Transkrypt

1 Regulamin wynajmu sal konferencyjnych w Łódzkim Regionalny Parku Naukowo-Technologicznym Sp. z o. o. Obowiązuje od 1 marca 2013 r. ze zmianami 1 Definicje: 1. Wynajmujący Łódzki Regionalny Park Naukowo-Technologiczny Sp. z o.o. 2. Organizator osoba lub firma, która dokonuje rezerwacji Sali i odpowiada za organizację Wydarzenia. 3. Wydarzenie oznacza wszystkie zdarzenia organizowane przez Organizatora, a w szczególności szkolenie, konferencję, warsztaty lub inną imprezę organizowaną przez Organizatora. 4. Uczestnik oznacza osobę biorącą udział w Wydarzeniu. 5. Umowa najmu oznacza umowę cywilno-prawną zawartą pomiędzy Łódzkim Regionalnym Parkiem Naukowo-Technologicznym Sp. z o.o. i Organizatorem, której przedmiotem jest najem powierzchni na potrzeby zorganizowania Wydarzenia. 2 Zasady ogólne: 1. Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania oraz użytkowania sal szkoleniowych/konferencyjnych i innych pomieszczeń wspólnych do których tytuł prawny posiada Łódzki Regionalny Park Naukowo-Technologiczny Sp. z o.o. 2. Regulamin obowiązuje Organizatorów i Uczestników takich wydarzeń jak: szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje lub inne tego typu spotkania, zwane dalej Wydarzeniem.

2 3. Udostępnienie powierzchni Łódzkiego Regionalnego Parku Naukowo-Technologicznego Sp. z o.o. może nastąpić tylko w celu zorganizowania wydarzeń wymienionych powyżej. 4. Organizator nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania powierzchni firmy Łódzki Regionalny Park Naukowo-Technologiczny Sp. z o.o. podmiotom trzecim bez pisemnej zgody Łódzkiego Regionalnego Parku Naukowo-Technologicznego Sp. z o.o. 5. W przypadku Wydarzeń kilkudniowych, Organizator może na swoją odpowiedzialność pozostawić w salach przedmioty wartościowe. Powinien wówczas zawiadomić o tym fakcie osobę odpowiedzialną za sale. 6. Organizator, opuszczając sale po zakończeniu Wydarzenia zobowiązany jest przekazać je wraz z wyposażeniem osobie odpowiedzialnej za wynajem. 7. Organizator wspólnie z osobą odpowiedzialną za sale zobowiązani są sprawdzić stan sal i sprzętu. 8. Organizator zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy wszelkich uszkodzeń wyposażenia powstałych w okresie wynajmu sal. 9. W wynajętych salach obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych. 10. Ze sprzętu będącego na wyposażeniu sali można korzystać tylko na terenie sali. 11. Wydarzenia mogą odbywać się w każdym dniu tygodnia. Wydarzenie może się odbyć za uprzednią zgodą Wynajmującego w dni wolne od pracy (soboty, niedziele, święta), ale w takim przypadku do kwoty wynajęcia dolicza się 50% stawki wskazanej w Cenniku. 12. Każdorazowo zakres i szczegóły danego wydarzenia określa zawarta między Organizatorem i Uczestnikiem umowa, wzór której to stanowi Załączniki nr 1 do Regulaminu. 3 Sale konferencyjne 1. Łódzki Regionalny Park Naukowo-Technologiczny Sp. z o.o. oświadcza, iż jest wyłącznym właścicielem sal konferencyjnych, o których mowa w punkcie kolejnym oraz, że sale te nie są obciążone jakimikolwiek prawami osób trzecich. 2. Niniejszy Regulamin dotyczy następujących sal konferencyjnych i szkoleniowych:

3 Budynek/Sala OZNACZENIE SALI POWIERZCHNIA MAX. ILOŚĆ OSÓB WYPOSAŻENIE Budynek BioNanoParku m m Krzesła konferencyjne z podkładką, stoły prezydialne, mównice, projektory i ekrany multimedialne, m DVD, komputery, nagłośnienie, system do tłumaczenia symultanicznego, Wi-Fi, mikrofony ,5 m 2 34 Stoły konferencyjne, flipchart, ekran, rzutnik, Wi-Fi m 2 18 Stoły konferencyjne, flipchart, ekran, rzutnik, Wi-Fi ,5 m 2 18 Budynek ŁIT A1-mała 53 m 2 40 Stoły konferencyjne, flipchart, ekran, rzutnik, nagłośnienie, Wi-Fi, zaciemnienie, mikrofony A2-duża 97 m 2 80 krzesła konferencyjne z podkładką, flipchart, projektor i ekran multimedialny, DVD, nagłośnienie, Wi-Fi, zaciemnienie, mikrofony 3. Sale 0.12, 0.14 i 0.16 można dowolnie łączyć dzięki systemowi ścian przesuwnych, podobnie sale A1 i A2. 4. W budynku BioNanoParku przy salach udostępnia się monitory informujące o Wydarzeniach odbywających się w danej sali oraz kiosk multimedialny zawierający kompleksową informację o zarezerwowanych salach.

4 4 Rezerwacja 1. Wstępnej rezerwacji można dokonać telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na co najmniej 5 dni przed terminem wynajmu sali. 2. Rezerwację można anulować najpóźniej na 1 dzień przed planowanym Wydarzeniem i nie pociąga to za sobą dodatkowych kosztów, chyba że aranżacja sal na potrzeby Wydarzenia wiązała się z dodatkowymi kosztami po stronie Wynajmującego uzgodnionymi w treści umowy. Wówczas Organizator pokrywa koszty aranżacji sal w wysokości i terminie wskazanym umową. 3. Rezygnacja musi zostać zgłoszona przez Organizatora drogą mailową na adres, przy pomocy którego dokonywano rezerwacji. 4. Ostatecznej rezerwacji należy dokonać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: j.jagas@technopark.lodz.pl podając: a. nazwę sali lub sal oraz termin rezerwacji, b. ilość uczestników, c. szczegóły dotyczące wyposażenia sal, d. ewentualne inne uzgodnienia (np. umowa, catering, system do tłumaczenia symultanicznego), e. dane firmy potrzebne do wystawienia faktury oraz f. oświadczenie, że Organizator zapoznał się z niniejszym Regulaminem i akceptuje jego postanowienia. 5. Potwierdzenie ostatecznej rezerwacji następuje za pośrednictwem poczty elektronicznej. 6. Ostateczna rezerwacja wynajmu sal oznacza, że została zawarta umowa cywilno-prawna na wykonanie usługi określonej w zamówieniu, chyba że pomiędzy Wynajmującym, a Organizatorem została podpisana odrębna umowa stanowiąca Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

5 5 Obowiązki Organizatora 1. Organizator, osoba prowadząca spotkanie oraz jego Uczestnicy zobowiązani są do: a. przestrzegania zakazu palenia w obrębie całego budynku; b. przestrzegania zakazu wnoszenia do sali konferencyjnej gorących posiłków; c. przestrzegania zakazu przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian, w tym szczególnie używania plasteliny trenerskiej; d. dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych im przez Wynajmującego; e. pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została przekazana, a w szczególności usunięcia wszystkich wniesionych do sal szkoleniowych materiałów szkoleniowych, promocyjno-informacyjnych i im podobnych po zakończeniu Wydarzenia. 2. Ponadto Organizator zobowiązany jest do przekazania Łódzkiemu Regionalnemu Parkowi Naukowo-Technologicznemu Sp. z o.o. danych kontaktowych podmiotów świadczących usługi dodatkowe dla danego Wydarzenia. 6 Płatności 1. Ostateczną kwotę wynajmu sal ustala się w oparciu o Cennik stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. 2. W przypadku przedłużenia wynajmu sal, za każdą dodatkowo rozpoczętą godzinę wynajmu dolicza się opłatę wg Cennika. 3. Istnieje możliwość uzyskania indywidualnych rabatów od cen wskazanych w Cenniku, co jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na otrzymanie Zaświadczenia o pomocy de minimis wystawianego na podstawie Regulaminu udzielania pomocy publicznej de minimis przez ŁRPN-T udostępnionego uprzednio przez Wynajmującego. 4. Ustaloną kwotę należy wpłacić na podstawie wystawionej najpóźniej 3 dni po Wydarzeniu faktury przelewem na konto Łódzkiego Regionalnego Parku Naukowo-Technologicznego Sp. z o.o.: w terminie wskazanym na fakturze.

6 7 Wyłączność na usługi cateringowe: 1. Na terenie obiektów Łódzkiego Regionalnego Parku Naukowo-Technologicznego Sp. z o.o. wyłączność na obsługę cateringową na podstawie odrębnej umowy ma firma ALEX Paweł Leńczuk, z siedzibą w Łodzi przy ul.przyszkole 19, o numerze NIP: , 2. Ofertę cateringową każdorazowo ustala się z firmą ALEX firma przygotuje przykładowe pakiety cateringowe dedykowane Organizatorom, które zostaną udostępnione na stronie: 3. Kontakt z firmą ALEX możliwy jest za pośrednictwem maila: kontakt@catering.net.pl oraz telefonicznie. Osobami do kontaktu są: a. Pan Paweł Leńczuk: b. Pani Beata Leńczuk: Płatności za usługi cateringowe dokonuje się na rzecz firmy ALEX, na podstawie wystawionej przez firmę ALEX faktury według zasad uzgodnionych z osobami reprezentującymi firmę. Technopark Łódź nie pośredniczy w organizacji usług cateringowych.

7 Załącznik nr 1 do Regulaminu wzór umowy UMOWA NAJMU SALI KONFERENCYJNEJ zawarta w dniu. w Łodzi pomiędzy : Łódzkim Regionalnym Parkiem Naukowo-Technologicznym Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Dubois 114/116, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział KRS pod nr , o kapitale zakładowym PLN opłaconym w całości, NIP , REGON którą reprezentuje: zwanym dalej Wynajmującym a. reprezentowanym przez 1. zwanym dalej Najemcą łącznie zaś zwanymi Stronami 1 1. Wynajmujący oddaje w najem w dniu.. na czas następujące sale konferencyjne., mieszczące się na parterze budynku BioNanoPark. 2. Wynajmujący oświadcza, że wszystkie sale konferencyjne posiadają dostęp do bezprzewodowego internetu o przepustowości 10Mb/s, oraz że sale te wyposażone są w sprzęt multimedialny niezbędny do prowadzenia prezentacji (co najmniej ekran i rzutnik).

8 3. Wynajmujący oświadcza, iż jest wyłącznym właścicielem sal konferencyjnych, o których mowa w ust. 1 i 2 oraz, że sale te nie są obciążone jakimikolwiek prawami osób trzecich, które mogłyby uniemożliwiać realizację niniejszej Umowy 2 1. Strony postanawiają, iż z tytułu najmu sal konferencyjnych, o których mowa w 2 Najemca zapłaci Wynajmującemu wynagrodzenie w wysokości. zł ( złotych) netto. 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 stanowi wynagrodzenie za korzystanie z sali przez czas określony w 2 Umowy, jak i obejmuje koszt korzystania z szatni Wynajmującego. 3. Wynagrodzenie za wynajem sali konferencyjnej płatne będzie w terminie 14 dni od daty wystawienia przez Wynajmującego faktury VAT na rachunek w niej wskazany. 1. Najemca zobowiązany jest do wydania sal konferencyjnych Wynajmującemu w stanie niepogorszonym Najemca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody, uszkodzenia i zniszczenia wyposażenia sali konferencyjnej, jak i inne szkody powstałe wewnątrz, czy na zewnątrz budynku (na terenie należącym do Spółki), spowodowane przez Najemcę lub osoby trzecie w czasie korzystania przez Najemcę z sal i zobowiązuje się do ich naprawienia. Stwierdzenie ewentualnych szkód nastąpi na podstawie protokołu sporządzonego przez Wynajmującego i Najemcę. Sądem właściwym dla dochodzenia wszelkich roszczeń wynikających z niniejszej umowy jest sąd właściwy miejscowo ze względu na siedzibę Wynajmującego. Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. 4 5 WYNAJMUJĄCY NAJEMCA

9 Załącznik nr 2 do Regulaminu Cennik CENNIK WYNAJMU SAL W TECHNOPARKU ŁÓDŹ 1. W budynku BioNanoPark 2. W budynku A RODZAJ SALI CENA NETTO zł za pierwsze godziny, każda następna godzina 70 zł/h zł za pierwsze 3 godziny, każda następna godzina 80 zł/h zł za pierwsze godziny, każda 0.16 następna godzina 100 zł/h Połączone 2 sale (0.12, 0.14 lub 0.16) Połączone 3 sale (0.12, 0.14 i 0.16) 900 zł za pierwsze 3 godziny, każda następna godzina 150 zł/h 1500 zł za pierwsze 3 godziny, każda następna godzina 200 zł/h A1 RODZAJ SALI CENA NETTO W ZŁ Pierwsze 3 godziny 250,00 Powyżej 3 godzin za każdą rozpoczętą godzinę A2 80,00 Pierwsze 3 godziny 400,00 Powyżej 3 godzin za każdą rozpoczętą godzinę A1+A2 80,00 Cały dzień 1500,00 1 a) System do tłumaczenia symultanicznego: ILOŚĆ ODBIORNIKÓW CENA NETTO ZA DOBĘ Do 50 odbiorników 400 Do 100 odbiorników 600 Do 200 odbiorników W budynku Łódzki inkubator Technologiczny * Do powyższych cen należy doliczyć koszt obsługi technicznej w wysokości 200 zł netto. UWAGA! Do powyższych cen należy doliczyć 23% stawkę podatku od towarów i usług.