Nazwa instytucji: Starostwo Powiatowe. Adres instytucji: Wejherowo ul. 3-go Maja 4. Liczba pracowników: pracowników

Transkrypt

1 Powiat Wejherowski - Lider porozumienia powiatów o współdziałaniu w ramach programu Sprawna Administracja Geodezyjna i Kartograficzna województwa pomorskiego (Program SAGiK) Nazwa instytucji: Starostwo Powiatowe Adres instytucji: Wejherowo ul. 3-go Maja 4 Liczba pracowników: pracowników Wyzwanie z zakresu zarządzania: Administracja geodezyjna i kartograficzna jest znaczącym uczestnikiem procesów obrotu nieruchomościami oraz procesów inwestycyjnych. Administracja ta odpowiada za treśd map i rejestrów odzwierciedlających położenie działek gruntów, ich granic, budynków, infrastruktury technicznej oraz innych szczegółów terenowych. Prowadzone przez nią rejestry i mapy stanowią m.in. podstawę planowania przestrzennego, wymiaru podatków i świadczeo, oznaczania nieruchomości w księgach wieczystych, statystki publicznej oraz ewidencji gospodarstw rolnych. W gromadzonej przez tę administrację dokumentacji znajdują się wszelkie (i jedyne) dowody dotyczące przebiegu granic własności, położenia infrastruktury podziemnej i innych obiektów budowlanych. Zasadniczym zadaniem tej administracji jest dostarczanie właścicielom, uczestnikom procesów gospodarczych i instytucjom urzędowej informacji o gruntach, wydawanie zaświadczeo niezbędnych w czynnościach prowadzonych przez te podmioty, a także udostępnienie dowodów z czynności prowadzonych na gruncie przez wykonawców prac geodezyjnych. Podniesienie sprawności funkcjonowania administracji geodezyjnej i kartograficznej leży zatem w interesie ogółu obywateli, podmiotów gospodarczych oraz instytucji. Funkcjonowanie administracji geodezyjnej i kartograficznej jest zdeterminowane przez decentralizację zadao z zakresu geodezji i kartografii, poprzez ich umiejscowienie w powiatach. Następstwem tych rozwiązao jest znaczna samodzielnośd organów tej administracji i brak struktur koordynujących ich działania, skutkujące różnorodnością i obniżeniem jakości wykonywania zadao (są to zadania z zakresu administracji rządowej). Problemy nurtujące tę administrację i wola wspólnego ich rozwiązywania stały się przesłankami zawiązania porozumienia powiatów województwa pomorskiego o współdziałaniu w ramach programu Sprawna Administracja Geodezyjna i Kartograficzna województwa pomorskiego (Program SAGiK).

2 Typ projektu: Projekt ma charakter analityczny, zorientowany na procesy przebiegające w jednostkach organizacyjnych administracji geodezyjnej i kartograficznej. Osiągnięcie celów projektu wiąże się z likwidacją barier międzyinstytucjonalnych, ujednolicaniem funkcjonowania jednostek organizacyjnych usytuowanych w starostwach (urzędach miast) w poszczególnych powiatach (miastach na prawach powiatu), usprawnianiem funkcjonowania tych jednostek organizacyjnych. W ramach prac Programu SAGiK używane są (lub są przewidziane do użycia) instrumenty: interpretacje istniejących przepisów prawa oraz opiniowanie projektów przepisów prawa dobre praktyki i pomysły wzorcowe formularze i dokumenty studia problemowe jednolity system szkoleo projekty centralne proponowanie zmian w przepisach prawa. Cele projektu: W ramach strategii SAGiK przyjmuje się następujące cele do realizacji. Cel strategiczny Wiarygodne rejestry i mapy. Dane zawarte w rejestrach i mapach ewidencji gruntów i budynków będą całkowicie wiarygodne, dzięki czemu możliwe będzie wydawanie od ręki wszelkich urzędowych informacji oraz zaświadczeo dotyczących gruntów, a także bieżące udostępnianie tych informacji upoważnionym instytucjom. Cele operacyjne Cele długoterminowe W horyzoncie długookresowym, w okresie 5 20 lat, zakłada się osiągnięcie następujących celów: 1. Wszystkie wpisy w ewidencji zgodne z księgami wieczystymi. Wszystkie wpisy w ewidencji gruntów i budynków zostaną uzgodnione z wpisami w księgach wieczystych, a wprowadzone systemy wymiany informacji będą gwarantowad utrzymanie osiągniętej zgodności. 2. Wszystkie wpisy w rejestrach i mapach zweryfikowane oraz o odpowiedniej randze. Wszystkie wpisy w ewidencji gruntów i budynków zostaną zweryfikowane i uzgodnione z dokumentami będącymi podstawą wpisu, a wprowadzone systemy prowadzenia ewidencji będą gwarantowad utrzymanie osiągniętej zgodności. Wszystkie wpisy będą dokonane za wiedzą właściciela nieruchomości. 3. Wykonawcy i interesanci obsługiwani drogą elektroniczną. Powszechna będzie obsługa interesantów oraz wykonawców drogą elektroniczną bez potrzeby wizyty w urzędzie, a sprawy będą załatwiane od ręki. Cele krótkoterminowe W horyzoncie krótkookresowym w ciągu najbliższych pięciu lat zakłada się osiągnięcie następujących celów: 1. Informatyzacja zasobu. Cały zasób zostanie zinformatyzowany oraz będzie prowadzony w postaci elektronicznej. Dotyczy to zarówno baz danych (w tym rejestrów i map), jak i archiwum dokumentacji elektronicznej. 2. Elektroniczna wymiana informacji z instytucjami. Między instytucjami wprowadzony zostanie system wymiany informacji oparty o dokumenty elektroniczne. Będą to dokumenty strukturalne, umożliwiające automatyczne, elektroniczne przetwarzanie. 3. Jednolitośd funkcjonowania. Administracja geodezyjna i kartograficzna w poszczególnych powiatach będzie działad w oparciu o jednolite zasady i standardy postępowania. 4. Usprawnienie obsługi wykonawców i interesantów. Obsługa wykonawców prac geodezyjnych oraz interesantów zostanie maksymalnie usprawniona. Podstawowym

3 kierunkiem działao będzie minimalizacja ilości wizyt w urzędzie oraz minimalizacja czasu obsługi. 5. Systemowa współpraca z instytucjami. Nawiązana zostanie współpraca z instytucjami kluczowymi dla działalności administracji geodezyjnej i kartograficznej: wojewodą, sądami wieczystoksięgowymi, nadzorem budowlanym oraz gminami. Współpraca ta będzie realizowana w sposób systemowy, w postaci porozumieo obejmujących organizację współpracy oraz sposoby wymiany informacji. Liczba osób zaangażowanych w zmianę: W pracach Programu SAGiK biorą udział: starostowie tworzący Radę Programu - 11 osób geodeci powiatowi stanowiący Komitet Doradczy Programu i wprowadzający zmiany w wydziałach geodezji - 11 osób starosta wejherowski reprezentujący Lidera Programu, kierownik programu - członek Zarządu Powiatu Wejherowskiego - 1 osoba kierownik biura programu - 1 osoba pracownicy starostwa wspierający obsługę Programu SAGiK (finanse, zamówienia, radca prawny, informatyk, biurowośd) pracownicy administracji geodezyjnej i kartograficznej poszczególnych starostw (ok. 170 osób). Opis głównych etapów projektu: 1. Sformułowanie Stanowiska geodetów powiatowych w sprawie usprawniania funkcjonowania administracji geodezyjnej i kartograficznej województwa pomorskiego 2. Podpisanie Porozumienia SAGiK ( 3. Opracowanie strategii SAGiK ( 4. Podpisanie porozumieo przez Lidera Programu SAGiK z Prezesem Sądu Okręgowego i Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Budowlanego ( 5. Opracowanie i wdrożenie Systemu Wymiany Informacji pomiędzy powiatami ( 6. Działania ciągłe: formułowanie problemu, wykonanie opracowania (interpretacja przepisu prawa, opis dobrej praktyki, wzorzec formularza, studium problemowe), publikacja opracowania na stronie wdrażanie w powiatach. Czas trwania wdrożenia: Wdrożenie obejmowało niżej wymienione działania: 1. Negocjacje i podpisanie porozumienia 2. Opracowanie strategii 3. Powołanie Kierownika Programu oraz Kierownika Biura Programu 4. Przyjęcie regulaminu działania Komitetu Doradczego Programu 5. Rozpoczęcie prac merytorycznych w ramach Programu. Okres wdrożenia: Twarde rezultaty projektu: W ramach programu SAGiK sporządzono i udostępniono opracowania dotyczące poniższych zagadnieo: 1. Wymagania ośrodka dokumentacji wobec dokumentacji geodezyjnej ( ) 2. Udostępnianie baz danych paostwowego

4 zasobu geodezyjnego i kartograficznego ( ) 3. Przekazywanie operatu podziału do paostwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego ( ) 4. Elektroniczne podpisywanie dokumentów ( ) 5. System elektronicznej komunikacji ośrodka dokumentacji z wykonawcami prac geodezyjnych ( 6. Kontrola terenowa prac geodezyjnych ( ) 7. Prowadzenie ewidencji budynków i lokali ( ) 8. Biegli sądowi ( ) 9. Skład operatów ( anie) 10. Pomoce ( Opracowania w poz. 2-3, 5-8 będą zmienione w związku z nowelizacją ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne (zmiana weszła w życie 12 lipca 2014) Opracowania są podstawą wprowadzania zmian w poszczególnych powiatach. Stan wdrożeo na koniec 2013 roku był następujący: 1.Wymagania wobec dokumentacji geodezyjnej (stosuje 8 powiatów) 2.Udostępnianie baz danych (stosuje 7 powiatów) 3.Przekazywanie operatu podziału do zasobu (stosuje 1 powiat) 4.Elektroniczne podpisywanie dokumentów (stosuje 5 powiatów) 5.System elektronicznej komunikacji z wykonawcami (stosują 4 powiaty) 6.Kontrola terenowa (stosuje 5 powiatów) 7.Prowadzenie ewidencji budynków i lokali (stosuje 1 powiat) 8.Biegli sądowi (stosuje Bd) 9.Skład operatów (publikacja w 2014) 10.Pomoce (publikacja w 2014) Przeprowadzono dla pracowników administracji geodezyjnej i kartograficznej szkolenia nt.: 1.Zasady standaryzacji pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych 2.Pomiary satelitarne w geodezji 3.Prowadzenie osnów geodezyjnych w świetle nowych przepisów prawa 4.Klasyfikacja gruntów w świetle aktualnych przepisów prawnych oraz wybrane zagadnienia ochrony gruntów rolnych 5.Zmiana rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków 6.Prowadzenie ewidencji gruntów i budynków (wykaz zrealizowanych szkoleo można znaleźd na \ oraz spotkania warsztatowe w zakresie wdrażania: - systemu elektronicznej komunikacji z wykonawcami - rozporządzenia dot. trybu i organizacji PZGiK - zmian rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków - zmian prawa geodezyjnego i kartograficznego Kolejne, niżej wymienione zagadnienia są objęte czynnościami mającymi na celu opracowanie dokumentów opisujących sposób rozwiązania występujących obecnie problemów: 1. Współpraca z sądami (celem jest wdrożenie i utrzymanie obiegu informacji umożliwiającego uzyskanie i utrzymanie zgodności między ewidencją gruntów i budynków a księgami wieczystymi (prace prowadzone na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy Liderem Programu SAGiK i Prezesem Sądu Okręgowego w Gdaosku)) 2. Współpraca z nadzorem budowlanym (celem jest wdrożenie i utrzymanie obiegu informacji umożliwiającego uzyskanie pełnej i aktualnej informacji o budynkach i lokalach (prace prowadzone na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy Liderem Programu SAGiK a Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Budowlanego)) 3. Granice działek na mapach do celów projektowych (celem jest likwidacja dysfunkcji występujących

5 w przypadku braku dokładnego określenia przebiegu granic na mapach do celów projektowych) 4. Ustalanie linii brzegowej wód płynących (celem jest likwidacja dysfunkcji występujących w czynnościach związanych z ustalaniem linii brzegowej wód płynących) 5. Ustalanie granic (celem jest wdrożenie nowych zapisów rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków) 6. Wady w operatach archiwalnych (celem jest likwidacja dysfunkcji występujących w przypadku stwierdzenia wad w operatach przyjętych do zasobu geodezyjnego i kartograficznego) 7. Klasyfikacja gruntów (celem jest likwidacja dysfunkcji występujących w czynnościach związanych z klasyfikacją gruntów) 8. Informatyzacja zasobu geodezyjnego i kartograficznego (celem jest zabezpieczenie dokumentacji przed utratą czytelności lub całkowitym zniszczeniem, usprawnienie obsługi wykonawców prac geodezyjnych, usprawnienie czynności weryfikacji wpisów w bazach danych paostwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego) 9. Pozyskanie dokumentacji osnów geodezyjnych (celem jest pozyskanie niewykorzystywanej dokumentacji archiwalnej dotyczącej osnów geodezyjnych) 10. Organizacja spotkao wdrożeniowych opracowanych rozwiązao (celem jest ujednolicenie funkcjonowania powiatowej administracji geodezyjnej i kartograficznej). 11. Wdrażanie zmian w przepisach prawa (zakres wprowadzonych i obecnie procedowanych w sejmie zmian obejmuje praktycznie całe spectrum funkcjonowania powiatowej administracji geodezyjnej i kartograficznej). Materiały robocze i stan procedowania w/w zagadnieo dostępne są dla uczestników Programu po zalogowaniu się na stronie (login i hasło można uzyskad za pośrednictwem Kierownika Biura SAGiK - adres biuro@sagik.pl). Zewnętrzne oceny efektów wdrożenia: Wyróżnienia: 2 czerwca 2014 r. w Poznaniu, odbył się I Kongres Partnerstw Samorządowych, podczas którego ogłoszono wyniki konkursu Samorządowy Lider Zarządzania Współpraca Międzysamorządowa Razem dla rozwoju. Konkurs został zorganizowany przez Związek Miast Polskich w partnerstwie ze Związkiem Powiatów Polskich i Związkiem Gmin Wiejskich RP oraz Norweskim Związkiem Władz Lokalnych i Regionalnych. Celem konkursu, organizowanego pod patronatem Ministra Infrastruktury i Rozwoju, było wyłonienie i upowszechnienie najlepszych przykładów współdziałania samorządów (jednostek samorządu terytorialnego). Finaliści konkursu poddani zostali ocenie ekspertów wizytujących poszczególne jednostki samorządowe. Powiat wejherowski, jako lider Programu SAGiK, uzyskał w konkursie wyróżnienie specjalne ( W trakcie prezentacji konkursowej dokonanej przez ekspertów podkreślono, ze taka forma współdziałania powinna byd szeroko rozpowszechniona. Publikacje: Ukazały się następujące informacje o Programie adresowane głównie do samorządowców : 1. Portal Prezydenta RP - Witryna Obywatelska: Program Sprawna Administracja Geodezyjna i Kartograficzna woj. Pomorskiego (

6 2. Rzeczpospolita, Dodatek lobbingowy z 5 czerwca 2013: Program SAGiK - woj. pomorskie ( 3. Miesięcznik Wspólnota nr 15/2013: Jak usprawnid administrację geodezyjną i kartograficzną (