PLAN PRACY ZESPOŁU DS. PROMOCJI I WSPÓŁPRACY Z MIASTAMI PARTNERSKIMI NA ROK PIP Bełchatów, dnia

Transkrypt

1 Lp. PLAN PRACY ZESPOŁU DS. PROMOCJI I WSPÓŁPRACY Z MIASTAMI PARTNERSKIMI NA ROK 2014 PIP Bełchatów, dnia Treść zadania Treść konkretnych przedsięwzięć służących realizacji zadania Termin wykonania przedsięwzięć Przewidywany efekt Osoby odpowiedzialne za realizację zadania Konkretne instytucje współpracujące przy realizacji zadań i przedsięwzięć Organizacja spotkania młodzieży z Csongrádu i w ramach bełchatowskich ferii zimowych. - skierowanie zaproszenia do władz miasta Csongrád o oddelegowanie dzieci z ubogich rodzin do wizyty w Bełchatowie - przygotowanie programu pobytu młodzieży z Csongrádu w Bełchatowie (nocleg, gastronomia, spotkania, atrakcje dodatkowe) luty i Csongrádu - Paweł Owczarek - ZK - hotele, restauracje 2. Ogłoszenie konkursu promującego nowy wizerunek pn. Bełchatów Tylko dobre re:akcje 3. Wykonanie gadżetów promocyjnych Miasta - opracowanie regulaminu konkursu - promocja akcji wśród Bełchatowian - promocja akcji w mediach lokalnych i regionalnych - przyjmowanie zgłoszeń - wybór gadżetów - wyłonienie wykonawcy/wykonawców luty kwiecień - ożywienie aktywności społecznej, zaangażowania w sprawy lokalne oraz stopnia identyfikacji z miastem wśród mieszkańców - wzrost stopnia identyfikacji z Bełchatowem oraz stopnia zainteresowania sprawami miasta. - promocja poprzez kolportaż gadżetów reklamowych - KP, ZK - media lokalne i regionalne - wykonawca usługi - CIT

2 4. Wydanie cyklu ulotek promujących miasto Bełchatów. 5. Opracowanie kalendarza weekendowych wydarzeń, jakie odbędą się na placu Narutowicza w okresie letnim. - zawarcie umowy z wykonawcą/wykonawcami - koordynacja prac nad wykonaniem gadżetów z nadrukiem reklamowym zgodnym z SIW - protokolarny odbiór gadżetów od wykonawcy/ów - kolportaż gadżetów - opracowanie materiałów tekstowych do ulotek skierowanych do różnych grup docelowych tj. inwestorzy, turyści kongresowi, rodziny z dziećmi, fanoturyści, młodzież, - przeprowadzenie rozpoznania rynku na projekt graficzny oraz na druk ulotek - zawarcie umów na projekt graficzny i druk ulotek - przygotowanie projektu graficznego ulotek przedłożenie do akceptacji Prezydenta - druk ulotek - kolportaż - organizacja spotkania roboczego w sprawie ustalenia charakteru i tematyki imprez na pl. Narutowicza - przeprowadzenie akcji informacyjnej wśród mieszkańców dot. możliwości zgłaszania własnych inicjatyw/eventów na pl. Narutowicza - opracowanie ostatecznego kalendarza imprez na pl. Narutowicza i przedłożenie go do kwiecień kwiecień skierowanych do konkretnych grup odbiorców. wizerunku jako miasta atrakcyjnego dla inwestorów i turystów - wzrost liczby inwestorów i turystów zainteresowanych ofertą. - wzrost zainteresowania turystów ofertą wraz ze stopniowym wydłużaniem czasu pobytu w mieście od pobytów jednodniowych do pobytów weekendowych - ożywienie aktywności społecznej, zaangażowania w sprawy lokalne oraz stopnia identyfikacji z miastem wśród mieszkańców - wzrost poczucia satysfakcji i poziomu doceniania oferty przez mieszkańców miasta i osoby odwiedzające - Monika Motylska - Izabela Dudzic - firma poligraficzna -firmy/instytucje zewnętrzne wśród których zostanie przeprowadzony kolportaż ulotek - ZKS, ZK, MCK, MR, MiPBP, pozarządowe, lokalne instytucje, mieszkańcy

3 6. Wykonanie i zamontowanie logotypu w hali Lodowiska Miejskiego (styczeń), na Miejskich Kortach Tenisowych oraz w budynku Gigantów Mocy. Przygotowanie stoiska promującego Miasto Bełchatów w budynku Gigantów Mocy. akceptacji Prezydenta. - organizacja spotkania ze służbami bezpieczeństwa i służbami porządkowymi. - wybór materiałów i technologii wykonania logotypu oraz stoiska promocyjnego miasta - przygotowanie specyfikacji - wyłonienie wykonawcy - przygotowanie i podpisanie umowy z wykonawcą - koordynacja prac związanych z montażem - rozliczenie finansowe zadań maj Bełchatów. - promocja miasta wśród osób odwiedzających Bełchatów - kreowanie i utrwalanie nowego wizerunku miasta wśród osób odwiedzających obiekty miejskie; promocja oferty miasta - wzrost stopnia identyfikacji mieszkańców z miastem - Izabela Dudzic - wykonawca usług - administratorzy obiektów miejskich 7. Zorganizowanie Festiwalu Re:aktor - powołanie zespołu do realizacji przedsięwzięcia (podział obowiązków) - opracowanie wstępnej koncepcji przedsięwzięcia - pozyskanie sponsorów i partnerów festiwalu - opracowanie szczegółowej koncepcji festiwalu - opracowanie planu promocji festiwalu, pozyskanie patronatów medialnych - ogłoszenie i przeprowadzenie postępowania w celu wyboru wykonawcy/ów - zaproszenie gości -realizacja planu promocji festiwalu - realizacja Festiwalu Re:aktor zgodnie z opracowaną koncepcją maj - wzrost liczby turystów przybywających do z racji organizacji festiwalu - inicjacja i systematyczny rozwój identyfikacji jako miasta-lokalizacji ciekawej imprezy kulturalnej - wzrost zainteresowania mediów Bełchatowem - Izabela Dudzic - Monika Motylska - MCK - ZKS - ZK - PGE GiEK S.A. - media - uczelnie wyższe w Łodzi - firmy zewnętrzne 8. Współorganizacja turnieju - opracowanie regulaminu turnieju maj - promocja miasta -Rafał - PGE GiEK S.A.

4 pn. Puchar Mistrzów Lig Amatorskich w Piłce Siatkowej 9. Zorganizowanie wyjazdu do partnerskiego miasta Aubergenville (Francja) 10. Zorganizowanie wyjazdu do partnerskiego miasta Jużnoukraińsk (Ukraina). 11. Wykonanie dwóch spotów promujących miasto Bełchatów, skierowanych do potencjalnych inwestorów oraz turystów. - pozyskanie patronów honorowych (ZMP, PZPS) - pozyskanie patronów medialnych - pozyskanie sponsorów turnieju - promocja turnieju - wysyłka zaproszeń do zespołów, które są Mistrzami Amatorskich Lig Piłki Siatkowej w miastach na terenie Polski, - przyjmowanie zgłoszeń - zaproszenie gości i media na turniej - organizacyjne przygotowanie turnieju - organizacja turnieju w Aubergenville - rezerwacja biletów lotniczych w Jużnoukraińsku - rezerwacja biletów lotniczych - przygotowanie specyfikacji spotów - przeprowadzenie rozpoznania rynku celem wyboru najlepszej oferty dot. realizacji spotów - wyłonienie wykonawcy i Bełchatów na arenie ogólnopolskiej - nawiązanie i rozwijanie współpracy między miastami w zakresie sportu i rekreacji - popularyzacja piłki siatkowej jako formy aktywnego wypoczynku. maj - promocja miasta poza granicami kraju i Aubergenville maj - promocja miasta poza granicami kraju i Jużnoukraińska czerwiec wizerunku jako miasta atrakcyjnego dla inwestorów i turystów - wzrost liczby inwestorów i turystów Oddział Kopalnia Węgla Brunatnego Bełchatów - PGE SKRA Bełchatów - PZPS, ZMP - hotele, restauracje - ZKS, ZK - media - Paweł Owczarek - Komitet Partnerstwa w Aubergenville - Paweł Owczarek - Miasto Jużnoukraińsk - Izabela Dudzic - Monika Motylska - KP - firma zewnętrzna

5 12. Zorganizowanie wyjazdu do partnerskiego miasta Taurogi (Litwa) 13. Współorganizacja XXXV Dni podpisanie umowy - przygotowanie i akceptacja koncepcji spotów - realizacja spotów - emisja spotów w lokalnych i regionalnych mediach - umieszczenie spotów w Internecie - nagranie spotów na pendrive y, dystrybucja wraz z gadżetami miejskimi w Taurogach - pozyskanie sponsorów XXXV Dni - aktualizacja listy adresowej i wysyłka zaproszeń dla gości - przeprowadzenie procedury wyłonienia wykonawców usług gastronomicznych - podpisanie umów z wykonawcami usług gastronomicznych - przygotowanie programu pobytu dla delegacji oficjalnych z miast partnerskich i miast zaprzyjaźnionych - realizacja programu pobytu w Bełchatowie delegacji oficjalnych z miast partnerskich i miast zaprzyjaźnionych czerwiec czerwiec zainteresowanych ofertą. - wzrost zainteresowania turystów ofertą wraz ze stopniowym wydłużaniem czasu pobytu w mieście od pobytów jednodniowych do pobytów weekendowych - udział miasta w obchodach święta miasta Taurogi - promocja poza granicami kraju i Taurogów - promocja miasta - promocja miasta i regionu wśród przedstawicieli miast zagranicznych - promocja lokalnych artystów i twórców kultury - wzmacnianie pomiędzy Bełchatowem a miastami zaprzyjaźnionymi - Paweł Owczarek - Miasto Taurogi Maciejewska- - Paweł Owczarek Oleksiewicz- Hoffer - przedstawiciele miast partnerskich i miast zaprzyjaźnio-nych - Tłumacze, - ZKS, ZK, MR, MCK - firmy gastronomiczne, transportowe - hotele, restauracje - PGE GiEK SA

6 14. Zorganizowanie uroczystości podpisania umowy współpracy pomiędzy Miastem Bełchatów, a ukraińskim miastem Jużnoukraińsk. 15. Współorganizacja Dni Patrona Miasta św. Jana Pawła II. 16. Zorganizowanie wyjazdu do słowackiego miasta Považská Bystrica. Podpisanie umowy współpracy pomiędzy Miastem Bełchatów, a miastem Považská Bystrica. 17. Zorganizowanie wyjazdu do partnerskiego miasta - Myślenice 18. Zorganizowanie wyjazdu do partnerskiego miasta Csongrád (Węgry) - wybór miejsca organizacji uroczystości - przygotowanie programu uroczystości - przygotowanie i wysyłka zaproszeń - organizacja uroczystości - opracowanie programu uroczystości - przygotowanie projektu graficznego plakatu i zaproszeń - wysyłka zaproszeń - współorganizacja uroczystości w Považskiej Bystricy. - rozliczenie finansowe i merytoryczne przedsięwzięcia w Myślenicach - rozliczenie finansowe i merytoryczne przedsięwzięcia w Csongrádzie - rozliczenie finansowe i merytoryczne przedsięwzięcia czerwiec - nawiązanie partnerskich więzi pomiędzy mieszkańcami i Jużnoukraińska czerwiec czerwiec lipiec sierpień - uczczenie pamięci o Wielkim Polaku, papieżu Janie Pawle II, Patronie Miasta - promocja poza granicami kraju i Považskiej Bystricy. - udział miasta w obchodach święta miasta i gminy Myślenice i Myślenic - udział miasta w obchodach święta miasta Csongrád i Csongrádu - Paweł Owczarek - Dwór Polski w Domiechowi-cach - firmy cateringowe - grupy artystyczne - lokalni artyści - ZKS, ZK, KP - MCK, MR, MiPBP - bełchatowskie parafie - media - Paweł Owczarek - Miasto Považská Bystrica Oleksiewicz- Hoffer - Urząd Miasta i Gminy w Myślenicach - Paweł Owczarek - Miasto Csongrád

7 19. Zorganizowanie wydarzenia pn. Siatkarski Weekend Mocy 20. Zorganizowanie wyjazdu do partnerskiego miasta Sowieck (Rosja) 21. Koordynacja i organizacja letnich wydarzeń odbywających się na pl. Narutowicza. - opracowanie wstępnej koncepcji programu wydarzenia - organizacja spotkania z partnerami wydarzenia - opracowanie ostatecznego programu wydarzenia - opracowanie planu promocji wydarzenia, pozyskanie patronatów medialnych -realizacja planu promocji wydarzenia - opracowanie materiałów reklamujących wydarzenie (plakat, ulotka, baner elektroniczny, widokówki z wizerunkiem siatkarzy itp.) - realizacja Siatkarskiego Weekendu Mocy zgodnie z opracowaną koncepcją - rozliczenie wydarzenia w Sowiecku - organizacja min. 1 raz miesiącu spotkań roboczych z wszystkimi podmiotami zaangażowanymi w realizację przedsięwzięć - promocja przedsięwzięć - organizacja przedsięwzięć wrzesień - wzrost liczby kibiców sportowych odwiedzających Bełchatów podczas meczów swoich drużyn, którzy będą rozszerzać swój pobyt w mieście poza samo uczestnictwo w widowisku sportowym, korzystając z produktów markowych oraz całego wachlarza oferty miasta - inicjacja i stymulacja rozwoju wizerunku jako miasta atrakcyjnego do pobytu i skorzystania z jego oferty z punktu widzenia fanów sportowych - wzrost zainteresowania mediów ofertą turystyczną i około turystyczną wrzesień - udział miasta w obchodach święta miasta Sowieck - promocja poza granicami kraju, i Sowiecka wrzesień - promocja miasta - aktywizacja społeczności lokalnej - Monika Motylska - PGE SKRA Bełchatów - MCK, MR - lokalne hotele, restauracje - media lokalne, regionalne, ogólnoplskie - Paweł Owczarek - Miasto Sowieck - ZKS, ZK, MCK, MR, MiPBP, pozarządowe, instytucje, mieszkańcy

8 22. Opracowanie wniosków o sponsoring skierowanych do PGE Górnictwa i Energetyki Konwencjonalnej S.A. oddział Kopalnia Węgla Brunatnego Bełchatów, Elektrownia Bełchatów 23. Zorganizowanie konferencji w zakresie Ekotransportu 24. Zorganizowanie wyjazdu do partnerskiego miasta Alcobaça (Portugalia) realizowanych przez PIP - organizacyjne wsparcie przedsięwzięć organizowanych przez podmioty zewnętrzne - finansowe i merytoryczne rozliczenie przedsięwzięć - opracowanie merytoryczne wniosków o dofinansowanie przedsięwzięć organizowanych przez PIP wraz z załącznikami - zebranie wniosków opracowanych przez pozostałe wydziały Urzędu Miasta - złożenie wniosków wraz z załącznikami do PGE Górnictwa i Energetyki Konwencjonalnej S.A. oddział Kopalnia Węgla Brunatnego Bełchatów, Elektrownia Bełchatów - opracowanie wstępnej koncepcji konferencji - pozyskanie partnerów, prelegentów, patronów honorowych i medialnych konferencji - opracowanie szczegółowej koncepcji konferencji - promocja konferencji - przygotowanie i wysyłka zaproszeń - organizacja konferencji w Alcobaça - rezerwacja biletów lotniczych - rozliczenie finansowe i wrzesień - pozyskanie funduszy zewnętrznych na realizację zadań własnych październik wizerunku jako Paliwowo-Energetycznej Stolicy Polski - inicjacja i rozwój nowej ścieżki rozwojowej (a zarazem promocyjnej) bazującej na czystej energii, ograniczaniu szkodliwości dla środowiska oraz technologiach dla energetyki. listopad - promocja miasta oraz jego mieszkańców poza granicami kraju - Monika Motylska Maciejewska- - ZKS, ROM, PZ, - samorządy ościennych miast i gmin - uczelnie wyższe - firmy branży motoryzacyjnej - lokalni przedsiębiorcy - media - KP, ZK - Paweł Owczarek - Miasto Alcobaça,

9 25. Promocja terenów inwestycyjnych Miasta merytoryczne przedsięwzięcia 1. Aktualizacja broszur prezentujących ofertę inwestycyjną w 3 jęz.: polskim, angielskim, niemieckim 2. Promocja aplikacji mobilnej reklamującej tereny inwestycyjne przygotowanej w ramach projektu pn. Zwiększenie atrakcyjności terenów inwestycyjnych w Bełchatowie Strefa Czapliniecka 3. Udział w targach i kongresach: - Sympozjum Naukowo- Techniczne ENEREGTYKA Bełchatów (wrzesień) - Międzynarodowe Targi Energii Odnawialnej i Efektywności Energetycznej RENEXPO Poland 2013 (październik) - Forum Technologii w Energetyce Spalanie Biomasy (październik) - udział w targach międzynarodowych np. EXPO REAL w Monachium? - udział w innych targach lub kongresach 4. Współudział w projekcie Łódzkie Energetyczne 5. Dopracowanie oferty miasta w PAIiIZ 6. Zamieszczenie oferty u developerów przemysłowych tj. np. Pro Logis 7. Zamieszczenie oferty inwestycyjnej w ambasadach państw Europy Zachodniej w Polsce, ewentualnie Kanady, pomiędzy Bełchatowem, a Alcobaçą wizerunku jako miasta atrakcyjnego dla inwestorów - wzrost liczby inwestorów zainteresowanych ofertą inwestycyjną - pozyskanie nowych inwestorów dla - powstanie nowych podmiotów gospodarczych w Bełchatowie (MŚP) - Izabela Dudzic - KP - Urząd Marszałkowski WŁ - PARP - ŁARR - PAIiIZ

10 26. Realizacja projektu Re:aktor myśli energetycznej 27. Opracowanie koncepcji i druk kalendarza ściennego miasta na 2015r. USA w Polsce 8. Zamieszczenie reklamy przy trasie A2 lub A1, ewentualnie na drodze relacji Łódź Stryków 9. Przygotowanie gadżetów reklamowych oraz wysyłka listów intencyjnych do firm zewnętrznych 10. Zamieszczenie reklamy na terenie Portu Lotniczego Łódź im. W. Reymonta 11. Reklama w postaci banera na portalach reo.pl, cire.pl, lub e- bmp.pl, energetyka.wnp.pl 12. Przygotowanie gospodarczej misji wyjazdowej dla przedsiębiorców z niemieckiego miasta Grevenbroich, ewentualnie z miast partnerskich. - opracowanie materiałów: ulotek, prezentacji multimedialnych, spotów reklamowych, promujących Miasto Bełchatów jako Energetyczną Stolicę Polski dobre miejsce na inwestycje oraz dogodne miejsce do organizacji targów, konferencji, sympozjów i innych wydarzeń związanych z branżą energetyczną - wybór firmy poligraficznej, - sporządzenie umowy, - przygotowanie projektu kalendarza, druk - promocja gospodarcza miasta - kreowanie, podtrzymywanie i wzmacnianie wizerunku jako Paliwowo-Energetycznej Stolicy Polski - promocja jako dobrego miejsca do organizacji targów, sympozjów, konferencji. - wzrost liczby wydarzeń dla branży energetycznej organizowanych w Bełchatowie. - promocja marki miasta - Monika Motylska - Kopalnia - Elektrownia - MCK - hotele - restauracje - ROM, ZK - firma poligraficzna

11 28. Przygotowanie promocyjnych kart na okoliczność Świąt Bożego Narodzenia i ich wysyłka 29. Zorganizowanie Jarmarku Świątecznego w Bełchatowie Plac Narutowicza 30. Dystrybuowanie materiałami promocyjnymi Miasta zgodnie z Regulaminem nieodpłatnego przekazywania materiałów promocyjnych Miasta - dystrybucja kalendarza - przygotowanie i akceptacja projektu graficznego karty świątecznej - wydruk kart świątecznych - aktualizacja listy instytucji, firm, placówek, organizacji do których karty świąteczne są wysyłane - wysyłka kart - pozyskanie wystawców - przygotowanie i realizacja przedsięwzięcia - rozliczenie finansowe i merytoryczne projektu - przyjmowanie wniosków o nieodpłatne wydanie materiałów promocyjnych, - rozpatrywanie wniosków i informowanie Wnioskodawcy o podjętej decyzji, - wydawanie materiałów promocyjnych gadżetów, - wydawanie (użyczanie) rollup ów, banerów i In. elementów promocji miasta w związku z organizacją imprez miejskich lub pod patronatem Prezydenta Miasta - promocja symboli Miasta - podkreślenie współpracy Prezydenta Miasta i Przewodniczącej Rady Miejskiej w Bełchatowie z instytucjami administracji, firmami lokalnymi i zewnętrznymi, placówkami oświatowokulturalnymi, a także innymi kontrahentami i partnerami. - aktywizacja osób prowadzących działalność gospodarczą, - promocja lokalnych artystów i przedsiębiorców - spójna wizerunkowo promocja Miasta podczas wydarzeń organizowanych w mieście, - promocja Miasta na zewnątrz -Rafał - firma poligraficzna - dyrektorzy komórek organizacyjnych UM - firmy prowadzące sprzedaż artykułów świątecznych - lokalni twórcy - MCK, MR - agencje artystyczne -firmy/instytucje zewnętrzne

12 31. Nadzór nad prawidłowym stosowaniem Systemu Identyfikacji Wizualnej Miasta 32. Przeprowadzenie badania efektywności działań promocyjnych 33. Monitorowanie stopnia realizacji Strategii Marki Miasta związanej z województwem łódzkim 34. Przygotowywanie materiałów i informacji promocyjnych do wydawnictw obcych 35. Przygotowanie materiałów do wydarzeń okolicznościowych, np. życzeń świątecznych dla księży, życzeń dla 90- latków i 100-latków, upominków dla małżeństw - przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków w sprawie wyrażenia zgody na używanie znaku marki Miasta, informowanie Wnioskodawcy o podjętej decyzji, - stałe konsultacje z pracownikami komórek organizacyjnych UM i jednostek zewnętrznych ws. poprawnego użytkowania SIW-u, - opracowanie ankiety, - pozyskanie wolontariuszy ankieterów, - opracowanie wyników i przedstawienie w formie raportu - zebranie danych dot. realizacji celów strategicznych i produktów markowych - opracowanie materiałów tekstowych, - wybór zdjęć lub zlecenie projektu graficznego reklamy, - przekazanie materiałów - opracowanie treści i projektu graficznego życzeń i in. pism, - druk pism, - przygotowanie i przekazanie upominków o charakterze promocyjnym przekazywanych mieszkańcom, /wrzesień - zachowanie spójności przekazu działań informacyjnych i wizerunku Marki Miasta - ocena efektywności działań promocyjnych Miasta Bełchatów, - poznanie preferencji mieszkańców w stosunku do działań promocyjnych oraz wydarzeń organizowanych w mieście - profesjonalne zarządzanie Marką Miasta, skuteczne i efektywne wdrożenie strategii i zaplanowanych w niej działań - promocja Miasta w kraju - spójna wizerunkowo promocja Miasta wśród mieszkańców miasta, -firmy/instytucje zewnętrzne - wolontariusze - komórki organizacyjne UM, jednostki podległe - Monika Motylska -firmy/instytucje zewnętrzne -firmy/instytucje zewnętrzne, mieszkańcy

13 obchodzących jubileusze 50-letniego pożycia małżeńskiego 36. Promocja Miasta podczas wydarzeń zewnętrznych, w tym organizowanych i inicjowanych przez mieszkańców - rozpatrzenie propozycji wsparcia działań mających na celu promocję miasta, - ustalenie zasad współpracy i podpisanie stosownych umów, porozumień, - realizacja działań promujących miasto, - rozliczenie. - spójna wizerunkowo promocja Miasta wśród mieszkańców miasta, -firmy/instytucje zewnętrzne