Portal Pracowniczy Faktury

Transkrypt

1 Prtal Pracwniczy Faktury Instrukcja faktur krajwych, zagranicznych i krygujących dla pracwników UŁ Czerwiec 2019 COPYRIGHT@CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2019

2 Instrukcja faktur krajwych, zagranicznych i krygujących dla pracwników UŁ Spis treści SPIS TREŚCI WPROWADZENIE PROCES WERYFIKACJI FAKTURY FAKTURA KRAJOWA ETAPY OBIEGU FAKTURA ZAGRANICZNA ETAPY OBIEGU FAKTURA KORYGUJĄCA ETAPY OBIEGU JAK ZAREJESTROWAĆ FAKTURĘ W SYSTEMIE? FAKTURA KRAJOWA I ZAGRANICZNA SZCZEGÓŁOWY OPIS ETAPÓW FAKTURA KRAJOWA I ZAGRANICZNA WPROWADZANIE DANYCH FAKTURY (KROK 1) FAKTURA KRAJOWA I ZAGRANICZNA AKCEPTACJA SEKRETARIATU JEDNOSTKI (KROK 2) FAKTURA KRAJOWA I ZAGRANICZNA AKCEPTACJA SEKRETARIATU KOLEJNEJ JEDNOSTKI (KROK 3 FAKULTATYWNY) FAKTURA KRAJOWA I ZAGRANICZNA AKCEPTACJA KIEROWNIKA / OSOBY UPOWAŻNIONEJ (KROK 3) PODPIS ELEKTRONICZNY NA DOKUMENCIE FAKTURY FAKTURA KRAJOWA AKCEPTACJA DZIAŁU SPRAW SOCJALNYCH (KROK 3 FAKULTATYWNY) FAKTURA KRAJOWA AKCEPTACJA CENTRUM OBSŁUGI STUDENTÓW I DOKTORANTÓW (KROK 3 FAKULTATYWNY) FAKTURA KRAJOWA I ZAGRANICZNA AKCEPTACJA DZIEKANA (KROK 4 FAKULTATYWNY) FAKTURA ZAGRANICZNA AKCEPTACJA DZIAŁU KSIĘGOWOŚCI (KROK 4) FAKTURA KRAJOWA I ZAGRANICZNA AKCEPTACJA DZIAŁU INWENTARYZACJI I EWIDENCJI MAJĄTKU (KROK 4 LUB 5 FAKULTATYWNY) FAKTURA KRAJOWA AKCEPTACJA ADMINISTRACJI CENTRALNEJ (KROK 4,5 LUB 6) FAKTURA KRAJOWA I ZAGRANICZNA AKCEPTACJA OSOBY UPOWAŻNIONEJ PRZEZ KWESTORA LUB AKCEPTACJA KWESTORA (KROK 5,6 LUB 7) FAKTURA KRAJOWA I ZAGRANICZNA AKCEPTACJA KANCLERZA (KROK 6,7 LUB 8) FAKTURA KORYGUJĄCA SZCZEGÓŁOWY OPIS ETAPÓW FAKTURA KORYGUJĄCA WPROWADZANIE DANYCH FAKTURY (KROK 1) FAKTURA KORYGUJĄCA AKCEPTACJA SEKRETARIATU JEDNOSTKI (KROK 2) SPIS RYSUNKÓW CENTRUM INFORMATYKI UŁ

3 1. Wprwadzenie Elektrniczne faktury w Prtalu Pracwniczym stanwią grupę dkumentów, umżliwiającą pracwnikm Uniwersytetu Łódzkieg, za pśrednictwem systemu rejestrację trzymanych d kntrahentów dkumentów księgwych - zakupwych w pstaci: faktur krajwych, zagranicznych raz krygujących. Zgdnie z Kmunikatem Kwestra UŁ z dnia r. w sprawie wprwadzania faktur d dnia r. faktury (krajwe, zagraniczne raz krygujące) należy rejestrwać wyłącznie za pśrednictwem Prtalu Pracwniczeg. Elektrniczny bieg faktur dbywa się w całści w Prtalu Pracwniczym. P zarejestrwaniu faktury w systemie jest na przesyłana d weryfikacji przez sby upważnine na UŁ. W tym celu dkument klejn trafia na listy zadań d akceptacji kierwnika (jednstki lub prjektu), Dziekana (fakultatywnie, gdy wymagana ddatkwa akceptacja), pracwników Administracji Centralnej UŁ (z Działu Finansweg, Działu Rachunkwści Zarządczej lub Centrum Nauki) raz sby upważninej przez Kwestra lub Kwestra i Kanclerza (w zależnści d kwty faktury). Uwaga: Od sób akceptujących fakturę pd względem finanswym tj. kierwników (jednstek lub prjektów), Dziekanów raz sby upważninej przez Kwestra/ Kwestra i Kanclerza wymagane jest złżenia pdpisu elektrniczneg patrzneg certyfikatem UŁ (pdpis niekwalifikwany) na dkumencie. P zakńczeniu biegu faktura przesyłana jest autmatycznie d systemu Simple.ERP celem dalszeg jeg rzliczenia i zapłaty. Zakres danych wprwadzanych na fakturach raz ścieżka ich biegu w Prtalu Pracwniczym będzie analgiczna jak miał t miejsce w dtychczaswym systemie Dcusafe (EOD), z jednczesnym wprwadzeniem szeregu udgdnień dla pracwników m.in.: wycfanie kdów kreskwych (naklejek) wymaganych na fakturach pprzez zautmatyzwanie kdwania faktury w Prtalu Pracwniczym; wprwadzenie d biegu faktury pdpisów elektrnicznych (za pmcą certyfikatów UŁ) dla kierwników raz Władz UŁ zamiast dręcznych pdpisów na papierwej fakturze; ddanie reguł ułatwiających prawidłwe wypełnianie syntetyki w tabeli pzycji budżetwych; pwiązanie faktury krygującej z fakturą krygwaną ułatwiające zarejestrwanie i dekretwanie faktury krygującej; rzbudwanie rli sekretariatu dla pracwnika umżliwiające pprawne i precyzyjne dekretwanie faktury. Pełen zakres zmian zstał szczegółw pisany w dalszej części instrukcji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

4 2. Prces weryfikacji faktury Wszystkie faktury krajwe, zagraniczne raz krygujące, które dkumentują zakupy dknywane na UŁ rejestrwane są w Prtalu Pracwniczym przez pracwników Kancelarii Głównej UŁ lub kancelarii w danej jednstce rganizacyjnej UŁ. Wprwadzając dkument księgwy w zależnści d rdzaju faktury, pdczas elektrniczneg biegu będzie na przechdziła przez weryfikacje i akceptacje upważninych sób na UŁ właściwych dla daneg dkumentu. Uprawnienia: d rejestracji faktury w systemie ma każdy pracwnik UŁ. Rejestracji dkumentów księgwych dknują pracwnicy Kancelarii Głównej UŁ lub kancelarii w danej jednstce rganizacyjnej UŁ. d dbiru faktury na pzimie sekretariatu jednstki mają wyłącznie wyznaczeni przez kierwników pracwnicy jednstek pprzez nadane im w systemie uprawnienia sekretariatu faktury. Uwaga: Pracwników wyznacznych d bsługi sekretariatu faktury w celu nadania uprawnień mgą zgłaszać ich kierwnicy d Administratra systemu na adres: helpdesk@uni.ldz.pl. d akceptacji finanswej faktury przez kierwników, Dziekanów i Władze UŁ mają sby upważnine przez Rektra lub Dziekana d dyspnwania śrdkami na UŁ. Od sób tych pdczas akceptacji faktury w systemie wymagane jest złżenie pdpisu elektrniczneg. Wprwadzenie d biegu faktury pdpisów elektrnicznych składanych przez sby dknujące akceptacji finanswej zastępuje bwiązek zatwierdzania i pdpisywania ryginału faktury kntrahenta dręcznie. Uwaga: Pracwnicy upważnieni d akceptacji finanswych, którzy nie psiadają certyfikatów cyfrwych UŁ, prsimy aby skntaktwali się z Centrum Infrmatyki UŁ. Od pzstałych sób uczestniczących w biegu faktury w systemie, pdczas jej akceptacji nie jest wymagany pdpis elektrniczny. Pracwnicy UŁ birący udział w ścieżce biegu elektrnicznej faktury, mają na bieżąc wgląd d treści dkumentu raz na jakim etapie biegu się n znajduje. Pdgląd d treści raz histrii biegu dkumentu aktywneg (tj. w trakcie jeg prcedwania w systemie) mżliwy jest z zakładki Dkumenty -> Mje dkumenty (dla autra dkumentów) raz Dkumenty -> Dkumenty pwiązane (dla pzstałych sób uczestniczących w prcesie). Pdgląd d treści raz histrii biegu dkumentu zakńczneg (tj. p zakńczeniu prcesu, dla dkumentu zarchiwizwaneg) mżliwy jest z zakładki Dkumenty -> Mje archiwum lub Dkumenty -> Archiwum dkumentów pwiązanych. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

5 Migracja danych d Prtalu Pracwniczeg: Prtal Pracwniczy pbiera infrmacje z systemów UŁ w następującym zakresie: z systemu kadrw-płacweg Rektrat - dane dtyczące pracwników m.in. zatrudnienia (w tym MPKi d dyspnwania śrdkami), wynagrdzenia (paski, PITy), niebecnści etc. a także dane dt. sób bcych (wykrzystywane d umów cp); z systemu Simple.ERP - dane dtyczące kntrahentów, tabele kurswe raz prjekty (kierwników, budżety, etapy, zasby i repzytria itd.). Migracje przeprwadzane są trzy razy dziennie (cdziennie): dane wprwadzne w systemach Rektrat i ERP d gdziny 10:00 widczne są w Prtalu Pracwniczym k. gdziny 11:00 (migracja bez zasbów i repzytriów z ERP); dane wprwadzne w systemach Rektrat i ERP d gdziny 10:00 d 12:00 widczne są w Prtalu Pracwniczym k. gdziny 13:00 (migracja bez zasbów i repzytriów z ERP); zmiany w zasbach i repzytriach ERP będą widczne w Prtalu Pracwniczym następneg dnia pełna migracja ncna (t c pwyżej plus repzytria i zasby z ERP). Datę statniej migracji danych d Prtalu Pracwniczeg zawsze mżna zbaczyć u dłu strny w stpce aplikacji Faktura krajwa etapy biegu 1. Faktura krajwa Wprwadzenie danych faktury (krk 1) pracwnik Kancelarii Głównej UŁ lub kancelarii w danej jednstce rganizacyjnej UŁ rejestruje fakturę w systemie. Należy wprwadzić dane z faktury d kntrahenta raz załączyć skan ryginału teg dkumentu. Uwaga: faktury rejestrwane w Prtalu Pracwniczym nie wymagają klejania kdami kreskwymi. System autmatycznie każdej fakturze nadaje unikatwy numer dkumentu w którym zakdwane są infrmacje typie, miejscu rejestracji (MPKu) i dacie rejestracji dkumentu a także w trakcie jeg biegu (p krku akceptacji sekretariatu jednstki) ddany jest kd grupy syntetyki (według tabeli pzycji budżetwych). 2. Faktura krajwa Akceptacja sekretariatu jednstki (krk 2) pracwnik upważniny d dbiru faktury przesłanej d sekretariatu jednstki uzupełnia dane wymagane d właściweg księgwania ksztów dkumentu (spsób płatnści, typ faktury, rdzaj i tryb zamówienia) wraz ze wskazaniem źródeł finanswania w tabeli pzycji budżetwych. 3. Faktura krajwa Akceptacja sekretariatu klejnej jednstki (krk 3 fakultatywny) w przypadku, gdy kszty faktury dzielne są na różne jednstki i pierwszy sekretariat nie wypełni źródeł finanswania w tabeli pzycji budżetwych rzliczających w całści kwtę brutt faktury t wskazuje jednstkę sekretariatu d dalszeg biegu faktury. Dkument trafia d klejneg CENTRUM INFORMATYKI UŁ

6 sekretariatu, gdzie upważniny pracwnik sekretariatu jednstki ddaje następną/e pzycje budżetwe d tabeli. Krk ten mże być wielkrtnie pwtarzany d czasu wskazania finanswania dla pełnej kwty brutt faktury. 4. Faktura krajwa Akceptacja Kierwnika / Osby upważninej (krk 3) faktura trafia d upważnineg/ych pracwnika/ów zgdnie ze wskazaniami na krku pprzedzającym: d kierwnika / sby upważninej wg. tabeli pzycji budżetwych lub d kierwnika administracji centralnej (przypadek akceptacji zbirczej, gdy wskazan). Kierwnik / Osba upważnina akceptuje dkument pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. 5. Faktura krajwa Akceptacja Działu Spraw Scjalnych (krk 3 fakultatywny) w sytuacji, gdy na krku sekretariatu jednstki wskazany będzie typ faktury FŚS (Zakup twarów i usług dtyczących ZFŚS) t tabela pzycji budżetwych będzie graniczna tylk d grupa działalnści 851-x a na klejnym krku dkument trafia wyłącznie d akceptacji Działu Spraw Scjalnych. Kierwnik Działu Spraw Scjalnych akceptuje dkument pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. 6. Faktura krajwa Akceptacja Centrum Obsługi Studentów i Dktrantów (krk 3 fakultatywny) w przypadku, gdy na krku sekretariatu jednstki w tabeli pzycji budżetwych wskazany będzie rdzaj działalnści 554 (Kszty utrzymania DS-ów) lub źródł finanswania na klejnym krku dkument trafia wyłącznie d akceptacji Centrum Obsługi Studentów i Dktrantów. Kierwnik/ sba upważnina przez kierwnika Centrum Obsługi Studentów i Dktrantów akceptuje dkument pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. 7. Faktura krajwa Akceptacja Dziekana (krk 3 fakultatywny) w sytuacji, gdy faktura wymaga dwupzimwej akceptacji finanswej: kierwnika (jednstki, prjektu) raz Dziekana wydziału, t na krku sekretariatu jednstki mżna zaznaczyć ddatkwą akceptację Dziekana (gdy min. 1 pzycja budżetwa wskazuje kszty wydziału). Wówczas dkument p akceptacji Kierwnika/ Osby upważninej trafia d akceptacji Dziekana. Dziekan akceptuje dkument pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. 8. Faktura krajwa Akceptacja Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku (krk 4 fakultatywny) w przypadku, gdy na krku sekretariatu jednstki w tabeli pzycji budżetwych wskazan rdzaj zakupu: Śrdek trwały, Wartści niematerialne i prawne, Inwestycja w tku, Księgzbiór, Ekspnaty, Reglementwane, Faktura magazynwa, Druk ścisłeg zarachwania t p krku Akceptacji Kierwnika/Osby upważnine dkument trafia ddatkw d Akceptacji Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku UŁ. 9. Faktura krajwa Akceptacja Administracji Centralnej (krk 4, 5 lub 6) następnie faktura trafia d pracwnika/ów jednstki administracji centralnej: Działu Rachunkwści Zarządczej UŁ, Działu Finansweg UŁ lub Centrum Nauki UŁ upważnineg/ych d weryfikacji merytrycznej i frmaln-rachunkwej dkumentu, zgdnie z tabelą pzycji budżetwych. Pracwnik p uzupełnieniu tabeli stawek VAT dla pzycji budżetwych przesyła dkument d dalszej akceptacji. 10. Faktura Krajwa Akceptacja sby upważninej przez Kwestra (krk 5) jeżeli kwta brutt faktury jest niższa niż 5.000,00 zł t trafia na d sby upważninej przez Kwestra, która dknuje akceptacji pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

7 11. Faktura krajwa Akceptacja Kwestra (krk 5 fakultatywny) - jeżeli kwta brutt faktury jest większa niż 5.000,00 zł t trafia na d Kwestra, który dknuje akceptacji pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. 12. Faktura krajwa Akceptacja Kanclerza (krk 6 fakultatywny) - jeżeli kwta brutt faktury jest większa niż ,00 zł t p krku Akceptacji Kwestra trafia na d Kanclerza, który dknuje akceptacji pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. P statniej akceptacji faktura autmatycznie wyeksprtwana jest d systemu Simple.ERP Faktura zagraniczna etapy biegu Prces biegu faktury zagranicznej wygląda pdbnie jak dla faktury krajwej: 1. Faktura zagraniczna Wprwadzenie danych faktury (krk 1) pracwnik Kancelarii Głównej UŁ lub kancelarii w danej jednstce rganizacyjnej UŁ rejestruję fakturę wystawiną przez kntrahenta zagraniczneg w systemie. Należy wprwadzić dane z faktury wraz ze wskazaniem waluty (następuje przeliczenie faktury na PLN według tabeli kurswej) raz załączyć skan ryginału teg dkumentu. Uwaga: faktury rejestrwane w Prtalu Pracwniczym nie wymagają klejania kdami kreskwymi. System autmatycznie każdej fakturze nadaje unikatwy numer dkumentu wraz z grupą syntetyki analgicznie jak dla faktury krajwej. 2. Faktura zagraniczna Akceptacja sekretariatu jednstki (krk 2) pracwnik upważniny d dbiru faktury przesłanej d sekretariatu jednstki uzupełnia dane wymagane d właściweg księgwania ksztów dkumentu (spsób płatnści, typ faktury, rdzaj i tryb zamówienia) wraz ze wskazaniem źródeł finanswania w tabeli pzycji budżetwych. 3. Faktura zagraniczna Akceptacja sekretariatu klejnej jednstki (krk 3 fakultatywny) w przypadku, gdy kszty faktury dzielne są na różne jednstki i pierwszy sekretariat nie wypełni źródeł finanswania w tabeli pzycji budżetwych rzliczających w całści kwtę brutt faktury t wskazuje jednstkę sekretariatu d dalszeg biegu faktury. Dkument trafia d klejneg sekretariatu, gdzie upważniny pracwnik sekretariatu jednstki ddaje następną/e pzycje budżetwe d tabeli. Krk ten mże być wielkrtnie pwtarzany d czasu wskazania finanswania dla pełnej kwty brutt faktury. 4. Faktura zagraniczna Akceptacja Kierwnika / Osby upważninej (krk 3) faktura trafia d upważnineg/ych pracwnika/ów zgdnie ze wskazaniami wg. tabeli pzycji budżetwych lub kierwnika administracji centralnej (przypadek akceptacji zbirczej). Kierwnik / Osba upważnina akceptuje dkument pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. 5. Faktura zagraniczna Akceptacja Centrum Obsługi Studentów i Dktrantów (krk 3 fakultatywny) w przypadku, gdy na krku sekretariatu jednstki w tabeli pzycji budżetwych wskazany będzie rdzaj działalnści 554 CENTRUM INFORMATYKI UŁ

8 (Kszty utrzymania DS-ów) lub źródł finanswania na klejnym krku dkument trafia wyłącznie d akceptacji Centrum Obsługi Studentów i Dktrantów. Kierwnik/ sba upważnina przez kierwnika Centrum Obsługi Studentów i Dktrantów akceptuje dkument pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. 6. Faktura zagraniczna Akceptacja Dziekana (krk 4 fakultatywny) w sytuacji, gdy faktura wymaga dwu pzimwej akceptacji finanswej prócz kierwnika (jednstki, prjektu) ddatkw wymagana jest zgda Dziekana wydziału t na krku sekretariatu jednstki mżna zaznaczyć ddatkwą akceptację Dziekana, gdy min. 1 pzycja budżetwa wskazuje kszty wydziału. Wówczas dkument p akceptacji Kierwnika/ Osby upważninej trafia d akceptacji Dziekana. Dziekan akceptuje dkument pd względem frmalnrachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. 7. Faktura zagraniczna Akceptacja Działu księgwści (krk 4) każda faktura zagraniczna p akceptacji kierwnika trafia d weryfikacji pracwnika Działu Księgwści, który dknuje akceptacji dkumentu pd względem frmaln-rachunkwym. 8. Faktura zagraniczna Akceptacja Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku (krk 5 fakultatywny) pjawia się w przypadku, gdy na krku sekretariatu jednstki w tabeli pzycji budżetwych wskazan rdzaj zakupu: Wartści niematerialne i prawne, Księgzbiór, Inwestycja w tku, Śrdek trwały lub Ekspnaty. 9. Faktura zagraniczna Akceptacja Administracji Centralnej (krk 6) faktura trafia d pracwnika/ów jednstki administracji centralnej: Działu Rachunkwści Zarządczej UŁ, Działu Finansweg UŁ lub Centrum Nauki UŁ upważnineg/ych d weryfikacji merytrycznej i frmaln-rachunkwej dkumentu, zgdnie z tabelą pzycji budżetwych. Pracwnik p uzupełnieniu tabeli stawek VAT dla pzycji budżetwych przesyła dkument d dalszej akceptacji. 10. Faktura Krajwa Akceptacja sby upważninej przez Kwestra (krk 7) jeżeli kwta brutt faktury jest niższa niż 5.000,00 zł t trafia na d sby upważninej przez Kwestra, która dknuje akceptacji pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. 11. Faktura krajwa Akceptacja Kwestra (krk 7 fakultatywny) - jeżeli kwta brutt faktury jest większa niż 5.000,00 zł t trafia na d Kwestra, który dknuje akceptacji pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. 12. Faktura krajwa Akceptacja Kanclerza (krk 8 fakultatywny) - jeżeli kwta brutt faktury jest większa niż ,00 zł t p krku Akceptacji Kwestra trafia na d Kanclerza, który dknuje akceptacji pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. P statniej akceptacji faktura autmatycznie wyeksprtwana jest d systemu Simple.ERP. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

9 2.3. Faktura krygująca Etapy biegu Prces biegu faktury krygującej wygląda analgicznie jak ścieżka dla faktury krygwanej (pierwtnej) w przypadku, gdy nie są ddawane nwe pzycje w tabeli pzycji budżetwych. Gdy na krekcie ddana zstanie nwa pzycja budżetwa warunkuje na wystąpienie klejnych fakultatywnych krków. Dla ułatwienia rejestrwania i wypełniania faktury krygującej (dla faktury krajwej i zagranicznej), p wskazaniu faktury krygwanej frmularz krekty faktury autmatycznie wypełniany jest danymi z faktury pierwtnej. Szczegółwy pis w dalszej części instrukcji. Uwaga: Faktury krygujące trzymane d faktur przeprcedwanych w systemie EOD należy w Prtalu Pracwniczym rejestrwać pd typami faktury krajwej lub zagranicznej (nie faktura krygująca). Na frmularzu takiej faktury w ddatkwych infrmacjach, należy ddać zapis, że faktura krygwana zarejestrwana zstała w systemie EOD raz pdać nr KO dkumentu. Prawidłwe księgwanie i rzliczenie ww. faktur następwać będzie w systemie Simple.ERP. Uwaga: D biegu faktury wprwadzny jest mechanizm pwiadmień trzymywaniu na Listę zadań dkumentów. Przy pierwszym lgwaniu system wymaga uzupełnienia przez pracwnika adresu raz wyrażeniu zgdy na trzymywanie pwiadmień nwych dkumentach, które pjawiać się będą na jeg Liście zadań w Prtalu Pracwniczym Jak zarejestrwać fakturę w systemie? Pracwnik Kancelarii Głównej UŁ lub kancelarii w danej jednstce rganizacyjnej UŁ aby zarejestrwać fakturę w systemie wskazuje w zakładce Dkumenty > Ddaj a następnie na strnie Ddawanie dkumentów: - Wybierz grupę dkumentów: Faktury; - Wybierz typ dkumentu: Faktura krygująca, Faktura krajwa lub Faktura zagraniczna; - Wybierz MPK zatrudnienia autra dkumentu: w przypadku, gdy pracwnik ma więcej niż jedn zatrudnienie (również umwa cywiln-prawna) mże wskazać z listy jednstkę z której będzie rejestrwał fakturę następnie klika Ddaj nwy dkument. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

10 Ddawanie dkumentów wybór grupy dkumentów: Faktury P wskazaniu typu faktury i kliknięciu Ddaj nwy dkument, nwa faktura autmatycznie zapisywana jest na Liście zadań pracwnika. System dmyślnie, p ddaniu nweg dkumentu twiera jeg frmularz d edycji na pierwszym krku. Jeżeli pracwnik chce w późniejszym czasie wypełnić utwrzną fakturę t mże kliknąć na frmularzu Przerwij i zachwaj jak rbczy. Dkument zstanie zapisany i zamknięty, pracwnik będzie mógł g dszukać na swjej Liście zadań. W celu dkńczenia wypełniania faktury, z Listy zadań należy wyszukać wiersz z fakturą a następnie kliknąć na jej nazwę lub za pmcą przycisku funkcyjneg AKCJE -> Otwórz dkument. W sekcji Lista zadań widk złżny dla każdeg typu dkumentu widczna jest ddzielna tabela. Mduł z fakturami pgrupwany jest dpwiedni w tabelach: Bieżące faktury krajwe Bieżące faktury krygujące Bieżące faktury zagraniczne Pracwnik na Liście zadań widk złżny widczne ma tylk te tabele z danej grupy dkumentów, z której utwrzył lub trzymał pdczas biegu wskazany dkument d akceptacji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

11 3. Faktura krajwa i zagraniczna szczegółwy pis etapów Prces biegu raz zakres danych wymaganych d wypełnienia na frmularzu faktury na pszczególnych krkach zarówn dla faktury krajwej jak i zagranicznej wygląda bardz pdbnie. Szczegółwy pis każdeg z etapów, który niżej zstanie przedstawiny dtyczyć będzie faktury krajwej i zagranicznej ze wskazaniem niewielkich różnic pmiędzy nimi. Na strnie Ddawanie dkumentów P wskazaniu typu dkumentu Faktura krajwa lub Faktura zagraniczna zstaje twarty jej frmularz na krku 1 Wprwadzanie danych faktury. Dkument zakupwy autmatyczne jest zapisywany na Liście zadań pracwnika i rzpczyna się prces jeg rejestracji Faktura krajwa i zagraniczna Wprwadzanie danych faktury (krk 1) Na krku 1 pracwnik rejestrujący fakturę w systemie wprwadza infrmacje z dkumentu księgweg wystawineg przez kntrahenta. Dla przejrzystści wpisywania danych frmularz każdej faktury składa się z kilku tematycznie uszeregwanych części ułatwiających jej rejestrację: Infrmacje gólne, Wystawca faktury, Infrmacje szczegółwe, Załączniki raz Kmentarze. Pla znaczne gwiazdką są bwiązkwe d wypełnienia. U góry frmularza dkumentu na każdym krku widczny jest nagłówek w którym pdane są infrmacje krku na którym się n znajduje a także sba wprwadzająca fakturę raz numer dkumentu. Numer dkumentu nadawany jest autmatycznie i zawiera infrmacje typie faktury, miejscu (MPK) i dacie rejestracji dkumentu a także w trakcie jeg biegu (p krku akceptacji sekretariatu jednstki) ddany jest kd grupy syntetyki (według tabeli pzycji budżetwych). Na przykład FK/67/120/03/2019/00, gdzie: - FK- rdzaj faktury. FK- znaczenie faktury krajwej; FZ- faktury zagranicznej; KFK - faktury krygującej krajwej; KFZ faktury krygującej zagranicznej; liczba prządkwa dkumentu; pierwsze trzy cyfry MPKu autra dkumentu; - 03 miesiąc rejestracji faktury; rk rejestracji faktury; - /00, /EU lub /PP kd grupy syntetyki nadawany jest w zależnści d tabeli pzycji budżetwych i dpisywany autmatycznie d numeru dkumentu p krku akceptacji sekretariatu jednstki. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

12 Uwaga: W związku z wprwadzeniem autmatyczneg kdwania numeru dkumentu faktury rejestrwane w Prtalu Pracwniczym nie wymagają klejania kdami kreskwymi. I. Infrmacje gólne W infrmacjach gólnych klejn należy wskazać: Rdzaj faktury* : Dla faktury krajwej ze względu na szereg pwiązań pól na frmularzu wyróżnin cztery rdzaje: Faktura krajwa przeznaczna dla faktur krajwych w walucie PLN wartści ddatniej; Faktura krajwa zerwa - przeznaczna dla faktur krajwych w walucie PLN wartści wyłącznie zerwej (nett, VAT i brutt); Faktura krajwa ujemna - przeznaczna dla faktur krajwych w walucie PLN wartści ujemnej; Faktura krajwa walutwa - przeznaczna dla faktur krajwych w walucie innej niż PLN dla której bwiązuje tabela kursów walut. Należy wybrać rdzaj faktury właściwy dla dkumentu księgweg wystawineg przez kntrahenta. Dla faktury zagranicznej jest tylk jeden rdzaj, ple wypełniane autmatycznie Faktura zagraniczna, nie d edycji. Numer faktury* nr dkumentu d kntrahenta; ple tekstwe. Data wpływu* data rejestracji dkumentu w jednstce; wybór daty z kalendarza, system dmyślnie pdpwiada datę bieżącą; Data wystawienia* data wystawienia wskazana na dkumencie kntrahenta; data wybierana z kalendarza; Termin płatnści* data płatnści wskazana na dkumencie kntrahenta; jeżeli kntrahent termin płatnści pdał w ilści dni t należy przeliczyć je na termin płatnści; data wybierana z kalendarza. Uwaga: System pilnuje chrnlgii dat wpływu, wystawienia i płatnści. Czy dfinaswana ze śrdków EU w przypadku, gdy faktura finanswana będzie ze śrdków EU należy zaznaczyć checkbx; ple niebwiązkwe. II. Wystawca faktury W tej części wskazywany jest kntrahent wystawiający fakturę: Firma / Urząd* w tym plu należy wyszukać wystawcę dkumentu pprzez wpisanie dwlnej nim infrmacji: nazwy kntrahenta, NIP, kd pcztwy, miejscwść, ulica. Słwnik kntrahentów wyświetla pasujące firmy p wpisaniu min. 3 znaków. NIP, Kd pcztwy, Miejscwść raz Ulica pla te są uzupełniane autmatycznie p wskazaniu wyszukaneg kntrahenta w plu Firma/ Urząd. Pla nie d edycji. Knt bankwe kntrahenta d wybru lista knt bankwych kntrahenta. Uwaga: Infrmacje wystawcy faktury pbierane są z systemu Simple.ERP. W przypadku braku kntrahenta należy wysłać ze skanem faktury d Działu Finansweg UŁ lub Działu Rachunkwści Zarządczej UŁ (w zależnści d jednstki CENTRUM INFORMATYKI UŁ

13 zgłaszającej). P zarejestrwaniu nweg wystawcy w ERP, p migracji jest n widczny w Prtalu Pracwniczym. III. Infrmacje szczegółwe W infrmacjach szczegółwych należy pdać z dkumentu księgweg d kntrahenta wartść i przedmit faktury raz wskazać jednstkę sekretariatu, która pisze na klejnym krku finanswanie faktury: Waluta*: Dla faktury krajwej w przypadku rdzaju Faktura krajwa, Faktura krajwa zerwa raz Faktura krajwa ujemna ple waluta wypełnianie jest autmatycznie PLN: plski złty; nie d edycji. Dla faktury zagranicznej raz rdzaju faktury krajwej walutwej należy wskazać ze słwnika walutę w jakiej kntrahent wystawił dkument księgwy. Następnie wypełnić ddatkwe pla niezbędne d przewalutwania faktury na PLN: plski złty: Data kursu waluty* system autmatycznie wypełnia ple dniem rbczym pprzedzającym datę wystawienia faktury; datę mżna zmienić, wybór z kalendarza; Tabela kurswa* system autmatycznie wstawia tabelę kurswą p dacie kursu waluty. W przypadku wystąpienia dwóch tabel w jednym dniu mżna wybrać właściwą; Kurs waluty* system autmatycznie wstawia kurs dla waluty zgdnie z tabelą kurswą daneg dnia ; ple nie d edycji. Uwaga: Tabela kurswa raz kurs waluty pbierane są z systemu Simple.ERP. Jeżeli dla danej daty nie ma tabeli kurswej należy sprawę wyjaśnić z Działem Księgwści UŁ. Kwta nett w pdanej walucie* należy wpisać kwtę nett w walucie z faktury d kntrahenta; Kwta nett*: Dla faktury krajwej - należy wpisać kwtę nett w PLN z faktury d kntrahenta; Dla faktury zagranicznej raz rdzaju faktury krajwej walutwej ple autmatycznie jest wypełniane przez system kwtą PLN wynikającą z przewalutwania (Kurs waluty x Kwta nett w pdanej walucie); ple nie d edycji; Kwta VAT* - należy wpisać kwtę VAT w PLN z faktury d kntrahenta; Kwta brutt* - kwtę brutt w PLN system autmatycznie wylicza z pól kwta nett x kwta VAT; ple nie d edycji. Nazwa twaru / usługi* - pis zakupu z faktury kntrahenta; Ddatkwe infrmacje (uzasadnienie zakupu) ddatkwe ple niebwiązkwe w którym pdawane jest uzasadnienie zakupu twaru / usługi; Wskaż jednstkę sekretariatu d dalszeg biegu faktury* - należy wybrać z listy jednstkę, która na klejnym krku sekretariatu będzie wskazywać szczegóły płatnści i źródł/a finanswania dla faktury. Uwaga: Lista jednstek sekretariatu zawiera wyłącznie jednstki, które mają przypisaneg min. jedneg pracwnika z nadanym uprawnieniem sekretariatu faktury. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

14 Jeżeli w danej jednstce uprawnienia sekretariatu faktury psiada więcej niż jedna sba t dkument mżna przekazać: Dekretacją d wielu pracwników jednstki sekretariatu wystarczy z pla Wskaż jednstkę sekretariatu d dalszeg biegu faktury wybrać jednstkę. Wówczas faktura pjawi się na listach zadań u wszystkich uprawninych pracwników wskazanej jednstki. Osba, która twrzy dkument blkuje mżliwść jeg edycji dla pzstałych uprawninych pracwników, jednak nie zabiera g z ich list zadań. W przypadku myłkweg twarcia dkumentu wystarczy, że g zamknie i wówczas inny uprawniny pracwnik mże fakturę edytwać. Taka dekretacja d wielu pracwników sekretariatu ma miejsce, gdy pracwnik kancelaryjny rejestrujący fakturę zna tylk jednstkę sekretariatu, która ma trzymać dkument d dalszeg wypełnienia. Dekretacją d jedneg pracwnika jednstki sekretariatu w tym celu należy z pla Wskaż jednstkę sekretariatu d dalszeg biegu faktury wybrać jednstkę a następnie z pla Wskaż sbę w jednstce, d której ma być przekazany dkument wybrać z listy knkretneg uprawnineg pracwnika. Wówczas faktura trafia na listę zadań wyłącznie d wskazanej sby. Taka dekretacja ma miejsce, gdy pracwnik kancelaryjny rejestrujący fakturę ptrafi wskazać knkretneg pracwnika jednstki sekretariatu, który ma trzymać dkument d dalszeg wypełnienia. IV. Załączniki Sekcja załączniki zstała pdzielna na części załączników dedykwanych. O bwiązku ddania na danym krku właściweg załącznika infrmuje kmunikat zamieszczany nad nim. Na krku 1 Wprwadzanie danych d faktury należy bwiązkw w części Skan faktury ddać skan dkumentu księgweg wystawineg przez kntrahenta. W przypadku ptrzeby dłączenia ddatkwych dkumentów (innych niż skan faktury) mżna je ddać w części Ddatkwy załącznik. W celu ddania pliku należy w części dedykwaneg załącznika kliknąć np. Ddaj skan faktury+. Wyświetlne zstanie kn wybru plików z kmputera pracwnika, za pmcą któreg trzeba wskazać dkument, a następnie kliknąć Otwórz. Mżna ddać pliki rzszerzeniach: 'bmp' - plik z grafiką bitmapwą,'jpeg' - plik z grafiką rastrwą, 'jpg' - plik z grafiką rastrwą, 'png' - plik z grafiką rastrwą, 'pdf' - ppularny frmat dkumentów, 'dc' - plik dkumentu MS Wrd (stara wersja),'dcx' - plik dkumentu prgramu MS Wrd (nwa wersja), 'txt' - standardwy plik tekstwy (na przykład napisany w ntatniku) raz 'dt' - plik dkumentu prgramów z rdziny OpenOffice. Maksymalnym rzmiarem jedneg pliku jest 10 MB. Wszystkie dłączne dkumenty wyświetlane są na frmularzu faktury w części Załączniki w pstaci tabel dedykwanych załączników. Dla każdeg ddaneg pliku, za pmcą przycisku funkcyjneg Akcje mżna wyknać Pbierz załącznik lub Usuń załącznik. Usunąć załącznik mże jedynie sba, która g ddała. Uwaga: Na ryginale faktury d kntrahenta należy w prawym górnym rgu dpisać numer dkumentu, pd którym zstał n zarejestrwany w systemie (pp. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

15 FK/67/120/03/2019). Następnie fakturę należy przekazać d jednstki sekretariatu, d której dkument jest przesyłany w wersji elektrnicznej. V. Kmentarze Na każdym krku biegu faktury mżna w części Kmentarze zamieścić ddatkwą infrmację (wyjaśniającą czy uzupełniającą), widczną dla wszystkich sób uczestniczących w prcesie akceptacji dkumentu. Kmentarz ten będzie wyświetlny tylk w systemie. W celu ddania infrmacji należy kliknąć w Ddaj+ mieszczące się w wierszu Kmentarze. Otwrzy się kn Ddaj uwagę, gdzie należy wskazać Typ uwagi Kmentarz raz wypełnić pla Tytuł raz Treść a następnie kliknąć Ddaj. Ddany d frmularza umwy kmentarz, jeg autr mże edytwać za pmcą przycisku funkcyjneg Akcje -> Ppraw lub w całści usunąć Akcje -> Usuń. P wypełnieniu frmularza faktury na krku 1 Wprwadzanie danych d faktury pracwnik kancelaryjny mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Oznacza anulwanie faktury na danym krku, zniknie na z Listy zadań pracwnika, bieg jej zstanie zakńczny a dkument będzie zarchiwizwany (ze statusem Usunięty). W celu usunięcia faktury, p kliknięciu w Usuń dkument pjawia się kn Usuwanie dkumentu, gdzie należy pdać pwód usunięcia dkumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dkument. Przerwij i zachwaj jak rbczy Frmularz faktury na krku 1 zstanie zapisany w wersji rbczej na Liście zadań pracwnika, który będzie mógł pwrócić d wypełniania dkumentu w późniejszym czasie, nie będzie n przesłany d akceptacji na klejny krk. Prześlij d dalszeg wypełnienia Oznacza zapisanie i przesłanie faktury na klejny krk Akceptacja sekretariatu jednstki. Pniżej przykłady wypełninych frmularzy na krku 1 Wprwadzanie danych d faktury dla faktury krajwej ( 4 rdzaje faktur) raz faktury zagranicznej. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

16 Faktura krajwa Wprwadzanie danych faktury (krk 1) przykład wypełnineg frmularza CENTRUM INFORMATYKI UŁ

17 Faktura krajwa zerwa Wprwadzanie danych faktury (krk 1) przykład wypełnineg frmularza CENTRUM INFORMATYKI UŁ

18 Faktura krajwa ujemna Wprwadzanie danych faktury (krk 1) przykład wypełnineg frmularza CENTRUM INFORMATYKI UŁ

19 Faktura krajwa walutwa Wprwadzanie danych faktury (krk 1) przykład wypełnineg frmularza CENTRUM INFORMATYKI UŁ

20 Faktura zagraniczna Wprwadzanie danych faktury (krk 1) przykład wypełnineg frmularza CENTRUM INFORMATYKI UŁ

21 3.2. Faktura krajwa i zagraniczna Akceptacja sekretariatu jednstki (krk 2) Pracwnik upważniny d dbiru faktury przesłanej d sekretariatu jednstki uzupełnia dane wymagane d właściweg księgwania ksztów dkumentu. Uwaga: W przypadku, gdy faktura zstała przesłana d błędneg sekretariatu jednstki należy przekazać ją d pprawy na krk 1 Wprwadzanie danych d faktury d pracwnika kancelarii. Na krku 2 Akceptacja sekretariatu jednstki na frmularzu faktury widczne są infrmacje wypełnine pdczas rejestracji dkumentu z krku 1. Dane widczne w części Infrmacje gólne, Wystawca faktury raz w Infrmacje szczegółwe (kwty i nazwa twaru/ usługi) nie są d edycji. Jeżeli dane wymagają zmiany fakturę należy przekazać d pprawy. I. Infrmacje szczegółwe W sekcji tej prócz pól z krku 1: Waluta, Kwta nett, Kwta VAT, Kwta brutt, raz Nazwa twaru / usługi, które nie są d edycji, mżna pprawić lub ddać infrmacje w plu Ddatkwe infrmacje (uzasadnienie zakupu). Nwymi plami, które należy klejn wypełnić są: Spsób płatnści* ple wybru: przelew na knt - dla faktur rzliczających zakup twarów i usług, gdy przelew dla kntrahenta; gtówka dla faktur rzliczających zakup twarów i usług, gdy wypłata dla pracwnika lub sby spza UŁ. P wskazaniu teg spsbu płatnści ddatkw należy w plu Spsób zwrtu wybrać jedn: Przelew na knt (pracwnik) wówczas pjawią się ddatkwe pla: Dane pracwnika* p wpisaniu min. 3 znaków wyświetlna jest lista pracwników, należy wskazać właściwą sbę; Numer knta bankweg* p kliknięciu w strzałkę mżna wybrać nr knta pdany przez pracwnika (dane z systemu Simple.ERP); Inny numer knta bankweg (spza listy) jeżeli pracwnik nie ma zarejestrwaneg nr knta w Simple.ERP lub chce wskazać inny rachunek t należy wpisać g ręcznie; Zaliczka (pracwnik) lub wypłata w kasie UŁ (pracwnik) wówczas ddatkw należy wypełnić ple: Dane pracwnika* p wpisaniu min. 3 znaków wyświetlna jest lista pracwników, należy wskazać właściwą sbę; Przelew na knt (sba spza UŁ) - wówczas pjawią się ddatkwe pla: CENTRUM INFORMATYKI UŁ

22 Dane sby spza UŁ* - ple piswe, należy pdać Imię i Nazwisk sby; Numer knta bankweg* należy wpisać nr rachunku; Kmpensata dla faktur rzliczających zakup twarów i usług w ramach kmpensaty wzajemnych zbwiązań i należnści; Zapłacn dla faktur zapłacnych nie wymagających zwrtu należnści pracwnikwi lub sbie spza UŁ za zakup twarów i usług; Typ faktury* - należy wybrać z listy właściwy d rzliczenia typ faktury; Uwaga: Słwnik z typami faktur różny jest dla faktur krajwych i faktur zagranicznych raz zawężany jest względem wskazaneg wyżej spsbu płatnści. Pniżej szczegółwa lista pwiązań: Dla faktury krajwej p wskazaniu spsbu płatnści: przelew na knt mżna wybrać typ faktury: FIP Zakupy inwestycyjne PLN; FMP Faktura zakupu mat. d magaz. przez pac.; FŚS Zakup twarów i usług dtyczących ZFŚS; FZM Faktura zakupu materiałów d magazynu; FZP Zakup twarów i usług krajwe; FZPm Zakup usług krajwe MEDIA; FZPM Zakup tw. i usł. kraj prgr. międz.; FZPS Zakupu twarów i usług kraj F.struk.; RR Faktura RR zakup twarów d rlnika; ZakNabPd Zakup Złmu; gtówka i spsbu zwrtu: Przelew na knt (pracwnik): FMP Faktura zakupu mat. d magaz. przez prac.; FPP Zakup twarów i usług pracwnik PLN; FŚS Zakup twarów i usług dtyczących ZFŚS; NDPP pdróże służbwe krajwe pracwnik pln; ZFP Zaliczki pracw tw i usł F. Strukt pln gtówka i spsbu zwrtu: Zaliczka (pracwnik): DPZP Zaliczka pdróż służ kraj pracw pln; FŚS Zakup twarów i usług dtyczących ZFŚS; NDPZ zaliczka pdróż służbwa krajwa pracwn; PZP zaliczka pracwnik zakup tw i usł pln; gtówka i spsbu zwrtu: wypłata w kasie UŁ (pracwnik): FMP Faktura zakupu mat. d magaz. przez prac.; FPP Zakup twarów i usług pracwnik PLN; FŚS Zakup twarów i usług dtyczących ZFŚS; NDPP pdróże służbwe krajwe pracwnik pln; gtówka i spsbu zwrtu: Przelew na knt (sba spza UŁ): NDOP pdróże służbwe krajwe dktrant stude; FZPO Zakup twarów i usług - krajwe kmpensata: FIP Zakupy inwestycyjne PLN; FMP Faktura zakupu mat. d magaz. przez pac.; FZM Faktura zakupu materiałów d magazynu; FZP Zakup twarów i usług krajwe; FZPm Zakup usług krajwe MEDIA; CENTRUM INFORMATYKI UŁ

23 RR Faktura RR zakup twarów d rlnika; ZakNabPd Zakup Złmu; zapłacn: FIP Zakupy inwestycyjne PLN; FŚS Zakup twarów i usług dtyczących ZFŚS; FZM Faktura zakupu materiałów d magazynu; FZPm Zakup usług krajwe MEDIA; ZBP zal. z dz. badaw. zakup tw i usług pln; ZDP - zal. z dz. dydakt. zakup tw i usług pln; ZPP Zal. z pz. dz. zakup tw i usług pln Dla faktury zagranicznej p wskazaniu spsbu płatnści: przelew na knt mżna wybrać typ faktury: IU Imprt usług dstawcy zagraniczni; PNZ Pzstałe nabycia dstawcy; WNT : WNT dstawcy zagraniczni; gtówka i spsbu zwrtu: Przelew na knt (pracwnik), zaliczka (pracwnik) raz wypłata w kasie UŁ (pracwnik): IUP imprt usł dstawcy zagr. PRACOWNIK; PNZP Pzstałe nabycia dst. zagr. PRACOWNI; WNTP : WNT - dstawcy zagraniczni PRACOWN; gtówka i spsbu zwrtu: Przelew na knt (sba spza UŁ): IU Imprt usług dstawcy zagraniczni; PNZ Pzstałe nabycia dstawcy; WNT : WNT dstawcy zagraniczni; Kmpensata: IU Imprt usług dstawcy zagraniczni; PNZ Pzstałe nabycia dstawcy; WNT : WNT dstawcy zagraniczni; Zapłacn: IU Imprt usług dstawcy zagraniczni; PNZ Pzstałe nabycia dstawcy; WNT : WNT dstawcy zagraniczni; ZBW Zal. z dz. badaw. zakup tw i usług walut; ZDW - Zal. z dz. dydakt. zakup tw i usług walut; ZPW_W Zal. z dz. pz. zakup tw i usł walut. Czy faktura mże być pdpisana przez kierwnika działu Administracji Centralnej? ple wybru TAK / NIE, występuje gdy wskazany zstanie typ faktury: FZP, PZP, FPP lub ZDP. wskazanie NIE znacza, że akceptacji finanswej dknać ma kierwnik / sba upważnina przez kierwnika wg. wskazań z tabeli pzycji budżetwych. System dmyślnie wskazuje NIE. wskazanie TAK znacza, że akceptacji finanswej całej faktury dknuje wyłącznie kierwnik działu administracji centralnej, faktura nie trafia d kierwników wg. wskazań w tabeli pzycji budżetwych. P wskazaniu TAK w klejnym plu Dział Administracji centralnej jednstki administracyjnej należy wybrać dział któreg kierwnik ma dknać akceptacji zbirczej dla faktury. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

24 Rdzaj zamówienia* - ple wybru: Dstawa, Usługa lub Rbta budwlana. Należy wskazać rdzaj właściwy wg. przedmitu faktury; Tryb zamówienia* - należy wskazać z listy tryb pstepwania, który pwinien być uzgdniny z Działem Zakupów UŁ przed dknaniem d kntrahenta zakupu twarów / usług i wystawieniem przez nieg faktury. D wybru są: Przetarg niegraniczny, Przetarg graniczny, Negcjacje bez przetargu, Negcjacje z głszeniem, Zapytanie cenę, Zamówienie z wlnej ręki, Licytacja elektrniczna, Dialg knkurencyjny, Wyłączenia art. 5a, Usługi spłeczne art. 138 lub Usługi spłeczne art. 138g p wskazaniu tych trybów należy ddatkw wypełnić pla: Numer pstępwania ple piswe; Data zawarcia umwy* wybór daty z kalendarza; Bez przetargu (pza ustawą PZP); Pniżej eur (wyłącznie art. 4) p wybraniu teg trybu należy ddatkw wskazać: Szczegóły zamówienia* słwnik szczegółwy dla zamówień pniżej eur bejmujący wyłączenia art.4.. Kwta pzstała d rzliczenia ple nie d edycji, zawiera kwtę brutt faktury, którą należy w całści rzliczyć w tabeli pzycji budżetwych. System aktualizuje wartść na pstawie ddanych pzycji, gdy wynsi na zer mżna dkument przekazać na klejny krk d akceptacji. Faktura krajwa Akceptacja sekretariatu jednstki (krk 2) Infrmacje szczegółwe CENTRUM INFORMATYKI UŁ

25 II. Tabela pzycji budżetwych (TPB) W tabeli pzycji budżetwych pracwnik wskazuje źródł (jedn lub wiele) finanswania ksztów wynikających faktury. Wymagane jest ddanie przynajmniej jednej pzycji. W tym celu należy kliknąć Ddaj pzycję+ w wierszu Tabela pzycji budżetwych. Pjawi się nwa część pd nazwą tabeli Ddawanie pzycji budżetwej numer 1 raz pla, które należy wypełnić. Ddając następną pzycję system autmatycznie będzie nadawał jej klejny numer. Uwaga: Zgdnie z wytycznymi Administracji Centralnej UŁ dla faktury wprwadzn pwiązania raz reguły mające na celu uprszczenie raz pdpwiedź pracwnikwi jak prawidłw ma wypełnić pla znajdujące się w pzycjach budżetwych. System wymaga aby pla uzupełniane były w wyświetlanej klejnści, dane w każdym klejnym plu są zawężane względem pprzedzających. Lista kierwników dla jednstek (MPK) pbierana jest z systemu Kadrw-płacweg, natmiast dane dtyczące prjektów (metryka) z systemu Simple.ERP. Ddawanie pzycji budżetwej wykaz pól: Jak pierwszą pzycję zawsze należy ddawać główne źródł finanswania faktury (pkrywające najwięcej ksztów), klejne pzycje t źródła ddatkwe współfinansujące fakturę. Rdzaj zakupu* - ple słwnikwe: Nie dtyczy każdy zakup twaru lub usługi, nie wymagający ddatkwej akceptacji Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku UŁ; Śrdek trwały w rzumieniu bwiązująceg prawa i plityki rachunkwści UŁ; Wartści niematerialne i prawne licencje, prgramy zgdnie z plityką rachunkwści UŁ; Niskcenne zakupy d 1 000,00 zł z dwrtnym bciążeniem VAT; Śrdki trwałe d 3 500,00 zł z działalnści naukw - badawczej; Aparatura Inwestycja w tku inwestycja rzpczęta; Księgzbiór zakup książek wpisywanych d rejestru; Ekspnaty Reglementwane Faktura magazynwa Druki ścisłeg zarachwania Magazyn CP. Uwaga: Rdzaj zakupu dla pierwszej pzycji (głównej) zawężany jest względem Typu faktury. Klejne pzycje zawężenia nie mają. Grupa działalnści* ple słwnikwe; Uwaga: Grupa działalnści zawężana jest względem Rdzaju zakupu. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

26 Rdzaj działalnści* ple słwnikwe; Uwaga: Rdzaj działalnści zawężany jest względem Grupy działalnści. Typ działalnści* - ple słwnikwe, występuje p wskazaniu Grupy działalnści 51X. Wyświetlanie dalszych pól zależy d wskazaneg Typu faktury, Grupy działalnści raz Rdzaju działalnści pniżej wykaz wszystkich kmbinacji pól mgących wystąpić w pzycji budżetwej: 1. Finanswanie pza prjektwe, z ksztów jednstki (MPK): Jednstka (MPK)* - MPK jednstki, która pnsi kszt faktury; Uwaga: słwnik MPKów zawężany jest względem Rdzaju działalnści; Kierwnik / Osba upważnina* - ple występuje, gdy wskazany Rdzaj działalnści jest pza prjektwy; zawiera listę sób pwiązanych z MPKiem wg. systemu Kadrw-płacweg. W przypadku braku sby upważninej d akceptacji finanswej daneg MPKu należy wyjaśnić z Administratrem Systemu, uzupełnienia danych dknuje Dział Spraw Pracwniczych UŁ. Źródł finanswania* - lista źródeł finanswania z bazy Simple.ERP; Uwaga: słwnik zawężany względem Rdzaju działalnści i Jednstki (MPK); Rdzaj ksztu* - słwnik ksztów z bazy Simple.ERP; Kwta brutt* - wartść wydatkwania dla danej pzycji; Faktura krajwa Akceptacja sekretariatu jednstki (krk 2) ddawanie pzycji budżetwej przykład finanswania z ksztów jednstki (MPK) 2. Finanswanie z prjektu: Prjekt ERP* - ple występuje, gdy Rdzaj działalnści jest prjektwy; Uwaga: Lista prjektów zawężna jest względem wskazaneg Rdzaju działalnści i Jednstki (MPK). P wskazaniu prjektu należy wypełnić klejne pla: Kierwnik prjektu kierwnik przypisany d prjektu, dane z metryki prjektu z ERP, ple nie d edycji; CENTRUM INFORMATYKI UŁ

27 Budżet prjektu ERP* - lista aktywnych budżetów dla prjektu; Etap budżetu prjektu ERP* - lista aktywnych etapów dla budżetu prjektu; Pzycja etapu budżetu prjektu ERP* - lista pzycji budżetwych z etapu; Źródł finanswania* - lista ksztwych źródeł finanswania prjektu; Rdzaj ksztu* - słwnik ksztów z bazy ERP; Kwta brutt* - wartść wydatkwania dla danej pzycji; Faktura krajwa Akceptacja sekretariatu jednstki (krk 2) ddawanie pzycji budżetwej przykład finanswania z ksztów prjektu 3. W zależnści d Grupy działalnści, niezależnie czy finanswanie jest z ksztów jednstki (MPK) czy prjektu ddatkw występują pla: MT-08* - słwnik z bazy ERP; dla Grupy działalnści 080-X, 081-X, 082-X; Numer inwentarzwy* - słwnik z bazy ERP; dla Rdzaju działalnści 534; Zlecenie prdukcyjne* - słwnik z bazy ERP; dla Rdzaju działalnści 531; Samchdy* - słwnik z bazy ERP; dla Rdzaju działalnści 533; Kategrie pwierzchni* - słwnik z bazy ERP; dla Rdzaju działalnści 535; ŹFŚS wydatki* raz 851 zespół 4* - słwniki z bazy ERP; dla Typu faktury FŚS FPMSiD Pdmit 852* raz Kszty rdzajwe zespłu 5* - słwniki z bazy ERP; dla Grupy działalnści 852-X; P wypełnieniu wszystkich wymaganych dla pzycji pól należy kliknąć Ddaj pd statnim plem. W przypadku błędnie wypełninych danych mżna kliknąć na wiesz, który wymaga krekty. Wszystkie pla pniższej daneg wiersza zależne d nieg zstaną wyczyszczne i będą wymagały pnwneg wypełnienia. Gdy pzycja w całści jest błędnie wypełnina lub nieptrzebnie utwrzna należy kliknąć Anuluj. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

28 Faktura krajwa Akceptacja sekretariatu jednstki (krk 2) Tabela pzycji budżetwych - przykład Gdy faktura finanswana jest z kilku rdzajów działalnści, jednstek (MPK), prjektów, źródeł finanswania czy rdzajów tj. wymaga pisania w kilku pzycjach budżetwych każda klejna pzycja ddawana jest analgicznie jak pierwsza pprzez kliknięcie Ddaj pzycję+. Uwaga: System pilnuje aby suma kwt brutt ze wszystkich pzycji w TPB rzliczała w całści kwtę brutt faktury. Każda ddana pzycja zapisywana jest w Tabeli pzycji budżetwych. Gdy wymaga pprawy mżna ją edytwać za pmcą przycisku funkcyjneg Akcje -> Ppraw lub w całści usunąć Akcje -> Usuń. Pd tabelą pzycji budżetwych w przypadku, gdy zawiera na jednstkę (MPK) wydziału pjawia się ddatkw checkbx: Ddatkwa akceptacja Dziekana - gdy zstanie zaznaczny należy wskazać sbę w plu: Wybór Dziekana* - lista zawężna d Dziekana i Prdziekanów wydziału wg. MPKu z tabeli pzycji budżetwych. W sytuacji, gdy kszty faktury dzielne są na różne jednstki i pierwszy sekretariat nie rzpisze w tabeli pzycji budżetwych całkwitej kwty brutt faktury (wartść niezerwa w plu Kwta pzstała d rzpisania) t należy wskazać klejną jednstkę sekretariatu w plu widcznym pd TPB: Wskaż jednstkę sekretariatu d dalszeg biegu faktury analgicznie jak na krku 1, lista jednstek sekretariatu zawężna jest d jednstek, które mają przypisaneg min. jedneg pracwnika z nadanym uprawnieniem sekretariatu faktury. Jeżeli w danej jednstce uprawnienia sekretariatu faktury psiada więcej niż jedna sba t dkument mżna przekazać dekretacją d wielu pracwników jednstki sekretariatu lub d knkretneg pracwnika wybierając g z listy Wskaż sbę w jednstce, d której ma być przekazany dkument. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

29 Faktura przesłana dalej trafia na pzim Akceptacja sekretariatu klejnej jednstki (krk 3). Gdy TPB rzpisane ma pełne kszty faktury t pd tabelą nie ma pól d wskazania klejnej jednstki sekretariatu i dkument p akceptacji przesyłany będzie na pzim Akceptacja Kierwnika/ Osby upważninej (krk 3). III. Załączniki Sekcja pdzielna jest na załączniki dedykwane, bwiązku ddania na danym krku właściweg załącznika infrmuje kmunikat zamieszczany nad nim. Na krku 2 Akceptacji sekretariatu jednstki w zależnści d wskazaneg Rdzaju zakupu w TPB raz Trybu zamówienia należy bwiązkw ddać skany ddatkwych dkumentów: Prtkół dbiru, Pism kreślający tryb zamówienia lub faktura wewnętrzna. Dkument OT/OTA mżna dłączyć na krkach Akceptacja sekretariatu jednstki, Akceptacja sekretariatu klejnej jednstki raz Akceptacja Administracji Centralnej. Gdy ptrzeba dłączyć ddatkwe dkumenty mżna je ddać w części Ddatkwy załącznik. Na krku na którym załącznik zstał ddany mże być n przez autra usunięty Akcje Usuń załącznik, pzstałe sby uczestniczące w biegu faktur mgą załącznik jedynie pbrać Akcje - Pbierz załącznik. Instrukcja ddawania załączników pisana zstała na krku 1 - pkt.3.1. IV. Kmentarze W przypadku ptrzeby dpisania d faktury infrmacji (wyjaśniającej czy uzupełniającej) dla pzstałych sób uczestniczących w biegu dkumentu, mżna t uczynić w części Kmentarze. Instrukcja ddawania kmentarzy pisana zstała na krk 1 pkt.3.1. Uwaga: Na ryginale faktury d kntrahenta należy w prawym dlnym rgu dkumentu wpisać dane z pierwszej (głównej) TPB: jednstka (MPK) pkrywająca kszty faktury, kd prjektu (jeżeli finanswanie z prjektu), rdzaju działalnści raz źródł finanswania. Następnie fakturę należy przekazać d działu administracji centralnej UŁ dpwiedzialneg za dalsze księgwanie i archiwizację dkumentu. P wypełnieniu frmularza faktury na krku 2 Akceptacja sekretariatu jednstki pracwnik sekretariatu mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przekaż d pprawy W przypadku, gdy pracwnik stwierdzi, że infrmacje na frmularzu faktury wprwadzne na krku 1 zawierają błędy mże cfnąć dkument d pracwnika kancelarii na etap Wprwadzanie danych faktury. P kliknięciu Przekaż d pprawy pniżej przycisków pjawi się część Przekazanie dkumentu d pprawy, gdzie należy pdać pwód wycfania dkumentu raz wskazać krk z pracwnikiem, na który ma być n przekazany. Pracwnik, który trzyma dkument wycfany d pprawy p jeg twarciu, wyświetlny będzie miał CENTRUM INFORMATYKI UŁ

30 kmunikat z pdaniem przyczyny cfnięcia raz krku z któreg zstał n przekazany. Przerwij i zachwaj jak rbczy Prześlij d dalszeg wypełnienia lub akceptacji P kliknięciu Prześlij d dalszeg wypełnienia lub akceptacji dkument trafi na klejny krk 3: Akceptacja sekretariatu klejnej jednstki gdy nie zstanie rzpisana całkwita kwta brutt faktury w TPB lub Akceptacja Kierwnika/ Osby upważninej gdy rzpisan całkwitą kwtę brutt faktury w TPB Faktura krajwa i zagraniczna Akceptacja sekretariatu klejnej jednstki (krk 3 fakultatywny) W przypadku, gdy kszty faktury dzielne są na różne jednstki i pierwszy sekretariat nie wypełni pzycji w tabeli pzycji budżetwych rzliczających w całści kwtę brutt faktury t wskazuje jednstkę sekretariatu d dalszeg biegu faktury. Frmularz faktury na krku Akceptacja sekretariatu klejnej jednstki zawiera infrmacje wypełnine na etapach pprzedzających. Dane widczne w częściach Infrmacje gólne, Wystawca faktury raz Infrmacje szczegółwe nie są d edycji. Jeżeli wymagają zmiany dkument należy przekazać d pprawy. Pracwnik sekretariatu na tym krku mże wyłącznie ddać klejne pzycje w części Tabela pzycji budżetwych. Instrukcja ddawania pzycji pisana zstała na krku 2. Pzycje w TPB ddane na krku pierwszeg sekretariatu na etapie klejneg sekretariatu nie mżna pprawić ani usunąć. Ddatkw pracwnik mże ddać Załącznik raz Kmentarz, jeżeli jest ptrzebny. Dłączanie załączników i kmentarzy pisane zstał na krku 1. P wypełnieniu frmularza faktury na krku 3 Akceptacja sekretariatu klejnej jednstki pracwnik sekretariatu mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przekaż d pprawy Przerwij i zachwaj jak rbczy Prześlij d dalszeg wypełnienia lub akceptacji Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. P kliknięciu Prześlij d dalszeg wypełnienia lub akceptacji dkument trafi na klejny krk: CENTRUM INFORMATYKI UŁ

31 Akceptacja sekretariatu klejnej jednstki gdy nie zstanie rzpisana całkwita kwta brutt faktury w TPB lub Akceptacja Kierwnika/ Osby upważninej gdy rzpisan całkwitą kwtę brutt faktury w TPB. Uwaga: Krk Akceptacja sekretariatu klejnej jednstki mże być wielkrtnie pwtarzany d czasu rzpisania całkwitej kwty brutt faktury TPB Faktura krajwa i zagraniczna Akceptacja Kierwnika / Osby upważninej (krk 3) P rzpisaniu w tabeli pzycji budżetwych całkwitej kwty brutt faktury, dkument na klejnym krku trafia na Listę zadań d Kierwnika lub sby upważninej przez Kierwnika, który dknuje akceptacji faktury pd względem frmaln-rachunkwym raz składa pdpis elektrniczny. W zależnści d zaznaczenia na krku Akceptacji sekretariatu jednstki kierwnikiem mże być upważniny pracwnik UŁ: Według wskazań w tabeli pzycji budżetwych: Kierwnik jednstki lub sba upważnina d akceptacji śrdków wg. wskazanej jednstki (MPKu) dla finanswania pza prjektweg lub Kierwnik prjektu - dla finanswania prjektweg. lub Kierwnika działu Administracji Centralnej - gdy wskazan, że faktura mą być zaakceptwana zbircz przez kierwnika działu Administracji centralnej zamiast kierwników wynikających z tabeli pzycji budżetwych. W przypadku, gdy faktura ma kilka pzycji budżetwych i w każdej występuje inny kierwnik t na krku Akceptacja Kierwnika/ Osby upważninej faktura wymagać będzie akceptacji d każdeg z kierwników. Kierwnik / sba upważnina zapznaje się z infrmacjami wprwadznymi na frmularzu faktury na krkach pprzedzających, jednak nie ma mżliwści dknywania na nim zmian. Ddatkw mże ddać własną uwagę d faktury w części Kmentarze, która będzie widczna dla wszystkich sób uczestniczących w biegu dkumentu w systemie. Dłączanie kmentarza pisane zstał na krku 1. P zapznaniu się z fakturą Kierwnik / Osba upważnina mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przekaż d pprawy Zapisz dkument Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

32 Pdpis elektrniczny na dkumencie faktury P kliknięciu Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym wymagane jest d kierwnika złżenie elektrniczneg pdpisu za pmcą certyfikatu UŁ (niekwalifikwaneg). Wyświetlna zstaje strna Treść dkumentu z widkiem dkumentu faktury, który wymaga złżenia pdpisu elektrniczneg (z danymi wskazanymi na krkach pprzedzających). Prces składania pdpisu cyfrweg treść dkumentu faktury - przykład Pd treścią dkumentu faktury, u dłu strny znajduje się część Pdpis elektrniczny z kmunikatem: Ostateczne zatwierdzenie dkumentu wymaga złżenia pdpisu elektrniczneg. Pniżej należy wskazać plik z sbistym certyfikatem. Zgdnie z wytycznymi, w celu złżenia pdpisu elektrniczneg należy najpierw wybrać plik z certyfikatem znajdujący się na kmputerze pracwnika pprzez kliknięcie w PRZEGLĄDAJ. Typ plików d bsługi certyfikatów t *.sig. P wyszukaniu na kmputerze certyfikatu należy w knie Wysyłanie pliku kliknąć Otwórz. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

33 Prces składania pdpisu cyfrweg wysyłanie pliku z certyfikatem System dknuje weryfikacji pprawnści wybraneg certyfikatu: a. W przypadku pzytywneg sprawdzenia certyfikatu w części Pdpis elektrniczny wyświetlny będzie kmunikat: Certyfikat zstał zweryfikwany pprawnie wraz z pdaniem szczegółwych danych dtyczących parametrów certyfikatu. b. W przypadku, gdy system będzie miał prblem z weryfikacją wskazaneg certyfikatu, w części Pdpis elektrniczny wyświetlny będzie kmunikat: System nie mógł zweryfikwać pprawnści i kresu ważnści certyfikatu. W takiej sytuacji należy upewnić się, czy wskazan prawidłw certyfikat z aktualnym kresem ważnści. W przypadku prblemów należy skntaktwać się z Administratrem Systemu lub bezpśredni z sbą upważniną z Centrum Infrmatyki UŁ d wydawania certyfikatów. P pprawnym zweryfikwaniu certyfikatu pracwnik mże złżyć pdpis na dkumencie. W tym celu należy kliknąć Złóż pdpis u dłu strny. W nwym knie D złżenia pdpisu wymagane jest pdanie hasła. Należy wprwadzić hasł ustanwine dla certyfikatu a następnie kliknąć Złóż pdpis. Prces składania pdpisu cyfrweg pdanie hasła CENTRUM INFORMATYKI UŁ

34 System weryfikuje pprawnść hasła: c. W przypadku wpisania prawidłweg hasła, pdpis elektrniczny pracwnika zstanie złżny na dkumencie i faktura będzie przesłana na klejny krk. System autmatycznie przekieruje pracwnika na jeg Listę zadań, gdzie wyświetlny będzie kmunikat: Dkument zstał pdpisany i przekazany d dalszej akceptacji. d. W sytuacji, gdy pracwnik wprwadził błędne hasł w części Pdpis elektrniczny wyświetlny będzie kmunikat: Nie udał się pdpisać dkumentu. W takiej sytuacji należy pnwić próbę wprwadzenia hasła upewniając się, że jest n prawidłwe. W przypadku prblemów należy skntaktwać się z Administratrem Systemu UŁ lub bezpśredni z sbą upważniną z Centrum Infrmatyki UŁ d wydawania certyfikatów. Uwaga: Pdczas pierwszeg składania pdpisu elektrniczneg przez pracwnika UŁ na pdstawie certyfikatu, który trzymał w frmie pliku umieszczneg na przestrzeni dyskwej (dstępnej p zalgwaniu d kmputera wpięteg d dmeny Active Directry i działająceg w sieci IPv6) dla bezpieczeństwa pufnści hasła system mże pprsić zmianę hasła. Oznacza t, że p weryfikacji przez system pprawnści certyfikatu (pkt.4.), gdy pracwnik kliknie Złóż pdpis (pkt. 5) najpierw wyświetlne zstanie kn Pierwsze użycie certyfikatu zmiana hasła. Znajduje się w nim infrmacja, że w celu zachwania bezpieczeństwa przed pierwszym użyciem certyfikatu wymagana jest zmiana hasła. Prces składania pdpisu cyfrweg pierwsze użycie hasła P dknaniu zmiany hasła należy kliknąć Zatwierdź zmiany. P zmianie hasła, system wygeneruje nwy certyfikat, który trzeba zapisać w miejscu dtychczasweg certyfikatu raz używać przy składaniu klejnych pdpisów elektrnicznych. Wracając d prcesu składania pdpisu elektrniczneg na dkumencie faktury, pnwnie należy wybrać plik z certyfikatem znajdujący się na kmputerze pracwnika pprzez kliknięcie w PRZEGLĄDAJ (pkt.3) i dalej pstępwać jak pisan pwyżej. Bezpieczeństw certyfikatu W przypadku pdejrzenia przez pracwnika UŁ, że dstęp d jeg certyfikatu mgła uzyskać nieuprawnina sba lub mgł djść d upublicznienia certyfikatu, fakt ten należy niezwłcznie zgłsić d Centrum Infrmatyki UŁ. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

35 3.5. Faktura krajwa Akceptacja Działu Spraw Scjalnych (krk 3 fakultatywny) Etap ten występuje fakultatywnie wyłącznie w sytuacji, gdy na krku sekretariatu jednstki wskazan typ faktury FŚS (Zakup twarów i usług dtyczących ZFŚS) i grupę działalnści 851-x. Wówczas faktura zamiast d akceptacji Kierwnika / Osby upważninej trafia d akceptacji Kierwnika Działu Spraw Scjalnych UŁ. Kierwnik Działu Spraw Scjalnych UŁ zapznaje się z infrmacjami wprwadznymi na frmularzu faktury na krkach pprzedzających, jednak nie ma mżliwści dknywania na nim zmian. Ddatkw mże ddać uwagę d faktury w części Kmentarze, która będzie widczna dla wszystkich sób uczestniczących w biegu dkumentu w systemie. Dłączanie kmentarza pisane zstał na krku 1. P zapznaniu się z fakturą Kierwnik Działu Spraw Scjalnych mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przekaż d pprawy Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. P kliknięciu Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym wymagane jest d kierwnika złżenie elektrniczneg pdpisu za pmcą certyfikatu UŁ (niekwalifikwaneg). Prces składania pdpisu elektrniczneg pisany zstał w pkt. 3.4 instrukcji Faktura krajwa Akceptacja Centrum Obsługi Studentów i Dktrantów (krk 3 fakultatywny) Etap ten występuje fakultatywnie w przypadku, gdy na krku sekretariatu jednstki wskazan Rdzaj działalnści 554 (Kszty utrzymania DS-ów) lub źródł finanswania Wówczas faktura zamiast d akceptacji Kierwnika / Osby upważninej trafia d akceptacji Kierwnika Centrum Obsługi Studentów i Dktrantów UŁ. Kierwnik Centrum Obsługi Studentów i Dktrantów UŁ zapznaje się z infrmacjami wprwadznymi na frmularzu faktury na krkach pprzedzających, jednak nie ma mżliwści dknywania na nim zmian. Ddatkw mże ddać uwagę d faktury w części Kmentarze, która będzie widczna dla wszystkich sób uczestniczących w biegu dkumentu w systemie. Dłączanie kmentarza pisane zstał na krku 1. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

36 P zapznaniu się z fakturą Kierwnik Centrum Obsługi Studentów i Dktrantów mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przekaż d pprawy Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. P kliknięciu Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym wymagane jest d kierwnika złżenie elektrniczneg pdpisu za pmcą certyfikatu UŁ (niekwalifikwaneg). Prces składania pdpisu elektrniczneg pisany zstał w pkt. 3.4 instrukcji Faktura krajwa i zagraniczna Akceptacja Dziekana (krk 4 fakultatywny) Krk ten występuje fakultatywnie w sytuacji, gdy faktura wymaga dwu pzimwej akceptacji finanswej na wydziale: prócz kierwnika (jednstki, prjektu) ddatkw wymagana jest zgda Dziekana Wydziału UŁ - na krku sekretariatu jednstki wskazan ddatkwą akceptację Dziekana. Wówczas dkument p akceptacji Kierwnika/ Osby upważninej trafia na krk Akceptacji Dziekana. Dziekan Wydziału UŁ zapznaje się z infrmacjami wprwadznymi na frmularzu faktury na krkach pprzedzających, jednak nie ma mżliwści dknywania na nim zmian. Ddatkw mże ddać uwagę d faktury w części Kmentarze, która będzie widczna dla wszystkich sób uczestniczących w biegu dkumentu w systemie. Dłączanie kmentarza pisane zstał na krku 1. P zapznaniu się z fakturą Dziekan mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przekaż d pprawy Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. P kliknięciu Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym wymagane jest d Dziekana złżenie elektrniczneg pdpisu za pmcą certyfikatu UŁ (niekwalifikwaneg). Prces składania pdpisu elektrniczneg pisany zstał w pkt. 3.4 instrukcji. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

37 3.8. Faktura zagraniczna Akceptacja Działu Księgwści (krk 4) Każda faktura zagraniczna p akceptacji kierwnika trafia na krk Akceptacji Działu Księgwści UŁ. Pracwnik Działu Księgwści UŁ zapznaje się z infrmacjami wprwadznymi na frmularzu faktury na krkach pprzedzających, jednak nie ma mżliwści dknywania na nim zmian. W części Załączniki mże ddać fakturę wewnętrzna, jeżeli dana faktura wymaga takieg ddatkweg dkumentu. Pnadt mże ddać uwagę w części Kmentarze, która będzie widczna dla wszystkich sób uczestniczących w biegu dkumentu w systemie. Dłączanie kmentarza pisane zstał na krku 1. P zapznaniu się z fakturą pracwnik mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przekaż d pprawy Zapisz dkument Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. P kliknięciu Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym faktura przesyłana jest na klejny krk Faktura krajwa i zagraniczna Akceptacja Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku (krk 4 lub 5 fakultatywny) Etap ten występuje fakultatywnie w przypadku, gdy na krku sekretariatu jednstki w tabeli pzycji budżetwych wskazan Rdzaj zakupu: Śrdek trwały, Wartści niematerialne i prawne, Inwestycja w tku, Księgzbiór, Ekspnaty, Reglementwane, Faktura magazynwa lub Druk ścisłeg zarachwania. Wówczas faktura krajwa p akceptacjach kierwników (i Dziekana, jeżeli ma miejsce) raz faktura zagraniczna p akceptacji Działu Księgwści trafiają ddatkw d Akceptacji Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku UŁ. Pracwnik Działu Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku UŁ zapznaje się z infrmacjami wprwadznymi na frmularzu faktury na krkach pprzedzających, jednak nie ma mżliwści dknywania na nim zmian z wyjątkiem: Części danych w tabeli pzycji budżetwych: a. Dla finanswania pzaprjektweg - kszty jednstki (MPK) - mżna dknać krekty w plach: Źródł finanswania i Rdzaj ksztu; CENTRUM INFORMATYKI UŁ

38 b. Dla finanswania prjektweg - kszty prjektu - mżna dknać krekty w plach: Budżet prjektu ERP, Etap budżetu prjektu ERP, Pzycja etapu budżetu prjektu ERP, Źródł finanswania, Rdzaj ksztu raz MT-08; załączników OT/OTA - usunięcia raz ddania nwych dkumentów; załącznika faktura wewnętrza ddania nweg dkumentu. Ddatkw mże ddać uwagę d faktury w części Kmentarze, która będzie widczna dla wszystkich sób uczestniczących w biegu dkumentu w systemie. Dłączanie kmentarza pisane zstał na krku 1. P zapznaniu się z fakturą pracwnik mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przekaż d pprawy Zapisz dkument Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. P kliknięciu Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym faktura przesyłana jest na klejny krk Faktura krajwa Akceptacja Administracji Centralnej (krk 4,5 lub 6) Na klejnym etapie każda faktura krajwa raz zagraniczna trafia na krk Akceptacja Administracji Centralnej d upważnineg pracwnika Działu Rachunkwści Zarządczej UŁ, Działu Finansweg UŁ lub Centrum Nauki UŁ - dpwiedni wg. danych z tabeli pzycji budżetwych. Pracwnik jednstki administracji centralnej dknuje weryfikacji faktury, jednak nie ma wprwadzenia na niej zmian z wyjątkiem: Numeru knta bankweg kntrahenta; Części danych w tabeli pzycji budżetwych: Dla finanswania pzaprjektweg - kszty jednstki (MPK) - mżna dknać krekty w plach: Źródł finanswania i Rdzaj ksztu; Dla finanswania prjektweg - kszty prjektu - mżna dknać krekty w plach: Budżet prjektu ERP, Etap budżetu prjektu ERP, Pzycja etapu budżetu prjektu ERP, Źródł finanswania raz Rdzaj ksztu; Następnie w części Stawki VAT pd tabelą pzycji budżetwych kreśla dla każdej pzycji dpwiednią stawkę pdatkwania. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

39 W tym celu należy kliknąć Ddaj pzycję+ w wierszy Stawki VAT. Pjawi się nwa część Wprwadzanie pzycji VAT, gdzie należy klejn wypełnić pla: Numer pzycji TPB* - w pierwszej klejnści należy wskazać numer pzycji dla której będzie kreślana stawka pdatkwania, p wybraniu nr pjawią się klejne pla; Kwta brutt należy wpisać kwtę brutt dla danej pzycji, pdpwiedź wartści d rzliczenia jest w plu Pzstała kwta brutt; Stawka VAT* - ple słwnikwe stawek pdatkwania; Kwta VAT kwta VAT zstaje autmatycznie wyliczna p wybraniu stawki VAT; Kwta nett* - kwta nett zstaje autmatycznie wyliczna p wybraniu stawki VAT (kwta brutt kwta VAT); Uwaga: w przypadku ręcznej zmiany kwty VAT system autmatycznie pprawi kwtę nett, ale gdy zmienina zstanie kwta nett pzstałe kwta brutt raz kwta VAT nie będą pprawine. Pzstała kwta brutt całkwita kwta brutt danej pzycji; ple wynikwe, nie d edycji; Odliczenie VAT* ple słwnikwe dliczenia VAT; Wskaźnik wskaźnik autmatycznie wstawiany p wskazaniu dliczenia VAT, nie d edycji; Obciążenie budżetu kwta autmatycznie wyliczana p wskazaniu dliczenia VAT, nie d edycji. Faktura krajwa Akceptacja Administracji Centralnej (krk 4) Stawki VAT przykład P wypełnieniu wszystkich ww. pól należy kliknąć Ddaj. Jeżeli pzycja VAT zstała nieptrzebnie utwrzna należy kliknąć Anuluj. Każda ddana pzycja zapisywana jest w pstaci tabeli. Gdy wymaga pprawy mżna ją edytwać za pmcą przycisku funkcyjneg Akcje -> Ppraw lub w całści usunąć Akcje -> Usuń. Uwaga: jedną pzycję budżetwą z TPB mżna rzpisać w więcej niż jedna pzycja VAT, (np. jeżeli kwta brutt składa się z różnych stawek pdatkwania). CENTRUM INFORMATYKI UŁ

40 Dla ułatwienia pprawneg rzpisania pzycji VAT dla wszystkich pzycji budżetwych z TPB, pd wprwadzaną pzycją VAT i tabelą z ddanymi pzycjami stawek VAT znajdują się pla pdsumwujące całkwite rzliczenie faktury: Kwta nett pzstała d rzpisania system sprawdza czy suma wszystkich ddanych pzycji VAT rzlicza całkwitą kwtę nett faktury; ple nie d edycji; Kwta VAT pzstała d rzpisania system sprawdza czy suma wszystkich ddanych pzycji VAT rzlicza całkwitą kwtę VAT faktury; ple nie d edycji; Kwta brutt pzstała d rzpisania system sprawdza czy suma wszystkich ddanych pzycji VAT rzlicza całkwitą kwtę brutt faktury; ple nie d edycji; Uwaga: system nie pzwli przekazać dkumentu na klejny krk bez całkwiteg rzliczenia faktur. Osba upważnina przez Kwestra* - w przypadku kwty brutt faktury pniżej 5 000,00 zł należy wskazać ze słwnika sbę upważniną d zatwierdzenia faktury w imieniu Kwestra. Pracwnik jednstki administracji centralnej mże ddatkw d frmularza faktury ddać załącznik raz kmentarz, jeżeli jest taka ptrzeba. Uwaga: w przypadku wskazania w tabeli Stawki VAT: dliczenie strukturalne system sprawdza czy ddana zstała na krkach pprzednich lub bieżącym faktura wewnętrzna, jeżeli nie należy ją dłączyć. Dłączanie dkumentów raz uwag pisane zstał na krku 1. P dknaniu weryfikacji faktury raz ddaniu pzycji stawek VAT pracwnik jednstki administracji centralnej mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przekaż d pprawy Przerwij i zachwaj jak rbczy Akceptuję pd względem merytryczny i frmaln-rachunkwym Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. P kliknięciu Akceptuję pd względem merytrycznym i frmaln-rachunkwym faktura przesyłana jest na klejny krk. Uwaga: W celu prawidłwej archiwizacji dkumentacji na ryginale dkumentu księgweg kntrahenta trzymanym w wersji papierwej należy: d nr dkumentu wpisaneg przez pracwnika kancelarii (widcznym w prawym górnym rku dkumentu) dpisać nr syntetyki (jest n autmatycznie nadawany d frmularza faktury p krku Akceptacji kierwnika /sby upważninej tj. /00, /PP lub /EU) raz zweryfikwać czy wpisane są dane (u dłu dkumentu przez pracwnika sekretariatu) z pierwszej pzycji TPB: jednstka (MPK) pkrywającą kszty faktury, kd prjektu (jeżeli finanswanie z prjektu), rdzaju działalnści raz źródł finanswania. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

41 3.11. Faktura krajwa i zagraniczna Akceptacja sby upważninej przez Kwestra lub Akceptacja Kwestra (krk 5,6 lub 7) W przypadku, gdy kwta brutt faktury jest niższa niż 5.000,00 zł t dkument trafia na krk Akceptacja sby upważninej przez Kwestra. Natmiast w sytuacji, gdy kwta brutt faktury jest większa niż 5.000,00 zł t dkument trafia na krk Akceptacja Kwestra. Kwestr UŁ lub sba upważnina przez Kwestra dknuje weryfikacji faktury, jednak nie ma mżliwści wprwadzenia na niej zmian. Jeżeli jest ptrzeba, mże ddatkw d frmularza dkumentu ddać kmentarz. Dłączanie uwag pisane zstał na krku 1. P dknaniu weryfikacji faktury mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przekaż d pprawy Zapisz dkument Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. P kliknięciu Akceptuję pd względem merytrycznym i frmaln-rachunkwym wymagane jest d Kwestra / sby upważninej przez Kwestra złżenie elektrniczneg pdpisu za pmcą certyfikatu UŁ (niekwalifikwaneg). Prces składania pdpisu elektrniczneg pisany zstał w pkt. 3.4 instrukcji. P złżeniu pdpisu elektrniczneg: gdy kwta brutt faktury jest niższa niż ,00 zł t dkument zstaje zapisany i zarchiwizwany a jeg ścieżka biegu zakńczna. Faktura autmatycznie zstaje wyeksprtwana d systemu Simple.ERP. Na liście zadań pracwnika kńcząceg bieg wyświetlny jest kmunikat z numerem dkumentu utwrzneg w ERP dla danej faktury. gdy kwta brutt faktury jest wyższa niż ,00 zł t dkument p Akceptacji Kwestra trafia na krk Akceptacja Kanclerza Faktura krajwa i zagraniczna Akceptacja Kanclerza (krk 6,7 lub 8) Kanclerz UŁ dknuje weryfikacji faktury, jednak nie ma mżliwści wprwadzenia na niej zmian. Jeżeli jest ptrzeba, mże ddatkw d frmularza dkumentu ddać kmentarz. Dłączanie uwag pisane zstał na krku 1. P dknaniu weryfikacji faktury mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: CENTRUM INFORMATYKI UŁ

42 Usuń dkument Przekaż d pprawy Zapisz dkument Akceptuję pd względem frmaln-rachunkwym Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. P kliknięciu Akceptuję pd względem merytrycznym i frmaln-rachunkwym wymagane jest d Kanclerza złżenie elektrniczneg pdpisu za pmcą certyfikatu UŁ (niekwalifikwaneg). Prces składania pdpisu elektrniczneg pisany zstał w pkt. 3.4 instrukcji. P pdpisaniu dkumentu zstaje n zapisany i zarchiwizwany a jeg ścieżka biegu zakńczna. Faktura autmatycznie zstaje wyeksprtwana d systemu Simple.ERP. Na liście zadań wyświetlny jest kmunikat z numerem dkumentu utwrzneg w ERP dla danej faktury. Każdą fakturę z zakńcznym biegiem mżna wyszukać: w zakładce Dkumenty > Mje archiwum - dla autra dkumentu; Dkumenty > Archiwum dkumentów pwiązanych - dla sób uczestniczących w biegu dkumentu; Dkumenty > Wyszukiwanie prste lub Wyszukiwanie złżne zbirwe wyszukiwanie dkumentów wg. wskazanych atrybutów. P wyszukaniu wiersza z daną fakturą i kliknięciu w przycisk Akcje mżna zbaczyć pdgląd dkumentu, histrię dkumentu, histrię akceptacji dkumentu, histrię eksprtu d ERP, uwagi (kmentarze) raz załączniki dkumentu. Z archiwum widku złżneg mżna również wygenerwać raprt z faktury (z pełną histrią akceptacji faktury wraz z pdpisami elektrnicznymi) raz skrócny raprt z faktury (z histrią tylk akceptacji finanswych dla faktury pdpisami elektrnicznymi) Na pdglądzie faktury z zakńcznym biegiem pd nagłówkiem widczny jest wykaz faktur krygujących wystawinych d niej. Każda krekta zawiera nr faktury kntrahenta i nr faktury nadany w systemie raz ma pdpięty link d jej pdglądu. Dzięki temu z jedneg miejsca mżna zbaczyć wszystkie pwiązane ze sbą dkumenty. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

43 4. Faktura krygująca szczegółwy pis etapów Prces biegu faktury krygującej wygląda analgicznie jak ścieżka dla faktury krygwanej (pierwtnej) w przypadku, gdy nie są ddawane nwe pzycje w tabeli pzycji budżetwych. Gdy na krekcie ddana zstanie nwa pzycja budżetwa warunkuje na wystąpienie klejnych fakultatywnych krków. Dla ułatwienia rejestrwania i wypełniania faktury krygującej (dla faktury krajwej i zagranicznej), p wskazaniu numeru faktury krygwanej frmularz krekty faktury autmatycznie wypełniany jest danymi z faktury pierwtnej. Szczegółwy pis każdeg z etapów, który niżej zstanie przedstawiny dtyczyć będzie zarówn krekty dla faktury krajwej raz zagranicznej ze wskazaniem niewielkich różnic pmiędzy nimi. Na strnie Ddawanie dkumentów P wskazaniu typu dkumentu Faktura krygująca zstaje twarty jej frmularz na krku 1 Wprwadzanie danych faktury krygującej. Dkument autmatyczne jest zapisywany na Liście zadań pracwnika i rzpczęty zstaje prces jeg rejestracji. Fakturę krygującą wystawić mgą: pracwnik kancelarii, który zarejestrwał fakturę krygwaną w systemie autr faktury pierwtnej; pracwnicy jednstki kancelarii, która przyjęła fakturę krygwaną; uprawnieni pracwnicy sekretariatów jednstek, które uczestniczyły w pisywaniu TPB faktury krygwanej (pierwtnej) na krku Akceptacja sekretariatu jednstki raz Akceptacja klejneg sekretariatu jednstki. Pwiązanie faktury krygującej z fakturą krygwaną: W przypadku, gdy faktura krygująca rejestrwana jest w systemie przed zakńczenie biegu faktury krygwanej t system pilnuje następujących relacji: zarejestrwać fakturę krygującą na pzimie kancelaryjnym (krk 1 Wprwadzanie danych faktury) mżna wyłącznie dla faktury krygwanej, która jest na krku dalszym niż 1; fakturę krygującą mżemy przesłać na krk 2 (Akceptacja sekretariatu jednstki) tylk, gdy faktura krygwana jest na krku dalszym niż 2 tj. ma wypełniną TPB; jeżeli jedncześnie w trakcie biegu są faktura krygwana i krygująca t krygwanej nie mżna przekazać d pprawy na krki 1 i 2 (należy wówczas usunąć krygującą aby wycfać krygwaną); statnia akceptacja faktur przed eksprtem d ERP - jak pierwsza mże być zaakceptwana wyłącznie faktura krygwana a w drugiej klejnści dpier faktura krygująca. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

44 4.1. Faktura krygująca Wprwadzanie danych faktury (krk 1) Na krku 1 pracwnik rejestrujący fakturę krygującą w systemie wprwadza infrmacje z krekty wystawinej przez kntrahenta. W nagłówku frmularza widczne są dane sby wprwadzającej fakturę, numer dkumentu raz typ dkumentu. Dla przejrzystści wpisywania danych frmularz każdej faktury krygującej składa się z kilku tematycznie uszeregwanych części ułatwiających jej rejestrację: Infrmacje gólne, Wystawca faktury, Infrmacje szczegółwe, Załączniki raz Kmentarze. Pla znaczne gwiazdką są bwiązkwe d wypełnienia. I. Infrmacje gólne W infrmacjach gólnych klejn należy wskazać: Rdzaj faktury* - dla krekty nazwa wypełniania jest autmatycznie Faktura krygująca, nie d edycji; Numer faktury krygującej* nr dkumentu krekty d kntrahenta; ple tekstwe. Data wpływu faktury krygującej* data rejestracji dkumentu w systemie; wybór daty z kalendarza, system dmyślnie pdpwiada datę bieżącą; Data wystawienia faktury krygującej* data wystawienia wskazana na dkumencie kntrahenta; data wskazywana z kalendarza; Termin płatnści faktury krygującej* data płatnści wskazana na dkumencie kntrahenta; jeżeli kntrahent termin płatnści pdał w ilści dni t należy przeliczyć je na termin płatnści; data wskazywana z kalendarza. Uwaga: System pilnuje chrnlgii dat wpływu, wystawienia i płatnści. Numer dkumentu faktury krygwanej* - lista faktur krajwych i zagranicznych zarejestrwanych w systemie będących w trakcie biegu raz zakńcznych; lista dkumentów graniczna jest wg. uprawnień d wystawiania faktury krygującej. W celu wyszukania faktury krygwanej mżna wpisać część lub całść numeru dkumentu nadaneg w systemie np. FK/59/120/03/2019/00 lub numer faktury kntrahenta np. 467/2019. Wyświetlana lista faktur zawężana jest według wpisanej treści. P wskazaniu numeru faktury krygwanej bk pla pjawia się nazwa Pdgląd faktury 467/2019 z linkiem d pdglądu frmularza faktury pierwtnej zarejestrwanej w systemie. Uwaga: w przypadku zmiany nr dkumentu faktury krygwanej wszystkie klejne pla na frmularzu są zmieniane a wprwadzne nwe dane usuwane. Rdzaj faktury krygwanej, Numer krygwanej faktury kntrahenta, Data wpływu faktury krygwanej, Data wystawienia faktury krygwanej raz Termin płatnści faktury krygwanej pla wypełnianie są autmatycznie p wskazaniu nr dkumentu faktury krygwanej; nie d edycji. Uwaga: D faktury pierwtnej mżna zarejestrwać i prcedwać w jednym czasie wyłącznie jedną fakturę krygującą. Jeżeli faktura pierwtna nie jest widczna na liście Numer dkumentu faktury krygwanej znacza, że jest d niej prpagwana inna krekta. Brak mżliwści wystawienia faktury krygującej d danej faktury pierwtnej CENTRUM INFORMATYKI UŁ

45 mżna wyjaśnić z Administratrem Systemu w celu weryfikacji kt becnie prceduję inną fakturę krygującą d danej faktury pierwtnej. II. Wystawca faktury W tej części wyświetlne są pla z danymi kntrahenta faktury krygwanej: Firma / Urząd, NIP, Kd pcztwy, Miejscwść, Ulica raz Knt bankwe kntrahenta - pla wypełnianie są autmatycznie p wskazaniu nr dkumentu faktury krygwanej; nie d edycji. Nwy numer knta bankweg kntrahenta* - na fakturze krygującej mżna zmienić nr knta kntrahenta na inny ze słwnika, dane z ERP, system dmyślnie pdpwiada nr knta z faktury krygwanej. III. Infrmacje szczegółwe W infrmacjach szczegółwych w pierwszej klejnści wyświetlne są dane faktury krygwanej: Waluta waluta faktury krygwanej, ple nie d edycji; Ddatkw dla faktury zagranicznej raz faktury krajwej walutwej widczne są pla: Data kursu waluty faktury krygwanej, Tabela kurswa faktury krygwanej raz Kurs waluty faktury krygwanej pla wypełnianie są autmatycznie p wskazaniu nr dkumentu faktury krygwanej; nie d edycji; Nwa data kursu waluty* - system autmatycznie wypełnia ple dniem rbczym pprzedzającym datę wystawienia faktury krygującej; datę mżna zmienić, wybór z kalendarza; Nwa tabela kurswa* - system autmatycznie wstawia tabelę kurswą p dacie kursu waluty. W przypadku wystąpienia dwóch tabel w jednym dniu mżna wybrać właściwą; Aktualny kurs waluty* system autmatycznie wstawia kurs dla waluty zgdnie z tabelą kurswą daneg dnia; ple nie d edycji. Kwta nett faktury krygwanej w pdanej walucie* kwta nett w walucie z faktury krygwanej kntrahenta, nie d edycji; Kwta nett faktury krygującej w pdanej walucie* należy wpisać kwtę nett w walucie z faktury krygującej kntrahenta; Kwta nett faktury krygwanej, Kwta VAT faktury krygwanej raz Kwta brutt faktury krygwanej pla wypełnianie są autmatycznie p wskazaniu nr dkumentu faktury krygwanej; nie d edycji; Kwta nett*: Dla faktury krajwej należy wpisać kwtę nett w PLN z faktury krygującej kntrahenta; Dla faktury zagranicznej raz faktury krajwej walutwej ple autmatycznie jest wypełniane przez system kwtą PLN wynikającą z przewalutwania: Aktualny kurs waluty x Kwta nett faktury krygwanej w pdanej walucie; ple nie d edycji; Kwta VAT* - należy wpisać kwtę VAT w PLN z faktury krygującej kntrahenta; CENTRUM INFORMATYKI UŁ

46 Kwta brutt - kwtę brutt w PLN system autmatycznie wylicza z pól: Kwta nett x Kwta VAT; ple nie d edycji. Nazwa twaru / usługi system pdpwiada nazwę z faktury krygwanej, pis zakupu mżna zmienić; Ddatkwe infrmacje (uzasadnienie zakupu) ddatkwe ple niebwiązkwe w którym mżna pdać uzasadnienie trzymania krekty; Wskaż jednstkę sekretariatu d dalszeg biegu faktury* - należy wybrać z listy jednstkę, która na klejnym krku sekretariatu będzie wskazywać szczegóły płatnści i źródł/a finanswania dla faktury. Uwaga: Lista jednstek sekretariatu zawiera wyłącznie jednstki, które mają min. jedneg pracwnika z nadanym uprawnieniem sekretariatu faktury. Jeżeli w danej jednstce uprawnienia sekretariatu faktury psiada więcej niż jedna sba t dkument mżna przekazać: Dekretacją d wielu pracwników jednstki sekretariatu wystarczy z pla Wskaż jednstkę sekretariatu d dalszeg biegu faktury wybrać jednstkę. Wówczas faktura pjawi się na listach zadań u wszystkich uprawninych pracwników wskazanej jednstki. Osba, która twrzy dkument blkuje mżliwść jeg edycji dla pzstałych uprawninych pracwników, jednak nie zabiera g z ich list zadań. W przypadku myłkw twarcia dkumentu wystarczy, że g zamknie i wówczas inny uprawniny pracwnik mże fakturę edytwać. Taka dekretacja d wielu pracwników sekretariatu ma miejsce, gdy pracwnik kancelaryjny rejestrujący fakturę zna tylk jednstkę sekretariatu, która ma trzymać dkument d dalszeg wypełnienia. Dekretacją d jedneg pracwnika jednstki sekretariatu w tym celu należy z pla Wskaż jednstkę sekretariatu d dalszeg biegu faktury wybrać jednstkę a następnie z pla Wskaż sbę w jednstce, d której ma być przekazany dkument wybrać z listy knkretneg uprawnineg pracwnika. Wówczas faktura trafia na listę zadań wyłącznie d wskazanej sby. Taka dekretacja ma miejsce, gdy pracwnik kancelaryjny rejestrujący fakturę ptrafi wskazać knkretneg pracwnika jednstki sekretariatu, który ma trzymać dkument d dalszeg wypełnienia. IV. Załączniki Na krku 1 Wprwadzanie danych d faktury krygującej należy bwiązkw w części Skan faktury ddać skan dkumentu księgweg (krekty) wystawineg przez kntrahenta. W przypadku ptrzeby dłączenia ddatkwych dkumentów mżna je ddać w części Ddatkwy załącznik. Opis ddawania załączników przedstawiny zstał na krku 1 - Wprwadzanie danych d faktury w pkt instrukcji. Uwaga: Na ryginale faktury krygującej d kntrahenta należy w prawym górnym rgu dpisać numer dkumentu pd którym zstał n zarejestrwany w systemie (pp. KFK/34/120/03/2019). Następnie fakturę należy przekazać d jednstki sekretariatu d której dkument jest przesyłany w wersji elektrnicznej. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

47 VII. Kmentarze Na każdym krku biegu faktury mżna w części Kmentarze zamieścić ddatkwą infrmację (wyjaśniającą czy uzupełniającą), widczną dla wszystkich sób uczestniczących w prcesie akceptacji dkumentu. Kmentarz ten będzie wyświetlny tylk w systemie. Opis ddawania uwag przedstawiny zstał na krku 1 - Wprwadzanie danych d faktury w pkt instrukcji. P wypełnieniu frmularza faktury krygującej na krku 1 Wprwadzanie danych d faktury krygującej pracwnik kancelaryjny mże wyknać następujące czynnści dla dkumentu: Usuń dkument Przerwij i zachwaj jak rbczy Prześlij d dalszeg wypełnienia Wyjaśnienie działania przycisków pisane zstał na krkach 1 i 2 w pkt. 3.1 i 3.2. instrukcji. Pniżej przykłady wypełninych frmularzy na krku 1 Wprwadzanie danych d faktury krygującej dla faktury krajwej raz faktury zagranicznej. CENTRUM INFORMATYKI UŁ

48 Faktura krygująca Wprwadzanie danych faktury krygującej (krk 1) przykład wypełnineg frmularza dla faktury krajwej CENTRUM INFORMATYKI UŁ

49 Faktura krygująca Wprwadzanie danych faktury krygującej (krk 1) przykład wypełnineg frmularza dla faktury zagranicznej CENTRUM INFORMATYKI UŁ