PRZYJAZNY URZĄD. raport z monitoringu. Jan Niedośpiał Monika Banach Przemysław Żak

Transkrypt

1 PRZYJAZNY URZĄD Realizacja trybu wnioskowego dostępu do informacji publicznej w gminach województwa małopolskiego Jan Niedośpiał Monika Banach Przemysław Żak raport z monitoringu FUNDACJA INSTYTUT MYŚLI OBYWATELSKIEJ IM.STAŃCZYKA Kraków 2012

2 PRZYJAZNY URZĄD Realizacja trybu wnioskowego dostępu do informacji publicznej w gminach województwa małopolskiego Jan Niedośpiał Monika Banach Przemysław Żak raport z monitoringu FUNDACJA INSTYTUT MYŚLI OBYWATELSKIEJ IM. STAŃCZYKA Kraków 2012

3 Projekt Przyjazny Urząd współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej Ten utwór objęty jest licencją Creative Commons Uznanie autorstwa 3.0 Polska. Aby zobaczyć kopię niniejszej licencji przejdź na stronę lub napisz do Creative Commons,171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

4 Autorzy składają serdeczne podziękowania dla wszystkich członków i członkiń Zespołu Monitorującego za ich zaangażowanie w pracę przy monitoringu. Ponadto szczególne podziękowania jesteśmy winni: dr. Michałowi Bernaczykowi, autorowi metodologii badawczej i opiekunowi merytorycznemu monitoringu, Annie Malczyk, za opracowanie bazy informacji o zasobach mieszkaniowych gmin i miast, Annie Rozkuszce i Piotrowi Węcławowiczowi, za pomoc w poprawie analiz regulacji wewnętrznych, Małgorzacie Fedas, za cierpliwość i pomoc przy korekcie tego raportu.

5 SPIS TREŚCI 1. Wstęp Cele monitoringu Struktura raportu Analiza prawa dostępu do informacji publicznej Problematyka podstawowa prawa do informacji Prawo do informacji jako prawo człowieka Refleksja o potrzebie prawa do informacji publicznej Problem pojęcia informacji publicznej w polskiej regulacji Praktyczny wymiar rozbieżnego pojmowania informacji publicznej Ograniczenia dostępu do informacji publicznej Zakres podmiotowy prawa do informacji czyli kto może? Tryb wnioskowy Umiejscowienie trybu wnioskowego w systemie udostępniania informacji Szybkość i odformalizowanie a tryb wnioskowy i pisemność wniosku o informację Sposób i forma udostępniania informacji na życzenie wnioskodawcy? Zasada bezpłatności dostępu do informacji a opłaty dodatkowe Termin udostępnienia na wniosek O monitoringu Metodologia Analiza dokumentacji Analiza odpowiedzi na wniosek pisemny Badanie telefoniczne Przebieg monitoringu Rekrutacja i szkolenie Zespołu Monitorującego Wysyłanie wniosków o udostępnienie regulacji wewnętrznych Wysyłanie wniosków o informację publiczną w charakterze tajemniczego klienta Analiza BIP-ów oraz regulacji wewnętrznych dotyczących udostępniania informacji publicznej Analiza wyników, nanoszenie poprawek Dalsze działania

6 4. Wyniki monitoringu Podsumowanie liczbowe odpowiedzi na wysłane wnioski Regulacje wewnętrzne Formularze wniosków o udostępnienie i ponowne wykorzystanie informacji publicznej Możliwość składania wniosków drogą elektroniczną Zbiory danych osobowych wnioskodawców o dostęp do informacji publicznej Zobowiązanie do składania wniosków przez epuap Informacje w BIP-ie o danych nieudostępnionych w BIP-ie Informacja w BIP-ie o rejestrach prowadzonych przez urząd Uzupełnianie BIP-ów pod kątem najczęściej wnioskowanych informacji Zgodność statutu gminy z ustawą o dostępie do informacji publicznej Cennik dotyczący udostępniania informacji publicznej Odpowiedzi na wniosek pisemny Odpowiedzi na wniosek Wniosek telefoniczny Wnioski z monitoringu Rekomendacje dla urzędów gmin województwa małopolskiego Tabele wyników monitoringu...43 Tabela 1. Analiza dokumentacji...43 Tabela 2. Wniosek pisemny: list polecony...49 Tabela 3. Wniosek pisemny: Tabela 4. Badanie telefoniczne Ranking przejrzystości urzędów gmin województwa małopolskiego Przyjazny Urząd. raport z monitoringu

7

8 1 Wstęp W pierwszej połowie 2012 roku Fundacja Instytut Myśli Obywatelskiej im. Stańczyka w Krakowie przeprowadziła monitoring dostępu do informacji publicznej na wniosek w 182 urzędach gmin województwa małopolskiego. W tym samym czasie Stowarzyszenie Wzajemnej Pomocy Bona Fides z Katowic podjęło analogiczne działania w gminach województwa śląskiego. Badaniem zostały objęte wszystkie gminy w obydwu województwach, czyli razem 349 jednostek samorządu terytorialnego. Efektem obydwu działań są dwa raporty. Jeden z nich, dotyczący naszego regionu, trzymają Państwo w ręku. Stowarzyszenie Bona Fides także przygotowało broszurę przedstawiającą wnioski i podsumowanie obydwu badań. Monitoring był pierwszym etapem projektu Przyjazny Urząd dostęp do informacji publicznej na wniosek w urzędach gmin i miast woj. śląskiego i małopolskiego, który Fundacja Stańczyka realizuje wspólnie ze Stowarzyszeniem Bona Fides przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Głównym celem dwuletniego projektu (październik 2011 wrzesień 2013) jest poprawa standardów udostępniania informacji publicznej na wniosek w 30% urzędów gmin obu województw, a co za tym idzie zwiększenie liczby rzetelnych odpowiedzi na wnioski o informację publiczną oraz zmniejszenie liczby praktyk, które są niezgodne z ustawą o dostępie do informacji publicznej. W związku z tym, w drugim etapie projektu, przewidziane zostały działania informacyjne i szkoleniowe: publikacja raportów i broszury, organizacja w obu województwach konferencji na temat dostępu do informacji publicznej oraz serii szkoleń dla urzędników i mieszkańców gmin. O podjętej inicjatywie poinformowaliśmy małopolskie urzędy gmin w piśmie wysłanym 21 lutego 2012 roku, zapraszając jednocześnie do skorzystania z oferty szkoleniowej projektu CELE MONITORINGU Celem monitoringu było zebranie informacji o stanie normatywnym i praktycznej realizacji obywatelskiego prawa dostępu do informacji publicznej w gminach województwa małopolskiego. Zgodnie z opracowaną na potrzeby projektu metodologią, zostały zgromadzone informacje o regulacjach wewnętrznych dostępu do informacji publicznej na wniosek, przeanalizowano gminne Biuletyny Informacji Publicznej, wysyłano wnioski o udostępnienie informacji publicznej pocztą i em, a także zatelefonowano do urzędów. Zbieranie informacji miało na celu wskazanie najczęstszych uchybień w realizacji prawa do informacji publicznej, które zawarte jest w Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 roku i Ustawie o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 roku. Identyfikowaliśmy zarówno naruszenia prawa, jak również dobre i złe praktyki stosowane przez urzędy gmin w naszym województwie. 7 Przyjazny Urząd. raport z monitoringu

9 Na podstawie zebranych informacji powstał ranking przejrzystości małopolskich gmin, w którym wzięliśmy pod uwagę zarówno regulacje wewnętrzne dostępu do informacji publicznej, jak i jakość praktycznej realizacji tego prawa. Opracowany ranking pozwoli na dokładne ukierunkowanie pozostałych działań w projekcie, opisanych w części 2.3 raportu, a tym samym na realizację celów szczegółowych projektu, czyli: podniesienie wiedzy na temat prawa do informacji wśród mieszkańców i przedstawicieli organizacji pozarządowych z terenu dwóch województw, zwiększenie kompetencji w zakresie udzielania informacji wśród osób zatrudnionych w urzędach gmin z terenu dwóch województw. Projekt jest skierowany bezpośrednio do: 349 urzędów gmin, 370 mieszkańców i przedstawicieli organizacji pozarządowych. A także, pośrednio, do wszystkich osób, które skorzystają na poprawie przejrzystości życia publicznego, czyli do mieszkańców monitorowanych gmin oraz obywateli i przedsiębiorców mających kontakt z lokalnymi urzędami STRUKTURA RAPORTU Raport z monitoringu został podzielony na osiem części. W pierwszej omawiamy cele monitoringu i strukturę raportu. W drugiej analizujemy uwarunkowania prawne dostępu do informacji publicznej w Polsce. W trzeciej opisujemy szerzej monitoring, jego metodologię, podjęte działania, a także ich planowaną kontynuację. W rozdziale czwartym zostały opisane ogólne wyniki przeprowadzonych analiz, wraz z wyszczególnieniem zauważonych naruszeń prawa, złych praktyk, ale też dobrych przykładów zaobserwowanych w niektórych gminach. W części piątej, na podstawie wyników monitoringu, postawiona zostaje ogólna diagnoza realizacji prawa dostępu do informacji publicznej w województwie małopolskim. W szóstej części raportu zawarto główne postulaty zmian skierowane do małopolskich gmin. Część siódma raportu przedstawia w formie tabelarycznej wyniki uzyskane przez poszczególne gminy podczas badania. W ostatniej części prezentujemy ranking przejrzystości gmin województwa małopolskiego opracowany na podstawie zbiorczych wyników badań przeprowadzonych w trakcie monitoringu. 8

10 2 Analiza prawa dostępu do informacji publicznej 2.1. PROBLEMATYKA PODSTAWOWA PRAWA DO INFORMACJI Raport nie jest miejscem do kompleksowego omawiania uregulowań dostępu do informacji publicznej, jednakże wydaje się, że powinny zostać przedstawione zarówno pewne podstawowe informacje, jak i poglądy interpretacyjne, które podzielał zespół Fundacji, realizując projekt. Trzeba też podkreślić, że projekt zajmował się wycinkiem zakresu stosowania prawa do informacji, pozostawiając poza obszarem zainteresowania tematykę związaną stricte ze spełnianiem wymogów ustawy przez Biuletyny Informacji Publicznej, a także kwestie dotyczące repozytorium informacji i ponownego wykorzystania informacji publicznej. Sama zaś metodologia monitoringu trybu wnioskowego była tak skonstruowana, aby wykluczyć kwalifikację wniosków składanych w ramach projektu jako wniosków o informację przetworzoną, co pozostawia również ten temat poza merytorycznym zakresem projektu oraz poniższej analizy uwarunkowań prawnych PRAWO DO INFORMACJI JAKO PRAWO CZŁOWIEKA Prawo do informacji jest jednym z praw człowieka. Takie stwierdzenie wydaje się nie budzić dziś wątpliwości. Nie jest jednak klarowne umiejscowienie w systemie praw człowieka prawa do żądania informacji o działalności władz ze związanym z nim pozytywnym obowiązkiem państwa do zrealizowania takiego żądania. Wydaje się, że pogląd dominujący można opisać jako dążenie do wyinterpretowania jednorodnego prawa człowieka do dostępu do informacji od władz w nawiązaniu do art. 10 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka i Podstawowych Wolności, art. 19 Międzynarodowego Paktu Praw Obywatelskich i Politycznych czy art. 19 Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka. Innymi słowy jest ono wywodzone z prawa do wolności upowszechniania, otrzymywania i pozyskiwania informacji. W tym kontekście warto zauważyć, że również na gruncie polskiej Konstytucji można rekonstruować związek wynikowy pomiędzy art. 54 a art. 61. Pojawia się jednak również druga ścieżka wiodąca do częściowego odnajdywania tego uprawnienia na bazie pozostałych praw człowieka. Taka wersja stawia na uznanie, że nie można skutecznie dochodzić oraz chronić żadnych w zasadzie praw i wolności bez możliwości skutecznego żądania informacji. W takim ujęciu prawo do informacji staje się niejako gwarantem realizacji innych praw i wolności człowieka. Uznanie, że mamy do czynienia z realizacją prawa człowieka, a nie przywileju nadanego przez państwo, ma niesłychanie duże znaczenie z punktu widzenia praktycznego stosowania uregulowań o dostępie do informacji publicznej. Jeśli realizujemy (jako organ władzy) prawo człowieka, to jesteśmy zobowiązani stosować przepisy regulujące to prawo ze szczególną ostrożnością, tak by wszelkie wątpliwości rozstrzygać zgodnie z zasadą in dubio pro libertate, na korzyść prawa i uprawnionych. 9 Przyjazny Urząd. raport z monitoringu

11 Taki pogląd został wyrażony w jednym z pierwszych i najważniejszych orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego dotyczącym stosowania ustawy o dostępie do informacji publicznej. W pierwszej tezie do wyroku NSA z dnia 7 marca 2003 roku (II SA 3572/02) skład orzekający wskazał: Prawo do informacji jest zasadą, a wyjątki od niego powinny być interpretowane ściśle REFLEKSJA O POTRZEBIE PRAWA DO INFORMACJI PUBLICZNEJ Nie uciekając od odpowiedzi na pytanie po co prawo do informacji?, warto podkreślić głównie umożliwienie ludziom skutecznej realizacji prawa obywatela do współrządzenia swoim państwem. Nie da się współrządzić, a więc dokonywać ocen i decyzji, bez możliwości uzyskiwania informacji o funkcjonowaniu państwa. Na gruncie polskim można mówić, że prawo do informacji umożliwia obywatelom, aby jako naród, zgodnie z art. 4 ust. 1 Konstytucji RP, mogli realnie pełnić funkcję władzy zwierzchniej w państwie. Oznacza to de facto możliwość kontroli społecznej (tu również w rozumieniu kontroli obywatelskiej). Prawo do informacji odgrywa zatem także rolę antykorupcyjną, jako podstawowy instrument gwarantujący jawność aparatu państwowego. Ma jednak także inne wymiary, w których może być rozpatrywana jego celowość od zapewniania potrzeb o charakterze edukacyjnym, społecznym i uświadamiającym, po potrzeby stricte partykularne, jak np. gospodarcze. Jest pewną oczywistością, ale wartą podkreślenia, że wobec powszechnego społecznego przekonania o występującej korupcji, nepotyzmie i innych patologiach życia publicznego, właśnie przejrzystość podejmowanych działań powinna stać się elementem współtworzącym wzrost zaufania społecznego. Można śmiało sformułować tezę, że jawność i transparentność funkcjonowania władzy publicznej jest prostą funkcją z jednej strony świadomości prawa do informacji i korzystania z niego po stronie obywateli, z drugiej zaś strony stopnia respektowania i realizacji tego prawa przez instytucje publiczne. Właściwie pojmowana jawność działania będzie mieć też swoje przełożenie na świadomość i aktywność w życiu publicznym obywateli. Nowoczesne państwo demokratyczne nie może sprawnie funkcjonować, jeżeli nie otworzy się na potrzeby swoich obywateli w zakresie powszechności informacji o swoim działaniu. Mieszkaniec, który zna stan spraw publicznych na swoim obszarze, który korzysta z instrumentu prawa do informacji, staje się bardziej świadomy dokonywanych przez siebie wyborów politycznych, społecznych i prywatnych oraz chętniej angażuje się w rozwiązywanie problemów swojej społeczności lokalnej. W szczególności na poziomie samorządu lokalnego może to przynosić profity dla realizacji konkretnych działań, sprzyja także rozłożeniu odpowiedzialności za wspólną przestrzeń życiową pomiędzy lokalną władzę a społeczność mieszkańców PROBLEM POJĘCIA INFORMACJI PUBLICZNEJ W POLSKIEJ REGULACJI W polskim systemie prawnym, co było już powyżej wspominane, prawo do informacji wynika wprost z art. 61 Konstytucji stanowiącego, że Obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Zgodnie z art. 61 ust. 4 Konstytucji tryb udostępniania informacji uregulowany został w ustawie o dostępie do informacji publicznej z września 2001 roku (dalej ustawa). Mimo że ustawa obowiązuje już od 10 lat, nadal budzi wątpliwości interpretacyjne, a czasami po prostu nie jest stosowana. Jednym z podstawowych problemów jest wykładnia art. 1 ust. 1 ustawy, czyli kwestia pojęcia informacji publicznej, jej zakresu i związanej z tym kwalifikacji żądania wnioskodawcy jako wniosku o dostęp do informacji publicznej przez podmiot zobowiązany. Warto zauważyć, że ustawa, zgodnie z art. 61 ust. 4 Konstytucji, miała określać tryb realizacji prawa określonego w zakresie materialnym (przedmioto- 10

12 Analiza prawa dostępu do informacji publicznej wym) w tymże przepisie Konstytucji. Niestety, ustawodawca pozwolił sobie na wprowadzenie własnych definicji dotyczących materialnego zakresu prawa do informacji, w tym wyżej wymienioną definicję informacji publicznej, która stała się typowym przykładem błędu w definiowaniu ignotum per ignotum (nieznane przez nieznane). Nie mogąc więc odnaleźć rozumienia pojęcia informacji publicznej jako każdej informacji o sprawach publicznych, powrócono, zgodnie zresztą ze wskazaniami zasad wykładni, do źródła, czyli do przytoczonego rozumienia prawa do uzyskiwania informacji o działalności władz publicznych i osób pełniących funkcję publiczną (por. np. wyrok NSA z r., sygn. akt II SA 4059/02). Takie rozbieżności pomiędzy ustawą a Konstytucją zaowocowały jednakże powstaniem dwóch poglądów w zakresie pojmowania informacji publicznej, czyli fundamentalnej kwestii dla prawa do informacji: pogląd podmiotowy, nawiązujący do ujęcia konstytucyjnego, oraz pogląd przedmiotowy, który opiera się na terminie spraw publicznych. Ten pierwszy, podzielany przez zespół Fundacji, zakłada, że organ władzy publicznej realizuje wyłącznie zadania publiczne, nawet gdy polegają one na załatwieniu sprawy indywidualnej, a co za tym idzie wszystkie informacje o jego działalności będą informacjami o sprawach publicznych (zob. wyrok WSA w Krakowie z dnia 15 października 2007 r., II SAB/Kr 56/07). Drugi pogląd zakłada, że w organach władzy publicznej są procedowane zarówno sprawy publiczne, jak i prywatne, a więc dostęp do informacji dotyczy tylko tych pierwszych, gdyż informacje o tych drugich staną się informacjami prywatnymi, co wyklucza ich kwalifikację jako publicznych. Klarownie omawia oba poglądy orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 6 lutego 2008 roku (II SAB/Bd 31/07), przychylając się do pierwszego z nich PRAKTYCZNY WYMIAR ROZBIEŻNEGO POJMOWANIA INFORMACJI PUBLICZNEJ Praktyczny wymiar tego konfliktu poglądów jest dość konkretny. Uznanie, że organ zawsze dysponuje wyłącznie informacjami publicznymi, wymaga od tego organu dokonania analizy istnienia podstaw do ograniczenia dostępu do informacji i jeśli je znajdzie, to do wydania decyzji administracyjnej o odmowie udostępnienia zgodnie z art. 16 ustawy. Oznacza to oczywiście wszczęcie postępowania administracyjnego na gruncie Kodeksu postępowania administracyjnego, wraz z wszystkimi skutkami, w tym możliwością weryfikacji instancyjnej przez wnioskodawcę decyzji odmownej, ale też i gwarancjami, na przykład pouczenia do decyzji. W końcu, przy wydaniu decyzji II instancji, odpowiednie gwarancje zabezpieczają obywatelowi wiedzę o prawie do sądu oraz procedurze jego realizacji. Sytuacja, gdy organ wybiera drugi pogląd dokonanie kwalifikacji informacji jako niepublicznej, czyli prywatnej oznacza wysłanie zwykłego pisma z informacją, że nie jest to informacja publiczna. Brak jest bowiem podstaw do podejmowania decyzji administracyjnej w tej sytuacji, co wynika z wykładni a contrario art. 16 ust. 1 ustawy. W takiej sytuacji obywatel pozostaje bez informacji, co i jak może zrobić w celu weryfikacji działania organu. Należy jednak pamiętać, że orzecznictwo sądowo-administracyjne uznaje takie sytuacje za potencjalnie specyficzną bezczynność w udostępnieniu informacji, dając wnioskodawcy możliwość złożenia odpowiedniej skargi do sądu administracyjnego. Sąd w takiej sytuacji dokonać będzie musiał oceny danej informacji i jeśli podzieli zdanie wnioskodawcy, to uzna bezczynność organu, gdyż pismo o braku przymiotu informacji publicznej nie będzie traktowane jako prawidłowe załatwienie wniosku (zob. wyrok WSA w Olsztynie z dnia 25 marca 2009 r., II SAB/Ol 8/09). Warto zauważyć, że jako bezczynność organu może być także potraktowana odpowiedź nieadekwatna do wniosku. Samo więc formalne udzielenie odpowiedzi nie wystarczy do uznania braku bezczynności. Oznacza to umożliwienie wnioskodawcom dokonywania weryfikacji sądowo-administracyjnej udzielonych odpowiedzi w trybie skargi na bezczynność według de facto kryterium adekwatności odpowiedzi na wniosek, czyli odpowiedzi przez sąd na pytanie, czy działanie organu było udostępnieniem konkretnych 11 Przyjazny Urząd. raport z monitoringu

13 informacji żądanych przez uprawnionego (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 25 maja 2004 r., II SAB/Wa 83/04, podobnie wyrok NSA z dnia 10 stycznia 2007 r., I OSK 50/06) OGRANICZENIA DOSTĘPU DO INFORMACJI PUBLICZNEJ Oczywiście należy zaznaczyć, że kwalifikacja informacji jako publicznej w rozumieniu ustawy nie oznacza, że informacja ta będzie kiedykolwiek komukolwiek udostępniona. Artykuł 5 ustawy realizuje przewidzianą w art. 61 ust. 3 Konstytucji możliwość wprowadzenia ograniczeń prawa do informacji. Wspomniany przepis ustawy, określając podstawy ograniczeń prawa dostępu, wskazuje przepisy o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, a także prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Trzeba podkreślić, że ograniczenia te nie mają jednak zastosowania do informacji o osobach pełniących funkcje publiczne i mających związek z pełnieniem tych funkcji ZAKRES PODMIOTOWY PRAWA DO INFORMACJI CZYLI KTO MOŻE? Mówiąc o prawie dostępu do informacji, należy odpowiedzieć na pytanie, komu ono przysługuje. Aspekt podmiotowy prawa jest dość jasno zakreślony w art. 61 Konstytucji, wskazując polityczny charakter tego uprawnienia i zapewniając go każdemu obywatelowi. Jednakże mając na uwadze charakter tego prawa jako prawa człowieka, trzeba zaakceptować jako zgodne z Konstytucją rozszerzenie kręgu podmiotów uprawnionych z obywateli na każdego, zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy. W efekcie więc każdy podmiot, w tym osoby prawne, będzie mógł korzystać z prawa do informacji TRYB WNIOSKOWY UMIEJSCOWIENIE TRYBU WNIOSKOWEGO W SYSTEMIE UDOSTĘPNIANIA INFORMACJI Tryb wnioskowy, będący przedmiotem monitoringu, przewidziany jest przez art. 10 ustawy. Zgodnie z ust. 1, na wniosek udostępniana jest wyłącznie taka informacja, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej lub centralnym repozytorium. Oczywiście, takie sformułowanie w świetle przewidzenia przez ustawodawcę również innych sposobów udostępniania informacji (vide art. 7) każe sformułować refleksję, że udostępnienie informacji w inny sposób niż w Biuletynie lub repozytorium nie będzie dawało podmiotowi zobowiązanemu możliwości uchylenia się od realizacji wniosku o informację. Warto w tym kontekście wskazać też, że nawet gdy informacja jest w Biuletynie, to podmiot zobowiązany powinien wskazać w odpowiedzi bezpośredni link, pod którym można ją znaleźć. W ust. 2 art. 10 ustawy wprowadzono zasadę udostępniania informacji na wniosek ustny, o ile tylko informacja może być udostępniona bezzwłocznie. Bezzwłocznie jest tu dość klarownym pojęciem, wskazującym na możliwość udostępnienia bez jakiejkolwiek zwłoki. Kolokwialnie można to określić jako informację udostępnianą od ręki. Dopiero gdy takiej możliwości nie ma, wniosek powinien być złożony pisemnie. 12

14 Analiza prawa dostępu do informacji publicznej SZYBKOŚĆ I ODFORMALIZOWANIE A TRYB WNIOSKOWY I PISEMNOŚĆ WNIOSKU O INFORMACJĘ Wniosek o dostęp do informacji publicznej rozpoczyna odformalizowane, specyficzne postępowanie administracyjne, do którego co do zasady nie stosuje się Kodeksu postępowania administracyjnego, a jego zakończenie poprzez udostępnienie informacji następuje w formie czynności materialno-technicznej. Głównym argumentem jest brzmienie art. 16 ust. 2 ustawy, który nakazuje stosować odpowiednie przepisy kodeksu dopiero do decyzji odmownych na podstawie art. 5 lub umarzających na podstawie art. 14 ustawy. A contrario należy uznać, że w pozostałej części postępowania, w tym w innych sposobach jego zakończenia, przepisy kodeksu nie mają zastosowania. Dotyczy to również wniosku wszczynającego postępowanie. Brak stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego do wniosku powoduje dopuszczenie szerokiego rozumienia pojęcia pisemnego wniosku z art. 10 ust. 2 ustawy. Wystarczy więc, by wniosek taki był utrwalony w formie pisemnej, lecz nie musi być ani w formie papierowej, ani podpisany. Takie rozumienie wzmacnia sposób sformułowania art. 10 przez ustawodawcę, który priorytet daje w pełni swobodnemu i anonimowemu dostępowi do informacji przez Biuletyny Informacji Publicznej lub repozytorium, dalej przez mocno nieformalny wniosek ustny, na końcu hierarchii niejako w roli pomocniczej pozostawiając wniosek pisemny. Wskazuje to na wolę maksymalnego odformalizowania, uproszczenia i zapewnienia szybkości w dostępie do informacji. Do powyższych argumentów dodać trzeba bardzo ważny zakaz żądania wykazywania interesu faktycznego bądź prawnego od osoby wykonującej prawo do informacji (art. 2 ust. 2 ustawy). Wykładnia łączna powyżej omówionych przepisów (por. wyrok NSA z dnia 16 marca 2009 r., I OSK 1277/08) ma swoje przełożenie praktyczne o potężnym znaczeniu dla kontroli obywatelskiej, tj. umożliwienie składania wniosków anonimowych o dostęp do informacji, bez podpisów, w dowolnej formie, nawet drogą mailową. Możliwości kontroli społecznej, jakie daje taki instrument, są nie do przecenienia, w szczególności w niedużych społecznościach, dających możliwość piętnowania osób pytających. W zasadzie więc, określając elementy obowiązkowe wniosku, należałoby wskazać wyłącznie na precyzyjne sformułowanie żądanych informacji oraz podanie sposobu i formy udostępnienia informacji. Ten drugi element może jednak wynikać pośrednio z wniosku i nie musi być wyrażony expressis verbis. Oczywiście w sytuacji potrzeby odmowy udostępnienia informacji organ będzie musiał dokonać wezwania wnioskodawcy do uzupełnienia wniosku, tak by możliwe było wydanie decyzji administracyjnej zgodnie z art SPOSÓB I FORMA UDOSTĘPNIANIA INFORMACJI NA ŻYCZENIE WNIOSKODAWCY? Kolejnym ważnym elementem dla realizacji prawa dostępu do informacji jest art. 14 ust. 1 ustawy. Określa on uprawnienie każdego wnioskodawcy do wskazania sposobu i formy udostępnienia informacji. Ustawa nie przewiduje tu żadnych ograniczeń, choć trzeba pamiętać, że podmiot zobowiązany jest niejako z urzędu zapewnić udostępnianie informacji jedynie w formie kopiowania, wydruku, przesłania albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji (art. 12 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy), a także poprzez bezpośredni wgląd do dokumentów urzędowych (art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy). W szczególności warto odróżniać ten ostatni sposób od pojęcia dostępu do dokumentów z art. 61 ust. 2 Konstytucji, jako że to drugie pojęcie jest zdecydowanie szersze i nie może być interpretowane przez pryzmat pojęć ustawowych. Oczywiście, brak możliwości technicznych udostępnienia informacji we wskazanym sposobie i formie, w szczególności innych niż określone w art. 12 ust. 2, stanowi przesłankę z art. 14 ust. 1 do za- 13 Przyjazny Urząd. raport z monitoringu

15 stosowania art. 14 ust. 2 ustawy, tj. wyjaśnienia braku możliwości oraz wskazania innego sposobu i formy udostępnienia, a w braku reakcji wnioskodawcy umorzenia postępowania ZASADA BEZPŁATNOŚCI DOSTĘPU DO INFORMACJI A OPŁATY DODATKOWE Tematem kontrowersyjnym dla udostępniania informacji publicznej jest zasada bezpłatności wprowadzona art. 7 ust. 2 ustawy w kontekście stosowania przewidzianego od niej wyjątku z art. 15 ustawy. Należy pamiętać, że odpłatność jest wyjątkiem, a bezpłatność zasadą, co oznacza wymóg ścisłej, zawężającej wykładni art. 15 (por. np. wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 20 października 2004 r., IV SA/Wr 505/04). Po pierwsze, opłata ma mieć charakter rekompensaty dla podmiotu zobowiązanego kosztów wygenerowanych przez realizację wniosku w sposób w nim wskazany lecz tylko takich kosztów, które mają charakter dodatkowy. Czyli nie można obciążyć opłatą o równowartości całości kosztów. Koszty muszą mieć charakter kosztów bezpośrednio związanych z konkretnym wnioskiem (zob. wyrok WSA w Szczecinie z dnia 28 lutego 2008 r., II SA/Sz 1094/07). Wyklucza to więc istnienie co do zasady cenników (por. wyrok WSA w Krakowie z dnia 12 stycznia 2007 r., II SA/Kr 1323/06). Należy też zwrócić uwagę, że koszty te muszą być dodatkowymi w kontekście nie tyle kosztów całego procesu udostępniania konkretnych informacji, a jedynie w związku z kosztami stricte żądanego sposobu i formy ich udostępnienia TERMIN UDOSTĘPNIENIA NA WNIOSEK Na końcu warto wspomnieć kwestię terminu na udostępnienie informacji. Bez zbędnej zwłoki wniosek o dostęp do informacji powinien być załatwiony w ciągu 14 dni. W sytuacjach wyjątkowych organ może jednak przedłużyć ten okres do dwóch miesięcy od daty złożenia wniosku, musi jednak w 14-dniowym terminie od złożenia wniosku powiadomić wnioskodawcę o przedłużeniu terminu oraz powodach jego dokonania (art. 13 ustawy). 14

16 3 O monitoringu Przeprowadzony monitoring składał się z trzech części: analizy dokumentacji, analizy odpowiedzi na wnioski pisemne (list i wysłany przez tajemniczego klienta ) oraz badania telefonicznego. Analiza była prowadzona przy użyciu opracowanego na potrzeby projektu narzędzia badawczego w postaci kwestionariuszy. Zestawy pytań i punktację prezentujemy poniżej. W oparciu o wyniki badania sporządziliśmy ranking przejrzystości urzędów gmin województwa małopolskiego METODOLOGIA Metodologia projektu została przygotowana przez mec. dr. Michała Bernaczyka, zewnętrznego eksperta zajmującego się prawem dostępu do informacji publicznej, pracownika naukowego w Katedrze Prawa Konstytucyjnego Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii na Uniwersytecie Wrocławskim. Autor opatrzył poszczególne pytania komentarzami roboczymi. Ich celem było wyjaśnienie poruszanych zagadnień językiem zrozumiałym dla członków Zespołu Monitorującego ANALIZA DOKUMENTACJI Badanie zostało przeprowadzone na podstawie monitoringu odpowiedzi na wniosek w sprawie regulacji wewnętrznych dotyczących udostępniania informacji publicznej, analizy Biuletynów Informacji Publicznej, stron internetowych gmin, dokumentów prawa miejscowego i statutów. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej w sprawie regulacji wewnętrznych: Szanowni Państwo! Zwracam się z prośbą o udzielenie następujących informacji: 1. Na temat regulacji wewnętrznych (w statucie gminy, innych uchwałach rady gminy bądź też zarządzeniach organu wykonawczego) w Państwa urzędzie, dotyczących dostępu do informacji publicznej. 2. Na temat wzoru formularza wniosku o udzielenie informacji publicznej, jeśli takowy Państwo posiadają bardzo proszę o jego załączenie do odpowiedzi na niniejsze pismo. 3. Czy gmina prowadzi zbiór danych osobowych zawierający dane wnioskodawców ubiegających się o informację publiczną? 4. Czy w urzędzie gminy istnieje jakikolwiek akt prawny (ewentualnie umieszczono tego typu obowiązek 15 Przyjazny Urząd. raport z monitoringu

17 w umowie o pracę, regulaminie pracy), wytyczne, które zobowiązują pracowników do monitorowania najczęściej wnioskowanych informacji (ustnie, telefonicznie) lub jakichkolwiek informacyjnych potrzeb obywateli oraz uzupełnianie pod tym kątem zawartości merytorycznej BIP-u? Proszę o przekazanie powyższych informacji (wraz ze skanami dokumentów) drogą mailową na podany adres: [ ]. Pytania do analizy dokumentacji z komentarzami: 1. Czy obowiązujące w gminie przepisy (chodzi o akty prawa wewnętrznie obowiązującego, np. zarządzenia wójta/burmistrza/prezydenta lub uchwałę rady) zobowiązują urzędników do egzekwowania względem obywateli składania wniosków o udostępnienie informacji publicznej na specjalnym formularzu opracowanym lub udostępnionym przez urząd gminy? Chodzi o przepisy wewnętrzne dla urzędników, nieobowiązujące na zewnątrz TAK 0 pkt NIE 1 pkt Gminy, które nie odpowiedziały na wniosek w sprawie regulacji wewnętrznych, ze względu na praktyczną niemożność weryfikacji tego pytania, otrzymywały za to pytanie automatycznie 0 pkt (szerzej: 4.2. Regulacje wewnętrzne). 2. Czy gmina umożliwia składanie wniosków o udostępnienie informacji publicznej drogą elektroniczną, np. poprzez czytelnie wskazany, niebudzący wątpliwości opisany adres (wnioski o udostępnienie informacji publicznej/kontakt itp.) lub interaktywny formularz umieszczony na stronie podmiotowej BIP-u (uwaga: pomijamy usługę epuap, ponieważ jej aktywowanie wymaga wizyty w urzędzie skarbowym, ZUS-ie i wprowadzenia danych osobowych do systemu)? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 3. Czy gmina sporządziła lub udostępniła zainteresowanym wzór, formularz wniosku o udostępnienie informacji publicznych? TAK (przejdź do pyt. nr 3.1, 3.2, 3.3) NIE (przejdź do pyt. nr 4) 3.1. Czy rubryki formularza posiadają czytelny opis, że podanie danych osobowych takich jak imię, nazwisko, adres do papierowej korespondencji ma charakter dobrowolny? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 3.2. Czy w formularzu zawierającym zgodę na przetwarzanie danych poinformowano czytelnie o zakresie, celu przetwarzania danych i uprawnieniach wnioskodawcy wynikających z Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U r. Nr 101, poz. 926 ze zm.), przy czym a) określenie celu polega na poinformowaniu, że dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom i służą wyłącznie do rozpatrzenia wniosku o udostępnienie informacji publicznej, co obejmuje nie tylko udostępnienie informacji publicznej, ale także oznaczenie adresata w decyzji odmownej, w zawiadomieniu o innym sposobie udostępnienia, kosztach dodatkowych itd.; b) formularz nie pozostawia wątpliwości, jakie rodzaje danych i jak długo będą przetwarzane w podmiocie (zasadniczo powinny to być imię, nazwisko i adres do korespondencji); c) określony jest administrator danych osobowych, który będzie przetwarzać dane wnioskodawcy? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 16

18 O monitoringu 3.3. Czy poprzez ustne wyjaśnienia, informację w BIP-ie, na innych stronach WWW itp. gmina informuje obywatela o dobrowolności korzystania ze wzoru wniosku o udostępnienie informacji publicznej? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 4. Czy gmina prowadzi zbiór danych osobowych zawierający dane wnioskodawców ubiegających się o informację publiczną? TAK 0 pkt NIE 1 pkt Gminy, które nie odpowiedziały na wniosek w sprawie regulacji wewnętrznych, ze względu na brak możliwości weryfikacji tego pytania w inny sposób, otrzymywały za to pytanie automatycznie 0 pkt (szerzej: 4.2. Regulacje wewnętrzne). 5. Czy gmina udostępniła zainteresowanym wzór wniosku o ponowne wykorzystywanie informacji publicznej (art. 23g ust. 13 ustawy o dostępie do informacji publicznej)? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 6. Czy poprzez ustne wyjaśnienia, pisemną informację w BIP-ie, na innych stronach WWW itp. urzędnik/ gmina zobowiązuje* obywatela do korzystania z wniosku o udostępnienie informacji publicznej składanego za pomocą platformy epuap (za pomocą tzw. profilu zaufanego; zob. art. 63 par. 3a Kodeksu postępowania administracyjnego)? * Uwaga: nie mylić z zaleceniem lub sugestiami urzędnika, które dla przeciętnego odbiorcy są odbierane jako dobrowolne i nie dają podstaw do przyjęcia tezy, że urzędnik uzależnia załatwienie wniosku od wykorzystania tzw. profilu zaufanego (epuap). TAK 0 pkt NIE 1 pkt 7. Czy gmina umieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej czytelnie opisane, niebudzące wątpliwości informacje dotyczące sposobu dostępu do informacji publicznych będących w ich posiadaniu i nieudostępnionych (chodzi o obowiązek nałożony na mocy art. 8 ust. 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej)? Wyjaśnienie: W tej części badania ustalamy przede wszystkim to, czy gmina realizuje cel ustawodawcy tkwiący u podstaw przepisu art. 8 ust. 4 ustawy, tzn.: 1) czy władza publiczna wyraźnie, w sposób zrozumiały przyznała, że mogą istnieć zasoby informacji, których z różnych względów nie dało się umieścić w BIP-ie?, 2) czy władza w sposób przystępny wyjaśniła nam, że możemy zwrócić się z wnioskiem o inne informacje, niedostępne w internetowym BIP-ie? TAK 1 pkt (przejdź do pyt. nr 7.1, 7.2, 7.3) NIE 0 pkt (przejdź do pyt. nr 8) 7.1. Czy strona podmiotowa BIP-u zawiera czytelny opis procedury wnioskowej określonej w ustawie o dostępie do informacji publicznej? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 7.2. Czy strona podmiotowa BIP-u zawiera czytelny opis procedury zaskarżania decyzji administracyjnej o odmowie udostępnienia informacji publicznej określonej w ustawie o dostępie do informacji publicznej? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 17 Przyjazny Urząd. raport z monitoringu

19 7.3. Czy strona podmiotowa BIP-u zawiera czytelny opis procedury na wypadek sytuacji, w których gmina kwestionuje publiczny charakter wnioskowanej informacji, tzn. opis zaskarżania bezczynności gminy do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 8. Czy gmina poza repetycją przepisu art. 8 ust. 4 ustawy umieszcza na stronie Biuletynu Informacji Publicznej lub w siedzibie urzędu jakiekolwiek zalecenia, wyjaśnienia, porady merytoryczne lub techniczne itp. dotyczące precyzyjnego formułowania wniosków o udostępnienie informacji publicznej lub deklaruje współpracę z zainteresowanym w dostępie do informacji publicznych (np. poprzez wskazanie telefonu do osoby odpowiedzialnej za realizację obowiązków ustawowych)? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 9. Czy gmina umieściła na stronie Biuletynu Informacji Publicznej informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f ustawy)? Ze względu na różną skalę zadań, różne uwarunkowania lokalne, przyjmujemy (z nieuchronnym ryzykiem subiektywnego podejścia do problemu), że obowiązek został spełniony, jeśli w BIP-ie umieszczono co najmniej pięć z wymienionych niżej rejestrów (wykazów, ewidencji): 9.1. Rejestr upoważnień, pełnomocnictw udzielonych przez wójta, burmistrza, prezydenta. Doświadczenie pokazuje, że nie zawsze urzędnik działa na podstawie ważnego pełnomocnictwa; zakładamy, że inwestor i obywatel nauczony skandalem w Lublinie powinien mieć możliwość sprawdzenia, który z urzędników zatrudnionych do obsługi istotnych zadań ma ważne pełnomocnictwo; szerzej na ten temat zob. artykuł w dodatku do lubelskiej Gazety Wyborczej: Dwiescie_decyzji_niewaznych_.html Rejestr umów zawartych przez gminę (miasto). Rozwiązanie pomocne w tropieniu umów cywilnoprawnych i wydatków z publicznych pieniędzy Rejestr wyborców (chodzi o rejestr w rozumieniu przepisów Działu I, rozdziału 5 Kodeksu Wyborczego) Informacja o rejestracjach w księgach stanu cywilnego Rejestr decyzji zezwalających na sprzedaż alkoholu Rejestr planów miejscowych oraz wniosków o ich sporządzenie lub zmianę (art. 31 ustawy z r. o zagospodarowaniu przestrzennym) Wykaz dokumentów w rozumieniu art. 23 oraz informacje o zasadach udostępniania informacji w trybie Ustawy z dnia 3 października 2008 roku o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (Dz.U. z 2008 Nr 199, poz. 1227). Uwaga: gmina może korzystać w tym zakresie z nieodpłatnej platformy dla organów ochrony środowiska lub tworzyć własne wykazy dokumentów środowiskowych. Listę dokumentów opisywanych w wykazach na poziomie samorządu terytorialnego podano na stronach Ministra Środowiska ( Komentarz: dodatkowo w BIP-ie mogą wystąpić inne rejestry, ewidencje, archiwa, wykazy, zbiory informacji, które gmina musi lub może prowadzić. Pewnym optymalnym modelem prezentacji tych informacji jest BIP Gminy Bojszowy Czy umieszczono co najmniej 5 z 7 powyższych? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 18

20 O monitoringu 10. Czy oprócz podania informacji opisanej w pytaniu nr 9 gmina umieściła na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o sposobach i zasadach udostępniania danych zawartych w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach (np. z powołaniem podstawy prawnej, opisu procedur z ustawy o dostępie do informacji publicznej lub odrębnej ustawy)? TAK 1 pkt NIE 0 pkt 11. Czy w urzędzie gminy istnieje jakikolwiek akt prawny (ewentualnie umieszczono tego typu obowiązek w umowie o pracę, regulaminie pracy), wytyczne, które zobowiązują pracowników do monitorowania najczęściej wnioskowanych informacji (ustnie, telefonicznie) lub jakichkolwiek informacyjnych potrzeb obywateli oraz uzupełnianie pod tym kątem zawartości merytorycznej BIP-u? TAK 1 pkt NIE 0 pkt Gminy, które nie odpowiedziały na wniosek w sprawie regulacji wewnętrznych, ze względu na brak możliwości weryfikacji tego pytania w inny sposób niż podczas kontaktu z urzędem, otrzymywały za to pytanie automatycznie 0 pkt (szerzej: 4.2. Regulacje wewnętrzne). 12. Czy statut gminy wykonujący art. 11b Ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym zawiera ograniczenia materialne lub proceduralne rażąco sprzeczne z ustawą o dostępie do informacji publicznej z 6 września 2001 roku (np. wprowadza zasadę zapoznawania się z dokumentami wyłącznie w siedzibie urzędu, wprowadza własne definicje dokumentów nieznane ustawie, ustala terminy na załatwienie wniosków nieznane ustawie, zakazuje udostępniania informacji o sprawach publicznych)? TAK 0 pkt NIE 1 pkt 13. Czy gmina udostępniła cennik dotyczący udostępniania informacji publicznej? TAK (koniec) NIE (koniec) Ze względu na kontrowersje związane z tematem cenników i trudnością jednoznacznej oceny tego tematu, za pytanie 13 nie były przyznawane punkty ANALIZA ODPOWIEDZI NA WNIOSEK PISEMNY W ramach tej części badania przesłano dwa wnioski o udostępnienie informacji publicznej, jeden w formie listu poleconego, jeden w formie mailowej. List zawierał prawdziwe dane badacza. Pod em członkowie zespołu podpisywali się pseudonimem lub nie podpisywali się w ogóle, tak jak dopuszcza ustawa o dostępie do informacji publicznej. W obydwu wnioskowaliśmy o nieco inne informacje. Wniosek pisemny listowny: Dzień dobry, zwracam się prośbą o udostępnienie następujących informacji: 1. Czy posiadacie Państwo jakikolwiek wykaz, ewidencję, rejestr, spis itp. nieruchomości lokalowych należących do Gminy... sklasyfikowanych jako lokale do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych (w tym lokale socjalne), o których mowa w Ustawie z roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego? W przypadku twierdzącej odpowiedzi, uprzejmie proszę o podanie: 19 Przyjazny Urząd. raport z monitoringu

21 nazwy stosowanej przez Państwa dla oznaczenia tego zbioru danych, jego postaci (np. dokumentacja papierowa, elektroniczna, itp.), miejsca jego przechowywania i struktury takiego zbioru 2. Czy Gmina... podjęła uchwałę określającą zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy? Proszę o podanie informacji, czy taka uchwała zawiera jakiekolwiek treści dotyczące osób niepełnosprawnych lub obłożnie chorych? Proszę o podanie oznaczeń i dat takiej uchwały wraz oznaczeniami i datami uchwał zmieniających. 3. Czy w dniu złożenia niniejszego wniosku Gmina... wynajmuje lokal służący do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych osobie, która jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym do drugiego stopnia pracownika samorządowego zatrudnionego w Waszym Urzędzie lub osobie związanej z pracownikiem samorządowym Waszego Urzędu z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli? Wnioskowane informacje proszę przesłać na adres: [ ] Wniosek pisemny Dzień dobry, zwracam się z uprzejmą prośbą o udostępnienie następujących informacji publicznych: 1. Czy posiadacie Państwo jakikolwiek wykaz, ewidencję, spis itp. nieruchomości gruntowych, lokalowych należących do [Waszej/go Gminy/Miasta] przeznaczonych do celów innych niż do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych, jednakże przeznaczonych do oddawania w użytkowanie, najem lub dzierżawę? W przypadku odpowiedzi twierdzącej, uprzejmie proszę o podanie, jaka komórka organizacyjna Waszej Gminy prowadzi taki wykaz, spis itp. 2. Proszę o przesłanie pocztą elektroniczną na adres [TU WSTAW ADRES] stosowanego przez Was wzoru umowy użytkowania, najmu (dzierżawy) lokali opisanych w punkcie 1, zawierającego podstawowe warunki, o ile takowy posiadacie lub się nim posługujecie. 3. Proszę o podanie informacji, czy umieszczacie w Waszym Biuletynie Informacji Publicznej lub na jakiejkolwiek innej stronie internetowej ogłoszenia o przetargach na użytkowanie, najem lub dzierżawę Waszych nieruchomości, o których mowa w art. 37 ust. 4 Ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami? Proszę o podanie adresu strony internetowej, pod którym znajdę takie ogłoszenia. Wnioskowane informacje proszę przesłać na adres mailowy: [...] Dziękuję. [PSEUDONIM LUB PO PROSTU TUTAJ KOŃCZYMY] Pytania do analizy odpowiedzi na wniosek pisemny z komentarzami: 1. Czy po złożeniu wniosku drogą elektroniczną gmina potwierdziła jego przyjęcie? UWAGA: dotyczy wniosku ; w badaniu uwzględniamy potwierdzenia otrzymania wniosku generowane automatycznie przez system teleinformatyczny obsługujący wszelkiego rodzaju elektroniczne skrzynki podawcze. TAK 1 pkt NIE 0 pkt 2. Czy udostępniono informację publiczną? UWAGA: w badaniu traktujemy odmowę udostępnienia w drodze decyzji oraz pismo kwestionujące publiczny charakter informacji jako odmowę udostępnienia informacji publicznej. Rzetelna informacja o braku posiadania wnioskowanej informacji kwalifikuje się również jako udostępnienie informacji. TAK 4 pkt NIE 0 pkt 3. Ile trwało udostępnianie informacji publicznej? 1 3 dni robocze 4 pkt 4 6 dni roboczych 3 pkt 20

22 O monitoringu 7 10 dni roboczych 2 pkt 11 dni do 2 miesięcy 1 pkt powyżej 2 miesięcy 0 pkt. Gminy, które nie udzieliły pełnej odpowiedzi na wniosek, otrzymywały 0 punktów za czas udzielenia odpowiedzi. 4. Czy gmina w trybie art. 15 u.d.i.p. (ustawy o dostępie do informacji publicznej) zażądała pokrycia kosztów dodatkowych udostępnienia informacji? UWAGA: dotyczy odpowiedzi na wniosek pisemny wysłany listem poleconym. TAK 0 pkt NIE 1 pkt Gminy, które w ogóle nie odpowiedziały na wniosek, otrzymywały za to pytanie 0 punktów BADANIE TELEFONICZNE Zapytanie w trybie art. 10. ust. 2 w związku z art. 3 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej ( Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do niezwłocznego uzyskania informacji publicznej zawierającej aktualną wiedzę o sprawach publicznych ). Wzór rozmowy Dzień dobry, proszę o/dzwonię w następującej sprawie [WYBIERZ JEDNO Z PONIŻSZYCH PYTAŃ, DO WYBORU]: 1. podanie numeru, daty, tytułu uchwały rady gminy (rady miasta) wydanej na podstawie (art. 21 punkt 1 i punkt 2) ustawy (z dnia 21 czerwca 2001 r.) o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego / uchwały ustalającej tzw. wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy; 2. podanie numeru, daty, tytułu uchwały rady gminy (rady miasta) wydanej na podstawie (art. 21 punkt 1 i punkt 2) ustawy (z dnia 21 czerwca 2001 r.) o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego / uchwały określającej zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy (w tym zasady i kryteria wynajmowania lokali, których najem jest związany ze stosunkiem pracy); 3. podanie imienia i nazwiska, stanowiska służbowego, numeru telefonu urzędnika odpowiedzialnego za przyjmowanie wniosków dotyczących najmu lokali i zawierania umów najmu. UWAGA dla ankieterów: powyższe pytanie nie zobowiązuje do absolutnego przestrzegania hermetycznego języka prawnego, ale w świetle przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej urzędnik musi otrzymać względnie precyzyjne żądanie; powyżej podkreślono fragmenty pytania, które powinny pozwolić Waszemu rozmówcy odszukanie informacji lub co najmniej wskazanie osoby odpowiedzialnej za tego typu sprawy. Pytania do analizy rozmowy telefonicznej z komentarzami: 1. Czy udało się uzyskać wnioskowaną informację telefonicznie w pełnym zakresie? TAK 4 pkt NIE 0 pkt UWAGA: w badaniu uwzględniamy jako poprawne odesłanie ankietowanego do Biuletynu Informacji Publicznej, o ile jego zawartość zawiera pełną odpowiedź na zadane pytania. 2. Czy w trakcie rozmowy telefonicznej żądano podania interesu faktycznego lub prawnego, ewentualnie zadawano pytającemu inne pytania niezgodne z ustawą o dostępie do informacji publicznej? 21 Przyjazny Urząd. raport z monitoringu

23 TAK 0 pkt NIE 1 pkt UWAGA: przede wszystkim będzie chodzić o pytania dotyczące przeznaczenia uzyskanej informacji; kategoryczne wezwania ankietera do zidentyfikowania się; należy pamiętać, że mogą pojawić się pytania o to, czy jest Pani/Pan z prasy?, jednak nie należy ich z góry traktować jako nieprawidłowe postępowanie, ponieważ część urzędów robi to z myślą o szerszych uprawnieniach przysługującym dziennikarzom, którzy oprócz dostępu do informacji w trybie u.d.i.p. mają możliwość pozyskiwania informacji w trybie Prawa prasowego PRZEBIEG MONITORINGU Monitoring przeprowadzony w ramach projektu Przyjazny Urząd dostęp do informacji publicznej na wniosek w urzędach gmin i miast woj. śląskiego i małopolskiego odbywał się od stycznia do końca lipca 2012 w ramach pięciu etapów REKRUTACJA I SZKOLENIE ZESPOŁU MONITORUJĄCEGO Rekrutacja zespołu monitorującego rozpoczęła się w styczniu W Zespole znalazło się 10 osób, głównie działaczy organizacji pozarządowych (w tym stali współpracownicy i wolontariusze Fundacji Instytut Myśli Obywatelskiej im. Stańczyka) i studentów. Wybór osób odbywał się na podstawie nadesłanych Curriculum Vitae oraz listów motywacyjnych. Głównym kryterium był poziom zainteresowania sprawami publicznymi, jawnością funkcjonowania samorządów, dostępem do informacji publicznej. Szkolenie zespołu monitorującego odbyło się 10 lutego 2012 roku i składało się z trzech części: wprowadzenia do informacji publicznej, omówienia narzędzia badawczego, którym zespół posługiwał się w monitoringu, oraz części dotyczącej organizacji pracy. Kontrolę pracy nad monitoringiem sprawowała koordynatorka projektu w woj. małopolskim. Wyniki badań wpisywane były na bieżąco przez członków zespołu do formularzy stworzonych na podstawie narzędzia badawczego w aplikacji Google Apps, dostępnych za pośrednictwem Internetu. W ten sposób dane zbierane były w stale dostępnych do wglądu arkuszach kalkulacyjnych. Postęp prac był na bieżąco monitorowany w osobnym formularzu, według z góry ustalonego harmonogramu. Zespół monitorujący działał pod okiem eksperta prawnego z Fundacji Stańczyka oraz eksperta do spraw monitoringu ze Stowarzyszenia Bona Fides. Zespół, koordynator i eksperci kontaktowali się poprzez specjalnie utworzoną listę mailingową oraz podczas spotkań zespołu, gdzie następowała wymiana doświadczeń, dobrych praktyk oraz podsumowanie WYSYŁANIE WNIOSKÓW O UDOSTĘPNIENIE REGULACJI WEWNĘTRZNYCH Do 182 urzędów gmin w woj. małopolskim na początku marca 2012 roku zostały wysłane listami poleconymi wnioski z prośbą o udostępnienie informacji publicznej w zakresie regulacji wewnętrznych dotyczących udostępniania informacji publicznej. W listach znalazła się także krótka informacja na temat prowadzonego projektu oraz prośba o udostępnienie następujących informacji (wzór wniosku w części raportu). Urzędy były proszone o przesłanie odpowiedzi wraz z odpowiednimi dokumentami na wskazany adres . Na 182 przesłane przez nas początkiem marca wnioski do końca miesiąca otrzymaliśmy nie- 22