PROGRAM CERTYFIKACJI ZRÓWNOWAŻONEJ PRODUKCJI BIOPALIW I BIOPŁYNÓW

Transkrypt

1 PROGRAM CERTYFIKACJI ZRÓWNOWAŻONEJ PRODUKCJI BIOPALIW I BIOPŁYNÓW 1 CEL I ZAKRES PROGRAMU 1.1 Celem niniejszego Programu jest określenie zasad certyfikacji biomasy pochodzenia zrównoważonego w oparciu o wymagania systemu certyfikacji zrównoważonej produkcji biopaliwa i biopłynów System Kryteriów Zrównoważonego Rozwoju KZR INiG (dalej KZR INiG) przez SGS Polska Sp. z o.o. (dalej SGS lub jednostka certyfikująca). Niniejszy program jest dostępny publicznie na stronie internetowej: oraz jest udostępniany organizacjom zainteresowanym certyfikacją. 2 WYMAGANIA DLA ORGANIZACJI UBIEGAJĄCYCH SIĘ O CERTYFIKACJĘ ZRÓWNOWAŻONEJ PRODUKCJI BIOPALIW I BIOPŁYNÓW WG ZASAD SYSTEMU KZR INiG 2.1 Wymagania dla organizacji ubiegających się o certyfikację KZR INiG znajdują się na stronie internetowej 3 WYMAGANIA DOTYCZĄCE CERTYFIKACJI 3.1 PRZEBIEG CERTYFIKACJI Tryb postępowania w procesach certyfikacji prowadzonych przez SGS składa się z następujących etapów: a) wnioskowanie o certyfikację (złożenie wniosku wraz z wymaganą dokumentacją); b) przegląd wniosku i przygotowanie oferty; c) podpisanie umowy; d) przygotowanie auditu; e) audit na miejscu w siedzibie Klienta; f) decyzja w procesie certyfikacji. 3.2 WNIOSKOWANIE O CERTYFIKACJĘ, PRZYGOTOWANIE OFERTY, PODPISANIE UMOWY Organizacja zainteresowana certyfikacją KZR INiG (dalej Organizacja) składa do SGS wniosek na formularzu PLS22-01-KZR Wniosek o certyfikację zrównoważonej produkcji biopaliwa i biopłynów (dalej - Wniosek). Wniosek zawiera m.in.: a) ogólną informację o wnioskodawcy (formę prawną, nazwę i adres); b) rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej (produkcja rolna, handel płodami rolnymi, przetwórstwo płodów rolnych itp.); c) zestawienie jednostek należących do organizacji ale znajdujących się poza siedzibą główną organizacji; d) deklarację formy raportowania wielkości emisji GHG dla poszczególnych typów biomasy; e) wstępne zadeklarowanie terminu gotowości poddania się auditowi SGS dokonuje oceny poprawności złożonego wniosku pod kątem kompletności informacji niezbędnych do przeprowadzenia procesu oraz możliwości przeprowadzenia procesu certyfikacji W oparciu o informacje zawarte we wniosku złożonym przez Organizację, który został zatwierdzony przez SGS oraz o aktualny cennik zostaje przygotowana oferta certyfikacji W przypadku akceptacji oferty przez klienta w większości przypadków pomiędzy klientem, a SGS jest zawierana umowa Umowa reguluje prawa i obowiązki posiadacza certyfikatu SGS, a w szczególności ustala: - zasady prowadzenia certyfikacji, a w tym zasady wydawania, zawieszania, cofania certyfikatów; - zobowiązania stron związane z prowadzonymi procesami certyfikacji; - zasady stosowania certyfikatów; - zobowiązania finansowe związane z prowadzonymi procesami certyfikacji; - zasady wnoszenia reklamacji i/lub odwołań; - zasady zachowania poufności, oraz - pozostałe zasady, obowiązki i uprawnienia stron. 3.3 PRZYGOTOWANIE DO OCENY Przed przystąpieniem do auditu, organizacja zobowiązana jest od rejestracji w Systemie KZR INiG, gdzie otrzymuje unikatowy numer identyfikacyjny Organizacja ubiegająca się o certyfikację dostarcza auditorowi wiodącemu dokumentację opisującą zasady systemu zrównoważonej produkcji biopaliw i biopłynów, który dokonuje jej wstępnej oceny i w razie konieczności jej uzupełnienia, zwraca się do Organizacji z prośbą o dostarczenie brakujących dokumentów SGS wyznacza zespół auditorów, zgodnie z wymaganiami, określonymi w niniejszym dokumencie, procedurami wewnętrznymi, opartymi na wymaganiach dokumentu system KZR INiG-PIB /10/ - Wytyczne dla auditora i prowadzenia auditu Organizacja ubiegająca się o certyfikację może zgłosić zastrzeżenia dotyczące składu zespołu oceniającego Po wyłonieniu zespołu auditorów oraz ustaleniu z Organizacją dogodnego terminu auditu, przesyłane jest pisemne potwierdzenie terminu auditu wraz ze składem osobowym auditorów. Zał. nr 1 do LPPL.22 str. 1 z 8 Wydanie: 6 z dnia r.

2 3.3.6 Czas potrzebny do oceny ustala się na podstawie takich danych jak wielkość organizacji, liczba lokalizacji, liczba dostarczających biomase producentów pierwotnych i innych czynników. Wytyczne dotyczące określania czasu podano w rozdziale 11 niniejszego dokumentu Plan auditu może ulec zmianie podczas auditu, o czym auditor wiodący informuje na bieżąco Klienta. 3.4 AUDIT CERTYFIKACYJNY Audit certyfikujący może składać się z dwóch etapów, przeprowadzanych na miejscu u klienta Audit wstępny jest etapem dobrowolnym i jego przeprowadzenie jest uzależnione od deklaracji Organizacji na Wniosku o certyfikację Audit wstępny obejmuje przegląd dokumentacji systemu. Istnieje możliwość przeprowadzenia części lub całości auditu w lokalizacji klienta w celu pełnego zrozumienia dzialania Organizacji. Po zakończeniu auditu, sporządzany jest raport z auditu, w którym znajdują się wnioski z przeprowadzonej oceny na miejscu i przeglądu dokumentacji Organizacji Zasadniczym procesem oceny jest audit certyfikujący Celem auditu certyfikującego jest zgromadzenie dowodów zgodności systemu potwierdzania pochodzenia biomasy zrównoważonej z wymaganiami określonymi przez system KZR INiG. Audit obejmuje m.in.: a) zgromadzenie informacji i dowodów zgodności z wymaganiami systemu KZR INiG; b) potwierdzenie, że istniejący system w zakresie zrównoważonej produkcji biopaliw i biopłynów zaplanowano tak, aby spełnił wszystkie wymagania kryteriów zgodnie z wymaganiami systemu KZR INiG; c) dostarczenie informacji zwrotnej klientowi W przypadku stwierdzenia niezgodności i obserwacji zespół oceniający powinien je zakomunikować podczas spotkania zamykającego Pierwszym etapem auditu na miejscu jest dokonanie oceny ryzyka Organizacji (zapis w PLS22-12a_KZR). W przypadku pierwszego punktu skupu dodatkowo przeprowadzana jest ocena ryzyka pod kątem analizy dla gospodarstw rolnych. Analiza ryzyka dokonywana jest na podstawie wytycznych w załączniku nr 6 do procedury certyfikacji, zapisy sporządzane są na formularzu PLS22_12b_KZR Jeśli niezgodność wymaga weryfikacji na miejscu w siedzibie Organizacji, auditor wiodący powinien przeprowadzić ocenę uzupełniającą na miejscu (wg KZR INiG zwany auditem nadzoru) w celu potwierdzenia skuteczności wykonanych działań korygujących, mających na celu usunięcie przyczyn niezgodności Auditor wiodący może udzielić rekomendacji o wydaniu certyfikatu jedynie w przypadku pozytywnej oceny przedstawionych przez Organizację dowodów, podjętych wobec wszystkich niezgodności W trakcie auditu i na spotkaniu zamykającym zespół oceniający powinien udzielić wyjaśnień dotyczących wyników i wniosków z auditu, w tym stwierdzonych niezgodności i obserwacji Po zakończeniu auditu oraz zatwierdzeniu Raportu z auditu KZR INiG (formularz PLS22_11_KZR) jest on przekazywany do organizacji Proces certyfikacji może być przerwany w przypadku zgłoszenia przez Organizację rezygnacji z przeprowadzenia certyfikacji, nie przekazania w uzgodnionym terminie dokumentów uzupełniających, niezbędnych do kontynuowania procesu lub z powodu wysokiego poziomu niezgodności i braku współpracy Organizacji podczas auditu. Przerwanie procesu powoduje obciążenie wnioskodawcy za prace wykonane do czasu przerwania procesu certyfikacji, zgodnie z obowiązującym cennikiem. 3.5 DECYZJA O CERTYFIKACJI Raport z auditu oraz pozostałe części składowe dokumentacji auditowej stanowią tzw. paczkę procesu. Skompletowana przez auditora wiodącego paczka procesu, przesyłana jest za pośrednictwem Specjalisty ds. Obsługi Klienta do Recenzenta Technicznego. Następnie Recenzent Techniczny sprawdza dokumenty oraz informacje zawarte w paczce procesu pod względem merytorycznym wykorzystując wiedzę techniczną, a następnie wydaje opinię o przyznaniu lub odmowie przyznania certyfikatu Decyzja w procesie certyfikacji podejmowana jest przez Dyrektora Branży CBE/ AFL Decyzja o przyznaniu certyfikatu nie może zostać podjęta dopóki wszystkie niezgodności drobne nie zostaną usunięte. Natomiast wobec stwierdzonych niezgodności poważnych, nie ma możliwości wystawienia certyfikatu i Organizacja zainteresowana uzyskaniem certyfikau zmuszona jest do ponownego przejścia całego procesu oceny W przypadku niezgodności drobnych, Organizacja powinna przesłać, a auditor wiodący zatwierdzić przesłane dowody na zakończenie/ zaplanowanie działań Jeśli niezgodność wymaga weryfikacji w terenie/ na miejscu w siedzibie Organizacji, auditor powinien przeprowadzić audit uzupełniający na miejscu (wg KZR INiG zwany auditem nadzoru) w celu potwierdzenia skuteczności wykonanych działań korygujących, mających na celu usunięcie przyczyn niezgodności drobnej. Decyzje konieczności przeprowadzenia auditu uzupełniającego w terenie/ na miejsu w siedzibie Organizacji podejmowana jest przez auditora wiodącego. System KZR INiG zaleca wtedy wykonanie auditu uzupełniającego najpóźniej do 6 miesięcy od zakończenia auditu certyfikującego W przypadku podjęcia negatywnej decyzji organizacja otrzymuje pisemną decyzję wraz z uzasadnieniem W przypadku pozytywnego zakończenia procesu certyfikacji wydawany jest certyfikat Certyfikat zgodności systemu KZR INiG jest wydawany przez SGS na okres 1 roku od daty podjęcia decyzji Po podjęciu decyzji o wyniku certyfikacji, Specjalista ds. Obsługi Klienta informuje Organizację o zakończeniu procesu certyfikacji Certyfikat jest przekazywany po uregulowaniu przez Organizację opłat określonych w ofercie zgodnie z umową. Zał. nr 1 do LPPL.22 str. 2 z 8 Wydanie: 6 z dnia r.

3 4 ZASTOSOWANIE CERTYFIKATÓW I ZNAKÓW CERTYFIKACJI Certyfikowana organizacja ma prawo powoływać się na uzyskany certyfikat SGS w prowadzonej działalności i w relacjach z klientami w odniesieniu do obszaru objętego zakresem certyfikatu. Zasady posługiwania się znakiem certyfikowanego systemu są przekazywane Organizacji wraz ze znakami certyfikacji po przekazaniu certyfikatu oraz dostępne są w dokumencie systemu KZR INiG System KZR INiG-PIB /1/ - Opis Systemu Kryteriów Zrównoważonego Rozwoju INiG-PIB zasady ogólne Niewłaściwe lub mogące wprowadzić w błąd powołanie się na posiadane certyfikaty może spowodować żądanie wycofania lub sprostowania niewłaściwych informacji, w trybie uzależnionym od charakteru i skutków nadużycia lub też zawieszenie lub cofnięcie certyfikatu. 5 PROCEDURY NADZORU Ze względu na to, że certyfikaty KZR INiG wystawiane są na okres jednego roku, nie stosuje się standardowo auditów nadzoru. 6 AUDIT RECERTYFIKACYJNY (ODNOWIENIE WAŻNOŚCI CERTYFIKATU) Celem auditu recertyfikacyjnego jest kompletne sprawdzenie stałej skuteczności systemu organizacji Audit recertyfikacyjny przeprowadzany jest co roku tj. przed upływem ważności certyfikatu. Audit recertyfikacyjny powinien zostać przeprowadzony w odpowiednim terminie przed wyaśnięciem obowiązującego certyfikatu w celu umożliwienia podjęcia przez Organizację ewentualnych niezbędnych działań korygujących oraz podjęcia przez jednostkę certyfikującą decyzji o wydaniu certyfikatu Audity w celu odnowienia certyfikatu powinny odbywać się co roku. Następny audit (re-certyfikacja) musi być przeprowadzony do dwunastu miesięcy od daty ostatniego dnia auditu certyfikującego Audit recertyfikacyjny powinien zostać zaplanowany na około 3 miesiące przed datą ważności certyfikatu w celu zachowania ciągłości certyfikacji Procedura auditu re-certyfikacyjnego (odnowieniowego) jest analogiczna do procedury auditu certyfikacyjnego. 7 ZAWIESZANIE, COFANIE, CERTYFIKATU W uzasadnionych przypadkach, SGS ma prawo do: a) zawieszenia lub ograniczenie ważności certyfikatu, b) cofnięcia certyfikatu ZAWIESZENIE WAŻNOŚCI CERTYFIKATU Zawieszenie certyfikatu następuje w przypadku: a) zgłoszenia przez Zamawiającego czasowej rezygnacji z certyfikatu; b) nadużycia uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu; c) nie spełnienia zobowiązań finansowych wobec Wykonawcy i/lub Administratora Systemu zgodnie z cennikiem Administratora; d) nie podjęcia w uzgodnionym terminie stosowanych zmian w systemie w zakresie zrównoważonej produkcji biopaliw i biopłynów, wynikających ze zmian kryteriów KZR wskazanych w przepisach prawnych i/lub przez Administratora Systemu (zmiany w dokumentach kryterialnych) SGS informuje Klienta o zawieszeniu certyfikatu wraz z podaniem powodu zawieszenia na piśmie Przy zawieszeniu certyfikatu określa się okres zawieszenia oraz warunki przywrócenia certyfikatu Okres zawieszenia certyfikatu nie może przekroczyć 6 miesięcy Po wydaniu decyzji o zawieszeniu certyfikatu Klient nie może w żaden sposób promować lub reklamować swojego certyfikatu oraz składać oświadczeń związanych z jego posiadaniem Wznowienie certyfikacji następuje po otrzymaniu informacji od Klienta o spełnieniu warunków określonych w decyzji o zawieszeniu Ocena spełnienia warunków określonych w decyzji o zawieszeniu dokonywana jest na podstawie oceny funkcjonowania systemu w zakresie zrównoważonej produkcji biopaliw i biopłynów na miejscu bądź po przesłaniu przez Klienta odpowiednich dokumentów Decyzja o zawieszeniu certyfikatu jest jest przekazywana do Administratora Systemu COFNIĘCIE CERTYFIKATU Cofnięcie (unieważnienie) certyfikatu następuje w przypadku: a) Niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu certyfikatu; Zał. nr 1 do LPPL.22 str. 3 z 8 Wydanie: 6 z dnia r.

4 b) zgłoszenia przez Zamawiającego rezygnacji z certyfikatu; c) wydania nowego certyfikatu W większości przypadków cofnięcie certyfikatu będzie poprzedzone jego zawieszeniem, ale w sytuacji poważnych niezgodności lub braku współpracy ze strony Zamawiającego, cofnięcie może nastąpić w trybie natychmiastowym Wykonawca informuje Zamawiającego o cofnięciu certyfikatu na piśmie. Decyzja o cofnięciu certyfikatu jest przekazywana do Administratora Systemu i Agencji Rynku Rolnego Po podjęciu przez Wykonawcę decyzji o cofnięciu (unieważnieniu) certyfikatu Zamawiający jest informowany o tej decyzji na piśmie wraz z adnotacją, że jest on zobowiązany do natychmiastowego zaprzestania składania oświadczeń związanych z certyfikacją, włącznie z zakazem stosowania znaków certyfikacji oraz musi zwrócić certyfikat. 8 SKARGI, ODWOŁANIA I SPRZECIWY SKARGI I SPRZECIWY CERTYFIKOWANYCH ORGANIZACJI Proces składania skarg i zgłaszania sprzeciwów jest upubliczniony za pomocą niniejszego Programu, a certyfikowane organizacje mają dodatkowo do dyspozycji wskazówki dotyczące sposobu składania skarg, odwołań i wnoszenia sprzeciwów, zawarte w Kodeksie Postępowania SGS Wszystkie skargi lub sprzeciwy otrzymywane od jednostek akredytujących są rozpatrywane w taki sam sposób, jak skargi zgłaszane przez klientów Wszystkie skargi i sprzeciwy są przekazywane do Dyrektora Branży, który za pośrednictwem Specjalisty ds. Obsługi Klienta lub innej uprawnionej osoby wprowadza do bazy danych Dyrektor Branży może wyznaczyć inną osobę spośród personelu SGS do badania i rozpatrywania skarg i sprzeciwów SGS powinien udzielić odpowiedzi klientom na zgłoszone skargi lub sprzeciwy oraz podjąć odpowiednie działania w ciągu 30 dni od jej otrzymania Skargi i sprzeciwy dotyczące Dyrektora Branży będą traktowane w taki sam sposób, ale w określonych przypadkach rozpatrywać je będzie Dyrektor Zarządzający SGS Polska Osoba wyznaczona do badania skarg lub sprzeciwów może uznać za konieczne sprawdzenie innych źródeł informacji (takich jak klienci lub akta), na które mogły mieć wpływ przedmiotowe kwestie i w określonych przypadkach podjąć dalsze działania korygujące/naprawcze Dyrektor Branży lub wyznaczona osoba pisemnie powiadomi klienta o decyzji w sprawie zgłoszonej skargi/sprzeciwu oraz o działaniach podjętych w celu zapobiegania pojawianiu się zażaleń w przyszłości Certyfikowana organizacja ma prawo złożyć skargę na działalność jednostki certyfikacyjnej do Rady Administratora Systemu KZR INiG za pośrednictwem Administratora Systemu KZR INiG SKARGI I SPRZECIWY FIRM KLIENTÓW CERTYFIKOWANYCH ORGANIZACJI (FIRM-UŻYTKOWNIKÓW) (DOTYCZĄCE DZIAŁALNOŚCI KLIENTÓW SGS) W momencie otrzymania przez SGS od firmy użytkownika (klienta) lub innej zainteresowanej strony skargi/ sprzeciwu, dotyczącego działalności klienta certyfikowanego przez SGS, wszystkie szczegóły przekazywane są do Dyrektora Branży. Skarga/sprzeciw zgłoszony przez firmę użytkownika jest następnie wprowadzana do bazy danych Firma posiadająca certyfikat jest powiadamiana o otrzymanej skardze/sprzeciwie dotyczącej jej działalności Szczegóły skargi/sprzeciwu będą przekazane auditorowi wyznaczonemu do przeprowadzenia następnej zaplanowanej wizyty. Auditor będzie odpowiedzialny za sprawdzenie na miejscu u klientów tego, czy ich system rozpatrywania skarg/sprzeciwów działa skutecznie oraz za zapewnienie, że kwestia poruszona przez użytkownika nie jest rezultatem niezgodności systemu Wynik auditu będzie udokumentowany zgodnie z procedurami, dodana zostanie też notatka zawierająca wyniki rozpatrzenia skargi/sprzeciwu ODWOŁANIA Klienci mają do dyspozycji wytyczne zawarte w Kodeksie Postępowania SGS, które określają sposób składania odwołania List lub inne powiadomienie o otrzymaniu odwołania przekazywane jest do Specjalistę ds. Obsługi Klienta, który przesyła tę informację do Dyrektora Branży. Dyrektor Branży powinien podjąć próbę rozwiązania problemu. Jeśli nie jest on w stanie wyjaśnić sprawy, menadżerowie ustalą szczegóły odwołania w celu ocenienia ich przez Dyrektora Zarządzając i mogą przedstawić je Komitetowi ds. Bezstronności w celu dokonania przeglądu i uzyskania opinii zwrotnej W momencie podjęcia decyzji Dyrektor Branży informuje o niej klienta w formie pisemnej. Powiadomienie musi zawierać informację o możliwości zwrócenia się do jednostki akredytującej w przypadku niezadowolenia z decyzji podjętej w sprawie wniesionego odwołania. Jednakże jednostka akredytująca może wyłącznie ocenić skuteczność procesu odwołania SGS, a nie może zmienić podjętej decyzji Całość korespondencji związanej z odwołaniem jest włączona do dokumentacji, a przyjęte rozwiązanie jest rejestrowane w bazie danych. Zał. nr 1 do LPPL.22 str. 4 z 8 Wydanie: 6 z dnia r.

5 9 POUFNOŚĆ Wszystkie informacje i dokumenty przekazywanie jednostce certyfikującej są traktowane jako informacje poufne, za wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem Wszyscy pracownicy SGS, członkowie Komitetu ds. Bezstronności i innych organów oraz auditorzy i eksperci techniczni podpisują deklarację o zachowaniu poufności Sposób przechowywania dokumentacji w jednostce certyfikującej zapewnia identyfikację i nadzór nad każdym dokumentem Jednostka certyfikująca, wyznaczając audytora lub zespół audytorów, zobowiązuje ich do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych oraz zachowania tajemnicy handlowej przedsiębiorstwa. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych przedsiębiorstwa lub innych informacji posiadających wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności (na podstawie Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji z 16 kwietnia 1993 r. Dz.U nr 153 poz. 1503) Każdy z audytorów jest zobowiązany do podpisania Deklaracji poufności, której wzór stanowi Załącznik nr 1 do dokumentu KZR_INiG/ WYMAGANIA DLA PERSONELU 10.1 WYMAGANIA DLA AUDITORÓW PROWADZĄCYCH CERTYFIKACJĘ SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA Kryteria kwalifikacyjne auditorów opierają się na wymaganiach dla auditorów systemów jakości oraz wymaganiach wskazanych przez System KZR INiG Auditorzy powinni: a) spełniać kryteria ogólne dla auditorów systemów jakości określonych w PN-EN ISO 19011; b) posiadać udokumentowane, doświadczenie zawodowe związane z systemami zarzadzania jakością jak również c) posiadać odpowiednią wiedzę o Systemie KZR INiG Odpowiednie wykształcenie i doświadczenie zgodnie z punktem b) może być zapewniona przez eksperta technicznego zaproszonego do zespołu auditorów, który spełnia określone kryteria Dowodem odpowiedniej wiedzy o Systemie KZR INiG opisanej w punkcie c) jest świadectwo ukończenia kursu / szkolenia dla auditorów Systemu KZR INiG organizowanego przez INiG-PIB. Przed podjęciem obowiązków kwalifikowanego auditora kandydat powinien uczestniczyć w pełnej procedurze auditu jako Auditor szkolący się lub posiadać doświadczenie w auditach innych systemów certyfikacji pochodzenia zrównoważonej biomasy Auditorzy powinni dodatkowo wykazać się doświadczeniem w prowadzeniu auditów systemów zarządzania wg norm ISO 9001 lub ISO Auditorzy systemu KZR INiG powinni być kompetentni w następującym zakresie: a) znajomości procedur, metod i technik auditu ze zdolnością zastosowania ich w procesie auditu w celu zapewnienia mu konsekwencji i systematyczności; b) znajomości systemów zarządzania i dokumentowania ze zdolnością do rozumienia zakresu auditu i stosowania odpowiednich kryteriów; c) prawodawstwa, uregulowań i innych odnośnych wymagań pozwalających auditorowi na poruszanie się we właściwych i odpowiednich ramach prawnych w stosunku do jednostki auditowanej; d) zasady i wymagań Systemu KZR INiG (Zasady Ogólne oraz pozostałe dokumenty systemu); e) Posiadać odpowiednie umiejętności, potrzebne do oceny kryteriów związanych z użytkowaniem gruntów, systemu bilansu masy, obliczeń emisji gazów cieplarnianych (np. odpowiednie doświadczenie, w rolnictwie, ekologii, systemach bilansu masy, identyfikowalności, przetwarzaniu danych, znajomości norm ISO14040, ISO i ISO 14065, metodyki szacowania emisji gazów cieplarnianych w cyklu życia produktów, w tym metodotyki podanej w dyrektywie RED; f) Znajomość obsługi i analizy danych wymaganych Systemem KZR INiG LIDER ZESPOŁU AUDITORÓW Liderem zespołu auditorów może być kwalifikowany auditor systemu KZR INiG, który przeprowadził minimum trzy pełne audity w tym jeden z nich jako kierownik zespołu pod nadzorem auditora wiodącego Wszyscy auditorzy muszą okresowo, przynajmniej raz na 5 lat wykazać się powiększeniem umiejętności zawodowych w formie aktualizacji swoich ogólnych i specjalistycznych obszarów kompetencji w związku ze zmianami natury auditu, norm i wymagań prawnych EKSPERT TECHNICZNY Jeżeli jest to konieczne, istnieje możliwość włączenia do zespołu audytu eksperta technicznego z określonego obszaru. Ekspert musi posiadać konkretną wiedzę (w zależności od potrzeb), w tym między innymi: a) pochodzenia danych, itd. mapy, dane GPS, dane GIS, zdjęcia satelitarne; b) gleboznawstwa w zakresie wyznaczania/określania torfowisk oraz dokonywania oceny obszarów zdegradowanych; c) wiedzy biologicznej i ekologicznej itd. w obszarze gatunków charakterystycznych i typów siedlisk (itd. rodzaje użytków zielonych, tereny podmokłe), rodzimych gatunków drzew; d) procesów związanych z emisją gazów cieplarnianych oraz źródłem ich powstawania w każdym badanym obszarze (zakład, przedsiębiorstwo pośredniczące, zakład zajmujący się uprawą itd.); Zał. nr 1 do LPPL.22 str. 5 z 8 Wydanie: 6 z dnia r.

6 e) gromadzenia oraz przetwarzania danych źródłowych, technik pomiarowych i metod obliczeniowych, metody obliczeniowe związane z procesem emisji gazów cieplarnianych; System KZR INiG-PIB /8/ Wytyczne w zakresie sposobu wyznaczania jednostkowych wartości emisji GHG dla biopaliw i, biopłynów w cyklu życia; f) oceny wiarygodności parametrów (oczekiwane plony/zbiory w warunkach zależnych od klimatu i sposobu zarządzania, spodziewany przepływ masy dla poszczególnych procesów produkcyjnych itd.); g) znajomości obowiązujących ustaw, przepisów oraz innych wymagań w zakresie wyznaczonych celów związanych z ochroną przyrody, służące ochronie obszarów w krajach, które obejmuje zakres Systemu KZR INiG; System KZR INiG-PIB /6/ Wykorzystanie gruntów rolniczych na cele produkcji biomasy wymogi i normy w dziedzinie rolnictwa i ochrony środowiska. Wiedza i znajomość w tym zakresie powinna dotyczyć: - miejscowych, regionalnych oraz krajowych ustaw, rozporządzeń i niektórych przepisów, - umów oraz porozumień, - kwalifikacji oraz doświadczenia w przeprowadzaniu kontroli w zakresie systemu bilansu masy oraz prowadzenia kontroli na poszczególnych etapach łańcucha dostaw (w tym bilans emisji gazów cieplarnianych). 11 CZAS PRACY AUDITORÓW 11.1 Poniższa tabela zawiera ogólne wytyczne zalecane przy planowaniu czasu auditu. Biorąc pod uwagę potrzebę sprawdzenia całej listy kontrolnej oraz konieczność przeznaczenia czasu na kwestie proceduralne i logistyczne, minimalny czas trwania auditu wstępnego, auditu certyfikującego lub auditu recertyfikacyjnego (odnowieniowego) nie powinien wynosić mniej niż 1 dzień auditowy (1 osobodzień) dla siedziby głownej Organizacji Patrz również poniżej w Tabeli 2, która zawieraja klasyfikację i ocenę ryzyka dla producentów płodów rolnych wpływającą na ilość wyselekcjonowanych do auditu gospodarstw rodzaj ryzyka, ustala zastosowany mnożnik do pierwiastka kwadratowego (zaokrąglonego do najbliższej pełnej liczby) z całkowitej liczby dostarczających do danej Organizacji gospodarstw rolnych. Zał. nr 1 do LPPL.22 str. 6 z 8 Wydanie: 6 z dnia r.

7 TABELA 1 KALKULACJA CZASU W ZALEŻNOŚCI OD AUDITOWANEGO ELEMENTU ORGANIZACJI: L.p. Typ auditowanego podmiotu Przewidywany czas auditu 1 Gospodratswo rolne produkujące płody rolne * 2 godziny - < 25 ha 3 godziny ha 4 godziny - > 100 ha 2 Pierwszy zbierający ziarna * 5 godziny - < ton 6 godzin ton 7-8 godzin - > ton 3 Przetwórca / wytwórca* 8 godzin Podane czasy zakładają korzystanie przez Organizacje z wartości standardowych emisji GHG. W przypadku korzystania z rzeczywistych wartości emisji GHG (własne kalkulacje), czas niezbędny do przeprowadzenia auditu wydłuża się o około godzinę. TABELA 2 OCENA RYZYKA DLA PRODUCENTÓW PŁODÓW ROLNYCH Rodzaj ryzyka Niskie Opis - gospodarstwo rolne znajduje się na terenie Unii Europejskiej brak znanych informacji o konfliktach związanych ze sposobem wykorzystania gruntów; - brak ekspansji powierzchni pod uprawę surowców; - kompletność i aktualność dokumentów Mnożnik 1 Średnie - gospodarstwa rolne nie znajdują się w pobliżu obszarów ryzyka (obszary leśne, torfowiska, tereny podmokłe, tereny zielone o wysokiej wartości biologicznej); - nieznaczne zwiększenie powierzchni pod uprawę biomasy; - istnieją nieznaczne braki w dokumentacji administracyjnej u pierwszego podmiotu skupującego; - deklaracje własne producentów rolnych w zakresie zrównoważonej produkcji biomasy są niepełne lub nieaktualne; - stwierdzono niewielkie niezgodności podczas ostatniego audytu. 1,5 Wysokie - gospodarstwa rolne znajdują się blisko obszarów ryzyka (obszary leśne, torfowiska, tereny podmokłe, tereny zielone o wysokiej wartości biologicznej); - znane są informacje o istniejących konfliktach związanych ze sposobem użytkowania gruntów; - zamierzone ekspansja powierzchni pod uprawę; - brak wymaganej dokumentacji systemowej (np. brak Deklaracji własnej producenta rolnego w zakresie zrównoważonej produkcji biomasy może powodować problemy z zagwarantowaniem spełnienia kryteriów zrównoważonego rozwoju (głównie art. 17 ust 2-5); - brak działań korygujących po stwierdzeniu niezgodności podczas ostatniego audytu 2 Ryzyko Niskie pierwiastek kwadratowy całkowitej liczby mnożony jest przez 1 Ryzko Średnie - pierwiastek kwadratowy całkowitej liczby mnożony jest przez 1,5 Ryzyko Wysokie - pierwiastek kwadratowy całkowitej liczby mnożony jest przez 2 Zał. nr 1 do LPPL.22 str. 7 z 8 Wydanie: 6 z dnia r.

8 11.3 Przykłady niektórych czynników mogących wymagać dodatkowego czasu: - trudny dostęp w przypadku ograniczonej infrastruktury; - skomplikowane kwestie logistyczne, obejmujące więcej niż jeden budynek lub lokalizację, które muszą zostać poddane auditowi; - personel, porozumiewający się więcej niż w jednym języku, gdzie wymagane jest użycie tłumacza lub gdzie auditorzy nie mogą auditować samodzielnie. - bardzo duża lokalizacja; - wysoki poziom wymagań lub regulacji prawnych; - wysoce skomplikowane procesy lub duża ilość unikalnych czynności Przykłady niektórych czynników uzasadniających redukcję czasu auditu: - jednorodność geograficzna lub związana z zarządzaniem; - nieskomplikowane procesy wewnątrz organizacji; - wcześniejsza znajomość systemu (audit recertyfikacyjny); - bardzo mała lokalizacja i/lub niewielkie ilości składowanego / przetwarzanego surowca zrównoważonego; 11.5 Powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich sytuacji podczas określania czasu trwania auditu należy wziąć pod uwagę wszystkie atrybuty systemu, procesów i wyrobów danej organizacji Jest mało prawdopodobne, aby suma wszystkich zmian w przypadku danej organizacji, biorąc pod uwagę wszystkie czynniki zredukowała czas 1 i/lub 2 etapu auditu o ponad 30% w porównaniu z czasem nominalnym WIELKOŚĆ PRÓBKI W PRZYPADKU GRUP PRODUCENCKICH/ PIERWSZYCH ZBIERAJĄCYCH Podczas auditu certyfikacyjnego w Grupie producenckiej / w Organizacji bedącej pierwszym zbierającym nasiona, powinna ona zostać poddana auditowi dla wszystkich operacji i czynności podlegających ocenie w zakresie geograficznego obszaru Organizacji oraz weryfikacji podlegac musi reprezentatywna grupa producentów rolnych Grupę reprezentatywną określa się poprzez: - określenie jak duża grupa producentów znajduje się w pobliżu obszarów wrażliwych; - na podstawie liczebności producentów w 3 możliwych kategoriach ryzyka (Patrz: 11.2 Tabela 2), oszacowanie całkowitego ryzyka dla ocenianej grupy producentów; - wyliczenie pierwiastka kwadratowego dla całkowitej liczby dostarczających producentów i zastosowanie na wyniku właściwego mnożnika wynikającego z analizy ryzyka; - otrzymaną liczbę zaokrągla się do najbliższej pełnej wartości i ta stanowi całkowitą liczbę producentów poddawanych auditowi. Zał. nr 1 do LPPL.22 str. 8 z 8 Wydanie: 6 z dnia r.