Znak sprawy ZO / 15/2011

Transkrypt

1 Znak sprawy ZO / 15/2011 SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z zasadami ustalonymi wewnętrznym regulaminem Zamawiającego jednolicie dla wszystkich oferentów w niniejszej specyfikacji zgodnie z obowiązującymi go wytycznymi i przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania/unieważnienia przedmiotowego postępowania/zapytania bez podania przyczyny na każdym jego etapie przed podpisaniem umowy z oferentem/wykonawcą. Białystok dnia r. Zarząd Polskiego Centrum Edukacji i Analiz ORDO Sp. z o.o.

2 I. Tryb zamówienia: zapytanie ofertowe. II. Zamawiający: Polskie Centrum Edukacji i Analiz ORDO Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku (15-101) przy ulicy Jurowieckiej 56 KRS , NIP , REGON tel / faks biuro@ordo.info.pl strona internetowa: III. Przedmiot zamówienia: Wynajem sali szkoleniowej wraz z cateringiem w ramach projektu Własna firmadroga do osiągnięcia sukcesu /Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 3 będący integralną częścią niniejszej specyfikacji/. IV. Termin realizacji zamówienia : kwiecień, czerwiec 2011r. V. O zamówienie mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają warunki: 1. posiadania uprawnień do wykonywania przedmiotu zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2. posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia do wykonania przedmiotu zamówienia, 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, 4. znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację przedmiotu zamówienia, 5. zaakceptują pisemnie wszystkie warunki określone w niniejszej specyfikacji łącznie z wzorem umowy. VI. Instrukcja dla Oferentów: 1. Oferent przedstawia ofertę zgodnie z wymogami określonymi w specyfikacji. 2. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych i alternatywnych.

3 VII. Przygotowanie oferty: 1. Oferta powinna być napisana w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą techniką. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedna ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe lub alternatywne, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Oferenta. 2. Ofertę podpisuje (składa) osoba lub osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta. Upoważnienie do ww. czynności prawnej winno wynikać z załączonych do oferty dokumentów. 3. Wszystkie strony oferty winny być złączone w sposób trwały uniemożliwiający ich przypadkowe rozłączenie bez naruszenia integralności oferty. Jeżeli Oferent nie zadba o integralność swojej oferty ponosi w tym zakresie wyłączną odpowiedzialność. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę lub osoby podpisujące (składające) ofertę w imieniu Oferenta. 4. Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane niniejszą specyfikacją oświadczenia i dokumenty (w tym załączniki), bez wprowadzania do ich treści jakichkolwiek zmian lub zastrzeżeń ze strony Oferenta. Wprowadzenie zmian treści ww. dokumentów lub zastrzeżenie warunku zostanie uznane jako przesłanka niezgodności treści oferty z warunkami postępowania/zapytania i podlegać będzie odrzuceniu (oferta uznana będzie za nieważnie złożoną). 5. W przypadku dołączenia do oferty dokumentów (pism, oświadczeń, zaświadczeń, certyfikatów itp.) lub ich fragmentów w języku innym niż polski, wymagane jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski. Za treść tłumaczenia dokonaną przez inną osobę niż tłumacz przysięgły wyłączną odpowiedzialność ponosi Oferent. 6. Cena w ofercie musi być podana w PLN brutto w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku oraz zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia oraz ewentualne rabaty. 7. Cena/ceny/ winna być wpisana przez Oferentów do "Formularza ofertowego" stanowiącego załącznik nr 1 niniejszej specyfikacji. 8. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z jego udziałem w niniejszym postępowaniu/zapytaniu. Zamawiający postanawia, że wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, wyjaśnienia oraz inne dokumenty, jak i odpowiedzi na nie, przekazywane Zamawiającemu przez Oferentów jak i Oferentom przez Zamawiającego, winny dla swej ważności mieć formę pisemną, faksu lub . Za wyjątkiem oferty, która winna być złożona wyłącznie w formie pisemnej. Każda ze stron na żądanie drugiej zobowiązana jest niezwłocznie potwierdzić fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia oraz innych informacji, w formie faksu lub . Przyjmuje się, że informacje wysłane przez Zamawiającego lub działające w jego imieniu osoby, na

4 podane w ofercie lub skierowanej do Zamawiającego korespondencji danego Oferenta adresy oraz numery, uznane zostaną za ważnie doręczone w terminie ich wysłania. VIII. Wymagane dokumenty: 1. Pełnomocnictwo (oryginał lub notarialnie potwierdzona kopia) do podpisania (złożenia) oferty, jeżeli osobą podpisującą (składającą) ofertę nie jest osoba upoważniona do tej czynności w imieniu Oferenta na podstawie wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej. 2. Oświadczenia Oferenta, że: 1) Posiada uprawnienia do wykonywania przedmiotu zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Powyższe oświadczenie potwierdzić należy dołączając do oferty aktualną koncesję, licencję lub zezwolenie, jeżeli odrębne przepisy wymagają ich posiadania od Oferenta w związku z wykonaniem przedmiotu zamówienia; 2) Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia. 3) Dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, 4) Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3. Do oferty należy dołączyć również: A/ Aktualny odpis z właściwego rejestru (KRS) albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. B/ Oświadczenie Oferenta (załącznik nr 2) do specyfikacji o dokładnym zapoznaniu się z treścią specyfikacji i przyjęciu bez zastrzeżeń jej warunków i postanowień łącznie ze wzorem umowy. C/ Wypełnione w całości i podpisane załączniki nr 1,3 i 4 do specyfikacji.

5 Dokumenty i oświadczenia wymagane niniejszą specyfikacją powinny być dostarczone w oryginale lub jako poświadczona za zgodność z oryginałem kopia. Poświadczenia kopii danego dokumentu dokonuje osoba lub osoby upoważnione do podpisania (złożenia) oferty w imieniu Oferenta lub notariusz, gdy chodzi o kopię udzielonego pełnomocnictwa. Zamawiający, w sytuacji gdy dana oferta zawiera braki formalne (brak wymaganych warunkami SWZ i/lub ogłoszenia dokumentów takich jak: wypis z KRS-u lub innych dokumentów żądanych przez Zamawiającego na potwierdzenie spełnienia warunków dopuszczających danego Oferenta do ubiegania się o dane zamówienie, wezwie takiego Oferenta do ich uzupełnienia pod rygorem uznania jego oferty za nieważną, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin. IX. Kryteria oceny ofert i sposób dokonywania wyboru: Cena -100% Ceny w ofercie przetargowej wpisane do Formularza ofertowego (załącznik nr 1) muszą obejmować wszystkie koszty oraz zobowiązania publicznoprawne jak i zastosowane rabaty i upusty finansowe. Powinny być podane jako wartości brutto. Ceny należy podać w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku. Ocena punktowa powyższego kryterium będzie obliczana wg następującej formuły: X. Termin związania ofertą wynosi 30 dni liczonych od ostatniego dnia terminu wyznaczonego na składanie ofert. XII. Pytania i wątpliwości co do treści SWZ oraz jej załączników można zgłaszać do Zamawiającego na m.wasilewska@ordo.info.pl lub faksem: (85) XIII. Składanie i tryb otwarcia ofert. 1. Oferty w zamkniętych kopertach oznaczonych Oferta przetargowa na: wynajem sali szkoleniowej wraz z cateringiem w ramach projektu Własna

6 firmadroga do osiągnięcia sukcesu nie otwierać przed dniem 05 kwietnia 2011r. opatrzone pieczątką firmową Oferenta należy złożyć (przesłać) w biurze projektu Własna firma droga do osiągnięcia sukcesu w Starostwie Powiatowym w Mońkach, przy Al. Niepodległości 3, w pokoju 14 w nieprzekraczalnym terminie do dnia 04 kwietnia 2011r. do godz. 15 : Oferty złożone u Zamawiającego lub które wpłyną do niego po upływie ww. terminu nie biorą udziału w postępowaniu/zapytaniu. 3. Publiczne otwarcie ofert nastąpi w dniu 05 kwietnia 2011 r. o godz. 12 : 00 w siedzibie Zamawiającego przy ulicy Jurowieckiej 56 w sali konferencyjnej (na I piętrze). 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w szczególności dotyczących kalkulacji ceny. 5. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty przesyłając im stosowne informacje via lub faks oraz zamieści te informacje na swojej stronie internetowej ( ). 6. Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest do stawienia się w siedzibie Zamawiającego we wskazanym przez niego terminie w celu podpisania umowy. Nie stawienie się przedstawiciela Oferenta umocowanego do podpisania umowy we wskazanym przez Zamawiającego miejscu i terminie, traktowane będzie jako uchylanie się Oferenta od podpisania umowy i skutkować konsekwencjami przewidzianymi prawem jak i warunkami niniejszej SWZ. 7. W sprawach nieuregulowanych niniejszą specyfikacją mają zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.). XIV. Załączniki: 1. Formularz ofertowy 2. Oświadczenie 3. Opis przedmiotu zamówienia 4. Umowa (wzór) Zarząd Polskiego Centrum Edukacji i Analiz ORDO Sp. z o.o.

7 Załącznik nr 2 O Ś W I A D C Z E N I E Dotyczy postępowania/zapytania ofertowego prowadzonego przez Polskie Centrum Edukacji i Analiz ORDO Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku przy ul. Jurowieckiej 56, w trybie zapytania ofertowego. ZO/15/ Deklaruję/deklarujemy 14 dniowy termin płatności. 2. Oświadczam/oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Warunków Zamówienia przedmiotowego postępowania/zapytania ofertowego (ZO/15/2011) i przyjmujemy bez zastrzeżeń jej warunki i postanowienia łącznie ze wzorem umowy (załącznik nr 4 do specyfikacji). 3. Oferowany przeze mnie/przez nas przedmiot zamówienia spełnia bez wyjątku wszystkie wymagania określone przez Zamawiającego w specyfikacji przedmiotowego postępowania/zapytania ofertowego. 4. Posiadam/posiadamy uprawnienia niezbędne do wykonywania ww. przedmiotu zamówienia. 5. Posiadam/posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania ww. przedmiotu zamówienia. 6. Dysponuję/dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania ww. przedmiotu zamówienia. 7. Znajduję/znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację ww. przedmiotu zamówienia.... dnia... r.... podpis i pieczęć Oferent

8 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 3 Przedmiotem zamówienia/zapytania ofertowego (ZO/15/2011) jest wynajem sali szkoleniowej wraz z cateringiem w terminie kwiecień, czerwiec 2011 według następujących kryteriów: I etap zamówienia - kwiecień 2011 Sala szkoleniowa: - wynajem sali szkoleniowej w Mońkach dla 20 osób, - 3 dni w tygodniu (piątek, sobota, niedziela), w co drugi weekend po ok. 5 godzin, łącznie 28 godzin. - sala wyposażona w flipchart wraz z papierem i kompletem pisaków i ekran. - sala posiadająca światło dzienne lub bardzo dobre oświetlenie - stół prezydialny dla wykładowcy, oraz miejsca siedzące przy stole dla pozostałych uczestników szkolenia ; - zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, wyciszona, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu); - miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej; - dostępność bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji; Kryteria jakie powinna spełniać usługa cateringowa: - usługa cateringowa będzie realizowana dla 20 osób łącznie przez 6 dni. - przerwa kawowa będzie składała się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków, ciasta dostępnych bez ograniczeń w trakcie szkolenia -obiad- forma zasiadana- 1 danie główne, woda mineralna niegazowana, kompot. II etap zamówienia - czerwiec 2011 Sala szkoleniowa: - wynajem sali szkoleniowej w Mońkach dla 20 osób, - 3 dni w tygodniu (piątek, sobota, niedziela), w co drugi weekend po ok. 5 godzin, łącznie 28 godzin. - sala wyposażona w flipchart wraz z papierem i kompletem pisaków i ekran. - sala posiadająca światło dzienne lub bardzo dobre oświetlenie - stół prezydialny dla wykładowcy, oraz miejsca siedzące przy stole dla pozostałych uczestników szkolenia ;

9 - zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, wyciszona, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu); - miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej; - dostępność bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji; Kryteria jakie powinna spełniać usługa cateringowa: - usługa cateringowa będzie realizowana dla 20 osób łącznie przez 6 dni. - przerwa kawowa będzie składała się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, soków, ciasta dostępnych bez ograniczeń w trakcie szkolenia -obiad- forma zasiadana- 1 danie główne, woda mineralna niegazowana, kompot. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia.

10 UMOWA (WZÓR) Załącznik nr 4 zawarta w Białymstoku w dniu r. pomiędzy: Polskim Centrum Edukacji i Analiz ORDO Sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku (15-101) przy ulicy Jurowieckiej 56 KRS , NIP , REGON , zwanym w dalszej części umowy: Zamawiającym, w imieniu którego działa: 1. Marta Kuczuk Członek Zarządu a z siedzibą w przy ul.., zarejestrowaną w pod numerem.. NIP, REGON. zwaną w dalszej części Wykonawcą, w imieniu, której działają:.. o treści następującej: 1 1. Na podstawie niniejszej umowy Zamawiający zleca Wykonawcy wynajem sali szkoleniowej wraz z cateringiem w ramach projektu Własna firmadroga do osiągnięcia sukcesu w ramach Działania 6.2 finansowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (zwanego dalej zleceniem ). 2. Przedmiot zlecenia ma być wykonany zgodnie z wymaganiami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym (i ewentualnymi wyjaśnieniami i zmianami do Zapytania) oraz zgodnie z ofertą złożoną przez Wykonawcę. 3. Strony dopuszczają możliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby osób objętych przedmiotem zamówienia o liczbę nie większą niż 5 osób. 4. Sala szkoleniowa zapewniona będzie w dniu w miesiącach kwietniu i czerwcu 3 dni w tygodniu (piątek, sobota, niedziela), w co drugi weekend po ok. 5 godzin, łącznie przez 56 godzin. 5. Wykonawca gwarantuje, iż równoległe inne organizowane w obiekcie (budynku) wydarzenia, nie będą zakłócały realizacji przedmiotu niniejszej umowy. 6. Wykonawca oświadcza, że jest uprawniony do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie objętym przedmiotem umowy. 7. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie możliwości osobowe i techniczne konieczne do realizacji przedmiotowej umowy.

11 2 a. Koszt najmu sali wykładowej, o której mowa w 1 ustala się na kwotę zł za godzinę brutto. b. Koszt przerwy kawowej oraz obiadu, o którym mowa w 1 ustala się na kwotę zł za osobę brutto Zapłata za wykonanie przedmiotu niniejszej umowy następuje na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę po zrealizowaniu kolejnych etapów zamówienia. 2. Zapłata nastąpi przelewem na numer rachunku podanego przez Wykonawcę, na podstawie wystawionej faktury w terminie 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie mienia Wykonawcy, znajdującego się w obiekcie oraz przed obiektem, zaistniałych w wyniku zdarzeń przez niego niezawinionych. 2. Zamawiający odpowiada za wszelkie szkody powstałe w wyniku wykonywania umowy powstałe z winy Zamawiającego oraz uczestników konferencji. 3. Wykonawca jest zobowiązany do zabezpieczenia zajmowanego obiektu przed kradzieżą i w zakresie przepisów P-POŻ. 4. Odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim związane z wynajmem ponosi Wykonawca. 5 Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentacji związanej z realizacją zadań wynikających z niniejszej umowy. 6 Wszystkie zmiany umowy wymagają pisemnej formy pod rygorem nieważności. 7 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 8 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA