Warszawa, dnia 27 lipca 2016 r. Poz. 74 ZARZĄDZENIE NR 76 KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ. z dnia 26 lipca 2016 r.

Transkrypt

1 DZIENNIK URZĘDOWY KOMENDY GŁÓWNEJ STRAŻY GRANICZNEJ Warszawa, dnia 27 lipca 2016 r. Poz. 74 ZARZĄDZENIE NR 76 KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie kontroli zarządczej w Straży Granicznej Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm. 1) ) oraz w związku z 4 ust. 3 zarządzenia nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne (Dz. Urz. MSWiA poz. 16) zarządza się, co następuje: 1. Zarządzenie określa funkcjonowanie kontroli zarządczej w Straży Granicznej w zakresie nieuregulowanym w odrębnych przepisach, a w szczególności: 1) obowiązki w zakresie kontroli zarządczej: a) kierowników jednostek organizacyjnych Straży Granicznej, b) kierowników komórek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej; 2) tryb sporządzania dokumentów dotyczących kontroli zarządczej; 3) wzory stosowanych dokumentów, o których mowa w pkt Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) Ministrze rozumie się przez to ministra właściwego do spraw wewnętrznych; 2) kierowniku komórki Audytu Wewnętrznego rozumie się przez to audytora wewnętrznego kierownika audytu wewnętrznego; 3) KGSG rozumie się przez to Komendę Główną Straży Granicznej; 4) Szefie Sztabu rozumie się przez to Dyrektora-Szefa Sztabu Komendanta Głównego Straży Granicznej; 5) kierowniku jednostki organizacyjnej Straży Granicznej rozumie się przez to komendanta oddziału, ośrodka i ośrodka szkolenia Straży Granicznej; 6) kierowniku komórki organizacyjnej KGSG rozumie się przez to dyrektora zarządu, biura, Szefa Sztabu oraz kierownika komórki Audytu Wewnętrznego; 7) ustawie rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; 8) planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej rozumie się przez to plan działalności Straży Granicznej na dany rok kalendarzowy, opracowany na podstawie art. 70 ust. 4 ustawy; 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877, z 2015 r. poz. 238, 532, 1117, 1130, 1190, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890 i 2150 oraz z 2016 r. poz. 195.

2 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 2 Poz. 74 9) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej rozumie się przez to sprawozdanie opracowane na podstawie art. 70 ust. 4 ustawy; 10) analizie ryzyka rozumie się przez to analizę ryzyka, o której mowa w 12 zarządzenia nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 8 kwietnia 2016 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej administracja publiczna, sprawy wewnętrzne, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, sporządzaną dla potrzeb związanych z realizacją planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej; 11) doskonaleniu kontroli zarządczej rozumie się przez to doskonalenie systemu kontroli zarządczej jako procesu ciągłego, realizowanego przy uwzględnieniu wniosków wynikających z bieżącego funkcjonowania jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub komórki organizacyjnej KGSG, jak również oceny funkcjonowania rozwiązań określonych zarządzeniem; 12) standardach kontroli zarządczej rozumie się przez to standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określone w załączniku do komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84); 13) pracowniku KGSG rozumie się przez to funkcjonariusza i pracownika pełniącego służbę lub zatrudnionego w KGSG Kierownicy jednostek organizacyjnych Straży Granicznej organizują i realizują kontrolę zarządczą w jednostkach, którymi kierują w oparciu o standardy kontroli zarządczej oraz niniejsze zarządzenie. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych KGSG zapewniają realizację standardów kontroli zarządczej w komórkach, którymi kierują. 3. Kierownicy, o których mowa w ust. 1 i 2, są odpowiedzialni za doskonalenie systemu kontroli zarządczej oraz dokonują bieżącego przeglądu i aktualizacji dokumentacji kontroli zarządczej w jednostkach i komórkach, którymi kierują Kierownik komórki organizacyjnej KGSG w terminie do dnia 10 grudnia każdego roku, przesyła Szefowi Sztabu propozycje celów, mierników i zadań komórki organizacyjnej KGSG do planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej na rok następny, dotyczące przedsięwzięć Straży Granicznej w zakresie działalności merytorycznej kierowanej komórki organizacyjnej lub informację o ich braku. 2. Kierownik komórki organizacyjnej KGSG przygotowując propozycje celów, mierników i zadań może wystąpić do kierowników jednostek organizacyjnych Straży Granicznej o wzięcie udziału w ich przygotowaniu wskazując jednocześnie zakres tego udziału. 3. Propozycje celów, mierników i zadań powinny być przygotowane z uwzględnieniem celów przyjętych do realizacji w planie działalności Ministra i w projekcie budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na rok następny, oraz postanowień Koncepcji funkcjonowania Straży Granicznej w latach Kierownik komórki organizacyjnej KGSG właściwej do spraw finansów informuje w formie pisemnej kierowników komórek organizacyjnych KGSG oraz kierowników jednostek organizacyjnych Straży Granicznej o celach, zadaniach i miernikach przyjętych do projektu budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na rok następny nie później niż do dnia 5 grudnia każdego roku. 5. Dopuszcza się możliwość przedstawienia propozycji celów innych, niż określone w planie lub projekcie, o których mowa w ust. 3, pod warunkiem wskazania źródła finansowania ich realizacji. 6. Propozycje celów, mierników i zadań zawierają dodatkowo wskazanie: 1) mierników określających stopień realizacji każdego ze wskazanych celów wraz z podaniem nazwy oraz wartości bazowej i docelowej, planowanej do osiągnięcia na koniec roku w którym cel powinien zostać zrealizowany; 2) osób odpowiedzialnych za ich realizację; 3) najważniejszych zadań służących realizacji celów;

3 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 3 Poz. 74 4) odniesień do dokumentów o charakterze strategicznym; 5) źródła finansowania. 7. Szef Sztabu w terminie do dnia 15 grudnia każdego roku, na podstawie otrzymanych propozycji celów, mierników i zadań opracowuje zestawienie celów, mierników określających stopień realizacji każdego celu i najważniejszych zadań służących ich osiągnięciu, a następnie przedstawia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej, który wskazuje cele przeznaczone do realizacji w planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej. 8. Szef Sztabu, niezwłocznie po wskazaniu przez Komendanta Głównego Straży Granicznej celów do realizacji, opracowuje plan działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej i przedstawia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej do zatwierdzenia. 9. Wzór druku do zamieszczenia propozycji celów, mierników i zadań komórki organizacyjnej KGSG do planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej na rok następny określa załącznik nr 1 do zarządzenia Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele, mierniki i zadania zostały ujęte w planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej, dokonuje identyfikacji i oceny ryzyka dla poszczególnych celów ujętych w tym planie, a także ustala postępowanie z ryzykiem i określa działania zaradcze w celu jego zmniejszenia do akceptowalnego poziomu lub wyeliminowania. 2. Kierownik jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, który brał udział w przygotowaniu propozycji celów, mierników i zadań w trybie 4 ust. 2, zapewnia właściwemu kierownikowi komórki organizacyjnej KGSG pomoc w procesie identyfikacji i analizy ryzyka, w zakresie ustalonym przez kierownika komórki organizacyjnej KGSG. 3. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej KGSG sporządza dokumentację w formie arkusza analizy ryzyka oraz planu postępowania z ryzykiem, których kopię przesyła Szefowi Sztabu w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku. 4. Szef Sztabu przedstawia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej do akceptacji zbiorczą analizę ryzyka w terminie 30 dni od dnia opublikowania planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej w Biuletynie Informacji Publicznej. 5. Wzór: 1) arkusza analizy ryzyka określa załącznik nr 2 do zarządzenia; 2) planu postępowania z ryzykiem określa załącznik nr 3 do zarządzenia Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele, mierniki i zadania zostały ujęte w planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej w zakresie swojej właściwości na bieżąco monitoruje ich realizację. 2. W przypadku istotnej zmiany warunków funkcjonowania komórki organizacyjnej KGSG, jednostki organizacyjnej Straży Granicznej lub wystąpienia innych okoliczności mających wpływ na realizację celów, mierników i zadań ujętych w planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej, kierownik komórki organizacyjnej KGSG dokonuje bez zbędnej zwłoki czynności, o których mowa w 5 ust Wszelkie informacje dotyczące ryzyk zidentyfikowanych przez komórkę organizacyjną KGSG dotyczących planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej ewidencjonuje się na bieżąco w rejestrze ryzyk. 4. W przypadku zidentyfikowania nowego ryzyka lub zmiany zidentyfikowanego wcześniej ryzyka informacje o tym przesyła się niezwłocznie Szefowi Sztabu. 5. Wzór rejestru ryzyk określa załącznik nr 4 do zarządzenia Kierownik komórki organizacyjnej KGSG, której cele zostały ujęte w planie działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej, opracowuje:

4 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 4 Poz. 74 1) półroczną informację określającą stopień realizacji celów, mierników i zadań i przesyła Szefowi Sztabu wraz z uaktualnionym rejestrem ryzyk w terminie do dnia 15 lipca każdego roku; 2) sprawozdanie z realizacji celów za rok poprzedni w terminie do dnia 5 lutego każdego roku. 2. Szef Sztabu przedstawia Komendantowi Głównemu Straży Granicznej do akceptacji: 1) półroczną informację określającą stopień realizacji celów, mierników i zadań w terminie do dnia 31 lipca każdego roku; 2) sprawozdanie z wykonania planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej, sporządzone na podstawie informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji celów za rok poprzedni w terminie do dnia 10 lutego każdego roku. 3. Wzór druku do sporządzenia informacji określającej stopień realizacji celów, mierników i zadań określa załącznik nr 5 do zarządzenia Kierownicy komórek organizacyjnych KGSG dokonują weryfikacji sposobu funkcjonowania kontroli zarządczej za rok poprzedni w komórkach, którymi kierują, poprzez wypełnienie kwestionariusza samooceny. 2. Pracownicy KGSG mogą dokonywać samooceny kontroli zarządczej w komórkach, w których realizują zadania służbowe, poprzez wypełnienie kwestionariusza samooceny przy użyciu aplikacji informatycznej do samooceny kontroli zarządczej w KGSG, dostępnej na portalu wewnętrznym Straży Granicznej, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku. 3. Szef Sztabu opracowuje wzory kwestionariuszy, o których mowa w ust. 1 i 2, po zasięgnięciu opinii u kierownika komórki Audytu Wewnętrznego, a następnie zamieszcza je na portalu wewnętrznym Straży Granicznej w terminie: 1) do dnia 30 listopada każdego roku dla kierowników komórek organizacyjnych KGSG; 2) do dnia 31 grudnia każdego roku dla pracowników KGSG. 4. Szef Sztabu informuje niezwłocznie kierowników komórek organizacyjnych KGSG o zamieszczeniu na portalu wewnętrznym Straży Granicznej wzorów kwestionariuszy, o których mowa w ust. 1 i 2 wraz z wnioskiem o poinformowanie o tym podległych mu pracowników KGSG. 5. Szef Sztabu przesyła do wiadomości i służbowego wykorzystania kierownikowi komórki Audytu Wewnętrznego wypełnione kwestionariusze samooceny, o których mowa w ust. 1 i Szef Sztabu dokonuje zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni, stanowiącej zestawienie informacji dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w obszarach: 1) środowisko wewnętrzne; 2) cele i zarządzanie ryzykiem; 3) mechanizmy kontroli; 4) informacja i komunikacja; 5) monitorowanie i ocena. 2. Szef Sztabu dokonuje zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni z uwzględnieniem sprawozdania z wykonania planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej, zbiorczej informacji z realizacji planu budżetu Straży Granicznej w układzie zadaniowym na dany rok, zbiorczej analizy ryzyka, o której mowa w 5 ust. 4, a także dokumentów, o których mowa w ust W celu dokonania zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni, kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje Szefowi Sztabu następujące dokumenty: 1) sprawozdania i wystąpienia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w komórce organizacyjnej KGSG przez instytucje zewnętrzne i przez komórki organizacyjne KGSG uprawnione do przeprowadzania kontroli; 2) protokoły z kontroli przeprowadzonych w komórce organizacyjnej KGSG przez instytucje zewnętrzne, po których nie są sporządzane wystąpienia pokontrolne;

5 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 5 Poz. 74 3) informacje o sposobie wykonania zaleceń i wykorzystania wniosków z kontroli, o których mowa w pkt 1 i 2, oraz informacje o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia jeżeli dokumenty takie zostały sporządzone; 4) sprawozdania z audytów przeprowadzonych w komórkach organizacyjnych KGSG przez instytucje zewnętrzne; 5) informacje o sposobie wykonania zaleceń zawartych w sprawozdaniach, o których mowa w pkt 4, oraz informacje o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia jeżeli dokumenty takie zostały sporządzone; 6) kwestionariusz samooceny, o którym mowa w 8 ust. 1; 7) informacje dotyczące obowiązywania i przestrzegania procedur kontrolnych w zakresie gospodarki finansowej w przypadku komórek organizacyjnych KGSG: a) właściwych do spraw finansów, łączności i informatyki, techniki i zaopatrzenia, kadr i szkolenia, lotnictwa Straży Granicznej, b) podejmujących działania dotyczące planowania, rozdysponowania i nadzoru nad wydatkowaniem środków finansowych przez jednostki organizacyjne Straży Granicznej w ramach zadań związanych z pozyskiwaniem, wydatkowaniem i rozliczaniem zagranicznych środków finansowych, c) realizujących czynności związane z wydatkowaniem środków finansowych z funduszu operacyjnego; 8) informacje z dokonanych ocen prawidłowości ustalenia i stosowania w KGSG procedur kontrolnych w zakresie gospodarki finansowej w przypadku komórek organizacyjnych KGSG właściwych do spraw kontroli oraz audytu wewnętrznego; 9) informacje skargowe na nieprzestrzeganie wartości etycznych w KGSG w przypadku komórki właściwej do przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz komórki właściwej do gromadzenia i analizowania danych o naruszeniach dyscypliny służbowej i postępowaniach dyscyplinarnych prowadzonych w stosunku do pracowników KGSG; 10) informacje o przeprowadzonej w danym roku ocenie stopnia realizacji założonych celów w ramach kontroli zarządczej zapewniającej monitorowanie postępów prowadzonych prac inwestycyjnych w przypadku komórki właściwej do współdziałania z jednostkami organizacyjnymi Straży Granicznej w zakresie realizacji budowlanych zadań inwestycyjnych oraz ich koordynowania. 4. Na wniosek Szefa Sztabu do zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje również inne dane i dokumenty dotyczące kontroli zarządczej z zakresu właściwości merytorycznej kierowanej komórki. 5. Kierownik komórki Audytu Wewnętrznego przekazuje na bieżąco Szefowi Sztabu ocenę kontroli zarządczej, sporządzaną na podstawie wyników przeprowadzonych audytów wewnętrznych. 6. Z przekazywanych dokumentów, o których mowa w ust. 2-5, wyłącza się informacje, dane, sprawozdania i inne materiały uzyskane w związku z realizacją czynności operacyjno-rozpoznawczych i dochodzeniowo-śledczych. 7. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5, udostępnia się w oryginale za pośrednictwem kancelarii, z obowiązkiem zwrotu po wykorzystaniu. 8. Jeżeli przekazanie dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5, stanowi znaczne utrudnienie realizacji zadań przez komórkę organizacyjną KGSG, kierownik tej komórki, po uzgodnieniu z Szefem Sztabu, może poprzestać na przesłaniu notatki obejmującej: 1) przedstawienie uwag, zaleceń i wniosków wskazanych w sprawozdaniach z kontroli, wystąpieniach pokontrolnych, protokołach kontroli, sprawozdaniach z audytu lub innej dokumentacji kontrolnej; 2) podanie nazwy podmiotu kontrolującego, zakresu i okresu kontroli lub audytu oraz nazwy i numeru dokumentu, z którego pochodzą te informacje; 3) oświadczenie o sposobie wykonania zaleceń i wykorzystania wniosków z kontroli lub audytu wraz z informacją o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia.

6 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 6 Poz Kierownik komórki organizacyjnej KGSG przekazuje Szefowi Sztabu dokumenty, o których mowa w 9 ust. 3: 1) pkt 1, 2 i 4 na bieżąco, po zapoznaniu się z dokumentami; 2) pkt 3 i 5 na bieżąco, po przesłaniu wskazanej informacji zarządzającemu kontrolę lub audyt; 3) pkt 6 do dnia 15 lutego każdego roku; 4) pkt 7 i 8 do 10 dnia miesiąca po zakończeniu kwartału; 5) pkt 9 i 10 do dnia 20 lutego każdego roku. 11. Wyniki dokonanej zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni Szef Sztabu przedstawia w formie pisemnej Komendantowi Głównemu Straży Granicznej, w terminie do dnia 10 marca każdego roku Kierownicy jednostek organizacyjnych Straży Granicznej składają Komendantowi Głównemu Straży Granicznej oświadczenia cząstkowe o stanie kontroli zarządczej w jednostkach, którymi kierują za poprzedni rok, w terminie do dnia 1 marca każdego roku. 2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w szczególności na podstawie: 1) wyników monitorowania realizacji celów i zadań; 2) wyników zarządzania ryzykiem; 3) wyników samooceny kontroli zarządczej dokonanej z uwzględnieniem wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych określonych w Komunikacie nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF poz. 11); 4) wyników audytów wewnętrznych i audytów przeprowadzonych przez instytucje zewnętrzne; 5) wyników kontroli zrealizowanych przez instytucje zewnętrzne i komórki wyodrębnione w strukturze jednostek organizacyjnych Straży Granicznej uprawnione do przeprowadzenia kontroli; 6) innych źródeł informacji. 3. Podpisane oświadczenia o stanie kontroli zarządczej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej. 4. Wzór oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej w kierowanej jednostce określa załącznik nr 6 do zarządzenia Wyniki zbiorczej analizy stanu kontroli zarządczej w KGSG za rok poprzedni oraz oświadczenia cząstkowe o stanie kontroli zarządczej w kierowanych jednostkach stanowią podstawę do podpisania przez Komendanta Głównego Straży Granicznej oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Straży Granicznej. 2. Szef Sztabu przygotowuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Straży Granicznej i przedkłada Komendantowi Głównemu Straży Granicznej do podpisu w terminie do dnia 10 marca każdego roku. 14. Dokumenty sporządzone na podstawie przepisów zarządzenia, o którym mowa w 15, zachowują moc obowiązującą. 15. Traci moc zarządzenie nr 10 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 16 lutego 2016 r. w sprawie kontroli zarządczej w Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG poz. 6).

7 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 7 Poz Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2016 r. Komendant Główny Straży Granicznej w z. gen. bryg. SG Jacek BAJGER

8 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 8 Poz. 74 Wzór Załączniki do zarządzenia nr 76 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 26 lipca 2016 r. Załącznik nr 1 Propozycje celów, mierników i zadań do planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej na rok.. (nazwa komórki organizacyjnej KGSG) Lp. Cel Mierniki określające stopień realizacji celu Nazwa Wartość bazowa 1 Wartość docelowa 2 Koordynator celu/osoba odpowiedzialna za realizację celu Najważniejsze zadania służące realizacji celu Źródło finansowania Odniesienie do dokumentu o charakterze strategicznym (jeżeli realizacja wskazanego celu wynika z dokumentu o charakterze strategicznym) Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG 1 Wartość bazowa wartość osiągnięta na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok, w którym sporządzany jest wykaz celów na rok kolejny (np. na dzień 31 grudnia 2015 r. w przypadku sporządzania wykazu na 2017 r. natomiast jeżeli miernik nie występował w latach poprzednich wartość bazową szacuje się indywidualnie). 2 Wartość docelowa wartość planowana do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy propozycja celów.

9 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 9 Poz. 74 Wzór Arkusz analizy ryzyka Załącznik nr 2 Cel Zadanie Identyfikacja ryzyka Ocena ryzyka Istotność Postępowanie Poziom Następstwo Prawdopodobieństwo Ocena Ocena ryzyka z ryzykiem Zdarzenie (N) 1 (P) 2 (N) 3 (P) 4 ryzyka = N x P (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (1) Zdarzenie wystąpienie lub zmiana konkretnego zestawu okoliczności. (2) Następstwo konsekwencje, rezultat zdarzenia mający wpływ na cele. (3) Prawdopodobieństwo możliwość, szansa wystąpienia zdarzenia. Elementy, które należy wziąć pod uwagę przy określaniu skali oddziaływania (następstwa): Skala potencjalnych strat finansowych (dodatkowych kosztów), zobowiązań finansowych. Wartość majątku narażonego na utratę bądź uszkodzenie. Odpowiedzialność prawna wynikająca z niezgodności z przepisami prawa, z postanowieniami umów, istnienie (bądź nie) procedur regulujących dany proces. Skala zakłóceń organizacyjnych wpływ na możliwość realizacji celów i zadań, np. brak zachowania ciągłości procesów działania, utrzymania funkcjonalności systemu niezbędnych do wykonywania podstawowych celów. Wpływ na wizerunek (np. w kontekście odbioru społecznego, zainteresowania mediów, zasięg oddziaływania tych mediów). Stosowane (bądź nie) mechanizmy kontroli oraz ich skuteczność. Elementy, które należy wziąć pod uwagę przy określaniu prognozowanej skali prawdopodobieństwa: Dotychczasowe doświadczenia - częstość występowania danego zdarzenia. Duża liczba i intensywność działań podejmowanych w ramach procesu - np. obliczenia dokonywane pod presją czasu, przygotowywanie sprawozdań i raportów, wzrost intensywności pracy w pewnych okresach. Liczba komórek organizacyjnych i innych podmiotów zaangażowanych w realizację zadań w danym obszarze - potrzeba współdziałania, współpracy przepływu informacji. Zmiany technologiczne, organizacyjne, kadrowe w danym obszarze (ich częstość, zakres, istotność), wchodzące zmiany przepisów prawnych. Poziom uregulowania prawnego danego obszaru regulacjami o różnym charakterze (ustawy, rozporządzenia, uchwały, zarządzenia). 1 Należy odpowiednio wskazać (nieznaczne, małe, średnie, poważne, katastrofalne). 2 Należy odpowiednio wskazać (znikome, mało prawdopodobne, prawdopodobne, bardzo prawdopodobne, prawie pewne). 3 Należy odpowiednio wskazać (1, 2, 3, 4, 5). 4 Należy odpowiednio wskazać (1, 2, 3, 4, 5).

10 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 10 Poz. 74 (4) Następstwo powinno zostać ocenione w skali od 1 do 5 gdzie: Poziom Ocena (N) 1 Nieznaczne 2 Małe 3 Średnie 4 Poważne 5 Katastrofalne Opis Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje nieznaczną stratę finansową lub krótkotrwałe zakłócenia lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na wizerunek. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć. Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, niewielkie zakłócenia lub opóźnienia w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć. Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczną stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego. Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowego zadania lub osiągnięcia konkretnego założonego celu, poważną stratę finansową i reputacji, ciężki uszczerbek na zdrowiu osób. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego. Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowych zadań albo osiągania założonych celów poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanych zadań, poważna strata finansowa albo na reputacji, utratę życia osób. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego. (5) Prawdopodobieństwo powinno zostać ocenione w skali od 1 do 5 gdzie: Poziom Ocena (P) 1 Znikome Zdarzenie objęte ryzykiem może wystąpić jedynie w wyjątkowych okolicznościach. 2 Mało prawdopodobne Istnieje niewielkie prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia objętego ryzykiem. Opis 3 Prawdopodobne Zdarzenie objęte ryzykiem może wystąpić w określonych przypadkach. 4 Bardzo prawdopodobne Wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem jest bardzo prawdopodobne. 5 Prawie pewne Oczekuje się, że zdarzenie objęte ryzykiem wystąpi. 2

11 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 11 Poz. 74 (6) Poziom ryzyka wielkość ryzyka lub kombinacji ryzyk, wyrażony w postaci kombinacji następstw oraz ich prawdopodobieństwa. Poziom ryzyka wyrażany jest jako iloczyn oceny następstw (N) i prawdopodobieństwa (P). Prawdopodobieństwo (P) Następstwo (N) (7) Istotność ryzyka Kryteria Poziom Ryzyko 1-5 Małe 6-9 Średnie oraz gdzie P=1 a N=5 Duże Bardzo duże 3

12 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 12 Poz. 74 (8) Postępowanie z ryzykiem Poziom Ryzyko 1-5 Małe 1. Tolerowanie 6-9 Średnie oraz gdzie P=1 a N=5 Duże Bardzo duże Postępowanie z ryzykiem według kolejności rozważanych do podjęcia działań 1. Tolerowanie 2. Zapobieganie 1. Zapobieganie 2. Przeniesienie 3. Tolerowanie (wraz z pisemnym uzasadnieniem) 4. Unikanie 1. Zapobieganie 2. Przeniesienie 3. Tolerowanie (wraz z pisemnym uzasadnieniem) 4. Unikanie Słowniczek: zapobieganie działania polegające na zmniejszeniu poziomu ryzyka, tj. zmniejszenie prawdopodobieństwa czyli eliminacja podatności lub następstw, przeniesienie działanie polegające na przeniesieniu ryzyka na inną jednostkę, w tym ubezpieczyciela, unikanie rozumiane jako zaprzestanie działań wywołujących ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka, tolerowanie (akceptowanie) ryzyka w przypadku, gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu ryzykom lub gdy koszty planowanych działań doskonalących mogą przekroczyć przewidywane korzyści lub w celu wykorzystania szansy. W przypadku, gdy w ramach postępowania z ryzykiem podjęto decyzję o tolerowaniu ryzyka przekraczającego akceptowalny poziom ryzyka, decyzja taka, powinna być uzasadniona i udokumentowana. Data, podpis sporządzającego.. Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG 4

13 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 13 Poz. 74 Wzór Plan postępowania z ryzykiem Załącznik nr 3 Cel Zadanie Zdarzenie Istotność ryzyka Postępowanie z ryzykiem Działania Terminy 1 Odpowiedzialni 2 Informacje o realizacji działań Data, podpis sporządzającego.. Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG 1 Należy wskazać termin realizacji działań (dzień, miesiąc, rok). 2 Należy wskazać osoby odpowiedzialne za realizację zaplanowanych działań.

14 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 14 Poz. 74 Załącznik nr 4 Wzór Rejestr ryzyk zidentyfikowanych przez.. dotyczących planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej na. r. (nazwa komórki organizacyjnej KGSG) Cel Zadanie Zdarzenie (należy wskazać wszystkie zidentyfikowane zdarzenia) Informacja o zmaterializowaniu się ryzyka i podjętych działaniach Rejestr ryzyka stanowi podstawę zarządzania ryzykiem w komórce organizacyjnej i musi być dokumentem zmieniającym się tak, aby odzwierciedlał dynamiczny charakter ryzyka oraz sposób zarządzania nim. W sytuacji zidentyfikowania więcej niż jednego ryzyka do celu/zadania należy tabelę wypełnić oddzielnie dla każdego ryzyka Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG 1 Należy wypełnić, w przypadku zmaterializowania się (wystąpienia) ryzyka.

15 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 15 Poz. 74 Załącznik nr 5 Wzór Informacja półroczna określająca stopień realizacji celów, mierników i zadań.... z planu działalności Komendanta Głównego Straży Granicznej (nazwa komórki organizacyjnej KGSG) Lp. Cel Wartość bazowa miernika Mierniki określające stopień realizacji celu Planowana wartość do osiągniecia I kwartał II kwartał Informacja czy istnieje ryzyko nieosiągnięcia zaplanowanej wartości miernika (tak/nie) Najważniejsze zadania służące realizacji celu Informacja o zaistniałych zagrożeniach niezrealizowa nia zadania Informacja o działaniach zapobiegawczych (podjętych lub planowanych) Data, podpis sporządzającego... Data, podpis kierownika komórki organizacyjnej KGSG

16 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 16 Poz. 74 Wzór Oświadczenie cząstkowe o stanie kontroli zarządczej (jednostka organizacyjna SG) za rok (rok, za który składane jest oświadczenie) Załącznik nr 6 Dział I 1 Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, w szczególności dla zapewnienia: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce organizacyjnej SG.. (nazwa jednostki organizacyjnej SG) Część A 2 w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Część B 3 w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w Dziale II oświadczenia. Część C 4 nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w Dziale II oświadczenia.

17 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 17 Poz. 74 Część D Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z 5 : monitoringu realizacji celów i zadań, samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej, procesu zarządzania ryzykiem, audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznych, kontroli zewnętrznych, innych źródeł informacji: Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia... (miejscowość, data) (podpis kierownika jednostki organizacyjnej SG) 2

18 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 18 Poz. 74 Dział II 6 1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym: Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. 2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej: Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji. Dział III 7 Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej. 1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie: Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. 2. Pozostałe działania: Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte. 3

19 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 19 Poz. 74 OBJAŚNIENIA 1 W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną z części - albo A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem X odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej. 2 Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem. 3 Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6. 4 Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. 5 Znakiem X zaznaczyć odpowiednie wiersze. 6 Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C. 7 Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej. 4