Zapytanie ofertowe Nr RFZ Opracowania dokumentacji aplikacyjnej: wniosku aplikacyjnego i studium wykonalności

Transkrypt

1 Ożarów Mazowiecki, r. Dotyczy: Zapytanie ofertowe Nr RFZ Opracowania dokumentacji aplikacyjnej: wniosku aplikacyjnego i studium wykonalności wraz ze wszystkimi załącznikami w odpowiedzi na konkurs ogłoszony przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , Działanie 2.5 Poprawa jakości środowiska miejskiego Zamawiający: Gmina Ożarów Mazowiecki ul. Kolejowa 2, Ożarów Mazowiecki NIP: REGON: na podstawie art. 4 pkt. 8 Ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późniejszymi zmianami), zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na: Opracowania dokumentacji aplikacyjnej: wniosku aplikacyjnego i studium wykonalności wraz ze wszystkimi załącznikami w odpowiedzi na konkurs ogłoszony przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , Działanie 2.5 Poprawa jakości środowiska miejskiego OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Opracowania dokumentacji aplikacyjnej: wniosku aplikacyjnego i studium wykonalności wraz ze wszystkimi załącznikami w odpowiedzi na konkurs ogłoszony przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , Działanie 2.5 Poprawa jakości środowiska miejskiego w tym: 1.1. przygotowanie wniosku aplikacyjnego wraz z załącznikami w aktualnie obowiązującej wersji Generatora Wniosków o dofinansowanie. Wniosek aplikacyjny wraz z załącznikami powinien być przygotowany zgodnie z obowiązującymi, na dzień złożenia wniosku aplikacyjnego, zasadami i wytycznymi Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata przygotowanie studium wykonalności (załącznik do wniosku składanego w ramach konkursu) i przekazanie w wersji elektronicznej. Studium Wykonalności powinno być przygotowane zgodnie z wytycznymi dotyczącymi przygotowania Studiów Wykonalności dla projektów ubiegających się o dofinansowanie z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata przygotowanie wszystkich wymaganych w regulaminie Konkursu załączników do wniosku o dofinansowanie i przekazanie w wersji elektronicznej. Strona 1 z 13

2 2. Zamawiający wymaga współdziałania Wykonawcy w zakresie dokonania uzupełnień do wniosku o dofinansowanie i studium wykonalności wraz ze wszystkimi załącznikami wskazanych przez Instytucję Pośredniczącą na etapie oceny formalnej i merytorycznej wniosków o dofinansowanie. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: r., godz OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferent zobowiązany jest przedstawić ofertę na formularzu oferty cenowej załączonym do niniejszego zapytania jako załącznik Nr 1 z podaniem wartości, w rozbiciu na kwotę netto, brutto i VAT. 2. Oferent zobowiązany jest do udokumentowania posiadanego doświadczenia przy realizacji co najmniej trzech tożsamych zadań (przygotowania dokumentacji aplikacyjnej projektu (wniosek, studium wykonalności oraz wymagane załaczniki) przeznaczonego do dofinansowania ze środków unijnych w perspektywie finansowej , w tym min. jednej z dziedziny ochrony środowiska). Dołączenie dokumentów (np. referencje, protokoły odbioru) do oferty stanowi kryterium formalne dostępu do zamówienia, którego niespełnienie skutkuje odrzuceniem oferty, bez konieczności wzywania Oferenta do uzupełnień. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: - poczty elektronicznej na adres: e.jastrzebska@ozarow-mazowiecki.pl - faksu na nr poczty/kuriera na adres: Urząd Miejski w Ożarowie Mazowieckim, ul. Kolejowa 2, Ożarów Mazowiecki lub dostarczona osobiście na adres: Urząd Miejski w Ożarowie Mazowieckim, ul. Kolejowa 2, Ożarów Mazowiecki, kancelaria Urzędu Miejskiego, parter (liczy się data wpływu do Urzędu) w terminie do dnia 3 lutego 2016 r., godz , w zaklejonej kopercie z dopiskiem Opracowanie dokumentacji aplikacyjnej: wniosku aplikacyjnego i studium wykonalności wraz ze wszystkimi załącznikami w odpowiedzi na konkurs w ramach Działania 2.5 Poprawa jakości środowiska miejskiego, POIiS Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. OCENA OFERT Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie się kierował niżej podanymi kryteriami i ich wagami: A) Cena waga kryterium 90 % Zamawiający ofercie o najniższej cenie przyzna 90 punktów, a każdej następnej ofercie Strona 2 z 13

3 przyporządkowana zostanie liczba punktów proporcjonalnie mniejsza stosując wzór: najniższa cena z rozpatrywanych ofert Wartość punktowa ceny = x 90 cena badanej oferty B) Termin wykonania - waga kryterium 10% Termin wykonania oznacza przekazanie wersji ostatecznej dokumentacji aplikacyjnej, po wcześniejszej akceptacji Zamawiającego (weryfikacja przez Zamawiającego max. 1 dzień roboczy od przesłania dokumentacji). Wymagany przez Zamawiającego max. termin wykonania to r., godz Oceniany przy wyborze najkorzystniejszej oferty przez Zamawiającego to termin wykonania (min. termin wykonania to r., za który Zamawiający przyzna 10 punktów). Zamawiający przyzna za poszczególne terminy wykonania niżej wymienione punkty: do r., godz pkt do r. 10 pkt (min. oceniany termin) Zamawiający dokona oceny kryterium ceny z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami matematycznymi, w kryterium termin wykonania przyznane zostaną punkty całkowite (0, 10). Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród nie odrzuconych ofert na podstawie kryterium ceny i terminu wykonania. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem BIP Gminy Termin związania ofertą: 30 dni. Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, który zaproponuje najniższą cenę za wykonanie całości zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania i nieudzielenia zamówienia, a Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udzielają Elżbieta Jastrzębska-Jóźwiak: tel , e.jastrzebska@ozarow-mazowiecki.pl i Paulina Gajewska: tel , p.gajewska@ozarow-mazowiecki.pl Strona 3 z 13

4 ZAŁĄCZNIKI Zał. Nr 1 - formularz oferty cenowej. Zał. Nr 2 - wykaz wykonanych usług. Zał. Nr 3 projekt umowy. Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych, zaś w przypadku wyboru danej oferty obejmuje także wyrażenie zgody na opublikowanie danych osobowych (imienia i nazwiska lub nazwy firmy oraz jej siedziby) na stronie internetowej Gminy Ożarów Mazowiecki oraz na tablicy ogłoszeń. Burmistrz Ożarowa Mazowieckiego Paweł Kanclerz Strona 4 z 13

5 Załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego nr RFZ (nazwa i adres Wykonawcy, NIP, REGON) (miejscowość i data) Formularz oferty cenowej do Zapytania ofertowego Nr RFZ Gmina Ożarów Mazowiecki ul. Kolejowa 2, Ożarów Mazowiecki NIP: REGON: Odpowiadając na Zapytanie ofertowe z dnia r. r. dotyczące: Opracowania dokumentacji aplikacyjnej: wniosku aplikacyjnego i studium wykonalności wraz ze wszystkimi załącznikami w odpowiedzi na konkurs ogłoszony przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , Działanie 2.5 Poprawa jakości środowiska miejskiego składam ofertę realizacji zamówienia: Łączna wartość zamówienia (opracowanie dokumentacji aplikacyjnej) wynosi: NETTO:...zł (słownie:...zł), VAT:...zł (słownie:...zł), BRUTTO:...zł (słownie:...zł), w tym: Wartość przygotowania wniosku aplikacyjnego: NETTO:...zł (słownie:...zł), VAT:...zł (słownie:...zł), BRUTTO:...zł (słownie:...zł) Wartość przygotowania załączników do wniosku aplikacyjnego (w tym studium wykonalności): NETTO:...zł (słownie:...zł), VAT:...zł (słownie:...zł), BRUTTO:...zł (słownie:...zł) Powyższa cena zawiera doliczony zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami podatek VAT. Oświadczam, że cena zawiera wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 1. Zobowiązuję się, w przypadku wybrania naszej/mojej oferty, do realizacji przedmiotu zamówienia w terminie do.. Strona 5 z 13

6 2. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 3. Oświadczam, że nie otwarto wobec naszej firmy likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości... (podpis i pieczątka osoby uprawnionej) Strona 6 z 13

7 Załącznik Nr 2 do Zapytania ofertowego nr RFZ Wykaz wykonanych usług, o których mowa w pkt. 2 opisu sposobu przygotowania oferty wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz z załączeniem dowodów czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Lp. Przedmiot zamówienia Wartość* Początek* Daty wykonania* Zakończenie* Podmiot zamawiający (nazwa)* * Wszystkie kolumny wykazu musza zostać obowiązkowo wypełnione w opisanym zakresie! Miejscowość i data..... (podpis i pieczątka osoby uprawnionej) Strona 7 z 13

8 Załącznik Nr 3 do Zapytania ofertowego nr RFZ Umowa Nr RFZ zawarta w Ożarowie Mazowieckim, w dniu.. roku, pomiędzy: Gminą Ożarów Mazowiecki z siedzibą w Ożarowie Mazowieckim przy ul. Kolejowej 2, Ożarów Mazowiecki, NIP reprezentowaną przez: Pawła Kanclerza Burmistrza Ożarowa Mazowieckiego, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Małgorzaty Piotrowskiej, zwaną dalej Zamawiającym, a.. zwanej dalej Wykonawcą. Umowa została zawarta na podstawie art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze. zm.) wartość netto zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 1 Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem umowy jest opracowanie dokumentacji aplikacyjnej: wniosku aplikacyjnego i studium wykonalności wraz ze wszystkimi załącznikami w odpowiedzi na konkurs ogłoszony przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , Działanie 2.5 Poprawa jakości środowiska miejskiego 2. Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny, techniczny i fachowy w zakresie niezbędnym do wykonania przedmiotu Umowy. 3. Wykonawca przy realizacji swoich zadań zobowiązuje się do dołożenia szczególnej staranności, uwzględniając profesjonalny charakter prowadzonej przez siebie działalności. 4. Szczegółowy zakres opracowania dokumentacji aplikacyjnej ujęty został w zapytaniu ofertowym z dnia , które stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2 Zobowiązania Wykonawcy 1. W ramach przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązuje się do wykonania: Strona 8 z 13

9 a) Studium wykonalności - napisanego zgodnie z aktualnymi na dzień złożenia wniosku aplikacyjnego zasadami i wytycznymi Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz przekazanie Zamawiającemu w wersji elektronicznej. b) Wniosku aplikacyjnego wraz z załącznikami - napisanego zgodnie z aktualnymi na dzień złożenia wniosku aplikacyjnego zasadami i wytycznymi Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko , w generatorze wniosków aplikacyjnych z konta udostępnionego przez Zamawiającego, a następnie przekazania Zamawiającemu w wersji elektronicznej. c) Wprowadzenia wszelkich poprawek i uzupełnień w dokumentacji aplikacyjnej przekazanych przez Instytucję oceniającą na etapie oceny formalnej i merytorycznej wniosku o dofinansowanie. 2. Zmiana zakresu prac powodująca zmianę terminu wykonania umowy, wynagrodzenia lub sposobu przekazania prac wymaga sporządzenia aneksu do umowy. 3 Zobowiązania Zamawiającego Na podstawie niniejszej umowy Zamawiający zobowiązuje się do: 1. Współdziałania z Wykonawcą przy realizacji przedmiotu Umowy. 2. Dostarczenia będących w jego posiadaniu materiałów i informacji niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy w terminie 3 dni roboczych od dnia wystąpienia przez Wykonawcę o ich udostępnienie. 3. Formą przekazania w/w materiałów jest forma elektroniczna ( ) lub forma pisemna. 4. Wyznaczenia do współpracy z Wykonawcą osób niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy. 5. Przekazania otrzymanych uwag Instytucji oceniającej w ciągu 1 dnia roboczego od daty wpływu pisma z uwagami do Urzędu Miejskiego w Ożarowie Mazowieckim. 6. Przekazania pisma o pozytywnej ocenie wniosku o dofinansowanie projektu w ciągu 3 dni roboczych od daty wpływu do Urzędu Miejskiego w Ożarowie Mazowieckim. 7. Zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w 5. 4 Termin realizacji przedmiotu Umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się zakończyć wykonanie przedmiotu Umowy w terminie do Za dochowanie terminu umowy uważa się przekazanie Zamawiającemu prawidłowo sporządzonego przedmiotu umowy w formie elektronicznej (wiadomość ). Strona 9 z 13

10 3. W przypadku braku zastrzeżeń ze strony Zamawiającego Strony uważają, że Przedmiot Umowy został przyjęty przez Zamawiającego bez zastrzeżeń, co potwierdzone jest każdorazowo protokołem odbioru podpisanym przez Zamawiającego i Wykonawcę. 4. Termin realizacji przedmiotu Umowy ulega zmianie w przypadku nieterminowego przekazywania przez Zamawiającego niezbędnych dla wykonania przedmiotu Umowy informacji i dokumentów źródłowych, o których mowa w 3 ust. 2. Termin ten ulega wydłużeniu proporcjonalnie do liczby dni opóźnienia. 5 Wynagrodzenie 1. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu Umowy strony ustalają na ryczałtową kwotę łączną..zł netto (słownie:..złotych), VAT zł (słownie:.. złotych), co stanowi łączną kwotę.. zł brutto (słownie: złotych), w tym: a) za przygotowanie wniosku aplikacyjnego zł netto, VAT.. zł, co stanowi łączną kwotę zł brutto b) za przygotowanie studium wykonalności.. netto, VAT. zł, co stanowi łączną kwotę.. zł brutto 2. Wynagrodzenie, o jakim mowa w ust., płatne będzie na podstawie faktury VAT, wystawionej przez Wykonawcę dla Gminy Ożarów Mazowiecki z siedzibą ul. Kolejowa 2, Ożarów Mazowiecki, NIP , przelewem na rachunek Wykonawcy, po podpisaniu protokołu odbioru, o którym mowa w 4 ust. 3 Umowy. 3. Zapłata za fakturę VAT nastąpi każdorazowo w ciągu 14 dni od daty dostarczenia oryginału faktury VAT Zamawiającemu. 6 Zasada odbioru prac 1. Wykonana dokumentacja aplikacyjna zostanie dostarczona Zamawiającemu pocztą elektroniczną (wiadomość ). 2. Strony zgodnie ustalają, iż nie stwierdzenie przez Zamawiającego braków w przesłanym materiale w terminie do 1 dnia roboczego licząc od dnia jego dostarczenia, jest równoznaczne z uznaniem, iż jest on kompletny. Upływ tego terminu stanowi każdorazowo podstawę podpisania protokołu odbioru, który stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT. 3. W przypadku zgłoszenia, w terminie, o którym mowa w ust. 2 powyżej, braków lub uwag, strony ustalają, iż zostaną one wprowadzone do opracowania w terminie do 2 dni roboczych licząc od dnia ich przekazania Wykonawcy. 4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli nie wykonał swoich obowiązków lub wykonał je nienależycie wskutek zaistnienia okoliczności niezależnych od niego, o których nie wiedział i nie mógł ich przewidzieć lub którym nie mógł zapobiec pomimo dołożenia najwyższej staranności. Strona 10 z 13

11 5. W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w 6 ust. 4, Wykonawca zawiadomi w najkrótszym terminie Zamawiającego na piśmie o jej zaistnieniu i przyczynach. Jeżeli po zawiadomieniu Strony nie uzgodnią inaczej w formie pisemnej, Wykonawca będzie kontynuował wysiłki w celu wywiązania się ze swoich zobowiązań umownych, w stopniu, w jakim jest to praktycznie możliwe oraz będzie poszukiwać możliwych, wszelkich sensownych alternatywnych środków działania, mimo zaistniałych okoliczności określonych w 6 ust. 4. Wykonawca powiadomi jak najszybciej, jak będzie to możliwe, Zamawiającego o zakończeniu istnienia okoliczności określonych w 6 ust Gwarancja Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego naniesienia zasadnych zmian i poprawek w dokumencie będącym przedmiotem umowy zgodnie z uwagami Instytucji oceniającej na etapie oceny formalnej i merytorycznej. 8 Prawa autorskie 1. Z chwilą zapłaty wynagrodzenia za wykonany przedmiot umowy, Wykonawca przenosi, bez dodatkowego wynagrodzenia, na Zamawiającego wszelkie autorskie prawa majątkowe do wykonanej dokumentacji aplikacyjnej wraz z wyłącznym prawem zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, bez ograniczeń czasowych, zarówno na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, jak i poza jej granicami, na wszystkich znanych polach eksploatacji w tym zwłaszcza wskazanych w ust. 2 poniżej, przy użyciu wszelkich dostępnych technik i nośników materialnych. 2. Pola eksploatacji, o których mowa w ust. 1 powyżej, obejmują wyłączne prawo do: a) utrwalania i zwielokrotniania dokumentacji aplikacyjnej lub jej części - wytwarzania egzemplarzy dokumentacji aplikacyjnej przy użyciu wszelkich dostępnych technik, w tym techniką drukarską, kserograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową; b) wprowadzania do obrotu oryginału dokumentacji aplikacyjnej lub jej części albo egzemplarzy, na których dokumentację aplikacyjną lub jej cześć utrwalono przy użyciu wszelkich dostępnych nośników, użyczania, najmu lub dzierżawy oryginału albo egzemplarzy, wprowadzenie dokumentacji aplikacyjnej lub jej części do pamięci komputera, zapisywanie dokumentacji aplikacyjnej w dowolnym formacie elektronicznym i utrzymywanie w pamięci komputera; c) wystawiania, wyświetlania, odtwarzania oraz nadawania i reemitowania, a także publicznego udostępniania dokumentacji aplikacyjnej lub jej części w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niej dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, przy użyciu wszelkich dostępnych technik, w tym wykorzystywanie w sieciach informatycznych w tym w sieciach ogólnodostępnych, w tym zamieszczenie i modyfikacja dokumentacji aplikacyjnej na stronach internetowych, Strona 11 z 13

12 d) prawo do swobodnego używania i korzystania z dokumentacji aplikacyjnej oraz jej części, w szczególności poprzez wykorzystanie dokumentacji aplikacyjnej dla realizacji celu wskazanego w 1 umowy, wykorzystanie dokumentacji aplikacyjnej oraz jej części w celach marketingowych lub promocyjnych. 3. Zamawiający ma prawo dokonywania zmian dokumentacji w całości lub w części, w szczególności wynikających z opracowania redakcyjnego, wymagań Instytucji oceniającej. 9 Kary umowne 1. W przypadku niewykonania przedmiotu Umowy w terminach określonych w 4 ust.1, Zamawiający ma prawo naliczyć karę umowną w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto, o jakim mowa w 5 ust. 1 pkt 1 lub 2, za każdy dzień zwłoki. Zamawiający ma prawo naliczyć karę umowną odrębnie w stosunku do każdego z terminów, o którym mowa w 4 ust Naliczone kary umowne Zamawiający może potrącić z wymagalnego wynagrodzenia Wykonawcy. 3. Jeżeli wartość szkody przekroczy wysokość naliczonych kar umownych Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania uzupełniającego, na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego. 10 Kontakty Do kontaktów niezbędnych w zakresie realizacji przedmiotu Umowy wyznaczone zostały następujące osoby: a) ze strony Zamawiającego.. b) ze strony Wykonawcy Forma zmiany Umowy 1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy będą dokonywane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem ust. 2 poniżej. 2. Zmiana osób wyznaczonych do kontaktów w ramach realizacji Umowy nie stanowi jej zmiany i nie wymaga zgody drugiej Strony. Zmiana taka jest skuteczna z dniem otrzymania pisemnego zawiadomienia o dokonanej zmianie. Strona 12 z 13

13 12 Rozstrzyganie sporów Strony będą dążyć do polubownego rozstrzygnięcia wszelkich sporów, jakie mogą wynikać w związku z interpretacją lub wykonaniem niniejszej Umowy. W razie nie osiągnięcia porozumienia, wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy będą rozstrzygane ostatecznie przez właściwy miejscowo sąd dla Zamawiającego. 13 Egzemplarze Umowy Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. Załączniki: Załącznik nr 1 - oferta Wykonawcy z dn.. Załącznik nr 2 Zapytanie ofertowe znak RFZ ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Strona 13 z 13