Informacja o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego

Transkrypt

1 Warszawa, dn r. Informacja o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego Trybunał Konstytucyjny informuje, w trybie art. 31b ustawy Prawo zamówień publicznych, o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego w związku z planowanym postępowaniem na wybór operatora do obsługi Międzynarodowej Konferencji oraz uroczystości z okazji 30-lecia Trybunału Konstytucyjnego w formie indywidualnych spotkań z przedstawicielami zainteresowanych podmiotów w okresie od r. do r. w siedzibie Trybunału Konstytucyjnego przy ul. J.Ch. Szucha 12A w Warszawie. Dialog będzie prowadzony zgodnie z Regulaminem zamieszczonym na stronie internetowej, na której znajduje się niniejsza Informacja. Zainteresowani przystąpieniem do dialogu technicznego powinni poinformować o tym Biuro Trybunału Konstytucyjnego, przesyłając swoje zgłoszenie na adres przetargi@trybunal.gov.pl w temacie wpisując Dialog techniczny 30-lecie lub faksem pod numer w terminie do dnia r. W treści zgłoszenia należy podać dane identyfikujące podmiot (pełna nazwa firmy) zainteresowany udziałem w dialogu technicznym, adres , nr faksu, nr telefonu kontaktowego oraz imię i nazwisko osoby do kontaktu, z którą zostanie ustalony termin dialogu technicznego. Aby umożliwić zainteresowanym merytoryczne przygotowanie się do dialogu technicznego Biuro Trybunału Konstytucyjnego w załączeniu udostępnia wstępny opis zadania. Cel dialogu technicznego Celem prowadzonego dialogu technicznego z podmiotami profesjonalnie świadczącymi usługi w zakresie przedmiotu planowanego zamówienia jest pozyskanie przez zamawiającego wiedzy i informacji, które mogą być wykorzystane przy przygotowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym sporządzaniu opisu przedmiotu zamówienia oraz określeniu warunków umowy, z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, w szczególności w zakresie: 1. Opisu przedmiotu zamówienia i warunków umowy m. in.: Określenia warunków rezerwacji miejsc noclegowych, jak również warunków rezygnacji Udostepnienia systemu rejestracji uczestników uroczystości oraz jego funkcjonalności Sposobu organizacji transportu z lotniska i na lotnisko oraz w trakcie trwania przedsięwzięcia Organizacji obsługi gastronomicznej w miejscach wymienionych we wstępnym opisie zadania (również menu)

2 Organizacji obsługi wydarzeń towarzyszących wymienionych we wstępnym opisie zadania Koordynacji wszystkich działań Zapewnienia bezpieczeństwa gościom Zapewnienia obsługi w sytuacjach awaryjnych sposób działania w przypadku ich zaistnienia Zabezpieczenia wykonania umowy Zakresu zobowiązania minimalnego Zakresu opcji Zakresu odpowiedzialności 2. Możliwych do zastosowania warunków udziału w postępowaniu oraz pozacenowych kryteriów oceny ofert, a także sposobu ich oceny, które zagwarantowałyby wybór wykonawcy gwarantującego wysoką jakość oferowanych usług. Dialog techniczny będzie prowadzony do czasu osiągnięcia celu przeprowadzenia dialogu, o którym mowa powyżej. O zakończeniu prowadzenia dialogu technicznego Biuro Trybunału Konstytucyjnego poinformuje wszystkie podmioty zgodnie z Regulaminem. Z racji specyfiki omawianych zagadnień w czasie spotkań wskazana będzie obecność osób posiadających wiedzę oraz doświadczenie w organizacji podobnych przedsięwzięć. Trybunał Konstytucyjny, zgodnie z Regulaminem, nie przewiduje wypłaty wynagrodzenia ani refundacji poniesionych kosztów podmiotom uczestniczącym w dialogu technicznym. Udział w dialogu oznacza zgodę uczestników na wykorzystanie otrzymanych przez Trybunał Konstytucyjny informacji przy sporządzaniu SIWZ, z wyłączeniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Dialog techniczny będzie prowadzony w języku polskim.

3 REGULAMIN PRZEPROWADZANIA DIALOGU TECHNICZNEGO 1 Definicje Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1. Dialogu rozumie się przez to dialog techniczny unormowany przepisami art. 31a art. 31c ustawy Pzp; 2. Informacji rozumie się przez to ogłoszenie o zamiarze przeprowadzenia Dialogu; 3. Postępowaniu rozumie się przez to planowane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na Wybór operatora do obsługi Międzynarodowej Konferencji oraz Uroczystości z okazji 30-lecia Trybunału Konstytucyjnego; 4. Pzp rozumie się przez to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.); 5. Regulaminie rozumie się przez to niniejszy regulamin przeprowadzania Dialogu; 6. Uczestniku rozumie się przez to podmiot biorący udział w Dialogu prowadzonym przez Zamawiającego; 7. Wykonawcy rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; 8. Zamawiającym rozumie się przez to Trybunał Konstytucyjny, w imieniu i na rzecz którego działa Biuro Trybunału Konstytucyjnego; 9. Zamówieniu rozumie się przez to umowę odpłatną zawieraną między Zamawiającym a wybranym w Postępowaniu Wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy będące przedmiotem Dialogu; 10. Komisja osoby oddelegowane przez Zamawiającego do przeprowadzenia Dialogu. 2 Zakres Regulaminu 1. Regulamin określa zasady prowadzenia przez Zamawiającego Dialogu, poprzedzającego Postępowanie. 2. Wybór Wykonawcy Zamówienia zostanie dokonany w trakcie odrębnego Postępowania prowadzonego na podstawie przepisów Pzp. 3. Dialog prowadzony jest na podstawie i zgodnie z art. 31a art. 31c Pzp. 4. Dialog prowadzony jest w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Uczestników i oferowanych przez nich rozwiązań.

4 5. Wszelkie czynności, o których mowa w niniejszym Regulaminie, w imieniu i na rzecz Zamawiającego wykonuje osoba lub osoby wyznaczone w tym celu przez Zamawiającego. 3 Przedmiot Dialogu 1. Zamawiający przed wszczęciem Postępowania prowadzi Dialog, zwracając się do Uczestników o: 1) doradztwo lub 2) udzielenie informacji, które mają służyć Zamawiającemu do przygotowania specyfikacji istotnych warunków Zamówienia, w tym opisu przedmiotu Zamówienia lub określenia warunków umowy w sprawie Zamówienia. 2. Przedmiotem Dialogu są w szczególności: 1) zagadnienia techniczne, technologiczne, prawne, wykonawcze, organizacyjne, handlowe, ekonomiczne oraz logistyczne, związane z realizacją Zamówienia zgodnie z potrzebami Zamawiającego; 2) oszacowanie wartości Zamówienia; 3) najnowsze, najkorzystniejsze, najtańsze oraz najlepsze rozwiązania techniczne, technologiczne, prawne, wykonawcze, organizacyjne, handlowe, ekonomiczne oraz logistyczne w dziedzinie będącej przedmiotem Zamówienia. 4) zebranie informacji służących do opracowania dokumentacji Zamówienia. 4 Informacja 1. Zamawiający zamieszcza Informację na swojej stronie internetowej. Zamawiający może również opublikować dodatkową Informację w wybranej przez siebie formie. 2. W Informacji Zamawiający wskazuje w szczególności: 1) przedmiot Zamówienia i cel prowadzenia Dialogu; 2) zakres informacji, które chce uzyskać Zamawiający; 3) tryb, termin i miejsce złożenia zgłoszenia do udziału w Dialogu oraz sposób porozumiewania się z Uczestnikami; 4) przewidywany czas trwania Dialogu. 3. Zamawiający może również, niezależnie od zamieszczenia Informacji na swojej stronie internetowej, poinformować wybrane przez siebie podmioty o wszczęciu Dialogu. W tym celu Zamawiający może w szczególności przesłać do wybranych podmiotów informację w formie pisemnej lub elektronicznej o wszczęciu Dialogu. 4. Nieprzystąpienie do Dialogu nie ogranicza praw oraz nie działa na niekorzyść potencjalnych Wykonawców w Postępowaniu.

5 5. Zamieszczenie Informacji o Dialogu oraz prowadzenie Dialogu nie zobowiązują Zamawiającego do przeprowadzenia Postępowania, ani do udzielenia Zamówienia. 6. Informacja o zastosowaniu Dialogu jest publikowana w każdym ogłoszeniu o Zamówieniu, którego dotyczył dany Dialog. 5 Organizacja Dialogu 1. Zamawiający zaprosi do Dialogu Uczestników, którzy złożą prawidłowo sporządzone, w języku polskim zgłoszenie do udziału w Dialogu oraz ewentualnie dodatkowe oświadczenia, stanowiska lub dokumenty, których Zamawiający zażąda w Informacji, w terminie i w trybie w nim wskazanym, który nie może być krótszy niż 5 dni od publikacji Informacji. 2. Zamawiający w Informacji określa wzór zgłoszenia do udziału w Dialogu. 3. Uczestnicy zaproszeni do udziału w Dialogu zostaną poinformowani o tym fakcie przez Zamawiającego, w sposób określony w treści niniejszego Regulaminu. 4. Zamawiający nie jest zobowiązany do prowadzenia Dialogu w określonej formie ze wszystkimi Uczestnikami oraz może decydować o różnych formach Dialogu z różnymi Uczestnikami, w zależności od merytorycznej treści stanowisk przedstawionych przez Uczestników w związku z Dialogiem, z poszanowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników. 5. Zamawiający komunikuje się z Uczestnikami za pomocą korespondencji wysłanej na podany przez Uczestnika adres poczty elektronicznej, faks lub adres do korespondencji. 6. W uzasadnionych sytuacjach, Informacja może przewidywać dodatkowe warunki, od których uzależnione jest dopuszczenie do Dialogu. Warunki te nie mogą naruszać zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników. 6 Czynności w ramach Dialogu 1. W celu przeprowadzenia Dialogu Zamawiający może powołać Komisję. 2. Dialog jest prowadzony w języku polskim i ma charakter jawny, z zastrzeżeniem ust Dialog może być prowadzony w dowolnej wybranej przez Zamawiającego formie, nienaruszającej zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników. O formie Dialogu decyduje Zamawiający w Informacji lub w zaproszeniu do Dialogu kierowanym do Uczestników. 4. Dialog może przybrać w szczególności formę: 1) wymiany korespondencji w postaci pisemnej lub elektronicznej; 2) spotkania indywidualnego z Uczestnikami; 3) spotkania grupowego z Uczestnikami, na określony przez Zamawiającego temat oraz w określonych przez Zamawiającego trybie i terminach.

6 5. Zamawiający może również zadecydować o prowadzeniu Dialogu z wykorzystaniem wybranych lub wszystkich ww. form komunikacji. 6. Zamawiający może w każdej chwili zrezygnować z prowadzenia Dialogu z wybranym Uczestnikiem, jeżeli uzna, iż przekazywane przez niego informacje nie są przydatne do osiągnięcia celu Dialogu. 7. W trakcie Dialogu Zamawiający może korzystać z pomocy biegłych i doradców, dysponujących wiedzą specjalistyczną, niezbędną do przeprowadzenia dialogu. Osoby te są zobowiązane do zachowania poufności na zasadach określonych w ust Zamawiający może zdecydować o przedłużeniu czasu prowadzenia Dialogu ponad czas przewidziany w Informacji. 9. Koszty związane z uczestnictwem w Dialogu ponoszą Uczestnicy. Koszty uczestnictwa w Dialogu nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, nawet wówczas, gdy pomimo przeprowadzonego Dialogu nie zostanie wszczęte Postępowanie ani udzielone jakiekolwiek Zamówienie. Uczestnicy nie otrzymują wynagrodzenia od Zamawiającego z tytułu uczestnictwa w Dialogu. 10. Zamawiający nie ujawni w toku Dialogu ani po jego zakończeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz.U r. Nr 153, poz. 1503, ze zm.), jeżeli Uczestnik, nie później niż wraz z przekazaniem informacji Zamawiającemu, zastrzegł, że przekazywane informacje nie mogą być udostępniane innym podmiotom. 7 Zakończenie Dialogu 1. Zamawiający decyduje o zakończeniu Dialogu, przy czym nie jest zobowiązany do podawania uzasadnienia swojej decyzji. 2. O zakończeniu Dialogu Zamawiający niezwłocznie poinformuje umieszczając informację na swojej stronie internetowej, a w przypadku zakończenia Dialogu po otrzymaniu zgłoszeń i zaproszeniu wybranych Uczestników do udziału w Dialogu również poprzez przekazanie informacji Uczestnikom. 3. Z przeprowadzenia Dialogu Zamawiający sporządza protokół, zawierający co najmniej: 1) informację o przeprowadzeniu Dialogu; 2) informację o podmiotach, które uczestniczyły w Dialogu; 3) informację o potencjalnym wpływie Dialogu na opis przedmiotu Zamówienia, specyfikację istotnych warunków Zamówienia lub warunki umowy. 4. Protokół wraz z załącznikami jest jawny, z zastrzeżeniem 6 ust Korespondencja, protokoły, pisma, opracowania, opinie i wszelkie inne dokumenty związane z Dialogiem pozostają w dyspozycji Zamawiającego i nie podlegają zwrotowi po zakończeniu Dialogu. Zamawiający może zwrócić Uczestnikowi, na jego żądanie, próbki, sprzęt lub inne materiały przekazane w ramach Dialogu.

7 8 Brak środków odwoławczych W toku Dialogu Zamawiający nie podejmuje jakichkolwiek czynności w rozumieniu art. 180 ust. 1 Pzp. Uczestnikom ani innym podmiotom nie przysługują środki odwoławcze określone w Pzp. 9 Wejście w życie Regulaminu Regulamin wchodzi w życie z chwilą publikacji na stronie internetowej Zamawiającego.

8 Wstępny Opis Obchodów 30-lecia Trybunału Konstytucyjnego Trybunał Konstytucyjny zamierza przeprowadzić postępowanie na wybór operatora do obsługi Międzynarodowej Konferencji oraz Uroczystości z okazji 30-lecia Trybunału Konstytucyjnego (Obchody). Operator będzie odpowiedzialny za organizację i koordynację całego przedsięwzięcia. TERMIN Obchodów maja 2016 r. TERMIN realizacji zadań przez operatora: maja 2016 r. Miejsce Konferencji oraz Uroczystości: Warszawa I. Główne wydarzenia 1. UROCZYSTE SPOTKANIE z okazji 30-lecia Trybunału Konstytucyjnego - Zamek Królewski Liczba uczestników ok osób, r. godz. 11:00-13:00 Uczestnicy: Prezydent Rzeczypospolitej oraz przedstawiciele najwyższych władz (Sejmu, Senatu, rządu, władzy sądowniczej, innych, w tym konstytucyjnych, organów oraz instytucji), byli i obecni sędziowie Trybunału oraz Goście z zagranicy - zaproszeni uczestnicy Obchodów przedstawiciele każdego europejskiego sądu konstytucyjnego lub sądu o podobnym zakresie orzekania (sądy najwyższe) przedstawiciele środowisk prawniczych, naukowych. Wydarzenie towarzyszące: krótki koncert muzyki poważnej - kwartet smyczkowy lub koncert fortepianowy. 2. KONFERENCJA Międzynarodowa - jeden z warszawskich hoteli r. godz. 15:30-18:00 oraz r. godz. 09:30-17:00 Liczba uczestników ok osób, Liczba gości hotelowych ok osób Wymagania wobec hotelu: zapewnienie odpowiedniej infrastruktury konferencyjnej dla uczestników [sala na osób w układzie szkolnym, z zapleczem technicznym m.in. nagłośnienie, mikrofon, ekran, 4 kabiny dla tłumaczenia symultanicznego (+2 zapasowe), mównica], z możliwością zakwaterowania zagranicznych Gości Obchodów (ok osób) w okresie od 18 maja (przyjazdy) do 21 maja (wyjazdy) 3 noclegi. Ze względu na rangę przedsięwzięcia oczekiwany jest najwyższy standard zakwaterowania i obsługi (5-gwiazdkowy) - około apartamentów lub pokoi o podwyższonym standardzie, pozostałe pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania. 1

9 Zapewnienie organizacji obsługi gastronomicznej zgodnie z załączonym wstępnym harmonogramem. Położenie hotelu w ścisłym centrum ze względu na lokalizację uroczystości. Wydarzenie towarzyszące: - wystawa fotograficzna -- prezentacja historii TK, prezesów i składów TK. II. Uroczystości towarzyszące 1. Oficjalne Przyjęcie w Pałacu Prezydenckim ( r.) 2. Koncert w Filharmonii Narodowej lub Operze Narodowej lub inny podobny ( r.) III. Wstępny Harmonogram Obchodów: Dzień Godz. od Godz. do Wydarzenie/Operacja Obowiązki operatora Inny podmiot odpowie dzialny Przyloty X Odprawa VIP X Transfer do Hotelu X Recepcja dedykowana dla Konferencji X Nocleg 1 X :00 11:00 Śniadanie w Hotelu X :00 11:00 Transfer Hotel - Zamek Królewski (ZK) X :00 11:00 Organizacja wjazdu i wejścia do Zamku - koordynacja :00 13:00 Powitanie gości - Prezes TK, Wystąpienia prezydenta RP, 2 gości zagranicznych X :00 13:00 ZK - Sala z zapleczem technicznym X nagłośnienie, mikrofon, kabiny do tłumaczenia symultanicznego 4 (+2), - mównica :00 13:00 ZK - Tłumacze ang. fr. niem. ros. TK :00 13:00 ZK Sala na koncert muzyki poważnej X :00 13:00 ZK - Krótki koncert muzyki poważnej X/koordyn acja z TK :00 13:30 Przejście na lunch do Arkad Kubickiego X :30 14:45 Lunch bufetowy w Arkadach Kubickiego X :45 15:30 Transfer do Hotelu X Hotel - Sala na wystawę fotograficzną/ Hall X Hotelu Hotel- organizacja wystawy fotograficznej instalacja Plansze TK :30 18:00 Hotel - Konferencja - I sesja stół prezydialny Sala z kabinami, nagłośnieniem, zapleczem technicznym rzutniki + kabiny do tłumaczenia X 200 TK Liczba Uczestn ików ok. 2

10 symultanicznego 4 +2 rez :30 18:00 Hotel - Konferencja - I sesja - Tłumacze TK :00 19:30 Transfer Hotel - Pałac Prezydencki (PP) X :30 21:30 PP - Oficjalne przyjęcie TK i Kancelari a Prezyden ta :30 22:00 Transfer Pałac Prezydencki - Hotel X :00 Nocleg 2 X :30 13:00 Hotel - Konferencja - II sesja - Sala z X 200 kabinami zapleczem technicznym laptopy, rzutniki + kabiny do tłumaczenia symultanicznego 4 +2 rez :30 13:00 Hotel - Konferencja - II sesja Tłumacze TK :30 13:00 Hotel - Konferencja - II sesja - Sala na X 200 przerwę kawową :30 13:00 Hotel - Konferencja - II sesja - Przerwa X 200 kawowa :00 14:30 Hotel Lunch X :30 17:00 Hotel - Konferencja - III sesja - Sala z X 200 kabinami zapleczem technicznym laptopy, rzutniki + kabiny do tłumaczenia symultanicznego 4 +2 rez :30 13:00 Hotel - Konferencja - III sesja - Tłumacze TK :00 19:00 Transfer Hotel - Filharmonia Narodowa X 100 (FN) lub inne miejsce np. Opera Narodowa (ON) :00 21:00 FN/ON Koncert TK/Min. Kultury :30 21:30 FN/ON - Koktajl dla uczestników X :30 22:00 Transfer FN/ON - Hotel X :00 Nocleg 3 X Transfer na lotnisko X Odprawa VIP X 100 Obsługa medialna Materiały i teczki konferencyjne Identyfikatory X 200 Zaproszenia Banery informacyjne o Konferencji (Hotel) i X - Druk TK spotkaniu w ZK - instalacja Proporczyki dla uczestników konferencji X Uzgodnie nia /TK TK TK TK 50 3

11 Zgłoszenie do udziału w Dialogu Technicznym Ja niżej podpisany, będąc osobą upoważnioną przez Zgłaszającego do kontaktów:.. imię i nazwisko, funkcja, tel., faks, działając w imieniu Zgłaszającego. nazwa operatora.... adres, tel., faks, w odpowiedzi na Informację o Dialogu Technicznym z dnia, składam niniejszym Zgłoszenie udziału w Dialogu Technicznym organizowanym przez Trybunał Konstytucyjny, którego celem jest pozyskanie wiedzy i informacji, które mogą być wykorzystane przy przygotowywaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym sporządzaniu opisu przedmiotu zamówienia oraz określeniu warunków umowy, z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji - w związku z planowanym postępowaniem na wybór operatora do obsługi Międzynarodowej Konferencji oraz uroczystości z okazji 30-lecia Trybunału Konstytucyjnego. W związku ze Zgłoszeniem do udziału w Dialogu Technicznym oświadczam, iż: 1) jestem należycie umocowany/a do reprezentowania Zgłaszającego na dowód czego przedkładam dokument potwierdzający moje umocowanie; 2) zapoznałem się z Regulaminem Przeprowadzania Dialogu Technicznego i w całości akceptuję jego postanowienia; 3) wyrażam zgodę na przetwarzanie i przechowywanie przez Trybunał Konstytucyjny informacji zawartych w niniejszym Zgłoszeniu dla celów Dialogu lub Postępowania; 4) udzielam bezwarunkowej zgody na wykorzystanie informacji przekazywanych w toku Dialogu, w tym również informacji stanowiących przedmiot praw autorskich Zgłaszającego (jeżeli dotyczy), na potrzeby przeprowadzenia Postępowania, którego przedmiotem będzie Wybór operatora do obsługi Międzynarodowej Konferencji oraz Uroczystości z okazji 30-lecia Trybunału Konstytucyjnego, w tym do przygotowania specyfikacji istotnych warunków Zamówienia, w szczególności do sporządzenia opisu przedmiotu Zamówienia lub określenia warunków umowy dla Zamówienia, z zastrzeżeniem 6 ust. 10 Regulaminu Przeprowadzania Dialogu Technicznego. W imieniu Zgłaszającego: