 xii Spis treści Dołączanie do spotkań Program kliencki Lync 2010 Attendee Lync Web App Interfejs użytkownika końcowego Konfiguracja i przygotowanie spotkania Konfiguracja spotkania Przekazywanie prezentacji programu PowerPoint Poruszanie się w pokazie Ankiety Zarządzanie spotkaniem Dopuszczanie do spotkania Wyłączanie głosu Używanie wideo Adnotacje i pokazy w czasie rzeczywistym Prezentowanie pokazów Administracja usługą Lync Online Użytkownicy Włączanie lub wyłączanie komunikacji zewnętrznej Dodatkowe informacje A Lista kontrolna wdrożenia Indeks

13 Przedmowa do wydania polskiego Kiedy zacząłem swoją przygodę z Exchange piętnaście lat temu, nikt nie myślał jeszcze o chmurze i możliwościach współdzielenia aplikacji w taki sposób, jak możliwe jest to dzisiaj. Wynikało to chociażby ze względu na ubogi interface webowy systemów pocztowych i brak dodatkowych funkcjonalności współdzielenia kalendarza, dokumentów, narzędzi komunikacyjnych. Lata mijały, pojawiały się coraz ładniejsze i bogatsze funkcjonalnie możliwości dostępu webowego do Exchange, pojawił się również SharePoint jako łatwy w obsłudze portal intranetowy oraz Office Communications Server (od dwóch lat funkcjonujący pod nazwą Lync Server) jako alternatywa dla Skype a czy Gadu-Gadu. Kiedy Microsoft udostępnił połączenie tych technologii jako pakiet BPOS (Business Productivity Online Suite), dostaliśmy ciekawą alternatywę do budowania własnej infrastruktury serwerowej. Jednak brakowało mi w BPOS-ie pewnej elastyczności i zgodności z innymi platformami. Twórcze rozwinięcie tego produktu o nazwie Office 365, z wykorzystaniem najnowszych produktów Exchange 2010, SharePoint 2010 i Lync Server 2010 oraz aplikacji klienckich z rodziny Office 2010, pojawiło się finalnie w czerwcu 2011 roku i było strzałem w dziesiątkę. Exchange 2010 z bardzo bogatym i współpracującym z wieloma przeglądarkami modułem dostępu webowego oraz nowym modułem administracji webowej (Exchange Control Panel) daje zarówno administratorom, jak i użytkownikom pełną obsługę systemu pocztowego. Czego nie można zrobić przez przeglądarkę, bardziej wymagający administratorzy mogą wykonać z poziomu PowerShella i modułu do zarządzania usługami Online. Mamy również możliwość udostępnienia treści informacyjnych dla klientów poprzez portal webowy oraz witryny współpracy firmowej na platformie SharePoint. Możemy również sprawdzić status współpracowników i jeżeli są dostępni, nawiązać z nimi komunikację poprzez Lynca. Od grudnia 2011 roku możemy również wykorzystać klientów Lync na urządzeniach z Androidem, iphone ach, ipadach oraz telefonach z Windows Phone 7.5. Office 365 to rozwiązanie, które można śmiało zastosować w małej firmie, jako alternatywę dla tworzenia własnej infrastruktury serwerowej i ponoszenia kosztów związanych z zarządzaniem tymi systemami. Można je również wykorzystać w bardzo dużych przedsiębiorstwach jako uzupełnienie istniejącej infrastruktury, gdzie możemy przenieść do chmury tylko część zasobów i usług, stosując model hybrydowy. Wszystko w zależności od potrzeb naszej firmy. Ciekawym rozwiązaniem jest również xiii

14 xiv Przedmowa do wydania polskiego bezpłatna możliwość wykorzystania Office 365 w placówkach edukacyjnych, którą Microsoft wprowadził w czerwcu tego roku. Ta książka wprowadza nas do administracji usługami Office 365 dla małych firm. W modelu tym niektóre opcje nie są dostępne ze względów licencyjnych, jednak większość parametrów konfiguruje się tak samo jak w rozwiązaniach klasy Enterprise. Nawet administrator dużej organizacji, która chciałaby skorzystać z możliwości Office 365, może skorzystać z informacji zawartych w kolejnych rozdziałach książki do wykonania większości zadań administracyjnych. Jakkolwiek z tej książki, co należy śmiało powiedzieć, nie dowiemy się niczego na temat migracji skrzynek ani federowania istniejącej infrastruktury z chmurą publiczną. Trzeba również zauważyć, że nie wszystkie opcje Office 365 dostępne w Stanach Zjednoczonych zostały zaimplementowane w wersji produktu dla rynku europejskiego (np. potwierdzenia SMS), ale niewątpliwą zaletą jest fakt, że zarówno interfejs administracyjny, jak i dla użytkownika końcowego zostały spolszczone i nawet osoba nie znająca dobrze angielskiego może śmiało poruszać się po stronach Office 365. Część stron pomocy technicznej nie została przetłumaczona lub jest tłumaczona maszynowo, co może wprowadzić Czytelnika w stan lekkiego osłupienia, ale dotyczy to tylko bardzo zaawansowanych funkcjonalności, które dla większości użytkowników czy nawet administratorów nie są niezbędne. Tam gdzie było to możliwe, tłumaczenie książki odwołuje się do spolszczonych wersji narzędzi administracyjnych, co dodatkowo powinno ułatwić pracę Czytelnikom książki. Życzę dobrej zabawy przy czytaniu, konfigurowaniu Office 365 w ramach bezpłatnych testów oraz późniejszej pracy. Nie twierdzę, że Exchange czy SharePoint są produktami bardzo prostymi w obsłudze, jednak po przeczytaniu tej książki na pewno staną się równie przyjazne jak Word czy Outlook. Jako uzupełnienie zapraszam serdecznie na spotkania założonej przeze mnie Polskiej Grupy Użytkowników Exchange (PEPUG), gdzie poruszane są tematy z zakresu Exchange, Lync, Office 365 i pokrewnych technologii, gdzie można podzielić się własnymi doświadczeniami lub posłuchać opinii innych użytkowników powyższych systemów. Konrad Sagała Exchange Most Valuable Professional

15 Wprowadzenie Usługi Microsoft Office 365 odnoszą wielki sukces na rynku małych przedsiębiorstw. Zgodnie z informacjami podanymi przez firmę Microsoft, ponad 90% sprzedaży usług Office 365 dotyczy segmentu małych firm. Nie mogę powiedzieć, że jestem tym zaskoczony. Patrząc na możliwości usług w planie Office 365 dla specjalistów i małych firm muszę się zgodzić, że oferta ta jest bardzo atrakcyjna. Niniejsza książka powstała z myślą o właścicielach lub konsultantach małych firm, którzy chcą dowiedzieć się, jak: Określić, czy plan usług Office 365 dla małych firm spełnia ich potrzeby. Zarejestrować i wdrożyć usługi, wliczając w to konfiguracje systemu nazw domen. Uniknąć typowych problemów. Jak najlepiej wykorzystywać usługi Office 365. Książka ta przeznaczona jest dla osób w małych firmach lub dla specjalistów, którzy posługują się komputerami, ale nie są profesjonalistami technicznymi w dziedzinie komputerów. Chociaż konfigurowanie usług Office 365 może być dość proste, pojawiają się też pewne techniczne aspekty, w szczególności w przypadku domen niestandardowych. W książce opisano szczegółowo, jak przenieść domenę niestandardową do usług Office 365, a także jak skonfigurować pulpit komputera. Tak naprawdę opracowanie poradnika dla właścicieli usługi było jednym z głównych jej celów. Mówiąc ogólnie, książka jest poradnikiem dla każdej osoby planującej implementację usług Office 365 dla specjalistów i małych firm, od początkowego zaplanowania, przez wdrożenie po korzystanie z kluczowych funkcji i możliwości. Usługi Office 365 są często aktualizowane warto sprawdzać informacje o usłudze w witrynie Service Updates pod adresem by dowiedzieć się, jakie modyfikacje zostały wprowadzone od momentu opublikowania książki. Podziękowania Zmienna natura usług online wiąże się ze stałym przerabianiem i reorganizowaniem opracowywanego tekstu, co w tym względzie znacznie przekroczyło moje początkowe oczekiwania i założenia. Pragnę podziękować mojej żonie Ryam za jej niesłabnące wsparcie dla tego projektu. Oprócz niej, w kluczowych momentach zasadnicze znaczenie miało wsparcie ze strony grupy produktu Office 365 dla małych firm w firmie Microsoft, która udostępniała informacje szczegółowe o planowanych zmianach i implementacjach. xv

16 xvi Wprowadzenie Errata Podjęliśmy wszelkie starania w celu zapewnienia poprawności tej książki. Błędy zauważone już po publikacji książki są opisywane w witrynie Microsoft Press oreilly.com: Niewymienione tam błędy można zgłaszać za pośrednictwem tej samej strony. Autor prowadzi również witrynę, gdzie umieszcza informacje o aktualizacjach usług Office 365: Office365answers.com Dodatkowe wsparcie można uzyskać poprzez pocztę elektroniczną Microsoft Press Book Support pod adresem mspinput@microsoft.com. Prosimy pamiętać, że pod wymienionymi powyżej adresami nie jest oferowana pomoc techniczna dla oprogramowania firmy Microsoft. Oczekujemy na Wasze uwagi W firmie Microsoft Press najbardziej cenimy zadowolenie naszych Czytelników, a wszelkie Państwa opinie są dla nas bardzo wartościowe. Swoje komentarze i opinie o książce prosimy kierować pod adres: Zapoznajemy się z każdym komentarzem i pomysłem. Z góry dziękujemy za przesłane uwagi! Pozostańmy w kontakcie Warto rozmawiać! Jesteśmy na Twitterze pod adresem:

17 ROZDZIAŁ 1 Office 365: wielka sprawa dla małych firm W dzisiejszych czasach nie unikniemy korzystania z chmury. Wielkie przedsiębiorstwa dyskutują na jej temat, a małe firmy zadają sobie pytanie Czy w ogóle chmura jest dla nas odpowiednim rozwiązaniem?. Wszędzie dostępne są konferencje, blogi, artykuły czy nawet komercyjne reklamy telewizyjne opisujące zalety chmury, ale trochę trudniej dowiedzieć się, czym rzeczywiście jest chmura i czy sensowne jest jej stosowanie w przypadku niewielkich przedsiębiorstw? Czym jest usługa nazywana chmurą? Usługa chmury, mówiąc najbardziej ogólnie, to usługa, do której mamy dostęp poprzez sieć Internet. Subskrypcja usługi chmury nie różni się wiele od płatności za usługi telefoniczne. Tak naprawdę już obecnie niektóre usługi telefoniczne korzystają z Internetu. Na pewno każdy już zetknął się z pojęciem VoIP (Voice over IP; głos poprzez sieć IP). Jeśli nie, prawdopodobnie widział w telewizji reklamy urządzeń, które umożliwiają telefonowanie poprzez Internet, jak na przykład Magic Jack w USA i Kanadzie. Magic Jack jest usługą telefoniczną korzystającą z chmury. Każda większa witryna internetowa jest usługą chmury. Usługi bankowe dostępne w Internecie to też usługi chmury, podobnie jak Amazon.com. I tak można by przytaczać tysiące przykładów, ale jeśli te usługi są tak powszechne, dlaczego ostatnio chmura stała się takim gorącym tematem? Aby odpowiedzieć na to pytanie, musimy przyjrzeć się, w jaki sposób niewielkie firmy korzystają z usług online. UWAGA Dla potrzeb tej książki niewielka firma została zdefiniowana jako organizacja zatrudniająca do 25 pracowników. Jest to taka sama skala, jaką firma Microsoft stosuje określając plan abonamentowy Office 365 dla specjalistów i niewielkich firm: organizacje od 1 do 25 użytkowników. W ramach tego planu firma Microsoft zezwala na zwiększenie tej liczby przy założeniu, że nie zostanie przekroczona liczba 50 użytkowników. 1

18 2 Rozdział 1: Office 365: wielka sprawa dla małych firm Porównanie aktualnie używanych usług z chmurą Niewielkie firmy wykorzystują wiele różnych usług dostępnych w sieci (online). Sklepy prowadzone przez jedną osobę często korzystają z darmowej poczty elektronicznej, takiej jak Google Mail czy Hotmail. Jeśli jednak firma z czasem powiększa się i zatrudnia kilku pracowników, zachodzi potrzeba lepszej organizacji zasobów cyfrowych i zaczyna inwestować w usługi do obsługi poczty i plików udostępniane przez ISP (dostawca usług internetowych). Niektóre małe firmy same decydują się na zakup serwera i w swojej siedzibie utrzymują usługi na przykład za pomocą produktów rodziny Microsoft Small Business Server, natomiast inne przedsiębiorstwa po prostu wykorzystują potrzebne im usługi udostępniane przez różnych dostawców usług, takich jak poczta, wiadomości błyskawiczne, wideokonferencje czy usługi umożliwiające wspólne opracowywanie dokumentów. Dla dużych korporacji, takich jak Microsoft, Google, IBM czy inni, ten zlepek różnych usług używanych przez niewielkie firmy stwarza możliwość oferowania zestawów usług, które łączą usługi potrzebne firmom w kluczowych obszarach. Korporacje te dysponują funduszami, doświadczeniem i kapitałem do zbudowania, obsługiwania i udostępniania infrastruktury potrzebnej do oferowania tych usług na masową skalę. W rezultacie powstała Chmura, czyli zestawy podstawowych usług dla przedsiębiorstw oferowane przez renomowane firmy i udostępniane po bardzo atrakcyjnych cenach. Czy chmura jest dobrym interesem dla małych firm? Przeanalizujmy, jakie działania trzeba przedsięwziąć i jakie wiążą się z nimi koszty, by zapewnić własne usługi za pomocą serwerów i oprogramowania utrzymywanych przez firmę we własnej siedzibie. Musimy kupić, zainstalować i utrzymywać serwery. Dla tych serwerów będzie potrzebne oprogramowanie i doświadczona obsługa techniczna, która zapewni ciągłą ich pracę. Kwestie te obejmują filtrowanie spamu, skanowanie wirusów, tworzenie kopii zapasowych, zapewnienie bezprzerwowego zasilania, aktualizacje sprzętu i oprogramowania, aktualizacje zabezpieczeń, zapory i wiele innych działań, które są konieczne, by sprawnie i nieprzerwanie działały systemy w siedzibie firmy. Jeśli nie wykorzystujemy własnych usług, jedną z możliwości jest zakup usług udostępnianych przez wielu dostawców. Koszty profesjonalnie utrzymywanych usług mogą być wysokie. Usługi klienckie są często darmowe, ale są też ubogie funkcjonalnie i pogodzić się trzeba z obecnością reklam. W każdym przypadku nie uzyskujemy pełnego zestawu potrzebnych usług. Porównajmy to z zestawem takich usług, jak poczta elektroniczna, możliwości współpracy przy tworzeniu dokumentów, wiadomości błyskawiczne, spotkania w trybie online, dostęp oparty na sieci Web do poczty i dokumentów oraz integracja z telefonami komórkowymi. Ten zestaw usług dostępny jest dla użytkownika jedynie za 6 USD miesięcznie, przy zagwarantowaniu ciągłej pracy na poziomie 99,9% i który udostępnia jedna z firm grupy Fortune 500, taka jak Microsoft! A to jest właśnie

19 Czym jest usługa nazywana chmurą? 3 usługa Office 365. Dla wielu firm jest to wyjątkowo wartościowa oferta i właśnie jej atrakcyjność jest powodem, dla którego jest tyle szumu wokół chmury. Usługa Office 365 w skrócie Dobrze pamiętam spotkanie w firmie w firmie Microsoft z menedżerem projektu usługi Office 365 dla małych firm w celu omówienia zestawu funkcji produktu. Mówiąc szczerze, byłem zdumiony i podejrzewam, że Czytelnicy też będą. Co ważniejsze, dowiedziałem się, że usługi Office 365 to nie tylko szum wokół ich możliwości to pakiet przydatnych funkcji. Poniżej wymienione są niektóre z ważniejszych cech pakietu: 25 GB dla skrzynek pocztowych Możliwość wykorzystywania nazwy domeny firmy dla adresów poczty elektronicznej Możliwość zakupu tylko jednej licencji, jeśli takie są potrzeby firmy Comiesięczne opłaty z możliwością zaprzestania płatności w dowolnym momencie; nie jest wymagana żadna długoterminowa umowa Filtrowanie spamu umieszczanego bezpośrednio w folderze niechcianej poczty Skanowanie (antywirusowe) wszystkich wiadomości pocztowych, zanim zostają dostarczone do użytkownika Udostępnienie statusów wolny/zajęty, co pozwala przeglądać harmonogramy innych osób, organizować spotkania i rezerwować zasoby (takie jak pomieszczenia, samochody czy projektory) za pośrednictwem programów Microsoft Outlook i Microsoft Exchange Możliwość publikowania w Internecie podstawowej witryny sieci Web firmy Funkcja udostępniania zewnętrznego, która pozwala zaprosić osobę spoza firmy do współpracy nad dokumentami w witrynie Microsoft SharePoint Online Gwarancja nieprzerwanego działania usługi na poziomie 99,9% Możliwość zaproszenia do 50 anonimowych użytkowników w związku z organizowanym zdarzeniem w trybie online, takim jak konferencja w sieci Web i rozmowa z tymi użytkownikami przy użyciu mikrofonu w komputerze nie jest wymagane wybieranie numerów 800 Wiadomości błyskawiczne Możliwość edytowania dokumentów pakietu Office w przeglądarce (przy użyciu usługi Office Web Apps) Możliwość synchronizowania wiadomości i kalendarza z urządzeniem przenośnym Jedynie 6 USD opłaty miesięcznie (na użytkownika) A ta lista to tylko początek. Usługa Office 365 jest często aktualizowana warto sprawdzić w witrynie Service Updates ( jakie zmiany zostały wprowadzone w usłudze od momentu wydania tej książki.

20 4 Rozdział 1: Office 365: wielka sprawa dla małych firm UWAGA Jeśli chcemy zmienić naszą usługę telewizji kablowej, po prostu dzwonimy do firmy i już nowe usługi są dostępne. W przypadku usługi Office 365 nie jest tak prosto. Nie możemy po prostu nacisnąć przycisku i zamienić planu dla małych przedsiębiorstw na inny plan, który umożliwia pracę większej liczbie użytkowników usługi. Jeśli w najbliższej przyszłości planujemy zatrudnić 51 pracowników, warto rozpocząć od wykorzystywania planu o większych możliwościach w ten sposób nie będziemy musieli przeprowadzać migracji zawartości, kiedy w firmie będzie już pracowało tyle osób. Porady związane z doborem planu właściwego dla firmy znaleźć można w rozdziale 2 Wybór planu Office 365. Porównanie chmury i usług utrzymywanych samodzielnie Jeśli w siedzibie utrzymujemy własne serwery i zamierzamy przejść do usługi Office 365, trzeba zdawać sobie sprawę, że przejście do chmury wymaga pewnych kompromisów. Chociaż wykorzystywanie zalet usług Office 365 zwalnia nas z wielu obowiązków i pozwala bardziej skupiać się na prowadzonym biznesie, a nie zajmować się podejmowaniem decyzji IT, w kilku obszarach swoboda ta wiąże się jednak z pewnymi ograniczeniami: Dzienniki serwerów Na serwerach przechowywanych jest sporo informacji o ich działaniach, które zazwyczaj nie są widoczne. Specjaliści IT mogą uzyskać dostęp do dzienników zdarzeń, wskaźników wydajności, dzienników serwera sieci Web, dzienników serwera Exchange i wielu innych. W przypadku serwerów utrzymywanych w siedzibie zespół IT może przeglądać te dzienniki i na ich podstawie określać przyczyny pojawiających się problemów. Jeśli przeniesiemy się do usług Office 365, firma Microsoft nie przydzieli nam dostępu do dzienników serwerów, ponieważ serwery te przechowują informacje dla wielu klientów, a nie tylko dla nas. Dostęp do serwera W przypadku usług Office 365 nie możemy logować się do serwera przy użyciu usług terminalowych, a także nie możemy przeglądać, aktualizować czy uzyskiwać dostępu do ustawień na poziomie serwera. Możemy konfigurować ustawienia dotyczące usług naszego konta. Mówiąc ogólnie, to ograniczenie dotyczy osób, które w siedzibie korzystają z dodatków producentów niezależnych dla programów Exchange czy SharePoint i których nie można stosować w przypadku usług SharePoint Online lub Exchange Online. Harmonogram stosowania aktualizacji Firma Microsoft decyduje, kiedy usługi zostaną zaktualizowane. Załóżmy na przykład sytuację, w której odkryliśmy, że określona aktualizacja SharePoint Online dodaje funkcję korzystną dla naszej firmy. W środowisku utrzymywanym samodzielnie możemy od razu zastosować tę aktualizację. W przypadku usług Office 365, w oparciu o własny harmonogram

21 Jakie korzyści przynosi naszej firmie usługa Office 365? 5 działania firma Microsoft zastosuje tę poprawkę usługi lub jej nie zastosuje. Harmonogram ten określa wiele rywalizujących ze sobą kwestii, jak złożoność, zakres korzyści czy ważność w odniesieniu do innych aktualizacji, które trzeba zastosować. Lokalizacja danych W przypadku usług Office 365 dane utrzymywane są w centrum danych, określonym przez adres użyty podczas rejestrowania się w usługach. Nie mamy żadnej kontroli nad miejscem przechowywania danych. Bezpieczeństwo Dostępne są jedynie funkcje zabezpieczeń wbudowane w usługę. Rzecz jasna, w przypadku niektórych przedsiębiorstw wymagania zabezpieczeń nie są spełniane w usłudze Office 365, jak na przykład możliwość wymuszania specjalnego poziomu złożoności haseł czy specjalne wymagania inspekcji. Firmy, których wymagania dotyczące bezpieczeństwa nie są dostępne w usługach Office 365, powinny szukać innych rozwiązań. Ograniczona odpowiedzialność Podobnie jak w przypadku większości usług, jeśli usługi chmury ulegną awarii, firma Microsoft jest odpowiedzialna za zwrot tylko części opłat abonentowych związanych z przerwą w pracy. Jeśli dane zostają utracone, od firmy Microsoft nie można domagać się przywrócenia danych. Szanse na utratę danych są znikome, dzięki zapewnieniu redundancji w centrum danych, stale wykonywanych kopii zapasowych i zapewnieniu pracy awaryjnej dla wszystkich centrów danych. Pomimo tego, dla zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności, wiele firm stosuje dodatkowe systemy archiwizacji poczty elektronicznej i dokumentów. Zależność od połączenia z siecią Internet Jeśli usługi korzystają z chmury, przestaną działać przy braku połączenia z Internetem. Najczęściej nadal będziemy mogli korzystać z poczty elektronicznej lokalnie dzięki trybowi buforowania programu Outlook i lokalnie przechowywanym dokumentom. Jednak powinniśmy przewidzieć alternatywne metody uzyskiwania dostępu do Internetu w sytuacji awarii łącza lokalnego. Jak widzimy, przechowywanie danych w chmurze jest całkiem czymś innym, niż utrzymywanie własnych usług. Gdzie są korzyści, skoro tracimy kontrolę i uzależniamy się od Internetu? Dlaczego więc warto przenieść się do chmury? Jakie korzyści przynosi naszej firmie usługa Office 365? Jak dowiemy się w rozdziale 2, usługa Office 365 dostępna jest za pośrednictwem różnorodnych planów. Niniejsza książka skupia się przede wszystkim na przedsiębiorstwach zatrudniających do 25 pracowników, ale plan ten pozwala tę liczbę zwiększyć do 50 użytkowników. Niezależnie od tego, jaki plan zostanie wybrany i jak go nazwiemy, korzyści dla firmy są takie same i liczne. Usługa Office 365 ułatwia poprawę

22 6 Rozdział 1: Office 365: wielka sprawa dla małych firm wizerunku, zwiększenie produktywności i lepsze wykorzystanie inwestycji w usługi online i produkty Microsoft Office. Profesjonalny wizerunek Jedną z głównych korzyści stosowania usług Office 365 dla małych firm i specjalistów jest wpływ na wizerunek firmy. Dla przykładu weźmy wizytówkę z nazwą firmy i adresem poczty Google Mail czy Hotmail łatwo można wysłać pomyłkową wiadomość. Tradycyjnie poważne firmy korzystają z adresów specyficznych dla przedsiębiorstwa, a nie posługują się darmowymi usługami pocztowymi. Dzięki usługom Office 365 możemy odbierać i wysyłać wiadomości pocztowe z własnej domeny, co firmie zapewnia profesjonalny wizerunek. Czy posiadamy dobrze prezentującą się witrynę sieci Web, gdzie można znaleźć informacje o działalności firmy i ułatwia kontakt potencjalnym klientom? Dzięki usługom Office 365, bez dodatkowych kosztów możemy uruchomić prostą, przejrzystą i profesjonalnie wyglądającą witrynę sieci Web. Jeśli zachodzi potrzeba spotkania się z klientem, spore wrażenie robi wysłanie prośby o spotkanie w programie Outlook, które zawiera łącze do spotkania w trybie online utrzymywanego w programie Lync Online. Spotkania online można znacznie łatwiej zaaranżować, niż mogłoby się to wydawać i dlatego ten sposób komunikacji jest coraz częściej wykorzystywany przez przedsiębiorstwa. Usługa pozwala także korzystać z seminariów w sieci Web czy przeprowadzać konferencje w trybie online jednocześnie dla 50 osób. Tego rodzaju funkcje są zazwyczaj dostępne, tylko jeśli utrzymujemy własne usługi lub wykupimy takie usługi online, co wiąże się ze znacznymi kosztami. Dzięki usługom Office 365 wiele małych firm i specjalistów (nawet firmy jednoosobowe) uzyskują te imponujące możliwości bez konieczności ponoszenia nakładów związanych z utrzymywaniem odpowiedniej infrastruktury oraz mogą prezentować się i działać jak znacznie większe przedsiębiorstwa. Używanie znanych narzędzi i programów Jednym z najlepszych aspektów przejścia do usług Office 365 jest możliwość kontynuacji korzystania z produktów Microsoft Office praktycznie w ten sam sposób co do tej pory. Czas poświęcony na poznanie produktów Office i tworzenie dokumentów tego pakietu nie zostaje utracony, natomiast nasze możliwości zostają powiększone. Dzięki usługom Office 365 możemy łatwo współpracować za pomocą programu SharePoint Online. W rozdziale 11 Korzystanie z usług SharePoint Online dowiemy się, że nawet nie musimy opuszczać programu Microsoft Word, kiedy chcemy otworzyć i edytować dokumenty utrzymywane w usługach SharePoint Online.

23 Jakie korzyści przynosi naszej firmie usługa Office 365? 7 RYSUNEK 1-1 Funkcje ewidencjonowania dokumentów programu Microsoft Word 2010 pojawiają się, jeśli używamy programu Word razem z usługami SharePoint Online. Tak naprawdę wolę traktować usługi Office 365 dla specjalistów i małych firm bardziej jak metodę rozszerzania pakietu Microsoft Office o funkcje chmury, niż jak wyłącznie zakup usług chmury. Wiele funkcji pakietu Microsoft Office pojawia się, jeśli używamy usługi Office 365. Na przykład, jak widać na rysunku 1-1, program Microsoft Word automatycznie rozpoznaje, czy jest połączony z usługami SharePoint Online i pozwala sprawdzać dokument. Nie są potrzebne żadne dodatkowe konfiguracje, dodatki czy specjalne ustawienia. W rezultacie najczęściej możemy korzystać z zalet usług Office 365 nawet bez opuszczania aplikacji pakietu Microsoft Office. Nadal korzystamy ze znanego interfejsu użytkownika, a ponadto uzyskujemy dodatkowe korzyści związane z udostępnianiem dokumentów i możliwościami wspólnego ich opracowywania. Praca w biurze i poza nim Ponieważ dane przechowywane są w chmurze, możemy pracować w dowolnym miejscu, w którym dostępny jest Internet, wliczając w to telefony komórkowe. Jeśli w biurze połączenie z siecią Internet przestaje działać, możemy po prostu przejść do najbliższej kawiarni, w której jest bezprzewodowe połączenie z siecią i kontynuować naszą pracę. Kiedy jesteśmy poza biurem i programami Microsoft Office, możemy użyć

24 8 Rozdział 1: Office 365: wielka sprawa dla małych firm dowolnej przeglądarki na komputerze, by uzyskać dostęp do poczty elektronicznej czy dokumentów. Ponadto usługa Office 365 synchronizuje naszą pocztę z telefonem komórkowym tak, by odbieranie i odpowiadanie na wiadomości było możliwe bezpośrednio z telefonu. Bezpieczeństwo i dostępność Przerwy w dostępie do poczty dość mocno wpływają na różne obszary działania firmy. Utrzymywanie własnych usług pocztowych zapewnia pełną kontrolę, ale narzuca także odpowiedzialność za obsługę w okresach przerw działania lokalnego sprzętu, problemów z bezpieczeństwem lokalnego połączenia ISP czy obsługę nieprzewidzianych problemów powstałych podczas aktualizowania i konfigurowania zmian. Te same problemy dotyczą usług oferowanych zewnętrznie, jednak procedury i procesy aktualizowania usług w centrum danych prowadzonych przez firmę Microsoft, które warte są milionów dolarów i obsługują miliony skrzynek pocztowych, mówiąc ogólnie są o parę rzędów bardziej rygorystyczne. Usługi Office 365 są udostępniane przy zagwarantowaniu ciągłości pracy na poziomie 99,9 %. Oznacza to, że jeśli usługi nie będą działać dłużej niż 9 godzin w ciągu roku, otrzymamy zwrot pieniędzy. W przeliczeniu na rozliczenia miesięczne zwrot opłat następuje po niezaplanowanej przerwie dłuższej niż 45 minut. Dla wielu małych firm osiągnięcie takiego poziomu dostępności byłoby bardzo trudne przy użyciu własnych rozwiązań. Tabela 1-1, zaczerpnięta z umowy Exchange Online Microsoft Exchange Online Service Level Agreement (SLA), szczegółowo pokazuje poziom gwarancji. TABELA 1-1 Ciągłość działania zagwarantowana dla usługi Office 365 i zmniejszenie opłat za usługę Miesięczny czas pracy (procentowo) Zmniejszenie opłaty za usługę < 99.9% 25% < 99% 50% < 95% 100% DODATKOWE INFORMACJE Skanowanie wirusów dla komputerów lokalnych można uzyskać przy użyciu darmowej usługi Microsoft Security Essentials ( Dodatkowe informacje na temat centrów danych firmy Microsoft znaleźć można w raporcie Office 365 Security and Service Continuity for Enterprises dostępnym pod adresem Chociaż dokument ten opisuje ofertę Office 365 dla dużych przedsiębiorstw, usługi dla średnich i małych firm świadczone są w tych samych centrach danych.

25 Co zawierają usługi Office 365? 9 Takie same racjonalne przesłanki stosować można do bezpieczeństwa. W centrach danych usługa Office 365 zapewnia pełne skanowanie wirusów i zarządzanie spamem. Ponadto warto wiedzieć, że centra danych firmy Microsoft uzyskały certyfikaty instytucji niezależnych, testujących zgodność ze standardami i procedurami akceptowanymi w branży. Co zawierają usługi Office 365? W pewnym stopniu subskrypcja usług Office 365 jest podobna do kupowania planu telewizji kablowej. Jakie kanały telewizyjne będziemy mogli oglądać, zależy od rodzaju zakupionego pakietu zestaw udostępnionych funkcji Office 365 zależny jest od planu subskrypcji. Bardzo istotny jest wybór właściwego planu, a przy podjęciu prawidłowej decyzji pomocne będą informacje zamieszczone w rozdziale 2. Wszystkie plany zawierają jednak na pewnym poziomie trzy usługi podstawowe Exchange Online, SharePoint Online i Lync Online. Usługa Office Web Apps jest również kluczową funkcją, ponieważ jest częścią SharePoint Online; nie jest osobną usługą. Ponieważ przed wyborem trzeba najpierw zapoznać się, co udostępniają poszczególne kanały, w kolejnych podrozdziałach bliżej przyjrzymy się podstawowym usługom produktu Office 365, a także opcji Office Professional Plus. Exchange Online dla poczty Exchange Online to usługa pocztowa Office 365 (którą firma Microsoft nazywa Messaging ). Zazwyczaj korzystamy z programów Outlook 2007 lub Outlook 2010 do łączenia się ze skrzynkami pocztowymi usługi Exchange Online. Ponadto częścią usług Office 365 jest wersja programu Outlook oparta na przeglądarce, nazywana Outlook Web App (skrótowo często nazywana OWA). Usługa OWA jest w pełni funkcjonalną aplikacją sieci Web, dzięki której możemy zarządzać pocztą praktycznie z dowolnego komputera czy nawet urządzenia przenośnego. Dzięki programowi Outlook i usłudze Outlook Web App mamy większe możliwości, niż tylko zarządzanie pocztą . Możemy konfigurować spotkania, przeglądać, kto aktualnie pracuje w sieci, a kto nie (wskaźniki obecności), odczytywać dokumenty z usługi SharePoint Online, łączyć się z blogami i innymi usługami (poprzez źródła RSS), zarządzać zadaniami, tworzyć listy zadań do wykonania i wiele innych. Usługa Exchange Online opiera się na oprogramowaniu Exchange Server 2010, które zapewnia usługi pocztowe klasy przedsiębiorstwa dla wielu dużych firm na całym świecie. Nie należy jednak zakładać, że pojęcie klasy przedsiębiorstwa oznacza zbyt skomplikowane i rozbudowane dla potrzeb małej firmy. To, że usługa dedykowana dla przedsiębiorstwa może być skomplikowana, nie oznacza, że trzeba z niej korzystać w ten sam sposób. Plan dla małych firm dla usług Office 365 został uproszczony i w rezultacie w portalu administracyjnym udostępnionych jest znacznie mniej

26 10 Rozdział 1: Office 365: wielka sprawa dla małych firm możliwości. Niektóre najprostsze funkcje są jednocześnie najbardziej przydatne. Skupimy się na tych funkcjach, które są proste w implementacji i mają duże znaczenie, takich jak ewidencjonowanie dokumentów w usłudze SharePoint Online, wysyłanie zaproszeń do spotkania w programie Outlook czy tworzenie grup dystrybucji za pomocą usługi Exchange Online. Oprócz programów Outlook 2007 i Outlook 2010 możemy posługiwać się programem Microsoft Outlook 2011 for Mac czy innymi klienckimi programami pocztowymi, które obsługują protokół POP (na przykład Windows Live Mail) lub protokół IMAP. Program Outlook 2003 nie jest obecnie obsługiwany w usługach Office 365, a był obsługiwany za pomocą usług Business Productivity Online Suite (nazwa poprzedniej wersji usług). Jeśli korzystamy z oprogramowania Outlook 2003, musimy je aktualizować, by korzystać z usług Office 365. Warto zapoznać się ze szczegółowymi informacjami na temat opcji subskrypcji Office Professional Plus i sposobom subskrybowania programu Office 2010, a nie kupowania go za gotówkę. Korzystanie z usług Office 365: Prawdziwa historia Podczas konsultacji w niewielkiej firmie udzielającej kredytów hipotecznych pytałem menedżera IT, czy korzysta z innych usług online poza pocztą elektroniczną. Jak często w takim przypadku, odpowiedź brzmiała nie, tak więc przeszedłem do typowego opisywania, jak usługi SharePoint Online dzięki dostępowi do dokumentów umożliwiają rozłożenie siły roboczej. Menedżer ożywił się i zapytał, czy oznacza to, że będą mogli przeglądać dokumenty i publikować je w SharePoint. Obecnie, jak wyjaśniał, jeden pracownik poświęca dziennie do dwóch godzin na kopiowanie dokumentów i faksowanie ich do agentów, którzy pracują w różnych częściach kraju. Dzięki usłudze Office 365 pracownik może teraz skanować dokumenty i umieszczać otrzymane pliki PDF w usłudze SharePoint Online, a następnie automatycznie wysyłać powiadomienia , by monitować agentów o zalogowanie się w usłudze i zapoznanie się z dokumentami bądź pobranie ich do telefonu. Miesięcznie zaoszczędził nam Pan 40 godzin stwierdził menedżer. Rozwiązanie to było bardzo proste do zaimplementowania i nie wymagało żadnego nietypowego kodu, specjalnych aplikacji czy aktualizacji (inaczej niż początkowa konfiguracja Office 365). Urządzenia przenośne automatycznie są uwzględniane. Właściciel firmy zrezygnował z trochę tańszej usługi, ale nieoczekiwane korzyści uzyskane dzięki usłudze SharePoint Online zasadniczo uzasadniały koszt całej subskrypcji. Stosowanie technologii do rozwiązywania tego rodzaju problemów pokazuje, jakie nieoczekiwane korzyści przynoszą zwiększanie produktywności.

27 Co zawierają usługi Office 365? 11 Poniżej wymieniono cechy poczty elektronicznej wchodzącej w skład Office 365, które są ważne dla wielu małych firm: 25 GB pojemności skrzynki pocztowej Domyślnie otrzymujemy skrzynkę pocztową o pojemności 25 GB i to jest największa możliwa wartość. W praktyce jest to znacznie więcej niż potrzeba. W rzeczywistości, jeśli mamy skrzynkę pocztową znacznie większą niż 1 GB, powinniśmy zmniejszyć jej wielkość, ponieważ znacznie spada wydajność programu Outlook podczas wyszukiwania określonej zawartości. Brak reklam Darmowe usługi pocztowe jako metodę pozyskiwania funduszy na swoją działalność wykorzystują reklamy dołączane do przekazywanych wiadomości. Przy korzystaniu z usług Exchange Online nasze wiadomości nie będą zaśmiecone żadnymi dodatkowymi wiadomościami czy sloganami. Filtrowanie spamu Firma Microsoft stosuje własny produkt, ForeFront Protection for Exchange ( en/us/default.aspx), by filtrować spam i z tego tytułu nie pobiera opłat. ForeFront powszechnie uważany jest za niezawodny system filtrowania spamu. Ochrona przed wirusami i złośliwym oprogramowaniem Funkcje te również są zapewniane przez oprogramowanie ForeFront wszystkie przychodzące i wychodzące wiadomości w usłudze Exchange Online są zawsze skanowane pod kątem złośliwego oprogramowania. Należy pamiętać, że oprogramowanie antywirusowe powinno być także zainstalowane na naszych komputerach PC i nie jest ono częścią usług Office 365. Kontakty Lista kontaktów to bardzo istotna funkcja dla wielu małych firm. Kontaktem mogą być potencjalni klienci, dostawcy czy pracownicy na kontraktach każdy, kto nie jest częścią organizacji, a o kim trzeba przechowywać informacje. Przy użyciu programu Outlook możemy tworzyć listy kontaktów, do których dostęp mamy tylko my. Dzięki usłudze Exchange Online możemy tworzyć i udostępniać kontakty w całej firmie. W rozdziale 8 Korzystanie z programu Outlook Web App dowiemy się, jak udostępniać kontakty. Alias skrzynki pocztowej Często może zachodzić potrzeba korzystania ze skrzynki pocztowej, która ma kilka tożsamości. Chociaż adres skrzynki to przykładowo bill@contoso.com, może zachodzić potrzeba, by Bill otrzymywał także wiadomości adresowane sales@contoso.com. W usługach Office 365 konfiguracja taka jest prosta i została opisana w rozdziale 8. Obsługa urządzeń przenośnych Bez dodatkowych kosztów możemy korzystać z urządzeń, takich jak iphone, Windows Phone, Android czy innych i wysyłać bądź odbierać wiadomości lub przeglądać dokumenty. Do planu Office 365 dla małych firm dołączona została możliwość skonfigurowania urządzenia przenośnego tak, by łączyło się z naszymi usługami. Posiadanie telefonu połączonego z przepływem informacji w przedsiębiorstwie pozwala firmie i jej pracownikom pozostawać w kontakcie i mieć dostęp do aktualnych informacji o zdarzeniach.

28 12 Rozdział 1: Office 365: wielka sprawa dla małych firm Możemy wysyłać i odbierać maile, odpowiadać na powiadomienia o spotkaniach, przeglądać dokumenty (a w tym slajdy pokazów Microsoft PowerPoint, co ilustruje rysunek 1-2), odbierać alerty czy powiadomienia i wiele innych. RYSUNEK 1-2 Slajd programu PowerPoint na urządzeniu przenośnym WAŻNE Dostawcy usług telekomunikacji komórkowej mogą pobierać opłaty w zależności od ilości przesłanych danych, tak więc trzeba zdawać sobie sprawę, jakie opłaty są powiązane z wiadomościami odbieranymi czy przesyłanymi za pomocą telefonu. W szczególności ma to znaczenie przy podróżach zagranicznych trzeba upewnić się, jakie opłaty będą pobierane, jeśli stosowany jest roaming. Spotkałem powszechnie szanowanych członków społeczności IT, którzy otrzymali rachunki przekraczające USD, ponieważ nie zdawali sobie sprawy, że podczas pobytu zagranicą ich telefon korzystał co dwie minuty z usług lokalnego dostawcy, by przesyłać i odbierać pocztę. Dostęp do poczty w sieci Web Dostęp do poczty elektronicznej możemy uzyskać na dowolnym komputerze podłączonym do sieci Web przy użyciu bardzo funkcjonalnego programu Outlook Web App pod adresem Planowanie spotkań Usługa Exchange Online w Office 365 pozwala nam wykorzystywać program Outlook 2007, Outlook 2010 lub Outlook Web App do łatwego wyszukiwania okresów wolnego czasu i zaplanowania spotkania. Podpisy Program Outlook i usługa OWA umożliwiają dodawanie podpisu czy zestawu podpisów do wiadomości . Zapewnia to profesjonalny i ujednolicony wygląd i powiększa możliwości kreowania wizerunku firmy. Reguły Jedną z najbardziej popularnych funkcji programu Outlook jest możliwość tworzenia niestandardowych reguł zarządzania wiadomościami . Reguły mogą być stosowane do każdej przychodzącej i wychodzącej wiadomości, na przykład Jeśli odbieram wiadomość zaadresowaną do mnie od prospect@ mywebsite.com, wygeneruj dźwięk Alarm lub Jeśli odbieram wiadomość zawierającą w temacie wyrażenie pilne, oznacz tę wiadomość jako ważną i umieść w folderze Pilne.

29 Co zawierają usługi Office 365? 13 Wiadomości informujące o nieobecności w biurze Kiedy podróżujemy lub jesteśmy nieobecni, możemy w prosty sposób skonfigurować automatyczną odpowiedź, która poinformuje, jak można się z nami skontaktować lub kto nas zastępuje w okresie nieobecności. SharePoint Online dla witryn sieci Web i wspólnego opracowywania dokumentów Czy próbowaliście wspólnie opracowywać dokument w grupie osób poprzez przesyłanie tego dokumentu za pośrednictwem poczty elektronicznej? Program Microsoft Word udostępnia w tym względzie przydatne narzędzia. Na przykład, przy użyciu funkcji śledzenia zmian różni użytkownicy mogą łatwo przeglądać modyfikacje dokumentu oraz posiadają informacje, kto je wprowadził i mogą zaakceptować bądź odrzucić te zmiany. Dzięki funkcji komentarzy w programie Word można wprowadzać komentarze dla innych osób, a także przeglądać komentarze innych użytkowników. Żadna jednak z tych funkcji nie rozwiązuje problemu wersji, który powstaje podczas obiegu dokumentu za pośrednictwem poczty elektronicznej. Na przykład, John wysyła za pomocą wiadomości dokument do zespołu z opisem To jest pierwsza wersja robocza poradnika nowego użytkownika. Proszę o komentarze i zwrot do środy. W środę John otrzymuje trzy dokumenty, każdy z innymi komentarzami i modyfikacjami. Poświęca dzień na połączenie tych zmian i przesyła nowy dokument z opisem Zaktualizowana wersja robocza w oparciu o wasze komentarze. Proszę o przejrzenie i powiadomienie do piątku, czy dokument można zaakceptować. Po trzech godzinach John otrzymuje wiadomość od członka zespołu z informacją John, przesłałem wersję roboczą do Emily, która ma wartościowe poprawki. Czy możesz je wprowadzić?. Emily tak naprawdę wprowadziła istotne aktualizacje do poprzedniej wersji. Druga wersja robocza jest już w obiegu i jest korygowana przez innych. Co John powinien zrobić? Kontrola wersji dokumentu przy użyciu usługi SharePoint Online Usługa SharePoint Online rozwiązuje problem Johna; zamiast przesyłania samego dokumentu do wielu odbiorców, John wysyła łącze do dokumentu. Aby uniknąć problemów związanych z wersją dokumentu, usługa SharePoint Online utrzymuje jedną prawdziwą kopię, która jest ewidencjonowana. Kiedy członek grupy pobiera dokument, by go opracowywać, pozostali członkowie zespołu nie mogą modyfikować tej wersji dokumentu, a wszystkie wersje dokumentu zapisywane są sekwencyjnie. Na rysunku 1-3 pokazano, że Allison wyewidencjonowała dokument w witrynie SharePoint Online. Po otwarciu dokumentu Allison nie musi powracać do usługi SharePoint, by zaewidencjonować dokument, czyli zarządzać wersjami dokumentu można to zrobić wewnątrz programu Word, co zademonstrowaliśmy wcześniej na rysunku 1-1.

30 14 Rozdział 1: Office 365: wielka sprawa dla małych firm Ewidencjonowanie dokumentów ułatwia zarządzanie wieloma wersjami edytowanych dokumentów, ponieważ każdy współautor oznacza i dodaje komentarze do tego samego dokumentu. Ponadto, jeśli ktoś prześle nowy dokument nazwany tak samo, możemy łatwo skonfigurować program SharePoint Online, by zachowywane były wszystkie wersje, a numery wersji były automatycznie inkrementowane. Możemy także sprawdzać, kto modyfikował dokument i dodawać dla innych użytkowników informacje o stanie dokumentu, które pokazują, że dany dokument to kopia robocza, recenzowana, końcowa czy zamknięta. Ponadto, w prosty sposób możemy skonfigurować usługę SharePoint Online tak, by przesyłała powiadomienie , ilekroć dokument zostaje zmieniony czy aktualizowany. Nawet same te funkcje znacznie poprawiają produktywność. RYSUNEK 1-3 Wyewidencjonowanie dokumentu w usłudze SharePoint Online Zewnętrzne udostępnianie dokumentu Oprócz wspólnego opracowywania dokumentu w grupie pracowników możemy udostępniać witrynę współpracy dokumentu użytkownikom spoza firmy. Firma Microsoft nazwała tę funkcję zewnętrznym udostępnianiem dokumentu, jednak techniczna nazwa takiej funkcji to extranet. Extranet to sieć komputerowa, w której możemy przydzielać dostęp do wewnętrznych zasobów użytkownikom spoza firmy. Dzięki zewnętrznemu udostępnianiu dokumentów możemy współpracować nad dokumentami razem z partnerami, użytkownikami zatrudnionymi na kontraktach, dostawcami czy innymi osobami i organizacjami. Plan Small Business (Małe

31 Co zawierają usługi Office 365? 15 przedsiębiorstwa) bez ponoszenia dodatkowych kosztów pozwala zapraszać do firmy maksymalnie 50 użytkowników zewnętrznych. WAŻNE Komunikacja w usłudze SharePoint Online w ramach planu P1 nie obejmuje stosowania protokołów SSL (Secure Sockets Layer). Niektóre funkcje będą więc ograniczone i oznacza to, że podczas przesyłania w Internecie dokumenty nie są zaszyfrowane. Firma Microsoft dołącza obsługę SSL dla planów wyższych poziomów. Jest to jedna ze wspomnianych wcześniej kwestii dotyczących bezpieczeństwa. Publiczna witryna sieci Web Usługa SharePoint Online, podobnie jak Office 365 dla małych przedsiębiorstw, umożliwia publikowanie witryny sieci Web o dostępie publicznym. Witrynę możemy utworzyć za pomocą narzędzia Site Designer Wizard, które ułatwia tworzenie atrakcyjnej i prostej witryny sieci Web odpowiedniej dla wielu małych firm. Witryna nie może być w pełni dostosowywana, ponieważ do jej tworzenia musimy posługiwać się kreatorem, a także nie możemy uruchamiać niestandardowego kodu, takiego jak systemy koszyków sklepowych czy systemy płatności. Pomimo tego dla wielu firm, którym potrzebne jest jedynie prezentowanie tożsamości w sieci Web, by umożliwić kontakty z klientami, dostawcami, partnerami czy innymi osobami, witryna ta pozwala realizować te zadania, a także umieszczać opisy dotyczące działalności i oferowanych usług oraz udostępnia kilka innych stron. Przeglądanie plików w trybie offline Pojęcie przeglądanie w trybie offline oznacza przeglądanie lub opracowywanie dokumentów utrzymywanych w sieci, jeśli nie mamy dostępu do Internetu. Przypomina to oglądanie programów telewizji kablowej zarejestrowanych za pomocą nagrywarki TiVo. Możemy odłączyć kabel i nadal oglądać nagranie. Niektórzy dostawcy samej usługi chmury próbują upowszechnić pogląd, że dostęp do danych w trybie offline jest nam tak naprawdę niepotrzebny. Jednak żyjemy w świecie rzeczywistym i wiemy, że czasem zdarzy się nieoczekiwany telefon w nieodpowiednim momencie i będziemy musieli w pośpiechu uzyskać dostęp do ważnych danych (jak budżet danego projektu, lista telefonów czy fakturę). W takich momentach problemem będzie to, że jesteśmy w samochodzie, na parkingu, na boisku czy w innym dziwnym miejscu, gdzie nikt nie przewidział, że potrzebny będzie dostęp do Internetu. Czasami także jesteśmy w podróży i również nie jest dostępne połączenie internetowe, a musimy korzystać z dokumentów. Na przykład sporo pracy wykonywanej jest na pokładzie samolotu. Możemy edytować pliki, które zostały dla nas wyewidencjonowane, nawet jeśli pracujemy w trybie offline. Ponadto usługa SharePoint Online pozwala publikować dokumenty w folderze programu Outlook, gdzie możemy przeglądać lub opracowywać

32 16 Rozdział 1: Office 365: wielka sprawa dla małych firm je w trybie offline. Na koniec mamy do dyspozycji obszar roboczy programu SharePoint, dzięki któremu możemy zsynchronizować pliki z witryną SharePoint Online. Udostępnione listy, kalendarze i kontakty Nie tylko dokumenty mogą być udostępniane za pomocą usługi SharePoint Online. Przy użyciu programu Outlook możemy łatwo tworzyć listy kontaktów i opublikować je dla całej firmy lub tylko dla określonej grupy pracowników. Możemy także udostępnić wspólny kalendarz. Zdarzenia wpisane w kalendarzu pojawiają się w kalendarzu udostępnionym zaraz obok kalendarza osobistego w programie Outlook. Każdy pracownik firmy widzi te same zdarzenia, ale nie widzi naszego osobistego harmonogramu spotkań. Takie samo działanie dotyczy wielu list zadań. W rozdziale 11 dowiemy się, jak dodawać udostępniane kalendarze i tworzyć listy. Różnorodne listy niestandardowe mogą być importowane z programu Microsoft Excel lub tworzone przy użyciu programu SharePoint Online, takie jak listy dostawców, spisy inwentaryzacyjne, listy sprzedażowe, schematy marketingowe, śledzenie stanu różnych projektów, cykle zatwierdzania dokumentów, zarządzanie cyklami sprzedaży i wiele innych. Aplikacje niestandardowe Jeśli zakupiliśmy witrynę sieci Web u dostawcy takich usług, najprawdopodobniej nasza witryna jest utrzymywana na serwerze, który udostępnia równiż wiele innych witryn klienckich. Działa to wystarczająco dobrze dla większości małych firm i powoduje, że usługi hostingowe są względnie tanie. Usługa SharePoint Online działa na tej samej zasadzie wielokrotnego najmu. Witryny i ich zawartości w usłudze SharePoint Online są utrzymywane na serwerze wraz z witrynami i zawartościami innych klientów, ale są od siebie odseparowane, co wymusza zastosowana technologia zabezpieczeń. Program SharePoint umożliwia także dodawanie do witryny aplikacji niestandardowych. W przypadku usług wielokrotnego najmu opcja ta tworzy pewne problemy. Na przykład, co stanie się, jeśli ktoś prześle aplikację, która zajmie sporą część procesora, na przykład próba przewidzenia możliwej trasy przejścia huraganu, lub co stanie się, jeśli ktoś prześle aplikację, która próbuje zarezerwować wyłącznie dla siebie dużą ilość pamięci. CPU i pamięć to współdzielone zasoby, które potrzebne są wszystkim użytkownikom serwera. Jeśli jedna witryna nadmiernie wykorzystuje zasoby, wpływa to niekorzystnie na wydajność pozostałych aplikacji. Aby rozwiązać ten problem, firma Microsoft stworzyła w programie SharePoint mechanizm izolowania nazwany piaskownicą (sandbox). Aplikacjom uruchomionym w trybie izolowania (w piaskownicy) przydzielany jest określony zestaw zasobów, który nie może być przekroczony. Tak więc będziemy mogli utrzymywać aplikacje napisane dla naszej firmy lub aplikacje producentów niezależnych, które zostały zaprojektowane, by działać w izolowanym środowisku SharePoint. Niektóre aplikacje

33 Co zawierają usługi Office 365? 17 SharePoint nie zostały opracowane tak, by funkcjonować w piaskownicy rozważając zastosowanie aplikacji niestandardowych musimy upewnić się, że są zaprojektowane, by działać w izolowanym środowisku. Jeśli projektanci mają wątpliwości związane z tym tematem, informacje szczegółowe znajdą pod adresem en-us/library/gg aspx*. Office Web Apps Usługi Office Web Apps (OWA) nie należy mylić z programem Outlook Web App, dla którego również często używany jest skrót OWA to przeglądarkowe wersje programów Word, Excel, PowerPoint i Microsoft OneNote. Posługując się przeglądarkami Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Google Chrome lub Apple Safari możemy otwierać dokumenty utrzymywane w usługach SharePoint Online (rysunek 1-4) i bez zainstalowanego pakietu Microsoft Office wykonywać edycje tych dokumentów korzystając z uproszczonych zestawów funkcji. RYSUNEK 1-4 Microsoft Word Web App w przeglądarce Internet Explorer 8 * Podawane w książce odsyłacze do stron internetowych kierują do polskich wersji dokumentów, o ile takie istnieją. W innych przypadkach (gdy dokument dostępny jest tylko w języku angielskim) opatrywany jest on przypisem. Dotyczy to m.in. dokumentu wskazanego w tym miejscu, który dostępny jest tylko w języku angielskim (wszystkie przypisy pochodzą od redaktora wydania polskiego).

34 18 Rozdział 1: Office 365: wielka sprawa dla małych firm Dostęp do dokumentów możemy także uzyskać przy użyciu urządzeń przenośnych. Jest to przydatna funkcja, kiedy musimy przejrzeć ważny dokument, ale z Internetem możemy połączyć się jedynie poprzez telefon komórkowy. Sytuacje takie można mnożyć, na przykład kiedy potrzebujemy, by ktoś inny pilnie przejrzał dokument, ale osoba ta jest dostępna tylko poprzez telefon. Takie możliwości nazywam zwiększaniem produktywności. Wiadomości błyskawiczne i spotkania online przy użyciu usług Lync Online Jak widać na rysunku 1-5, usługi Lync Online zapewniają przesyłanie wiadomości błyskawicznych, połączenia głosowe, spotkania w trybie online i sprawdzanie obecności w usługach Office 365. Aby korzystać z programu Lync Online, instalujemy klienta Lync Program Lync 2010 jest udostępniany jako część subskrypcji planu Office 365 dla specjalistów i małych firm bez dodatkowych opłat i powinien być instalowany na każdym komputerze, który będzie korzystał z usług Office 365. Program Lync 2010 zajmuje niewiele pamięci, wygląda atrakcyjnie i jest prosty w użyciu. Łatwo w nim przesyłać wiadomości błyskawiczne i korzystać z innych funkcji. Chociaż interfejs użytkownika tego programu wygląda bardzo prosto, nie oznacza to, że program jest tylko podstawową aplikacją! Program Lync 2010 to spory pakiet funkcji, takich jak na przykład kompletny system przeprowadzania wideokonferencji w sieci Web. W rozdziale 12 Korzystanie z usług Lync Online omówiono najbardziej przydatne funkcje programu i przedstawiono najlepsze sposoby jego stosowania. RYSUNEK 1-5 Lync 2010

35 Co zawierają usługi Office 365? 19 Wiadomości błyskawiczne Nic nie zastąpi wiadomości błyskawicznych (IM, Instant Messaging), kiedy natychmiast trzeba zdobyć jakąś informację. Funkcja IM, nazywana czasem chat, udostępniana jest przez różne darmowe usługi, jak Google Talk, Live Messenger, Skype czy GaduGadu. Szybka odpowiedź uzyskiwana dzięki IM eliminuje przesyłanie kilku wiadomości i pozwala przejść w naszym projekcie do następnego etapu bez konieczności oczekiwania na odpowiedź. I ponownie, taka funkcja oznacza zwiększenie produktywności. Przy użyciu usług Lync Online i klienckiego programu Lync 2010 uzyskujemy dla organizacji prywatny system wiadomości błyskawicznych. Możemy wyszukać numer telefonu użytkowników, sprawdzić, czy są w sieci, przeprowadzić rozmowę typu chat, przesłać pliki czy przeprowadzić rozmowę głosową. Oprócz tego możemy przesyłać wiadomości (chat) z innymi osobami spoza organizacji. Obecność Jedną z najprostszych w użyciu i najbardziej przydatnych funkcji usług Link Online jest sprawdzanie obecności. Funkcja obecności posługuje się kolorowymi kropkami do oznaczenia poszczególnych stanów użytkownika. Przypisania kolorów do stanów są następujące: zielony dostępny; pomarańczowy zajęty; czerwony niedostępny; żółty zaraz wracam; brak koloru offline. Obecność rzecz jasna jest prezentowana w programie Lync 2010 (rysunek 1-7), więc od razu widzimy, czy możemy rozmawiać z daną osobą. Obecność można także sprawdzać w programie Outlook, Outlook Web App (rysunek 1-6), Office Web App, SharePoint Online, Microsoft Office i innych aplikacjach, które korzystają z tej funkcji. RYSUNEK 1-6 Funkcja sprawdzania obecności w programie Outlook Web App Obecność jest bardzo przydatna, kiedy piszemy wiadomość do innej osoby i zauważamy zieloną kropkę obok nazwy użytkownika klikamy wtedy dwukrotnie nazwę i rozpoczynamy sesję przesyłania wiadomości błyskawicznych. Konferencje online Konferencje w trybie online przy użyciu usług Lync Online 2010 mogą być bardzo przydatne. Zazwyczaj, jeśli wymieniamy wiadomości błyskawiczne z drugą osobą

36 20 Rozdział 1: Office 365: wielka sprawa dla małych firm i chcemy przedstawić dokument, obraz czy schemat, trzeba przesłać pocztą elektroniczną plik lub umieścić go w dostępnej lokalizacji (jak usługi SharePoint Online). Ponieważ obie strony przeglądają ten sam dokument, ale nie widzą się wzajemnie, musimy stale przekazywać sobie dodatkowe wskazówki, takie jak Czy jesteś na 5 stronie?. Za pomocą usług Lync Online możemy w prosty sposób zaprosić współpracowników do konferencji online, a następnie udostępnić aplikację w czasie rzeczywistym. Korzystając z aplikacji wszyscy mogą dalej przesyłać wiadomości błyskawiczne jednocześnie patrząc na ten sam dokument. Możemy nawet przekazać drugiej osobie kontrolę nad naszym pulpitem! RYSUNEK 1-7 Funkcja sprawdzania obecności w programie Lync 2010 Przypomnijmy sobie wcześniejsze uwagi na temat aplikacji klasy przedsiębiorstwa i jak małe firmy wzbraniały się przed ich stosowaniem obawiając się, że aplikacje takie są po prostu zbyt skomplikowane lub mają zbyt wiele funkcji, by nadawały się dla małych firm. Można założyć, że sporo małych firm korzysta z jednopokojowego biura bądź zatrudnia jedną czy dwie osoby. W takich sytuacjach stosowanie wiadomości błyskawicznych nie przyniesie wielkich korzyści. Wiele małych firm posiada jednak biuro centralne oraz biura oddziałów poza nim czy tele-pracowników. Wiadomości błyskawiczne i spotkania online mogą być w takich sytuacjach bardzo przydatne. Nawet jeśli firma jest jednoosobowa, usługi Lync Online oferują inną ważną funkcję, o której warto wspomnieć: Lync Online zastępuje usługi Microsoft Live Meeting, umożliwiając realizowanie funkcji konferencji w sieci Web. Usługi porównać można z usługami, takimi jak GoToMeeting.com, które w odniesieniu do jednej osoby są znacznie droższe niż koszt jednego użytkownika w usługach Office 365.