Wdrażanie projektów własnych Zmiany w trakcie realizacji projektu własnego Zarządzanie i administrowanie FMP i PS...

Transkrypt

1 Podręcznik wdrażania projektów w ramach Funduszu Małych Projektów oraz Projektów Sieciowych dla Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia czerwiec 2012 r. Program Operacyjny Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 1

2 Spis treści: Wykaz stosowanych skrótów...4 Lista stosowanych pojęć...5 Wprowadzenie Podstawowa charakterystyka FMP i PS Główne cele projektów małych i sieciowych Obszar wsparcia Środki alokowane w ramach programu Cel 3, współpraca transgraniczna zasady wdrażania Projektu Parasolowego Charakterystyka Projektów Parasolowych Partnerstwo Zasada Beneficjenta Wiodącego Wspólne działania w ramach Projektu Parasolowego Budżet Projektu Parasolowego Środki alokowane na FMP i PS zarządzane przez polskie biura Euroregionów Środki alokowane na FMP i PS zarządzane przez niemieckie biura Euroregionów Środki finansowe przeznaczone na zarządzanie FMP i PS Dofinansowanie z budżetu państwa Składanie wniosku o dofinansowanie Projektu Parasolowego Zatwierdzanie Projektu Parasolowego i podpisanie Umowy o dofinansowanie Podpisanie Porozumienia partnerskiego Zasady przyznania zaliczki na realizację Projektu Parasolowego Realizacja Projektu Parasolowego Sprawozdawczość Refundacja wydatków w projekcie Parasolowym Refundacja wydatków związanych z zarządzaniem FMP i PS Refundacja wydatków poniesionych na realizację projektów małych i sieciowych Zasady wdrażania i realizacji FMP i PS Warunki przyznania wsparcia dla wnioskodawców Składanie i zatwierdzanie wniosków Zawieranie umów Poświadczanie wydatków beneficjentów FMP i PS Przekazywanie płatności beneficjentom FMP i PS Zmiany w trakcie realizacji projektu Zakończenie projektu i raport końcowy Charakterystyka projektów własnych Zasady składania wniosków o dofinansowanie projektów własnych

3 Wdrażanie projektów własnych Zmiany w trakcie realizacji projektu własnego Zarządzanie i administrowanie FMP i PS...31 Instytucja Zarządzająca (IZ)...31 Instytucja Koordynująca (IK)...31 Komitet Monitorujący (KM)...31 Kontrola I stopnia...32 Euroregionalna Komisja Oceniająca FMP i PS...32 Wspólny Sekretariat Techniczny (WST)...33 Instytucja Certyfikująca (IC)...33 Instytucja Audytowa (IA)...33 Partnerzy Projektu Parasolowego Zarządzanie finansami Wniosek o płatność ze strony odbiorcy końcowego do Partnera FMP/PS Wniosek o płatność BW PP do IZ Rachunek bankowy Partnerów PP Prowadzenie ksiąg rachunkowych Kontrola finansowa Kontrola na podstawie art. 16 Rozporządzenia (WE) 1080/ Kontrola na podstawie art. 62 Rozporządzenia (WE) 1083/ Monitorowanie i ocena PP Rola Partnerów PP Rola kontrolerów krajowych

4 Wykaz stosowanych skrótów BB BW PP B FMP/PS EFRR EKO UE KE EWT FMP IZ IK WST IW IA IC LUW Kontroler krajowy KM MRR NUTS PO PP PPP PS RK RP Kraj Związkowy Brandenburgia Beneficjent Wiodący Projektu Parasolowego Beneficjent/Beneficjenci Małego Projektu/Projektu Sieciowego Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Euroregionalna Komisja Oceniająca Unia Europejska Komisja Europejska Europejska Współpraca Terytorialna Fundusz Małych Projektów Instytucja Zarządzająca Instytucja Koordynująca Wspólny Sekretariat Techniczny Instytucja Wypłacająca Instytucja Audytowa Instytucja Certyfikująca Lubuski Urząd Wojewódzki właściwy kontroler I stopnia Komitet Monitorujący Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Terytorialne Jednostki Statystyczne Program Operacyjny Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia Projekt Parasolowy Partner Projektu Parasolowego Projekt Sieciowy Raport Końcowy Rzeczypospolita Polska 4

5 LISTA STOSOWANYCH POJĘĆ Beneficjent FMP/PS Podmiot (wnioskodawca projektu FMP/PS), któremu udzielone zostaje dofinansowanie z EFRR ( dla polskich wnioskodawców: również z budżetu państwa) na realizację małego projektu lub projektu sieciowego w ramach PO, przekazywane przez Partnera Projektu Parasolowego. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR) Jeden z funduszy strukturalnych, którego zadaniem jest zmniejszenie dysproporcji w poziomie rozwoju regionów należących do Unii Europejskiej. W okresie współfinansuje on realizację m.in. Celu 3 polityki spójności Unii Europejskiej Europejską Współpracę Terytorialną, w tym jeden z jej komponentów współpracę transgraniczną. Europejska Współpraca Terytorialna (EWT) Europejska Współpraca Terytorialna realizowana jest w ramach Celu 3 polityki spójności UE, ukierunkowanego na umacnianie współpracy transgranicznej poprzez wspólne inicjatywy lokalne i regionalne, umacnianie współpracy transnarodowej za pomocą działań sprzyjających zintegrowanemu rozwojowi terytorialnemu powiązanemu z priorytetami współpracy oraz umacnianiu współpracy międzyregionalnej i wymiany doświadczeń. Euroregionalna Komisja Oceniająca (zwana dalej - EKO) Organ, w którego skład wchodzi sześciu (po trzech z polskiej oraz niemieckiej strony Euroregionu) przedstawicieli danego Euroregionu oraz Instytucja Zarządzająca i Instytucja Koordynująca w roli obserwatora, powołany na potrzeby wdrażania Funduszu Małych Projektów oraz Projektów Sieciowych. Euroregionalna Komisja Oceniająca rozpatruje wszystkie małe projekty oraz projekty sieciowe o wartości do EUR kosztów kwalifikowalnych (środki EFRR EUR) złożone w Programie Operacyjnym Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia (PO) w ramach Priorytetu 3, Działania 3.2 Współpraca i spotkania (Fundusz Małych Projektów i projekty sieciowe) i podejmuje decyzję o ich zatwierdzeniu do dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Ponadto Euroregionalna Komisja Oceniająca rozpatruje projekty sieciowe o wartości EUR kosztów kwalifikowalnych (środki EFRR EUR), po czym przekazuje je do zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący Program. Fundusz Małych Projektów (FMP) Fundusz Małych Projektów to środki przeznaczone na realizację projektów, wydzielone w ramach Priorytetu 3 (PO), których celem jest rozwój współpracy partnerskiej poprzez wspieranie intensywnych działań kooperacyjnych, realizowanych przede wszystkim przez lokalne i regionalne instytucje oraz samorządy. Dzięki tej formie współpracy na obszarze wsparcia pozostaną trwałe efekty. Instytucja Audytowa (IA) Instytucja powołana przez kraje członkowskie Unii Europejskiej na podstawie art. 59 Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r., ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (zwanego dalej Rozporządzeniem nr 1083/2006) z siedzibą na terenie kraju Instytucji Zarządzającej, wykonująca czynności, o których mowa w art. 62 Rozporządzenia 1083/2006. W PO Instytucja Audytowa została umiejscowiona w Polsce, w pionie Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej w Ministerstwie Finansów w Departamencie Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej, z siedzibą w Warszawie. 5

6 Instytucja Certyfikująca (IC) Instytucja powołana przez kraje członkowskie Unii Europejskiej na podstawie art. 59 Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, wykonująca czynności o których mowa w art. 61 Rozporządzenia 1083/2006, zapewniająca m.in. przeprowadzanie operacji finansowych ze środkami Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, związanych z realizacją Europejskiej Współpracy Terytorialnej. W PO obowiązki Instytucji Certyfikującej będą realizowane przez Departament Instytucji Certyfikującej w polskim Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Warszawie. Instytucja Zarządzająca (IZ) Instytucja powołana przez kraje członkowskie Unii Europejskiej na podstawie art. 59 Rozporządzenia (WE) 1083/2006 oraz zgodnie z zapisami PO, zatwierdzonego decyzją Komisji Europejskiej w dniu 25 marca 2008 r. Funkcja Instytucji Zarządzającej ww. programem została powierzona polskiemu ministrowi właściwemu ds. rozwoju regionalnego. Zadania Instytucji Zarządzającej, o których mowa w art. 60 Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, wykonuje Departament Współpracy Terytorialnej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. Komitet Monitorujący (KM) Organ powołany przez Rzeczpospolitą Polską i Kraj Związkowy Brandenburgia w myśl art. 63 Rozporządzenia (WE) nr 1083/2006, odpowiedzialny za monitorowanie postępu osiągniętego w ramach realizacji PO oraz za wybór projektów przeznaczonych do dofinansowania. Kontrola I stopnia Zgodnie z zapisami art. 16 ust. 1 Rozporządzenia nr 1080/2006 państwo członkowskie ustanawia system kontroli umożliwiający weryfikację legalności i prawidłowości wydatków zadeklarowanych przez każdego Partnera, a w szczególności zasadności wydatków zadeklarowanych przez każdego Partnera uczestniczącego w operacji, jak również zgodności tych wydatków i związanych z nimi operacji z przepisami wspólnotowymi i krajowymi. W PO funkcję instytucji prowadzących kontrolę I stopnia po stronie polskiej pełni Lubuski Urząd Wojewódzki (LUW), po stronie brandenburskiej Bank Inwestycyjny Kraju Związkowego Brandenburgia (ILB). Instytucją Koordynująca (IK) Instytucja Koordynująca jest brandenburskim partnerem Instytucji Zarządzającej, działającym w imieniu Kraju Związkowego Brandenburgia w zakresie opracowywania i akceptacji decyzji, przepisów, procedur i procesów dotyczących programu, jak i poszczególnych projektów. Instytucja Koordynująca odpowiada za koordynację realizacji Programu w Kraju Związkowym Brandenburgia. W ramach PO funkcję tę pełni brandenburskie Ministerstwo Gospodarki i Spraw Europejskich, Referat 43. NUTS Z ang. nomenclature of teritorial units for statistics, czyli nomenklatura jednostek terytorialnych dla celów statystycznych. Jest to jednolity i spójny schemat statystycznego podziału terytorialnego stosowany w krajach Unii Europejskiej. Mały projekt Projekt o mniejszym zakresie i wysokości dofinansowania z EFRR (maksymalnie do wysokości 15 tys. EUR udziału środków EFRR), realizowany przez beneficjenta projektu FMP w ramach projektu parasolowego, wspierający działania na szczeblu lokalnym, w szczególności przedsięwzięcia ukierunkowane na rozwój współpracy transgranicznej i tworzenie nowych powiązań pomiędzy podmiotami, które realizują działania w obszarze przygranicznym. Projekt sieciowy (PS) Projekt realizowany przez beneficjenta PS, którego celem jest tworzenie bardziej spójnego i skoordynowanego podejścia, ukierunkowanego na rozwiązywanie wspólnych problemów w obszarze granicznym. Projekty sieciowe, to przedsięwzięcia o określonej tematyce, realizowane przez więcej 6

7 niż dwóch partnerów, w dłuższym okresie czasu, w szczególności w zakresie kultury, sportu, wymiany młodzieży i osób niepełnosprawnych, charakteryzujące się zmiennością uczestników. Projekt parasolowy (PP) Projekt realizowany przez Partnerów PP w ramach PO w ramach Priorytetu 3, którego celem jest realizacja projektów małych i sieciowych. Partnerzy Projektu Parasolowego (PPP) Podmioty wspólnie realizujące Projekt Parasolowy (PP) związane ze sobą Porozumieniem Partnerskim. Są to: po stronie polskiej polskie biuro Euroregionu Pro Europa Viadrina, polskie biuro Euroregion Sprewa-Nysa-Bóbr, a po stronie brandenburskiej niemieckie biuro Euroregion Pro Europa Viadrina oraz niemieckie biuro Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr. Beneficjent Wiodący Projektu Parasolowego (BW PP) Partner Projektu Parasolowego, który w imieniu swoim oraz partnera składa wniosek o dofinansowanie projektu parasolowego z EFRR. Po zatwierdzeniu PP, podpisuje z Instytucją Zarządzającą Umowę o dofinansowanie projektu oraz ponosi odpowiedzialność organizacyjną, merytoryczną i finansową za projekt. Środki na zarządzanie FMP oraz PS Środki wydzielone w ramach Priorytetu 3: Wspieranie dalszego rozwoju zasobów ludzkich i transgranicznej kooperacji PO przeznaczone na pokrycie kosztów zarządzania i promocji FMP oraz PS ponoszonych przez PPP. Środki przeznaczone na realizację oraz na zarządzanie projektów w ramach FMP i PS stanowią łącznie kwotę środków przeznaczonych na realizację działań w ramach działania 3.2: Współpraca i spotkania (Fundusz Małych Projektów [FMP] i projekty sieciowe) PO. Wspólne Wytyczne Funduszu Małych Projektów i dla Projektów Sieciowych (FMP i PS) Wspólny dokument polskich oraz niemieckich biur Euroregionów Pro Europa Viadrina i Sprewa- Nysa-Bóbr, zawierający informacje dla wnioskodawców FMP i PS, dotyczące warunków udzielania dofinansowania, składania wniosków, oceny projektów i sposobu wdrażania. Wytyczne podlegają zatwierdzeniu przez IZ oraz IK. 7

8 WPROWADZENIE Podręcznik wdrażania projektów w ramach FMP oraz PS (zwany dalej Podręcznikiem ) określa szczegółowe procedury w zakresie zarządzania i wdrażania FMP i PS. Został on opracowany na potrzeby instytucji zaangażowanych we wdrażanie FMP i PS na pograniczu polsko-brandenburskim. Celem dokumentu jest określenie zasad i procedur wdrażania PP, w tym roli i zadań PPP. W związku z tym niniejszy podręcznik jest narzędziem metodologicznym dla wszystkich podmiotów uczestniczących w cyklu projektowym PP, w tym dla IZ, IK i WST, oraz jest wiążący dla PPP, a opisane w nim procedury są obligatoryjne. Ponieważ FMP i PS realizowany jest w ramach PO, projekty podlegają także zasadom określonym dla Programu zarówno w dokumencie programowym, jak i w Podręczniku Beneficjenta Wiodącego. 1. Podstawowa charakterystyka FMP i PS Małe projekty w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej w latach są kontynuacją Funduszu Mikroprojektów realizowanego w okresie programowym (do 2004 r. w ramach Programu UE Phare CBC i Inicjatywy Wspólnotowej Interreg IIIA, a następnie po 2004 r. z Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA), gdzie małe projekty służyły w szczególności pielęgnowaniu i intensyfikowaniu transgranicznej informacji, komunikacji i współpracy między obywatelami, stowarzyszeniami i samorządami na transgranicznym obszarze wsparcia oraz wzmocnieniu identyfikacji społeczeństwa z regionem Główne cele projektów małych i sieciowych W ramach działania 3.2: Współpraca i spotkania (Fundusz Małych Projektów [FMP] i projekty sieciowe) Priorytetu 3: Wspieranie dalszego rozwoju zasobów ludzkich i transgranicznej kooperacji PO, wyodrębnione zostały środki przeznaczone na realizację FMP i PS. Celem tego działania jest rozwój współpracy partnerskiej poprzez wspieranie intensywnych działań kooperacyjnych realizowanych przez lokalne i regionalne instytucje oraz samorządy. Dzięki tej formie współpracy powstaną bezpośrednio na obszarze wsparcia trwałe efekty multiplikacyjne. PS to następny po małych projektach, bardziej zaawansowany etap realizacji współpracy transgranicznej, nadający jej szerszy wymiar. Ich celem jest tworzenie bardziej spójnego i skoordynowanego podejścia, ukierunkowanego na rozwiązywanie wspólnych problemów w obszarze granicznym. PS to przedsięwzięcia o określonej tematyce, realizowane przez więcej niż dwóch partnerów z obszaru wsparcia w dłuższym okresie czasu, w szczególności w zakresie kultury, sportu, wymiany młodzieży i osób niepełnosprawnych, charakteryzujące się zmiennością uczestników, względnie różnorodnością aspektów tematycznych. Możliwymi projektami w ramach FMP i PS byłyby w szczególności: - wspieranie współpracy sąsiedzkiej jednostek samorządu terytorialnego oraz publicznych podmiotów kultury, organizacji pozarządowych i instytucji w celu kształtowania transgranicznych stosunków sąsiedzkich, względnie spójności społecznej, - wspólne kulturalne, społeczne, sportowe i uczniowskie projekty oraz imprezy dla dzieci, młodzieży i osób niepełnosprawnych, - organizowanie wspólnych imprez kulturalnych (festiwali, spektakli, wystaw, warsztatów artystycznych), - wspieranie projektów społeczności lokalnych w dziedzinie społecznej, kulturalnej i rekreacyjnoedukacyjnej, - działania ukierunkowane na integrację społeczności w obszarze przygranicznym, 8

9 - transgraniczna współpraca szkół, organizacji młodzieżowych, wymiana młodzieży, studentów, uczniów, pracowników naukowych i dydaktycznych, a także małe działania inwestycyjne niezbędne do realizacji działania, - wspieranie tworzenia wspólnych produktów kultury, turystyki i (tradycyjnego) rzemiosła, - wspomaganie działań podtrzymujących lokalną i regionalną tożsamość i tradycję Obszar wsparcia Środki dostępne w ramach działania 3.2. PO przeznaczone zostaną na FMP i PS realizowane przez partnerów pochodzących z obszarów położonych wzdłuż granicy polsko-niemieckiej i określonych zgodnie z art. 7 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 na poziomie NUTS III. Zatem obszar wsparcia obejmuje następujące jednostki terytorialne NUTS III: po polskiej stronie granicy jest to cały obszar województwa lubuskiego, na który składają się 2 podregiony poziomu NUTS III: gorzowski (w skład którego wchodzą powiaty: gorzowski, międzyrzecki, słubicki, strzelecko-drezdenecki, sulęciński i miasto na prawach powiatu Gorzów Wielkopolski), zielonogórski (w skład którego wchodzą powiaty: krośnieński, nowosolski, świebodziński, zielonogórski, żagański, żarski, wschowski i miasto na prawach powiatu Zielona Góra), po niemieckiej stronie granicy są to następujące regiony poziomu NUTS III: powiat Märkisch-Oderland, powiat Oder-Spree, powiat Spree-Neiße, miasto na prawach powiatu Frankfurt nad Odrą, miasto na prawach powiatu Cottbus. Razem obszar wsparcia obejmuje powierzchnię km², z czego po polskiej stronie znajduje się km², (100% obszaru województwa lubuskiego), po niemieckiej zaś km² (21,5% powierzchni Kraju Związkowego Brandenburgia). Obszar ten zamieszkuje po polskiej stronie , po niemieckiej zaś , łącznie mieszkańców. BERLIN Markisch- Oderland Gorzowski Frankfurt LUBUSKIE (Oder) BRANDENBURG Oder-Spree Cottbus Spree-Neisse Zielonogórski 9

10 Na potrzeby FMP i PS pogranicze podzielone zostało na obszary przynależności określone według działalności poszczególnych Euroregionów. Obszary te, określone ściślej według obszarów administracyjnych powiatów lub gmin są, na podstawie porozumienia struktur terytorialnych i regionalnych, przyporządkowane poszczególnym PPP. Dla pogranicza lubusko-brandenburskiego ustanowionych jest po 2 PPP po każdej stronie granicy. Zasięg terytorialny niemieckiej części Euroregionu Pro Europa Viadrina obejmuje powiaty: Märkisch Oderland, Oder Spree, miasto Frankfurt nad Odrą, natomiast polskiej części powiaty: gorzowski, międzyrzecki, słubicki, strzelecko-drezdenecki, sulęciński (z wyłączeniem gminy Torzym) oraz miasto Gorzów Wlkp. (obszar Euroregionu Pro Europa Viadrina) Niemiecka część Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr obejmuje swym zasięgiem powiat Spree-Neiße i miasto Cottbus. Polska część zaś powiaty krośnieński, nowosolski, świebodziński, wschowski, zielonogórski, żagański, żarski, miasto Zielona Góra, Gminę Cybinka, Gminę Torzym oraz Gminę Zbąszyń. (obszar Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr) 10

11 Zgodnie z ustaleniami instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, w tym Komisji Europejskiej, w ramach FMP i PS istnieje możliwość realizacji projektów przy współudziale partnerów z siedzibą poza obowiązującym obszarem wsparcia PO, przy czym wydatki kwalifikowane ponoszone mogą być jedynie na obszarze wsparcia PO przez partnerów z siedzibą na obszarze wsparcia PO. Rozwiązanie to może być jednak stosowane wyjątkowo i może dotyczyć wyłącznie projektów, w których udział partnera spoza obszaru kwalifikowanego jest niezbędny do osiągnięcia celów projektu w głównym obszarze PO Środki alokowane w ramach programu Cel 3, współpraca transgraniczna W ramach programu Cel 3, współpraca transgraniczna, na okres planowania dla PO alokowane zostały środki w łącznej wysokości EUR, z czego kwota środków EFRR wynosi EUR, a kwota wkładu krajowego odpowiednio EUR. Na Priorytet 3 przeznaczonych zostało 28,43 % alokacji PO, co stanowi kwotę EUR. Środki EFRR tej kwoty wynoszą EUR. Część tych środków przeznaczonych dla polsko-niemieckiego obszaru przygranicznego jest przeznaczona do wykorzystania i wspierania projektów realizowanych w ramach działania 3.2. jako FMP i PS. Wysokość środków przeznaczonych na wdrażanie i zarządzanie FMP i PS dla polskich i niemieckich biur Euroregionów przedstawiona zostanie w dalszej części podręcznika, w punkcie i zasady wdrażania Projektu Parasolowego 2.1. Charakterystyka Projektów Parasolowych W ramach FMP i PS realizowane są cztery PP, dzielące okres programowania na dwie części: oraz okres Każdorazowo w PP uczestniczy polskie oraz odpowiednie niemieckie biuro danego Euroregionu. W przypadku PP, którego celem jest wdrażanie FMP i PS w polskiej części obszaru wsparcia, obejmującej swym zasięgiem terytorium danego Euroregionu, rolę BW PP pełni polskie biuro Euroregionu, niemieckie zaś pełni rolę PPP. W przypadku PP dotyczącego wdrażania FMP i PS w brandenburskiej części obszaru wsparcia, obejmującej swym zasięgiem terytorium danego Euroregionu, rolę BW PP pełni odpowiednio niemieckie biuro Euroregionu, a rolę Partnera polskie biuro Partnerstwo PP jako narzędzie służące wdrażaniu FMP oraz PS w ramach działania 3.2 PO jest przygotowywany i realizowany każdorazowo wspólnie przez dwa uprawnione podmioty PPP. Są nimi: polskie biuro Euroregionu Pro Europa Viadrina razem z niemieckim biurem Euroregionu Pro Europa Viadrina oraz polskie biuro Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr razem z niemieckim biurem Euroregionu Sprewa-Nysa- Bóbr i odwrotnie. 1 Po wejściu w życie zmiany PO, polegającej na umożliwieniu korzystania w ramach PO z art. 21 Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 dopuszczone zostanie uznanie wydatków kwalifikowanych poniesionych na poziomie projektów przez partnerów znajdujących się poza obszarem wsparcia. Rozwiązanie to nie będzie jednak stanowić reguły przyjętej w PO i może dotyczyć jedynie wyjątkowych przypadków. Wydatki takie będą mogły być uznawane po spełnieniu poniższych kryteriów: - wydatki te muszą być powiązane z bezpośrednio z projektem i wzmacniać istniejące partnerstwo pomiędzy podmiotami realizującymi projekt; - ich poniesienie powinno przynosić korzyść dla obszaru wsparcia; - poniesienie tych wydatków warunkuje osiągnięcie celów projektu; - wartość ww. wydatków nie może przekroczyć wartości 20% całkowitych wydatków w projekcie. 2 Aneksami do umów o dofinansowanie PP zostały przedłużone następujące terminy: - w PP polskiego biura Euroregionu Sprewa Nysa Bóbr oraz PP polskiego biura Euroregionu Pro Europa Viadrina termin zakończenia rzeczowego realizacji FMP i PS do r., a zarządzania do r. - w PP niemieckiego biura Euroregionu Spree-Neisse-Bober termin zakończenia rzeczowego realizacji FMP i PS do r. - w PP niemieckiego biura Euroregionu Pro Europa Viadrina termin zakończenia rzeczowego realizacji FMP i PS do r. 11

12 Zgodnie z art. 19 Rozporządzenia EFRR projekt w ramach współpracy transgranicznej musi spełniać co najmniej dwa z czterech kryteriów współpracy: 1. wspólne przygotowanie projektu, 2. wspólna realizacja projektu, 3. wspólny personel projektu, 4. wspólne finansowanie projektu. Zakres działalności PPP określa porozumienie partnerskie. Każdy PPP odpowiada za wdrażanie swojej części projektu Zasada Beneficjenta Wiodącego Zgodnie z obowiązującą zasadą art. 20 Rozporządzenia EFRR dla PP spośród PPP wyznaczony jest BW PP. Jak wspomniano powyżej, każdorazowo dla polskiego obszaru wsparcia, obejmującego swym zasięgiem terytorium danego Euroregionu, rolę BW PP pełni właściwe polskie biuro Euroregionu, dla brandenburskiego zaś właściwe biuro niemieckie. Wniosek o dofinansowanie PP składa BW PP, który jest związany Porozumieniem Partnerskim z Partnerem. BW PP, we współpracy z Partnerem, wnioskuje w drodze wspólnego projektu o środki na PP dotyczący jego obszaru wsparcia. Projekt ten obejmuje zarówno wniosek o środki na dofinansowanie małych projektów i projektów sieciowych, jak i środki na pokrycie kosztów na zarządzanie FMP i PS. PPP określają sposób zarządzania i administrowania PP regulując w porozumieniu swoje czynności, odpowiedzialność i terytorialny zasięgu działalności. Czynności związane z zarządzaniem i administrowaniem projektów są realizowane przez PPP oddzielnie. Zasada Beneficjenta Wiodącego oznacza w praktyce, iż jest on odpowiedzialny za następujące zadania: - złożenie wniosku o dofinansowanie PP do WST, a po zatwierdzeniu PP przez KM za podpisanie Umowy o dofinansowanie; - ogólne zarządzanie PP; - przekazanie dofinansowania z EFRR do PPP w przypadku wspólnego finansowania; - składanie raportów całościowych z postępów realizacji PP, do WST w imieniu wszystkich PPP; - pełnienie funkcji organu pośredniczącego w kontaktach między instytucjami programowymi, (takimi jak WST, KM, IZ, IK itd.) a PPP. PPP powinni aktywnie brać udział w zarządzaniu projektem i jego realizacji, a także w działaniach informacyjnych i komunikacyjnych. PPP powinni w szczególności: - przyjmować odpowiedzialność za wypełnianie działań PP, w które są zaangażowani lub za które są odpowiedzialni jak to zostało określone we wniosku projektowym i w Porozumieniu partnerskim; - być odpowiedzialni za wszelkie nieprawidłowości w wydatkach, które zadeklarowali (w przypadku wspólnego finansowania PP); - sporządzać raporty z postępu realizacji projektu z działań, które wykonali w ramach realizacji wspólnego projektu w odpowiednim czasie, aby umożliwić BW PP przedstawianie raportów z postępu realizacji PP jako całości do WST. Poniższa tabela przestawia podział zadań pomiędzy BW i PPP. 12

13 W przypadku wniosków o dofinansowanie PP złożonych przez biura Euroregionów dla pierwszego okresu realizacji PP do roku 2011 PPP nie przewidzieli wspólnego finansowania PP, jednakże w poniższej tabeli możliwość ta została uwzględniona w celu przedstawienia pełnego podziału zadań. Formalna odpowiedzialność Partnerów Etap projektu Odpowiedzialność BW PP Odpowiedzialność PPP Opracowanie wniosek i Koordynacja wkładu Partnerów. Złożenie wniosku. Wspólne stworzenie projektu i wniosku aplikacyjnego. Finansowanie Finansowa realizacja projektu, w szczególności: zabezpieczenie współfinansowania projektu (w przypadku wspólnego finansowania), założenie konta projektu, prowadzenie księgowości, jak również przechowywanie dokumentacji dotyczącej projektu. W przypadku wspólnego finansowania - zapewnienie współfinansowania krajowego poprzez złożenie stosownego oświadczenia. Kontraktowanie Podpisanie Umowy o dofinansowanie z IZ. BW PP sporządza i zawiera Porozumienie partnerskie według wzoru ustalonego przez IZ. Podpisanie Porozumienia partnerskiego i tym samym zobowiązanie się do realizacji wszystkich zaakceptowanych działań i ponoszenia ewentualnej odpowiedzialności finansowej. Wdrażanie Ponoszenie przed IZ odpowiedzialności za całościowe wdrażanie projektu, przy jednoczesnym aktywnym udziale Partnera w realizacji projektu. Zapewnienie przez BW PP koordynacji projektu (sterowanie projektem, monitoring, itd.) Czynny udział w realizacji projektu, ponoszenie odpowiedzialności za prowadzenie działań, zapisanych we wniosku i w Porozumieniu partnerskim. Finanse raportowanie i W przypadku wspólnego finansowania Partner PP jest odpowiedzialny za zapewnienie potwierdzenia jego wydatków przez kontrolera I stopnia. Zapewnia, iż certyfikaty kontroli I stopnia oraz inne dokumenty zostaną dostarczone BW PP tak szybko, jak to tylko możliwe, w terminie nie przekraczającym daty końcowej wyznaczonej przez BW PP. W przypadku wspólnego finansowania BW PP sprawdza, czy wydatki Partnerów PP zostały zatwierdzone w ramach kontroli I stopnia. BW PP zapewnia, że raportowane wydatki zostały poniesione wyłącznie na zaakceptowane działania. Kontroler BW PP nie ocenia jakości pracy Partnerów projektu. Dotyczy tylko polskich PPP: BW PP odpowiada za uzyskanie i rozliczanie środków z budżetu państwa (przeznaczonych na współfinansowanie swoich wydatków na zarządzanie FMP i PS jak i współfinansowanie projektów małych i sieciowych) zgodnie Dotyczy tylko polskich PPP: Partner PP odpowiada za uzyskanie i rozliczanie środków z budżetu państwa (przeznaczonych na współfinansowanie swoich wydatków na zarządzanie FMP i PS jak i współfinansowanie projektów małych i sieciowych) zgodnie 13

14 Płatności Nieprawidłowości z obowiązującymi na dany rok procedurami krajowymi. BW PP otrzymuje płatności z tytułu dofinansowania i jest zobowiązany w przypadku wspólnego finansowania - do niezwłocznego przekazywania odpowiednich części dofinansowania na rachunki bankowe Partnerów. W przypadku, kiedy finansowanie należy jedynie do obowiązków BW PP, przekazuje on płatności w EUR w części należnej B FMP/PS bez zwłoki i zgodnie z kwotami podanymi w zatwierdzonych raportach z postępu realizacji projektu małego lub sieciowego. BW PP jest zobowiązany do zwrotu środków z EFRR wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, nieprawidłowo lub nienależnie wypłaconych. W przypadku wspólnego finansowania żąda w tym celu zwrotu środków od danego Partnera. Jeżeli środki nie mogą być odzyskane od partnera, państwo członkowskie, z którego pochodzi Partner, jest pociągane do odpowiedzialności w tym zakresie. z obowiązującymi na dany rok procedurami krajowymi. W przypadku wspólnego finansowania PPP otrzymuje płatności w EUR od BW PP i w części należnej B FMP/PS przekazuje środki bez zwłoki w zgodzie z kwotami podanymi w zatwierdzonych raportach z postępu realizacji projektów małych i sieciowych. Każdy Partner projektu ponosi odpowiedzialność za jakąkolwiek nieprawidłowość w zadeklarowanych wydatkach Wspólne działania w ramach Projektu Parasolowego BW PP i PPP będą w ramach PP realizowali m. in. następujące działania: - przygotowanie i ogłoszenie naboru projektów małych i sieciowych (w ramach działań przygotowawczych PPP opracowali Wspólne Wytyczne Małych Projektów i Projektów Sieciowych, formularze wniosków wraz z załącznikami, regulamin EKO oraz dokumenty niezbędne do oceny projektów), - promocja Projektu Parasolowego w ramach PO, - konsultacje w zakresie przygotowania wniosku o dofinansowanie, - przedkładanie ocenionych formalnie wniosków w ramach FMP i PS do zatwierdzenia przez EKO, - organizacja posiedzeń EKO, - przeprowadzanie oceny technicznej i zatwierdzanie wniosków przez EKO, - monitorowanie i kontrola wdrażania FMP i PS, - przedkładanie raportów z postępu realizacji PP. 14

15 2.5. Budżet Projektu Parasolowego BW PP we współpracy oraz po uzgodnieniu z PPP przygotowuje wniosek o dofinansowanie projektu parasolowego ze środków EFRR. Plan kosztów obejmuje zarówno środki przeznaczone na dofinansowanie projektów małych, sieciowych, jak i koszty zarządzania FMP i PS Środki alokowane na FMP i PS zarządzane przez polskie biura Euroregionów Decyzją IZ alokacja środków na FMP i PS zarządzane przez polskie biura Euroregionów wynosi do 22% polskiej alokacji EFRR do Programu. Warunkiem powierzenia Euroregionom wspomnianej kwoty jest przygotowanie i zatwierdzenie przez KM wniosków projektowych w tej kwocie. 15% środków projektu powinno zostać przeznaczone przez Euroregiony na pokrycie kosztów zarządzania. Pozostałe 85% środków Euroregiony przeznaczają na dofinansowanie małych projektów i projektów sieciowych. Wysokość środków przeznaczonych na pokrycie kosztów zarządzania określona jest w Umowie o dofinansowanie. W wyniku uzgodnień pomiędzy IZ a polskimi biurami Euroregionów na cały okres programowania zostaną złożone dwa wnioski projektowe, z czego pierwszy obejmować będzie okres , drugi zaś Na lata przeznaczonych może zostać 14% z 22% alokacji EFRR. Ponadto na lata podział alokacji, pomiędzy poszczególne polskie biura Euroregionów, jest następujący: - Euroregion Pro Europa Viadrina otrzyma 43,5% środków przeznaczonych na FMP i PS, - Euroregion Sprewa-Nysa-Bóbr otrzyma 56,5% środków przeznaczonych na FMP i PS Środki alokowane na FMP i PS zarządzane przez niemieckie biura Euroregionów W wyniku uzgodnień pomiędzy IZ a niemieckimi biurami Euroregionów na cały okres programowania zostaną złożone dwa wnioski projektowe na lata i W ramach brandenburskiej alokacji na wdrażane FMP przeznaczonych zostanie dla każdego Euroregionu na całkowity czas trwania programu 4 mln EUR, czyli 8 mln EUR środków EFRR łącznie dla obu Euroregionów.). Po stronie niemieckiej przewiduje się rocznie realizację 3-4 projektów sieciowych. Na te projekty przeznaczona zostanie część środków z projektów parasolowych przeznaczonych na wdrażanie projektów FMP i PS w odpowiedniej wysokości. Wysokość środków przeznaczonych na pokrycie kosztów zarządzania określona jest w Umowie o dofinansowanie Wysokość dofinansowania Projektu Parasolowego W przypadku PP Beneficjent Wiodący powinien zagwarantować jego współfinansowanie w wysokości co najmniej 15% całkowitych wydatków kwalifikowalnych, czy to ze źródeł własnych lub ze źródeł wnioskodawców (odbiorców końcowych, którym zostanie przyznane dofinansowanie w ramach FMP lub PS), lub po stronie polskiej w części z budżetu państwa RP. Dofinansowanie z EFRR wynosi maks. 85% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektów małych i sieciowych. Po stronie polskiej możliwe jest finansowanie ze środków rezerwy celowej budżetu państwa do 10% wydatków projektów małych i sieciowych ponoszonych/planowanych do poniesienia w ramach PO Środki finansowe przeznaczone na zarządzanie FMP i PS Środki wydzielone w ramach PP na zarządzanie FMP i PS są przeznaczone wyłącznie na pokrycie części wydatków kwalifikowalnych na zapewnienie czynności związanych z zarządzaniem i administrowaniem PP. Wysokość środków przeznaczonych na pokrycie kosztów zarządzania określona jest w Umowie o dofinansowanie. Na współfinansowanie kosztów zarządzania polskie biuro Euroregionu może w ramach PP uzyskać środki z budżetu państwa polskiego do wysokości 15% kosztów kwalifikowalnych. 15

16 Dofinansowanie z budżetu państwa 3 Środki z budżetu państwa przyznawane są na podstawie zatwierdzanej każdego roku przez Ministra Rozwoju Regionalnego Procedury uruchamiania oraz przyznawania zapewniania finansowania przedsięwzięcia ze środków rezerwy celowej budżetu państwa dla programów i projektów realizowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia Zatwierdzona procedura jest publikowana na stronie internetowej: Zgodnie z ww. dokumentem wniosek o środki z rezerwy celowej na pokrycie wkładu krajowego z budżetu państwa dla projektów małych oraz sieciowych realizowanych w ramach PO może dotyczyć zapotrzebowania na środki budżetu państwa w wysokości do 10% całkowitych kosztów kwalilfikowalnych. Natomiast wydatki związane z zarządzaniem projektem przez Euroregion mogą dotyczyć zapotrzebowania na środki z budżetu państwa w wysokości do 15% całkowitych wydatków kwalifikowanych. Dofinansowanie z rezerwy celowej budżetu państwa przyznawane jest do wydatków poświadczonych przez kontrolera I stopnia (LUW). Z wnioskami o uruchomienie rezerwy celowej z budżetu państwa polskie biuro Euroregionu występuje do LUW po otrzymaniu Certyfikatu poświadczającego jego własne wydatki na zarządzanie oraz wydatki beneficjentów projektów małych i sieciowych zgodnie z procedurą obowiązującą w danym roku. LUW weryfikuje wnioskowaną przez dany Euroregion kwotę na podstawie informacji (tj. Certyfikatów) o kwocie wydatków poświadczonych przez kontrolera tj. przez właściwą jednostkę w tym samym urzędzie wojewódzkim oraz właściwych umów o dofinansowanie projektów FMP i PS. LUW na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania Euroregionu występuje do ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego z wnioskiem o uruchomienie rezerwy celowej budżetu państwa. Terminy wnioskowania określone są w ww. Procedurach Składanie wniosku o dofinansowanie Projektu Parasolowego Dwujęzyczny wniosek o dofinansowanie PP składa BW PP do WST zgodnie z procedurą określoną w Podręczniku Beneficjenta Wiodącego. WST dokonuje oceny formalnej/kwalifikowalności wydatków i na wniosek IZ przedkłada wniosek do zatwierdzenia przez KM. Plan kosztów PP obejmuje, w przypadku wspólnego finansowania, środki EFRR polskiej i niemieckiej strony zarówno na samo dofinansowanie odbiorców końcowych projektów małych i sieciowych, jak i środki na częściowe pokrycie wydatków na administrowanie FMP i PS Zatwierdzanie Projektu Parasolowego i podpisanie Umowy o dofinansowanie Po zatwierdzeniu PP przez KM z BW PP podpisywana jest Umowa o dofinansowanie PP. Umowę z BW PP zawiera Ministerstwo Rozwoju Regionalnego w funkcji IZ. Wzór umowy przygotowywany jest przez IZ. Umowa potwierdza ostatecznie przyznanie dofinansowania i stanowi ramy prawne i finansowe dla działań realizowanych w ramach PP. W szczególności określa ona wzajemne prawa i obowiązki w zakresie wypłaty środków, monitorowania i sprawozdawczości, systemu kontroli oraz audytu, jak również oceny, działań informacyjnych i promocyjnych związanych z projektem. Uruchomienie środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów w ramach FMP i PS następuje po przygotowaniu pakietu aplikacyjnego, składającego się z następujących dokumentów: - Wspólne wytyczne dla FMP i dla PS, - regulamin prac Euroregionalnej Komisji Oceniającej wraz z deklaracją bezstronności i poufności oceniających wnioski w ramach FMP i PS, 3 dotyczy tylko polskich beneficjentów 16

17 - formularz wniosku o przyznanie dofinansowania w ramach FMP wraz z załącznikami, - formularz wniosku o przyznanie dofinansowania w ramach PS wraz z załącznikami, - karta oceny formalnej oraz karta oceny merytorycznej Podpisanie Porozumienia partnerskiego Zgodnie z obowiązującymi procedurami, BW PP zawiera Porozumienie partnerskie z PPP. Niezbędny minimalny zakres, jaki umowa ta powinna regulować, ustalony został przez IZ. Wzór tego dokumentu opublikowany jest na stronie internetowej PO ( Ponadto Porozumienie określać powinno rolę, zadania, obowiązki i uprawnienia PPP oraz ramy czasowe i finansowe PP, a w szczególności: - działania każdego z partnerów w ramach realizacji PP, - obowiązki każdego z partnerów w ramach realizacji PP, - budżet PP, - uregulowania dotyczące zarządzania finansami (księgowość, sprawozdawczość, kontrola finansowa, płatności z EFRR), - odpowiedzialność finansową PPP (w przypadku wspólnego finansowania projektu), - uregulowania dotyczące zwrotu środków (w przypadku błędów w sprawozdawczości lub w kwotach przekazanych środków), - rozwiązywanie konfliktów pomiędzy partnerami; - wymogi dot. działań informacyjnych i promocyjnych. Porozumienie partnerskie powinno zostać zawarte i przesłane do WST i IZ najpóźniej w dniu złożenia pierwszego raportu z postępu realizacji projektu przez BW PP Zasady przyznania zaliczki na realizację Projektu Parasolowego Z uwagi na specyfikę zadań realizowanych przez PPP dotyczących zarządzania FMP i PS, po akceptacji IZ, możliwa jest płatność zaliczkowa na potrzeby wdrażania FMP i PS. Uzgodnienia dotyczące przekazania zaliczki zawarte muszą zostać w Umowie o dofinansowanie projektu parasolowego z uwzględnieniem następujących zasad: - zaliczka na realizację Projektu Parasolowego może zostać przekazana jednorazowo w wysokości 10 % wkładu EFRR dla Projektu, - warunkiem przekazania zaliczki jest wniesienie przez BW PP zabezpieczenia w postaci weksla in blanco na całą kwotę zaliczki, - środki przekazywane w formie zaliczki przeznaczone mogą zostać w wysokości 30% na pokrywanie wydatków ponoszonych na zarządzanie PP przez Euroregiony, a w pozostałych 70% na dokonywanie, tzw. bieżących refundacji wydatków ponoszonych przez B FMP i PS - do obsługi zaliczki BW PP zobowiązany jest do utworzenia osobnego rachunku bankowego Realizacja Projektu Parasolowego Realizacja PP odbywa się na podstawie następujących dokumentów: - Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia , - Podręcznika Beneficjenta Wiodącego, - Wspólnych Wytycznych dla FMP i dla PS, - Podręcznika Wdrażania FMP i PS, - zatwierdzonego przez KM wniosku o przyznanie dofinansowania, 17

18 - formularza wniosku o przyznanie dofinansowania w ramach FMP wraz z załącznikami, - formularza wniosku o przyznanie dofinansowania w ramach projektów sieciowych wraz z załącznikami, - regulaminu prac Euroregionalnej Komisji Oceniającej wraz z deklaracją bezstronności i poufności oceniających wnioski w ramach FMP i PS. Po podpisaniu Umowy o dofinansowanie dla PP biuro Euroregionu ogłasza oficjalne otwarcie naboru wniosków o dofinansowanie projektów małych i sieciowych. BW PP informuje IZ, IK oraz WST o otwarciu naboru. Ogłoszenie precyzujące informacje dotyczące naboru projektów małych i sieciowych publikowane jest na stronie internetowej danego Euroregionu oraz w innych mediach (np. w prasie lokalnej). Do zadań PPP należy organizacja szkoleń dla potencjalnych wnioskodawców z obszaru wsparcia obsługiwanego przez każdego PPP. Informacja o terminach szkoleń publikowana jest na stronach internetowych PPP oraz przekazywana podmiotom odpowiedzialnym za promocję PO (WST, IZ, IK). W trakcie naboru PPP udzielają konsultacji potencjalnym wnioskodawcom. Zasady wdrażania i realizacji projektów małych i sieciowych przedstawione są w rozdziale 3. FMP i PS został podzielony na dwa etapy wdrażania: lata oraz Oznacza to, że IZ podpisuje z każdym biurem Euroregionu oddzielną umowę o dofinansowanie na każdy z tych etapów. Euroregion nie ma możliwości równoległego prowadzenia naboru w ramach obu umów o dofinansowanie Sprawozdawczość BW PP zobowiązany jest do prowadzenia monitoringu PP i odpowiada za opracowanie i przekazanie WST Raportu z postępu realizacji projektu parasolowego. Zgodnie z zawartą Umową o dofinansowanie BW PP przekazuje WST okresowe raporty z postępu realizacji PP w terminach i na zasadach określonych w aktualnej Instrukcji do wypełniania raportu. Ponadto ma on obowiązek przedłożenia WST końcowego Raportu z postępu realizacji PP w terminie określonym w aktualnej Instrukcji do wypełniania raportu. 1. B FMP i PS składają do właściwych Euroregionów raporty z realizacji projektów FMP/PS wraz z zestawieniem faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej w terminie 30 dni kalendarzowych 4 po zakończeniu okresu sprawozdawczego, określonego w umowie pomiędzy Euroregionem a B FMP/PS lub od daty podpisania umowy o dofinansowanie, w przypadku projektów dla których ww. umowa została podpisana po zakończeniu realizacji projektu. 2. Euroregiony weryfikują kwalifikowalność 100% wydatków B FMP/PS (zgodnie z wytycznymi w zakresie Kontroli pierwszego stopnia) w terminie 35 dni roboczych po otrzymaniu raportów z realizacji od B FMP / PS. Do terminu nie wlicza się czasu oczekiwania na przekazanie uzupełnień i wyjaśnień przez B FMP/PS. Następnie przygotowują i przekazują do właściwego kontrolera I stopnia zbiorcze zestawienie wydatków (bez dokumentów poświadczających wydatki) w podziale na poszczególne projekty FMP/PS. Na podstawie zestawienia wybierana jest próba dokumentów do kontroli, której dokonuje właściwy kontroler I stopnia. 3. Euroregion po zakończeniu okresu sprawozdawczego zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu parasolowego (w trakcie którego dokonał zatwierdzenia szeregu Raportów B FMP/PS), w przeciągu 10 dni kalendarzowych przygotowuje zbiorczy Raport z postępu 4 Termin ten ustalony jest we wzorze umowy o dofinansowanie między Euroregionem a beneficjentem FMP i PS (dla polskich biur Euroregionów Pro Europa Viadrina oraz Sprewa-Nysa-Bóbr). Może różnić się w przypadku umów zawieranych pomiędzy niemieckimi biurami ww. Euroregionów i beneficjentami projektów małych i sieciowych. 18

19 realizacji projektu parasolowego (zawierający zatwierdzone w okresie sprawozdawczym Raporty B FMP/PS) i przesyła go do kontrolerów I stopnia. 4. Kontrolerzy I stopnia weryfikują i zatwierdzają wydatki B FMP i PS oraz wydatki na zarządzanie PP w terminie nie dłuższym niż 25 dni kalendarzowych od przekazania dokumentów przez Euroregion. Do terminu nie wlicza się czasu oczekiwania na przekazanie uzupełnień i wyjaśnień przez Euroregion. W przypadku RK do terminu 25 dni nie wliczany jest czas na czynności związane z kontrolą końcową projektu. 5. BW PP przesyła Raport z postępu realizacji całego projektu wraz z uzyskanymi podczas kontroli I stopnia certyfikatami wydatków i przekazuje go do WST w terminie 5 dni kalendarzowych od otrzymania certyfikatu kontroli I stopnia (dla RK 10 dni kalendarzowych). Raport z postępu realizacji projektu, do złożenia którego jest zobowiązany BW PP zawiera: - część rzeczową i - część finansową (w tym wniosek o płatność). Raport w części finansowej zawiera informacje dotyczące finansów w zakresie wdrażanego projektu, realizację budżetu oraz listy wydatków poświadczone dowodami księgowymi i fakturami. Jako że Raport z postępu realizacji projektu stanowi podstawę do wypłaty środków, poświadczenie wydatków (certyfikat) przez kontrolera stanowi integralną część takiego raportu. W części rzeczowej powinny zostać opisane przeprowadzone działania, osiągnięte wskaźniki i problemy, jakie wystąpiły podczas realizacji projektu. Procedura sprawozdawczości przebiega następująco: - Raport przedłożony przez BW PP jest sprawdzany przez pracowników WST. Jeżeli jest to konieczne, do BW PP wysyłana jest prośba o złożenie wyjaśnień. Złożony raport i tym samym wnioskowaną kwotę refundacji zatwierdza IZ. - IW - odpowiednia jednostka finansowa MRR (Departament Ekonomiczno-Finansowy) obsługująca rachunek programowy w imieniu IC dokonuje wypłaty na prowadzony w EUR rachunek bankowy BW PP Refundacja wydatków w projekcie Parasolowym W ramach PP przekazywane są zarówno środki EFRR na pokrycie wydatków zarządzania FMP i PS poniesionych przez każdego z PPP, jak i na wydatki związane z realizacją FMP i PS, poniesione przez poszczególnych B FMP i PS. Refundacja wydatków poniesionych w ramach PP odbywa się w oparciu o ww. raporty z postępu realizacji PP, zawierające odrębną część dotyczącą wydatków poniesionych na zarządzanie projektem przez poszczególne Euroregiony Refundacja wydatków związanych z zarządzaniem FMP i PS Refundacja z EFRR wydatków poniesionych przez PPP związanych z zarządzaniem FMP i PS dokonywana jest na podstawie Zestawienia faktur i dokumentów o równoważnej wartości sporządzonego przez PPP, zweryfikowanego przez właściwego miejscowo kontrolera I stopnia. Kontroler poświadcza wydatki wystawiając stosowny certyfikat po skontrolowaniu administracyjnym 25% wartości tych wydatków, zgodnie z procedurami zawartymi we Wspólnych zasadach w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia Z wnioskiem o dokonanie refundacji wydatków zarządzania (obejmującym w przypadku wspólnego finansowania wydatki zarówno polskich, jak i niemieckich PPP), na które otrzymali od kontrolerów certyfikat poszczególni PPP, występuje BW PP na zasadach i w terminach określonych w aktualnej wersji Instrukcji do wypełniania raportu. Po zatwierdzeniu wniosku przez IZ, IW przekazuje środki z EFRR na wyodrębnione (na potrzeby PP) konto bankowe BW PP. BW PP po otrzymaniu refundacji zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania odpowiednich środków na rzecz PPP (w przypadku wspólnego finansowania). 19

20 Ponadto odpowiednio udokumentowane i certyfikowane wydatki poniesione przez polskich PPP na zarządzanie FMP i PS są podstawą do otrzymania środków z budżetu państwa, zgodnie z obowiązującymi na dany rok procedurami krajowymi Refundacja wydatków poniesionych na realizację projektów małych i sieciowych Podstawą refundacji wydatków poniesionych na realizację projektów FMP i PS przez B FMP i PS jest raport z postępu realizacji PP. Raport ten jest sporządzany przez BW PP, na podstawie raportów dostarczonych przez poszczególnych B FMP i PS. Podobnie jak w przypadku wydatków związanych z zarządzaniem, kontroler I stopnia również poświadcza wydatki związane z realizacją projektów FMP i PS. Po stronie polskiej na podstawie dokumentu, określonego w Wytycznych w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia , kontroler dobiera próbę minimum 5% projektów w ramach PP do kontroli przy zastosowaniu doboru statystycznego. Weryfikacja jest przeprowadzana na podstawie listy sprawdzającej do kontroli administracyjnej zatwierdzonej przez IZ. Biuro Euroregionu jest zobowiązane do przekazania kontrolerowi dokumentacji niezbędnej do zweryfikowania wylosowanych projektów. W przypadku, gdy kontroler uzna dokumentację uzyskaną od Euroregionu za niewystarczającą do oceny kwalifikowalności wydatku, ma prawo poprosić B FMP/PS i/lub Euroregion o wyjaśnienia lub dodatkowe dokumenty. Natomiast po stronie niemieckiej ze zbiorczego zestawienia projektów w ramach PP wybierana jest próba 25% projektów, która kontrolowana jest w sposób analogiczny do sposobu postępowania opisanego w punkcie 4.2. Wspólnych zasad w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) Brandenburgia BW PP składa raport z postępu realizacji PP w terminach określonych w aktualnej wersji Instrukcji do wypełniania raportu do WST. Po jego weryfikacji przez WST i zatwierdzeniu przez IZ, IW obsługująca konto programowe w imieniu IC, przekazuje refundację środków z EFRR na konto bankowe BW PP. BW PP niezwłocznie po otrzymaniu środków, przekazuje odpowiednie kwoty refundacji PPP, którego wydatki objęte zostały raportem z postępu realizacji projektu (w przypadku wspólnego finansowania). Następnie każdy PPP przekazuje właściwe kwoty refundacji na konta poszczególnych B FMP i PS, których wydatki ujęto w raporcie z postępu realizacji PP. Środki FMP i PS można wykorzystać wyłącznie na refundacje części wydatków uznanych za kwalifikowalne i zatwierdzonych do realizacji projektów FMP / PS. W przypadku, gdy na realizację Projektu przekazana została zaliczka, zastosowanie mają dodatkowo następujące regulacje: Rozliczenie zaliczki na zarządzanie odbywa się w oparciu o okresowe Raporty z postępu realizacji PP Euroregionu będącego BW PP, zawierające odrębną część dotyczącą wydatków poniesionych na zarządzanie projektem przez poszczególne Euroregiony. Do Raportu należy dołączyć m.in. certyfikaty wydane przez kontrolerów I-go stopnia, zestawienie faktur/innych dokumentów finansowych scertyfikowanych przez kontrolerów I-go stopnia oraz zestawienie faktur/innych dokumentów finansowych, które zostały uznane przez kontrolerów I-go stopnia za niekwalifikowalne, a zostały uprzednio opłacone ze środków zaliczki na zarządzanie. W przypadku wystąpienia wydatków niekwalifikowalnych, które zostały opłacone ze środków zaliczki, BW PP zwraca te środki na rachunek IZ wraz z odsetkami (określonymi zgodnie z Umową o dofinansowanie PP). Również rozliczenie zaliczki na bieżące refundacje odbywa się w oparciu o okresowe Raporty z postępu realizacji PP, które zawierają odrębną część dotyczącą wydatków w ramach projektów FMP/PS. 20