Katowice, r. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 01/07/2016/OWES/TVP

Transkrypt

1 Katowice, r. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 01/07/2016/OWES/TVP I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM Telewizja Polska SA w Warszawie Oddział Terenowy w Katowicach ul. Telewizyjna Katowice rekrutacja.katowice@tvp.pl tel ; NIP: II. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO Telewizja Polska SA w Warszawie Oddział Terenowy w Katowicach zaprasza do złożenia ofert w zakresie realizacji audycji telewizyjnych jako elementu pakietów marketingowych realizowanych na rzecz podmiotów ekonomii społecznej - uczestników projektu Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej subregion centralny zachodni w ramach Osi Priorytetowej IX. Włączenie społeczne, Działanie 9.3 Rozwój ekonomii społecznej, Poddziałanie Wsparcie ekonomii społecznej RPO WSL na lata , którego LIDEREM jest Stowarzyszenie Współpracy Regionalnej w Katowicach. Przedmiotem zamówienia jest realizacja cyklu 10 minutowych audycji telewizyjnych przedstawiających działalność i potencjał podmiotów ekonomii społecznej uczestników projektu j.w. w ramach świadczonych na ich rzecz zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie pakietów usług marketingowych. Maksymalna liczba odcinków cyklu 110.Termin realizacji zamówienia: sierpień 2016 maj Procedura zapytania ofertowego prowadzona jest zgodnie z zasadami dokonania i udokumentowania rozeznania rynku- poprzez upublicznienie zapytania ofertowego i wybranie najkorzystniejszej ofertyobowiązującymi w projektach współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata oraz umowy o dofinansowanie. Niniejsze zapytanie zostało ogłoszone na stronie internetowej TVP SA w Warszawie Oddział Terenowy w Katowicach. 1. W skład przedmiotu zamówienia wchodzi wykonanie n/w czynności Przeprowadzenie dokumentacji programowej w temacie poszczególnych odcinków audycji Opracowanie scenariusza poszczególnych odcinków audycji Realizacja dziennikarska Kierownictwo produkcji Usługi realizacji technicznej operator obrazu Usługi realizacji technicznej realizator dźwięku

2 Montaż Opracowanie grafiki komputerowej w tym czołówki i tyłówki audycji Nagranie lektora Opracowanie muzyki i oprawa muzyczna Usługi dokumentacyjno archiwizacyjne w tym przegrania do pliku oraz na płytę DVD Przygotowanie treści związanych z audycją (tekstu i materiału video) na stronę internetową projektu i na profil projektu w medium społecznościowym Facebook, z częstotliwością co najmniej 3 razy w tygodniu, przez cały okres realizacji usługi Przygotowanie zwiastuna każdego odcinka 2. Dodatkowe obowiązki Oferenta: terminowa realizacja powierzonych zadań; informowanie Zamawiającego w formie pisemnej lub elektronicznej o występujących problemach w realizacji zadań - jeśli dotyczy; udział w wewnętrznych spotkaniach personelu OWES mających na celu wsparcie procesu prawidłowej realizacji projektu - wg wskazań Zamawiającego dot. osób wykonujących czynności dziennikarskie oraz kierownictwa produkcji przestrzeganie regulaminu OWES i Kodeksu etycznego OWES; dokumentowanie swojej pracy w formie harmonogramu terminarza wykonania prac przy realizacji poszczególnych odcinków cyklu wraz ze sprawozdaniem końcowym dot. pracy przy poszczególnych odcinkach jak i cyklu jako całości wzory dokumentów dostarczy Zamawiający. Sprawozdania końcowe, o których mowa wyżej będą podlegały akceptacji Zamawiającego i stanowić będą protokół zdawczo odbiorczy wykonanych prac. 3. Opis warunków udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia może się ubiegać Oferent, który: posiada udokumentowane, minimum 10-letnie, doświadczenie w zakresie produkcji telewizyjnej posiada udokumentowane doświadczenie w zakresie realizacji audycji telewizyjnych w tym audycji cyklicznych (min. 5 odcinków) potwierdzone dołączonymi do składanej oferty referencjami, kopiami umów itp. min. 3 cykle w okresie ostatnich 5 lat posiada profesjonalnie przygotowane zasoby kadrowe o doświadczeniu zawodowym zapewniającym realizację na wysokim poziomie merytorycznym poszczególnych rodzajów usług wchodzących w skład przedmiotu zamówienia; w przypadku usług dziennikarskich wymagana jest wiedza i udokumentowane doświadczenie w realizacji tematów z obszaru ekonomii społecznej (opis doświadczenia zawodowego ) zna proces rozliczeń audycji telewizyjnych dot. usług kierownictwa produkcji Oferent może polegać na wiedzy i doświadczeniu osób zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego

3 łączących go z nimi stosunków. Oferent w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów / osób do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Z uwagi na długość okresu realizacji zamówienia i liczbę odcinków cyklu audycji dopuszczalna jest czasowa realizacja przedmiotu zamówienia przez podmioty/osoby stanowiące zasób Oferenta a nie wymienione w zał. Nr 5 do oferty. W takiej sytuacji Oferent winien zapewnić dodatkowe zasoby o tych samych lub zbliżonych kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym, gwarantując przy tym utrzymanie poziomu merytorycznego świadczonych usług. Powyższe wymaga akceptacji Zamawiającego tak co do zmiany podmiotu / osoby realizującej poszczególne czynności wymienione w p. 1 jak i okresu, w którym zmiana ta będzie miała miejsce.. Podmiot/osoba który zobowiązał się do udostępnienia zasobów jak wyżej odpowiada solidarnie z Oferentem - za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów 4. Miejsce i termin realizacji zamówienia: Zadania będą realizowane na terenie subregionu centralnego zachodniego woj. śląskiego, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego. Oferent wyłoniony w ramach zapytania ofertowego będzie wykonywał usługę zgodnie z ustalonym przez Zamawiającego i Oferenta harmonogramem prac. Zadania realizowane będą przy wykorzystaniu sprzętu techniki telewizyjnej i transportu Zamawiającego, co stanowi wkład własny Zamawiającego w realizację projektu; tym samym Oferent nie ponosi kosztów z tym związanych. Termin realizacji zamówienia: dokładny termin zostanie ustalonym z Zamawiającym, ale świadczenie usług rozpocznie się nie wcześniej niż r. i zakończy nie później niż r. III. PRZYGOTOWANIE OFERTY I SPOSÓB OBLICZANIA CENY 1. Każdy z Oferentów składa jedną ofertę. Oferta powinna składać się z: aktualnego odpisu KRS lub wypis z CEIDG CV zawodowe Oferenta wraz z klauzulą o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. w przypadku, gdy ofertę podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania Oferenta na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa (upoważnienia), niezbędnym elementem takiej oferty jest oryginał bądź odpowiednio kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem takiego pełnomocnictwa (upoważnienia), formularza oferty wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, oświadczenia dot. sytuacji ekonomiczno - finansowej (nie dotyczy osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej)- wzór stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego,

4 zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz należności podatkowych oświadczenia o braku powiązań osobowych z Zamawiającym wzór stanowi załącznik nr 4 do zapytania ofertowego, oświadczenie o posiadanych zasobach kadrowych spełniających warunki realizacji przedmiotu zamówienia wzór stanowi załącznik nr 5 do zapytania ofertowego dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu określonych w części II. pkt 3 (np. referencje, kopie umów, kopia dyplomu). 2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 4. Oferent poda kwotę oferty w polskich złotych (PLN), a płatności odbędą się na zasadach szczegółowo określonych w umowie. 5. Pod pojęciem kwoty oferty Zamawiający rozumie kwotę wynagrodzenia brutto wraz z narzutami na wynagrodzenia stanowiące koszt Zamawiającego (jeśli dotyczy), a dla podatnika VAT kwotę zawierającą podatek VAT (jeśli dotyczy). 6. Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. W ofercie należy podać kwotę wynagrodzenia netto, kwotę podatku VAT i łączną kwotę brutto w złotych polskich (PLN) za realizację 1 odcinka cyklu oraz całego cyklu przyjmując założenie, że będzie obejmował maksymalnie 110 odcinków. Ostateczna kwota za wykonanie usługi będzie uzależniona od faktycznej liczby zrealizowanych odcinków. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania niniejszego zapytania ofertowego na każdym etapie postępowania. 8. Cena oferty obejmować będzie wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia z wyłączeniem kosztów materiałowych,kosztów dojazdów związanych z dokumentacją i realizacją audycji oraz kosztów związanych z wykorzystywanym sprzętem technicznym i środkami transportu. Oferent podaje wszystkie kwoty z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. W cenie brutto należy uwzględnić podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej na dzień otwarcia ofert stawce (jeśli dotyczy). Usługi realizowane będą z wykorzystaniem sprzętu technicznego i transportu Zamawiającego. 9. Cena oferty określona przez Oferenta zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegać zmianom ani okresowej waloryzacji przez okres obowiązywania umowy. 10. Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym, a Oferentem dokonywane będą w złotych polskich. W przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług w trakcie obowiązywania umowy, kwota brutto określona w ofercie oraz umowie nie ulegnie zmianie, a Zamawiający/Oferent zawrą aneks do umowy stosownie korygujący kwotę netto oraz kwotę podatku od towarów i usług (jeśli dotyczy).

5 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Oferenta z wnioskiem o wyjaśnienia, jeśli uzna, iż wycena przedstawiona jak w p. 6 jest rażąco niską ceną w stosunku do przedmiotu zamówienia. 12. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Oferenta w formie pisemnej w określonym przez Zamawiającego terminie. 13. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, weźmie pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Oferenta. 14. Zamawiający odrzuci ofertę Oferenta, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 15. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani ofert wariantowych. 16. Zapłata zostanie dokonana w terminie do 14 dni po otrzymaniu faktury/rachunku przy założeniu, iż faktura/rachunek został prawidłowo wystawiony. Przyjmuje się miesięczny okres rozliczeniowy za zrealizowane usługi. 17. Przez datę zapłaty rozumie się datę złożenia dyspozycji zapłaty przez Zamawiającego. IV. OCENA OFERTY 1. Planowane jest przeprowadzenie oceny formalnej oraz oceny merytorycznej złożonych ofert. Ocena formalna będzie polegać na weryfikacji czy wartość poszczególnych ofert nie przekracza kwoty środków w budżecie projektu, przeznaczonych na cel sformułowany w zapytaniu ofertowym. Złożenie oferty w kwocie wyższej niż zaplanowana w budżecie projektu skutkuje jej odrzuceniem (ocena według kryterium spełnia/ nie spełnia). Następnie sprawdzona zostanie poprawność przygotowanej oferty, kompletność wymaganych załączników oraz kwestia spełniania warunków udziału w postępowaniu (część II. Pkt 3). 2. Drugim etapem weryfikacji złożonych ofert będzie ocena merytoryczna, do której zostaną dopuszczone oferty, które przeszły ocenę formalną. W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Oferenta, Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert. KRYTERIUM WAGA(%) CENA OFERTY ZA CYKL 110 ODCINKÓW AUDYCJI - 100% 3. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt. (100%=100 pkt.): Kryterium nr 1 Cena oferty za cykl 110 odcinków audycji Liczba punktów = (C min /C of) * 100 * waga C min najniższa oferowana cena brutto ( w przypadku podatników VAT cena netto ) spośród ofert C of cena brutto podana w ofercie badanej (w przypadku podatników VAT cena netto )

6 Komisja Oceny Ofert powołana przez Dyrektora TVP Katowice dokona oceny punktowej ofert złożonych przez Oferentów. V. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY a. Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo. Przez powiązania osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Pozostawaniu z związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. b. Ocena ofert ma charakter niejawny. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym oraz merytorycznym i zgodnym z niniejszym zapytaniem ofertowym. c. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego; jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa. d. Z tytułu odrzucenia oferty Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. e. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Oferentom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty. f. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. g. Wybór najkorzystniejszej oferty odbywa się na posiedzeniu komisji oceny ofert powołanej przez Dyrektora TVP Katowice. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie niezwłocznie Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do zawarcia umowy. Jeśli w terminie 30 dni od wezwania do podpisania umowy Oferent nie zawrze umowy, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą. h. Jeżeli Oferent, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę nie będzie zdolny do zrealizowana usługi w podanym przez Zamawiającego terminie, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od zawarcia umowy. W niniejszej sytuacji, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą i. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone oferty w wyniku oceny otrzymały tę samą liczbę punktów, Zamawiający może wezwać Oferentów którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny.

7 j. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. k. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej i strony internetowej l. Jeżeli Oferent, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę nie będzie zdolny do podjęcia pracy w ramach umowy zlecenie w podanym przez Zamawiającego terminie, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od zawarcia umowy. W niniejszej sytuacji, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, którego oferta była następna w kolejności, pod warunkiem, że nie upłynął termin związania ofertą. VI. WARUNKI DOKONYWANIA ISTOTNYCH ZMIAN POSTANOWIEŃ UMOWY Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian istotnych postanowień umowy zawartej z wyłonionym w ramach niniejszego zapytania Wykonawcą (w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru) w następujących przypadkach: zmiana wymogów akredytacji AKSES, zmiana terminu realizacji zamówienia. zmiany warunków dofinansowania projektu VII. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Wszelkie pytania związane z przedmiotem postępowania należy kierować wyłącznie drogą elektroniczną. Szczegółowych informacji udziela joanna.waszczak@tvp.pl. VIII. TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERT Ofertę należy dostarczyć osobiście, pocztą lub kurierem do recepcji w siedzibie Zamawiającego do dnia 10 sierpnia 2016 r. do godz. 9:30. Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. Oferta winna znajdować się w zamkniętej kopercie z adnotacją: ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 01/07/2016/OWES/TVP IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty lub unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. W takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z powyższych uprawnień. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń. 2. W przypadku zaangażowania w realizację zadań w ramach innych projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych Zamawiającego i innych podmiotów, bądź zawarcia więcej niż jednej umowy cywilno-prawnej w ramach niniejszego projektu, Oferent musi posiadać możliwość prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań wykonywanych na rzecz Zamawiającego. Łączne zaangażowanie zawodowe Oferenta w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków

8 własnych Zamawiającego i innych podmiotów nie może przekroczyć 276 godzin miesięcznie. Wykonanie zadań przez tę osobę będzie potwierdzane sporządzonym przez tę osobę protokołem (kartą czasu pracy), wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, liczbę oraz ewidencję godzin faktycznego zaangażowania w danym miesiącu kalendarzowym, ze szczegółowością wskazującą na: rok, miesiąc, dzień i godziny zaangażowania w ramach projektu. 3. Limit zaangażowania zawodowego, o którym mowa powyżej, dotyczy wszystkich form pracy zawodowej, w szczególności: a) w przypadku stosunku pracy uwzględnia liczbę dni roboczych w danym miesiącu wynikających ze stosunku pracy, przy czym do limitu wlicza się czas nieobecności pracownika związanej ze zwolnieniami lekarskimi i urlopem wypoczynkowym, a nie wlicza się czasu nieobecności pracownika związanej z urlopem bezpłatnym, b) w przypadku stosunku cywilno-prawnego, samozatrudnienia lub innych form zaangażowania uwzględnia się czas faktycznie przepracowany, w tym czas zaangażowania w ramach własnej działalności gospodarczej poza projektami (o ile dotyczy). 4. Zapytanie nie jest realizowane w ramach ustawy Prawo zamówień publicznych. Oferenci są związani ofertą przez 14 dni. 5. Ocena ofert dokonana przez powołaną do tego celu Komisję jest ostateczna, a Oferentom nie przysługuje prawo odwołania. 6. Złożenie oferty jest równoznaczne z zaakceptowaniem powyższych zasad. Załączniki: Załącznik nr 1 - Wzór formularza oferty Załącznik nr 2 - Wzór oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 - Oświadczenie dotyczące sytuacji ekonomiczno-finansowej (nie dotyczy osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej). Załącznik nr 4 - Oświadczenie dotyczące braku powiązań osobowych z Zamawiającym. Załącznik nr 5 - Oświadczenie o posiadanych zasobach kadrowych spełniających warunki realizacji przedmiotu zamówienia