Rozpoznanie rynku. 1. Zakres zadań oraz liczba osób do przeszkolenia w poszczególnych urzędach:

Transkrypt

1 Rozpoznanie rynku W celu zbadania oferty rynkowej oraz oszacowania wartości zamówienia, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów (KPRM) zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie informacji dotyczących możliwości oraz szacunkowych kosztów prze pracowników wskazanych urzędów z zakresu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej oraz kosztów doradztwa w zakresie opracowania i wdrożenia skutecznej strategii komunikacyjnej na bazie wyników przeprowadzonych działań audytowych. Zada następujących Urzędów: Izba Celna w Przemyślu wraz z urzędami podległymi: Urząd Celny w Przemyślu, Urząd Celny w Rzeszowie, Urząd Celny w Krośnie, Oddział Celny w Medyce, Oddział Celny w Korczowej; Urząd Skarbowy w Mielcu; Pierwszy Urząd Skarbowy w Gdańsku. 1. Zakres zadań oraz liczba osób do prze w poszczególnych urzędach: 1) Izba Celna w Przemyślu i urzędy podległe wdrożenie jednolitej, kompleksowej, spójnej i skutecznej strategii komunikacyjnej. Działania przewidziane do realizacji: adudyt przepływu informacji i potrzeb komunikacyjnych, w tym: objęcie badaniem ok. 240 osób, opracowanie i przeprowadzenie wywiadów indywidualnych dla grupy ok menadżerów oraz wywiadów fokusowych z pracownikami 15 grup po osób; stworzenie, na podstawie ww. audytu, nowej, efektywnej struktury organizacyjnej i kompetencyjnej dla obszaru komunikacji w Izbie Celnej i podległych jednostkach, w tym: schematów i procedur decyzyjnych z uwzględnieniem sytuacji kryzysowych (media relations, komunikacja B2B, projekty, raportowanie, komunikacja wewnętrzna), ocena potencjału i kompetencji służb komunikacyjnych (opisy stanowisk, badanie kompetencji, ewaluacja wypowiedzi, symulacje zadań, kwalifikacyjne), opracowanie rekomendacji; operacjonalizacja zdobytych umiejętności (cykl szkoleń komunikacyjnych i sesji coachingowych)\. 2) Urząd Skarbowy w Mielcu przeprowadzenie działań w ramach Strategii zarządzania relacjami z interesariuszami Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb szkoleniowych, w tym: 1

2 opracowanie narzędzia do identyfikacji oczekiwań interesariuszy, w szczególności potrzeb szkoleniowych, w tym opracowanie metodyki i narzędzia badania, przedstawienie metody najbardziej odpowiedniej dla urzędu, opracowanie wytycznych, przygotowanie badania; bezpośrednie wsparcie doradcze w zakresie dokonania analizy informacji uzyskanych podczas badania potrzeb interesariuszy oraz formułowania celów urzędu w powiązaniu z uzyskanymi informacjami, sporządzenie raportu badania (3 dni robocze); opracowanie instrukcji prowadzenia procesu szkoleń zewnętrznych (z uwzględnieniem specyfiki urzędu, zasadami organizacyjnymi funkcjonowania urzędu, metodologią sporządzania instrukcji w odniesieniu do obowiązującego systemu zarządzania jakością w urzędzie), przedstawienie i wybór optymalnych rozwiązań (wsparcie doradcze 3 dni robocze). przeprowadzenie warsztatów z zakresu metodyki prowadzenia szkoleń, wystąpień publicznych i autoprezentacji oraz przeprowadzenie zakresu doboru narzędzi prowadzenia szkoleń, w tym bezpośrednie wsparcie doradcze w formie spotkania w urzędzie na etapie rekrutacji na /, opracowanie właściwych kryteriów rekrutacji w celu optymalnego wyboru pracowników realizujących zewnętrzne po zakończeniu projektu - grupa uczestników. 3) Pierwszy Urząd Skarbowy w Gdańsku usprawnienie komunikacji wewnętrznej w urzędzie poprzez właściwe zarządzanie istniejącymi kanałami przepływu informacjami i zidentyfikowanie nowych, w tym: przeprowadzenie szkoleń w zakresie zarządzania przepływem informacji w urzędzie. Do oczekiwanych rezultatów w ramach ww. zadań należeć będzie w poszczególnych urzędach: stworzenie jednolitego systemu komunikacji w urzędzie, w tym czytelne procedury i sposób komunikowania się, zlikwidowanie bariery komunikacyjnej w relacji z klientem wewnętrznym oraz zewnętrznym, z uwzględnieniem klienta zagrożonego wykluczeniem społecznym; identyfikacja obszarów wymagających usprawnień w obszarze komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, nabycie wiedzy w zakresie określenia potrzeb i oczekiwań klientów zewnętrznych /interesariuszy (w szczególności potrzeb szkoleniowych), opracowanie instrukcji prowadzenia szkoleń zewnętrznych; umiejętność prowadzenie szkoleń i wystąpień publicznych, nabycie umiejętności w zakresie selekcji i doboru kanałów dystrybucji informacji oraz wykorzystywania narzędzi komunikacji; 2

3 Liczba osób planowanych do prze: Nazwa Urzędu Liczba osób planowanych do prze Izba Celna w Przemyślu oraz jednostki podległe 30 Urząd Skarbowy w Mielcu 20 Pierwszy Urząd Skarbowy Gdańsku Zakres prac/wymagania wobec wykonawcy. Obowiązkiem Wykonawcy będzie, w terminie 40 dni od dnia podpisania umowy: 1) ustalenie programów i harmonogramów szkoleń/warsztatów oraz spotkań doradczych w porozumieniu z KPRM i urzędami biorącymi udział w projekcie; 2) Zapewnienie / dostosowanie sal szkoleniowych dla uczestników, w tym: a) zapewnienie sali dla uczestników /warsztatów z Urzędu Skarbowego w Mielcu, b) w pozostałych urzędach dostosowanie na terenie danego urzędu sali, w której będą odbywały się zajęcia dydaktyczne - do potrzeb ; Sala szkoleniowa powinna być wyposażona w sprzęt do prezentacji multimedialnych i flipchart, dla każdego uczestnika miejsce siedzące przy stoliku/ławce bądź krzesło z przystawką umożliwiające swobodne sporządzanie notatek; 3) dostosowanie sal szkoleniowej na terenie danego urzędu, w której będą odbywały się /. Sala szkoleniowa powinna być wyposażona w sprzęt do prezentacji multimedialnych i flipchart, dla każdego uczestnika miejsce siedzące przy stoliku/ławce bądź krzesło z przystawką umożliwiające swobodne sporządzanie notatek; 4) zapewnienie dla każdego uczestnika szkoleń oraz dla KPRM egzemplarza materiałów zawierających informacje przedstawiane podczas szkoleń, materiały do warsztatów/ szkoleń (wraz z materiałami piśmienniczymi), podręczniki, płyty CD. Materiały te powinny być przygotowane w sposób estetyczny i nie wzbudzający wątpliwości co do wartości merytorycznych prezentowanych w nim treści. Wykonawca zobowiązany będzie przekazać jw. prawa autorskie do opracowanych materiałów; 5) dostosowanie cyklu szkoleń/warsztatów do potrzeb urzędów; 6) zapewnienie uczestnikom napojów zimnych i gorących, serwowanych podczas przerw w czasie. Przerwy będą organizowane co dwie godziny lekcyjne (co 1,5 h zegarowej), tj. w ramach spotkania, podczas którego realizowane są cztery godziny lekcyjne będzie zorganizowana jedna przerwa kawowa, w przypadku większej ilości godzin będą to dwie przerwy. 7) zapewnienie obiadów uczestnikom szkoleń, gdy w ciągu jednego dnia realizowanych jest nie mniej niż 6 godzin lekcyjnych/dydaktycznych. 8) zapewnienie trenerów/doradców z doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń z zakresu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, obsługi klienta oraz podniesienia jakości usług 3

4 administracji, specjalizujących się w prowadzeniu audytów. Kandydatury trenerów, doradców podlegają akceptacji KPRM. 9) realizacja sesji szkoleniowych/warsztatów zgodnie z zaakceptowanymi materiałami, tj. programem, harmonogramem szkoleń. 10) prowadzenie list obecności osób szkolonych/ biorących udział w warsztatach, na podstawie list uczestników przekazanych przez KPRM, zawierających co najmniej tytuł, datę i miejsce, dane trenerów, imiona i nazwiska uczestników, miejsce zatrudnienia, miejsca na podpis każdego dnia. Wydanie zaświadczeń o udziale w szkoleniu (wg wzoru uzgodnionego z KPRM) dla każdego uczestnika, który ukończył w pełnym wymiarze, tj. uczestniczył w nie mniej niż 100% przewidzianego czasu (potwierdzeniem uczestnictwa w sesji szkoleniowej / warsztatach na liście obecności) oraz stworzenie listy osób, które uzyskały ww. zaświadczenia (zawierającej m.in. imię i nazwisko uczestnika, nazwę urzędu, stanowisko, datę i miejsce, nazwę ). 11) Wykonawca po wykonaniu zadania przedstawi KPRM listy obecności uczestników, egzemplarz materiałów przekazanych uczestnikom, sprawozdanie z przebiegu realizacji zamówienia. 1. Informacje nt. szkoleń/warsztatów Nazwa urzędu liczba grup liczba osób w grupie łączna liczba osób objęta m (kol. 2* kol. 3) / jednodniowe vs. dwudniowe vs. trzydniowe czas trwania jednego dnia szkoleniowego/ warsztatów (w godzinach) liczba godzin dla jednej grupy łączny wymiar liczby godzin szkoleniowych w urzędzie (kol. 2* kol. 7) łączna liczba dni szkoleniowych w urzędzie (kol. 2* kol. 5) Izba Celna w Przemyślu i jednostki podległe* Urząd Skarbowy w Mielcu** 2 Pierwszy Urząd Skarbowy w Gdańsku * docelowy harmonogram programu szkoleń i sesji coachingowych uzależniony będzie od wyników audytu, ** dodatkowo przeprowadzone zostaną konsultacje w US w Mielcu 6 dni roboczych 3 4

5 Cena KPRM zwraca się z prośbą o przedstawienie wstępnego oszacowania kosztu zamówienia (uwzględniającego wszystkie koszty niezbędne dla prawidłowej realizacji zamówienia, w tym podatek VAT) zgodnie z poniższą tabelą. Prosimy o uzupełnienie niewypełnionych pól: Nazwa urzędu liczba osób liczba godzin /warsztatów (łącznie) koszt 1godziny /warsztatów całkowity koszt prze jednej osoby całkowity koszt realizacji zadania Izba Celna w Przemyślu i Urzędy podległe* ok.40 cykl szkoleń (rzeczywista komunikacyjnych uzależniona 30 i sesji będzie od coachingowych wyników audytu ) Audyt konsultacje telefoniczne, owe ok. 240 (szczegóły w pkt 1. 1) w zależności od bieżącego zapotrzebowa nia Urząd Skarbowy w Mielcu** Pierwszy Urząd Skarbowy w Gdańsku*** Szkolenie i konsultacje osobiste ok. 48 (6 dni roboczych) Razem Zastosowana stawka VAT *harmonogram szkoleń komunikacyjnych i sesji coachingowych uzależniony od efektów diagnozy. W celu realizacji szkoleń/warsztatów sala zostanie udostępniona przez urząd nieodpłatnie, ** w celu realizacji spotkań sala zostanie udostępniona nieodpłatnie przez US w Mielcu, natomiast w celu przeprowadzenia szkoleń i warsztatów obowiązek zapewnienia sali należy do Wykonawc,. *** Sala szkoleniowa w I US w Gdańsku zostanie udostępniona nieodpłatnie. Prosimy o podanie ceny realizacji zadania brutto, przy uwzględnieniu opisanych poniżej założeń: 5

6 Cena powinna obejmować koszty przygotowania i przeprowadzenia wszystkich działań opisanych w punkcie 2., w szczególności: koszt opracowania programów i harmonogramów sesji szkoleniowowarsztatowych oraz materiałów dla urzędów; koszt przeprowadzenia rekrutacji trenerów i konsultantów, pracy trenerów i konsultantów, ich ew. podróży, noclegów itp. koszt przeprowadzenie rekrutacji uczestników kwalifikujących się na we współpracy z urzędem; koszt przygotowania materiałów szkoleniowych w wersji papierowej i elektronicznej oraz materiałów piśmienniczych dla każdego uczestnika i egzemplarza pokazowego dla Zamawiającego; 3. Kontakt wynagrodzenie dla osób prowadzących, konsultacje, audyt i osób odpowiedzialnych za sprawy organizacyjne; koszt przygotowania zaświadczeń o ukończeniu ; koszt ew. wynajmu/dostosowania sal i sprzętu szkoleniowego; koszt cateringu (napoje i ciastka serwowane podczas 1 lub 2 przerw kawowych każdego dnia oraz obiad podczas przerw obiadowych); koszt powielenia, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników wszystkich sesji szkoleniowo-warsztatowych dwustronicowych kwestionariuszy oceny oraz sporządzenia na ich podstawie analizy; koszt sporządzenia sprawozdań z realizacji zamówienia; koszt powielenia, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników wszystkich sesji szkoleniowo-warsztatowych dwustronicowych kwestionariuszy oceny (AIOS) oraz sporządzenia na ich podstawie analizy; koszt powielenia, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników wszystkich sesji szkoleniowych formularzy Podsystemu Monitorowania EFS (PEFS) oraz sporządzenia na podstawie wypełnionych formularzy zestawienia w formie elektronicznej. Uprzejmie prosimy wykonawców posiadających w swojej ofercie lub gotowych wykonać przedmiot zamówienia opisany powyżej o kontakt z panią Agatą Nowicką, tel , agata.nowicka@kprm.gov.pl. Prosimy o zgłaszanie, w terminie 6 dni od opublikowania ogłoszenia, informacji nt. możliwości wykonania i szacunkowych kosztów realizacji wyżej opisanych działań, wraz z ewentualnymi uwagami, komentarzami i istotnymi informacjami dotyczącymi ewentualnej modyfikacji proponowanego przebiegu i sposobu wykonania wyżej opisanych szkoleń. Będziemy wdzięczni również za informacje, które dodatkowo należy uwzględnić planując ww. działania, mogące mieć wpływ na jakość i przebieg realizowanych szkoleń a także wycenę ich kosztów. 6