Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza euro w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach

Transkrypt

1 Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza euro w Zespole Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach 1

2 Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Regulamin określa reguły, formy i tryb udzielania zamówieńpublicznych przez Zespół Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 2. Ilekroćw Regulaminie jest mowa o: 1.szkole lub placówce- oznacza to Zespół Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach, 2. dyrektorze- oznacza to dyrektora Zespołu Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach, 3. głównym księgowym - oznacza to głównego księgowego Zespołu Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach, 4.pracowniku merytorycznym - oznacza to odpowiedzialnego pracownika, którego obowiązki obejmują załatwianie spraw związanych z przedmiotem danego zamówienia; 5.uPzp - oznacza to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r.,nr 113, poz. 759 z późn. zm.); 6. zamówieniu - oznacza to zamówienie publiczne w rozumieniu upzp, którego wartość nie przekracza,wyrażonej w złotych, równowartości kwoty euro; 7. dostawach, usługach i robotach budowlanych - oznacza to dostawy, usługi i roboty budowlane w rozumieniu upzp Udzielenie zamówień na dostawy, wykonywanie usług i roboty budowlane jest dopuszczalne jedynie w granicach kwot, które zostały określone w planie finansowym szkoły 2. Udzielanie zamówień powinno odbywać się: 1)w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 2)w sposób umożliwiający terminową realizację zadań Decyzja o udzieleniu zamówienia należy do dyrektora szkoły. 2. Dyrektor, podejmuje decyzję o udzieleniu zamówienia na podstawie pisemnego wniosku pracownika merytorycznego o udzielenie danego zamówienia, zwanego dalej,,wnioskiem,sporządzonego według wzoru określonego w załączniku nr 1 do Regulaminu. 3. Wniosek jest sporządzany w oparciu o protokół z przeprowadzonego przeglądu ofert poprzedzającego udzielanie zamówienia - załącznik nr Wniosek podlega akceptacji dyrektora po uprzedniej akceptacji wniosku przez głównego księgowego, który sprawdza dostępność środków finansowych i angażuje środki na realizację zadania na podstawie wartości zamówienia i specyfiki zamówienia, określonego we wniosku. 5. Decyzja dyrektora o udzieleniu akceptacji zamówienia, zawarta zostaje pod treścią wniosku, o którym mowa w ust W przypadku braku merytorycznego pracownika, formularz wniosku wypełnia główny księgowy. 2

3 Rozdział II Ustalenia szczegółowe Zamówienia dzieli się na następujące grupy: 1) zamówienie o wartości do 1000 euro włącznie; 2) zamówienie o wartości od 1000 euro do euro. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. 3. Podstawą przeliczenia wartości zamówień jest średni kurs złotego w stosunku do euro, określany w drodze rozporządzenia wydanego na podstawie z art. 35 ust. 3 upzp Procedura obowiązująca w zakresie udzielania zamówień publicznych o wartości do 1000 euro włącznie: 1) Jednorazowe zakupy pomocy dydaktycznych, materiałów niezbędnych do realizacji zadań dydaktyczno-wychowawczych oraz jednorazowe zakupy materiałów eksploatacyjnych, konserwacyjnych itp., których wartość nie przekracza euro, dokonywane są w oparciu o zapytanie ofertowe, które może być składane w formie ustnej, osobiście lub telefonicznie, albo w oparciu o informacje uzyskane z folderów reklamowych lub stron internetowych. 2) zamówienie może realizować pracownik szkoły po uzyskaniu zgody dyrektora i głównego księgowego w oparciu o posiadane środki przeznaczone na wybrany cel Procedura obowiązująca w zakresie udzielania zamówień publicznych o wartości od euro do euro; 1) Kompletną dokumentację w sprawie danego zamówienia prowadzi pracownik merytoryczny. 2) Obowiązkiem pracownika merytorycznego jest: a) rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia w odpowiednio wcześniejszym terminie, tak aby możliwe było przeprowadzenie obowiązujących procedur zgodnie z zasadami określonymi w art. 44 ustawy o finansach publicznych, b) bezstronne, obiektywne, staranne i zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami - rozeznanie i zakwalifikowanie zamówienia oraz przeprowadzenie procedury obowiązującej w zakresie danego zamówienia. 3) Dokumenty związane z postępowaniem w sprawie udzielenia zamówienia, w tym protokół z przeprowadzonego przeglądu ofert, wniosek i pisemne umowy, powinny być, przed ich przedłożeniem, do decyzji/podpisu dyrektora szkoły, podpisane przez pracownika merytorycznego, odpowiedzialnego za merytoryczną treść wskazanych wyżej dokumentów. Na dokumencie przedłożonym dyrektorowi obowiązuje pieczątka imienna lub czytelny podpis z podaniem stanowiska służbowego oraz podpis głównego księgowego, 3

4 którym potwierdza posiadane środki finansowe na dany cel zgodnie z przyjętym planem finansowym. 4) wniosek powinien zostać sporządzony po uprzednim rozeznaniu rynku, dokonanym przez pracownika merytorycznego, polegającym na skierowaniu zapytania ofertowego do kilku, jednak nie mniej niż do dwóch, wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, którego ma dotyczyć wniosek. 5) Zamówienie, którego wartość przekracza euro, musi być poprzedzone zapytaniem ofertowym, które kieruje się do niemniej niż do trzech wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, którego dotyczy wniosek. 6) Zakupy grup towarów takich jak: artykuły biurowe, środki czystości, kartridże, tonery, sprzęt komputerowy itp., których zakup w skali roku jest powtarzalny i w efekcie przekracza wartość 1000 euro, również podlega odpowiedniej procedurze: a) pracownik merytoryczny jest zobowiązany na początku każdego roku kalendarzowego do końca stycznia dokonać przeglądu ofert w oparciu o minimum cztery artykuły z danej grupy. b) wybrane artykuły z danej grupy towarów powinny spełniać dwa kryteria: wybrany artykuł to taki, który jest najczęściej kupowanych i jednocześnie o ma znaczącą cenę w odniesieniu do pozostałych artykułów z danej grupy. c) pracownik merytoryczny kieruje zapytania ofertowe zgodnie z par. 3 pkt.2 przynajmniej do dwóch dostawców/sprzedawców/hurtowników dotyczące min czterech artykułów wybranych zgodnie z kryteriami zawartymi w p. pkt b), po czym sporządza protokół zgodnie z załącznikiem nr 2 i wniosek (załącznik nr 1), który przedstawia do zatwierdzenia dyrektorowi szkoły. d) z uwagi na zmiany cenowe zachodzące na rynku oraz występujące sezonowe promocje u sprzedawców, procedurę wyboru najlepszej oferty na zakup artykułów z danej grupy towarów można w ciągu roku kilkakrotnie powtarzać. 7) Zapytanie ofertowe powinno być sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do Regulaminu oraz podpisane przez pracownika merytorycznego. Dopuszcza się przekazywanie zapytań ofertowych faksem lub mailem. 8) Ofertę, oferent sporządza zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 4 i dostarcza ją do placówki : faxem, em, listownie lub osobiście. 9) do wniosku powinien być załączony protokół z przeprowadzonego przeglądu ofert, który zawiera informacje o ofertach złożonych przez wykonawców, a w przypadku braku ofert lub braku ofert konkurencyjnych (wpłynęła tylko jedna oferta) - stosowne wyjaśnienie w tym zakresie; 4

5 10) Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty może być w szczególności: cena, jakość towaru/usługi, termin wykonania/dostarczenia towaru, okres gwarancji, ocena wartości technicznej, jakość, dostawa towaru do placówki, funkcjonalność inne kryteria mające znaczenie dla placówki. 11) Zamówienie, które jest sporządzone w oparciu o umowę to wówczas do wniosku załącza się tę umowę w celu akceptacji jej przez dyrektora szkoły. (rozumiana w tym sensie jako projekt umowy) 12) Dyrektor nie jest zobowiązany do zawierania umowy z dostawcami na zakupy grup towarów takich jakie zostały wymienione w pkt 5) chyba, że jest to z widoczną korzyścią dla placówki. 13) w przypadku konieczności wykonania zamówienia w trybie pilnym, nagłym lub awaryjnym,wymagającym jego niezwłocznej realizacji ze względu na interes publiczny lub specyfikę przedmiotu zamówienia, a także w przypadku zamówień dotyczących utworów/usług artystycznych dopuszcza się odstąpienie od obowiązku sporządzania przeprowadzenia rozeznania rynku. Rozdział III Postanowienia końcowe udzielenie zamówienia może nastąpić na podstawie pisemnego zamówienia/zlecenia lub pisemnej umowy - jeżeli wymaga tego specyfika zamówienia, podpisanego przez dyrektora szkoły po uprzedniej akceptacji głównego księgowego; 2. Zastosowanie procedur udzielania zamówień określonych niniejszym Regulaminem, odbywa się w oparciu o plan finansowy szkoły, po wcześniejszej analizie wartości zamówienia, w ramach całej placówki, celem rozstrzygnięcia, czy zamówienie podlega procedurom określonymw niniejszym Regulaminie, czy też powinno zostać zrealizowane w oparciu o procedury określone w upzp. 3. W sprawach nie objętych treścią Regulaminem mają zastosowanie obowiązujące przepisy. Pouczenie: 1. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewykonanie zobowiązania Zamawiającego, czego skutkiemjest zapłata odsetek, kar lub opłat. 2. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dopuszczenie przez dyrektora zamawiającego doniewykonania zobowiązania jednostki, którego termin płatności upłynął, wskutek zaniedbania lub niewypełnieniaobowiązków w zakresie kontroli finansowej. 3. Odpowiedzialnośćza naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi osoba, która popełniła czyn naruszającydyscyplinęfinansów publicznych, określony w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności zanaruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005r., Nr 14, poz. 114 ze zm.). 4. Odpowiedzialnośćza naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi osoba, której można przypisaćwinęwczasie popełnienia naruszenia. 5. Odpowiedzialnośćza naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi także osoba, która wydała poleceniewykonania czynu naruszającego dyscyplinęfinansów publicznych. 5

6 Załącznik Nr 1- wzór - Gliwice, dnia. Wniosek o udzielenie zamówienia (określenie przedmiotu zamówienia) Termin wykonania zamówienia (jeżeli konieczne jest określenie terminu):..... Wartość zamówienia: *wynosi/ nie przekroczy/ jest zgodna z planem finansowym na dany rok:... zł netto, tj. wartość brutto:.. zł, w tym podatek VAT:..zł (słownie:.zł netto). Zamówienie będzie finansowane ze środków:.. *Wykonawca/Sprzedawca: (nazwa i siedziba wykonawcy, któremu ma być udzielone zamówienie) Wartość zamówienia nie przekroczy wyrażonej w zł wartości euro w danym roku budżetowym.udzielenie zamówienia nie stanowi naruszenia art. 32 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Oświadczam, że wydatek zostanie dokonany w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z art. 44 ust.3 ustawyo finansach publicznych. (Podpis pracownika merytorycznego).. (Akceptacja Głównego Księgowego) (Akceptacja Dyrektora ) W załączeniu: projekt zamówienia/projekt umowy* * - niepotrzebne skreślić 6

7 Załącznik Nr 2- wzór Protokół z przeprowadzonego przeglądu ofert poprzedzającego udzielenie zamówienia 1. Nazwa /opis przedmiotu *zamówienia/zakupu : Nazwa i adres wybranego *oferenta/sprzedawcy: Lp. Nazwa firmy Koszt zamówienia brutto Inne kryteria oceny/uwagi Jako najkorzystniejszą wybrano ofertę nr... Uzasadnienie wyboru oferty: Podpis pracownika merytorycznego:.. Podpisy głównego księgowego: Podpis dyrektora szkoły: * - niepotrzebne skreślić 7

8 Załącznik Nr 3- wzór - Gliwice, dnia.... (nazwa i siedziba wykonawcy) Zapytanie ofertowe Zespół Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach zwraca się z zapytaniem ofertowym w sprawie sprzedaży / wykonania zamówienia: 1. Przedmiot *zamówienia/sprzedaży: Termin realizacji**:. 3. Istotne warunki zamówienia/sprzedaży: 4. Sposób przygotowania oferty: Wypełniony w języku polskim formularz Oferta, według wzoru określonego w załączniku doniniejszego zapytania ofertowego, należy złożyćw siedzibie Zespołu Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach (adres: ul. Księcia Ziemowita 12, Gliwice) lub przesłać na nr faksu lub drogą mailową na adres: gim1-gliwice@oswiata.org.pl, do dnia do godz Zastrzega się, że niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do udzielenia zamówienia/sprzedaży. (Podpis pracownika merytorycznego) ** - niepotrzebne skreślić W załączeniu wzór oferty Wykonawcy ** - jeżeli występuje potrzeba określenia terminu 8

9 Dane oferenta: nazwa firmy. adres firmy.. NIP lub REGON (inny rejestr, w którym zarejestrowana jest działalność) telefon/fax. Zespół Szkół Gimnazjalnych w Gliwicach ul. Księcia Ziemowita Gliwice OFERTA (miejscowość, data) lp Nazwa towaru j.m. Cena jednostkowa netto Cena jednostkowa brutto Zapłata za towar w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia faktury. Dostawa do siedziby zamawiającego z wniesieniem bezpłatna. Ofertę można wysłać: faxem ( ), em (gim1-gliwice@oswiata.org.pl), listownie na adres jw. lub osobiście dostarczyć do siedziby placówki. 9