REGULAMIN INKUBATORA TECHNOLOGICZNEGO BIAŁOSTOCKIEGO PARKU NAUKOWO-TECHNOLOGICZNEGO

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Opinii Nr I/06/12 Rady Programowej BPN-T z dnia 9 lutego 2012 r. REGULAMIN INKUBATORA TECHNOLOGICZNEGO BIAŁOSTOCKIEGO PARKU NAUKOWO-TECHNOLOGICZNEGO Białystok, Luty 2012

2 I. Postanowienia ogólne 1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1) Regulaminie oznacza to niniejszy Regulamin Inkubatora Technologicznego Białostockiego Parku Naukowo Technologicznego,, 2) BPN-T oznacza to, będący jednostką organizacyjną Gminy Miasto Białystok, 3) Inkubatorze oznacza to podmiot założony i prowadzony w celu wspierania powstawania i rozwoju firm innowacyjnych, stanowiący część BPN-T, 4) Radzie Programowej BPN-T oznacza to organ opiniotwórczo - doradczy BPN-T, 5) Podmiot oznacza to podmiot ubiegający się o wynajęcie powierzchni biurowej w BPN-T, 6) Lokatorze oznacza to najemcę lokalu biurowego w BPN-T. 2. BPN-T zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu wyłącznie w formie pisemnej. Zmiany w Regulaminie są opiniowane przez Radę Programową BPN-T. 3. W przypadku rozbieżności pomiędzy Regulaminem a umową najmu, pierwszeństwo ma umowa najmu. 4. Regulamin nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego. II. Cel działalności i oferta Inkubatora BPN-T 1. Celem działalności Inkubatora jest wspieranie powstawania i rozwoju firm innowacyjnych oraz wysokich technologii, poprzez oferowanie wyposażonej nowoczesnej infrastruktury na preferencyjnych warunkach oraz świadczenie usług doradczych. 2. Oferta Inkubatora składa się z następujących elementów: 1) wynajem powierzchni biurowych z dostępem do Internetu, 2) dostęp do pomieszczeń socjalnych, wyposażonych w sprzęt kuchenny, 3) dostęp do urządzeń biurowych, 4) korzystanie z miejsc parkingowych, 5) usługi monitoringu, ochrony oraz utrzymania czystości, 6) wynajem sali spotkań biznesowych, 7) wynajem sal konferencyjnych i szkoleniowych, 8) usługi księgowe, 9) usługi doradcze i szkoleniowe, 10) wynajem sprzętu multimedialnego, 11) pomoc w nawiązaniu współpracy z uczelniami wyższymi, 12) wsparcie w zakresie transferu technologii. 2

3 III. Zasady wejścia do Inkubatora 1. Podmioty, w szczególności podmioty innowacyjne, mogące ubiegać się o wejście do Inkubatora to: 1) podmioty rozpoczynające działalność gospodarczą bez względu na ich formę prawną, albo 2) przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą nie dłużej niż 3 lata. 2. Podmiot przyjęty do Inkubatora może wynajmować powierzchnię biurową i korzystać z pozostałych elementów oferty Inkubatora wymienionych w części II ust Powierzchnia biurowa Inkubatora może być wynajęta podmiotowi nie spełniającemu warunków wymienionych w części III ust.1., pod warunkiem, iż prowadzona przez podmiot działalność jest wysoce innowacyjna oraz perspektywiczna, lub będzie miała pozytywny wpływ na rozwój pozostałych Lokatorów oraz Inkubatora. Podmiot taki otrzyma status lokatora strategicznego Inkubatora BPN-T. Zasady wejścia lokatora strategicznego do Inkubatora BPN-T zostaną określone w drodze odrębnego Regulaminu, z zastrzeżeniem ust Podmioty wymienione w części III ust.1. będą przyjmowane do Inkubatora w wyniku rekrutacji. Zasady rekrutacji są opiniowane przez Radę Programową BPN-T oraz publikowane na stronie internetowej BPN-T:. 5. W celu wzięcia udziału w rekrutacji do Inkubatora podmiot wypełnia wniosek aplikacyjny wraz z wszystkimi załącznikami, tj.: 1) CV osoby aplikującej; 2) biznesplan, 3) pozostałe dokumenty a) w przypadku podmiotów planujących rozpoczęcie działalności: - oświadczenie o gotowości do rozpoczęcia działalności gospodarczej b) w przypadku podmiotów prowadzących działalność: - kserokopia nadania numeru statystycznego REGON, - kserokopia nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP), - oświadczenie o spełnianiu kryteriów MSP, - oświadczenie o otrzymanej pomocy de minimis, - oświadczenie o niezaleganiu w podatkach do US, - oświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek do ZUS. 6. Decyzję o przyjęciu do Inkubatora lokatora strategicznego podejmuje Dyrektor BPN-T, po uprzednim zaopiniowaniu przez Radę Programową. Warunki umowy najmu powierzchni biurowej przez lokatora strategicznego są wynikiem negocjacji pomiędzy lokatorem strategicznym a Dyrektorem BPN-T. 7. Usługa najmu powierzchni dla podmiotów przyjętych do Inkubatora jest świadczona na preferencyjnych warunkach. Wysokości zniżek oraz cennik najmu został zawarty w Załączniku Nr 1 do Regulaminu Cennik. 3

4 8. Dyrektor BPN-T ustala wysokość stawki czynszu najmu powierzchni biurowych w Inkubatorze, jaka zostanie zastosowana w zawieranej umowie. Ustalona stawka czynszu najmu może podlegać zmianie po upływie każdego roku kalendarzowego. Zmiana będzie dokonywana o wskaźnik równy średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszonemu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za ostatni rok kalendarzowy. Waloryzacja dokonywana jest na podstawie oświadczenia Dyrektora BPN-T i obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po złożeniu tego oświadczenia. 9. Dyrektor BPN-T ustala wysokość opłaty eksploatacyjnej na podstawie realnych kosztów eksploatacyjnych budynku i ma prawo do jej zmiany w ciągu roku obowiązywania umowy, w oparciu o zmiany cen u dostawców mediów i usługodawców zewnętrznych. 10. Dla każdej powierzchni biurowej ustalony zostanie limit liczby osób, które mogą na takiej powierzchni przebywać w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. W przypadku przekroczenia tego limitu, Lokator jest zobowiązany do zapłacenia zryczałtowanej zwiększonej opłaty eksploatacyjnej, zgodnie z Cennikiem. 11. Inkubator, realizując swoje cele udziela Lokatorom wsparcia w postaci preferencyjnych stawek czynszu najmu powierzchni biurowych, usług doradczych i szkoleniowych oraz wynajmu sal szkoleniowych i konferencyjnych. 12. Wsparcie będzie udzielane na zasadach pomocy de minimis, 13. Wartość udzielonej pomocy de minimis jest równa różnicy pomiędzy ceną za daną usługę ustaloną przez BPN-T, a jej ceną rynkową. 14. BPN-T wystawia Lokatorom zaświadczenia o pomocy de minimis otrzymanej w postaci preferencyjnych stawek za świadczone usługi. 15. W przypadku, gdy Lokator przekroczy dopuszczalny limit otrzymanej pomocy de minimis, świadczenie usług przez BPN-T może być kontynuowane na warunkach komercyjnych. IV. Zasady funkcjonowania w Inkubatorze 1. Lokal biurowy wynajmowany przez Lokatora Inkubatora jest przekazywany na podstawie protokołu przekazania. 2. Lokatorzy Inkubatora zobowiązani są do zachowywania w obrębie przedmiotu najmu oraz w pozostałych częściach Inkubatora zasad BHP i ochrony p.poż, a w szczególności do dbałości o bezpieczeństwo swoje oraz pozostałych Lokatorów. 3. Lokatorzy Inkubatora zobowiązani są do utrzymywania w czystości powierzchni wspólnych, pomieszczeń socjalnych i wykorzystywanych sal spotkań biznesowych konferencyjnych i szkoleniowych. 4

5 4. Czynności wykonywane przez Lokatora nie mogą w negatywnie wpływać na komfort pracy pozostałych Lokatorów. 5. W przypadku odpadów, których przetrzymywanie regulowane jest szczegółowymi przepisami, Lokator samodzielnie i na własny koszt zajmuje się ich składowaniem oraz usuwaniem. 6. Lokator nie może, bez uprzedniej zgody Dyrektora BPN-T, wnosić dodatkowego wyposażenia do lokalu, jeśli wyposażenie to może mieć negatywny wpływ na pracę innych Lokatorów bądź na bezpieczeństwo budynku. 7. Wszelkie trwałe zmiany w aranżacji lub wyposażeniu lokalu wymagają pisemnej zgody Dyrektora BPN-T. 8. Sala spotkań biznesowych jest udostępniania Lokatorom Inkubatora nieodpłatnie. 9. Sale konferencyjne i szkoleniowe udostępniane są Lokatorom Inkubatora odpłatnie (na preferencyjnych warunkach), zgodnie z cennikiem umieszczonym w Załączniku Nr 2 do Regulaminu Wynajem sal konferencyjnych i szkoleniowych. 10. Rezerwacji sal konferencyjno-szkoleniowych oraz sali spotkań biznesowych dokonuje się w systemie internetowym dostępnym ze strony internetowej BPN-T zarejestrowanym użytkownikom. 11. Lokatorzy Inkubatora zobowiązani są raz w roku (do końca stycznia) do złożenia raportu z działalności (Załącznik Nr 3 do Regulaminu Raport z działalności ). 12. Raport ma na celu weryfikację poziomu rozwoju działalności Lokatora. 13. W przypadku, gdy Lokator korzysta z usług biura rachunkowego, jest on zobowiązany do upoważnienia BPN-T do kontaktu z tym biurem w celu potwierdzenia/uzyskania informacji w zakresie danych objętych Raportem z działalności o którym mowa w ust. 11 powyżej. W tym celu Lokator dostarczy BPN-T stosowne upoważnienie w terminie 7 dni od zawarcia umowy o wynajem powierzchni w Inkubatorze lub w terminie 7 dni od zawarcia umowy z biurem rachunkowym. 14. Dyrektor BPN-T powołuje Komisję Opiniującą, która wystawia raportowi ocenę pozytywną bądź negatywną. 15. Przed wystawieniem oceny Komisja Opiniująca może żądać od Lokatora wyjaśnienia wątpliwości, bądź wnosić o dodatkowe dokumenty. 16. Oceny raportów będą przekazywane Lokatorom w terminie 2 miesięcy od daty ich złożenia. 17. Ocena negatywna raportu może stanowić podstawę wypowiedzenia umowy najmu z Lokatorem Inkubatora. 18. BPN-T ma prawo do wykorzystywania informacji o Lokatorach w swoich materiałach informacyjnych oraz prezentacyjnych, przy czym nie dotyczy to informacji objętych tajemnicą handlową. 19. Lokator może powoływać się na przynależność do Inkubatora, jednak nie ma prawa zaciągać żadnych zobowiązań w imieniu BPN-T. 5

6 V. Zasady wyjścia z Inkubatora 1. Podmiot przyjęty do Inkubatora podpisuje umowę najmu na czas określony wynoszący 3 lata. Po tym okresie istnieje możliwość przedłużenia umowy najmu, ale wyłącznie na komercyjnych warunkach (nie będą miały zastosowania stawki preferencyjne). Podpisanie drugiej umowy jest uzależnione od aktualnego zasobu wolnych powierzchni biurowych w Inkubatorze. W przypadku chęci podpisania nowej umowy po okresie 3 lat, Lokator zobowiązany jest zgłosić ten fakt w postaci pisemnego wniosku do Dyrektora BPN-T przynajmniej na 1 miesiąc przed wygaśnięciem obowiązującej umowy. 2. Status Lokatora zostaje utracony w przypadku wygaśnięcia umowy najmu, bądź jej rozwiązania na skutek wypowiedzenia przez jedną ze stron umowy. 3. Przed opuszczeniem Inkubatora przez Lokatora, BPN-T dokona kontroli stanu lokalu i jego wyposażenia na podstawie protokołu odbioru. 4. W przypadku stwierdzenia stanu lokalu gorszego niż wynikający ze standardowego zużycia, Lokator może zostać zobowiązany do naprawienia szkód poprzez przywrócenie do stanu poprzedniego lub zapłatę odszkodowania. 5. Umowa może zostać rozwiązana przez BPN-T w trybie natychmiastowym bez zachowania terminów wypowiedzenia i bez dodatkowych wezwań kierowanych do Lokatora w przypadku: 1) uzyskania negatywnej oceny raportu z działalności przedsiębiorstwa w Inkubatorze, 2) rażącego naruszenia przez Lokatora postanowień Regulaminu, 3) działania Lokatora w sprzeczności z prawem, 4) stwierdzenia negatywnego wpływu Lokatora na wizerunek BPN-T, 5) podania nieprawdziwych danych lub przekazania sfałszowanych dokumentów na etapie rekrutacji do Inkubatora, 6) zalegania w płatnościach na rzecz BPN-T w wysokości przekraczającej czynsz najmu za dwa okresy płatności. 6. Po rozwiązaniu umowy Lokator obowiązany jest do opuszczenia i wydania przedmiotu najmu w terminie wskazanym przez BPN-T. 7. Lokator opuszcza Inkubator w przypadku: 1) wygaśnięcia umowy najmu po 3 letnim okresie inkubacji i nie przedłużeniu umowy najmu zgodnie z postanowieniami ust. 1 powyżej; 2) wypowiedzenia umowy najmu przez Dyrektora BPN-T lub lokatora zgodnie z zapisami w/w umowy lub postanowieniami Regulaminu; 3) w okolicznościach wskazanych w ust. 5 powyżej. 6

7 Załącznik Nr 1 Cennik Wynajem powierzchni biurowej w budynku Inkubatora Technologicznego Miesięczna opłata za powierzchnię biurową w budynku Inkubatora Technologicznego jest kalkulowana zgodnie z następującym wzorem: Opłata miesięczna za biuro = metraż x (stawka czynszu + stawka opłat eksploatacyjnych) 1. Stawka czynszu (miesięcznie / netto / za m²) 35 zł Preferencyjne stawki bazowe czynszu 1 : 1 rok działalności w Inkubatorze (80% zniżki w stawce bazowej) 0,2 x 35 zł 2 rok działalności w Inkubatorze (55% zniżki w stawce bazowej) 0,45 x 35 zł 3 rok działalności w Inkubatorze (30% zniżki w stawce bazowej) 0,7 x 35 zł 2. Stawka opłat eksploatacyjnych (miesięcznie / netto / za m²) 12 zł Podwyższona stawka opłat eksploatacyjnych (miesięcznie / netto / za m²) 22 zł Podwyższona stawka opłat eksploatacyjnych ma zastosowanie dla Lokatorów, których poziom zatrudnienia przekroczył limit użytkowników danej powierzchni (tj. 5 m² / osobę). 1 Dotyczy podmiotów mogących przyjąć wsparcie w formie pomocy de minimis 7

8 Załącznik Nr 2 Wynajem sal konferencyjnych i szkoleniowych Wynajem sal konferencyjnych i szkoleniowych Sala konferencyjna przeznaczona jest dla 100 osób. Może być ona podzielona ściankami działowymi na mniejsze pomieszczenia mogące pomieścić odpowiednio 60 i 40 osób. Sala konferencyjna (w każdym wariancie) wyposażona jest w projektor multimedialny, ekran, mikrofony bezprzewodowe, system nagłośnienia. Sale szkoleniowe wyposażone są w projektor multimedialny, ekran, flipchart, system nagłośnienia. Sala konferencyjna oraz sale szkoleniowe są klimatyzowane. Rodzaj sali Wariant Cena Cena preferencyjna Sala konferencyjna 100 osób 100 zł/h 50 zł/h Sala konferencyjna 60 osób 60 zł/h 30 zł/h Sala konferencyjna 40 osób 40 zł/h 20 zł/h Sala szkoleniowa 16 osób 25 zł/h 12,50 zł/h Sala szkoleniowa 12 osób 20 zł/h 10 zł/h Cena preferencyjna dotyczy lokatorów Inkubatora, którzy mogą przyjąć wsparcie w formie pomocy de minimis. 8

9 Załącznik Nr 3 Raport z działalności Raport z działalności 1. Główne cele, które udało się zrealizować w minionym roku: 2. Główne źródła przychodów: 3. Czy prowadzona była działalność badawczo-rozwojowa, współpraca z uczelniami lub jednostkami badawczymi? Jeśli tak jaka? 4. Czy w ciągu minionego roku na rynku, na którym działa firma, zaszły istotne zmiany (zmiany w wielkości popytu, cen, konkurencji, technologii, regulacji itp.)? 5. Prosimy o wypełnienie tabeli Miniony rok Procentowa zmiana względem roku poprzedzającego 1 Przychody razem 2 Koszty razem 9

10 Miniony rok Procentowa zmiana względem roku poprzedzającego 3 Zysk brutto (1-2) 4 Podatek Zysk netto (3-4) 6. Co można uznać za największy sukces firmy w ciągu minionego roku? Jakie szanse udało się, a jakich nie udało się wykorzystać? Jakie są planowane działania w obecnym roku? 7. Uwagi/dodatkowe informacje Oświadczam, iż wszystkie podane przeze mnie informacje są zgodne ze stanem faktycznym... miejscowość, data, podpis Lokatora 10