Umowa nr... pn.: 1 [Przedmiot umowy]

Transkrypt

1 Autorem niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamów ienia w rozumieniu ustawy dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. D z. U. z 2006 roku Nr 90 poz.631) jest Piotr Ruta A utorem niniejszej Specyfikacji Istot nych Warunków Zamówienia w rozumieniu ustawy dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawac h pokrewnyc h (t.j. Dz. U. z 2006 roku Nr 90 poz.631) jest Piotr R uta Autore m niniejszej Specyfikacji Istotnyc h Warunków Zamówie nia w rozumieniu ustawy dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrew nych (t.j. Dz. U. z 2006 roku Nr 90 poz.631) jest Piotr R uta. Autore m niniejszej Specyfikacji Istotnyc h Warunków Zamówienia w rozumieniu ustawy dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrew nych (t.j. Dz. U. z 2006 roku Nr 90 poz.631) jest Piotr Ruta A utorem niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w rozumieniu ustawy dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2006 roku Nr 90 poz.631) jest Piotr Ruta. Umowa nr... pn.: Wykonanie internetowej rejestracji uczestników imprezy, pomiaru czasu w trakcie imprez Maraton Gdańsk, 53. Bieg Westerplatte i Triathlon Gdańsk dla MOSiR w Gdańsku: W dniu.. w Gdańsku, pomiędzy: Gminą Miasta Gdańska w imieniu której działa Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Gdańsku z siedzibą w: Gdańsk, ul. Traugutta 29, posiadającym NIP , REGON , reprezentowanym przez: Leszek Paszkowski - Dyrektor MOSiR w Gdańsku zwaną w dalszej treści umowy ZAMAWIAJĄCYM, a zwaną w dalszej treści umowy Wykonawcą została zawarta umowa o następującej treści: 1 [Przedmiot umowy] 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania świadczenie usługi w zakresie: Wykonania internetowej rejestracji uczestników imprezy, pomiaru czasu w trakcie imprez, wykonania numerów startowych, kompletowania pakietów startowych do imprezy Maraton Gdańsk, 53. Bieg Westerplatte i Triathlon Gdańsk, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, który stanowi załącznik numer 1 do umowy 2 [Termin realizacji przedmiotu umowy] 1. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot umowy w okresie od do r. 2. W razie zaistnienia okoliczności uniemożliwiających przeprowadzenie w ustalonych terminach imprez Triathlon Gdańsk, 53. Bieg Westerplatte lub Maraton Gdańsk, Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu imprezy. Zamawiający musi poinformować Wykonawcę o fakcie zmiany terminu realizacji imprezy najpóźniej na dwa tygodnie przed realizacją pomiaru czasu na imprezie. 3 [Prawa i obowiązki Stron umowy] 1. Strony umowy są zobowiązane do wzajemnej współpracy na rzecz osiągnięcia celu, dla którego niniejsza umowa jest realizowana. 2. Do obowiązków Zamawiającego należy w szczególności: 1) Terminowa zapłata należnego wynagrodzenia. 3. Do obowiązków Wykonawcy należy w szczególności: strona 1/14

2 2) Realizowanie niniejszej umowy z należytą starannością w rozumieniu art Kodeksu cywilnego i zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia, który stanowi zał. nr 1 do umowy. 3) Zapewnienie, na własne ryzyko i na własny rachunek, właściwych i w odpowiedniej ilości zasobów: a) osobowych, b) technicznych, c) materiałowych, niezbędnych do odpowiedniej realizacji przedmiotu umowy. 4 [Osoby upoważnione do wykonywania postanowień umowy] 1. Koordynację bieżących uzgodnień w zakresie realizacji przedmiotu umowy ze strony Zamawiającego prowadzi, odpowiednio: Radosław Szauer, tel radoslaw.szauer@mosir.gda.pl, lub zastępująca go osoba. 2. Koordynator umowy ma prawo w szczególności do: a) przeprowadzenia kontroli: i. świadczonych usług, ii. osób realizujących usługę, b) żądania od Wykonawcy przedłożenia pełnych i rzetelnych informacji dotyczących realizacji umowy, w zakresie w jakim zażąda tego Zamawiający. 3. Przedstawicielem Wykonawcy, działającym w jego imieniu i na jego rzecz, koordynującym realizację przedmiotu umowy, jest Pan/i:.. tel. kom., , 5 [Wynagrodzenie] 1. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy określone przez Wykonawcę w złożonej ofercie, wynosi odpowiednio: L.p. Nazwa Cena brutto 1. Obsługa imprezy Triathlon Gdańsk zł 2. Obsługa imprezy 53. Bieg Westerplatte zł 3. Obsługa imprezy Maraton Gdańsk zł Suma brutto zł Słownie:. zł brutto. 2. Zamawiający dokona płatności tylko za zrealizowane części umowy opisane w załączniku nr 1 do umowy. 3. Wynagrodzenia jednostkowe, o których mowa w ust. 1: 1) Są cenami ryczałtowymi w rozumieniu Kodeksu cywilnego i stanowią wartość zobowiązania Zamawiającego, które ekwiwalentnie odpowiada zobowiązaniu Wykonawcy za świadczenie określone zakresem rzeczowym i standardem wykonania w niniejszej umowie. 2) Uwzględniają wszystkie niezbędne koszty związane z realizacją przedmiotu umowy wprost lub pośrednio określone w umowie, w tym między innymi normalne ryzyko związane z okolicznościami, których nie można przewidzieć w chwili zawarcia umowy, immanentnie związane z faktem prowadzenia działalności. strona 2/14

3 strona 3/14 6 [Zasady rozliczeń i płatności] 1. Wykonawca za świadczoną usługę wystawia rachunek i niezwłocznie składa go w siedzibie Zamawiającego. 2. Zapłata rachunku regulowana jest przelewem w terminie do 14 dni od daty otrzymania, pod warunkiem, że Wykonawca realizował usługę zgodnie z umową. 3. Termin zapłaty uważa się za dotrzymany, gdy Zamawiający poleci swojemu bankowi przekazać na konto Wykonawcy należną kwotę, w terminie określonym w ust W przypadku zwłoki w płatnościach Wykonawca może żądać zapłaty odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do potrącania z wynagrodzenia należnego Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej umowy ewentualnych roszczeń z tytułu szkód i kar umownych. 7 [Odpowiedzialność] 1. W związku z wykonywaniem niniejszej umowy Wykonawca ponosi względem Zmawiającego oraz osób trzecich pełną odpowiedzialność za szkody (straty rzeczywiste i utracone korzyści) spowodowane jego działaniami własnymi jak również jego pracowników i innych osób, którymi posłużył się przy realizacji niniejszej umowy. 2. W wypadku roszczeń osób trzecich skierowanych przeciwko Zamawiającemu w związku z wykonywaniem niniejszej umowy przez Wykonawcę, Wykonawca zobowiązuje się do: 1) udzielenia Zamawiającemu lub wskazanej przez niego osobie trzeciej wszelkich informacji i wyjaśnień, w tym udostępnienia wszelkich niezbędnych dokumentów, 2) pokrycia wszelkich kosztów związanych z postępowaniem sądowym w tym kosztów sądowych i kosztów zastępstwa procesowego, a także wszelkich innych kosztów niezbędnej pomocy prawnej, 3) zapłacenia wszelkich ewentualnych opłat, wynagrodzeń i odszkodowań, do których zapłacenia był by zobowiązany Zamawiający, 4) na wezwanie Zamawiającego lub osoby trzeciej zobowiązuje się do przystąpienia do postępowania w charakterze interwenienta. 8 [Kary umowne] 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach: a) W przypadku nienależytego, co do jakości lub terminowości świadczenia usługi Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia, określonego w 5 ust. 1 za każdy stwierdzony przypadek. b) W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości równej 20 % wynagrodzenia za niezrealizowaną część umowy, lecz nie mniej niż 10 % wynagrodzenia określonego w 5 ust W przypadku odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Zamawiającego, Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości równej 20 % wynagrodzenia za niezrealizowaną część umowy, lecz nie mniej niż 10 % wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1, z zastrzeżeniem okoliczności określonych w 9 ust. 1, w których kara umowna nie przysługuje. 3. Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego wysokość kar umownych, do wysokości poniesionej szkody.

4 9 [Odstąpienie od umowy] 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w następujących przypadkach: 1) W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia niniejszej umowy, w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu faktycznego wykonania części umowy. 2) Gdy Wykonawca nie przystąpił do realizacji przedmiotu umowy Zamawiający może od umowy odstąpić w terminie 7 dni od dnia upływu 7 dni zwłoki w przystąpieniu do realizacji przedmiotu umowy. 2. Odstąpienie od umowy z przyczyn określonych w ust. 1 nie stanowi podstawy dochodzenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego. 3. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia wyłącznie w przypadku, gdy Wykonawca nie przystąpił do realizacji przedmiotu umowy. 4. Odstąpienie Wykonawcy od umowy, o którym mowa w ust. 3, dochodzi do skutku wyłącznie w przypadku zapłaty odstępnego w kwocie stanowiącej równowartość 20 % wynagrodzenia określonego w 5 ust Odstąpienie od umowy dla swej skuteczności wymaga złożenia w formie pisemnej. 10 [Rozwiązanie umowy] 1. Zamawiającemu przysługuje prawo do rozwiązania umowy, w części, która na dzień rozwiązania umowy nie została zrealizowana, w przypadku zaistnienia następujących okoliczności: 1) powzięcia wiadomości o wszczęciu postępowania upadłościowego lub naprawczego wobec Wykonawcy, 2) powzięcia wiadomości o ogłoszeniu likwidacji przedsiębiorstwa Wykonawcy lub wykreślenie go z rejestru, 3) powzięcia wiadomości o wydaniu nakaz zajęcia wierzytelności z tytułu wykonania niniejszej umowy, 4) zaistnienia okoliczności skutkujących naliczeniem co najmniej trzykrotnego naliczenia kar umownych. 2. Rozwiązanie umowy przez Zamawiającego z przyczyn określonych w ust. 1 nie stanowi podstawy dochodzenia przez Wykonawcę jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Zamawiającego. 3. Wykonawcy przysługuje prawo do rozwiązania umowy, w części, która na dzień rozwiązania umowy nie została zrealizowana, w przypadku gdy zwłoka w zapłacie należnego wynagrodzenia przekroczy 30 dni. 4. W przypadku rozwiązania umowy, Zamawiający dokonuje zapłaty wynagrodzenia za zrealizowane usługi do dnia rozwiązania umowy, wyłącznie w przypadku ich wykonania zgodnie z umową. 5. Rozwiązanie umowy dla swej skuteczności wymaga złożenia w formie pisemnej. 11 [Forma modyfikacji treści umowy] strona 4/14

5 1. Wszelkie prawem dopuszczalne zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Mając na względzie dyspozycję art. 144 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający dopuszcza dokonanie istotnych zmian niniejszej mowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, na zasadach określonych w załączniku pn.: Zasady wprowadzania zmian do treści umowy. strona 5/14 12 [Cesja obowiązków] Wykonawca nie może skutecznie dokonać przeniesienia obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 13 [Hierarchia ważności dokumentów] W przypadku wątpliwości interpretacyjnych, co do rodzaju i zakresu prac określonych w niniejszej umowie oraz zakresu praw i obowiązków Zamawiającego i Wykonawcy, będzie obowiązywać następująca kolejność ważności: najpierw umowa, później inne dokumenty. 14 [Sposób doręczania pism] 1. Wszelkie oświadczenia składane w związku z wykonywaniem niniejszej umowy będą składane na piśmie i doręczane osobiście lub pocztą na adres wskazany w niniejszej umowie. 2. Wykonawca ma obowiązek poinformować Zamawiającego o każdej zmianie adresu do doręczeń. Zaniechanie tego obowiązku skutkować będzie domniemaniem prawidłowego doręczenia pism na adres wskazany w niniejszej umowie lub ostatni adres o którego zmianie poinformował Wykonawca. 15 [Klauzula Salwatoryjna] 1. Strony uznają wszystkie postanowienia umowy za ważne i wiążące. Jeżeli jednak jakiekolwiek postanowienie umowy okaże się lub stanie się nieważne albo niewykonalne, pozostaje to bez wpływu na ważność pozostałych postanowień umowy, chyba że bez tych postanowień Strony umowy by nie zawarły, a nie jest możliwa zmiana lub uzupełnienie umowy w sposób określony w ust W przypadku, gdy jakiekolwiek postanowienie umowy okaże się lub stanie nieważne albo niewykonalne, Strony zobowiązane będą do niezwłocznej zmiany lub uzupełnienia umowy w sposób oddający w sposób możliwie najwierniejszy zamiar Stron wyrażony w postanowieniu, które uznane zostało za nieważne albo niewykonalne. 16 [Rozstrzyganie sporów i regulacje prawne] 1. Ewentualne spory wynikające z realizacji umowy lub z nią związane Strony będą rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku nie osiągnięcia porozumienia drogą sądową przez właściwy rzeczowo Sąd Powszechny w Gdańsku. 2. W sprawach nieuregulowanych w umowie będą miały zastosowanie przepisy:

6 1) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 poz. 907 z późn. zm.) oraz aktów prawnych wydanych na jej podstawie, 2) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz.93 z późn. zm.), 3) przepisy prawne obowiązujące w zakresie przedmiotowym. 17 [Ilość egzemplarzy umowy] Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: jeden dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. 18 [Załączniki do umowy] Wykaz załączników do umowy, które stanowią integralną część umowy: 1. Opis Przedmiotu Zamówienia. KONTRASYGNATA ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Gł. Księgowego MOSiR strona 6/14

7 Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę kompleksowej usługi w zakresie rejestracji uczestników, elektronicznego pomiaru czasu w systemie chipów pasywnych oraz przetwarzania informacji podczas organizowania i trwania imprez sportowych Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Gdańsku w roku Wykonawca będzie świadczył usługę dla potrzeb następujących imprez sportowych: a) impreza Triathlon Gdańsk, w ramach, której odbędzie się triathlon termin imprezy roku na terenie Gdańska. Zamawiający wprowadza limit 600 uczestników. b) impreza Maraton Gdańsk, w ramach, której odbędzie się bieg uliczny na dystansie 42,195km termin imprezy roku na terenie Gdańska. Zamawiający wprowadza limit 2500 uczestników. c) Impreza 53. Bieg Westerplatte w ramach, której odbędzie się bieg uliczny na dystansie 10km termin imprezy roku na terenie Gdańska. Zamawiający wprowadza limit 4000 uczestników. zwanych dalej łącznie Imprezami. 3. Terminy Imprez, o których mowa w ust. 2 mogą ulec zmianie, w szczególności z powodu złych warunków atmosferycznych oraz wypadków siły wyższej. Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę o powyższej zmianie. 4. Zamawiającemu przysługuje możliwość rezygnacji z organizacji Imprez, o których mowa w ust. 2. Przez rezygnację z organizacji Imprezy Zamawiający rozumie zmianę podmiotu, jako Organizatora Imprezy jak i całkowitą rezygnację z organizacji Imprezy. Z tytułu rezygnacji z organizacji Imprezy Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego. 5. Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany będzie zgodnie z wymogami Zamawiającego, określonymi każdorazowo w regulaminie poszczególnych Imprez w szczególności do prawidłowego: a) przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników Imprez na właściwej liście startowej i we właściwej kategorii, b) przygotowywania pakietów startowych i przydzielenia uczestnikowi Imprez właściwego pakietu, w tym chipa w systemie chipów pasywnych, c) sklasyfikowania miejsc i czasów uczestników poszczególnych Imprez. 6. Treść poszczególnych regulaminów Imprez zostanie dostarczona Wykonawcy drogą elektroniczną. 7. Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany jest do przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników Imprez dla potrzeb każdej z Imprez, za pośrednictwem formularza na stronie internetowej Wykonawcy, który opisany jest w załączniku numer Wykonawca zobowiązany będzie na podstawie prawidłowo wypełnionych formularzy zgłoszeniowych, o których mowa w pkt. 7. do dokonania rejestracji uczestników Imprez. 9. Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rejestracji uczestników Imprez w oparciu o dokonane przez nich wpłaty wpisowego zgodnie z wysokością i terminem, który reguluje regulamin Imprezy, za pomocą płatności elektronicznej za pośrednictwem serwisu pobierania opłat, z którego właścicielem Zamawiający ma podpisaną umowę. a) właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat świadczy usługi płatnicze na podstawie ustawy o usługach płatniczych z dnia 19 sierpnia 2011 r. (Dz. U. Nr 199, poz z późn. zm.) i ponosi odpowiedzialność na zasadach w niej opisanych, b) właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat jest właścicielem oprogramowania oraz sprzętu niezbędnego do korzystania z serwisu płatniczego, strona 7/14

8 c) właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat zapewnia uczestnikom Imprezy płatności za pośrednictwem strony internetowej, d) Wykonawca dokona we własnym zakresie i na własny koszt integracji swojego systemu z serwisem pośredniczącym w pobieraniu opłat według udostępnionej nieodpłatnie przez właściciela serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat dokumentacji technicznej, e) Zamawiający informuje, iż wszystkie opłaty związane z wpływem wpisowego za pośrednictwem serwisu pobierania opłat zostaną pokryte w całości przez Zamawiającego, f) Wykonawca zobowiązany będzie do informowania zgłaszających się uczestników Imprez o fakcie powierzenia ich danych osobowych serwisowi pośredniczącemu w pobieraniu opłaty, na cele wykonania transakcji; Wykonawca przetwarza dane na zlecenie Zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym, g) Wykonawca zobowiązany będzie do zamieszczenia na swojej stronie internetowej w momencie prowadzenia procesu rejestrowania uczestników Imprez, o których mowa w pkt 2., informacji słownej oraz graficznej (logo podlinkowane do strony serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat), mówiącej o fakcie obsługi płatności przez serwis pośredniczący w pobieraniu opłat, h) Wykonawca w zakresie przyjmowania zgłoszeń i dokonywania rejestracji, w tym płatności, zobowiązany będzie do rozpatrywania wszelkich reklamacji, protestów wniesionych przez uczestników Imprez, o których mowa w ust. 2 i przekazanych przez Zamawiającego; Wykonawca zobowiązany będzie do ich weryfikacji, przygotowania stanowiska w danej sprawie i przekazania go do Zamawiającego w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania treści reklamacji, protestu, i) Wykonawca w zakresie przyjmowania zgłoszeń, rejestracji i związanym z tym gromadzeniem i przechowywaniem danych osobowych zobowiązany będzie przestrzegać w tym zakresie obowiązujących przepisów prawa, w tym zobowiązany będzie poinformować rejestrujących się uczestników Imprez o zakresie przetwarzania podanych przez nich danych, j) Wykonawca zobowiązany będzie na bieżąco aktualizować listy zgłoszonych uczestników Imprez (bez opłaconego wpisowego i z opłaconym wpisowym), k) termin dokonania rejestracji kończyć się będzie na określoną ilość dni przed daną Imprezą, wskazaną każdorazowo w regulaminach danej Imprezy, l) Wykonawca zobowiązany będzie sporządzić po zamknięciu rejestracji ostateczną listę uczestników dla potrzeb każdej z Imprez, m) Wykonawca zobowiązany będzie przygotować osobno dla każdego zarejestrowanego uczestnika Imprezy zapakowany w kopertę w formacie A5 lub A4 pakiet startowy wraz z kartą startową (o treści określonej przez Zamawiającego), opisane w załączniku nr 2, n) Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć wszystkie pakiety startowe, o których mowa w lit. m) do siedziby Zamawiającego w dniach roboczych w godzinach , na własny koszt, najpóźniej na 4 dni przed każdą Imprezą, 10. Wykonawca zobowiązany będzie do przekazywania Zamawiającemu wszystkich danych podanych przez uczestników Imprez podczas rejestracji w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu danej Imprezy, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, 11. Wykonawca zobowiązany będzie do zagwarantowania każdorazowo, na co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem działania biura zawodów obecności w biurze zawodów każdej z Imprez odpowiedniej ilości osób zapewniającej prawidłową realizację przedmiotu zamówienia, wyposażonych w niezbędny sprzęt do dokonania pomiaru czasu przy wykorzystaniu systemu chipów pasywnych każdego uczestnika Imprezy, w ramach Imprez, o których mowa w pkt 2., w tym w szczególności: a) pomiaru ostatecznego czasu końcowego w imprezie używając mat pomiarowych o szerokości nie mniejszej niż 8m rozłożonej na starcie i mecie w imprezie, o której mowa w pkt 2. c), b) pomiaru ostatecznego czasu końcowego w imprezie używając mat pomiarowych o szerokości nie mniejszej niż 8m rozłożonej na starcie i mecie oraz 9 sztuk mat o strona 8/14

9 szerokości min 5m ułożonych co 5km trasy oraz na półmetku w imprezie, o której mowa w pkt 2. b), c) wyposarzenia punktu odbioru pakietów startowych w 5 stanowisk umożliwiających sprawdzenie numeru chipa w imprezie, o której mowa w pkt 2. b), c) oraz jednego stanowiska umożliwiających sprawdzenie numeru chipa w imprezie, o której mowa w pkt 2. a) d) pomiaru czasu pokonania trasy pływackiej, czasu spędzonego przez uczestnika każdorazowo w strefie zmian, osobno czasu pokonania trasy rowerowej i osobno biegowej oraz pomiaru ostatecznego łącznego czasu końcowego, używając mat pomiarowych o szerokości nie mniejszej niż 4m w imprezie, o której mowa w pkt 2. a). e) przygotowania i dostarczenia (w formie wydruków) Zamawiającemu w trakcie Imprez poprawnych: w razie potrzeby na bieżąco list startowych, wyników/rezultatów poszczególnych Imprez, w ciągu 15 minut od zakończenia poszczególnych wyścigów w ramach Imprez, o których mowa w pkt. 2, bieżących klasyfikacji zgodnie z regulaminem danej Imprezy, do akceptacji Sędziego Głównego, 12. W ciągu 30 minut po zakończeniu Imprez, o których mowa w pkt. 2 dostarczenia Zamawiającemu w sposób zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych, w formacie określonym przez Zamawiającego, poprawnych klasyfikacji w celu ich opublikowania na stronie Zamawiającego, w tym: a) klasyfikacje każdorazowo muszą zawierać logo Zamawiającego (Zamawiający informuje, iż nie dopuszcza się umieszczania innych logotypów w tym loga Wykonawcy na poszczególnych klasyfikacjach Imprez), b) klasyfikacje każdorazowo zawierać będą tylko i wyłącznie dane uczestników Imprez w postaci: imienia, nazwiska, nazwy klubu, miasta zamieszkania, kraju pochodzenia, miejsca w klasyfikacji generalnej, miejsca w poszczególnych kategoriach zgodnie z regulaminem poszczególnej Imprezy, międzyczasy, czas netto i brutto, c) Wykonawca zobowiązany jest do opublikowania klasyfikacji Imprez również na własnej stronie internetowej; Klasyfikacje muszą być opublikowane na stronie Wykonawcy, przez co najmniej cały okres obowiązywania umowy, 13. Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania modułu i udostępnienie go za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, umożliwiającego każdemu sklasyfikowanemu uczestnikowi Imprez, o których mowa w pkt. 2, po wpisaniu imienia i nazwiska lub numeru startowego, generowanie dyplomu ukończenia Imprezy, na bazie określonego przez Zamawiającego projektu graficznego, osobnego dla każdej Imprezy, który ma zawierać następujące pola: a) numer startowy, b) imię, c) nazwisko, d) czas netto i brutto, e) miejsce w klasyfikacji, zgodnie z regulaminem poszczególnych Imprez, 14. Przesłania na koszt Wykonawcy smsa do każdego sklasyfikowanego uczestnika Imprez, o których mowa w pkt. 2, najpóźniej w ciągu 60 minut od zamknięcia trasy poszczególnych wyścigów, zawierającego maksymalnie 160 znaków, o treści określonej przez Zamawiającego, 15. Podczas trwania Imprez, o których mowa w pkt. 2 weryfikowanie i udzielanie wszelkich informacji dotyczących uczestników Imprez na polecenie Sędziego Głównego lub/i Zamawiającego, 16. Zapewnienia co najmniej jednego zegara, na każdą z Imprez, o której mowa w pkt. 2 i ustawienia go w uzgodnionym z Zamawiającym miejscu, który musi wyświetlać co najmniej aktualny czas brutto trwającego w danym momencie wyścigu, 17. Zamawiający przekaże Wykonawcy niezwłocznie treść protestów dotyczących klasyfikacji wniesionych przez uczestników Imprez, o których mowa w pkt. 2; Wykonawca strona 9/14

10 zobowiązany będzie do ich weryfikacji, przygotowania stanowiska w danej sprawie i przekazania go do Zamawiającego w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania treści protestu, 18. Wykonawca zobowiązany będzie w ramach Imprez, o których mowa w pkt. 2 do: a) wykonania próby sprawności aparatury pomiarowej najpóźniej na 30 minut przed startem do pierwszego wyścigu każdej z Imprez, b) zgłoszenia gotowości do wykonania pomiaru czasu do Sędziego Głównego - najpóźniej na 10 minut przed planowanym startem każdego wyścigu danej Imprezy, c) utrzymania gotowości do momentu uzyskania zgody Sędziego Głównego i Zamawiającego do opuszczenia miejsca świadczenia usługi, 19. Dodatkowe postanowienia dotyczące świadczenia usługi: a) Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi za pomocą osób posiadających odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje zawodowe, b) Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi za pomocą własnego sprzętu oraz materiałów niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi, c) Wykonawca odpowiedzialny będzie za wszelkie szkody wyrządzone przez Wykonawcę w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia, d) Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego, o wszelkich stwierdzonych w wyniku wykonywania usługi problemach w realizacji przedmiotu zamówienia, e) Przez cały okres obowiązywania umowy Zamawiający uprawniony będzie do kontroli wykonywania przez Wykonawcę usług objętych przedmiotem zamówienia, w tym Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego udzielania Zamawiającemu niezbędnych informacji, f) Zamawiający zapewni na linii startu i mety, sieć elektryczną o mocy 230 V. 20. Informacje dodatkowe: a) Zamawiający jest administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych, zaś wszelkie dane osobowe, jakie pozyska Wykonawca w trakcie realizacji umowy będą przez Wykonawcę przetwarzane w ramach umownego powierzenia przetwarzania danych osobowych., b) Zamawiający powierza Wykonawcy w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przetwarzanie danych osobowych, o jakich mowa w ust. 7, które pozyska Wykonawca w wykonaniu przedmiotu zamówienia od uczestników Imprez, c) dane osobowe będą uzyskiwane bezpośrednio przez Wykonawcę, d) stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do przetwarzania dane osobowych wyłącznie w celu wykonania przedmiotu zamówienia: w zakresie zgłoszenia i rejestracji uczestników Imprez, dokonania opłaty za wpisowe w przypadkach określonych Regulaminami Imprez, klasyfikacji uczestników Imprez, umieszczania informacji o wynikach przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia, e) Wykonawca nie jest uprawniony do przekazywania (tzw. podpowierzania) innym osobom danych osobowych uzyskanych od Zamawiającego w trybie powierzenia, za wyłączeniem przypadku powierzenia podwykonawcom, którymi Wykonawca będzie się posługiwał w wykonaniu przedmiotu zamówienia, f) Wykonawca będzie przetwarzał dane osobowe przy użyciu urządzeń i systemów informatycznych zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa, spełniających wymagania określone przepisami prawa, g) W przypadku wystąpienia zagrożeń mogących mieć wpływ na odpowiedzialność Zamawiającego za przetwarzanie powierzonych danych osobowych Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie podjąć działania w celu ich usunięcia oraz natychmiast zawiadomić o nich Zamawiającego, strona 10/14

11 h) w przypadku wytoczenia przeciwko Zamawiającemu przez osobę trzecią powództwa opartego na twierdzeniu, że przetwarzanie danych osobowych nastąpiło z naruszeniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa Wykonawca zobowiązuje się do poniesienia konsekwencji finansowych zapadłego wyroku sądowego, i) Wykonawca zobowiązuje się spełnić warunki w tym podjąć środki zabezpieczające powierzone dane, w szczególności zobowiązuje się do: zapewnienia kontroli nad prawidłowością przetwarzania danych osobowych, zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zabezpieczenia danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, dopuszczenia do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład służących do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających wydane przez niego upoważnienie, prowadzenia aktualnej ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych danych osobowych, zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowały je w tajemnicy, również po zakończeniu realizacji przedmiotu zamówienia, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych i wykorzystania ich niezgodnie z przeznaczeniem oraz odebranie od tych osób oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy tych danych. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis spełnienia warunków 1. Wykonawca musi posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie niezbędne w celu prawidłowego wykonania niniejszego zamówienia, 2. W celu wykazania się spełnieniem warunku posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia, Wykonawca musi wykazać się w całości należytym wykonaniem łącznie: a) co najmniej dziesięciu usług rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprez, o charakterze i złożoności porównywalnej do przedmiotu zamówienia, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres działalności jest krótszy w tym okresie, w tym co najmniej dziesięciu usług polegających na rejestracji i pomiarze czasu uczestników imprezy biegowej na dystansie 42,195 km (maratonu), w której uczestniczyło co najmniej 1000 uczestników (każda z imprez), b) co najmniej pięciu usług rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprez, o charakterze i złożoności porównywalnej do przedmiotu zamówienia, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej pięciu usług polegających na rejestracji i pomiarze czasu uczestników imprezy typu triathlon (łączny pomiar czasu), w której uczestniczyło, co najmniej 300 uczestników (każda z imprez), 3. Wykonawca jest zobowiązany wykazać, nie później niż na dzień składania ofert, spełnianie warunków, o których mowa w pkt. 1 i 2 strona 11/14

12 Załącznik numer 1. Zawartość formularza do rejestracji uczestników Imprezy : a) pole z nazwą Imprezy, b) pole z wyborem kategorii określonej w regulaminie Imprezy, c) pola do wpisania danych osobowych takich jak: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych adresowych, płci, nazwy przynależności klubowej, numeru telefonu do wysyłki smsów, imienia i nazwiska oraz numeru telefonu osoby do kontaktu m.in. w razie wypadku w czasie Imprezy, adresu , (podanie przez uczestnika Imprezy niektórych z powyższych danych powodować może przypisanie uczestnika Imprezy do odrębnej kategorii określonej w regulaminie Imprezy), d) dodatkowe pola w razie takiej potrzeby Zamawiającego, w celu prawidłowej organizacji Imprezy m.in. w postaci: pola do wpisania osiągniętego najlepszego rezultatu, rozmiaru koszulki, e) pole ze zgłoszeniem przez uczestnika Imprezy żądania wystawienia faktury VAT (w takim przypadku formularz zgłoszeniowy musi zawierać dodatkowe pola do wpisania danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT), f) pole do akceptacji regulaminu Imprezy łącznie z odnośnikiem do jego treści, g) pole zawierające wyrażenie przez uczestnika Imprezy zgody na przetwarzanie danych osobowych, w celach organizacji Imprezy, h) pole zawierające wyrażenie przez uczestnika Imprezy zgody bądź nie na przetwarzanie danych osobowych, w celach marketingowych związanych z imprezami organizowanymi przez Zamawiającego, strona 12/14

13 Załącznik nr 2. Skład pakietów startowych I. Wykonawca zobowiązany będzie przygotować osobno dla każdego zarejestrowanego uczestnika Imprez zapakowany w zaklejoną i zamkniętą kopertę w formacie A5 lub A4 (na kopercie nadrukowany numer oraz imię i nazwisko uczestnika) pakiet startowy oraz wydrukowane i wypełnione danymi każdego zarejestrowanego uczestnika karty startowe (o treści określonej przez Zamawiającego). Pakiet startowy składający się z: 1. Maraton Gdańsk a) 4 (czterech) agrafek, b) numeru startowego wraz z chipem o wymiarach min. 28 x 14 cm (dwustronnego, wykonanego zgodnie z projektem Zamawiającego). Numer wykonany z materiału Tyvek. c) ulotki lub ulotek dostarczonych przez Zamawiającego lub partnerów wskazanych przez Zamawiającego, najpóźniej do dnia zamknięcia zgłoszeń (Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę ulotek, które mogą być zapakowane do koperty), d) worek na depozyt oraz samoprzylepna etykieta oznaczona numerem startującego worek foliowy i etykieta zostaną dostarczone przez zamawiającego 2. Triathlon Gdańsk oraz 53. Bieg Westerplatte a) numeru startowego o wymiarach min. 28 x 14 cm (dwustronnego, wykonanego zgodnie z projektem Zamawiającego). Numer wykonany z materiału Tyvek. b) chipa c) ulotki lub ulotek dostarczonych przez Zamawiającego lub partnerów wskazanych przez Zamawiającego, najpóźniej do dnia zamknięcia zgłoszeń (Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę ulotek, które mogą być zapakowane do koperty), d) komplet etykiet samoprzylepnych wg. regulaminu etykiety dostarczone przez zamawiającego II. Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć wszystkie pakiety startowe, o których mowa w pkt. I do siedziby Zamawiającego w dniach roboczych w godzinach , na własny koszt, najpóźniej na 4 dni przed każdą Imprezą, strona 13/14

14 Załącznik nr 3 Oświadczenie dla składającego ofertę Oświadczenia dla składającego ofertę: Oświadczam, że w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonałem/am pomiar czasu na minimum dziesięciu imprezach biegowych na dystansie 42,195 km, a na każdej z imprez uczestniczyło nie mniej niż 1000 (tysiąc) osób oraz co najmniej pięciu usług polegających na rejestracji i pomiarze czasu uczestników imprezy typu triathlon (łączny pomiar czasu), a na każdej z imprez uczestniczyło nie mniej niż 300 (trzysta) osób 1. Obsługa imprez biegowych na dystansie 42,195 km, w których uczestniczyło co najmniej 1000 uczestników (każda z imprez) Lp. Nazwa obsługiwanej imprezy Data Ilość uczestników 2. Organizacja co najmniej pięciu usług polegających na rejestracji i pomiarze czasu uczestników imprezy typu triathlon (łączny pomiar czasu), w której uczestniczyło co najmniej 300 uczestników (każda z imprez) Lp. Nazwa obsługiwanej imprezy Data Ilość uczestników strona 14/14