Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Wojewody Łódzkiego Nr 270/2014 z dnia 10 września 2014 r. Część I Wstęp

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Wojewody Łódzkiego Nr 270/2014 z dnia 10 września 2014 r. w sprawie zasad i procedur realizacji zadań Wydziału Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi dysponenta części 85/10 województwo łódzkie Część I Wstęp

2 II. C. 1. Ogólne procedury obiegu korespondencji oraz zadania Oddziału Sprawozdawczości Zbiorczej 1.1. W Oddziale Sprawozdawczości Zbiorczej zgodnie z zarządzeniem w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu Schemat dotyczący przepływu dokumentów przekazywanych do Oddziału Sprawozdawczości Zbiorczej w Wydziale Finansów i Budżetu jako dysponenta części 85/10 województwo łódzkie, przedstawia się następująco: Sekretariat I Wydziału Finansów i Budżetu Dyrektor Wydziału Finansów i Budżetu Z-ca Dyrektora Wydziału Główny Księgowy Budżetu Wojewody Kierownik Oddziału Sprawozdawczości Zbiorczej Pracownicy Oddziału Sprawozdawczości Zbiorczej 1.3. Szczegółowe procedury obiegu korespondencji w Oddziale Sprawozdawczości Zbiorczej przedstawiają załączniki Nr Użyte w procedurze określenia oznaczają: ŁUW Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, WFiB Wydział Finansów i Budżetu, Dyrektor Wydziału Dyrektor Wydziału Finansów i Budżetu,

3 GKBW Główny Księgowy Budżetu Wojewody, GKU Główny Księgowy Urzędu, OWiDDCB Oddział Wydatków i Dochodów Dysponenta Części Budżetowej, OPiWB Oddział Planowania i Wykonywania Budżetu, ORF Oddział ds. Rozliczeń Finansowych, OKF Oddział Kontroli Finansowej, OSZ Oddział Sprawozdawczości Zbiorczej, WPNiK Wydział Prawny, Nadzoru i Kontroli, wydział merytoryczny komórka organizacyjna ŁUW, wydział nadzorujący realizację danego zadania, Pracownik OSZ pracownik Oddziału Sprawozdawczości Zbiorczej, pracownik merytoryczny, bądź pracownik, któremu Kierownik OSZ powierzył realizację zadania, EZD System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, TREZOR Informatyczny System Obsługi Budżetu Państwa - moduł Sprawozdawczość, SHRIMP System Harmonogramowania Rejestracji i Monitorowania Pomocy, dysponent części dysponent części 85/10 województwo łódzkie, epuap Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, Kancelaria Kancelaria Urzędu (Oddział Obsługi Kancelaryjnej w Wydziale Administracyjno Gospodarczym), NBP Narodowy Bank Polski, BGK Bank Gospodarstwa Krajowego, jb państwowe jednostki budżetowe, jst jednostki samorządu terytorialnego, KJ Kierownik jednostki sektora finansów publicznych, SK Skarbnik, GK Główny Księgowy, RPW Rejestr Przesyłek Wpływających, IK Identyfikator Koszulki, bezpieczny podpis elektroniczny podpis w rozumieniu zapisów ustawy o podpisie elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, podpis potwierdzony profilem zaufanym epuap podpis o którym mowa w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, 1

4 Rb-23 sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych, Rb-27 sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb-28 sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa, Rb-28 Programy sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie EFTA, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej, Rb-28UE sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu środków europejskich, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej, Rb-28 Programy WPR sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE na realizację Wspólnej Polityki Rolnej, Rb-28UE WPR sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu środków europejskich w zakresie wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej, Rb-70 sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach, Rb-N sprawozdanie kwartalne o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, Rb-Z sprawozdanie kwartalne o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji, Rb-WSb sprawozdanie o wydatkach strukturalnych w podziale wojewódzkim (regionalnym) poniesionych przez pozostałe jednostki sektora finansów publicznych, z wyłączeniem placówek, Rb-BZ1 sprawozdanie półroczne/roczne z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym, Rb-50 sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, Rb-ZN sprawozdanie kwartalne o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych, Rb-27ZZ sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, 2

5 Rb-28NW sprawozdanie z wykonania planu wydatków, które nie wygasły z upływem roku budżetowego, Rb-28NW Programy sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetu państwa, które nie wygasły z upływem roku budżetowego w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie EFTA, 1.5. Do zadań OSZ należy: przyjmowanie jednostkowych, własnych, zbiorczych, łącznych, skonsolidowanych łącznych sprawozdań budżetowych, statystycznych oraz finansowych, kontrola merytoryczna i formalno - rachunkowa otrzymywanych sprawozdań, celem sporządzenia łącznych, skonsolidowanych łącznych sprawozdań w zakresie zadań realizowanych w ramach budżetu Wojewody Łódzkiego i przekazania ich właściwym adresatom, nadzorowanie i sprawdzanie sprawozdań budżetowych i finansowych przekazywanych przez dysponentów niższych stopni w systemie TREZOR, wprowadzanie własnych sprawozdań oraz sporządzanie sprawozdań łącznych poprzez kompletowanie i zatwierdzanie podpisem elektronicznym, celem przekazania do Ministerstwa Finansów, przyjmowanie jednostkowych, własnych, łącznych sprawozdań budżetowych w układzie zadaniowym, kontrola merytoryczna i formalno - rachunkowa otrzymywanych sprawozdań, celem sporządzenia łącznego sprawozdania i przekazania do Ministerstwa Finansów, opracowywanie kwartalnych, półrocznych i rocznych informacji w układzie klasyfikacji budżetowej dotyczących wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego, opracowywanie półrocznych i rocznych informacji w układzie zadaniowym dotyczących wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego, przygotowywanie wystąpień do Ministra Finansów dotyczących realizacji wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego oraz dokonywanie operacji finansowych w tym zakresie, opracowywanie innych informacji wynikających z przepisów prawa bądź wytycznych Ministerstwa Finansów. 3

6 2. Procedury weryfikacji sprawozdań jednostkowych, zbiorczych, łącznych, skonsolidowanych łącznych, własnych oraz sporządzania łącznych, skonsolidowanych łącznych sprawozdań budżetowych i statystycznych w układzie klasyfikacji budżetowej 2.1. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej do sporządzania i przekazywania do WFiB jako dysponenta części sprawozdań budżetowych w imieniu jednostki są zobowiązani: w zakresie budżetu państwa: dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-70, dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia realizujący wydatki na programy z udziałem środków pochodzących z budżetu UE i niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie EFTA oraz na realizację Wspólnej Polityki Rolnej - Rb-28 Programy, Rb-28 Programy WPR, dysponent części - sprawozdanie jednostkowe własne: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28 Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28NW i Rb-28NW Programy, dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia realizujący wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego Rb-28NW, Rb-28NW Programy. w zakresie budżetu środków europejskich: dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia, wykonujący budżet środków europejskich Rb-28UE, Rb-28UE WPR, dysponent części wykonujący budżet środków europejskich - sprawozdanie jednostkowe własne: Rb-28UE, Rb-28UE WPR. w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego: przewodniczący zarządów jednostek samorządu terytorialnego Rb-50. w zakresie wydatków strukturalnych w podziale wojewódzkim (regionalnym) poniesionych przez pozostałe jednostki sektora finansów publicznych: dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia Rb-WSb, dysponent części - sprawozdanie jednostkowe własne Rb-WSb. 4

7 2.2. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, do sporządzania i przekazywania do WFiB jako dysponenta części sprawozdań statystycznych w imieniu jednostki są zobowiązani: dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia Rb-N, Rb-Z, dysponent części - sprawozdanie jednostkowe własne: Rb-N, Rb-Z, przewodniczący zarządów jednostek samorządu terytorialnego Rb-ZN Sprawozdania Rb-ZN stanowią dla dysponenta części podstawę do sporządzania sprawozdań Rb-Z oraz Rb-N w zakresie odpowiednio zobowiązań lub należności Skarbu Państwa Dane ze sprawozdań Rb-ZN za I, II i III kwartał w zakresie należności oraz wybranych aktywów finansowych są korelowane z danymi wynikającymi ze sprawozdania Rb-27ZZ na podstawie bazy danych przekazanej w postaci elektronicznej przez OWiDDCB w WFiB Dane ze sprawozdania Rb-ZN za IV kwartał w zakresie należności nie są korelowane z danymi wynikającymi ze sprawozdania Rb-27ZZ z uwagi na wcześniejszy termin sporządzania sprawozdania Rb-N. Korelacja następuje w terminie późniejszym, zaś w przypadku niezgodności danych sporządzana jest korekta sprawozdania Rb-N Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów Departamentu Długu Publicznego jednostki samorządu terytorialnego sporządzając sprawozdanie Rb-ZN za IV kwartał nie powinny wykazywać środków, które będą zobowiązane zwrócić na rachunek bieżący dochodów i wydatków dysponenta części, a więc depozyty na żądanie winny wynosić zero Dysponent części sporządza sprawozdania łączne / skonsolidowane łączne na podstawie sprawozdań: jednostkowych sporządzanych przez dysponentów trzeciego stopnia, łącznych i zbiorczych sporządzanych przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego, łącznych i skonsolidowanych łącznych sporządzanych przez dysponentów drugiego stopnia, własnych sprawozdań jednostkowych sporządzanych przez OWiDDCB w WFiB Jednostkowe, łączne, skonsolidowane łączne, zbiorcze, własne sprawozdania budżetowe i statystyczne winny być przekazywane zgodnie z terminami wskazanymi w Załączniku Nr 6 i 8 do części II C niniejszych procedur. 5

8 Sprawozdania Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW są przekazywane przez dysponentów środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia oraz dysponenta części - sprawozdanie jednostkowe własne w formie dokumentu elektronicznego w systemie TREZOR, podpisane przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki budżetowej elektronicznie z zastosowaniem certyfikatów wydanych przez NBP. Ewentualne informacje uzupełniające do sprawozdań przekazywane są za pośrednictwem platformy epuap ŁUW lub systemu EZD Sprawozdania Rb-27 własne jednostkowe dysponenta części za miesiąc marzec, czerwiec, wrzesień i rok sporządzane na podstawie ewidencji są odrzucane przez pracownika OSZ w systemie TREZOR, celem uzupełnienia przez pracownika OWiDDCB w WFiB o zbiorcze dane wynikające ze sprawozdań Rb-27ZZ oraz o zestawienie dochodów z lat ubiegłych przekazanych w danym roku budżetowym Sprawozdania Rb-28 Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28NW Programy, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-50, Rb-70, Rb-N, Rb-Z i Rb-ZN są przekazywane przez dysponentów środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia, z wyłączeniem ŁUW oraz jednostki samorządu terytorialnego w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje sprawozdania pracownikom OSZ wyznaczonym do rozdzielania korespondencji w systemie EZD lub innym pracownikom OSZ. Pracownicy wyznaczeni do rozdzielania korespondencji w EZD w zależności od jej zawartości przekazują lub udostępniają dokumenty pracownikom OSZ. Sprawozdania przekazywane w formie dokumentu elektronicznego opatrzone są przez głównego księgowego / skarbnika oraz kierownika jednostki bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap Sprawozdania Rb-ZN sporządzane przez jednostki samorządu terytorialnego mogą być również przekazywane do dysponenta części w wersji papierowej. Sprawozdania te przekazywane są do Kancelarii lub Sekretariatu I WFiB. Korespondencja wpływająca do Kancelarii po dokonaniu rejestracji w systemie EZD i wykonaniu odwzorowania cyfrowego jest przekazywana w wersji 6

9 elektronicznej do Sekretariatu I WFiB. Wersja papierowa sprawozdań przyjmowana jest na stan właściwego składu chronologicznego. W przypadku sprawozdań wpływających bezpośrednio do Sekretariatu I WFiB pracownik sekretariatu dokonuje powyższych czynności i przekazuje sprawozdania w wersji elektronicznej w systemie EZD oraz w wersji papierowej Kierownikowi OSZ, który przekazuje sprawozdania pracownikom OSZ wyznaczonym do rozdzielania korespondencji w systemie EZD lub innym pracownikom OSZ. Pracownicy wyznaczeni do rozdzielania korespondencji w EZD w zależności od jej zawartości przekazują lub udostępniają dokumenty pracownikom OSZ. Pracownik OSZ, który otrzymał sprawozdanie w wersji papierowej przekazuje to sprawozdanie do właściwego składu chronologicznego. Możliwe jest również wypożyczenie sprawozdania ze składu chronologicznego Sprawozdania własne Rb-28 Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28NW Programy, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-N, Rb-Z sporządzane przez dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) przekazywane są Kierownikowi OSZ, a następnie pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Sprawozdania te opatrzone są przez GKBW oraz Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym Sprawozdania Rb-28 Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28NW Programy, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-70, Rb-N, Rb-Z sporządzane przez dysponenta środków budżetu państwa trzeciego stopnia - ŁUW przekazywane są Kierownikowi OSZ, a następnie pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Sprawozdania te opatrzone są przez GKU oraz Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym Sprawozdania Rb-WSb są przedkładane przez dysponentów środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia, z wyłączeniem ŁUW, w formie pisemnej do Kancelarii lub Sekretariatu I WFiB. Korespondencja wpływająca do Kancelarii po dokonaniu rejestracji w systemie EZD i wykonaniu odwzorowania cyfrowego jest przekazywana w wersji elektronicznej do Sekretariatu I WFiB. Wersja papierowa sprawozdań przyjmowana jest na stan właściwego składu chronologicznego. W przypadku sprawozdań wpływających bezpośrednio do Sekretariatu I WFiB pracownik sekretariatu 7

10 dokonuje powyższych czynności i przekazuje sprawozdania w wersji elektronicznej w systemie EZD oraz w wersji papierowej Kierownikowi OSZ, który przekazuje sprawozdania pracownikowi OSZ. Pracownik OSZ, który otrzymał sprawozdanie w wersji papierowej przekazuje to sprawozdanie do właściwego składu chronologicznego. Możliwe jest również wypożyczenie sprawozdania ze składu chronologicznego Sprawozdanie własne Rb-WSb sporządzane przez dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) przekazywane jest Kierownikowi OSZ, a następnie pracownikowi OSZ w wersji papierowej, opatrzone podpisem GKBW i Dyrektora Wydziału oraz elektronicznej za pomocą systemu EZD, w postaci odwzorowania cyfrowego. Wersja papierowa sprawozdania może być przekazywana bezpośrednio do Pracownika OSZ, który oddaje je do właściwego składu chronologicznego Sprawozdanie Rb-WSb sporządzane przez dysponenta środków budżetu państwa trzeciego stopnia - ŁUW przekazywane jest Kierownikowi OSZ, a następnie pracownikowi OSZ w wersji papierowej, opatrzone podpisem GKU i Dyrektora Wydziału oraz elektronicznej za pomocą systemu EZD, w postaci odwzorowania cyfrowego. Wersja papierowa sprawozdania może być przekazywana bezpośrednio do Pracownika OSZ, który oddaje je do właściwego składu chronologicznego Kontrola terminu oraz prawidłowości przedkładanych sprawozdań budżetowych i statystycznych wykazywana jest w listach sprawdzających. Wzory list sprawdzających stanowią Załączniki Nr do części II C niniejszych procedur Sprawozdanie budżetowe i statystyczne podlega sprawdzeniu pod względem formalnorachunkowym przez pracownika OSZ, które polega w szczególności na stwierdzeniu czy: przekazane sprawozdanie zostało sporządzone w sposób technicznie prawidłowy, czyli zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu, stan przekazanych środków do dysponentów niższego stopnia przez dysponenta części jest zgodny z danymi wynikającymi z ewidencji prowadzonej przez OWiDDCB w WFiB, kwoty planu finansowego poszczególnych jednostek są zgodne z planem po zmianach zaewidencjonowanym w OSZ, uzgodnionym z OPiWB w WFiB, 8

11 kwoty dochodów przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa dla dochodów budżetowych pobranych przez państwowe jednostki budżetowe są zgodne z danymi dostępnymi w systemie TREZOR, dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych Stwierdzenie poprawności pod względem formalno-rachunkowym sprawozdań przekazywanych w wersji elektronicznej i papierowej potwierdzane jest przez pracownika OSZ na listach sprawdzających Sprawozdanie budżetowe i statystyczne podlega również sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez pracownika OSZ, które polega w szczególności na stwierdzeniu czy: dany dochód, wydatek jest ujęty we właściwej klasyfikacji budżetowej, zmniejszenie wykonania dochodów / wydatków w stosunku do poprzedniego okresu sprawozdawczego jest uzasadnione, dane wykazane w sprawozdaniu Rb-ZN są zgodne z danymi wynikającymi ze sprawozdania Rb-27ZZ Stwierdzenie poprawności sprawozdań pod względem merytorycznym potwierdzane jest przez pracownika OSZ na listach sprawdzających W przypadku wykazania zobowiązań wymagalnych dysponent środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia ma obowiązek przekazania szczegółowej informacji opisowej w zakresie przyczyn ich powstania Dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia mają obowiązek przekazania szczegółowej informacji dotyczącej stanu środków wykazywanych na pozostałych rachunkach. Informacja ta winna jednoznacznie wskazywać cel na jaki przeznaczane są środki finansowe zgromadzone na pozostałych rachunkach bankowych Ewentualne informacje uzupełniające do sprawozdań przekazywane są w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW lub za pomocą systemu EZD Przy sporządzaniu łącznych sprawozdań budżetowych plan wydatków dla części 85/10 województwo łódzkie, każdorazowo uzgadniany jest z OPiWB w WFiB Pracownik OSZ weryfikuje i przeprowadza szczegółową analizę sprawozdań poprzez tworzenie zbiorczych baz danych, analiz finansowych niezbędnych do prowadzenia przez Kierownika OSZ bieżącego monitoringu w zakresie prawidłowości realizacji budżetu dysponenta części. 9

12 2.14. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sporządzonym przez jednostkę sprawozdaniu, pracownik OSZ jest zobowiązany do telefonicznego powiadomienia jednostki o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się z prośbą o jej wyjaśnienie, bądź ewentualne przekazanie korekty sprawozdania lub zgłasza problem Kierownikowi OSZ, który podejmuje stosowne działania, m.in. nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny z jednostką, przedkłada projekt pisma lub przedstawia problem przełożonemu Jeżeli podobne nieprawidłowości występują w większości sprawozdań Kierownik OSZ przygotowuje projekt pisma zawierającego stosowne wytyczne do wszystkich jednostek na podpis Dyrektora Wydziału, a w przypadku jego nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału lub Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW Pracownik OSZ sporządza sprawozdania łączne i skonsolidowane łączne: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW poprzez skompletowanie danych w systemie TREZOR, a następnie informuje Kierownika OSZ o sporządzeniu sprawozdań. Pracownik OSZ zakłada w systemie EZD sprawę, do której dołącza analizy, listy sprawdzające, bazy danych oraz wyeksportowane sprawozdania z systemu TREZOR, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji. Do sprawy załączane są również raporty dostarczenia sprawozdań, raport przekazania dochodów, raport stanów środków na rachunkach bankowych, pismo dotyczące potwierdzenia dochodów przekazanych na rachunki bieżące budżetu państwa (za marzec, czerwiec, wrzesień i rok), pismo dotyczące stanów na rachunkach pomocniczych (za czerwiec i grudzień) (szczegółowa procedura opisana w pkt 4.5.) oraz Rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa (szczegółowa procedura opisana w pkt 4.4.). Rb-28 Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28NW Programy, Rb-28UE, Rb-28UE WPR w arkuszu kalkulacyjnym na wzorach formularzy pobranych ze strony internetowej Ministerstwa Finansów, dołącza wraz z analizami oraz listami sprawdzającymi do założonej w systemie EZD sprawy, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji. Rb-70 w aplikacji CIS (WPOZ) RADOM poprzez wprowadzenie danych ze sprawozdań jednostkowych i łącznych przesłanych przez dysponentów drugiego i trzeciego stopnia, a następnie wyeksportowane z programu pliki z rozszerzeniem pdf oraz bazę danych w arkuszu kalkulacyjnym wraz z analizami oraz listą sprawdzającą dołącza do założonej w systemie EZD sprawy, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji. 10

13 Rb-N i Rb-Z w arkuszu kalkulacyjnym, zbiorcze dane nanosi na formularze sprawozdań, pobrane ze strony internetowej Ministerstwa Finansów, dołącza wraz z analizami oraz listami sprawdzającymi do założonej w systemie EZD sprawy, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji. Do założonej w systemie EZD sprawy Rb-N dołączane jest także sprawozdanie Rb-ZN łączne wraz z bazami danych, analizami oraz listami sprawdzającymi, Rb-50 w arkuszu kalkulacyjnym, a następnie wprowadza do systemu TREZOR (oddzielnie dla gmin, powiatów oraz samorządu województwa, odrębnie dla dotacji oraz wydatków) i informuje Kierownika OSZ o sporządzeniu sprawozdań. Pracownik OSZ zakłada w systemie EZD sprawę oddzielnie dla gmin, powiatów oraz samorządu województwa, do której dołącza analizy, listy sprawdzające, bazy danych oraz wyeksportowane sprawozdania z systemu TREZOR, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji. Rb-WSb w arkuszu kalkulacyjnym na formularzu pobranym ze strony internetowej Ministerstwa Finansów. Sprawozdanie sporządza w formie pisemnej w dwóch egzemplarzach (jeden otrzymuje Ministerstwo Finansów, drugi pozostaje a/a), na jednym egzemplarzu umieszcza pieczątkę i składa podpis jako osoba sporządzająca, a następnie przedkłada do podpisu Kierownikowi OSZ. Równolegle zakłada sprawę w systemie EZD, do której załącza sprawozdanie wraz z analizami oraz listą sprawdzającą, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ, który sprawuje nadzór nad terminowością i prawidłowością sporządzania sprawozdań łącznych i skonsolidowanych łącznych, dokonuje ostatecznej weryfikacji łącznego i skonsolidowanego łącznego sprawozdania W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sporządzonym sprawozdaniu łącznym i skonsolidowanym łącznym, Kierownik OSZ zwraca sprawę do pracownika OSZ celem skorygowania sprawozdania Kierownik OSZ po sprawdzeniu łącznego i skonsolidowanego łącznego sprawozdania: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-50 akceptuje analizy, listy sprawdzające, bazy danych oraz wyeksportowane sprawozdania z systemu TREZOR a następnie informuje Z-cę Dyrektora Wydziału GKBW o sporządzeniu sprawozdań w systemie TREZOR. Z-ca Dyrektora Wydziału GKBW podpisuje sprawozdania jako GKBW. Następnie sprawozdania te podpisuje Dyrektor Wydziału, bądź w przypadku jego nieobecności Z-ca Dyrektora Wydziału z upoważnienia dysponenta części. 11

14 Rb-28 Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28NW Programy, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-70, Rb-N i Rb-Z akceptuje sprawozdania, analizy i listy sprawdzające w systemie EZD i przekazuje sprawę do Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, celem podpisania sprawozdań jako GKBW. Następnie sprawozdania te podpisuje Dyrektor Wydziału, bądź w przypadku jego nieobecności Z-ca Dyrektora Wydziału z upoważnienia dysponenta części. Rb-WSb składa podpis na jednym egzemplarzu (w przypadku jego nieobecności sprawozdanie podpisuje osoba zastępująca Kierownika OSZ) i przekazuje Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, który podpisuje sprawozdanie jako GKBW. Następnie sprawozdanie jest przekazywane Dyrektorowi Wydziału, bądź w przypadku jego nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału, który podpisuje sprawozdanie skonsolidowane łączne z upoważnienia dysponenta części. Równolegle Kierownik OSZ akceptuje sprawozdanie, analizy i listę sprawdzającą w systemie EZD i przekazuje sprawę Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, celem podpisania sprawozdania jako GKBW. Następnie sprawozdanie to podpisuje Dyrektor Wydziału, bądź w przypadku jego nieobecności Z-ca Dyrektora Wydziału z upoważnienia dysponenta części W przypadku nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW osobą zastępującą jest Kierownik OSZ, który podpisuje sprawozdania w zastępstwie GKBW Dysponent części przekazuje sprawozdania: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-50 w formie elektronicznej w systemie TREZOR do Ministerstwa Finansów. Rb-28 Programy, Rb-28UE, Rb-28NW Programy sporządzone w arkuszu kalkulacyjnym w formie elektronicznej za pośrednictwem epuap do Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju oraz Najwyższej Izby Kontroli. Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE WPR sporządzone w arkuszu kalkulacyjnym w formie elektronicznej za pośrednictwem epuap do Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Najwyższej Izby Kontroli. Rb-70 sporządzone w aplikacji CIS (WPOZ) RADOM (wyeksportowane z programu pliki z rozszerzeniem pdf oraz bazę danych w arkuszu kalkulacyjnym) w formie elektronicznej za pośrednictwem epuap do Głównego Urzędu Statystycznego (Centrum Informatyki Statystycznej Zakład w Radomiu) oraz Najwyższej Izby Kontroli. 12

15 Rb-N i Rb-Z sporządzone w arkuszu kalkulacyjnym, w formie elektronicznej za pośrednictwem epuap do Głównego Urzędu Statystycznego (Urzędu Statystycznego we Wrocławiu). Rb-WSb sporządzone na obowiązującym formularzu zamieszczonym na stronie internetowej Ministerstwa Finansów w formie pisemnej oraz w formie elektronicznej (pocztą ) do Ministerstwa Finansów. zgodnie z Załącznikiem Nr 4 do części II C niniejszych procedur Sprawozdania Rb-28 Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28NW Programy, Rb-28UE, Rb-28UE WPR przekazywane są również na adresy poczty elektronicznej zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Finansów Adresy skrytek epuap przedstawia Załącznik Nr 18 do części II C niniejszych procedur Dysponent części przekazuje sprawozdania łączne i skonsolidowane łączne w terminach i do właściwych odbiorców wskazanych w Załączniku Nr 6 i 8 do części II C niniejszych procedur Pracownik OSZ udostępnia w systemie EZD sprawozdania łączne, skonsolidowane łączne budżetowe i statystyczne Kierownikowi OPiWB w WFiB oraz pracownikom Zespołu Audytu Wewnętrznego Sporządzone sprawozdania łączne budżetowe dysponenta części w systemie TREZOR są zatwierdzane podpisami elektronicznymi z zastosowaniem certyfikatów wydanych przez NBP Sporządzone sprawozdania łączne budżetowe i statystyczne dysponenta części w formie dokumentu elektronicznego są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym Niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz innych nieprawidłowości wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych ujawnionych w trakcie analizy sprawozdań, stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych zgodnie z ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Biuro Dyscypliny Finansów Publicznych Ministerstwa Finansów zastrzegło, że uprawnionymi do wydawania wiążących rozstrzygnięć w przedmiocie odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych są wyłącznie właściwe komisje orzekające w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, działające jako organy pierwszoinstancyjne oraz Główna Komisja 13

16 Orzekająca jako organ odwoławczy. Do tych organów oraz do właściwych rzeczników dyscypliny finansów publicznych należy ocena, czy wskazana w zawiadomieniu osoba, w konkretnym stanie faktycznym i prawnym, dopuściła się naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Komisje orzekające mogą dokonywać, wiążącej w sprawie, interpretacji dopiero po złożeniu przez właściwy organ wniosku o ukaranie konkretnej osoby za konkretne działanie lub zaniechanie Zgodnie z zapisami ustawy o statystyce publicznej kto przekaże dane statystyczne niezgodne ze stanem faktycznym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat W przypadku opisanym w pkt 2.25 pracownik OSZ przygotowuje na podpis Dyrektora Wydziału, Z-cy Dyrektora Wydziału lub Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW pismo do kierownika jednostki, informujące o fakcie naruszenia dyscypliny finansów publicznych z zaznaczeniem, iż kierownik jednostki sektora finansów publicznych lub organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, który dopuścił się naruszenia dyscypliny finansów publicznych może zawiadomić o tym fakcie Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych. Pracownik OSZ, zatwierdzony projekt pisma, przekazuje w systemie EZD Kierownikowi OSZ do akceptacji, który po zaakceptowaniu przekazuje pismo do Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW. W przypadku pism kierowanych do jednostek samorządu terytorialnego pismo podpisuje Z-ca Dyrektora Wydziału GKBW, natomiast pisma kierowane do państwowych jednostek budżetowych po akceptacji Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW są przekazywane do podpisu Dyrektorowi Wydziału lub Z-cy Dyrektora Wydziału. Pismo opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap jest przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą jednostki, która naruszyła dyscyplinę finansów publicznych W przypadku nie dokonania przez kierownika jednostki zgłoszenia opisanego w pkt 2.28 pracownik OSZ przygotowuje na podpis Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW z upoważnienia Wojewody Łódzkiego projekt zawiadomienia Wojewody Łódzkiego do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o ujawnionych nieprawidłowościach. Pracownik OSZ, zatwierdzony projekt pisma, przekazuje w systemie EZD Kierownikowi OSZ do akceptacji. Następnie pismo przekazuje do Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, który podpisuje je z upoważnienia Wojewody Łódzkiego. Pismo wraca do pracownika OSZ, który po zgromadzeniu kompletnej dokumentacji w tym zakresie przesyła pismo wraz z załącznikami w wersji papierowej do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych oraz do wiadomości w wersji elektronicznej na 14

17 elektroniczną skrzynkę podawczą jednostki, która naruszyła dyscyplinę finansów publicznych. W przypadku możliwości wysyłania pism do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych w wersji elektronicznej na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap, pracownik OSZ dokona takiej wysyłki nie wysyłając już wersji papierowej. 3. Procedury weryfikacji sprawozdań jednostkowych, własnych, łącznych oraz sporządzania łącznych sprawozdań budżetowych w układzie zadaniowym 3.1. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym do sporządzania i przekazywania do Wydziału Finansów i Budżetu jako dysponenta części sprawozdania Rb-BZ1 są zobowiązani: dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia, dysponent części (OWiDDCB w WFiB) - sprawozdanie jednostkowe własne Dysponent części sporządza łączne sprawozdanie budżetowe w układzie zadaniowym na podstawie: sprawozdań jednostkowych sporządzanych przez dysponentów trzeciego stopnia, sprawozdań łącznych sporządzanych przez dysponentów drugiego stopnia, własnego sprawozdania jednostkowego sporządzanego przez OWiDDCB w WFiB Sprawozdania Rb-BZ1 jednostkowe własne sporządzane przez OWiDDCB w WFiB oraz jednostkowe sporządzane przez dysponenta trzeciego stopnia - ŁUW winny uwzględniać dane w zakresie celów i mierników przekazane przez Zespół powołany do oceny realizacji budżetu zadaniowego Zakres danych oraz terminy przekazywania informacji przez Zespół zostały określone w Zarządzeniu Dyrektora Generalnego ŁUW w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dowodów księgowych) w ŁUW Zespół powołany do oceny realizacji budżetu zadaniowego sporządza informację w formie tabelarycznej na temat realizacji celów i mierników na poziomie poszczególnych stopni układu zadaniowego, a następnie zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora Generalnego ŁUW przekazuje w formie elektronicznej, za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB, w systemie EZD zgodnie z terminami wskazanymi w Załączniku Nr 10 do części II C niniejszych procedur: Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW celem sporządzenia sprawozdania jednostkowego własnego przez OWiDDCB w WFiB oraz weryfikacji łącznego sprawozdania Rb-BZ1, 15

18 GKU celem sporządzenia przez dysponenta trzeciego stopnia - ŁUW sprawozdania jednostkowego Rb-BZ Jednostkowe, łączne, własne sprawozdania budżetowe w układzie zadaniowym winny być przekazywane zgodnie z terminami wskazanymi w Załącznikach Nr 7 i 8 do części II C niniejszych procedur Sprawozdania Rb-BZ1 sporządzane w aplikacji BUZA Wykonanie w wersji udostępnionej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów winny być przekazywane przez dysponentów środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia, z wyłączeniem ŁUW w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje sprawozdania pracownikowi OSZ. Sprawozdania te opatrzone są przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki budżetowej bezpiecznym podpisem elektronicznym Dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia, z wyłączeniem ŁUW, nie posiadający bezpiecznego podpisu elektronicznego przedkładają sprawozdania w formie papierowej do Kancelarii lub Sekretariatu I WFiB. Korespondencja wpływająca do Kancelarii po dokonaniu rejestracji w systemie EZD i wykonaniu odwzorowania cyfrowego jest przekazywana w wersji elektronicznej do Sekretariatu I WFiB. Wersja papierowa sprawozdań przyjmowana jest na stan właściwego składu chronologicznego. W przypadku sprawozdań wpływających bezpośrednio do Sekretariatu I WFiB pracownik sekretariatu dokonuje powyższych czynności i przekazuje sprawozdania w wersji elektronicznej w systemie EZD oraz w wersji papierowej Kierownikowi OSZ, który przekazuje sprawozdania pracownikowi OSZ. Pracownik OSZ, który otrzymał sprawozdanie w wersji papierowej przekazuje to sprawozdanie do właściwego składu chronologicznego. Możliwe jest również wypożyczenie sprawozdania ze składu chronologicznego Sprawozdanie własne Rb-BZ1 sporządzane przez dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) w aplikacji BUZA Wykonanie przekazywane jest w formie dokumentu elektronicznego do Kierownika OSZ, który przekazuje sprawozdanie pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Sprawozdanie opatrzone jest przez GKBW oraz Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym. 16

19 Sprawozdanie własne Rb-BZ1 sporządzane przez dysponenta trzeciego stopnia - ŁUW w aplikacji BUZA Wykonanie przekazywane jest w formie dokumentu elektronicznego do Kierownika OSZ, który przekazuje sprawozdanie pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Sprawozdanie opatrzone jest przez GKU oraz Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym Wraz ze sprawozdaniami Rb-BZ1 dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia, dysponent części (OWiDDCB w WFiB), dysponent trzeciego stopnia - ŁUW przesyłają za pomocą epuap lub systemu EZD: plik sporządzony w aplikacji Microsoft Excel z wypełnionymi danymi, w zakresie wykonania wydatków i mierników, niezbędnymi do sporządzenia sprawozdania Rb-BZ1 przez dysponenta części w systemie finansowo-księgowym FK-SPRAW, aplikację BUZA Wykonanie, z której zostało wyeksportowane sprawozdanie Rb-BZ Kontrola terminu oraz prawidłowości przedkładanych sprawozdań budżetowych w układzie zadaniowym wykazywana jest w listach sprawdzających. Wzór listy sprawdzającej stanowi Załącznik Nr 13 do części II C niniejszych procedur W sprawozdaniu półrocznym Rb-BZ1 nie ujmuje się danych dotyczących celów i mierników na poziomie działań Sprawozdanie budżetowe w układzie zadaniowym podlega sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika OSZ, które polega w szczególności na stwierdzeniu czy: złożone sprawozdanie zostało sporządzone w sposób technicznie prawidłowy (czyli zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu), kwoty planu wg ustawy budżetowej oraz planu po zmianach są zgodne z planem w układzie zadaniowym poszczególnych jednostek zaewidencjonowanym w OPiWB w WFiB, dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych Stwierdzenie poprawności pod względem formalno-rachunkowym sprawozdań przekazywanych w wersji elektronicznej oraz papierowej potwierdzane jest przez pracownika OSZ na listach sprawdzających Sprawozdanie budżetowe w układzie zadaniowym podlega również sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez pracownika OSZ, które polega w szczególności na stwierdzeniu czy: 17

20 dany wydatek, cel oraz miernik jest ujęty we właściwej funkcji / zadaniu / podzadaniu / działaniu, dane są zgodne z danymi wynikającymi ze sprawozdań Rb-28, Rb-28UE, Rb-28UE WPR Stwierdzenie poprawności sprawozdań pod względem merytorycznym potwierdzane jest przez pracownika OSZ na listach sprawdzających Dla potrzeb sporządzania łącznego sprawozdania budżetowego w układzie zadaniowym plan wydatków oraz mierników wg ustawy budżetowej oraz plan po zmianach dla dysponenta części, przekazuje elektronicznie w systemie EZD OPiWB w WFiB do 15 lipca danego roku budżetowego oraz do 20 stycznia następnego roku budżetowego Pracownik OSZ weryfikuje i przeprowadza szczegółową analizę sprawozdań budżetowych w układzie zadaniowym poprzez korelację danych wynikających ze sprawozdania Rb-BZ1 sporządzonego w systemie finansowo-księgowym FK-SPRAW oraz aplikacji BUZA Wykonanie. Tworzy zbiorcze bazy danych oraz analizy finansowe niezbędne do prowadzenia przez Kierownika OSZ bieżącego monitoringu w zakresie prawidłowości realizacji budżetu dysponenta części W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sporządzonym przez jednostkę sprawozdaniu budżetowym w układzie zadaniowym, pracownik OSZ jest zobowiązany do telefonicznego powiadomienia jednostki o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się z prośbą o jej wyjaśnienie, bądź ewentualne przekazanie korekty sprawozdania lub zgłasza problem Kierownikowi OSZ, który podejmuje stosowne działania, m.in. nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny z jednostką, przedkłada projekt pisma lub przedstawia problem przełożonemu Jeżeli podobne nieprawidłowości występują w większości sprawozdań Kierownik OSZ przygotowuje projekt pisma zawierającego stosowne wytyczne do wszystkich jednostek na podpis Dyrektora Wydziału, a w przypadku jego nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału lub Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW Pracownik OSZ sporządza sprawozdanie łączne Rb-BZ1 w aplikacji BUZA Wykonanie poprzez importowanie danych ze sprawozdań jednostkowych, łącznych przesłanych przez dysponentów drugiego i trzeciego stopnia, dysponenta środków budżetu państwa trzeciego stopnia - ŁUW oraz własnego sprawozdania dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) Pracownik OSZ sporządzone sprawozdanie w aplikacji BUZA Wykonanie dołącza wraz z analizami, listami sprawdzającymi, sprawozdaniem wyeksportowanym z aplikacji BUZA Wykonanie oraz sprawozdaniem sporządzonym w systemie finansowo- 18

21 księgowym FK-SPRAW do założonej w systemie EZD sprawy, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ, który sprawuje nadzór nad terminowością i prawidłowością sporządzania łącznego sprawozdania budżetowego w układzie zadaniowym, dokonuje ostatecznej weryfikacji łącznego sprawozdania W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sporządzonym łącznym sprawozdaniu Kierownik OSZ zwraca sprawę do pracownika OSZ celem skorygowania sprawozdania Kierownik OSZ po sprawdzeniu łącznego sprawozdania budżetowego w układzie zadaniowym akceptuje sprawozdanie, analizy i listę sprawdzającą w systemie EZD i przekazuje sprawę do Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, celem podpisania sprawozdania jako GKBW. Następnie sprawozdanie to podpisuje Dyrektor Wydziału, bądź w przypadku jego nieobecności Z-ca Dyrektora Wydziału z upoważnienia dysponenta części W przypadku nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW osobą zastępującą jest Kierownik OSZ, który podpisuje sprawozdania w zastępstwie GKBW Dysponent części przekazuje łączne sprawozdanie budżetowe w układzie zadaniowym w formie dokumentu elektronicznego sporządzonego w aplikacji BUZA Wykonanie za pośrednictwem epuap do Ministerstwa Finansów w terminach wskazanych w Załączniku Nr 7 do części II C niniejszych procedur Sprawozdanie Rb-BZ1 przekazywane jest również na adres poczty elektronicznej zamieszczonej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów Adres skrytki epuap przedstawia Załącznik Nr 18 do części II C niniejszych procedur Pracownik OSZ udostępnia w systemie EZD łączne sprawozdanie budżetowe w układzie zadaniowym wyeksportowane z aplikacji BUZA Kierownikowi OPiWB w WFiB oraz pracownikom Zespołu Audytu Wewnętrznego Niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz innych nieprawidłowości wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych ujawnionych w trakcie analizy sprawozdań, stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych zgodnie z ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych W przypadku opisanym w pkt 3.21 procedura analogiczna jak w pkt

22 3.23. W przypadku opisanym w pkt 3.21 należy postępować jak w pkt 2.28 i Procedury sporządzania pozostałych sprawozdań i informacji 4.1. Poza sprawozdaniami budżetowymi i statystycznymi: dysponenci środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia, dysponent części (OWiDDCB w WFiB) - sprawozdanie własne, sporządzają sprawozdanie finansowe składające się z: bilansu, rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienia zmian w funduszu, które winny być przekazywane zgodnie z terminami wskazanymi w Załączniku Nr 6 i 8 do części II C niniejszych procedur Wymogi jakim powinien odpowiadać prawidłowo sporządzony bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej Sprawozdania finansowe są przedkładane przez dysponentów środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia, z wyłączeniem ŁUW, wraz z wyjaśnieniami w formie papierowej do Kancelarii lub Sekretariatu I WFiB. Korespondencja wpływająca do Kancelarii po dokonaniu rejestracji w systemie EZD i wykonaniu odwzorowania cyfrowego jest przekazywana w wersji elektronicznej do Sekretariatu I WFiB. Wersja papierowa sprawozdań przyjmowana jest na stan właściwego składu chronologicznego. W przypadku sprawozdań wpływających bezpośrednio do Sekretariatu I WFiB pracownik sekretariatu dokonuje powyższych czynności i przekazuje sprawozdania w wersji elektronicznej w systemie EZD oraz w wersji papierowej Kierownikowi OSZ, który przekazuje sprawozdania pracownikowi OSZ. Pracownik OSZ, który otrzymał sprawozdanie w wersji papierowej przekazuje je do właściwego składu chronologicznego. Możliwe jest również wypożyczenie sprawozdania ze składu chronologicznego Sprawozdanie finansowe sporządzane przez dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) wraz z wyjaśnieniami przekazywane jest Kierownikowi OSZ, a następnie pracownikowi OSZ w wersji papierowej, opatrzone podpisem 20

23 GKBW i Dyrektora Wydziału oraz elektronicznej za pomocą systemu EZD, w postaci odwzorowania cyfrowego. Wersja papierowa sprawozdania może być przekazywana bezpośrednio do Pracownika OSZ, który oddaje je do właściwego składu chronologicznego Sprawozdanie finansowe sporządzane przez dysponenta trzeciego stopnia - ŁUW wraz z wyjaśnieniami przekazywane jest Kierownikowi OSZ, a następnie pracownikowi OSZ w wersji papierowej, opatrzone podpisem GKU i Dyrektora Wydziału oraz elektronicznej za pomocą systemu EZD, w postaci odwzorowania cyfrowego. Wersja papierowa sprawozdania może być przekazywana bezpośrednio do Pracownika OSZ, który oddaje je do właściwego składu chronologicznego Bilanse przekazywane są również przez dysponentów środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia oraz dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) - sprawozdanie jednostkowe własne w formie dokumentu elektronicznego w systemie TREZOR, podpisane przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki budżetowej elektronicznie z zastosowaniem certyfikatów wydanych przez NBP Kontrola terminu oraz prawidłowości przekazywanych sprawozdań finansowych wykazywana jest w listach sprawdzających. Wzory list sprawdzających stanowią Załączniki Nr 14 i 15 do części II C niniejszych procedur Sprawozdania finansowe podlegają sprawdzeniu pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym przez pracownika OSZ, które polega w szczególności na stwierdzeniu czy: złożony bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu zostało sporządzone w sposób technicznie prawidłowy (czyli zgodnie z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu), dane wykazane w sprawozdaniach finansowych wynikają z ewidencji prowadzonej przez jednostkę budżetową, kwoty zobowiązań, należności, dochodów, wydatków są zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniach Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-N, kwoty środków pieniężnych na rachunkach bankowych są zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-23, dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. 21

24 Stwierdzenie poprawności pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym potwierdzane jest przez pracownika OSZ na listach sprawdzających Pracownik OSZ weryfikuje i przeprowadza szczegółową analizę sprawozdań poprzez tworzenie zbiorczych baz danych, analiz finansowych niezbędnych do prowadzenia przez Kierownika OSZ monitoringu w zakresie prawidłowości realizacji budżetu dysponenta części W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sporządzonym przez jednostkę sprawozdaniu, pracownik OSZ jest zobowiązany do telefonicznego powiadomienia jednostki o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się z prośbą o jej wyjaśnienie, bądź ewentualne przekazanie korekty sprawozdania lub zgłasza problem Kierownikowi OSZ, który podejmuje stosowne działania, m.in. nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny z jednostką, przedkłada projekt pisma lub przedstawia problem przełożonemu Jeżeli podobne nieprawidłowości występują w większości sprawozdań Kierownik OSZ przygotowuje projekt pisma zawierającego stosowne wytyczne do wszystkich jednostek na podpis Dyrektora Wydziału, a w przypadku jego nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału lub Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW Pracownik OSZ sporządza łączny bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu w arkuszu kalkulacyjnym. Sprawozdanie sporządza w formie papierowej w dwóch egzemplarzach (jeden otrzymuje Ministerstwo Finansów, drugi pozostaje a/a), na jednym egzemplarzu umieszcza pieczątkę i składa podpis jako osoba sporządzająca, a następnie przedkłada Kierownikowi OSZ Pracownik OSZ sporządza również łączny bilans poprzez skompletowanie danych w systemie TREZOR, a następnie informuje Kierownika OSZ o sporządzeniu sprawozdania. Pracownik OSZ zakłada w systemie EZD sprawę, do której dołącza sprawozdanie finansowe sporządzone w arkuszu kalkulacyjnym, analizy, listy sprawdzające, oraz wygenerowany bilans z systemu TREZOR, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ, który sprawuje nadzór nad terminowością i prawidłowością sporządzania łącznego sprawozdania finansowego, dokonuje ostatecznej weryfikacji tego sprawozdania. 22

25 W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sporządzonym łącznym sprawozdaniu finansowym, Kierownik OSZ zwraca sprawę do pracownika OSZ celem skorygowania sprawozdania Kierownik OSZ po sprawdzeniu łącznego sprawozdania finansowego składa podpis na jednym egzemplarzu (w przypadku jego nieobecności sprawozdanie podpisuje osoba zastępująca Kierownika OSZ) i przekazuje Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, który podpisuje sprawozdanie jako GKBW. Następnie sprawozdanie jest przekazywane Dyrektorowi Wydziału, bądź w przypadku jego nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału, który podpisuje sprawozdanie łączne z upoważnienia dysponenta części. Równolegle Kierownik OSZ akceptuje sprawozdanie, analizy i listy sprawdzające w systemie EZD i przekazuje sprawę Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, celem podpisania sprawozdań jako GKBW. Następnie sprawozdania te podpisuje Dyrektor Wydziału, bądź w przypadku jego nieobecności Z-ca Dyrektora Wydziału z upoważnienia dysponenta części Kierownik OSZ po sprawdzeniu łącznego bilansu w wersji elektronicznej informuje Z-cę Dyrektora Wydziału GKBW o sporządzeniu bilansu w systemie TREZOR i możliwości złożenia podpisów przez Z-cę Dyrektora Wydziału GKBW, który podpisuje sprawozdanie jako GKBW i przez Dyrektora Wydziału, bądź w przypadku jego nieobecności przez Z-cę Dyrektora Wydziału, który podpisuje sprawozdanie łączne z upoważnienia dysponenta części. Sporządzony łączny bilans dysponenta części w systemie TREZOR jest zatwierdzany podpisem elektronicznym z zastosowaniem certyfikatów wydanych przez NBP Dysponent części przekazuje bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu w formie papierowej oraz bilans w formie elektronicznej w systemie TREZOR w terminie i do właściwego odbiorcy wskazanego w Załączniku Nr 6 i 8 do części II C niniejszych procedur Odwzorowanie cyfrowe łącznego bilansu oraz wykaz jednostek budżetowych objętych bilansem przekazywane jest do dnia 30 czerwca następnego roku budżetowego do Ministerstwa Skarbu Państwa, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad ewidencjonowania majątku Skarbu Państwa. 23

26 Niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz innych nieprawidłowości wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych ujawnionych w trakcie analizy sprawozdań, stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych zgodnie z ustawą o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych W przypadku opisanym w pkt procedura analogiczna jak w pkt W przypadku opisanym w pkt należy postępować jak w pkt 2.28 i Na podstawie wytycznych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (obecnie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych), w których zobowiązano Wojewodów do monitorowania terminowości opłacania składek ZUS w OSZ przeprowadza się comiesięczny stały monitoring opłacania składek ZUS Informacje miesięczne o składkach ZUS są przekazywane przez jednostki budżetowe, z wyłączeniem ŁUW, w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie są rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ. Informacje miesięczne o składkach ZUS opatrzone są przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki budżetowej bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap Informacje miesięczne o składkach ZUS sporządzane przez jednostkę budżetową - ŁUW przekazywane są za pomocą systemu EZD do Kierownika OSZ, który przekazuje je pracownikowi OSZ. Informacje te opatrzone są przez GKU oraz Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym Termin przedkładania informacji przez jednostki budżetowe został wskazany w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur Pracownik OSZ przeprowadza kontrolę terminowości opłacania składek ZUS przez jednostki budżetowe, zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych Pracownik OSZ sporządza informacje tabelaryczne zbiorcze w powyższym zakresie w formie elektronicznej, załącza do założonej w systemie EZD sprawy, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji w terminie wskazanym w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur. 24

27 Kierownik OSZ po sprawdzeniu informacji akceptuje ją w systemie EZD, zaś w przypadku jego nieobecności informację akceptuje osoba zastępująca Kierownika OSZ Informacje tabelaryczne zbiorcze za miesiące marzec, czerwiec, wrzesień i grudzień sporządzane są dodatkowo wraz z częścią opisową Część opisową do informacji zbiorczych wraz z zestawieniami tabelarycznymi za miesiące marzec, czerwiec, wrzesień i grudzień Kierownik OSZ przekazuje Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, który akceptuje zestawienia tabelaryczne i podpisuje część opisową jako GKBW W przypadku nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW osobą zastępującą jest Kierownik OSZ, który podpisuje część opisową do informacji w zastępstwie GKBW Zaakceptowana informacja miesięczna o składkach ZUS oraz podpisana część opisowa za miesiące marzec, czerwiec, wrzesień i grudzień zostaje w OSZ W przypadku stwierdzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych, w oparciu o analizę powyższych informacji, na podstawie ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, należy postępować jak w pkt 2.28 i Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, informacji o nieudzieleniu takiej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych: Jednostki budżetowe, jednostka budżetowa - ŁUW oraz dysponent części (OWiDDCB w WFiB) sprawozdanie własne przesyłają drogą elektroniczną za pośrednictwem dysponenta części OSZ, sprawozdania roczne o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych do Ministerstwa Finansów w terminie wskazanym w Załączniku Nr 6 i 8 do części II C niniejszych procedur Sprawozdania roczne o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych są przekazywane przez jednostki budżetowe, z wyłączeniem ŁUW, w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie są rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje sprawozdanie 25

28 pracownikowi OSZ. Sprawozdania te opatrzone są przez głównego księgowego bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap Sprawozdanie o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych sporządzane przez jednostkę budżetową - ŁUW przekazywane jest za pomocą systemu EZD do Kierownika OSZ, który przekazuje sprawozdanie pracownikowi OSZ. Sprawozdanie to opatrzone jest przez GKU bezpiecznym podpisem elektronicznym Sprawozdanie o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych sporządzane przez dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) przekazywane jest za pomocą systemu EZD do Kierownika OSZ, który przekazuje sprawozdanie pracownikowi OSZ. Sprawozdanie to opatrzone jest przez GKBW bezpiecznym podpisem elektronicznym Sprawozdania o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych podlegają zweryfikowaniu przez pracownika OSZ, który w przypadku nieprawidłowości powiadamia telefonicznie jednostkę o zaistniałej sytuacji lub zgłasza problem Kierownikowi OSZ, który podejmuje stosowne działania, m.in. nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny z jednostką, przedkłada projekt pisma lub przedstawia problem przełożonemu Kontrola terminu oraz prawidłowości przekazywanych sprawozdań wykazywana jest w liście sprawdzającej, której wzór stanowi Załącznik Nr 12 do części II C niniejszych procedur Po wyjaśnieniu i skorygowaniu wszystkich nieprawidłowości pracownik OSZ zakłada sprawę w systemie EZD, do której załącza wszystkie sprawozdania jednostek budżetowych, połączone sprawozdanie jednostki budżetowej - ŁUW oraz dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) z uwagi na ten sam numer REGON, analizy, listę sprawdzającą, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ dokonuje ostatecznej weryfikacji sprawozdań. 26

29 Dysponent części przesyła sprawozdania (z wyłączeniem zerowych oraz jednostkowych sprawozdań jednostki budżetowej - ŁUW oraz dysponenta części - OWiDDCB w WFiB) drogą ową lub za pomocą epuap do Ministerstwa Finansów, w terminie wskazanym w Załącznikach Nr 6 i 8 do części II C niniejszych procedur Jednostki budżetowe, jednostka budżetowa - ŁUW, dysponent części (OWiDDCB w WFiB) oraz wydziały merytoryczne w przypadku udzielenia pomocy publicznej sporządzają sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej w formie elektronicznej i przekazują w terminie wskazanym w Załącznikach Nr 6 i 8 do części II C niniejszych procedur Jednostki budżetowe dysponujące własnym loginem i hasłem do systemu SHRIMP przekazują bezpośrednio sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej w systemie SHRIMP Sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej są przekazywane przez jednostki budżetowe, z wyłączeniem ŁUW w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie są rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje sprawozdanie pracownikowi OSZ. Sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej opatrzone są przez głównego księgowego bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap Sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej sporządzane przez jednostkę budżetową - ŁUW przekazywane są do Kierownika OSZ, który przekazuje sprawozdanie pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Sprawozdania te opatrzone są przez GKU bezpiecznym podpisem elektronicznym Sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej sporządzane przez dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) przekazywane są do Kierownika OSZ, który przekazuje sprawozdanie pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Sprawozdania te opatrzone są przez GKBW bezpiecznym podpisem elektronicznym Sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej sporządzane przez wydziały merytoryczne przekazywane są za pomocą systemu EZD do Sekretariatu I WFiB, a następnie Kierownikowi OSZ, który 27

30 przekazuje sprawozdania pracownikowi OSZ. Sprawozdania te opatrzone są przez Dyrektora wydziału merytorycznego bezpiecznym podpisem elektronicznym Sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej podlegają zweryfikowaniu przez pracownika OSZ, który w przypadku nieprawidłowości powiadamia telefonicznie jednostkę o zaistniałej sytuacji W związku z przystąpieniem przez województwo łódzkie do systemu SHRIMP pracownik OSZ dysponujący loginem i hasłem, zweryfikowane dane wprowadza do systemu SHRIMP. Równolegle zakłada sprawę w systemie EZD, do której załącza wyeksportowany z systemu SHRIMP Raport o pomocy publicznej udzielonej przez PUP, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ dokonuje ostatecznej weryfikacji sprawozdania Dysponent części przekazuje w systemie SHRIMP sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej w terminie wskazanym w Załącznikach Nr 6 i 8 do części II C niniejszych procedur W przypadku gdy w danym roku kalendarzowym jednostki budżetowe, jednostka budżetowa - ŁUW, dysponent części (OWiDDCB w WFiB) oraz wydziały merytoryczne nie udzieliły pomocy publicznej sporządzają w formie elektronicznej i przekazują w terminie wskazanym w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur informację o nieudzielaniu pomocy publicznej. W przypadku przekazywania informacji należy stosować procedurę analogiczną jak w przypadku przekazywania sprawozdania o udzieleniu pomocy publicznej, opisaną w ppkt Pracownik OSZ dysponujący loginem i hasłem, wprowadza do systemu SHRIMP informację o nieudzielonej pomocy publicznej. Równolegle zakłada sprawę w systemie EZD, do której załącza notatkę o nieudzielaniu pomocy, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Dysponent części przekazuje w systemie SHRIMP informację o nieudzieleniu pomocy publicznej w terminie wskazanym w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur, tylko w przypadku gdy żadna z jednostek nie udzieliła pomocy publicznej w danym roku kalendarzowym. 28

31 4.4. Na podstawie wytycznych Ministerstwa Finansów jednostki budżetowe, które otrzymają pochodzące z Unii Europejskiej refundacje wydatków poniesionych z budżetu państwa sporządzają informację Rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa i przekazują w terminach wskazanych w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur Informacje sporządzane przez jednostki budżetowe, z wyłączeniem ŁUW, są przekazywane w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie są rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ. Informacje te opatrzone są przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki budżetowej bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap Informacje sporządzane przez jednostkę budżetową - ŁUW przekazywane są w wersji elektronicznej za pomocą systemu EZD do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ. Informacje te opatrzone są przez GKU oraz Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym Informacje sporządzane przez dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) przekazywane są w wersji elektronicznej za pomocą systemu EZD do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ. Informacje te opatrzone są przez GKBW oraz Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym Weryfikacja informacji dokonywana przez pracownika OSZ polega na sprawdzeniu czy dochody przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa dla dochodów budżetowych z tytułu wpływów środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej są zgodne z danymi dostępnymi w systemie TREZOR Pracownik OSZ sporządza informację zbiorczą w formie elektronicznej, załącza do założonej w systemie EZD sprawy, opisanej w pkt 2.16, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ po sprawdzeniu informacji akceptuje ją w systemie EZD i przekazuje sprawę do Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, celem podpisania informacji jako GKBW. Następnie informację podpisuje Dyrektor Wydziału, 29

32 bądź w przypadku jego nieobecności Z-ca Dyrektora Wydziału z upoważnienia dysponenta części Dysponent części przekazuje informację w formie elektronicznej za pośrednictwem epuap do Ministerstwa Finansów w terminie wskazanym w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur Na podstawie wytycznych Ministerstwa Finansów jednostki budżetowe posiadające rachunki pomocnicze, na które przekazywane są środki na płatności z tytułu programów operacyjnych sporządzają w terminie wskazanym w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur informację o: liczbie funkcjonujących wszystkich rachunków pomocniczych w zakresie budżetu środków europejskich prowadzonych w BGK lub w NBP wraz z informacją, kto jest właścicielem rachunku oraz numerem rachunku, wysokości kwot środków znajdujących się na rachunku (suma uznań i wyjść z rachunku w danym miesiącu) oraz sald na koniec danego miesiąca za okres styczeń czerwiec oraz lipiec grudzień Informacje sporządzane przez jednostki budżetowe, z wyłączeniem ŁUW, są przekazywane w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie są rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ. Informacje te opatrzone są przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki budżetowej bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap Informacje sporządzane przez jednostkę budżetową - ŁUW przekazywane są w wersji elektronicznej za pomocą systemu EZD do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ. Informacje te opatrzone są przez GKU oraz Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym Po zweryfikowaniu informacji Pracownik OSZ sporządza w formie elektronicznej informację tabelaryczną zbiorczą w powyższym zakresie, którą ujmuje w piśmie, załącza do założonej w systemie EZD sprawy, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ po sprawdzeniu informacji akceptuje ją w systemie EZD i przekazuje Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW do akceptacji. Następnie informację podpisuje Dyrektor Wydziału, bądź w przypadku jego nieobecności Z-ca Dyrektora Wydziału. 30

33 Dysponent części przekazuje informację w formie elektronicznej za pośrednictwem epuap do Ministerstwa Finansów w terminie wskazanym w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur Na podstawie wytycznych Ministerstwa Finansów OSZ sporządza kwartalne informacje w zakresie dotacji celowych przekazanych jednostkom samorządu terytorialnego w dziale Ochrona zdrowia, rozdziale Składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz świadczenia dla osób nieobjętych obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego Informacja sporządzana przez Wydział Polityki Społecznej jest przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu EZD, w terminie wskazanym w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ. Informacje te opatrzone są przez Dyrektora wydziału merytorycznego bezpiecznym podpisem elektronicznym Pracownik OSZ sprawdza zgodność danych wykazanych w informacji za I, II i III kwartał z danymi wykazanymi przez jednostki samorządu terytorialnego w sprawozdaniu Rb-50 oraz danymi wynikającymi z ewidencji księgowej prowadzonej w OWiDDCB w WFiB. Informacja za IV kwartał jest sprawdzana z ewidencją księgową, nie jest natomiast korelowana z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-50 z uwagi na wcześniejszy termin sporządzania informacji. Korelacja następuje w terminie późniejszym, zaś w przypadku niezgodności danych sporządzana jest korekta informacji W przypadku niezgodności pracownik OSZ powiadamia telefonicznie pracownika Wydziału Polityki Społecznej o zaistniałej sytuacji Po wyjaśnieniu i skorygowaniu wszystkich nieprawidłowości Pracownik OSZ sporządza informację tabelaryczną w powyższym zakresie przy piśmie w formie elektronicznej, załącza wraz z analizą do założonej w systemie EZD sprawy, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ po sprawdzeniu informacji akceptuje ją wraz z pismem i analizą w systemie EZD i przekazuje Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW do akceptacji, a następnie do Dyrektora Wydziału bądź w przypadku jego nieobecności do Z-cy Dyrektora Wydziału, celem podpisania pisma Dysponent części przekazuje informację wraz z pismem w formie elektronicznej za pośrednictwem epuap do Ministerstwa Finansów w terminie wskazanym w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur. 31

34 4.7. Zgodnie z procedurą uruchamiania oraz przyznawania zapewnienia finansowania lub dofinansowania przedsięwzięcia ze środków rezerwy celowej budżetu państwa i budżetu środków europejskich dla programów i projektów realizowanych w ramach NSRO oraz Funduszu Spójności , Mechanizmu Finansowego EOG, Norweskiego Mechanizmu Finansowego i Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy z części 83, poz. 8, 19, 98, 99 jednostki budżetowe, jednostka budżetowa ŁUW, które pozyskały środki z omawianej rezerwy celowej są zobowiązani do sporządzania i przekazywania w terminie wskazanym w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur, miesięcznej/rocznej informacji na temat wydatkowania i zaangażowania środków pozyskanych z rezerwy celowej Informacje są przekazywane przez jednostki budżetowe, z wyłączeniem ŁUW w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW a następnie są rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ. Informacje te opatrzone są przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki budżetowej bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap Informacje sporządzane przez jednostkę budżetową - ŁUW przekazywane są do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Informacje te opatrzone są przez GKU oraz Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym Pracownik OSZ sprawdza zgodność danych przedstawionych w informacji z danymi wykazanymi w: informacji o zleceniach płatności otrzymanych przez BGK, informacji o płatnościach zrealizowanych przez BGK, sprawozdaniu Rb-28UE W przypadku niezgodności pracownik OSZ powiadamia telefonicznie osobę, która sporządziła omawianą informację o zaistniałej sytuacji Po wyjaśnieniu i skorygowaniu wszystkich nieprawidłowości pracownik OSZ sporządza informacje w formie elektronicznej, załącza do założonej w systemie EZD sprawy wraz z zestawieniem o płatnościach zrealizowanych przez BGK, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ po dokonaniu ostatecznej weryfikacji informacji akceptuje ją w systemie EZD i przekazuje do Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, celem 32

35 podpisania jako GKBW. Następnie informację podpisuje Dyrektor Wydziału, bądź w przypadku jego nieobecności Z-ca Dyrektora Wydziału z upoważnienia dysponenta części Dysponent części przekazuje informację w formie elektronicznej za pośrednictwem epuap do Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju w terminach wskazanych w Załączniku Nr 9 do części II C niniejszych procedur na adres skrytki wskazany w Załączniku Nr 18 do części II C niniejszych procedur Szczegółowy wykaz informacji miesięcznych, kwartalnych i rocznych wraz z terminami przedkładania stanowi Załącznik Nr 9 do części II C niniejszych procedur OSZ jest odpowiedzialny za przygotowywanie Zarządzeń Wojewody Łódzkiego w sprawie ustanowienia dysponentów środków budżetu państwa części 85/10 województwo łódzkie Projekt Zarządzenia jest przekazywany do zaopiniowania do WPNiK przy piśmie przewodnim w systemie EZD Zarządzenia są przekazywane w formie elektronicznej za pośrednictwem epuap do wszystkich jednostek budżetowych, w systemie EZD do Oddziałów WFiB oraz w formie papierowej do NBP W oparciu o zapisy ustawy o finansach publicznych Wojewoda Łódzki ma możliwość przesłania Ministrowi Finansów propozycji ujęcia w projekcie rozporządzenia Rady Ministrów wydatków, które nie wygasają z upływem danego roku budżetowego Powyższa propozycja ujęcia w projekcie jest sporządzana w oparciu o materiały przedkładane dysponentowi części przez wydziały merytoryczne nadzorujące realizację danego zadania oraz jednostki budżetowe Propozycja przekazywana jest przez jednostki budżetowe w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie rejestrowana przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywana za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje propozycje pracownikowi OSZ. Propozycja sporządzona przez wydziały merytoryczne przekazywana jest do Kierownika OSZ, który przekazuje propozycje pracownikom OSZ za pomocą systemu EZD Pracownik OSZ sprawdza otrzymany materiał w następujący sposób: czy zadania ujęte we wniosku wynikają z decyzji Ministra Finansów lub Wojewody Łódzkiego, 33

36 czy zgłaszana kwota nie przekracza planu po zmianach z uwzględnieniem przekazanych środków, na dany cel, na dzień złożenia wniosku W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w przedłożonym wniosku, pracownik OSZ jest zobowiązany do telefonicznego powiadomienia wydziału merytorycznego lub jednostki budżetowej o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się z prośbą o jej wyjaśnienie Po wyjaśnieniu i skorygowaniu wszystkich nieprawidłowości pracownik OSZ przygotowuje projekt zbiorczego wystąpienia do Ministerstwa Finansów dotyczący ujęcia ww. wydatków w projekcie rozporządzenia Rady Ministrów, załącza do założonej w systemie EZD sprawy, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ po sprawdzeniu projektu akceptuje go w systemie EZD i przekazuje Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, a następnie Dyrektorowi Wydziału do podpisu Procedura opracowywania decyzji w sprawie realizacji wydatków niewygasających z upływem roku budżetowego w części 85/10 województwo łódzkie odbywa się na zasadach określonych w części II A procedur Wnioski dotyczące realizacji zadań ujętych w ww. rozporządzeniu są sporządzane w formie elektronicznej i przekazywane za pośrednictwem systemu EZD lub epuap Pracownik OSZ po otrzymaniu danego wniosku dokonuje jego weryfikacji, tzn. sprawdzane jest czy: zapisane zadanie i podana klasyfikacja budżetowa są zgodne z wykazaną w rozporządzeniu Rady Ministrów o wydatkach niewygasających oraz decyzją Wojewody Łódzkiego, kwota wskazana we wniosku, celem uruchomienia na rzecz jednostki realizującej zadanie, mieści się w planie ujętym w ww. rozporządzeniu i decyzji Wojewody Łódzkiego dla danego zadania, nie występują błędy rachunkowe Po dokonaniu sprawdzenia danego wniosku pracownik OSZ przygotowuje w systemie EZD wystąpienie do Ministerstwa Finansów dotyczące przekazania w określonym terminie środków finansowych na realizację wskazanego zadania. 34

37 Po przekazaniu przez Ministerstwo Finansów środków na rachunek bankowy przeznaczony dla wydatków środków niewygasających, pracownik OSZ dokonuje polecenia przelewu do jednostki realizującej zadanie, który odbywa się w systemie bankowości elektronicznej enbepe (procedura sporządzania przelewów przez OSZ z wykorzystaniem systemu bankowości elektronicznej enbepe odbywa się na zasadach określonych w części II B procedur) Po przekazaniu środków, pracownik OSZ do założonej sprawy w systemie EZD załącza informację do wydziału merytorycznego o uruchomionych w danym dniu dotacjach na realizację wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego w części 85/10 - województwo łódzkie W związku z wytycznymi Ministerstwa Finansów propozycja ujęcia w projekcie rozporządzenia Rady Ministrów wydatków, które w danym roku budżetowym nie wygasają z upływem roku budżetowego, harmonogram i zapotrzebowania na wydatki niewygasające są wprowadzane do systemu TREZOR - moduł Obsługa Dysponentów przez dysponentów środków budżetu państwa (I, II i III stopnia) i przekazywane przez dysponenta części do Ministerstwa Finansów zgodnie z instrukcją dla użytkownika - dysponenta I stopnia W związku z obowiązkiem nałożonym na dysponentów części budżetowych, wynikającym z ustawy o finansach publicznych, jednostki budżetowe, jednostka budżetowa ŁUW, wydziały merytoryczne przedkładają do WFiB jako dysponenta części roczne rozliczenie: środków i dotacji przyznanych w ramach ustawy budżetowej na dany rok budżetowy, środków i dotacji uruchomionych w danym roku budżetowym, o które Minister Finansów zwiększył budżet z części 83 - Rezerwy celowe oraz 81 - Rezerwa ogólna, środków i dotacji uruchomionych w danym roku budżetowym pochodzących z rezerwy Wojewody Łódzkiego Pracownik OSZ sporządza projekt pisma wraz z wzorami tabelarycznymi do jednostek budżetowych, jednostki budżetowej ŁUW, wydziałów merytorycznych dotyczący przesłania omawianych informacji. Równolegle zakłada sprawę w systemie EZD, do której załącza pismo wraz z listą sprawdzającą, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji. 35

38 Kierownik OSZ dokonuje weryfikacji pisma, akceptuje i przekazuje w systemie EZD Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW do akceptacji, a następnie Dyrektorowi Wydziału bądź w przypadku jego nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału do podpisu. Następnie sprawa zostaje zwrócona do Kierownika OSZ, który przekazuje ją pracownikowi OSZ, celem dokonania wysyłki pisma do: jednostek budżetowych za pomocą platformy epuap, jednostki budżetowej ŁUW, wydziałów merytorycznych za pomocą systemu EZD, poprzez udostępnienie do właściwych Sekretariatów ŁUW Terminy przedkładania dysponentowi części ww. informacji wskazywane są w piśmie kierowanym corocznie do jednostek budżetowych, jednostki budżetowej ŁUW oraz wydziałów merytorycznych Informacje sporządzane przez jednostki budżetowe, z wyłączeniem jednostki budżetowej ŁUW są przekazywane w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ. Informacje te opatrzone są przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap Informacje sporządzane przez jednostkę budżetową - ŁUW przekazywane są do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Informacje te opatrzone są przez GKU bezpiecznym podpisem elektronicznym Informacje sporządzane przez wydziały merytoryczne przekazywane są do Sekretariatu I WFiB / Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Informacje te opatrzone są przez Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym Kontrola terminu oraz prawidłowości przekazywanych informacji wykazywana jest w liście sprawdzającej, której wzór stanowi Załącznik Nr 17 do części II C niniejszych procedur Informacje podlegają sprawdzeniu pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym przez pracownika OSZ, które polega w szczególności na stwierdzeniu prawidłowości: 36

39 dokonania wydatków zgodnie z celem określonym w decyzji, tj. zgodnie z przeznaczeniem, poniesionych wydatków w danym paragrafie klasyfikacji budżetowej, wykazanych danych w informacjach z planem finansowym zaewidencjonowanym w WFiB, ze sprawozdaniami: Rb-28, Rb-28UE, Rb-28UE WPR oraz dokonanymi zwrotami środków i dotacji na rachunek bieżący wydatków i dochodów dysponenta części Stwierdzenie poprawności pod względem formalnorachunkowym oraz merytorycznym informacji potwierdzane jest przez pracownika OSZ na liście sprawdzającej Pracownik OSZ weryfikuje i przeprowadza szczegółową analizę informacji poprzez tworzenie zbiorczych baz danych, analiz finansowych niezbędnych do przeprowadzenia przez Kierownika OSZ ostatecznej analizy prawidłowości realizacji budżetu dysponenta części W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, pracownik OSZ jest zobowiązany do telefonicznego powiadomienia jednostki o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się z prośbą o jej wyjaśnienie, bądź ewentualne przedłożenie korekty informacji lub zgłasza problem Kierownikowi OSZ, który podejmuje stosowne działania, m.in. nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny z jednostką, przedkłada projekt pisma lub przedstawia problem przełożonemu Pracownik OSZ sporządza zbiorcze roczne rozliczenia dotyczące: uruchomionych dotacji na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, według stanu na dzień 31 grudnia danego roku budżetowego z uwzględnieniem rozliczeń w okresie przejściowym po zakończeniu roku budżetowego oraz zwrotów na dochody budżetu państwa, środków i dotacji uruchomionych w danym roku budżetowym, o które Minister Finansów zwiększył budżet z części 81 - Rezerwa ogólna i 83 - Rezerwy celowe, środków i dotacji uruchomionych w danym roku budżetowym pochodzących z rezerwy Wojewody Łódzkiego, które załącza wraz z listą sprawdzającą do założonej w systemie EZD sprawy, akceptuje je i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ po dokonaniu ostatecznej weryfikacji informacji i akceptacji w systemie EZD zbiorczych rocznych rozliczeń wraz z listą sprawdzającą, zwraca sprawę pracownikowi OSZ. 37

40 Zbiorcze rozliczenie uruchomionych dotacji na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, według stanu na dzień 31 grudnia danego roku budżetowego z uwzględnieniem rozliczeń w okresie przejściowym po zakończeniu roku budżetowego oraz zwrotów na dochody budżetu państwa pracownik OSZ udostępnia w systemie EZD Kierownikowi OWiDDCB w WFiB W związku z obowiązkiem nałożonym na dysponentów części budżetowych, wynikającym z ustawy o finansach publicznych jednostki budżetowe, jednostki samorządu terytorialnego, wydziały merytoryczne oraz dysponent części (OWiDDCB, ORF, OKF w WFiB) przedkładają do WFiB jako dysponenta części za II, III i IV kwartał danego roku budżetowego informację dotyczącą wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego w układzie klasyfikacji budżetowej w zakresie zrealizowanych dochodów i dokonanych wydatków ze środków i dotacji udzielonych z budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich Terminy przedkładania dysponentowi części ww. informacji przedstawia Załącznik Nr 10 do części II C niniejszych procedur Wyżej wymienione informacje stanowią podstawę do sporządzenia przez dysponenta części za II, III i IV kwartał danego roku budżetowego łącznej informacji dotyczącej wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego w układzie klasyfikacji budżetowej Informacje sporządzane przez jednostki budżetowe, z wyłączeniem ŁUW oraz jednostki samorządu terytorialnego są przekazywane w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikom OSZ wyznaczonym do rozdzielania korespondencji w systemie EZD lub innym pracownikom OSZ. Pracownicy otrzymujący korespondencję w systemie EZD w zależności od jej zawartości przekazują lub udostępniają dokumenty pracownikom OSZ. Informacje te opatrzone są przez głównego księgowego / skarbnika oraz kierownika jednostki bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap Informacje sporządzane przez jednostkę budżetową - ŁUW przekazywane są do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Informacje te opatrzone są przez GKU oraz Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym. 38

41 Informacje sporządzane przez dysponenta części (OWiDDCB oraz ORF w WFiB) przekazywane są do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Informacje te są zaakceptowane przez Kierownika OWiDDCB / Koordynatora ORF oraz opatrzone przez GKBW bezpiecznym podpisem elektronicznym Informacje sporządzane przez dysponenta części (OKF w WFiB) przekazywane są do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ za pomocą systemu EZD. Informacje te są zaakceptowane przez Kierownika OKF oraz Z-cę Dyrektora Wydziału Informacje sporządzane przez wydziały merytoryczne przekazywane są do Sekretariatu I WFiB / Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikom OSZ za pomocą systemu EZD. Informacje te opatrzone są przez Dyrektora Wydziału bezpiecznym podpisem elektronicznym Kontrola terminu oraz prawidłowości przekazywanych informacji wykazywana jest w listach sprawdzających. Wzory list sprawdzających stanowią Załączniki Nr 12 i 16 do części II C niniejszych procedur Informacje w układzie klasyfikacji budżetowej podlegają sprawdzeniu pod względem formalno - rachunkowym przez pracownika OSZ, które polega w szczególności na stwierdzeniu czy: przekazane informacje zostały sporządzone w sposób technicznie prawidłowy, stan przekazanych środków do dysponentów niższego stopnia oraz wysokość przekazanych dotacji jednostkom samorządu terytorialnego przez dysponenta części jest zgodny z danymi wynikającymi z ewidencji prowadzonej przez OWiDDCB w WFiB, dane wykazane w informacjach z wykonania dochodów i wydatków są zgodne z planem finansowym oraz ze złożonymi sprawozdaniami: Rb-27, Rb-28, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-50, Rb-27ZZ, dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych Stwierdzenie poprawności pod względem formalnorachunkowym informacji potwierdzane jest przez pracownika OSZ na listach sprawdzających Informacje w układzie klasyfikacji budżetowej podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez pracownika OSZ, które polega w szczególności na stwierdzeniu: 39

42 prawidłowości pobierania dochodów, zgodności wydatków z planowanym przeznaczeniem, prawidłowości poniesionych wydatków w danym paragrafie klasyfikacji budżetowej, prawidłowości wykorzystania środków finansowych - w tym w zakresie zrealizowanych zadań, prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa pod względem zgodności z przeznaczeniem oraz wysokości wykorzystanej dotacji Stwierdzenie poprawności pod względem merytorycznym informacji potwierdzane jest przez pracownika OSZ na listach sprawdzających Pracownik OSZ weryfikuje i przeprowadza szczegółową analizę informacji poprzez tworzenie zbiorczych baz danych, analiz finansowych niezbędnych do prowadzenia przez Kierownika OSZ bieżącego monitoringu w zakresie prawidłowości realizacji budżetu dysponenta części W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, pracownik OSZ jest zobowiązany do telefonicznego powiadomienia jednostki o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się z prośbą o jej wyjaśnienie, bądź ewentualne przedłożenie korekty informacji lub zgłasza problem Kierownikowi OSZ, który podejmuje stosowne działania, m.in. nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny z jednostką, przedkłada projekt pisma lub przedstawia problem przełożonemu Pracownik OSZ na podstawie otrzymanych dokumentów przygotowuje łączną informację tabelaryczną i opisową, stanowiącą podstawę dokonania oceny wykonania budżetu w układzie klasyfikacji budżetowej Pracownik OSZ sporządza łączną informację w formie papierowej w jednym egzemplarzu, a następnie przedkłada Kierownikowi OSZ. Równolegle zakłada sprawę w systemie EZD, do której załącza łączną informację wraz z listami sprawdzającymi, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ dokonuje ostatecznej weryfikacji łącznej informacji W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sporządzonej łącznej informacji Kierownik OSZ zwraca informacje do pracownika OSZ, celem skorygowania. 40

43 Kierownik OSZ po dokonaniu ostatecznej weryfikacji, akceptuje informację poprzez złożenie podpisu przy pieczątce na wersji papierowej. Równolegle akceptuje łączną informację wraz z listami sprawdzającymi w systemie EZD i przekazuje Z-cy Dyrektora Wydziału GKBW, a następnie Dyrektorowi Wydziału bądź w przypadku jego nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału do akceptacji i podpisu Z-ca Dyrektora Wydziału GKBW oraz Dyrektor Wydziału bądź w przypadku jego nieobecności Z-ca Dyrektora Wydziału akceptują łączną informację poprzez złożenie podpisu przy pieczątce na wersji papierowej. Równolegle akceptują łączną informację w systemie EZD. Następnie informacja przekazywana jest w formie papierowej oraz elektronicznej w systemie EZD Wojewodzie Łódzkiemu celem akceptacji /podpisania Wojewoda Łódzki w oparciu o ustalenia wynikające z przeprowadzonej analizy wydaje stosowne polecenia, w celu podjęcia działań zmierzających do prawidłowego wykonania budżetu Zgodnie z poleceniami Wojewody Łódzkiego podejmowane są działania, mające na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i zapobieżenie ich powstawania w przyszłych okresach Ocena wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego w układzie klasyfikacji budżetowej przekazywana jest w formie elektronicznej w systemie EZD do Biura Wojewody ŁUW, w celu zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej Wyciąg z analizy opisowej Wykonanie budżetu Wojewody Łódzkiego obejmujący zespoloną administrację rządową w województwie łódzkim przekazywany jest w formie elektronicznej w systemie EZD do Biura Wojewody ŁUW W związku z obowiązkiem nałożonym na dysponentów części budżetowych, wynikającym z ustawy o finansach publicznych, jednostki budżetowe oraz Zespół powołany do oceny realizacji budżetu zadaniowego przedkładają do WFiB półroczną i roczną informację opisową z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym Terminy przedkładania dysponentowi części ww. informacji przedstawia Załącznik Nr 10 do części II C niniejszych procedur Wyżej wymienione informacje stanowią podstawę do sporządzenia przez dysponenta części łącznej półrocznej i rocznej informacji opisowej 41

44 z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym Informacje sporządzane przez jednostki budżetowe, z wyłączeniem ŁUW, są przekazywane w formie dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę podawczą epuap ŁUW, a następnie rejestrowane przez Kancelarię w systemie EZD i przekazywane za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB do Kierownika OSZ, który przekazuje informacje pracownikowi OSZ. Informacje te opatrzone są przez głównego księgowego oraz kierownika jednostki budżetowej bezpiecznym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap Zespół powołany do oceny realizacji budżetu zadaniowego sporządza informację w formie tabelarycznej na temat realizacji celów i mierników na poziomie poszczególnych stopni układu zadaniowego oraz przyczyn i rodzajów odchyleń wartości osiągniętych mierników od wartości docelowej, a następnie zgodnie z zarządzeniem Dyrektora Generalnego ŁUW przekazuje za pośrednictwem Sekretariatu I WFiB, GKBW w formie elektronicznej w systemie EZD Kontrola terminu oraz prawidłowości przekazywanych informacji wykazywana jest w listach sprawdzających. Wzór listy sprawdzającej stanowi Załącznik Nr 12 do części II C niniejszych procedur Jednostki budżetowe sporządzają informację dotyczącą wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym wraz z informacją o realizacji celów i mierników na poziomie poszczególnych stopni szczegółowości układu zadaniowego uwzględniające: przyczyny odchyleń wartości osiągniętego miernika i wydatkowanych środków od przeciętnego wskaźnika w danym okresie sprawozdawczym, informację o podjętych działaniach naprawczych, informację o czynnościach zrealizowanych w ramach danego działania, liczbie spraw, produkcie finalnym i efekcie końcowym zrealizowanych spraw za dany okres Informacje w układzie zadaniowym podlegają sprawdzeniu pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym przez pracownika OSZ, które polega w szczególności na stwierdzeniu czy: dane wykazane w informacjach zgodne są z planem finansowym oraz złożonymi sprawozdaniami: Rb-BZ1, Rb-28, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, 42

45 dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych Stwierdzenie poprawności pod względem formalnorachunkowym informacji potwierdzane jest przez pracownika OSZ na listach sprawdzających Pracownik OSZ weryfikuje i przeprowadza szczegółową analizę informacji poprzez tworzenie zbiorczych baz danych, analiz finansowych niezbędnych do prowadzenia przez Kierownika OSZ bieżącego monitoringu w zakresie prawidłowości realizacji budżetu dysponenta części W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, pracownik jest zobowiązany do telefonicznego powiadomienia jednostki / Zespołu o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się z prośbą o jej wyjaśnienie, bądź ewentualne przedłożenie korekty informacji lub zgłasza problem Kierownikowi OSZ, który podejmuje stosowne działania, m.in. nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny z jednostką, przedkłada projekt pisma lub przedstawia problem przełożonemu Pracownik OSZ na podstawie otrzymanych informacji w układzie zadaniowym przygotowuje łączną informację, stanowiącą podstawę dokonania oceny wykonania budżetu w układzie zadaniowym Pracownik OSZ sporządza łączną informację w formie papierowej w jednym egzemplarzu, a następnie przedkłada Kierownikowi OSZ. Równolegle zakłada sprawę w systemie EZD, do której załącza łączną informację wraz z listą sprawdzającą, akceptuje i przekazuje Kierownikowi OSZ do akceptacji Kierownik OSZ dokonuje ostatecznej weryfikacji łącznej informacji W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w sporządzonej łącznej informacji Kierownik OSZ zwraca informacje do pracownika OSZ, celem skorygowania Kierownik OSZ po dokonaniu ostatecznej weryfikacji informacji akceptuje poprzez złożenie podpisu przy pieczątce na wersji papierowej. Równolegle akceptuje łączną informację wraz z listą sprawdzającą w systemie EZD i przekazuje GKBW, a następnie Dyrektorowi Wydziału bądź w przypadku jego nieobecności Z-cy Dyrektora Wydziału do akceptacji i podpisu GKBW oraz Dyrektor Wydziału bądź w przypadku jego nieobecności Z-ca Dyrektora Wydziału akceptują łączną informację poprzez złożenie podpisu przy pieczątce na wersji papierowej. Równolegle akceptują łączną informację w systemie EZD. Następnie informacja przekazywana jest w formie 43

46 papierowej oraz elektronicznej w systemie EZD Wojewodzie Łódzkiemu celem akceptacji / podpisania Wojewoda Łódzki w oparciu o ustalenia wynikające z przeprowadzonej analizy wydaje stosowne polecenia, w celu podjęcia działań zmierzających do prawidłowego wykonania budżetu Zgodnie z poleceniami Wojewody Łódzkiego podejmowane są działania, mające na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i zapobieżenie ich powstawania w przyszłych okresach Informacja opisowa z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym przekazywana jest w formie elektronicznej w systemie EZD do Biura Wojewody ŁUW w celu zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej. 5. Personel 5.1. W OSZ istnieją następujące stanowiska pracy: stanowisko ds. zarządzania personelem OSZ, bezpośredniego nadzoru i koordynowania w celu prawidłowej i terminowej realizacji powierzonych zadań, 6 stanowisk ds. sprawozdawczości i analiz dysponenta części, istniejące w celu sporządzania łącznych i skonsolidowanych łącznych sprawozdań budżetowych, statystycznych i finansowych dysponenta części oraz sprawowania nadzoru i kontroli nad prawidłowością realizacji budżetu Wojewody Łódzkiego Opisy stanowisk oraz ich aktualizacje zostały opracowane w formie pisemnej zgodnie z wytycznymi Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów i przekazane do WPNiK Każda osoba zatrudniona na danym stanowisku posiada aktualny zakres zadań, obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, sporządzony w 2 egzemplarzach, który otrzymują: Pracownik OSZ, WPNiK W ramach mechanizmów kontrolnych Kierownik OSZ lub w przypadku jego nieobecności osoba go zastępująca tworzy system zastępstw obowiązków za osoby, których nieobecność przekracza 30 dni. 6. System ochrony danych 44

47 6.1. Wszystkie stanowiska komputerowe znajdujące się w OSZ zabezpieczone są przy pomocy nazwy użytkownika i hasła Kierownik OSZ oraz każdy z pracowników OSZ mają dostęp do dysku sieciowego Spraw (\\Filemon\Finanse) (S:) oraz systemu EZD Wszystkie pliki tworzone w OSZ są zapisywane w odpowiednich folderach tworzonych dla potrzeb danego roku budżetowego. W ramach zabezpieczeń przed zmianami niżej wymienione pliki są zapisywane w trybie do odczytu : ostateczna wersja sprawozdań łącznych zawierająca bazę danych sprawozdań wpływających do OSZ, plan dysponenta części prowadzony dla potrzeb OSZ, zbiorcza informacja z wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego, inne pliki W ramach ochrony technicznej Kierownik OSZ regularnie tworzy kopie zapasowe zbiorów danych przetwarzanych w systemach informatycznych danego roku budżetowego, które zapisywane są na dysku lokalnym (C:) pod datą utworzenia Ochrona plików znajdujących się na dyskach sieciowych uregulowana jest w odrębnym zarządzeniu Wojewody Łódzkiego w sprawie przyjęcia i wdrożenia Polityki Bezpieczeństwa dla ŁUW. 7. Archiwizacja dokumentów 7.1. Pliki zapisywane przez OSZ na dysku sieciowym Spraw (\\Filemon\Finanse) (S:), w tym zbiory stanowiące sprawozdania łączne i skonsolidowane łączne budżetowe, statystyczne, finansowe za poszczególne okresy sprawozdawcze przechowywane są na cyfrowych nośnikach informacji w Wydziale Administracyjno - Gospodarczym, w sposób chroniący przed utratą, uszkodzeniem lub zniekształceniem tych danych Dokumenty papierowe OSZ, które tworzą sprawę prowadzoną elektronicznie przechowywane są w składzie chronologicznym Dokumenty elektroniczne OSZ, które tworzą sprawę prowadzoną elektronicznie przechowywane są w składzie informatycznych nośników danych Archiwizacja dokumentów przechowywanych w OSZ w wersji papierowej dokonywana jest zgodnie z zapisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. 45

48 7.5. Archiwizacja dokumentów przechowywanych w systemie EZD dokonywana jest zgodnie z zarządzeniem w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w ŁUW. 8. Komunikacja 8.1. Przepływ informacji w OSZ odbywa się w sposób ciągły. Kierownik OSZ bezpośrednio po powrocie ze spotkania z Dyrektorem Wydziału bądź Z-cą Dyrektora Wydziału lub Z-cą Dyrektora Wydziału GKBW organizuje zebranie wszystkich pracowników OSZ, na którym przekazuje wszystkie informacje niezbędne do realizacji zadań OSZ Ponadto Kierownik OSZ, w miarę potrzeb, organizuje spotkania pracowników OSZ, na których omawiane są bieżące sprawy OSZ Każdy z pracowników OSZ po powrocie ze szkolenia zapoznaje współpracowników z tematyką i materiałami szkoleniowymi. 46

49 Załączniki Załącznik 1 Przesyłka zewnętrzna wpływająca do Oddziału Sprawozdawczości Zbiorczej Sprawozdanie Rb- WSb, Sprawozdania finansowe: bilans, zestawienie zmian w funduszu, rachunek zysków i strat, Pisma od rzecznika dotyczące dyscypliny finansów publicznych. Sprawozdania: Rb-ZN, Rb- BZ1, Pisma od jst, jb dotyczące wyjaśnień oraz korekt do sprawozdań, Pisma od MF lub innych resortów, Pisma od jb dotyczące rezerw Pisma od jb dotyczące budżetu zadaniowego, Pisma od jb, jst dotyczące wyjaśnień do informacji opisowej, 3 Informacje opisowe 3 od jb, jst, Pisma od jb, jst dotyczące polecam WŁ, Pisma z jb, jst dotyczące wyjaśnień do kontroli NIK, Inne pisma wpływające do Oddziału, Pisma z jb, jst, od rzecznika dotyczące dyscypliny finansów publicznych. Sprawozdania 1 wpływające od jb i jst, Informacje o składkach ZUS wpływające z jb, Informacja o rozlicz. rezerwy celowej np. poz. 8, 98, 19, 99 przedkładana przez jb. Sprawozdania 2 wpływające od jb. papierowa epuap System TREZOR Kancelaria ŁUW - Główny Punkt Kancelaryjny Sekretariat WFiB Dyrektor WFiB GKBW Kierownik Oddziału Pracownik OSZ 1 sprawozdania: Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa, Rb-N, Rb-Z, Rb-70, Rb-50, Sprawozdanie o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych, Sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej bądź informacji o nieudzielaniu pomocy publicznej, 2 sprawozdania: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Bilans, 3 informacje dotyczące wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego w układzie klasyfikacji budżetowej i zadaniowej. 47

50 Załącznik 2 Przesyłka elektroniczna wewnętrzna(ezd) wpływająca do Oddziału Sprawozdawczości Zbiorczej Pisma z wydziałów merytorycznych dotyczące m. in. sprawozdania Rb-50, rezerw, wyjaśnień do informacji opisowej w układzie klasyfikacji budżetowej i zadaniowej, polecam WŁ, wyjaśnień do kontroli NIK, Pisma oraz informacje z WPS dotyczące 85156, Inne pisma z wydziałów merytorycznych wpływające do Oddziału, Informacje opisowe od Zespołu do oceny realizacji budżetu zadaniowego w ŁUW. Informacje opisowe z wydziałów merytorycznych układ tradycyjny, Sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej bądź informacji o nieudzielaniu pomocy publicznej przedkładane przez wydziały merytoryczne. Sprawozdania 1, które nie są rejestrowane w TREZOR, Informacje opisowe przedkładane przez dysponenta części (OWiDDCB, ORF, OKF w WFiB), oraz jednostkę budżetową ŁUW, Informacja o rozlicz. rezerwy celowej np. poz. 8, 98, 19, 99, Informacje o ZUS przedkładane przez jednostkę budżetową ŁUW. Sprawozdania 2, które są rejestrowane w TREZOR. Sekretariat WFiB Dyrektor WFiB GKBW Kierownik Oddziału Pracownik OSZ 1 Sprawozdania Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa, Rb-N, Rb-Z, Rb-70, Rb-WSb, Rb-BZ1, Sprawozdanie o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych, Zestawienie zmian w funduszu, Rachunek zysków i strat, sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej bądź informacji o nieudzielaniu pomocy publicznej przedkładane przez jednostkę budżetową ŁUW oraz dysponenta części (OWiDDCB w WFiB), 2 sprawozdania: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Bilans. 48

51 Załącznik 3 Przesyłka elektroniczna wewnętrzna (EZD) wytworzona w Oddziale Sprawozdawczości Zbiorczej dla: Wydziałów merytorycznych WFiB Wojewoda Łódzki a/a Pisma do wydziałów merytorycznych dotyczące m. in. sprawozdania Rb-50, rezerw, wyjaśnień do informacji opisowej w układzie klasyfikacji budżetowej i zadaniowej, polecam WŁ, wyjaśnień do kontroli NIK, informacji opisowej BIP, Inne pisma do wydziałów merytorycznych. Informacje dla DW, Z-cy DW, GKBW oraz innych Oddziałów WFiB. Informacje opisowe łączne układ tradycyjny, Informacje opisowe łączne układ zadaniowy. Informacje zbiorcze o ZUS. Pracownik OSZ Przygotowanie projektu pisma, bądź informacji Założenie sprawy bądź nie w EZD Uzupełnienie metadanych Zatwierdzenie projektu Akceptacja Pracownik OSZ Przygotowanie projektu pisma, bądź informacji Uzupełnienie metadanych Zatwierdzenie projektu Akceptacja Pracownik OSZ Przygotowanie łącznej inf. opisowej Założenie sprawy w EZD Uzupełnienie metadanych Akceptacja Pracownik OSZ Przygotowanie zbiorczej informacji o ZUS wraz z pismem (pismo przygotowuje tylko w okresach kwartalnych) Założenie sprawy w EZD Uzupełnienie metadanych Akceptacja przekazanie informacji w celu akceptacji zwrot odrzuconej informacji przekazanie informacji w celu akceptacji zwrot odrzuconej informacji zwrot zatwierdzonego i podpisanego pisma przekazanie pisma w celu akceptacji Kierownik Oddziału: Weryfikacja przygotowanego projektu Uzupełnienie daty Akceptacja przekazanie pisma w celu akceptacji zwrot odrzuconego projektu pisma zwrot odrzuconego projektu pisma GKBW: Weryfikacja przygotowanego projektu Akceptacja przekazanie pisma w celu akceptacji i podpisania zwrot odrzuconego projektu pisma przekazanie pisma w celu akceptacji Kierownik Oddziału: Weryfikacja przygotowanego projektu Akceptacja Przekazanie dokumentu właściwej komórce ŁUW zwrot odrzuconego projektu pisma zwrot zatwierdzonej i podpisanej informacji Kierownik Oddziału: Weryfikacja łącznej inf. opisowej Akceptacja przekazanie informacji w celu akceptacji GKBW: Weryfikacja łącznej inf. opisowej Akceptacja przekazanie informacji w celu akceptacji zwrot odrzuconej informacji zwrot odrzuconej informacji zwrot zatwierdzonej i podpisanej informacji Kierownik Oddziału: Weryfikacja zbiorczej informacji o ZUS Akceptacja przekazanie informacji w celu akceptacji tylko w okresach kwartalnych zwrot odrzuconej informacji GKBW: Weryfikacja zbiorczej informacji o ZUS Akceptacja Dyrektor WFiB: Zatwierdzenie/ podpisanie pisma Dyrektor WFiB: Zatwierdzenie informacji Akceptacja przekazanie informacji w celu akceptacji i podpisania zwrot odrzuconej informacji Przekazanie pisma do sekretariatu właściwego Wydziału jeżeli nie stanowi sprawy Oddziału Udostępnienie pisma do sekretariatu właściwego Wydziału jeżeli stanowi sprawę Oddziału Zakończenie sprawy - Zwykłe zakończenie Przekazanie informacji opisowej do sekretariatu Wojewody Łódzkiego celem zatwierdzenia/podpisania przez Wojewodę Łódzkiego Zakończenie sprawy - Zwykłe zakończenie Zakończenie sprawy - Zwykłe zakończenie 49

52 Załącznik 4 Przesyłka zewnętrzna wytworzona w Oddziale Sprawozdawczości Zbiorczej m. in. dla: Ministerstwo Finansów (MF) Ministerstwo Skarbu Państwa (MSP) Rzecznik Dyscypliny Finansów Publicznych (RDFP) Główny Urząd Statystyczny (GUS) Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi (MRiRW) Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (MIiR) Najwyższa Izba Kontroli (NIK) System TREZOR sprawozdania: Rb- 23, Rb-27, Rb-28, Rb -50, Rb-28NW Bilans rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa, pisma do MF dotyczące potwierdzenia salda, Informacja dotycząca wykorzystania dotacji celowych przekazywanych jednostkom samorządu terytorialnego w dz. 851, rozdz , inna korespondencja elektroniczna epuap /epuap papierowa sprawozdanie o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych sprawozdania: Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-BZ1 elektroniczna epuap wykaz jednostek objętych bilansami, odwzorowanie cyfrowe bilansu łącznego. bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu Sprawozdanie Rb-WSb papierowa pisma do rzecznika dyscypliny finansów dotyczące naruszenia dyscypliny finansów publicznych sprawozdanie Rb-70 epuap Urząd Statystyczny we Wrocławiu sprawozdania: Rb-Z, Rb-N, System SHRIMP sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej informacja o nieudzielaniu pomocy publicznej epuap elektroniczna sprawozdania: Rb- 28 Programy WPR, Rb-28UE WPR epuap elektroniczna sprawozdania: Rb-28 Programy, Rb-28UE, Rb-28NW Programy Informacja na temat wydatkowania i zaangażowania środków z rezerwy celowej elektroniczna epuap sprawozdania: Rb-28 Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28NW Programy, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-70 50

53 Załącznik 5 Procedura zakładania sprawy w EZD sprawy Założenie sprawy 300 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i realizacji budżetu m.in.: interpretacje, wytyczne z urzędów centralnych, korespondencja organów kontroli (NIK, UKS), pisma dotyczące zgody na otwarcie rachunku pomocniczego. Nie założenie sprawy 3124 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu m.in.: sprawozdania budżetowe i statystyczne: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-50, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-N, Rb-Z, Rb-ZN, Rb-70, Rb-BZ1, ich korekty oraz informacje uzupełniające, rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa, sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej, informacja o nieudzielaniu pomocy publicznej, pisma dotyczące korekt, nieprawidłowości w sprawozdaniach, pisma dotyczące potwierdzenia salda, informacja o rozliczeniu rezerwy celowej np. poz. 8, 98, 19, Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu m.in.: sprawozdania budżetowe i statystyczne roczne i za IV kwartał: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-50, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-N, Rb-Z, Rb-ZN, Rb-70, Rb-WSb, Rb-BZ1, ich korekty oraz informacje uzupełniające, roczne rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa, sprawozdanie o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych, sprawozdania finansowe: bilans, zestawienie zmian w funduszu, rachunek zysków i strat, informacje opisowe roczne układ tradycyjny, informacje opisowe roczne układ zadaniowy, pisma dotyczące rocznych informacji opisowych w układzie zadaniowym i tradycyjnym, pisma dotyczące korekt, nieprawidłowości w sprawozdaniach (rocznych oraz za IV kwartał), pisma na polecam dotyczące rocznych informacji opisowych w układzie zadaniowym i tradycyjnym Pisma bez numeru m.in.: pisma wg właściwości, uwagi do np. regulamin org, pracy, GUS (wkład własny), oświadczenie o kontroli zarządczej, udostępnienie sprawozdań i informacji Urzędu Marszałkowskiego, BIP informacja opisowa, sprawozdanie z udostępnienia inf. publicznej, opis stanowisk, zakres obowiązków, nazwy użytkownika, login, szkolenia, plan szkoleń, tabele dla NIK, pisma dotyczące wyjaśnień NIK, wyciąg z analizy opisowej obejmujący zespoloną administrację rządową w woj. Łódzkim, inne pisma. 313 Nadzorowanie prawidłowości wykorzystania finansów sektora publicznego m.in.: pisma dotyczące naruszenia dyscypliny finansów publicznych Inne sprawy nadzoru finansowego m.in.: informacje opisowe układ tradycyjny (za I półroczne oraz za III kwartały), informacje opisowe układ zadaniowy (za I półroczne), pisma dotyczące informacji w układzie zadaniowym (za I półroczne) oraz tradycyjnym (za I półroczne oraz za III kwartały), pisma dotyczące rezerw, pisma oraz informacje dotyczące 85156, pisma oraz informacje o ZUS, pisma na polecam dotyczące informacji opisowych w układzie zadaniowym (za I półroczne) oraz tradycyjnym (za I półroczne oraz za III kwartały) Zakończenie sprawy Zwykłe zakończenie Prowadzenie sprawy, powiązanie koszulek do sprawy Zakończenie sprawy Zwykłe zakończenie 51

54 Załącznik Nr 6 Terminy przekazywania, forma oraz odbiorcy sprawozdań Rodzaj sprawozdania Termin przekazania sprawozdania do WFiB po upływie okresu sprawozdawczego nie później niż 1 oraz forma Termin przekazania sprawozdania po upływie okresu sprawozdawczego nie później niż 1 Jednostka otrzymująca sprawozdania oraz forma za I-XI 10 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp. II st.) za I-XI 20 dni Rb-23 za XII o 8 dni później roczne do 2 II roku następnego (dysp. III st.), do 10 II roku następnego (dysp. II st.), do 16 II roku następnego (dysp. części własne) za XII o 8 dni później roczne do 20 II roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa system TREZOR system TREZOR za I-XI 10 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp. II st.) za I-XI 20 dni Rb-27 za XII o 8 dni później roczne do 2 II roku następnego (dysp. III st.), do 10 II roku następnego (dysp. II st.), do 16 II roku następnego (dysp. części własne) za XII o 8 dni później roczne do 20 II roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa system TREZOR system TREZOR za I-XI 10 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp. II st.) za I-XI 20 dni Rb-28 za XII o 8 dni później roczne do 2 II roku następnego (dysp. III st.), do 10 II roku następnego (dysp. II st.), do 16 II roku następnego (dysp. części własne) za XII o 8 dni później roczne do 20 II roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa system TREZOR system TREZOR za I-XI 10 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp. II st.) za I-XI 20 dni Rb-28NW za XII o 8 dni później roczne do 2 II roku następnego (dysp. III st.), do 10 II roku następnego (dysp. II st.), do 16 II roku następnego (dysp. części własne) za XII o 8 dni później roczne do 20 II roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa system TREZOR system TREZOR Rb-28 Programy za I-XI 10 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp. II st.) za XII o 8 dni później roczne do 2 II roku następnego (dysp. III st.), do 10 II roku następnego (dysp. II st.), do 16 II roku następnego (dysp. części własne) elektroniczna epuap lub EZD za I-XI 20 dni za XII o 8 dni później roczne do 20 II roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Instytucji Płatniczej elektroniczna epuap oraz Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju elektroniczna epuap NIK elektroniczna epuap 52

55 Rodzaj sprawozdania Termin przekazania sprawozdania do WFiB po upływie okresu sprawozdawczego nie później niż 1 oraz forma Termin przekazania sprawozdania po upływie okresu sprawozdawczego nie później niż 1 Jednostka otrzymująca sprawozdania oraz forma Rb-28NW Programy za I-XI 10 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp. II st.) za XII o 8 dni później roczne do 2 II roku następnego (dysp. III st.), do 10 II roku następnego (dysp. II st.), do 16 II roku następnego (dysp. części własne) elektroniczna epuap lub EZD za I-XI 20 dni za XII o 8 dni później roczne do 20 II roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Instytucji Płatniczej elektroniczna epuap oraz Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju elektroniczna epuap NIK elektroniczna epuap Rb-28 Programy WPR za I-XI 10 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp. II st.) za XII o 8 dni później roczne do 2 II roku następnego (dysp. III st.), do 10 II roku następnego (dysp. II st.), do 16 II roku następnego (dysp. części własne) elektroniczna epuap lub EZD za I-XI 20 dni za XII o 8 dni później roczne do 20 II roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Instytucji Płatniczej elektroniczna epuap oraz Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi elektroniczna epuap NIK elektroniczna epuap Rb-28UE za I-XI 10 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp. II st.) za XII o 8 dni później roczne do 31 I roku następnego (dysp. III st., dysp. części - własne), do 8 II roku następnego (dysp. II st.) elektroniczna epuap lub EZD za I-XI 20 dni za XII o 8 dni później roczne do 20 II roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Instytucji Płatniczej elektroniczna epuap oraz Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju elektroniczna epuap NIK elektroniczna epuap Rb-28UE WPR za I-XI 10 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp. II st.) za XII o 8 dni później roczne do 5 II roku następnego (dysp. III st. dysp. części - własne), do 8 II roku następnego (dysp. II st.) elektroniczna epuap lub EZD za I-XI 20 dni za XII o 8 dni później roczne do 20 II roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Instytucji Płatniczej elektroniczna epuap oraz Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi elektroniczna epuap NIK elektroniczna epuap Rb-50 za I-III kw. 14 dni (jst) za IV kw. do 15 II roku następnego (jst) elektroniczna epuap za I-III kw. 30 dni za IV kw. o 30 dni później Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa system TREZOR Rb-70 za I-IV kw. 10 dni (dysp. III st.), 16 dni (dysp.ii st.) elektroniczna epuap lub EZD za I-IV kw. 28 dni Główny Urząd Statystyczny (Centrum Informatyki Statystycznej Zakład w Radomiu) elektroniczna epuap NIK elektroniczna epuap 53

56 Rodzaj sprawozdania Termin przekazania sprawozdania do WFiB po upływie okresu sprawozdawczego nie później niż 1 oraz forma Termin przekazania sprawozdania po upływie okresu sprawozdawczego nie później niż 1 Jednostka otrzymująca sprawozdania oraz forma Rb-Z za I-III kw. 12 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp. II st.) za IV kw. do 26 I roku następnego (dysp. III st., dysp. części - własne) do 4 II roku następnego (dysp. II st.) za I-III kw. 30 dni za IV kw. do 14 II roku następnego Główny Urząd Statystyczny (Urząd Statystyczny we Wrocławiu) elektroniczna epuap elektroniczna epuap lub EZD Rb-N za I-III kw. 12 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 15 dni (dysp.ii st.) za IV kw. do 26 I roku następnego (dysp. III st., dysp. części - własne) do 4 II roku następnego (dysp. II st.) za I-III kw. 30 dni za IV kw. do 14 II roku następnego Główny Urząd Statystyczny (Urząd Statystyczny we Wrocławiu) elektroniczna epuap elektroniczna epuap lub EZD za I-III kw. 22 dni (jst) Rb-ZN za IV kw. do 7 II roku następnego (jst) elektroniczna epuap lub papierowa Rb-WSb roczne do 31 III roku następnego (dysp. III st., dysp. części - własne), do 15 IV roku następnego (dysp. II st.) papierowa roczne do 30 IV roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa papierowa oraz Bilans, Rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), Zestawienie zmian w funduszu roczne do 31 III roku następnego (dysp. III st., dysp. części - własne), do 15 IV roku następnego (dysp. II st.) papierowa oraz system TREZOR (bilans) roczne do 30 IV roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa papierowa oraz system TREZOR (bilans) Sprawozdanie o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych roczne - 55 dni elektroniczna epuap lub EZD roczne 60 dni Ministerstwo Finansów Departament Gospodarki Narodowej lub elektroniczna epuap Sprawozdanie o udzielonej pomocy publicznej 5 dni od dnia udzielenia pomocy elektroniczna epuap lub EZD 7 dni od dnia udzielenia pomocy Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta system SHRIMP 1 W przypadku, gdy dzień przekazania sprawozdania przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy pierwszy dzień roboczy następujący po tym dniu. 54

57 Załącznik Nr 7 Terminy przekazywania, forma oraz odbiorca sprawozdania Rb-BZ1 Rodzaj sprawozdania Termin przekazania sprawozdania do WFiB po upływie okresu sprawozdawczego nie później niż oraz forma Termin przekazania sprawozdania po upływie okresu sprawozdawczego nie później niż Jednostka otrzymująca sprawozdania oraz forma Rb-BZ1 półroczne 15 dni (dysp. III st., dysp. części - własne), 20 dni (dysp. II st.) roczne do 2 II roku następnego (dysp. III st.), do 10 II roku następnego (dysp. II st.) do 16 II roku następnego (dysp. części własne) półroczne 25 dni roczne do 20 II roku następnego Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa elektroniczna epuap oraz aplikacja BUZA elektroniczna epuap lub papierowa oraz aplikacja BUZA 55

58 Załącznik Nr 8 Terminy przekazywania sprawozdań Nazwa sprawozdania Termin przekazania sprawozdania po upływie okresu sprawozdawczego do WFiB dysponent III st. lub jst dysponent II st. dysponent części - własne SPRAWOZDANIA ROCZNE ORAZ ZA IV KWARTAŁ Termin przekazania sprawozdania po upływie okresu sprawozdawczego Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, 2 II 10 II 16 II 20 II Rb-28UE 31 I 8 II 31 I 20 II Rb-28UE WPR 5 II 8 II 5 II 20 II Rb II 1 III lub 29 II Rb I 16 I 28 I Rb-N, Rb-Z 26 I 4 II 26 I 14 II Rb-ZN 7 II Rb-WSb 31 III 15 IV 31 III 30 IV Rb-BZ1 2 II 10 II 16 II 20 II Sprawozdania o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych Bilans, Rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), Zestawienie zmian w funduszu 24 II 24 II 24 II 1 III /29 II 31 III 15 IV 31 III 30 IV SPRAWOZDANIA MIESIĘCZNE ZA GRUDZIEŃ Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR 18 I 23 I 18 I 28 I SPRAWOZDANIA MIESIĘCZNE ZA STYCZEŃ - LISTOPAD Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR Rb-N, Rb-Z Rb-ZN Rb-50 Rb każdego m-ca 15 każdego m-ca 10 każdego m-ca 20 każdego m-ca SPRAWOZDANIA ZA I-III KWARTAŁ 12 każdego m-ca 15 każdego m-ca 12 każdego m-ca 30 każdego m-ca po po kwartale po kwartale po kwartale kwartale 22 każdego m-ca po kwartale 14 każdego m-ca 30 każdego m-ca po po kwartale kwartale 10 każdego m-ca 16 każdego m-ca 28 każdego m-ca po po kwartale po kwartale kwartale SPRAWOZDANIA PÓŁROCZNE Rb-BZ1 15 VII 20 VII 15 VII 25 VII SPRAWOZDANIA INNE Sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej 5 dni od dnia udzielenia pomocy 5 dni od dnia udzielenia pomocy 5 dni od dnia udzielenia pomocy 7 dni od dnia udzielenia pomocy 56

59 Załącznik Nr 9 Terminy przekazywania, forma oraz odbiorcy informacji Nazwa informacji Termin przekazania informacji po upływie okresu sprawozdawczego do WFiB oraz forma dysponent III st./ dysponent części (OWiDDCB w WFiB)/ Wydział dysponent II st. Termin przekazania zbiorczej informacji po upływie okresu sprawozdawczego oraz forma Jednostka otrzymująca zbiorczą informację INFORMACJA ROCZNA Rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa 2 II 16 II* elektroniczna epuap lub EZD 10 II elektroniczna epuap 20 II elektroniczna epuap Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa Informacja o nieudzieleniu pomocy publicznej 20 I elektroniczna epuap lub EZD 20 I elektroniczna epuap 30 I system SHRIMP Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta Informacja o ilości państwowych jednostek organizacyjnych działających w ramach części budżetowej-według stanu na dzień 31 grudnia danego roku 20 II elektroniczna epuap Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa Informacja dotycząca nie uregulowanych przez Wojewodę Łódzkiego płatnościach-według stanu na dzień 31 grudnia danego roku 20 II elektroniczna epuap Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa Informacja na temat wydatkowania i zaangażowania środków pozyskanych z rezerwy celowej 1 III elektroniczna epuap lub EZD 1 III elektroniczna epuap 5 III elektroniczna epuap Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju INFORMACJA MIESIĘCZNA Rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa 10 każdego m-ca 18 I za m-c grudzień elektroniczna epuap lub EZD 15 każdego m-ca 23 I za m-c grudzień elektroniczna epuap 20 każdego m-ca 28 I za m-c grudzień elektroniczna epuap Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa Informacja o przekazanych składkach ZUS przez jednostki budżetowe 20 każdego m-ca elektroniczna epuap lub EZD 20 każdego m-ca elektroniczna epuap 30 każdego m-ca elektroniczna EZD Pozostaje w OSZ Informacja na temat wydatkowania i zaangażowania środków z rezerwy celowej 10 każdego m-ca elektroniczna epuap lub EZD 10 każdego m-ca elektroniczna epuap 15 każdego m-ca elektroniczna epuap Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju INFORMACJA KWARTALNA Informacja dotycząca wykorzystania dotacji celowych przekazywanych jednostkom samorządu terytorialnego w dz. 851, rozdz każdego m-ca po kwartale elektroniczna EZD I kw - 30 IV II kw - 31 VII III kw - 31 X IV kw - 31 I elektroniczna epuap Ministerstwo Finansów Departament Finansowania Sfery Budżetowej * termin dla dysponenta części (OWiDDCB w WFiB) 57

60 Załącznik Nr 10 Terminy przekazywania informacji opisowych dotyczących wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego w układzie klasyfikacji budżetowej Nazwa I półrocze III kwartał roczna Jednostki budżetowe 10 VII (dysp. III st.) 15 VII (dysp II st.) 10 X (dysp. III st) 15 X (dysp II st.) 2 II (dysp. III st.) 10 II (dysp. II st.) Wydziały merytoryczne dysponent części (ORF, OKF w WFiB) dysponent części (OWiDDCB w WFiB) 15 VII 15 X 10 II 25 VII 25 X 20 II Jednostki samorządu terytorialnego 14 VII 14 X 15 II Terminy przekazywania informacji opisowych z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym Nazwa I półrocze roczna Jednostki budżetowe Zespół powołany do oceny realizacji budżetu zadaniowego: - informacja o realizacji celów i mierników na poziomie poszczególnych stopni układu zadaniowego - informacja o przyczynach i rodzajach odchyleń wartości osiągniętych mierników od wartości docelowej 15 VII (dysp. III st) 20 VII (dysp II st.) 11 VII 31 VII 2 II (dysp. III st.) 10 II (dysp. II st.) 25 I 15 II 58

61 Załącznik Nr 11 Lista sprawdzająca do sprawozdania Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW Lista sprawdzająca.. Pracownik OSZ odpowiedzialny za sporządzenie Osoba nadzorująca (Kierownik OSZ 1) ) L.p. Nazwa jednostki budżetowej Data wpływu TREZOR Terminowość złożenia Prawidłowość sporządzenia sprawozdania pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym Uwagi TAK NIE TAK NIE 1 2 n Ocena realizacji pracownika OSZ: Data i akceptacja: Wnioski i zalecenia osoby nadzorującej: Data i akceptacja: 1) w przypadku nieobecności Kierownika OSZ listę sprawdzającą akceptuje osoba wykonująca obowiązki kierownika, a następnie Z-ca DW GKBW 59

62 Załącznik Nr 12 Lista sprawdzająca do sprawozdania Rb-28 Programy, Rb-28 Programy WPR, Rb-28UE, Rb-28UE WPR, Rb-70, Rb-N, Rb-Z, Rb-50, o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych, informacji opisowej z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym oraz informacji dotyczącej wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego w układzie klasyfikacji budżetowej sporządzanej przez jednostki samorządu terytorialnego oraz jednostki budżetowe Lista sprawdzająca.. Pracownik OSZ odpowiedzialny za sporządzenie Osoba nadzorująca (Kierownik OSZ 1) ) L.p. Nazwa jednostki budżetowej / jednostki samorządu terytorialnego 2) Data wpływu epuap / EZD 2) Nr RPW / IK 2) Terminowość złożenia Podpisy 3) Prawidłowość sporządzenia sprawozdania / informacji 2) pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym Uwagi TAK NIE KJ 4) GK / SK 2) TAK NIE 1 2 n Ocena realizacji pracownika OSZ: Data i akceptacja: Wnioski i zalecenia osoby nadzorującej: Data i akceptacja: 1) w przypadku nieobecności Kierownika OSZ listę sprawdzającą akceptuje osoba wykonująca obowiązki kierownika, a następnie Z-ca DW GKBW 2) niepotrzebne skreślić 3) nie dotyczy Zespołu powołanego do oceny realizacji budżetu zadaniowego (informację podpisują członkowie Zespołu) 4) nie dotyczy informacji z wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego w układzie klasyfikacji budżetowej sporządzanej przez jednostkę budżetową ŁUW (informacje podpisuje GKU) oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych (sprawozdania podpisuje GK) 60

63 Załącznik Nr 13 Lista sprawdzająca do sprawozdania Rb-BZ1 i Rb-ZN Lista sprawdzająca.. Pracownik OSZ odpowiedzialny za sporządzenie Osoba nadzorująca (Kierownik OSZ 1) ) L.p. Nazwa jednostki budżetowej / jednostki samorządu terytorialnego 2) Data wpływu epuap / EZD 2) Data wpływu do ŁUW papierowo Nr RPW / IK 2) Terminowość złożenia Podpisy Prawidłowość sporządzenia sprawozdania pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym Uwagi TAK NIE KJ GK / SK 2) TAK NIE 1 2 n Ocena realizacji pracownika OSZ: Data i akceptacja: Wnioski i zalecenia osoby nadzorującej: Data i akceptacja: 1) w przypadku nieobecności Kierownika OSZ listę sprawdzającą akceptuje osoba wykonująca obowiązki kierownika, a następnie Z-ca DW GKBW 2) niepotrzebne skreślić 61

64 Załącznik Nr 14 Lista sprawdzająca do sprawozdania Rb-WSb, Rachunku zysków i strat (wariant porównawczy), Zestawienia zmian w funduszu jednostki budżetowej Lista sprawdzająca.. Pracownik OSZ odpowiedzialny za sporządzenie Osoba nadzorująca (Kierownik OSZ 1) ) L.p. Nazwa jednostki budżetowej Data wpływu do ŁUW papierowo Nr RPW / IK Terminowość złożenia Prawidłowość sporządzenia sprawozdania pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym Uwagi TAK NIE TAK NIE 1 2 n Ocena realizacji pracownika OSZ: Data i akceptacja: Wnioski i zalecenia osoby nadzorującej: Data i akceptacja: 1) w przypadku nieobecności Kierownika OSZ listę sprawdzającą akceptuje osoba wykonująca obowiązki kierownika, a następnie Z-ca DW GKBW 62

65 Załącznik Nr 15 Lista sprawdzająca do Bilansu Lista sprawdzająca.. Pracownik OSZ odpowiedzialny za sporządzenie Osoba nadzorująca (Kierownik OSZ 1) ) L.p. Nazwa jednostki budżetowej Data wpływu do ŁUW papierowo Nr RPW / IK Data wpływu TREZOR Terminowość złożenia wersja papierowa TREZOR Prawidłowość sporządzenia sprawozdania pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym wersja papierowa TREZOR Uwagi TAK NIE TAK NIE TAK NIE TAK NIE 1 2 n Ocena realizacji pracownika OSZ: Data i akceptacja: Wnioski i zalecenia osoby nadzorującej: Data i akceptacja: 1) w przypadku nieobecności Kierownika OSZ listę sprawdzającą akceptuje osoba wykonująca obowiązki kierownika, a następnie Z-ca DW GKBW 63

66 Załącznik Nr 16 Lista sprawdzającą do informacji dotyczącej wykonania budżetu Wojewody Łódzkiego w układzie klasyfikacji budżetowej sporządzanej przez wydziały merytoryczne oraz dysponenta części (OWiDDCB, ORF, OKF w WFiB) Lista sprawdzająca.. Pracownik OSZ odpowiedzialny za sporządzenie Osoba nadzorująca (Kierownik OSZ 1) ) L.p. Nazwa wydziału merytorycznego/ oddziału WFiB Data wpływu EZD Nr IK Terminowość złożenia Podpis 2) Prawidłowość sporządzenia informacji pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym Uwagi TAK NIE Dyr. Wydz. /GKBW TAK NIE 1 2 n Ocena realizacji pracownika OSZ: Data i akceptacja: Wnioski i zalecenia osoby nadzorującej: Data i akceptacja: 1) w przypadku nieobecności Kierownika OSZ listę sprawdzającą akceptuje osoba wykonująca obowiązki kierownika, a następnie Z-ca DW GKBW 2) nie dotyczy dysponenta części OKF w WFiB (informację akceptuje Kierownik OKF i Z-ca Dyrektora WFiB) 64

67 Uwagi Załącznik Nr 17 Lista sprawdzającą do rocznego rozliczenia środków i dotacji przyznanych w ramach ustawy budżetowej na dany rok budżetowy, środków i dotacji uruchomionych w danym roku budżetowym, o które Minister Finansów zwiększył budżet z części 83 - Rezerwy celowe oraz 81 - Rezerwa ogólna, środków i dotacji uruchomionych w danym roku budżetowym pochodzących z rezerwy Wojewody Łódzkiego Lista sprawdzająca.. L.p Nazwa jednostki budżetowej /wydziału merytorycz nego Data wpływu epuap / EZD 2) Nr RPW /IK 2) Pracownik OSZ odpowiedzialny za sporządzenie Osoba nadzorująca (Kierownik OSZ 1) ) Terminowość złożenia Prawidłowość sporządzenia informacji pod względem formalno - rachunkowym oraz merytorycznym Dotacje przyzna ne w ramach ustawy budżeto wej Środki i dotacje przyznane z części Środki przyznane z rezerwy WŁ Dotacje przyznane z rezerwy WŁ TAK NIE TAK NIE środki 83 dotacje 1 2 n Ocena realizacji pracownika OSZ: Data i akceptacja: Wnioski i zalecenia osoby nadzorującej: Data i akceptacja: 1) w przypadku nieobecności Kierownika OSZ listę sprawdzającą akceptuje osoba wykonująca obowiązki kierownika, a następnie Z-ca DW GKBW 65

68 Załącznik Nr 18 Jednostka odbierająca sprawozdanie/ informacje Ministerstwo Finansów Departament Budżetu Państwa BP Ministerstwo Finansów Departament Instytucji Płatniczej IP Ministerstwo Finansów Departament Polityki Regionalnej i Rolnictwa RR Najwyższa Izba Kontroli Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju Departament Budżetu Rozwoju Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi Urząd Statystyczny we Wrocławiu Adresy skrytek epuap Rodzaj sprawozdania / informacji Rozliczenie z UE Rb-28 Programy Rb-28UE Rb-28 Programy WPR Rb-28UE WPR Rb-28 Programy Rb-28UE Rb-28 Programy WPR Rb-28UE WPR Rb-70 Rb-28 Programy Rb-28UE Rb-28 Programy WPR Rb-28UE WPR Rb-Z Rb-N Adres skrytki /bx1qpt265q/sprawozdaniabp /bx1qpt265q/sprawozdaniaip /NIK/skrytka /MIR/SkrytkaESP /5s4i53wlll/Ffp /24c9mw5yxt/skrytka /y52d3bvq62/skrytka lub /y52d3bvq62/skrytkaesp Główny Urząd Statystyczny Rb-70 /MSP1/skrytkaesp Ministerstwo Skarbu Państwa Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju dane dot. Jednostek budżetowych, kserokopia bilansu Informacja rezerwy celowe /MIR/SkrytkaESP /bx1qpt265q/skrytkaesp Ministerstwo Finansów Informacja /bx1qpt265q/skrytkaesp Ministerstwo Finansów Departament Reformy Finansów Publicznych Rb-BZ1 /bx1qpt265q/sprawozdaniabp 66

69 Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Wojewody Łódzkiego Nr 270/2014 z dnia 10 września 2014 r. w sprawie zasad i procedur realizacji zadań Wydziału Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi dysponenta części 85/10 województwo łódzkie Część II D Oddział Kontroli Finansowej - dysponent części 85/10 województwo łódzkie

70 II. D. 1 Ogólne procedury obiegu korespondencji oraz zadania Oddziału Kontroli Finansowej 1.1. Przepływ dokumentów dekretowanych do Oddziału Kontroli Finansowej w Wydziale Finansów i Budżetu Sekretariat Wydziału Finansów i Budżetu Dyrektor Wydziału Finansów i Budżetu Z-ca Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu Kierownik Oddziału Kontroli Finansowej Pracownicy Oddziału Kontroli Finansowej Zgodnie z komunikatem Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją) w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi z dnia 31 grudnia 2013 r. w przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania, o których mowa w 1

71 1 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej, do realizowania czynności, o których mowa w ust. 2, za wystarczający uznaje się system EZD. W związku z powyższym, mając na uwadze, że system EZD jest systemem podstawowym w urzędzie, prawidłowym będzie dokonywanie dekretacji tylko w systemie EZD także dla spraw prowadzonych w sposób tradycyjny bowiem takie rozwiązanie jako wystarczające wskazuje treść 39 ust. 4 rozporządzenia. Szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli przez Oddział Kontroli Finansowej określa ustawa z dnia 15 maja 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz Regulamin Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 134/2012 Wojewody Łódzkiego z dnia 25 maja 2012 r Do zadań Oddziału Kontroli Finansowej należy: opracowywanie propozycji do planu kontroli finansowych w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Wojewodę Łódzkiego, a także w jednostkach otrzymujących dotacje z budżetu Wojewody w zakresie prawidłowości gromadzenia i wydatkowania środków publicznych, przygotowywanie pism do kierowników jednostek kontrolowanych zawiadamiających o planowanej kontroli, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli (upoważnień, programów kontroli), przeprowadzanie kontroli finansowych w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Wojewodę Łódzkiego, a także w jednostkach otrzymujących dotacje z budżetu Wojewody w zakresie prawidłowości gromadzenia i wydatkowania środków publicznych, przygotowywanie wniosków do Wojewody Łódzkiego o przeprowadzenie kontroli wspólnej, sporządzanie sprawozdań z kontroli przeprowadzanych w trybie uproszczonym, opracowywanie projektów wystąpień pokontrolnych (kontrola w trybie zwykłym), 2

72 opracowywanie wystąpień pokontrolnych (kontrola w trybie zwykłym), opracowywanie informacji o wynikach kontroli, analiza nadsyłanych odpowiedzi /wyjaśnień/, dotyczących przeprowadzonych kontroli, opracowywanie okresowych ocen z działalności kontrolnej Oddziału, opracowywanie sprawozdań rocznych z przeprowadzonych kontroli finansowych, przygotowywanie zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych w przypadkach stwierdzenia w wyniku przeprowadzonej kontroli okoliczności wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, przygotowywanie zawiadomień do organów powołanych do: ścigania przestępstw i wykroczeń, przestępstw skarbowych i wykroczeń skarbowych w przypadkach ujawnienia uzasadnionych podejrzeń popełnienia: przestępstw i wykroczeń, przestępstw skarbowych i wykroczeń skarbowych, przygotowywanie materiałów do umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej, aktualizacja zestawień majątku pozostającego w dyspozycji Wydziału Finansów i Budżetu, podpisywanie karty obiegowej dla nowo przyjętych lub odchodzących z Wydziału pracowników w zakresie powierzanego im majątku pozostającego w dyspozycji Wydziału Finansów i Budżetu, prowadzenie pomocniczej ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych. 2. Kontrole 2.1. Oddział Kontroli Finansowej przeprowadza kontrole w trybie zwykłym, uproszczonym, 3

73 2.2. Pracownicy Oddziału Kontroli Finansowej uczestniczą w kontrolach wspólnych, o których mowa w 10, 11 i 14 ust. 3 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 134/2012 Wojewody Łódzkiego z dnia 25 maja 2012 r Podmioty podlegające kontroli finansowej: jednostki zespolonej administracji rządowej w województwie oraz pozostałe jednostki podległe i nadzorowane przez Wojewodę Łódzkiego, finansowane w ramach wydatków zaplanowanych w części 85/10 województwo łódzkie,; jednostki należące do sektora finansów publicznych, w tym jednostki samorządu terytorialnego, otrzymujące dotacje celowe z budżetu Wojewody Łódzkiego; jednostki niezaliczane do sektora finansów publicznych, otrzymujące dotacje z budżetu Wojewody Łódzkiego; 3. Dokumentacja tworzona w Oddziale Kontroli Finansowej: propozycje do planu kontroli finansowych i jego zmiany (dokumenty tylko w wersji elektronicznej, w systemie EZD, które przekazywane są do Wydziału Prawnego Nadzoru i Kontroli), zawiadomienia o planowanej kontroli (dokumenty tworzone w systemie tradycyjnym pracownik merytoryczny, kierownik Oddział i Z-ca Dyrektora Wydziału składają parafy wraz z datami na kopii dokumentu natomiast Dyrektor Wydziału działający z upoważnienia Wojewody Łódzkiego podpisuje dokumenty w sposób tradycyjny. Natomiast w systemie EZD, który jest wspomagającym, pracownik merytoryczny, kierownik Oddział i Z-ca Dyrektora Wydziału dokonuje akceptacji natomiast Dyrektor Wydziału działający z upoważnienia Wojewody Łódzkiego składa podpis kwalifikowany); akta kontroli, które obejmują w szczególności: upoważnienia do przeprowadzenia kontroli finansowej (dokumenty tworzone w systemie tradycyjnym); program kontroli (dokumenty tworzone w systemie tradycyjnym); notatki służbowe (dokumenty tworzone w systemie tradycyjnym); 4

74 zestawienia i inne dokumenty stanowiące dowody (dokumenty tworzone w systemie tradycyjnym); sprawozdania z kontroli /tryb uproszczony/ (dokumenty tworzone w systemie tradycyjnym pracownik merytoryczny, kierownik Oddział i Z-ca Dyrektora Wydziału składają parafy wraz z datami na kopii dokumentu natomiast Dyrektor Wydziału działający z upoważnienia Wojewody Łódzkiego podpisuje dokumenty w sposób tradycyjny. Natomiast w systemie EZD, który jest wspomagającym, pracownik merytoryczny, kierownik Oddział i Z-ca Dyrektora Wydziału dokonuje akceptacji natomiast Dyrektor Wydziału działający z upoważnienia Wojewody Łódzkiego składa podpis kwalifikowany); projekty wystąpień pokontrolnych /tryb zwykły/ (dokumenty tworzone w systemie tradycyjnym pracownik merytoryczny, kierownik Oddział i Z-ca Dyrektora Wydziału składają parafy wraz z datami na kopii dokumentu natomiast Dyrektor Wydziału działający z upoważnienia Wojewody Łódzkiego podpisuje dokumenty w sposób tradycyjny. Natomiast w systemie EZD, który jest wspomagającym, pracownik merytoryczny, kierownik Oddział i Z-ca Dyrektora Wydziału dokonuje akceptacji natomiast Dyrektor Wydziału jako kierownik komórki ds. kontroli składa podpis kwalifikowany), wystąpienia pokontrolne /tryb zwykły/ (dokumenty tworzone w systemie tradycyjnym pracownik merytoryczny, kierownik Oddział i Z-ca Dyrektora Wydziału składają parafy wraz z datami na kopii dokumentu natomiast Dyrektor Wydziału działający z upoważnienia Wojewody Łódzkiego podpisuje dokumenty w sposób tradycyjny. Natomiast w systemie EZD, który jest wspomagającym, pracownik merytoryczny, kierownik Oddział i Z-ca Dyrektora Wydziału dokonuje akceptacji natomiast Dyrektor Wydziału działający z upoważnienia Wojewody Łódzkiego składa podpis kwalifikowany), informacje, o których mowa w 59 ust. 3 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, sporządzane przez kierownika zespołu kontrolerów po sporządzeniu wystąpienia pokontrolnego lub sprawozdania 5

75 (dokumenty tylko w wersji elektronicznej, akceptowany przez pracownika pełniącego funkcję kierownika zespołu kontrolerów w systemie EZD. Następnie dokumenty udostępniane są w systemie EZD do Wydziału Prawnego Nadzoru i Kontroli), odpowiedzi kierowników jednostek kontrolowanych na otrzymane sprawozdania lub wystąpienia pokontrolne, informujące o podjętych działaniach w celu usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości; zawiadomienia skierowane do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o ujawnieniu w czasie kontroli okoliczności wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dokumenty tworzone w systemie tradycyjnym pracownik merytoryczny, kierownik Oddział i Z-ca Dyrektora Wydziału składają parafy wraz z datami na kopii dokumentu natomiast Dyrektor Wydziału działający z upoważnienia Wojewody Łódzkiego podpisuje dokumenty w sposób tradycyjny. Natomiast w systemie EZD, który jest wspomagającym, pracownik merytoryczny, kierownik Oddział i Z-ca Dyrektora Wydziału dokonuje akceptacji natomiast Dyrektor Wydziału działający z upoważnienia Wojewody Łódzkiego składa podpis kwalifikowany); ewidencja upoważnień (ewidencja prowadzona w systemie tradycyjnym); ewidencja przeprowadzonych kontroli finansowych (ewidencja prowadzona w systemie EZD Spis spraw ); sprawozdania roczne z działalności kontrolnej zawierające dane liczbowe oraz dane o stwierdzonych uchybieniach i nieprawidłowościach w kontrolowanych jednostkach (dokumenty tylko w wersji elektronicznej, w systemie EZD, które przekazywane są do Wydziału Prawnego Nadzoru i Kontroli); inne dokumenty związane głównie z prowadzonymi postępowaniami kontrolnymi (dokumenty tworzone w systemie tradycyjnym). 4. Wytwarzanie i obieg dokumentacji w oddziale. w terminie do dnia 15 października danego roku kierownik Oddziału Kontroli Finansowej opracowuje propozycję do planu kontroli finansowych dotyczący roku 6

76 następnego i przedkłada Z-cy Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu do zaopiniowania i akceptacji, a następnie Dyrektorowi Wydziału Finansów i Budżetu do podpisu. W terminie do 1 listopada propozycja do planu kontroli przekazywana jest do Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli (tylko w wersji elektronicznej w systemie EZD); wyznaczony przez kierownika Oddziału Kontroli Finansowej kierownik zespołu kontrolerów opracowuje projekty upoważnień i programu kontroli i przedkłada je kierownikowi Oddziału do akceptacji; zaakceptowane projekty upoważnień i programu kontroli przedkładane są Z-cy Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu do akceptacji i zaparafowania, a następnie Dyrektorowi Wydziału w celu zatwierdzenia; wyniki przeprowadzonej kontroli zespół kontrolerów przedstawia w: sprawozdaniu z kontroli (tryb uproszczony); projekcie wystąpienia pokontrolnego (tryb zwykły), wystąpieniu pokontrolnym (tryb zwykły), kierownik Oddziału dokonuje weryfikacji ustaleń w nich zawartych, pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami oraz stanem faktycznym, kontrolując kompletność zgromadzonej przez kontrolerów dokumentacji kontrolnej, w celu umożliwienia Dyrektorowi Wydziału kierownikowi komórki kontroli potwierdzenia adekwatności dokonanych ustaleń oraz sformułowanych ocen i wniosków. Kierownik Oddziału Kontroli Finansowej przedstawia zweryfikowane projekty Zastępcy Dyrektora Wydziału, wraz z dokumentacją kontrolną w celu akceptacji i zaparafowania. Ostateczna wersja projektu przekazywana jest zarządzającemu kontrolę do podpisania, w przypadku: ujawnienia w podmiocie kontrolowanym okoliczności wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, kierownik zespołu kontrolerów przygotowuje projekt zawiadomienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów 7

77 Publicznych zgodnie z art. 94 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.) wraz z niezbędnymi załącznikami i przekazuje go do sprawdzenia Kierownikowi Oddziału Kontroli Finansowej. Załączniki za zgodność potwierdza kierownik Oddziału. Projekt zawiadomienia i załączniki kierownik Oddziału przekazuje Z-cy Dyrektora Wydziału do akceptacji. Pismo podpisuje z upoważnienia Wojewody Łódzkiego Dyrektor Wydziału bądź jego Zastępca. Zawiadomienie zostaje przesłane Rzecznikowi, stosownie do zapisu art. 93 powołanej ustawy, zalecenia kontrolowanej jednostce dotyczące zwrotu udzielonej dotacji celowej, kopię wystąpienia pokontrolnego bądź sprawozdania, kierownik Oddziału Kontroli Finansowej przekazuje Głównemu Księgowemu Budżetu Wojewody (tylko w wersji elektronicznej w systemie EZD), powiadomienie o wykonaniu zaleceń przez kierownika podmiotu kontrolowanego analizuje kierownik zespołu kontrolerów, a w przypadku jego nieobecności członek zespołu kontrolerów, pod kątem wykonania wszystkich zaleceń sporządzając stosowną notatkę, którą przekazuje kierownikowi Oddziału do oceny dokonanych ustaleń ; kierownik Oddziału przedstawia Z-cy Dyrektora Wydziału informację o wykonaniu lub niewykonaniu zaleceń. W przypadku konieczności uzupełnienia udzielonej odpowiedzi przez podmiot kontrolowany, przygotowuje projekt pisma w tej sprawie. O wykonaniu wszystkich zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym kierownik Oddziału informuje zarządzającego kontrolę. Pismo o uzupełnienie udzielonej odpowiedzi zaparafowane przez Z-cę Dyrektora i podpisane przez Dyrektora Wydziału jest przesyłane do kierownika jednostki kontrolowanej. Uzupełniająca odpowiedź na wystąpienie pokontrolne podlega 8

78 sprawdzeniu przez Kierownika Oddziału. O ostatecznych ustaleniach dotyczących wykonania zaleceń pokontrolnych Kierownik informuje Dyrektora Wydziału i jego Z-cę; kierownik Oddziału prowadzi ewidencję przeprowadzonych kontroli. w celu przekazania przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu do Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli w terminie do dnia 15 stycznia następnego roku kalendarzowego, po roku w którym były przeprowadzone kontrole finansowe rocznego sprawozdania z działalności kontrolnej, kierownik Oddziału Kontroli Finansowej sporządza jego projekt. W projekcie sprawozdania uwzględnia w szczególności dane (informacje), o których mowa w 17 ust. 2 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 134/2012 Wojewody Łódzkiego z dnia 25 maja 2012r. 5. Aktualizacja zestawień majątku Wydziału Finansów i Budżetu na podstawie dokumentów przyjęcia środka trwałego i pozostałego środka trwałego Dokumenty OT i MW Do sekretariatu Wydziału wpływają z Wydziału Administracyjno-Gospodarczego dokumenty OT (przyjęcie zakupionego nowego środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych) oraz MW (zmiana użytkownika środka trwałego, składnika, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych), które dekretowane są przez dyrektora Wydziału na Z-cę dyrektora a następnie przez Z-cę dyrektora na kierownika Oddziału Kontroli Finansowej Dokumenty OT przekazywane są przez kierownika Oddziału pracownikowi odpowiedzialnemu za ewidencję majątku, który sprawdza zamieszczone w nich informacje w zakresie danych posiadanych przez Wydział, podpisuje wszystkie otrzymane egzemplarze, przekazuje do podpisania osobie odpowiedzialnej/użytkującej dany środek trwały, następnie przedstawia do podpisu Dyrektorowi Wydziału a po podpisaniu przekazuje do Wydziału Administracyjno - Gospodarczego Dokumenty MW przekazywane są przez kierownika Oddziału pracownikowi odpowiedzialnemu za ewidencję majątku, który sprawdza zamieszczone w nich 9

79 informacje w zakresie danych posiadanych przez Wydział, podpisuje wszystkie otrzymane egzemplarze, następnie przedstawia do podpisu Dyrektorowi Wydziału a po podpisaniu przekazuje do Wydziału Administracyjno - Gospodarczego Po zwróceniu dokumentu OT przez Wydział Administracyjno -Gospodarczy wraz z naklejką kodu kreskowego lub dokumentu MW do sekretariatu Wydziału, po dekretacji dokonanej w sposób określony w pkt 5.1.1, kierownik Oddziału przekazuje dokument pracownikowi odpowiedzialnemu za ewidencję majątku w celu dopisania środka trwałego lub pozostałego środka trwałego do zestawienia majątku otrzymanego w formie wydruku z Wydziału Administracyjno-Gospodarczego i naklejenia naklejki z kodem kreskowym na otrzymany sprzęt Pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku aktualizuje niezwłocznie kartę wyposażenia pokoju, w którym znajduje się nowy sprzęt Dokumenty RW, Faktury VAT, Rachunki Do sekretariatu Wydziału wpływają z Wydziału Administracyjno - Gospodarczego dokumenty RW pobranie z magazynu, Faktury VAT, Rachunki - dotyczące pozostałych środków trwałych przyjętych do użytkowania w Wydziale Finansów i Budżetu wraz z naklejkami kodu kreskowego, które dekretowane są przez dyrektora Wydziału na Z-cę dyrektora a następnie przez Z-cę dyrektora na kierownika Oddziału Kontroli Finansowej Dokumenty wymienione w pkt przekazywane są przez kierownika Oddziału pracownikowi odpowiedzialnemu za ewidencję majątku, który sprawdza czy dany przedmiot znajduje się w Wydziale, dopisuje go do zestawienia majątku otrzymanego w formie wydruku z Wydziału Administracyjno-Gospodarczego i nakleja naklejkę z kodem kreskowym na ten sprzęt Pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku aktualizuje niezwłocznie kartę wyposażenia pokoju, w którym znajduje się nowy sprzęt. 6. Aktualizacja zestawień majątku Wydziału na podstawie dokumentów przekazania z Wydziału środka trwałego lub pozostałego środka trwałego Pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku przygotowuje, na podstawie informacji uzyskanych od poszczególnych kierowników Oddziałów w Wydziale Finansów i Budżetu, zestawienie zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku 10

80 ruchomego zgłaszanych do Komisji Likwidacyjnej, do zagospodarowania lub likwidacji, podpisuje je a następnie przekazuje do podpisania dyrektorowi Wydziału. Po podpisaniu przez dyrektora Wydziału przekazuje je do sekretariatu Wydziału Administracyjno- Gospodarczego Pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku, na prośbę Komisji Likwidacyjnej, wskazuje aktualne miejsce lokalizacji zgłoszonego majątku do likwidacji lub zagospodarowania i nadzoruje jego fizyczne przekazanie Po otrzymaniu z Wydziału Administracyjno-Gospodarczego 1 egzemplarza dokumentów LN, LT (likwidacja środka trwałego, składnika oraz wartości niematerialnych i prawnych, pozostałego środka trwałego) zadekretowaniu ich w sposób określony w pkt , kierownik Oddziału Kontroli Finansowej przekazuje je pracownikowi odpowiedzialnemu za ewidencję majątku, który sprawdza czy dane zawarte w powyższych dokumentach są zgodne z danymi zamieszczonymi w zestawieniu zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego zgłoszonymi do Wydziału Administracyjno Gospodarczego. Pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku aktualizuje niezwłocznie kartę wyposażenia pokoju, w którym znajdował się, zabrany do likwidacji sprzęt Po otrzymaniu z Wydziału Administracyjno-Gospodarczego dokumentów MW (zmiana użytkownika środka trwałego, składnika, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych), zadekretowaniu ich w sposób określony w pkt , kierownik Oddziału Kontroli Finansowej przekazuje je pracownikowi odpowiedzialnemu za ewidencję majątku, który sprawdza czy dane zawarte w powyższych dokumentach są zgodne z danymi zamieszczonymi w zestawieniu zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego zgłoszonymi do Wydziału Administracyjno Gospodarczego, pracownik podpisuje dokumenty MW a następnie przekazuje je do podpisu dyrektorowi Wydziału Podpisane dokumenty przez pracownika odpowiedzialnego za ewidencję majątku (MW) i dyrektora Wydziału przekazywane są do Wydziału Administracyjno Gospodarczego Po otrzymaniu z Wydziału Administracyjno-Gospodarczego 1 egzemplarza dokumentów MW (zmiana użytkownika środka trwałego, składnika, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych) zadekretowaniu ich w sposób określony w pkt , kierownik Oddziału Kontroli Finansowej przekazuje je pracownikowi 11

81 odpowiedzialnemu za ewidencję majątku, który aktualizuje niezwłocznie kartę wyposażenia pokoju, w którym znajdował się, przekazany do użytkowania w innym Wydziale, sprzęt W przypadku podjęcia przez Komisję Likwidacyjną decyzji o nieodpłatnym przekazaniu środka trwałego, składnika oraz wartości niematerialnych i prawnych, pozostałego środka trwałego na zewnątrz Urzędu zainteresowanym instytucjom, zgłoszonego przez Wydział Finansów i Budżetu do likwidacji lub zagospodarowania, pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku przekazuje Komisji ten sprzęt przed wystawieniem przez Wydział Administracyjno Gospodarczy dokumentu PT Dokument PT przekazywany jest do sekretariatu Wydziału przez Wydział Administracyjno - Gospodarczy w 1 egzemplarzu, który dekretowany jest przez dyrektora Wydziału na Z-cę dyrektora a następnie przez Z-cę dyrektora na kierownika Oddziału Kontroli Finansowej Kierownik przekazuje dokument PT pracownikowi odpowiedzialnego za ewidencję majątku, który sprawdza czy dane zawarte w powyższych dokumentach są zgodne z danymi zamieszczonymi w zestawieniu zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego zgłoszonymi do Wydziału Administracyjno - Gospodarczego (pkt 2.1) a następnie aktualizuje zestawienia majątku Wydziału otrzymane w formie wydruku z Wydziału Administracyjno-Gospodarczego (zdejmuje ze stanu środków trwałych lub pozostałych środków trwałych Wydziału) oraz wprowadza zmiany w karcie wyposażenia pokoju, w którym znajdował się przekazany sprzęt. 7. Podpisywanie karty obiegowej dla nowo przyjętych lub odchodzących z Wydziału pracowników Nowo przyjęty do Wydziału Finansów i Budżetu pracownik zgłasza się z kartą obiegową do pracownika odpowiedzialnego za ewidencję majątku Wydziału w celu założenia przez niego imiennej karty osobistego wyposażenia W przypadku otrzymania do użytkowania bądź zdania pozostałego środka trwałego przez pracownika Wydziału, pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku dokonuje aktualizacji imiennej karty osobistego wyposażenia tego pracownika Pracownik, z którym następuje rozwiązanie stosunku pracy bądź przechodzący do innego Wydziału zgłasza się z kartą obiegową do pracownika odpowiedzialnego za ewidencję majątku Wydziału w celu rozliczenia się ze sprzętu wymienionego na imiennej karcie 12

82 osobistego wyposażenia. Fakt rozliczenia się, potwierdzany jest przez pracownika odpowiedzialnego za ewidencję majątku Wydziału, podpisem złożonym na karcie obiegowej. 8. Uzgodnienie stanów wartościowych powierzonego majątku z Oddziałem Wydatków Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Wydziale Finansów i Budżetu na koniec każdego półrocza Na podstawie aktualizacji zestawienia majątku otrzymanego w formie wydruku z Wydziału Administracyjno-Gospodarczego pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku Wydziału sumuje wartość środków trwałych i pozostałych środków trwałych, która musi być identyczna z wartością wykazaną w dokumentach znajdujących się w Oddziale Wydatków w Wydziale Finansów i Budżetu Pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku Wydziału i pracownik Oddziału Wydatków w Wydziale Finansów i Budżetu potwierdzają podpisami zgodność stanów wartościowych powierzonego majątku Wydziału wynikających z dokumentów o których mowa w pkt Uzgodnienie stanów ilościowo - wartościowych powierzonego majątku z Wydziałem Administracyjno - Gospodarczym na koniec każdego półrocza Na podstawie aktualizacji zestawienia majątku otrzymanego w formie wydruku z Wydziału Administracyjno-Gospodarczego pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku Wydziału sumuje wartość i ilość środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych, która musi być identyczna z wartością wykazaną w dokumentach znajdujących się w Wydziale Administracyjno - Gospodarczym Pracownik odpowiedzialny za ewidencję majątku Wydziału i pracownik Wydziału Administracyjno - Gospodarczego potwierdzają podpisami zgodność stanów wartościowych i ilościowych powierzonego majątku Wydziału wynikających z dokumentów o których mowa w pkt Personel Struktura stanowiskowa Oddziału Kontroli Finansowej 13

83 Kierownik Oddziału Stanowisko realizujące zakres obowiązków opisany w pkt Stanowiska ds. kontroli finansowej realizujące zakres obowiązków opisany w pkt (11 etatów), w tym 1 stanowisko realizujące dodatkowo zadania związane z prowadzeniem ewidencji majątku Wydziału Stanowisko ds. analiz z zakresu finansów realizujące zakres obowiązków opisany w pkt (1 etat) Zadania Oddziału Kontroli Finansowej realizowane są przez kierownika i pracowników Oddziału w następującym zakresie: Kierownik Oddziału Kontroli Finansowej: opracowuje i przedkłada do akceptacji propozycję do planu kontroli finansowych w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Wojewodę Łódzkiego, a także w jednostkach otrzymujących dotacje z budżetu Wojewody w zakresie prawidłowości gromadzenia i wydatkowania środków publicznych, przygotowuje bądź weryfikuje i przedkłada do akceptacji pisma do kierowników jednostek kontrolowanych zawiadamiających o planowanej kontroli, przeprowadza kontrole finansowe w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Wojewodę Łódzkiego, a także w jednostkach otrzymujących dotacje z budżetu Wojewody w zakresie prawidłowości gromadzenia i wydatkowania środków publicznych, opracowuje i przedkłada do akceptacji wnioski do Wojewody Łódzkiego o przeprowadzenie kontroli wspólnej, koordynuje i nadzoruje proces wykonywanych kontroli przez podległych pracowników, 14

84 przygotowuje bądź weryfikuje i przedkłada do akceptacji sprawozdania z kontroli przeprowadzanych w trybie uproszczonym, przygotowuje bądź weryfikuje i przedkłada do akceptacji projekty wystąpień pokontrolnych (kontrola w trybie zwykłym), przygotowuje bądź weryfikuje i przedkłada do akceptacji wystąpienia pokontrolne (kontrola w trybie zwykłym), opracowuje bądź weryfikuje i przedkłada do akceptacji informacje o wynikach kontroli, weryfikuje sposób przeanalizowania przez kontrolerów nadsyłanych odpowiedzi /wyjaśnień/, dotyczących przeprowadzonych kontroli i informuje o powyższym Dyrektora Wydziału i Zastępcę Dyrektora, opracowuje i przedkłada do akceptacji okresowe oceny z działalności kontrolnej Oddziału, opracowuje i przedkłada do akceptacji sprawozdanie roczne z przeprowadzonych kontroli finansowych, weryfikuje i przedkłada do akceptacji przygotowywane przez kontrolerów zawiadomienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych w przypadkach stwierdzenia w wyniku przeprowadzonej kontroli okoliczności wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, weryfikuje i przedkłada do akceptacji przygotowywane przez kontrolerów zawiadomienia do organów powołanych do: ścigania przestępstw i wykroczeń, przestępstw skarbowych i wykroczeń skarbowych w przypadkach ujawnienia uzasadnionych podejrzeń popełnienia: przestępstw i wykroczeń, przestępstw skarbowych i wykroczeń skarbowych, weryfikuje i przedkłada do akceptacji przygotowywane przez kontrolerów materiały do umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej, 15

85 udostępnia informację publiczną w odniesieniu do spraw należących do zakresu Oddziału Kontroli Finansowej Stanowisko ds. kontroli finansowej: przygotowuje i przedkłada kierownikowi Oddziału pisma do kierowników jednostek kontrolowanych zawiadamiających o planowanej kontroli, przeprowadza kontrole finansowe w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Wojewodę Łódzkiego, a także w jednostkach otrzymujących dotacje z budżetu Wojewody w zakresie prawidłowości gromadzenia i wydatkowania środków publicznych, przygotowuje i przedkłada kierownikowi Oddziału sprawozdania z kontroli przeprowadzanych w trybie uproszczonym, przygotowuje i przedkłada kierownikowi Oddziału projekty wystąpień pokontrolnych (kontrola w trybie zwykłym), przygotowuje i przedkłada kierownikowi Oddziału wystąpienia pokontrolne (kontrola w trybie zwykłym), przygotowuje i przedkłada kierownikowi Oddziału informacje o wynikach kontroli, przygotowuje i przedkłada kierownikowi Oddziału notatki z analizy nadsyłanych odpowiedzi /wyjaśnień/, dotyczących przeprowadzonych kontroli, przygotowuje i przedkłada kierownikowi Oddziału zawiadomienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych w przypadkach stwierdzenia w wyniku przeprowadzonej kontroli okoliczności wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych, przygotowuje i przedkłada kierownikowi Oddziału zawiadomienia do organów powołanych do: ścigania przestępstw i wykroczeń, przestępstw skarbowych i wykroczeń skarbowych w przypadkach ujawnienia uzasadnionych podejrzeń popełnienia: 16

86 przestępstw i wykroczeń, przestępstw skarbowych i wykroczeń skarbowych, przygotowuje i przedkłada kierownikowi Oddziału materiały do umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej, Kontroler sporządzając dokumentację z przeprowadzonych czynności kontrolnych winien dołożyć należytej staranności by dokumenty przedstawiające ocenę badanej działalności były: zgodne z prawem, obiektywne, kompletne, tj. zawierać wszystkie istotne i niezbędne informacje, zwięzłe, tj. dotyczące tematu kontroli i nie zawierać zbędnych informacji, nie służących realizacji celu kontroli, jasne, tj. opracowane w sposób zrozumiały i logiczny, wolny od nieścisłości, użyteczne, tj. przydatne, wspierające kierownictwo jednostki kontrolowanej w udoskonalaniu i wprowadzaniu usprawnień działalności lub zapobiegający nieprawidłowościom, wiarygodne i rzetelne, tj. wolne od błędów, wiernie odzwierciedlające stan faktyczny oraz oparte na odpowiednich dowodach kontroli, poprawne pod względem językowym, sporządzone w ustalonym terminie. Główne etapy i zadania przy przygotowaniu i przeprowadzaniu kontroli finansowych: Opracowywanie projektów zawiadomień o kontroli, Opracowywanie projektów upoważnień i programów kontroli, Sporządzenie dokumentacji z przeprowadzonych kontroli, informacji o wynikach kontroli oraz opracowywanie projektów: projektów wystąpień pokontrolnych, wystąpień pokontrolnych, 17

87 sprawozdań z kontroli, zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych oraz zawiadomień do organów powołanych do ściągania przestępstw gospodarczych w przypadkach stwierdzonych w czasie kontroli naruszeń dyscypliny finansów publicznych lub nadużyć gospodarczych, załatwianie wszelkiej korespondencji związanej z przeprowadzonymi kontrolami, do ostatecznego załatwienia sprawy włącznie, archiwizacja dokumentacji Stanowisko ds. analiz z zakresu finansów: bieżąca analiza przepisów prawnych, przygotowywanie dla potrzeb Wydziału analizy materiałów w zakresie właściwego stosowania przepisów obowiązującego prawa, analiza dokumentacji z kontroli w zakresie właściwego stosowania przepisów obowiązującego prawa oraz bieżąca współpraca z zespołami kontrolnymi, prowadzenie wydziałowego rejestru oraz korespondencji związanej z procesem zarządzania ryzykiem w ramach Wydziału, monitorowanie terminów przekazywania dokumentacji związanej z zarządzaniem ryzykiem, przyjmowanie informacji w zakresie zaktualizowanych oddziałowych rejestrów ryzyk oraz listy celów realizowanych przez komórki organizacyjne Wydziału, archiwizacja dokumentacji związanej z procesem zarządzania ryzykiem w ramach Wydziału, współpraca z kierownikiem Oddziału Kontroli Finansowej przy opracowywaniu dokumentów dotyczących przeprowadzanych przez pracowników Oddziału kontroli finansowych, współpraca z kierownikiem Oddziału Kontroli Finansowej przy opracowywaniu ostatecznej treści projektów wystąpień pokontrolnych, projektów zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych przy RIO w Łodzi. 18

88 Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Wojewody Łódzkiego Nr 270/2014 z dnia 10 września 2014 r. w sprawie zasad i procedur realizacji zadań Wydziału Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi dysponenta części 85/10 województwo łódzkie Część II E Oddział ds. Rozliczeń Finansowych - dysponent części 85/10 województwo łódzkie

89 II. E. 1. Ogólne procedury obiegu korespondencji oraz zadania Oddziału ds. rozliczeń finansowych W Oddziale ds. rozliczeń finansowych zgodnie z zarządzeniem w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu. Przepływ dokumentów dekretowanych do Oddziału ds. rozliczeń finansowych w Wydziale Finansów i Budżetu prezentuje niżej zamieszczony schemat: Sekretariat I Wydziału Finansów i Budżetu Dyrektor Wydziału Finansów i Budżetu Z-ca Dyrektora Wydziału Główny Księgowy Budżetu Wojewody Koordynator w Oddziale ds. rozliczeń finansowych Pracownicy Oddziału ds. rozliczeń finansowych 1

90 2. Do zadań Oddziału ds. rozliczeń finansowych należy: 1. obsługa księgowa rachunków bankowych Instytucji Pośredniczącej w ramach ZPORR, 2. obsługa finansowo - księgowa i kontrola finansowa dokumentów dotyczących wykorzystania środków pochodzących z funduszy strukturalnych w ramach ZPORR, w tym: weryfikacja finansowa umów/aneksów o dofinansowanie projektów, finansowanie działań, weryfikacja finansowa dokumentacji finansowej dotyczącej środków odzyskanych bądź przewidzianych do odzyskania pochodzących z funduszy strukturalnych, weryfikacja formalno rachunkowa dokumentacji finansowej związanej z realizowanymi płatnościami, wystawianie dyspozycji polecenia przelewu środków finansowych w ramach ZPORR, 3. prowadzenie ewidencji księgowej środków finansowych pochodzących z funduszy strukturalnych, przeznaczonych na realizację programu odzyskanych, 4. sporządzanie raportów finansowych, 2 ZPORR oraz środków 5. współdziałanie z Wydziałem Funduszy Europejskich i Certyfikacji w zakresie spraw związanych z obsługą finansową projektów realizowanych z udziałem funduszy strukturalnych, 6. archiwizacja dokumentacji finansowo-księgowej w zakresie rozliczeń finansowych, 7. analiza dokumentów finansowych oraz wykonywanie czynności związanych z przekazywaniem środków krajowych w ramach wdrażania programów operacyjnych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej; 8. opracowywanie projektu wniosków skierowanych do organów centralnych o wytyczne w zakresie dotyczącym prawidłowej realizacji budżetu dysponenta części 85/10 województwo łódzkie, ZPORR , PROW oraz pozostałych programów operacyjnych realizowanych w ramach perspektywy finansowej oraz ; 9. opracowywanie materiałów planistycznych w układzie tradycyjnym i zadaniowym w zakresie zadań realizowanych przez Oddział ds. rozliczeń finansowych; 10. wykonywanie czynności związanych z weryfikacją finansową dokumentacji dotyczącej realizacji PROW , oraz pozostałych programów operacyjnych realizowanych w ramach perspektywy finansowej oraz , a w szczególności: weryfikacja zawieranych porozumień oraz aneksów, weryfikacja zwrotów dokonywanych przez jednostki samorządu terytorialnego na rachunek bieżący dochodów dysponenta części 85/10 województwo łódzkie

91 prowadzony w NBP O/O w Łodzi oraz rachunek pomocniczy dochodów dysponenta części 85/10 województwo łódzkie prowadzony w BGK, rozliczanie dotacji celowych udzielonych na realizację PROW , oraz pozostałych programów operacyjnych realizowanych w ramach perspektywy finansowej i , 11. prowadzenie korespondencji w ramach obsługi finansowej realizacji PROW , a w szczególności: przygotowywanie i przekazywanie do Ministerstwa Finansów zapotrzebowań na środki finansowe w zakresie budżetu środków europejskich, przygotowywanie i przekazywanie do Ministerstwa Finansów prognoz finansowych w zakresie środków europejskich przeznaczonych na realizację projektów w ramach PROW i , 12. informowanie przełożonych o wykrytych nieprawidłowościach związanych z realizacją projektów w ramach PROW , oraz pozostałych programów operacyjnych realizowanych w ramach perspektywy finansowej oraz , 13. archiwizacja dokumentacji finansowo-księgowej związanej z realizacją projektów w ramach PROW oraz , 14. rozliczanie dotacji celowych na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, w tym fundacjom i stowarzyszeniom, 15. rozliczanie dotacji celowych na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji jednostkom sektora finansów publicznych, 16. weryfikacja zawieranych z jednostkami sektora finansów publicznych porozumień, umów oraz aneksów zawieranych na podstawie art. 150 i 151 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 2.1 Szczegółowe procedury związane z wdrażaniem ZPORR określa Podręcznik procedur Instytucji Pośredniczącej dla Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego zatwierdzony przez Wojewodę Łódzkiego w dniu 16 sierpnia 2010 r. Zadania związane z wdrażaniem ZPORR wykonywane są na następujących stanowiskach pracy: Urzędnik sprawdzający - Fs, Urzędnik obsługujący rachunek bankowy - Fi, Urzędnik ds. prowadzenia ewidencji księgowej środków EFRR/EFS w ramach realizacji ZPORR. 3

92 Szczegółowy tryb wykonywania zadań w zakresie ZPORR przez w/w urzędników został określony w procedurach szczegółowych. Obieg korespondencji związanej z regulowaniem opłat za rachunki bankowe prowadzone przez instytucję pośrednicząca przedstawia załącznik nr Procedury związane z obsługą finansową PROW , oraz pozostałych programów operacyjnych realizowanych w ramach perspektywy finansowej , a także Wszystkie dokumenty wpływające do Oddziału ds. rozliczeń finansowych rejestrowane są w systemie EZD, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu Dokumenty przekazywane są w systemie EZD z Sekretariatu I Wydziału Finansów i Budżetu do Dyrektora WFiB z adnotacją do dekretacji, Dyrektor WFiB przekazuje w systemie EZD korespondencję na Z-cę Dyrektora Wydziału Głównego Księgowego Budżetu Wojewody zwanego dalej Z-cą Dyrektora Wydziału GKBW, Z-ca Dyrektora Wydziału GKBW przekazuje korespondencję w EZD na Koordynatora Oddziału ds. rozliczeń finansowych, a w przypadku jego nieobecności na właściwych pracowników Oddziału ds. rozliczeń finansowych, Korespondencja przekazywana jest przez Koordynatora do realizacji właściwemu pracownikowi ORF. Poniżej przedstawiono przykładowy obieg dokumentu w systemie EZD: 4

93 2.2.1 W ramach weryfikacji i obsługi finansowej PROW , oraz pozostałych programów operacyjnych realizowanych w ramach perspektywy finansowej i do Oddziału ds. rozliczeń finansowych wpływają m.in. porozumienia/umowy zawierane pomiędzy Wojewodą Łódzkim, a jednostkami samorządu terytorialnego, aneksy do porozumień/umów zawartych pomiędzy Wojewodą Łódzkim, a jednostkami samorządu terytorialnego, kserokopie zapotrzebowań finansowych przedkładane przez dysponenta merytorycznego, w oparciu o które uruchamiane są dotacje celowe, prognozy dotyczące kwot i terminów uruchamiania środków europejskich sporządzane przez wydział merytoryczny w celu sprawnego zapewnienia zasilania rachunku pomocniczego wydatków prowadzonego w BGK O/O w Łodzi, kserokopie wniosków o zapewnienie finansowania/dofinansowania projektów realizowanych w ramach PROW , oraz pozostałych programów operacyjnych realizowanych w ramach perspektywy finansowej i , a także kserokopie wniosków o uruchomienie środków z rezerwy celowej, kserokopie wniosków o zmianę decyzji o zapewnieniu finansowania realizacji operacji w ramach PROW na lata oraz pozostałych programów operacyjnych realizowanych w ramach perspektywy finansowej Obsługa finansowa PROW , oraz obsługa budżetu dysponenta części 85/10 województwo łódzkie realizowana jest zgodnie z zapisami m.in. niżej wymienionych aktów prawnych: ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, ustawą z dnia 22 września 2006 r. o uruchamianiu środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej przeznaczonych na finansowanie wspólnej polityki rolnej, ustawą z dnia 7 marca 2007 r. o wspieraniu obszarów wiejskich z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, ustawą z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, aktami wykonawczymi do w/w ustaw, aktami wewnętrznymi. 5

94 2.2.3 Porozumienia, umowy oraz aneksy zawierane pomiędzy Wojewodą Łódzkim a jednostkami samorządu terytorialnego zawierane na podstawie art. 150 i 151 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych podlegają weryfikacji pod względem formalno rachunkowym. Weryfikacja formalno - rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy: dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych, w przypadku porozumień/aneksów dot. PROW określona w harmonogramie data zakończenia realizacji operacji i złożenia wniosku o płatność końcową, nie jest późniejsza niż 30 czerwca 2015 r. oraz czy kwoty ujęte w porozumieniu/aneksie są zgodne z załączonym harmonogramem, porozumienie, umowa lub aneks zawiera: szczegółowy opis operacji/działania, na jaką przyznano środki z budżetu państwa, termin realizacji operacji/działania, harmonogram dokonywania wydatków w ramach operacji, wysokość środków przeznaczonych na realizację operacji/działania oraz tryb ich przekazywania, tryb kontroli realizacji operacji/działania, termin i sposób rozliczania przyznanych środków oraz zapisy określające warunki zwrotu środków wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem, pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości, termin zwrotu niewykorzystanych środków, zapisy dotyczące prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych w ramach dotacji oraz wydatków z nich dokonanych. W przypadku stwierdzenia nieścisłości w ww. zakresie, pracownik odpowiedzialny za weryfikację formalno-rachunkową w ORF zobowiązany jest telefonicznie wyjaśnić rozbieżności z pracownikiem merytorycznym, a w przypadku nieprawidłowości powiadomić o nich Koordynatora Oddziału. W celu wyjaśnienia nieprawidłowości Koordynator ORF wykonuje czynności wyjaśniające, nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny z Kierownikiem Oddziału w wydziale merytorycznym. 6

95 W przypadku konieczności skorygowania lub uzupełnienia akt sprawy przez wydział merytoryczny opracowuje i przedkłada projekt pisma bezpośredniemu przełożonemu w systemie EZD. W sytuacji, gdy wynik weryfikacji otrzymanego porozumienia/aneksu jest pozytywny, Koordynator Oddziału przekazuje materiał do Z-cy Dyrektora GKBW celem zatwierdzenia, a następnie dokument przekazywany jest do Dyrektora WFiB celem akceptacji. Zaakceptowany przez Dyrektora WFiB projekt porozumienia/aneksu przekazywany jest przez pracownika prowadzącego sprawę za pismem przewodnim do wydziału merytorycznego, w systemie EZD Kserokopie zapotrzebowań finansowych przekazywanych przez dysponenta merytorycznego, w oparciu o które uruchamiane są dotacje celowe na rzecz podmiotów zaliczanych do sektora finansów publicznych realizujących projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej podlegają weryfikacji pod względem formalno rachunkowym przez właściwego rzeczowo pracownika ORF w zakresie: poprawności wykazania klasyfikacji budżetowej oraz układu zadaniowego, daty przekazania środków, nazwy operacji/działania realizowanego w ramach danego programu operacyjnego, zgodności planowanej do uruchomienia kwoty z planem wydatków dysponenta części 85/10 województwo łódzkie. W trakcie weryfikacji formalno rachunkowej ww. zapotrzebowań właściwy rzeczowo pracownik ORF otrzymuje z Oddziału Wydatków i Dochodów Dysponenta Części Budżetowej, podpisaną przez upoważnionego pracownika aktualną na dany dzień analizę finansową zawierającą nw. dane: plan wydatków po zmianach, wykonanie wydatków, kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy planem po zmianach, a wykonaniem, procent wykonania, kwotę przewidzianą do przekazania wynikającą z zapotrzebowania przekazanego przez dysponenta merytorycznego, informację o środkach jakie pozostaną w planie wydatków po zmianach po uruchomieniu kwoty wynikającej z zapotrzebowania. 7

96 W przypadku stwierdzenia nieścisłości lub nieprawidłowości w weryfikowanym zapotrzebowaniu, pracownik odpowiedzialny za weryfikację formalno-rachunkową w ORF zobowiązany jest do telefonicznego powiadomienia pracownika merytorycznego o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się z prośbą o jej wyjaśnienie. W przypadku braku możliwości wyjaśnienia stwierdzonych rozbieżności z pracownikiem merytorycznym pracownik ORF zgłasza problem Koordynatorowi Oddziału, który podejmuje stosowne czynności wyjaśniające tj. nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny z Kierownikiem Oddziału w wydziale merytorycznym. W przypadku konieczności skorygowania lub uzupełnienia materiału przez wydział merytoryczny, Koordynator ORF wspólnie z pracownikiem odpowiedzialnym za weryfikację formalno rachunkową opracowuje i przedkłada projekt pisma Z-cy Dyrektora GKBW celem akceptacji, a następnie Dyrektorowi WFiB celem podpisania. W przypadku stwierdzenia poprawności złożonego przez wydział merytoryczny zapotrzebowania pracownik ORF przygotowuje w systemie EZD notatkę służbową którą wraz z udostępnioną koszulką przekazuje Koordynatorowi Oddziału celem akceptacji. Notatka służbowa przekazywana jest do Z-cy Dyrektora GKBW do podpisu, a następnie udostępniana w systemie EZD kierownikowi Oddziału Wydatków i Dochodów Dysponenta Części Budżetowej, celem uruchomienia środków finansowych. W przypadku stwierdzenia poprawności złożonego przez wydział merytoryczny zapotrzebowania dotyczącego realizacji PROW , przygotowywanie jest i przekazywanie do Ministerstwa Finansów zbiorcze zapotrzebowanie na środki finansowe w ramach budżetu środków europejskich, w oparciu o które zasilany jest pomocniczy rachunek wydatków dysponenta części 85/10 województwo łódzkie prowadzony w BGK O/O w Łodzi Zbiorcze zapotrzebowanie finansowe winno być zaakceptowane przez Kierownika OWiDDCB lub przez osobę go zastępującą. Złożenie akceptu przez Kierownika OWiDDCB lub osobę go zastępującą oznacza że: nie zgłasza zastrzeżeń do planowanego terminu przekazania środków, nie zgłasza zastrzeżeń co do kompletności, rzetelności i formalno-rachunkowej zapotrzebowania, zobowiązania wynikające z tej operacji mieszczą się w planie wydatków dysponenta części 85/10 województwo łódzkie. 8

97 Zbiorcze zapotrzebowanie finansowe Koordynator Oddziału przedkłada GKBW celem akceptacji w systemie EZD. Z-ca Dyrektora GKBW przedkłada zbiorcze zapotrzebowanie skierowane do Ministerstwa Finansów Dyrektorowi WFiB lub osobie zastępującej do podpisu bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Koordynator przekazuje do pracownika prowadzącego sprawę podpisane przez Dyrektora WFiB zapotrzebowanie celem wysłania go w wersji elektronicznej za pomocą platformy e-puap do Ministerstwa Finansów wraz z pismem ogólnym xml podpisanym przez posiadającą podpis elektroniczny, zgodnie z poniższym schematem: TERMINY REALIZACJI ZAPOTRZEBOWANIA NA ŚRODKI FINANSOWE W RAMACH PROW , : Rodzaj dokumentu Zapotrzebowanie na środki finansowe Termin złożenia dokumentu do Wydziału Finansów i Budżetu nie później niż 6 dni roboczych przed planowanym terminem przekazywania środków finansowych Termin złożenia dokumentu do Ministerstwa Finansów nie później niż 4 dni robocze przed planowanym terminem przekazania środków finansowych Jednostka otrzymująca dokument Ministerstwo Finansów 9

98 2.2.5 Prognozy dotyczące kwot i terminów uruchamiania środków europejskich sporządzane przez Wydział Funduszy Europejskich i Certyfikacji w celu zasilenia rachunku pomocniczego wydatków w środki europejskie przeznaczone na realizację projektów w ramach PROW , podlegają weryfikacji pod względem formalno rachunkowym przez pracownika ORF w zakresie: poprawności zastosowania klasyfikacji budżetowej, poprawności kwot wynikających z planu wydatków dysponenta części budżetowej 85/10 województwo łódzkie oraz kwoty planowanej do uruchomienia w danym miesiącu, planowanego terminu przekazania środków, nazwy operacji i działania w ramach PROW oraz W trakcie weryfikacji formalno rachunkowej ww. prognoz składanych przez WFEIC właściwy rzeczowo pracownik ORF otrzymuje od właściwego pracownika OWiDDCB, podpisaną i aktualną na dany dzień analizę finansową zawierającą nw. dane: plan wydatków po zmianach, wykonanie wydatków, kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy planem po zmianach, a wykonaniem, procent wykonania. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, pracownik odpowiedzialny za weryfikację formalno-rachunkową w ORF jest zobowiązany do telefonicznego powiadomienia pracownika merytorycznego w WFEIC o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się z prośbą o jej wyjaśnienie. W przypadku braku możliwości wyjaśnienia stwierdzonych rozbieżności z pracownikiem merytorycznym WFEIC pracownik ORF zgłasza problem Koordynatorowi Oddziału, który podejmuje stosowne czynności wyjaśniające tj. nawiązuje bezpośredni kontakt telefoniczny z Kierownikiem Oddziału w WFEIC. W przypadku konieczności skorygowania lub uzupełnienia materiału przez WFEIC opracowuje i przedkłada projekt pisma przełożonemu. W sytuacji gdy opracowana przez WFEIC prognoza finansowa jest poprawna pracownik ORF przygotowuje w EZD projekt pisma kierowanego do Ministerstwa Finansów zawierający informację o prognozowanej do uruchomienia w kolejnym okresie rozliczeniowym kwocie środków europejskich przeznaczonych na współfinansowanie 10

99 projektów realizowanych w ramach PROW oraz Niezależnie od wersji elektronicznej przygotowywana jest wersja papierowa. Koordynator Oddziału akceptuje wersję elektroniczna w EZD /parafuje wersję papierową prognozy, która następnie przekazuje do Z-cy Dyrektora GKBW celem akceptacji/zaparafowania oraz akceptacji/zaparafowania przez Dyrektora WFiB. Prognozę wydatków w ramach PROW podpisuje Wojewoda Łódzki. Sekretariat Wojewody Łódzkiego przekazuje w systemie EZD do właściwego rzeczowo pracownika podpisane przez Wojewodę Łódzkiego pismo, celem wysłania go w wersji elektronicznej za pomocą platformy e-puap do Ministerstwa Finansów wraz z pismem ogólnym xml podpisanym przez osobę upoważnioną. Przykładowy obieg dokumentacji: oraz wyciąg z akt sprawy: 11

100 TERMINY REALIZACJI PROGNOZY FINNASOWEJ W RAMACH PROW , : Rodzaj dokumentu Prognoza dotycząca kwot i terminów uruchamiania środków europejskich w ramach limitu Termin złożenia dokumentu do Wydziału Finansów i Budżetu do 15-go dnia roboczego każdego miesiąca poprzedzającego miesiąc prognozowany Termin złożenia dokumentu do Ministerstwa Finansów do 20 dnia roboczego każdego miesiąca poprzedzającego miesiąc prognozowany Jednostka otrzymująca dokument Ministerstwo Finansów Kserokopie wniosków o zapewnienie finansowania/dofinansowania projektów realizowanych w ramach programów realizowanych w ramach perspektywy finansowej , a także kserokopie wniosków o uruchomienie środków z rezerwy celowej przekazywane przez wydział merytoryczny podlegają weryfikacji pod względem formalno - rachunkowym przez pracownika ORF w zakresie poprawności: terminu złożenia wniosku o zapewnienie finansowania/ wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej klasyfikacji budżetowej, zastosowanej podstawy prawnej, kwoty planu wydatków w poszczególnych latach zarówno w zakresie budżetu środków europejskich jak i budżetu środków krajowych, spójności danych wykazanych w przesłanym wniosku z danymi wykazanymi w aktualnym harmonogramie realizacji przedsięwzięcia lub wniosku aplikacyjnym, nazwy operacji/działania w ramach PROW i oraz pozostałych programów operacyjnych. Na każdym etapie weryfikacji wniosku, pracownik ORF oraz Koordynator Oddziału może zażądać od upoważnionego pracownika wydziału merytorycznego dodatkowych wyjaśnień. Z przeprowadzonej weryfikacji wniosku o zapewnienie finansowania/ wniosku o uruchomienie środków z rezerwy celowej pracownik ORF sporządza i akceptuje w EZD notatkę służbową, którą wraz z całością dokumentacji przekazuje do Koordynatora Oddziału. Koordynator zaakceptowaną przez siebie i pracownika ORF notatkę przekazuje do Z-cy Dyrektora GKBW, celem podpisania. 12

101 GKBW zwraca w systemie EZD koszulkę koordynatorowi Oddziału wraz z podpisaną notatką służbową. Koordynator przekazuje koszulkę pracownikowi, który udostępnia w systemie EZD notatkę kierownikowi Oddziału Planowania i Wykonywania Budżetu w WFiB. Szczegółowy obieg korespondencji przedstawia załącznik Nr Rozliczanie dotacji celowych na finansowanie lub dofinansowanie zadań: zleconych do realizacji jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, w tym fundacjom i stowarzyszeniom z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, powierzonych i na dofinansowanie zadań własnych oraz na pozostałe zadania finansowane z budżetu Wojewody Łódzkiego a) zgodnie z treścią zawartych umów/porozumień rozliczenia finansowe z wykonania zadania dofinansowanego z dotacji celowej wraz z kserokopiami wymaganych dokumentów i dowodów księgowych (np. rachunków, faktur i wyciągów bankowych), wpływają do wydziału/jednostki będącego/będącej dysponentem merytorycznym środków budżetu Wojewody, w celu sprawdzenia pod względem merytorycznym, a w szczególności pod względem wykorzystania przekazanej dotacji zgodnie z przeznaczeniem. b) po zakończeniu weryfikacji i stwierdzeniu prawidłowości przedstawionego rozliczenia oraz załączonych dokumentów, dokumentacja przekazywana jest w systemie EZD przez wydział merytoryczny do sekretariatu I WFiB. Państwowe jednostki budżetowe samodzielnie w ramach posiadanych upoważnień dokonują weryfikacji rozliczeń finansowych przekazywanych jako jeden z elementów realizacji zawartych umów/porozumień. Rozliczenie finansowe pozytywnie zweryfikowane przez pracowników państwowej jednostki budżetowej przekazywane jest do ŁUW w Łodzi, gdzie podlega rejestracji w systemie EZD. c) do dokumentacji rozliczeniowej każdorazowo załączana jest informacja stanowiąca potwierdzenie prawidłowej realizacji zadania, podpisana przez kierownika państwowej jednostki budżetowej lub dyrektora wydziału nadzorującego realizację zadania. d) ORF dokonuje weryfikacji rozliczenia finansowego oraz załączonej do niego dokumentacji finansowej pod względem formalno-rachunkowym, zwracając w szczególności uwagę na prawidłowość wykazania: 13

102 faktur/rachunków w zestawieniu zbiorczym, stron dokonujących operacji gospodarczych, opisu operacji oraz ich wartości, daty dokonania operacji w kontekście daty zawarcia umowy, zakwalifikowania dowodów w księgach rachunkowych, poprawności wystawienia dowodu księgowego w kontekście zapisów ustawy o rachunkowości oraz aktów wykonawczych, opisu dotyczącego realizacji wydatku w kontekście zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych, opisu poświadczającego, czy wydatek został poniesiony w ramach dotacji celowej uruchomionej przez dysponenta części budżetowej 85/10 województwo łódzkie. Weryfikacji podlegają również dowody księgowe potwierdzające realizację operacji gospodarczej np. wyciąg bankowy czy raport kasowy. W zakresie obowiązków związanych z obliczaniem i płatnością podatków, a także odprowadzeniem należnych składek z tytułu ubezpieczenia społecznego, odpowiedzialność ponosi podmiot realizujący dane zadanie. e) sprawdzenie rozliczenia pod względem formalno-rachunkowym przez pracownika ORF potwierdza sporządzona i zaakceptowana przez niego w systemie EZD notatka służbowa. Z notatką służbową oraz aktami sprawy zapoznaje się Koordynator ORF. W przypadku braku uwag zarówno co do rozliczenia finansowego oraz załączonych do niego dokumentów i dowodów księgowych jak i samej treści notatki pracownika ORF, akceptuje jej treśc w systemie EZD, a następnie przekazuje zawartość całej koszulki do Z-cy Dyrektora GKBW celem podpisania bezpiecznym podpisem elektronicznym. W dalszej kolejności notatka służbowa udostępniana jest kierownikowi OWiDDCB. W przypadku nieprawidłowości pracownik ORF we współpracy z Koordynatorem ORF przygotowuje w systemie EZD projekt pisma skierowany do wydziału merytorycznego zawierający wnioski i uwagi z przeprowadzonej weryfikacji formalno - rachunkowej. Projekt pisma przekazywany jest celem zaakceptowania do Z-cy Dyrektora GKBW, a następnie do Dyrektora Wydziału lub osoby 14

103 zastępującej celem podpisania wersji elektronicznej bezpiecznym podpisem elektronicznym, a wersji papierowej podpisem tradycyjnym. Przykład obieg dokumentów w systemie EZD oraz otrzymanej i wygenerowanej korespondencji dotyczącej sprawozdania: 15