ZARZĄDZENIE NR BURMISTRZA MIASTA I GMINY SZCZUCIN. z dnia 3 czerwca 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR BURMISTRZA MIASTA I GMINY SZCZUCIN z dnia 3 czerwca 2016 r. w sprawie wprowadzenia zasad zarządzania informacją w Urzędzie Miasta i Gminy Szczucin. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U ), art. 4 ust 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz.U z późn. zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U z późn. zm.), zarządza się, co następuje: 1. Celem udostępniania klientom wewnętrznym i zewnętrznym aktualnej, poprawnej i kompletnej informacji dotyczącej zadań i spraw realizowanych przez Urząd Miasta i Gminy Szczucin: 1. Wprowadzam zasady przyjmowania i obiegu korespondencji w Urzędzie Miasta i Gminy Szczucin w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Wprowadzam zasady opracowania i nadzoru nad wewnętrznymi przepisami prawnymi w Urzędzie Miasta i Gminy Szczucin w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 3. Wprowadzam opracowania i nadzoru nad uchwałami Rady Miejskiej w Szczucinie w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 4. Wprowadzam zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu sprawozdań w Urzędzie Miasta i Gminy Szczucin w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. 5. Wprowadzam zasady udostępniania informacji w Urzędzie Miasta i Gminy Szczucin w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia. 2. W ramach zasad zarządzania informacją, odrębnymi zarządzeniami zostają ustalone: 1. System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w Urzędzie Miasta i Gminy Szczucin. 2. Bezpieczeństwa Informacji Prawnie Chronionych w Urzędzie Miasta i Gminy Szczucin. 3. Plan Ochrony Informacji Niejawnych w Urzędzie Miasta i Gminy Szczucin. 4. Instrukcja organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta i Gminy w Szczucinie. 5. Procedura przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków oraz petycji stosowana w Urzędzie Miasta i Gminy Szczucin. 3. Dla bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta i Gminy Szczucin, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw oraz prowadzenia akt spraw - wyznaczam koordynatora czynności kancelaryjnych w osobie Pana Daniela Włusek zatrudnionego na stanowisku archiwisty w Referacie Obsługi Klienta. 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy Szczucin. 5. Nadzór nad zarządzeniem powierzam Sekretarzowi Gminy Szczucin. 6. Tracą moc: 1. Zarządzenie nr Burmistrza Miasta i Gminy Szczucin z dnia 31 grudnia 2015 roku sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji archiwalnej zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. (Dz. U. z 2011r. Nr 14 poz. 67) 2. Zarządzenie nr Burmistrza Miasta i Gminy Szczucin z dnia 13 sierpnia 2012 roku w sprawie zasad udostępniania informacji publicznej oraz wysokości opłat. 3. Zarządzenie nr Burmistrza Miasta i Gminy Szczucin z dnia 13 sierpnia 2012 roku w sprawie; wdrożenia regulaminu publikowania w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta i Gminy Szczucin. Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 1

2 4. Zarządzenie nr Burmistrza Miasta i Gminy Szczucin z dnia 7 maja 2012 roku w sprawie: Regulaminu opracowywania, sprawdzania poprawności i korygowania uchwał Rady Miejskiej w Szczucinie. 5. Zarządzenie nr Burmistrza Miasta i Gminy Szczucin z dnia 13 czerwca 2011 roku w sprawie: trybu przygotowywania i udzielania odpowiedzi na interpelację i wniosek radnego Rady Miejskiej w Szczucinie. 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 2

3 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr Burmistrza Miasta i Gminy Szczucin z dnia 3 czerwca 2016 r. ZASADY PRZYJMOWANIA I OBIEGU KORESPONDENCJI W URZĘDZIE MIASTA I GMINY SZCZUCIN POSTANOWIENIA OGÓLNE Rozdział Celem niniejszej procedury jest określenie zasad wykonywania czynności kancelaryjnych oraz ich dokumentowania w systemie tradycyjnym z wykorzystaniem narzędzi informatycznych. 2. Pojęcia użyte w procedurze oznaczają: 1) ustawa - ustawa z dnia lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity Dz. U ); 2) Urząd Urząd Miasta i Gminy Szczucin; 3) Burmistrz Burmistrz Miasta i Gminy Szczucin; 4) Sekretarz Sekretarz Gminy Szczucin; 5) Administrator Systemu Informatycznego pracownik odpowiedzialny za prawidłowe funkcjonowanie system informatycznego, zwany w dalszej części procedury administratorem; 6) akta sprawy w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania; 7) Archiwista pracownik Urzędu realizujący zadania archiwum zakładowego; 8) koordynator czynności kancelaryjnych pracownik odpowiedzialny za bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw oraz prowadzenia akt spraw; 9) dekretacja umieszczana na piśmie lub do niego dołączana, zawierająca wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy; 10) dekretacja zastępcza adnotacja umieszczana na piśmie, odzwierciedlająca treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie i potwierdzona podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo; 11) dokument elektroniczny dokument stanowiący odrębną całość znaczeniową, zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych (definicja na podstawie ustawy); 12) dostawca usług pocztowych podmiot gospodarczy lub jego przedstawiciel wykonujący usługi pocztowe, w szczególności Poczta Polska S.A. i firmy kurierskie; 13) elektroniczna platforma usług administracji publicznej (epuap) system teleinformatyczny, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet (definicja na podstawie ustawy); 14) elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego (definicja na podstawie ustawy); 15) elektroniczny system obiegu dokumentów możliwe do zastosowania narzędzie informatyczne wspierające realizację czynności kancelaryjnych oraz ich dokumentowanie, zwany w dalszej części procedury systemem; Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 1

4 16) informatyczny nośnik danych materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej (definicja na podstawie ustawy); 17) Dziennik Podawczy główny punkt kancelaryjny, stanowisko pracy załatwiające sprawy z zakresu obsługi przesyłek wpływających i wychodzących oraz punkt wymiany przesyłek przeznaczonych do obiegu wewnętrznego w Urzędzie; 18) komórka organizacyjna - referaty, Urząd Stanu Cywilnego, samodzielne stanowiska pracy oraz powołane w Urzędzie doraźne lub stałe zespoły zadaniowe określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu; 19) Kierownik kierownik Komórki organizacyjnej; 20) komórka merytoryczna Komórka organizacyjna zakładająca sprawę, odpowiedzialna za jej prowadzenie oraz załatwienie; 21) naturalny dokument elektroniczny będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru postaci nieelektronicznej; 22) pieczęć wpływu odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający nazwę urzędu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i informację o liczbie załączników jeśli występują; 23) pismo wyrażona tekstem informacja, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia; 24) przesyłka dokumentacja otrzymana lub wysyłanaurząd, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w ustawie; 25) punkt kancelaryjny Dziennik Podawczy, Sekretariat lub inny uprawniony punkt kancelaryjny; 26) inny uprawniony punkt kancelaryjny - wybrane stanowiska pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania oraz przygotowywania przesyłek do wysłania i/lub ich wysłania; 27) Rejestr przesyłek wpływających rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Urząd; 28) Rejestr przesyłek wychodzących rejestr służący do ewidencjonowania przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Urząd, prowadzony w systemie tradycyjnym, przez Dziennik Podawczy oraz odrębnie przez uprawnione punkty kancelaryjne; 29) Rozporządzenie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U ). 30) Sekretariat stanowisko pracy, do którego należy między innymi obsługa techniczno-kancelaryjna Burmistrza oraz Sekretarza; 31) skład informatycznych nośników danych uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej; 32) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości; 33) system tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci; 34) środki komunikacji elektronicznej rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną (definicja na podstawie ustawy); 35) urzędowe poświadczenie odbioru dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna, określające: pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny, datę i godzinę doręczenia dokumentu Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 2

5 elektronicznego, datę i czas wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego, datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru (definicja na podstawie ustawy); 3. W Urzędzie, w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją spraw, mają zastosowanie przepisy określone w: 1) instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia, określającej szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz regulującej postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej; 2) jednolitym rzeczowym wykazie akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, stanowiącym załącznik nr 2 do Rozporządzenia, będącym podstawą klasyfikowania i kwalifikowania przez oznaczenie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw; 3) instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do Rozporządzenia, określającej organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym. 4. Czynności kancelaryjne w Urzędzie są wykonywane w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. 5. Przyjęcie systemu tradycyjnego oznacza, że spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych, dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej a całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych. 6. Narzędziem wspomagającym realizację czynności kancelaryjnych może być system informatyczny (zasady jego wdrożenia będą uregulowane odrębnie), który wykorzystywany będzie w celu prowadzenia rejestru przesyłek wpływających, przesyłania informacji o przesyłkach, dekretacji oraz udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Urzędu. 7. Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie komórki organizacyjne Urzędu i ma zastosowanie do całości dokumentacji powstającej i napływającej do Urzędu. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA Rozdział Kierownik Referatu Obsługi Klienta odpowiedzialny jest za aktualność procedury. 9. Archiwista odpowiedzialny jest za nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania i prowadzenia dokumentacji spraw. 10. Kierownik Referatu Obsługi Klienta odpowiedzialny jest za nadzór i koordynację spraw dotyczących obsługi przesyłek wpływających i wychodzących z Urzędu. 11. Kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialny jest za: 1) zapoznanie nowo zatrudnionego pracownika z treścią rozporządzenia oraz niniejszej procedury; 2) prawidłowy obieg przesyłek w komórce organizacyjnej; 3) prawidłowe prowadzenie spisów oraz dokumentacji spraw w komórce organizacyjnej; 4) terminowe załatwianie spraw w komórce organizacyjnej; 5) prawidłowe stosowanie pieczęci i blankietów korespondencyjnych; 6) udzielanie pracownikom komórki organizacyjnej wskazówek w zakresie stosowania rozporządzenia i procedury; 7) terminowe przekazywanie akt do archiwum zakładowego. 12. Pozostali pracownicy Urzędu wykonujący opisane w procedurze zadania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłową i terminową realizację. Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 3

6 13. Pracownicy zobowiązani są do złożenia pisemnego oświadczenia o zapoznaniu się z treścią rozporządzenia oraz niniejszą procedurą, które dołącza się do akt osobowych. PRZEBIEG REALIZACJI/OPIS CZYNNOŚCI 14. Obsługa przesyłek wpływających Rozdział Wszystkie przesyłki wpływające do Urzędu rejestrują punkty kancelaryjne. 2. Klient ma prawo złożyć przesyłkę na każdym stanowisku pracy i w każdej komórce organizacyjnej w Urzędzie. 3. Każda przesyłka złożona w komórce organizacyjnej podlega zarejestrowaniu. 4. Wszystkie punkty kancelaryjne wydają także na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania, poprzez umieszczenie na jej kopii pieczęci wpływu właściwej dla danego punktu kancelaryjnego. 5. Przesyłki doręczone przez dostawców usług pocztowych, faksy a także przesyłki przekazane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (w tym pocztą elektroniczną) przyjmuje i rejestruje wyłącznie Dziennik Podawczy. 6. Do przyjmowania i rejestracji przesyłek przekazanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej (w tym pocztą elektroniczną) Burmistrz może wyznaczyć inne punkty kancelaryjne. 7. Dziennik Podawczy nie odbiera przesyłek doręczonych przez dostawców usług pocztowych adresowanych na pracowników, na których poza adresem urzędu brak nazwy Urząd Miasta i Gminy Szczucin bądź oznaczenia stanowiska służbowego pracownika. 8. W przypadku odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach Dziennik Podawczy sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. 9. Przesyłki zawierające informacje prawnie chronione są przekazywane w dwóch kopertach listem poleconym. 10. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego notatkę na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru a także sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej, który podpisuje pracownik Dziennika Podawczego. 11. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki pracownik Dziennika Podawczego powiadamia Kierownika Referatu Obsługi Klienta. 12. Protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej pracownik Podawczego dołącza do przesyłki. 13. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata bez ich rejestracji. 14. Dziennik Podawczy otwiera wszystkie otrzymane przesyłki, za wyjątkiem przesyłek: 1) opatrzonych klauzulą zastrzeżone i poufne w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U z późn. zm.), których obieg reguluje odrębna procedura. Jeżeli po otwarciu przesyłki, nie oznaczonej na kopercie klauzulą poufne lub zastrzeżone, okaże się, że przesyłka zawiera takie informacje, należy bezzwłocznie po rejestracji przekazać ją w zamkniętej kopercie Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych z notatką o przyczynie otwarcia koperty; 2) adresowanych imiennie, które przekazuje się adresatom (jeśli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających), 3) wartościowych, które przekazywane są właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem; 4) korespondencji zawierającej tajemnicę skarbową; 5) ofert przetargowych składanych w toku prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub dotyczących pożytku publicznego; 6) zapytania ofertowego zawierającego dopisek nie otwierać, Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 4

7 7) korespondencji opatrzonej klauzulą do rąk własnych ; 8) ofert w sprawie zatrudnienia składanych w wyniku ogłoszenia naboru na stanowisko urzędnicze lub kierownicze stanowisko urzędnicze lub w wyniku ogłoszonego konkursu. 15. Przesyłki na nośniku papierowym Dziennik Podawczy lub inny uprawniony punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie: 1) danych zawartych w treści pisma w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma; 2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty. 16. Rejestracja przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu dowolnej kolejności w rejestrze przesyłek wpływających w formie papierowej (lub systemie), informacji zawierającej: 1) liczbę porządkową, 2) datę wpływu przesyłki, 3) tytuł, czyli zwięzłe odniesienia się do treści przesyłki (pisma), 4) nazwę podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna, 5) datę przesyłki, 6) znak przesyłki, 7) wskazanie, komu przydzielono przesyłkę, w szczególności mogą to być pracownik, komórka organizacyjna lub, w przypadku przesyłek mylnie doręczonych, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat, 8) liczbę załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki, 9) dodatkowe dane, jeżeli są potrzebne. 17. Wzór rejestru przesyłek wpływających określa załącznik nr 1 do niniejszych zasad. 18. Rejestracji podlegają także przesyłki anonimowe, przy czym pozostawia się je bez rozpoznania chyba, że Burmistrz w indywidualnych przypadkach zdecyduje inaczej. 19. Z rejestracji wyłącza się przesyłki stanowiące dokumentację nietworzącą akt sprawy, (z wyłączeniem faktur, rachunków not księgowych), o której mowa w 19 ust. 6, nanosząc na nie jedynie pieczęć wpływu. 20. Pracownicy punktów kancelaryjnych rejestrują w pierwszej kolejności przesyłki wymagające natychmiastowej realizacji, w szczególności: 1) przesyłki zawierające informacje poufne i zastrzeżone oraz inne informacje prawnie chronione; 2) ostrzeżenia, informacje związane z bezpieczeństwem i zarządzaniem kryzysowym; 3) przesyłki adresowane imiennie do Burmistrza lub Sekretarza. 21. W przypadku rozbieżności pomiędzy nazwą podmiotu, od którego pochodzi przesyłka zawartą na kopercie i na piśmie, do rejestracji przyjmuje się nazwę podmiotu zawartą na piśmie. 22. W przypadku przesyłek tej samej treści, pochodzących od tych samych podmiotów, dostarczonych za pośrednictwem różnych środków komunikacji (np. za pośrednictwem dostawców usług pocztowych, faksem lub pocztą elektroniczną) wszystkie podlegają zarejestrowaniu zgodnie z chronologią wpływu, o ile w odniesieniu do poczty elektronicznej mają istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez Urząd. 23. W przypadku pism, dla których brak daty, przy rejestracji za datę pisma przyjmuje się datę wpływu do Urzędu. 24. Przy rejestracji przesyłek odnotowuje się w systemie i na nośniku papierowym brak załączników jeśli zostały oznaczone w piśmie przewodnim, niezgodność liczby załączników faktycznie otrzymanych z oznaczonymi na piśmie lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego. Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 5

8 25. W przypadku kilku przesyłek nadesłanych w jednej kopercie, przesyłki rejestruje się oddzielnie a kopertę dołącza się do jednej z nich, dołączając do pozostałych, w systemie i na nośniku papierowym, notatkę o przesyłce, do której koperta została dołączona (np. poprzez podanie numeru z rejestru przesyłek wpływających), o ile koperta ma znaczenie dla sprawy. 26. Koperty z nie naruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się do przesyłek (a następnie akt sprawy): 1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za potwierdzeniem odbioru, 2) dla których istotna jest data nadania, 3) dla których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) zawierających załączniki bez pisma przewodniego, 6) dla których zapisy na kopercie są niezgodne z zawartością przesyłki, 7) innych istotnych dla sprawy (decyduje pracownik prowadzący sprawę). 27. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie, w lewej górnej części pisma, a w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na przedniej stronie koperty. 28. Pracownik punktu kancelaryjnego w obrębie pieczęci wpływu w pozycji Nr korespondencji - dokonuje zapisu numeru przesyłki zgodnie z formatem [nr kolejny, rok] a w pozycji L. załączników - dokonuje zapisu liczby załączników dołączonych do pisma przewodniego (o ile występują) oraz czytelnie się podpisuje. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 2 do niniejszych zasad. 29. W przypadku przesyłek, dla których istotna jest godzina wpływu (np. ofert w postępowaniu udzielenie zamówienia publicznego), w obrębie pieczęci wpływu odnotowuje się także dokładną godzinę ich otrzymania. 30. Zarejestrowaną przesyłkę pracownik punktu kancelaryjnego gromadzi zgodnie z adresatem (lub zakresem prowadzonych spraw przez komórkę organizacyjną) w teczce Korespondencja wpływająca i przekazuje do dekretacji Burmistrzowi lub Sekretarzowi. 31. Wyjątek od reguły z pkt 29 stanowią przesyłki o charakterze powtarzalnym, nie wymagające każdorazowo dekretacji i szczegółowego rozpoznania przez kierowników komórek organizacyjnych, przesyłki takie (ich szczegółowy wykaz zostanie ustalony przez Burmistrza a) pracownik punktu kancelaryjnego kieruje bezpośrednio do pracowników w komórkach organizacyjnych. 32. Przesyłkę, dla której trudno określić adresata pracownik punktu kancelaryjnego przekazuje do dekretacji po rozpoznaniu dokonanym z udziałem Kierowników lub Sekretarza. 33. Przesyłkę adresowaną do Burmistrza (nie opatrzoną imieniem i nazwiskiem), z treści której wyraźnie wynika jaka komórka organizacyjna jest upoważniona do jej załatwienia, pracownik punktu kancelaryjnego gromadzi w zakładce dedykowanej tej komórce organizacyjnej. 34. W przypadku przesyłki imiennej adresowanej do osoby, która już nie pracuje lub zmieniła stanowisko pracy w Urzędzie, korespondencja po jej otwarciu, przekazywana jest odpowiednio przez Dziennik Podawczy lub daną osobę do komórki organizacyjnej właściwej do załatwienia sprawy. 35. Przesyłki zarejestrowane danego dnia do godz , pracownik punktu kancelaryjnego przekazuje do dekretacji w tym dniu do godz.13.00, a korespondencję zarejestrowaną danego dnia po godz przekazuje się następnego dnia do godz Wyjątek stanowią przesyłki wymienione w ust. 19, które przekazuje się bezzwłocznie. 36. Do Sekretariatu pracownik Dziennika Podawczego przekazuje przesyłki: 1) adresowane imiennie do Burmistrza lub Sekretarza, 2) dotyczące spraw o charakterze reprezentacyjnym, 3) od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, 4) zastrzeżone dla Burmistrza lub Sekretarza, Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 6

9 5) dotyczące organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania Urzędu, 6) dotyczące skarg i wniosków odnoszących się do działalności Urzędu lub jego pracowników, 7) dotyczące protokołów i zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontrolne, 8) dotyczące protokołów i zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w jednostkach organizacyjnych powiatu, 9) dotyczące prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności Burmistrza lub Sekretarza, a z którymi powinni się zapoznać. 37. Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Dziennik Podawczy przekazuje przesyłki oznaczone klauzulą poufne i zastrzeżone. 38. Przesyłki wpływające do Urzędu, adresowane na Gminę Szczucin lub Burmistrza, a dotyczące spraw prowadzonych wyłącznie przez Jednostki Organizacyjne Gminy Szczucin nie są rejestrowane, Dziennik Podawczy gromadzi je w teczce Korespondencja wpływająca i po dekretacji przez Burmistrza lub Sekretarza przekazuje zgodnie z dekretacją. 39. Przesyłki przeglądnięte i zwrócone przez Burmistrza i Sekretarza pracownik Dziennika Podawczego przekazuje zgodnie z dekretacją, za potwierdzeniem w systemie odbioru dokumentu papierowego. 40. Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, zawierających oznaczenie pracownika lub komórki (jednostki) organizacyjnej właściwej do załatwienia sprawy, datę oraz podpis dokonującej dekretacji a także ewentualne wskazanie sposobu i terminu załatwienia sprawy. 41. W przypadku błędnej dekretacji, jej zmiany dokonuje dekretujący. 42. W przypadku przesyłek dotyczących sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub różnych pracowników, w dekretacji na pierwszym miejscu należy wskazać komórkę organizacyjną lub pracownika prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy; tak wyznaczona komórka organizacyjna lub pracownik prowadzący sprawę stanowi komórkę merytoryczną. 43. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw w dekretacji wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw, przy czym tylko pierwsza z nich otrzymuje całość dokumentacji w oryginale. 44. Pracownik lub komórka merytoryczna otrzymuje oryginał przesyłki, pozostałe podmioty wskazane w dekretacji otrzymują jej kserokopię, potwierdzoną przez pracownika punktu kancelaryjnego za zgodność z oryginałem. 45. W przypadku przesyłek o dużej objętości zadekretowanych na kilka podmiotów, pracownik punktu kancelaryjnego wykonuje kserokopie wyłącznie pisma przewodniego zamieszczając na nim notatkę o lokalizacji kompletnej przesyłki. 46. Przy przesyłce przekazywanej na podstawie dekretacji poza Urząd, pracownik przekazujący zamieszcza informację o odbiorcy, dacie i sposobie przekazania i kończy obsługę korespondencji. 47. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną przekazuje się na jej Kierownika, który może przyjąć je do realizacji lub ponownie zadekretować na pracownika komórki organizacyjnej. 48. Kierownik po otrzymaniu przesyłki potwierdza jej przyjęcie i zgodnie ze swoją decyzją przekazuje ją osobiście, pracownikowi właściwemu do ostatecznego załatwienia sprawy. 49. Dekretacja Kierownika nie może zmieniać dyspozycji przełożonego wyższego rzędu zawartej w pierwszej dekretacji w zakresie dotyczącym sposobu i terminu załatwienia sprawy. 50. Pracownik w komórce organizacyjnej po otrzymaniu przesyłki, niezwłocznie rejestruje przesyłkę w spisie spraw bądź dołącza ją do akt sprawy. 51. Pracownik, który otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie obitej urzędową pieczęcią wpływu i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych jest zobowiązany niezwłocznie po jej otrzymaniu uzupełnić w punkcie kancelaryjnym pieczęć wpływu na piśmie oraz dane w rejestrze przesyłek wpływających, a w przypadku otrzymania koperty nie obitej pieczęcią wpływu przekazać celem opieczętowania i zarejestrowania. 15. Postępowanie z przesyłkami w formie elektronicznej zawierającymi podpis elektroniczny Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 7

10 1. Szczegółowe zasady postępowania z przesyłkami w formie elektronicznej w zależności od sposobu ich otrzymania określono w 16, Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu: [data]; wynik weryfikacji: [ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji], a także czytelny podpis sporządzającego wydruk. 3. Zasady archiwizacji przesyłek w postaci elektronicznej oraz prowadzenia składu informatycznych nośników danych określa odrębna procedura. 16. Postępowanie z przesyłkami otrzymanymi pocztą elektroniczną 1. Każdy pracownik posiadający indywidualną skrzynkę poczty elektronicznej na urzędowym serwerze poczty, sprawdza ją codziennie, minimum dwukrotnie, do godz oraz drugi raz po godz Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie (o ile czynności te nie zostały skutecznie wykonane przez oprogramowanie wykonujące te funkcje automatycznie) i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. 3. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu ze Urzędem tj. sekretariat@umigszczucin.pl obsługiwaną przez pracownika Dziennika Podawczego, 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej obsługiwane przez pracowników Urzędu. 4. Pracownik Dziennika Podawczego dokonuje selekcji przesyłek otrzymanych pocztą elektroniczną. W pierwszej kolejności drukuje, rejestruje i nanosi pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku przesyłki, które uznał opierając się na najlepszej wiedzy i doświadczeniu jako mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez Urząd. 5. Przy rejestracji przesyłki, postanowienia 14 stosuje się odpowiednio. 6. Z zarejestrowaną pocztą elektroniczną postępuje jak z każdą przesyłką na nośniku papierowym, a w ślad za nią przesyła korespondencję na konto poczty elektronicznej zgodnie z dekretacją. 7. Pozostałą korespondencję pracownik Dziennika Podawczego przekazuje na skrzynki poczty elektronicznej Kierowników. 8. Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych wszystkie przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzielą na: 1) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez komórkę organizacyjną, 2) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez komórkę organizacyjną, 3) pozostałe. 9. Przesyłki, o których mowa w ust.8 pkt. 1), drukuje się i przekazuje do rejestracji i opieczętowania do właściwego punktu kancelaryjnego a następnie dołącza do akt sprawy. 10. Przesyłki, o których mowa w ust.8 pkt.2), drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy. 11. Przesyłki, o których mowa w ust.8 pkt. 3) nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy. 17. Postępowanie z przesyłkami przekazanymi na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą 1. Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) obsługuje pracownik Dziennika Podawczego na platformie epuap. Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 8

11 2. W przypadku wpływu przesyłki na ESP, pracownik ją obsługujący drukuje przesyłkę wraz z Urzędowym Poświadczeniem Odbioru (UPO). Nośnik papierowy, rejestruje i nanosi pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku przesyłki. 3. Wydruk UPO sporządzający go opatruje datą wydruku i czytelnym podpisem. 4. Przy rejestracji, dekretacji i przekazaniu przesyłki, postanowienia 14 stosuje się odpowiednio. 18. Postępowanie z przesyłkami otrzymanymi na informatycznym nośniku danych 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio w całości na informatycznym nośniku danych, 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. 2. Przesyłki przekazane bezpośrednio w całości na informatycznym nośniku danych, drukuje się rejestruje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i postępuje analogicznie jak z pozostałymi przesyłkami wpływającymi. 3. Z przesyłkami w postaci papierowej, posiadającymi załącznik na informatycznym nośniku postępuje się analogicznie jak z pozostałymi przesyłkami wpływającymi. 4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez urządzenia posiadane przez Urząd), należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki (np. pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku, 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną na nim przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1), do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych. 19. Czynności kancelaryjne w komórkach organizacyjnych 1. W komórkach organizacyjnych Urzędu obowiązuje bez dziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, stanowiącym załącznik nr 2 do Rozporządzenia, co oznacza, że sprawę rejestruje się w spisie spraw tylko raz na podstawie pierwszego pisma a kolejne dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym. 2. Dokumentację otrzymywaną i powstającą w Urzędzie dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: 1) tworzącą akta spraw, 2) nietworzącą akt spraw. 3. Dokumentacja tworząca akta sprawy otrzymuje znak sprawy, który jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. 4. Znak sprawy nadaje pracownik prowadzący sprawę zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu. 5. O stosowaniu po znaku sprawy oznaczenia prowadzącego sprawę decyduje Kierownik. 6. Dokumentację nietworzącą akt spraw, która nie została przyporządkowana do sprawy, jedynie do klasy z wykazu akt, stanowią w szczególności: 1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy; 2) niezamawiane przez Urząd oferty, z których Urząd nie korzysta, 3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma, 4) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe), 5) listy obecności, Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 9

12 6) karty urlopowe, 7) dokumentacja magazynowa, 8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego, 9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (np. dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr), 10) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych). 7. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy. 8. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną. 9. W przypadku, o którym mowa w ust. 9, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna. 10. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 9, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc. 11. Pracownik w komórce organizacyjnej przyjmując przesyłkę bezpośrednio lub w drodze dekretacji sprawdza czy: 1) dotyczy ona sprawy już wszczętej, 2) rozpoczyna nową sprawę. 12. W przypadku przesyłki dotyczącej sprawy wszczętej pracownik prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy. 13. W przypadku, gdy przesyłka rozpoczyna nowa sprawę, pracownik prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy. 14. Znak sprawy nanosi się w lewej górnej części pisma na jego pierwszej stronie. Oznaczeniu za pomocą znaku sprawy podlegają także załączniki do pisma, dotyczy to zarówno pism wpływających, w szczególności tych przyporządkowanych do teczek aktowych o kategorii archiwalnej A, jak i wychodzących. 15. Spis spraw prowadzi się na formularzu, którego wzór określa załącznik nr 3 do niniejszych zasad. 16. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt. 17. Wykaz dokumentacji (teczek), wraz z kategorią archiwalną, prowadzonej w komórkach organizacyjnych prowadzi i aktualizuje Archiwista w postaci elektronicznej Wszelkie zmiany w zakresie prowadzonej dokumentacji (teczek) Kierownik uzgadnia z Archiwistą, który uzgodnione modyfikacje bezzwłocznie wprowadza do wykazu. 18. Sposób opisu teczki aktowej określa załącznik nr 4 do niniejszych zasad Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki. 20. Dopuszcza się, w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt, prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok, przy czym dla każdego roku zakłada się odrębny spis spraw. 21. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej; w takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw. 22. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe). Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 10

13 23. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy. 24. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. 25. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism. 26. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku; elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. 27. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna. 28. W sytuacji, o której mowa w ust. 27, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: przeniesiono do znaku sprawy..., i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy. 29. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę: 1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy, 2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy, 3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy. 30. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności: 1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących, 2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą Urzędu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, 3) przesyłki przesłane za pomocą faksu, 4) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych, 5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez Kierowników, Sekretarza, Skarbnika, Burmistrza oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie. 31. Akceptacja przygotowanego pisma może być jedno lub wielostopniowa. 32. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania. 33. Zakresy uprawnień Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika oraz pozostałych pracowników w sprawie akceptacji i podpisywania pism określa 36 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Szczucin. 34. Projekty pism do akceptacji przedkłada się w postaci papierowej, z zastrzeżeniem, że projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej mogą być przedstawione do podpisu w postaci elektronicznej. 35. Na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę, a w przypadku akceptacji wielostopniowej także pracownik nieupoważniony do podpisania konkretnego pisma, umieszcza swój odręczny czytelny podpis (skrót podpisu tylko w przypadku jeśli dodatkowo używa pieczęci) i datę jego złożenia. 36. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy. 37. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: 1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej, 2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy). Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 11

14 38. Wszystkie egzemplarze pism wychodzące na zewnątrz Urzędu, z wyłączeniem decyzji administracyjnych, sporządza się na blankietach korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinny zawierać: 1) pole nagłówkowe zawiera nazwę i adres nadawcy pisma (pieczęć nagłówkową), 2) pole adresata zawiera nazwę i siedzibę firmy lub miejsce zamieszkania adresata, 3) miejscowość i datę (w lewej górnej części pisma), 4) pole wpływu miejsce na pieczątkę wpływu dokumentów do adresata, 5) w pismach urzędowych, w których występuje prośba o dokonanie czynności prawnej, powinno napisać się, czego dotyczy sprawa; określenie sprawy jest swoistym tytułem pisma, to na jego podstawie bez czytania tekstu, dokonuje się rozdzielenia pisma do załatwienia, 6) treść pisma, 7) podpis wraz z pieczęcią popisową, 8) listę załączników, jeżeli występują, 9) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. 39. Wzór blankietu korespondencyjnego pisma określa załącznik nr 5 do niniejszych zasad. 40. Gdy pismo przekazywane jest do większej liczby odbiorców, w polu adresowym umieszcza się informację Według rozdzielnika, natomiast na dole, po lewej stronie pod załącznikami dopisuje się wszystkich adresatów, używając zwrotu Otrzymują ; 41. Jeżeli pismo jest przekazywane do wiadomości innych odbiorców, informację o tym zamieszcza się na końcu, w sposób podobny do rozdzielnika, z dopiskiem,,do wiadomości. 42. W korespondencji urzędowej należy posługiwać się językiem oficjalnym, pozbawionym wyrażeń emocjonalnych i wartościujących. 43. W pismach urzędowych stosuje się klasyczną czcionkę Times New Roman o wielkości: 1) tekst zasadniczy przeważnie 12 pkt; 2) elementy, które nie stanowią integralnej części tekstu, np. spis załączników wielkość czcionki może wynosić 10 pkt 3) tytuły większa czcionka; w celu estetycznego rozmieszczenia treści pisma na stronie dopuszczalna jest zmiana wielkości czcionki (od 11 do 14 pkt). 44. Wybrana czcionka powinna być stosowana w piśmie konsekwentnie. 45. Korespondencja reprezentacyjna może zawierać herb lub logo gminy, zwroty grzecznościowe jak również inną strukturę i formatowanie. 46. Początkowy i końcowy zwrot grzecznościowy można zapisać: 1) odręcznie to miły gest skierowany do adresata; 2) komputerowo przy użyciu pisma pochyłego (kursywy), przypominającego pismo odręczne. 20. używania, zamawiania, wydawania oraz kasacji pieczęci urzędowych i innych pieczęci stosowanych przez komórki organizacyjne 1. W Urzędzie stosowane są następujące rodzaje pieczęci: 1) pieczęć urzędowa okrągła, tłoczona pieczęć metalowa zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej lub herb Gminy Szczucin, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do jej używania, 2) inne pieczęcie (pieczątki): a) nagłówkowe (Urzędu lub organów gminy), b) podpisowe o treści z up. Burmistrza używane wyłącznie przez osoby posiadające stosowne upoważnienie Burmistrza do wykonywania w jego imieniu określonych czynności, Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 12

15 c) imienne, w tym pieczęcie podpisowe stosowane przez pracowników uprawnionych do podpisywania pism oraz pozostałe stosowane przez pracowników przy wykonywaniu innych czynności kancelaryjnych (np. parafowania sporządzanych pism), d) wpływu, e) specjalne o treści związanej z określoną kategorią spraw załatwianych przez daną komórkę organizacyjną. 2. Wzory pieczęci, innych niż urzędowe oraz wpływu i nadania, stosowanych w Urzędzie określa załącznik nr 2 do niniejszych zasad. 3. Stosowane w Urzędzie pieczęcie są koloru czerwonego. 4. Pieczęć urzędową z wizerunkiem orła lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci urzędowej nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z Urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 5. Pieczęć urzędową z wizerunkiem herbu Gminy Szczucin umieszcza się na urzędowych dokumentach okolicznościowych lub o charakterze reprezentacyjnym. 6. Dopuszcza się używanie pieczęci urzędowej niemetalowej z zachowaniem zasad, o których mowa powyżej. 7. Dopuszcza się stosowanie w treści pieczęci tytułów naukowych pracowników. 8. Pieczęcie nagłówkowe i podpisowe wytworzone przed dniem wejścia w życie niniejszych zasad mogą być nadal stosowane, o ile ich używanie jest uprawnione. 9. Pieczęcie w czasie urzędowania powinny znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika za nie odpowiedzialnego a po godzinach pracy należy je przechowywać w odpowiednio zabezpieczonych meblach biurowych. 10. Kierownicy są odpowiedzialni za: 1) zapewnienie prawidłowych pieczęci oraz odpowiedniej ich ilości, 2) stosowanie pieczęci zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, 3) zgłaszanie pracownikowi Referatu Obsługi Klienta zapotrzebowania na wykonanie pieczęci, 4) przekazanie do Referatu Obsługi Klienta pieczęci pracownika, który utracił prawo do ich używania oraz pieczęci, które nie mogą być używane z powodu ich zużycia, uszkodzenia, likwidacji komórki organizacyjnej lub stanowiska bądź zmiany przepisów uprawniających do ich używania, 5) zawiadomienie Kierownika Referatu Obsługi Klienta o zagubieniu lub utracie pieczęci podaniem okoliczności utraty, rodzaju pieczęci i wskazaniem pracownika odpowiedzialnego za pieczęć. 11. Pracownik Referatu Obsługi Klienta: 1) weryfikuje wnioski o wykonanie pieczęci w zakresie zgodności treści wnioskowanej pieczęci z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi oraz uprawnieniami do jej używania, 2) dokonuje analizy w zakresie celowości zamówienia pieczęci i podejmuje stosowne czynności w zakresie ich wyrobu, 3) prowadzi ewidencję pieczęci używanych w Urzędzie oraz ewidencję pieczęci przekazanych do kasacji na formularzu, którego wzór określa załącznik nr 6 do niniejszych zasad, 4) koordynuje czynności związane z kasacją pieczęci używanych w Urzędzie, protokoły z kasacji pieczęci stanowią załączniki do w/w ewidencji. 12. Kierownik Referatu Obsługi Klienta: 1) kontroluje prawidłowość stosowania pieczęci przez pracowników Urzędu, 2) zawiadamia właściwe organy o zaginięciu lub utracie pieczęci. 21. Obsługa przesyłek wychodzących 1. Obsługę przesyłek wychodzących na nośniku papierowym prowadzi Dziennik Podawczy we współpracy z pozostałymi punktami kancelaryjnymi i komórkami organizacyjnymi. Id: 7FBDA8FB EE-B373-C95F31209E16. Podpisany Strona 13