ZASADY PRZYZNAWANIA I ROZLICZANIA FINANSOWANIA W ROKU SZKOLNYM 2013/2014. Rada Rodziców. przy Gimnazjum nr 54 w Warszawie

Transkrypt

1 ZASADY PRZYZNAWANIA I ROZLICZANIA FINANSOWANIA W ROKU SZKOLNYM 2013/2014 Rada Rodziców przy Gimnazjum nr 54 w Warszawie WARSZAWA, Listopad 2013

2 Spis treści 1 CELE I FUNDUSZU INICJATYW UCZNIOWSKICH W ROKU SZKOLNYM 2010/ CO TO JEST UFI? CELE GŁÓWNE UFI ZASADY PRZYZNAWANIA DOTACJI W RAMACH PO FIU W ROKU SZKOLNYM 2013/ OBSZARY WSPARCIA W RAMACH UFI KTO MOŻE UBIEGAĆ SIĘ O DOFINANSOWANIE WYSOKOŚĆ DOTACJI, UDZIAŁ ŚRODKÓW WŁASNYCH, CZAS REALIZACJI PROJEKTÓW ZASADY DOTYCZĄCE SKŁADANIA WNIOSKÓW ZASADY OGÓLNE SPOSÓB WYPEŁNIENIA WNIOSKU ZAŁĄCZNIKI DOŁĄCZONE DO WNIOSKU ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI W RAMACH PO UFI W ROKU SZKOLNYM 2013/ ROZLICZENIE PROJEKTU PO JEGO ZAKOŃCZENIU ROZLICZENIE PROJEKTU W WYNIKU PRZEDWCZESNEGO ZAKOŃCZENIA PROJEKTU /8 -

3 1 CELE UFI W ROKU SZKOLNYM 2013/2014 Uczniowski Fundusz Inicjatyw stworzony przez Radę Rodziców przy Gimnazjum nr 54 w Warszawie w dniu 17 października 2011 r, stanowi propozycję uaktywnienia współpracy Rady Rodziców z pozostałymi grupami wchodzącymi w skład społeczności szkolnej. Inicjatywa uruchomienia stabilnego i jawnego mechanizmu wspierania inicjatyw pochodzących bezpośrednio od grup młodzieży ma na celu, nawiązanie bezpośredniego kontaktu pomiędzy organizacjami uczniowskimi i Radą Rodziców. Poprzez obligatoryjne zaangażowanie w projekty pracowników szkoły, Rada Rodziców pragnie osiągnąd dodatkowy efekt w postaci uaktywnienia współpracy na poziomie rodzice nauczyciele. 1.1 Co to jest UFI? Obserwacja zmian zachodzących w zasadach funkcjonowania organizacji społecznych i samorządowych wskazuje na coraz częstsze wprowadzanie projektowego podejścia do realizacji zakładanych celów. Stopniowa rezygnacja z budżetowego prowadzenia finansów ma na celu poprawę efektywności i elastyczności funkcjonowania organizacji prowadzących działalnośd społecznie użyteczną. Prowadzenie działao ograniczonych przez z góry ustalone ramy czasowe, finansowe i formalne wymaga specyficznego zestawu umiejętności, który można kształtowad już wśród młodzieży szkolnej. UFI ma na celu wprowadzenie uczniów w świat zasad prowadzenia działao społecznych funkcjonujących w dorosłym świecie. W chwili obecnej, uczniowie aktywni, chcący poprawiad sytuację swoją i rówieśników nie mają możliwości szybkiego gromadzenia środków finansowych wymaganych do wprowadzenia w życie własnych pomysłów. Wiele ciekawych i przydanych działao nie dochodzi do realizacji, a częśd młodzieży nie działa, tylko dlatego, że nie widzi możliwości zgromadzenia wymaganych funduszy. Z tego właśnie względu Rada Rodziców zdecydowała o przeznaczeniu części swoich zasobów na stworzenie specjalnego funduszu mającego na celu sfinansowanie właśnie takich inicjatyw. UFI to projekt polegający na stworzeniu ścisłych zasad dofinansowywania działao uczniów gimnazjum. W ramach projektu uczniowie będą mogli ubiegad się o dofinansowanie realizacji własnych, przydatnych pomysłów. - 3/8 -

4 Aby zapewnid walor edukacyjny funkcjonowania UFI, zasady dofinansowania działao zawierają szereg wymagao formalnych kształtujących podstawowe umiejętności zarządzania projektami. Uczniowie planujący skorzystanie z dotacji są zobowiązywani do opracowania szczegółowego planu działao, skalkulowania budżetu i spełnienia podstawowych wymagao formalnych. Na etapie realizacji działao uczniowie będą musieli prowadzid podstawową dokumentację projektową (w minimalnym zakresie) na podstawie, której przygotują raport koocowy. 1.2 Cele główne UFI Sens funkcjonowania UFI można opisad za pomocą trzech podstawowych celów: zacieśnieniu współpracy pomiędzy Radą Rodziców a dyrekcją szkoły i gronem pedagogicznym, aktywizacją społeczną uczniów, kształceniu umiejętności zarządzania i prowadzenia projektów. Wymienione cele będą realizowane ramach określonych przez niniejszy dokument. 2 ZASADY PRZYZNAWANIA DOTACJI W RAMACH UFI W ROKU SZKOLNYM 2013/2014 Dotacje w ramach projektu UFI są przydzielane przez Radę Rodziców na podstawie opinii osób wchodzących w skład Komitetu UFI. Komitet UFI składa się w 3 osób: wicedyrektora Zespołu Szkół Nr 54 oddelegowanego członka Rady Rodziców przedstawiciela rady pedagogicznej przedstawiciela samorządu uczniowskiego Członkowie Komitetu UFI wydają niezależne opinie dotyczące celowości dofinansowania, jakości wniosku i zasadności planowanego budżetu. Każdy z członków Rady Oceniającej ma prawo do odrzucenia wniosku. Wniosek odrzucony zostaje zwrócony do uczniów wnioskujących wraz z uzasadnieniem odmowy dofinansowania. Uczniowie mają prawo do poprawy zawartości wniosku, w celu usunięcia przyczyny odrzucenia. Poprawiony wniosek będzie ponownie rozpatrzony. - 4/8 -

5 Wnioski, które zostały pozytywnie zaopiniowane przez Komitet. Trafiają na najbliższe posiedzenie Rady Rodziców, która na podstawie uzyskanej opinii oraz informacji zawartych we wniosku decyduje o wysokości dofinansowania. W uzasadnionych przypadkach Rada Rodziców może zdecydowad o częściowym dofinansowaniu projektu. Członek Rady Rodziców wchodzący w skład Komitetu jest, w założeniu, osobą odpowiedzialną za komunikację pomiędzy Radą Oceniającą i Radą Rodziców. Decyzja o zaakceptowaniu wniosku ze strony Rady Rodziców jest podejmowana wspólnie przez wszystkich członków Rady (w trybie głosowania). Rada Rodziców może zadecydowad o konieczności dodatkowych uzgodnieo z uczniami wnioskującymi oraz Opiekunem Projektu (nauczycielem patronującym planowanemu działaniu). 2.1 OBSZARY WSPARCIA W RAMACH UFI 1. Założono, że w początkowej fazie, Rada Rodziców nie będzie ograniczad zakresu pomysłów, o których realizację będą mogli ubiegad się uczniowie, dlatego nie zdefiniowano szczegółowych obszarów wsparcia. 2. Projekty mogą zawierad wyłącznie działania, które nie stoją w sprzeczności z obowiązującym prawem i regulaminem szkolnym. 3. Wniosek może byd odrzucony w przypadku gdy opis działao będzie wskazywał na brak możliwości uzyskania założonych rezultatów. 4. Zakres tematyczny działao musi dotyczyd życia szkoły tj. zajęd lekcyjnych i pozalekcyjnych, kół zainteresowao itp. 5. Zakres działao musi wykraczad poza grupę wnioskującą i byd użyteczny dla całej społeczności uczniowskiej (wszystkich zainteresowanych). 6. Jeżeli do realizacji działao wymagane będą jakiekolwiek zmiany w harmonogramie funkcjonowania szkoły, nieobecności na zajęciach lub naruszenie obowiązującego porządku, uczniowie muszą zaznaczyd to we wniosku, jednocześnie potwierdzając, że uzyskali wymagane zgody rodziców, wychowawców klas i dyrektora gimnazjum. Brak takiej informacji powoduje automatyczne odrzucenie wniosku. - 5/8 -

6 2.2 KTO MOŻE UBIEGAĆ SIĘ O DOFINANSOWANIE O dofinansowanie w ramach UFI mogą ubiegad się każdy uczeo lub grupy uczniów, które posiadają dorosłego opiekuna pracującego w szkole. Jedyne, formalne wymagania tym zakresie to: Uczniowie muszą zdobyd poparcie wybranego przez siebie pracownika szkoły (Opiekuna Projektu), który na piśmie zobowiąże się do nadzorowania i moderowania wszystkich prac projektowych. Uczniowie realizujący projekt musza przedstawid pisemną zgodę rodziców / opiekunów prawnych na udział w projekcie. 2.3 WYSOKOŚĆ DOTACJI, UDZIAŁ ŚRODKÓW WŁASNYCH, CZAS REALIZACJI PROJEKTÓW W ROKU 2013/2014 Założono górną granicę pułapu dofinansowania dla poszczególnych projektów i wynosi ona 1000 złotych. Poziom dofinansowania będzie ustalany przez Radę Rodziców na podstawie opisu i uzasadnienia budżetu opisanego we wniosku o dotację. Uczniowie mogą ubiegad się o pełne dofinansowanie działao. Wkład własny będzie wymagany jedynie w przypadku przekroczenia maksymalnego pułapu dofinansowania określonego przez Radę Rodziców. - 6/8 -

7 3 ZASADY DOTYCZĄCE SKŁADANIA WNIOSKÓW 3.1 ZASADY OGÓLNE Decyzja o dofinansowaniu konkretnego projektu jest podejmowana na podstawie kompletnego wniosku. Wnioski składane w formie niekompletnej, bez wszystkich wymaganych załączników, lub nie zawierające wszystkich wymaganych informacji nie będą rozpatrywane. 3.2 SPOSÓB WYPEŁNIENIA WNIOSKU Aby uprościd wypełnianie wniosków. Rada rodziców przygotowała formularz wniosku. We wniosku muszą znaleźd się: lista uczniów, którzy zdecydowali się na składanie wniosku, wraz z zaznaczeniem osób odpowiedzialnych za koordynację i finanse projektu, opis ogólny, założone cele i rezultaty planowanych działao, plan działao (z datami rozpoczęcia i zakooczenia projektu, terminami ważniejszych wydarzeo), budżet projektu (w rozbiciu na koszty związane z poszczególnymi działaniami i podaniem wnioskowanej kwoty dofinansowania, oraz całkowitego kosztu realizacji projektu), opis planowanych akcji promocyjnych. 3.3 ZAŁĄCZNIKI DOŁĄCZONE DO WNIOSKU Aby zapewnid maksymalne bezpieczeostwo realizacji projektu, uczniowie muszą załączyd do wniosku: pisemne zobowiązanie Opiekuna Projektu (nauczyciel/inny pracownik szkoły) do nadzorowania realizacji działao, aktualny kontakt do rodziców/opiekunów prawnych uczniów składających wniosek, pisemna zgodę na prowadzenie projektu, wydaną przez rodziców/opiekunów prawnych uczniów wnioskujących. - 7/8 -

8 4 ZASADY ROZLICZANIA DOTACJI W RAMACH FIU W ROKU SZKOLNYM 2013/ Rozliczenie dotacji po zakończeniu projektu Rozliczenie dotacji odbywa się na podstawie: pisemnego sprawozdania z realizacji działao zawierającego, o częśd merytoryczną (zwięzły opis przebiegu projektu), o przedstawienie poziomu realizacji założonych rezultatów, o częśd finansową (rozliczenie wydatków), o opis sposobu promocji podjętych działao, zwrotu niewykorzystanej zaliczki. Częśd merytoryczna sprawozdania powinna w zwięzły sposób opisywad przebieg projektu oraz podawad informacje na temat działao podanych we wniosku o dofinansowanie, które nie zostały zrealizowane. Częśd finansowa sprawozdania powinna zawierad listę poniesionych wydatków, wraz z ewentualnym wyliczeniem kwoty podlegającej zwrotowi. Lista poniesionych wydatków powinna byd poparta dokumentacją w postaci dowodów zakupu (paragony, faktury oświadczenia). Promocja musi zawierad elementy upowszechniające rezultaty projektu. Mogą byd to np.: wystawy prac uczniów, oficjalne spotkania podsumowujące, fotoreportaże z działao prezentowane na terenie szkoły. Rozliczenie projektu jest zatwierdzane przez Radę Rodziców, po analizie dostarczonych materiałów i uzyskaniu zwrotu niewykorzystanej części dofinansowania. 4.2 Rozliczenie dotacji w przypadku przerwania realizacji projektu W przypadku wystąpienia konieczności przerwania projektu przed zakooczeniem wszystkich zaplanowanych działao, uczniowie prowadzący projekt dokonają podsumowania osiągniętych rezultatów, wraz z wyjaśnieniem przyczyn zakooczenia projektu, oraz podsumowaniem poniesionych wydatków. Rozlicznie dotacji odbywa się po zwrocie niewykorzystanej kwoty dotacji. Osobą uprawnioną do rozliczenia dotacji w przypadku przerwania realizacji projektu jest członek Rady Rodziców wchodzący w skład Komitetu UFI. - 8/8 -