ZARZĄDZENIE NR 1/18 Dyrektora PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze z dnia: 16 stycznia 2018 r. znak: DP.OZ.0211-Z.1.18

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 1/18 Dyrektora PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze z dnia: 16 stycznia 2018 r. znak: DP.OZ.0211-Z.1.18 w sprawie: udostępniania informacji na potrzeby prac dyplomowych 1 (zasady udostępniania informacji na potrzeby prac dyplomowych) 1. PGNiG S.A. w Warszawie Oddział w Zielonej Górze (dalej: Oddział) udostępnia swoje zasoby informacyjne na potrzeby prac dyplomowych osobom (pracownikom Oddziału oraz osobom z zewnątrz), które są studentami (uczniami) uczelni wyższych lub szkół średnich, a przygotowywane przez nie prace są wymagane programem nauczania tych szkół. 2. Udostępnienie informacji na potrzeby prac dyplomowych odbywa się zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa Informacji PGNiG S.A. oraz przepisami prawa powszechnie obowiązującego, ze szczególnym uwzględnieniem następujących zasad: 1) Nie udostępnia się informacji: a) niejawnych, w rozumieniu art. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.), b) poufnych, w rozumieniu art. 3 pkt 52 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1768) w związku z art. 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie nadużyć na rynku (Dz.U.UE.L ), c) danych osobowych, w rozumieniu art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922); 2) Pozostałe informacje mogą zostać udostępnione po spełnieniu następujących warunków: a) Dyrektor Oddziału wyrazi na to zgodę, po uprzednim przeprowadzeniu przez Dział Personalny procedury opiniowania wniosku o udostępnienie materiałów - zgodnie z 2 ust. 1 niniejszego zarządzenia, b) osoba zainteresowana pozyskaniem informacji podpisze Zobowiązanie do zachowania poufności, którego wzór stanowi załącznik do obowiązującej instrukcji IS.ZG.06 Zasady bezpieczeństwa osobowego, wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Oddziału, c) osoba zainteresowana pozyskaniem informacji zostanie przeszkolona z zakresu ochrony informacji przez właściwego pracownika Oddziału. Wyjątek od tej reguły stanowią osoby zainteresowane uzyskaniem informacji do prac, które są pracownikami Oddziału i nie ma obowiązku przeszkolenia ich w tym zakresie. d) uczelnia (lub szkoła średnia), na której studiuje osoba zainteresowana pozyskaniem informacji, podpisze Umowę o zachowaniu poufności, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. Zarządzenie nr 1/18 Dyrektora PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze w sprawie udostępniania informacji na potrzeby prac dyplomowych

2 2 (procedura uzyskiwania dostępu do informacji) 1. Wniosek o udostępnienie materiałów procedura opiniowania: 1) Osoba zainteresowana pozyskaniem informacji z Oddziału na potrzeby przygotowywanej pracy dyplomowej (dalej: zainteresowany) składa do Działu Personalnego: a) Wniosek o udostępnienie materiałów PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze na potrzeby pracy dyplomowej, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia (wniosek można pobrać ze strony internetowej Oddziału), b) zatwierdzony przez promotora konspekt (szczegółowy plan) pracy dyplomowej; 2) Wniosek oraz konspekt, o których wyżej mowa, po zaewidencjonowaniu w Dziale Personalnym oraz zweryfikowaniu pod kątem kompletności dostarczonych dokumentów, przekazywane są dyrektorowi pionu właściwemu ze względu na zakres merytoryczny pracy; 3) Dyrektor pionu (zastępca dyrektora pionu) wskazuje we wniosku tzw. opiekuna merytorycznego tj. kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnego merytorycznie za określoną informację oraz zwraca wniosek (wraz z konspektem pracy) do Działu Personalnego. Dział Personalny przekazuje opiekunowi merytorycznemu wniosek wraz z konspektem pracy. Jeżeli we wniosku wskazano więcej niż jednego opiekuna merytorycznego, Dział Personalny koordynuje przekazywanie tego dokumentu pomiędzy opiekunami; 4) Zadaniem opiekuna merytorycznego jest zaopiniowanie wniosku o udostępnienie materiałów do pracy pod kątem ochrony informacji. Opiekun jest zobowiązany do zweryfikowania zakresu udostępnianego materiału. Zgodnie z przyjętą Polityką Bezpieczeństwa Informacji PGNiG SA, kierownik komórki organizacyjnej odpowiada za bezpieczeństwo zasobu informacji przetwarzanych w jego komórce. Na tym etapie opiekun podejmuje decyzję co do zakresu udostępnianego materiału do pracy; 5) Opiekun merytoryczny zwraca zaopiniowany przez siebie wniosek wraz z konspektem pracy do Działu Personalnego, który przedkłada go do opinii dyrektora pionu; 6) Po zaopiniowaniu wniosku przez dyrektora pionu, wniosek o udostępnienie informacji do pracy przekazywany jest przez pracownika Działu Personalnego do Działu Bezpieczeństwa Informacji i Obronności w celu jego analizy pod kątem dopuszczalności udzielenia informacji w świetle obowiązujących w Oddziale zasad ochrony informacji; 7) Na podstawie tematu oraz konspektu pracy Dział Bezpieczeństwa Informacji i Obronności określa, jakie informacje, o których przekazanie zainteresowany wnioskuje: a) nie mogą zostać udostępnione zgodnie z 1 ust. 2 pkt 1 niniejszego zarządzenia, b) przed udostępnieniem wymagają spełnienia warunków określonych w 1 ust. 2 pkt 2 niniejszego zarządzenia; 8) Dział Bezpieczeństwa Informacji i Obronności po sklasyfikowaniu informacji przekazuje wniosek (wraz z konspektem pracy) do akceptacji Pełnomocnika ds. Bezpieczeństwa Infrastruktury. 9) W przypadku, gdy całość materiałów, o których przekazanie zainteresowany wnioskuje, podlega w ocenie Działu Bezpieczeństwa Informacji i Obronności oraz Pełnomocnika ds. Bezpieczeństwa Infrastruktury bezwzględnej ochronie (zgodnie z 1 ust. 2 pkt 1), Dział Personalny, pomijając kolejne etapy procedury uzyskiwania Zarządzenie nr 1/18 Dyrektora PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze w sprawie udostępniania informacji na potrzeby prac dyplomowych Strona 2 z 4

3 dostępu do informacji, przedkłada wniosek Dyrektorowi Oddziału, który podejmuje decyzję o jego odrzuceniu; 10) W przypadku, gdy całość lub część materiałów, o których przekazanie zainteresowany wnioskuje, może w ocenie Pełnomocnika ds. Bezpieczeństwa Infrastruktury zostać udostępniona zgodnie z 1 ust. 2 pkt 2 niniejszego zarządzenia, Dział Personalny przekazuje wniosek zainteresowanego wraz z konspektem pracy Dyrektorowi Oddziału do ostatecznej decyzji; 11) W przypadku, gdy na etapie obiegu wniosku dyrektor pionu lub opiekun merytoryczny uzna, że zakres informacji, o których udostępnienie wnioskuje zainteresowany, wykracza poza obszar pionu wskazanego na etapie wpłynięcia wniosku do Oddziału, informuje o tym Dział Personalny, który jest odpowiedzialny za przekazanie wniosku wraz z konspektem pracy innym właściwym dyrektorom pionów. 2. Udostępnienie materiałów: 1) Dział Personalny po zatwierdzeniu wniosku przez Dyrektora Oddziału: a) odbiera od uczelni zainteresowanego podpisaną Umowę o zachowaniu poufności, b) odbiera od zainteresowanego podpisane przez niego Zobowiązanie do zachowania poufności, c) uzgadnia z zainteresowanym oraz Działem Bezpieczeństwa Informacji i Obronności termin szkolenia z zakresu ochrony informacji oraz dokumentuje jego odbycie (nie dotyczy, gdy zainteresowany jest pracownikiem Oddziału), d) podaje zainteresowanemu nazwisko i dane kontaktowe opiekuna merytorycznego (opiekunów merytorycznych), e) kieruje do opiekuna merytorycznego (opiekunów) pismo o zgodzie na udostępnienie informacji oraz jej zakresie wraz z konspektem pracy dyplomowej; 2) Po otrzymaniu pisma, o którym wyżej mowa, opiekun merytoryczny może przystąpić do udostępnienia zainteresowanemu dozwolonych materiałów w formie papierowej lub na płycie CD, DVD, w sposób bezpośredni (osobiście) lub za pośrednictwem poczty polskiej, w formie przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru; 3) Opiekun merytoryczny jest zobowiązany do każdorazowego udokumentowania faktu przekazania materiałów poprzez sporządzenie Protokołu udostępnionych materiałów PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze na potrzeby pracy dyplomowej, w którym spisuje zakres tematyczny informacji przekazanych zainteresowanemu w formie papierowej i/lub na płycie CD/DVD (wzór protokołu stanowi załącznik nr 3). Protokół z podpisem opiekuna merytorycznego oraz zainteresowanego należy przekazać do Działu Personalnego celem włączenia do akt sprawy Z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku naruszenia obowiązku zachowania poufności odnośnie przekazanych już informacji przez zainteresowanego lub uczelnię, opiekun merytoryczny lub dyrektor pionu może w każdej chwili wystąpić do Działu Personalnego z wnioskiem o cofnięcie zgody na udostępnienie informacji, składając go wraz z uzasadnieniem i wszelkimi dokumentami potwierdzającymi przyczynę cofnięcia zgody. 2. Dział Personalny przedkłada akta sprawy Działowi Bezpieczeństwa Informacji i Obronności do zaopiniowania, a następnie, w przypadku otrzymania opinii negatywnej dla zainteresowanego, przedkłada Dyrektorowi Oddziału uzasadniony projekt decyzji o cofnięciu zgody na udostępnienie informacji. 3. Decyzja o cofnięciu zgody na dostęp do informacji jest skuteczna z dniem doręczenia jej zainteresowanemu lub uczelni, z zastrzeżeniem, że od dnia powzięcia wiadomości o zaistnieniu przyczyny uzasadniającej cofnięcie zgody do czasu podjęcia decyzji przez Zarządzenie nr 1/18 Dyrektora PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze w sprawie udostępniania informacji na potrzeby prac dyplomowych Strona 3 z 4

4

5 UMOWA O ZACHOWANIU POUFNOŚCI zawarta w dniu... r. pomiędzy: Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1/18 Dyrektora PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze z dnia r. Polskim Górnictwem Naftowym i Gazownictwem Spółką Akcyjną z siedzibą w Warszawie przy ulicy Marcina Kasprzaka 25, Warszawa, Oddziałem w Zielonej Górze, ul. Bohaterów Westerplatte 15, Zielona Góra, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, posiadającą NIP oraz kapitał zakładowy w wysokości zł opłacony w całości, reprezentowaną przez: zwaną w dalszej części umowy dalej PGNiG lub Oddziałem pełna nazwa i adres Uczelni / Szkoły, reprezentowaną przez: a zwaną w dalszej części umowy Uczelnią Zważywszy na to, że: pan, student Uczelni / uczeń Szkoły, wydziału / klasy, zwany dalej Zainteresowanym, zwrócił się do Oddziału z wnioskiem o udostępnienie materiałów na potrzeby pracy dyplomowej na temat.., której promotorem jest pan/pani, Oddział zezwolił na udostępnienie Zainteresowanemu informacji na potrzeby pracy dyplomowej, Zainteresowany złożył w Oddziale odrębne oświadczenie o zachowaniu poufności, zawiera się niniejszą umowę, której przedmiotem jest zobowiązanie Uczelni do zachowania poufności informacji, na zasadach określonych w umowie Za informacje poufne Uczelnia uznaje, niezależnie od formy oraz sposobu ich wyrażenia, wszelkie informacje, przekazane Zainteresowanemu przez Oddział, w tym w szczególności informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2003 r. nr 153, poz z późn. zm.), przez PGNiG S.A. oznaczone klauzulą tajemnica PGNiG, z zastrzeżeniem ust. 2. Strona 1 z 3

6 2. Z informacji przekazanych Zainteresowanemu przez Oddział za poufne nie uznaje się tych informacji, które są podane przez PGNiG S.A. do publicznej wiadomości (np. wydawnictwa reklamowe, foldery, raporty roczne itp.). 3. Na pisemne żądanie Uczelni Oddział zawiadomi na piśmie o informacjach poufnych przekazanych Zainteresowanemu przez podanie tytułu informacji, daty jej sporządzenia i rodzaju klauzuli poufności bądź zastrzeżeniu poufności oraz daty przekazania Zainteresowanemu. 4. Informacje poufne przekazane przez Oddział pozostają jego własnością. Oddział może na piśmie żądać ich zwrotu od Zainteresowanego w dowolnym terminie. O zwrocie informacji Oddział niezwłocznie poinformuje Uczelnię. 5. Czas ochrony informacji poufnych wynosi 3 lata (trzy lata) liczone od dnia zakończenia obrony pracy dyplomowej lub ostatecznej decyzji o rezygnacji z jej napisania lub obrony. 1. Uczelnia zobowiązuje się do: 2 1) podjęcia wszelkich czynności zmierzających do zapewnienia, aby dostęp do przekazanych Zainteresowanemu informacji poufnych mieli tylko pracownicy Uczelni i osoby bezpośrednio związane z pisaniem i obroną pracy dyplomowej przygotowywanej przez Zainteresowanego (promotorzy, recenzenci), w tym do odebrania od ww. pracowników i osób oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania poufności zgodnie z wzorem stanowiącym zał. nr 1 do umowy, 2) przekazania, w terminie 7 (siedmiu) dni od daty doręczenia pisemnego żądania Oddziału: informacji o osobach, które zapoznały się z informacjami poufnymi przekazanymi zainteresowanemu, oświadczeń o zachowaniu poufności, określonych w pkt 1, 3) nieudostępniania, w jakiejkolwiek formie i zakresie, przekazanych Zainteresowanemu informacji poufnych stronom trzecim, niezwiązanym z procedurą pisania i obrony pracy dyplomowej Zainteresowanego, 4) niewykorzystywania udostępnionych Zainteresowanemu informacji poufnych do celów niezwiązanych z pracą dyplomową Zainteresowanego, 5) niepublikowania ani niepodawania w inny sposób do wiadomości publicznej pracy napisanej z wykorzystaniem informacji poufnych przekazanych Zainteresowanemu. 2. Dokonanie czynności wbrew postanowieniu ust. 1 pkt 3-5 wymaga uprzedniej pisemnej zgody Oddziału, wydanej na wniosek Uczelni złożony na co najmniej 1 (jeden) miesiąc przed projektowanym terminem każdej z ww. czynności. Wyrażenie zgody nie stanowi zmiany umowy Uczelnia przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody spowodowane naruszeniem poufności informacji, przekazanych Zainteresowanemu w celu napisania przez niego pracy dyplomowej, w szczególności wynikłe wskutek nie zachowania obowiązków, określonych w 2 umowy przez pracownika/pracowników Uczelni albo inne osoby związane z pracą dyplomową bądź nieuprawnione do dostępu do informacji osoby trzecie. Nadto Uczelnia uznaje, że przekazane Zainteresowanemu informacje poufne stanowią dobro i własność Oddziału, a ich ujawnienie wbrew postanowieniom umowy stanowić będzie czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy, wskazanej w 1 ust. 1 umowy. Zarządzenie nr 1/18 Dyrektora PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze w sprawie udostępniania informacji na potrzeby prac dyplomowych Strona 2 z 3

7 2. PGNiG S.A. może obciążyć Uczelnię karą umowną w wysokości.. zł za każdy fakt ujawnienia informacji poufnej, jak również dochodzić od Uczelni odszkodowania za szkodę wyrządzoną ujawnieniem takiej informacji w wysokości przekraczającej wartość kary umownej. 4 Niezależnie od uprawnień przewidzianych w 3 umowy, Oddział może na piśmie żądać od Uczelni: zaniechania niedozwolonych działań, usunięcia skutków niedozwolonych działań, złożenia jednokrotnego lub wielokrotnego oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. 5 PGNiG S.A. może odstąpić od umowy w każdym czasie w przypadku ustalenia, że nastąpiło ujawnienie informacji poufnej. Prawo odstąpienia podlega wykonaniu w terminie 3 (trzech) miesięcy od daty ww. ustalenia; oświadczenie o odstąpieniu wymaga uzasadnienia W rozumieniu umowy Uczelnią zwana jest także Szkoła, wskazana jako Strona umowy. 2. Wymagana umową pisemna forma czynności zastrzeżona jest pod rygorem nieważności. 3. Załączniki do umowy stanowią jej części integralne. 4. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. W sprawach nie uregulowanych umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego oraz inne przepisy prawa powszechnego dotyczące przedmiotu umowy. 6. Spory pomiędzy Stronami umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla miasta Zielona Góra. 7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.. Uczelnia / szkoła. Oddział Zarządzenie nr 1/18 Dyrektora PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze w sprawie udostępniania informacji na potrzeby prac dyplomowych Strona 3 z 3

8 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 1/18 Dyrektora PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze z dnia r. Wniosek o udostępnienie materiałów PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze na potrzeby pracy dyplomowej Imię i nazwisko: Adres zamieszkania: Telefon kontaktowy: Zakres udostępnianych informacji dotyczy: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych we wniosku o udostępnienie informacji PGNiG S.A. Oddziału w Zielonej Górze w związku z przygotowaniem pracy dyplomowej (zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922). Miejscowość, data... Czytelny podpis wnioskującego Potwierdzenie dziekanatu uczelni / sekretariatu szkoły: ZAŚWIADCZAM, ŻE PAN/PANI JEST STUDENTEM/TKĄ / UCZNIEM ROKU STUDIÓW/ KLASY.. NA WYDZIALE / PROFIL KLASY PISZE PRACĘ DYPLOMOWĄ NA TEMAT PROMOTOR. Oświadczam, że w przypadku uzyskania przez studenta (ucznia) składającego niniejszy wniosek zgody na udostępnienie informacji na potrzeby pracy dyplomowej, uczelnia (szkoła) zawrze z PGNiG S.A. w Warszawie Oddziałem w Zielonej Górze umowę o zachowaniu poufności (wzór umowy jest dostępny na stronie internetowej Oddziału). W załączeniu zatwierdzony przez promotora konspekt (szczegółowy plan) pracy dyplomowej. Miejscowość, data. Pieczęć i podpis osoby uprawnionej do reprezentowania uczelni / szkoły Strona 1 z 2

9 Opiekun (opiekunowie) merytoryczni: 1/. 2/... 3/. 4/... data i podpis dyrektora pionu (z-cy dyrektora pionu) właściwego ze względu na przedmiot pracy dyplomowej Opinia opiekuna merytorycznego: Opinia dyrektora pionu (z-cy dyrektora pionu) właściwego ze względu na przedmiot pracy dyplomowej: data i podpis data i podpis Opinia Kierownika Działu Bezpieczeństwa i Obronności: Akceptacja Pełnomocnika ds. Bezpieczeństwa Infrastruktury Decyzja Dyrektora Oddziału: data i podpis.. data i podpis Strona 2 z 2

10 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 1/18 Dyrektora PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze z dnia r. Protokół udostępnionych materiałów PGNiG S.A. w Warszawie Oddziału w Zielonej Górze na potrzeby pracy dyplomowej Imię i nazwisko Zainteresowanego: Imię i nazwisko Opiekuna / Opiekunów: Miejsce i data udostępnienia informacji: Forma przekazania informacji: - papierowa - elektroniczna Zakres udostępnionych informacji (*): 1/.... 2/.... 3/.... 4/ /.... 6/..... Podpis Opiekuna /Opiekunów Podpis Zainteresowanego (*) W przypadku dużej ilości udostępnionych informacji prosimy o sporządzenie odpowiedniego załącznika do protokołu.