ZAPYTANIE OFERTOWE W SPRAWIE: W KRAKOWIE

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE W SPRAWIE: WYBORU DOSTAWCY USŁUG CATERINGOWYCH NA POTRZEBY SZKOLEŃ W RAMACH MODUŁU PSYCHOLOGICZNEGO SKUTECZNIE W PRACY W KRAKOWIE organizowane w ramach projektu pt. Skuteczni w biznesie szkolenia z języka niemieckiego i zawodowych kompetencji miękkich szansą na wzrost konkurencyjności małopolskich mikro, małych i średnich przedsiębiorstw współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytet VIII, Poddziałanie kod CPV Usługi dostarczania posiłków Zamawiającym jest: Österreich Institut Polska Sp. z o.o. - Oddział w Krakowie Kraków ul. Basztowa 3 I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych na szkoleniach w ramach modułu psychologicznego Skutecznie w pracy (opis w dalszej części zapytania w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia str. 2). UWAGA!!! Nie ma możliwości składania ofert częściowych na wybrane terminy szkoleń zgłoszenie jest równoznaczne ze złożeniem oferty świadczenia usług cateringowych we wszystkich terminach szkoleń (odniesienie do załącznika nr 1 Harmonogramu szkoleń w ramach modułu psychologicznego Skutecznie w pracy ) Zamówienie polega na przygotowaniu, dostarczeniu do wskazanej sali oraz rozłożeniu na stołach posiłków. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia jednorazowych naczyń, jednorazowych sztućców i wszystkich pozostałych elementów wymaganych do prawidłowej 1

2 realizacji usługi cateringu, jak również każdorazowego uprzątnięcia pomieszczenia po zakończeniu szkolenia. W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: - świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych; - przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz.U nr 171 poz ze zm.). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Obsługa cateringowa szkoleń w ramach modułu psychologicznego Skutecznie w pracy W trakcie trwania projektu zaplanowane są szkolenia w ramach modułu psychologicznego Skutecznie w pracy. Firma cateringowa wyłoniona na drodze przetargu będzie obsługiwać 7 grup (14 dni) szkoleniowych od 22 listopada 2014 r. do 18 kwietnia 2015 r. Każda grupa będzie liczyć od minimalnie 9 do maksymalnie 11 kursantów i od minimalnie 1 do maksymalnie 2 trenerów (w sumie od minimalnie 10 do maksymalnie 13 osób w jednej grupie). Jednego dnia szkolenie będą miały od jednej do dwóch grup szkoleniowych od minimalnie 10 osób do maksymalnie 26 osób jednocześnie. Łączna liczba posiłków do przygotowania to około 286 obiadów i około 572 przerw kawowych. Zajęcia będą odbywać się w weekendowym trybie ten został szczegółowo opisany w pkt. II nr 1 niniejszego zapytania ofertowego. Maksymalnie dwie grupy będą miały zajęcia w tym samym czasie. UWAGA!!! Liczba kursantów i trenerów na poszczególnych szkoleniach może ulec zmianie. W czasie powyższych szkoleń zakłada się zorganizowanie cateringu w formie: a) obiadu o godzinie 13:00, składającego się z dwóch dań: zupy (250 ml) i dania drugiego w wersji mięsnej i wegetariańskiej w formie wskazanej przez Zleceniodawcę (mięso, ryby, produkty białkowe 120 g po obróbce termicznej; surówka 130 g; ziemniaki, 2

3 kasza, ryż 200 g); dania powinny być wyrobem własnym (przygotowanym od podstaw przez Oferenta, nie z torebki ), muszą być ciepłe w momencie podania ich o umówionej porze uczestnikom szkoleń i trenerom. Każdorazowo Oferent dostarczy Zamawiającemu do akceptacji odpowiednio wcześniej przed zajęciami propozycję menu. UWAGA!!! Menu obiadowe dla każdej z grup musi ulegać zmianie na każdych zajęciach! b) dwóch przerw kawowych: I Pierwsza poranna przerwa kawowa około godziny 11:00: 1) kawa i herbata w ilościach bez nieograniczeń; 2) dodatki do herbaty lub kawy odpowiadające ilości kawy i herbaty: cukier, plastry cytryny, mleko; 3) dla każdej osoby jedna woda niegazowana 0,5 l lub 225 ml soku (nie napoju) owocowego; 4) dla każdej osoby przekąska od 150 g: bułka typu sandwich wersja mięsna z wkładem mięsnym, warzywnym i białkowym; bułka typu sandwich wersja wegetariańska z wkładem warzywnym i białkowym. Ilość bułek w wersji wegetariańskiej zostanie podana po poznaniu preferencji uczestników projektu i trenerów. II Druga popołudniowa przerwa kawowa około godziny 15:00: 1) kawa i herbata w ilościach bez nieograniczeń; 2) dodatki do herbaty lub kawy odpowiadające ilości kawy i herbaty: cukier, plastry cytryny, mleko; 3) dla każdej osoby jedna woda niegazowana 0,5 l lub 225 ml soku (nie napoju) owocowego; 4) dla każdej osoby przekąska: bułka słodka typu drożdżówka (150 g) lub 1 porcja ciasta własnego wypieku (typu szarlotka, sernik, itp. 150 g) oraz owoc (typu banan, jabłko, gruszka, itp.). Po jednej sztuce słodkiej bułki lub porcji ciasta własnego wypieku oraz po jednym owocu dla każdej osoby. UWAGA!!! W tym wariancie słodka bułka typu drożdżówka ma być podawana na zmianę z ciastem własnego wypieku na kolejnych szkoleniach dla danej grupy. 3

4 II. TRYB, TERMINY I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Tryb Szkolenia w ramach modułu psychologicznego Skutecznie w pracy będą odbywać się w trybie weekendowym (sobota lub niedziela od godz. 9:00). Przewidziane są dwie przerwy na spożycie cateringu kawowego, pierwsza około godziny 11:00, druga około godziny 15:00 oraz przerwa obiadowa o godzinie 13:00. Szkolenie kończy się o godzinie 16: Terminy świadczenia usługi: Szkolenia w ramach modułu psychologicznego Skutecznie w pracy będą odbywać się w soboty lub niedziele począwszy od 22 listopada 2014 r. do 18 kwietnia 2015 r. w terminach podanych w harmonogramie, będącym załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Czas trwania szkoleń w ramach modułu psychologicznego Skutecznie w pracy to 8x45 min. (czyli 6 godz. zajęć + godzinna przerwa, w skład której wchodzi 30 minut przerwy obiadowej i 2 x 15 minut przerwy kawowej). Terminy szkoleń w ramach modułu psychologicznego Skutecznie w pracy podano w harmonogramie dołączonym do niniejszego zapytania ofertowego (załącznik nr 1). UWAGA!!! Österreich Institut Polska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do zmiany terminu szkolenia z uzasadnionych przyczyn, wynikających z okoliczności od niego niezależnych. W przypadku zmiany terminu szkolenia, Usługobiorca zostanie niezwłocznie o tym poinformowany. 3. Miejsce Szkolenia w ramach modułu psychologicznego Skutecznie w pracy będą odbywały się w Instytucie Turystyki na ulicy Karmelickiej 55/3 w Krakowie lub w lokalu zastępczym w przypadku zaistnienia sytuacji losowej, przy czym jednocześnie (czyli w tym samym czasie w tym samym dniu) zajęcia będą odbywały się dla maksymalnie 2 grup. 4

5 III. WYMAGANIA FORMALNE OBOWIĄZKOWE DO SPEŁNIENIA PRZEZ FIRMĘ ŚWIADCZĄCĄ USŁUGI CATERINGOWE: Firma świadcząca usługi cateringowe: a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) spełnia wymagania sanitarne konieczne do zapewnienia higieny przy prowadzeniu działalności gastronomicznej; c) z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia do opieki lub kurateli. IV. WYMAGANIA DOTYCZACE SPOSOBU SKŁADANIA OFERTY: Obowiązkowe dokumenty: Podmioty zainteresowane wzięciem udziału w postępowaniu zobligowane są do przesłania swojego zgłoszenia zawierającego informację o spełnieniu obowiązkowych wymagań formalnych projektu wraz z potwierdzającymi je dokumentami, tj.: 1. Zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z właściwego rejestru 1 pkt; 5

6 2. Oświadczenie o posiadaniu aktualnego pozwolenia Sanepidu na prowadzenie działalności gastronomicznej* wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego 1 pkt; 3. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego 1 pkt. * Österreich Institut Polska Sp. z o.o może poprosić o wgląd do oryginału aktualnego pozwolenia Sanepidu na prowadzenia działalności gastronomicznej, w trakcie trwania przetargu lub po jego zakończeniu lub w trakcie świadczenia usługi cateringowej przez firmę, która wygra przetarg. W razie stwierdzenia niezgodności oświadczenia z oryginałem Österreich Institut może odstąpić od współpracy z rzeczoną firmą. Obowiązkowa informacja o stawce: Oferent zobowiązany jest do podania stawki brutto za jedną osobę w podziale na zsumowane kwoty 2 przerw kawowych i dwudaniowy obiad: Obsługę cateringową zajęć w ramach modułu psychologicznego Skutecznie w pracy od 9 kursantów + 1 lub 2 trenerów do 12 kursantów + 1 lub 2 trenerów. Tabela, do której należy wprowadzić oferowane stawki znajduje się w załączniku nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. Dodatkowe dokumenty: Dodatkowo oferent może załączyć do odpowiedzi: 1. Zaświadczenia, referencje, umowy zlecające wykonanie usługi cateringowej na rzecz innych podmiotów z okresu ostatnich 6 miesięcy tj. maj 2014 r. październiki 2014 r. Brane pod uwagę będą tylko te dokumenty, w których podana zostanie nazwa podmiotu, czas trwania zlecenia wystawione przez inne podmioty. Uznawane będą tylko zlecenia o charakterze ciągłym tzn. wykonywane cyklicznie (w sposób powtarzalny) i nie rzadziej niż 3 razy dla grupy co najmniej 10 osób. 6

7 2. Opis: - 5 przykładowych menu obiadowych (zupa i drugie danie) według wytycznych dla obiadu; - 2 przykładowych menu dla dwóch przerw kawowych według wytycznych dla przerw kawowych. Menu będzie stanowić wersję poglądową dla Zamawiającego i nie będzie oceniane na etapie kryteriów formalnych ani preferencyjnych. V. KRYTERIA OCENY OFERT Kryteria formalne: Każde z 3 opisanych powyżej kryteriów formalnych oceniane zostanie poprzez nadanie odpowiednich punktów tj. 0 kandydatura nie spełnia założonego kryterium; 1 kandydatura spełnia założone kryterium. Kandydatury podlegać będzie dalszej ocenie jedynie w przypadku spełnienia wszystkich trzech opisanych powyżej kryteriów formalnych - tj. otrzymując 3 punkty. Kryteria preferencyjne: Następnie Zamawiający dokona oceny wszystkich kandydatur, które otrzymały po 3 pkt. za kryteria formalne. Ocena ta zostanie dokonana na podstawie porównania osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria preferencyjne: cenę i doświadczenie oraz ustaloną punktację do 100 pkt. (100% = 100 pkt.). Cena 60% preferowana będzie oferta Wykonawcy, który zaproponuje najniższą cenę. Cena będzie wyliczana jako suma ceny obiadu oraz ceny przerwy kawowej; ceny należy wpisać do tabeli w załączniku nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. Punkty za kryterium cena będą obliczane wg. następującego wzoru: X najniższa otrzymana cena oferty; Y cena danej oferty dla grup; 7

8 Z = Y X x 60% = liczba punktów uzyskanych przez daną ofertę w ramach kryterium cena UWAGA!!! Zamawiający może nie wybrać żadnej oferty, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną, przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Doświadczenie 40% preferowana będzie oferta Wykonawcy, który posiada większe doświadczenie w świadczeniu usług cateringowych (usługi o charakterze ciągłym z ostatnich 6 miesięcy tj. maj 2014 r. październik 2014 r.). Niniejsze kryterium weryfikowane będzie na podstawie załączonych do oferty zaświadczeń o świadczonych usługach opis powyżej, w pkt IV Wymagania dotyczące sposobu składania oferty Dodatkowe dokumenty. Punkty za kryterium doświadczenie będą obliczane wg. następującego wzoru: A liczba usług (tj. zleceń z ostatnich 6 miesięcy o charakterze ciągłym) danej oferty B maksymalna liczba usług, która pojawiła się w otrzymanych ofertach A C = x 40 % = liczba punktów uzyskanych przez daną ofertę w ramach kryterium B doświadczenie. Uwaga!!! W razie otrzymania większej ilości zgłoszeń, które otrzymają taką samą sumaryczną liczbę punktów (doświadczenie + cena) wiążąca będzie kolejność wpłynięcia kompletnej oferty. UWAGA!!! Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Österreich Institut Polska Sp. z o. o. do zawarcia umowy. VI. SPOSÓB KOMUNIKOWANIA SIĘ MIĘDZY STRONAMI Wszystkie pytania dotyczące zapytania ofertowego można kierować mailowo na adres monika.sloniewska@oei.org.pl Sposoby składania dokumentów: a) osobiście w Biurze Projektu lub 8

9 b) dostarczyć przez kuriera do Biura Projektu lub c) wysłać maila lub d) drogą pocztową na adres Biura Projektu, ul. Basztowa 3, Kraków. Decyduje data otrzymania zgłoszenia przez Zamawiającego. Osoby zainteresowane udziałem w postępowaniu mogą złożyć swoją ofertę w terminie od r. do r. do północy (oferty otrzymane po północy to oferty otrzymane 19 listopada). 9

10 Załącznik nr 1 HARMONOGRAM SZKOLEŃ W RAMACH MODUŁU PSYCHOLOGICZNEGO,,SKUTECZNIE W PRACY Grupy: Data szkolenia: Liczba kursantów Liczba trenerów w Suma: w obydwu grupach: obydwu grupach: C i D I A i B E i F I A i B E i F I /2 10/11 A i B /2 + 1/2 21/23 E i F I /2 10/11 A i B /2 + 1/2 21/23 E i F /2 + 1/2 24/26 E i F /2 + 1/2 24/26 10

11 Załącznik nr 2 Oświadczenie o posiadaniu aktualnego pozwolenia Sanepidu na prowadzenie działalności gastronomicznej OŚWIADCZENIE O POSIADANIU AKTUALNEGO POZWOLENIA SANEPIDU NA PROWADZENIE DZIAŁALNOŚCI GASTRONOMICZNEJ: Oświadczam, że firma (nazwa firmy cateringowej) posiada aktualne pozwolenie Sanepidu na prowadzenie działalności gastronomicznej. miejscowość i data.. podpis i pieczęć Oferenta (osoby uprawnionej). 11

12 Załącznik nr 3 Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM: Oświadczam, że nie jestem powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym tj. Österreich Institut Polska Sp. z o.o. - Oddział w Krakowie, ul. Basztowa 3, Kraków. Przez powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą. Powiązania, o których mowa powyżej polegają w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia do opieki lub kurateli miejscowość i data.. podpis i pieczęć Oferenta (osoby uprawnionej). 12

13 Załącznik nr 4 Formularz ofertowy FORMULARZ OFERTOWY Lp. Kategoria Proponowana cena brutto za 1 osobę 1. Cena brutto za 1 os. 2 przerwy kawowe 2. Cena brutto za 1 os. dwudaniowy obiad.. Miejscowość, data. Podpis i pieczęć Oferenta (osoby uprawnionej) 13