Regulamin udzielania zamówień w Spółce Koleje Małopolskie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Kraków, 2015 r.

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Nr 23/2015 Zarządu Koleje Małopolskie sp. z o.o. z dnia 25 czerwca 2015 r. Regulamin udzielania zamówień w Spółce Koleje Małopolskie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Kraków, 2015 r. 1

2 Rozdział 1 Postanowienia ogólne Zakres stosowania 1 Regulamin udzielania zamówień w Spółce Koleje Małopolskie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością reguluje kwestie udzielania zamówień publicznych udzielanych w celu wykonywania działalności sektorowej, których wartość jest niższa od równowartości w złotych polskich kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy lub w celu wykonywania działalności nie sektorowej, których wartość nie przekracza Euro. Słowniczek 2 Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa o: 1) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), 2) cenie - należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 roku o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2014 r. poz. 915), 3) dostawach - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, 4) usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, 5) robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 grudnia 2012 roku w sprawie wykazu robót budowlanych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1372) lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego, 6) najkorzystniejszej ofercie - należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, albo ofertę z najniższą ceną, 7) ofercie częściowej - należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z treścią zapytania ofertowego, wykonanie części zamówienia, 8) ofercie wariantowej - należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym, odmienny niż określony przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia, 9) postępowaniu o udzielenie zamówienia należy przez to rozumieć postępowanie wszczynane w drodze zapytania ofertowego lub ogłoszenia o zamówieniu umieszczanego na stronie internetowej zamawiającego, 2

3 10) wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia, 11) zamawiającym Koleje Małopolskie Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, 12) zamówieniach należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane 13) zamówieniach sektorowych należy przez to rozumieć zamówienia udzielane przez zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 3 ustawy, i ich związki oraz zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy, z zastrzeżeniem art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy, jeżeli zamówienie jest udzielane w celu wykonywania jednego z rodzajów działalności wymienionych w art. 132 ust. 1 ustawy, w tym zamówienia publiczne udzielane w celu obsługi sieci świadczących publiczne usługi w zakresie transportu kolejowego. Wyłączenie zastosowania 3 Niniejszego regulaminu nie stosuje się do zamówień publicznych, do których zastosowanie mają przepisy ustawy. Zasady udzielania zamówień 4 1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 2. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. 4. Zamawiający nie udziela informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane i wykazał zamawiającemu że dane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może objąć klauzulą poufności, w tym zastrzec tajemnicy przedsiębiorstwa, informacji dotyczących: nazwy (firmy), siedziby, adresu, ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji lub rękojmi i warunków płatności. 5. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami niniejszego Regulaminu. 6. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. Zamawiający może dopuścić prowadzenie postępowania w formie innej niż pisemna, w tym w szczególności w formie elektronicznej lub za pomocą faksu. 3

4 7. Zawiadomienia i oświadczenia wykonawców składane w formie innej niż pisemna uznaje się za doręczone w terminie, o ile ich treść dotarła do Zamawiającego przed upływem terminu, w sposób przewidziany dla danej formy porozumiewania się. Każda ze stron może żądać potwierdzenia doręczenia zawiadomienia i oświadczenia przesłanego faksem lub drogą elektrofoniczną. 8. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może dopuścić prowadzenie postępowania także w innym języku aniżeli język polski Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza Zamawiający. 2. Zamawiający może powierzyć przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia własnej jednostce wykonawczej lub osobie trzeciej Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podlegają wyłączeniu, jeżeli: 1) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia; 2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób; 5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 2. Osoba wykonująca czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, po powzięciu informacji o zaistnieniu okoliczności, o której mowa w ust. 1 obowiązana jest niezwłocznie powiadomić o tym Prezesa Zarządu lub członka Zarządu. 3. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 1, w miarę możliwości powtarza się. 4

5 Rozdział 2 Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia Wniosek o wszczęcie postępowania 7 1. Postępowanie rozpoczyna wniosek o wszczęcie postępowania dla zamówienia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 2. Wniosek sporządza pracownik Departamentu, w ramach którego zadań zamówienie będzie realizowane. 3. We wniosku o przeprowadzenie postępowania, Wnioskodawca wskazuje co najmniej: a) opis przedmiotu zamówienia, tryb postępowania; b) uzasadnienie stosowania Regulaminu, c) wskazanie czy postępowanie dotyczy działalności sektorowej o wartości zamówienia niższej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy czy działalności nie sektorowej o wartości zamówienia poniżej euro, d) opis warunków, jakie powinni spełnić wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia, e) propozycje dokumentów jakie powinni przedłożyć wykonawcy wraz z ofertą, f) istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy lub wzorzec umowy, g) wartość zamówienia według szacunku Wnioskodawcy z zaznaczeniem czy do zawarcia umowy wymagana jest zgoda właściwego organu Zamawiającego zgodnie z Aktem Założycielskim, h) proponowane kryteria oceny ofert, i) wymagany termin wykonania zamówienia. 4. Wraz z wnioskiem Wnioskodawca przedstawia propozycję opisu przedmiotu zamówienia i wzór umowy. 5. Wniosek po zaakceptowaniu i zaparafowaniu przez Głównego Księgowego i Dyrektora Departamentu o którym mowa w ust. 2, przedkładany jest Prezesowi Zarządu lub Członkowi Zarządu. 6. Prezes Zarządu lub Członek Zarządu zatwierdza wniosek o wszczęcie postępowania, co umożliwia wszczęcie procedury udzielenie zamówienia. 7. Zatwierdzony wniosek składany jest do pracownika Departamentu do którego zadań należy przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia (pracownik koordynujący postępowanie o udzielenie zamówienia). Szacowanie wartości zamówienia 8 1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością. 5

6 2. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy bądź niniejszego Regulaminu dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 3. Jeżeli Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartości zamówień uzupełniających. 4. Jeżeli Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówień w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie: a) kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994r r. Prawo budowlane, sporządzonego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalnoużytkowym (Dz. U. z 2004 r., Nr 130 poz.1389 ), b) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, sporządzonych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz.U.z 2004 r., Nr 130 poz.1389). 2. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez Zamawiającego do dyspozycji wykonawcy Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju: a) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku obrotowym; z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniomiesięcznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo, b) których Zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. 6

7 2. Jeżeli zamówienia udziela się na czas oznaczony: a) nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia; b) dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, a w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy nabywane na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu z uwzględnieniem również wartości końcowej przedmiotu umowy w sprawie zamówienia publicznego. 3. Jeżeli zamówienie na usługi lub dostawy przewiduje prawo opcji, przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy okres tego zamówienia z uwzględnieniem prawa opcji Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 2. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, Zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia. 3. Przy ustalaniu wartości zamówienia stosuje się średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień, ogłoszony na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy. Rozdział 3 Postępowanie o udzielenie zamówienia Prowadząc postępowanie Zamawiający zobowiązany jest do stosowania następujących zasad: a) wydatkowanie środków winno następować w sposób celowy i oszczędny, b) z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, c) optymalnego doboru metod i środków służbowych osiągnięciu założonych celów. 2. Postępowanie prowadzi wyznaczony przez Dyrektora Departamentu, do którego zadań należy przeprowadzenie zamówień, pracownik koordynujący postepowanie o udzielenie zamówienia Zamawiający może udzielić zamówienia po przeprowadzeniu procedury rozeznania rynku poprzez skierowanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech wykonawców, chyba że 7

8 ze względu na przedmiot zamówienia realizacja zamówienia możliwa jest tylko przez jednego wykonawcę. 2. Zamawiający może również udzielić zamówienia poprzez zastosowane procedury polegającej na umieszczeniu na stronie intranetowej zamawiającego ogłoszenia i warunków udziału w postępowaniu, ocenie złożonych ofert oraz wyborze oferty najkorzystniejszej. 3. Koordynujący postępowanie o udzielenie zamówienia sporządza zapytanie ofertowe lub ogłoszenie i warunki udziału w postępowaniu. 4. Koordynujący postępowanie o udzielenie zamówienia kieruje zapytanie ofertowe do co najmniej trzech wykonawców lub umieszcza na stronie internetowej ogłoszenie i warunki udziału w postępowaniu wraz z projektem umowy. 14 Decyzję o udzieleniu zamówienia podejmuje Prezes Zarządu lub Członek Zarządu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 2. Opis sposobu dokonania oceny spełnienia warunków, o których mowa w ust. 1, zamieszcza się w zapytaniu ofertowym skierowanym do wykonawców lub warunkach udziału w postepowaniu. 3. Opis sposobu dokonania oceny spełnienia warunków, o których mowa w ust. 1 powinien być związany z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalny do przedmiotu zamówienia Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia. 3. Wykonawcy, o których mowa w ust. 1, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia. 4. W przypadku, gdy oferta wykonawców, o których mowa w ust. 1, zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający może żądać od wykonawców przed zawarciem umowy w 8

9 sprawie udzielenia zamówienia przedłożenia umowy regulującej zasady współpracy wykonawców przy realizacji zamówienia Zamawiający może żądać od wykonawców oświadczeń i dokumentów, które pozwolą na dokonanie oceny wiarygodności złożonej oferty oraz oceny spełniania warunków określanych w 15 ust Wszelkie koszty związane z uzyskaniem dokumentów wymaganych przez Zamawiającego i przygotowaniem oferty ponosi wykonawca. 18 Do obowiązków pracownika koordynującego postępowanie o udzielenie zamówienia należy przeprowadzenie postępowania w szczególności: a) prowadzenie dokumentacji postępowania w sprawie udzielania Zamówienia, b) przygotowywanie i wysyłanie korespondencji z wykonawcami. c) sporządzanie protokołów: z otwarcia ofert (sprawdzenia ofert) i przeprowadzonego postepowania ze wskazaniem wyboru oferty najkorzystniejszej Pracownik koordynujący postępowanie o udzielnie zamówienia dokonuje oceny ofert pod względem spełniania warunków udziału w postepowaniu przez wykonawców, spełniania przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych w zapytaniu ofertowym lub warunkach udziału w postępowania. 2. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1 pracownik koordynujący postępowanie o udzielnie zamówienia kieruje do Prezesa Zarządu lub Członka Zarządu protokół z postępowania celem dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Rozdział 4 Składanie ofert, wybór oferty najkorzystniejszej Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 2. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego lub warunkom udziału w postępowaniu. 3. Zamawiający może dopuścić możliwość złożenia oferty częściowej, jeżeli przedmiot zamówienia jest podzielony. 21 Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 9

10 22 1. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 2. Zamawiający może wezwać wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów do ich uzupełnienia 3. Zamawiający może również wezwać, w wyznaczonym przez siebie terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów wymaganych do potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. 23 Oferta Wykonawcy który nie spełnia warunków udziału w postepowaniu, wskazanych w zapytaniu ofertowym lub warunkach udziału w postępowaniu nie będzie brana pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej. 24 Zamawiający może się zwrócić do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących złożonej oferty Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w zapytaniu ofertowym lub warunkach udziału w postepowaniu. 2. Kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis, metodologia wykonania zamówienia, termin wykonania zamówienia lub właściwości wykonawcy związane z przedmiotem zamówienia i mające wpływ na jego realizację. 3. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. 4. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty z taką samą ceną zamawiający wzywa tych wykonawców do złożenia ofert dodatkowych. 5. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty o dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej. 10

11 6. Wykonawca, którego oferta została wybrana zamawiający poinformuje o terminie zawarcia umowy W przypadku gdy w postępowaniu nie została złożona żadna oferta Zamawiający zawiera umowę po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą. 2. W szczególności uzasadnionych przypadków Zamawiający może zastrzec sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. 3. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcom, którzy złożyli oferty, nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w tym również kosztów przygotowania oferty. Rozdział 5 Zamówienie z wolnej ręki 27 Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia, w którym Zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą. 28 Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1. Dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, b) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, c) w przypadku udzielenia zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej. 2. Ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie może zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. 3. Zamówienie udzielane jest na dostawy, usługi lub roboty budowlane o wartości poniżej złotych 29 Wraz z zaproszeniem do negocjacji Zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postępowania, które zostaną 11

12 wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, istotne postanowienia umowy lub wzór umowy. Rozdział 6 Planowanie zamówień Dokumentowanie postępowań o udzielenie zamówienia Niezwłocznie po uchwaleniu planu rzeczowo finansowego, Zamawiający sporządza plan zamówień publicznych na następny rok obrotowy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. Plan zamówień publicznych sporządza Departament do którego zadań należy przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia na podstawie zestawienia zapotrzebowań pozostałych Departamentów Zamawiającego. 2. Projekt planu, o którym mowa w ust. 1, sporządza właściwa komórka organizacyjna Spółki odpowiedzialna za zamówienia publiczne - na podstawie zamówień udzielonych w roku poprzednim oraz wskazań innych komórek organizacyjnych Zamawiającego. 3. Plan zamówień publicznych, o którym mowa w ust. 1, zatwierdzany jest przez Prezesa Zarządu. 4. Zaakceptowany przez Prezesa Zarządu Plan zamówień publicznych przekazywany jest pracownikom Zamawiającego, celem jego realizacji w zakresie, który ich dotyczy W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia pracownik koordynujący postępowanie o udzielenie zamówienia sporządza pisemny protokół z postępowania o udzielenie zamówienia, zwany dalej protokołem, zawierający co najmniej: a) określenie przedmiotu zamówienia, trybu w jakim zostało przeprowadzone zamówienie, b) informacje o wykonawcach, c) cenę i inne istotne elementy ofert, d) wskazanie wybranej oferty z uzasadnieniem wyboru. 2. Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez Zamawiającego i wykonawców stanowią załączniki do protokołu. 3. Protokół zatwierdza Prezes Zarządu lub członek Zarządu. Rozdział 7 Umowy w sprawie udzielenia zamówienia 12

13 32 Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny Do umów w sprawach zamówień stosuje się przepisy ustawy Kodeks cywilny. 2. Umowa wymaga pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej. Rozdział 8 Postanowienia końcowe Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i wykonawców w sprawach nieuregulowanych w Regulamin stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Regulamin udostępniony jest w siedzibie oraz na stronie internetowej Zamawiającego. 13

14 Załącznik Nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień Wniosek z dnia. o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości niższej od równowartości w złotych polskich kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy do zamówień sektorowych lub których wartość nie przekracza Euro 1. Opis przedmiotu zamówienia ze wskazaniem trybu:... a) robota budowlana b) dostawa c) usługa /zakreślić właściwe/ Tryb przeprowadzenia postepowania: a) Zapytanie ofertowe b) Poprzez umieszczenie na stronie internetowej ogłoszenia i warunków udziału w postepowaniu /zakreślić właściwe/ 2. Uzasadnienie stosowania Regulaminu 3. Wskazanie czy postępowanie dotyczy działalności sektorowej o wartości zamówienia niższej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy czy działalności nie sektorowej o wartości zamówienia poniżej euro.. 4. Opis warunków, jakie powinni spełnić wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia oraz propozycje dokumentów, jakie powinni przedłożyć wykonawcy wraz z ofertą 5. Wartość zamówienia według szacunku Wnioskodawcy z zaznaczeniem czy do zawarcia umowy wymagana jest zgoda właściwego organu Zamawiającego zgodnie z Aktem Założycielskim zł EURO 14

15 6. Proponowane kryteria oceny ofert. 7. Szacunkowa wartość zamówienia (netto) określona z należytą starannością: 1) należy podać całkowitą wartość uwzględniając okres umowy. 2) sposób wyceny przygotowano na podstawie : a) cen rynkowych przedmiotu zamówienia (podać źródło), b) analizy wydatków z ubiegłego roku, c) wysokości wydatków planowanych w budżecie na dany cel, d) odniesieniu do cen dostawy/usługi świadczonej w poprzednim zamówieniu i zwiększeniu go o wskaźnik inflacji, e) kosztorysu inwestorskiego f) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym /zakreślić właściwe/ Cena netto...zł, (słownie:...zł), Podatek Vat...% kwota...zł, ( słownie:...zł), Cena brutto...zł,(słownie:...zł ) 8. Imię i nazwisko osoby szacującej przedmiot zamówienia oraz data oszacowania Wymagany termin wykonania zamówienia: Źródło finansowania zamówienia: dział:... rozdział:... paragraf Kwota (brutto) jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia:...zł ( słownie: ) 12. Załącznik do wniosku stanowi wzór umowy data i podpis pracownika sporządzającego wniosek. data i podpis Dyrektora Departamentu.. data i podpis Głównego Księgowego. podpis Prezesa Zarządu lub członka Zarządu zatwierdzający wniosek 15

16 Załącznik Nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia o wartości niższej od równowartości w złotych polskich kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy lub których wartość nie przekracza Euro 1. Opis przedmiotu zamówienia ze wskazaniem trybu w jakim przeprowadzone zostało zmówienie: Opis przeprowadzonych czynności ze wskazaniem terminów ich przeprowadzenia 3. Wskazanie czy postępowanie dotyczy działalności sektorowej o wartości zamówienia niższej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy czy działalności nie sektorowej o wartości zamówienia poniżej euro.. 4. Wskazanie wybranej oferty i wykonawcy (nazwa, firma, siedziba, adres wykonawcy, cena oferty, inne kryteria) z uzasadnieniem wyboru 5. Wskazanie pozostałych wykonawców i ofert (nazwa, firma, siedziba, adres wykonawcy, cena oferty, inne kryteria) ze wskazaniem czy spełniają warunki udziału w postępowaniu.... data i podpis koordynującego postepowanie o udzielenie zamówienia 16. podpis Prezesa Zarządu lub członka Zarządu

17 17 zatwierdzający protokół

18 Załącznik Nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień ZESTAWIENIE ZAPOTRZEBOWAŃ DEPARTAMENTÓW KOLEJE MAŁOPOLSKIE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ NA ROK.. Departament Przedmiot zamówienia Kod CPV Wartość szacunkowa w złotych Wartość szacunkowa w EURO Planowany termin usługi, dostawy, roboty budowlanej 18

19 PLAN ZAMÓWIEŃ KOLEJE MAŁOPOLSKIE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ NA ROK.. Przedmiot zamówienia Kod CPV Łączna szacunkowa wartość Tryb udzielenia zamówienia data i podpis Prezesa Zarządu zatwierdzający plan zamówień 19

20 20