Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Płocku Al. Jachowicza 1, Płock

Transkrypt

1 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Płocku Al. Jachowicza 1, Płock /271/12/2015-CZP Płock, dnia 03 czerwca 2015 r. Informacja dla Wykonawców Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na usługi sprzątania w Oddziałach ZUS w Białymstoku, Elblągu, Olsztynie i Płocku. Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Płocku informuje, że wpłynęły następujące pytania o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, na które udziela się odpowiedzi: Pytania do opisu przedmiotu zamówienia: I. Poniższe pytania dotyczą wszystkich obiektów w części 1 (ZUS Oddział Białystok), części 2 (ZUS Oddział Elbląg), części 3 (ZUS Oddział Olsztyn) oraz części 4 (ZUS Oddział Płock) 1. Prosimy o podanie powierzchni okien lub przeszkleń niedostępnych z podłogi, wymagających mycia na wysokości oraz określenie czy okna, przeszklenia są niedostępne z podłogi z jednej strony budynku (np. z zewnątrz) czy z obu stron (z zewnątrz i wewnątrz budynku), z wyodrębnieniem lokalizacji w poszczególnych częściach zamówienia. Odpowiedź na pytanie nr 1: Część nr 1: Oddział w Białymstoku. Zamawiający wskazał w odniesieniu do każdej lokalizacji powierzchnie przeszklone wewnętrzne i zewnętrzne. Wszystkie w/w powierzchnie wymagają mycia na wysokości i nie są dostępne bezpośrednio z podłogi. Zamawiający nie określa sposobu, w jaki Wykonawca będzie dokonywał mycia w/w przeszkleń. Powierzchnie wewnętrzne wymagają użycia drabiny, natomiast w odniesieniu do powierzchni zewnętrznych oprócz drabiny, do ich umycia niezbędne są wysięgniki czy specjalistyczne liny i sprzęt wspinaczkowy. Informacje zostały podane w opisie przedmiotu zamówienia w charakterystyce pomieszczeń poszczególnych obiektów. Wszystkie okna są dostępne do mycia z poziomu podłogi pomieszczeń, głównie przy użyciu drabin. Wyjątek stanowią okna elewacyjne, które są dostępne do mycia od zewnątrz wyłącznie z wysięgnika. Szczegółowe informacje w tym zakresie zawarte są w informacjach szczegółowych dla obiektu Inspektoratu ZUS w Ełku. O/ZUS w Olsztynie umożliwia przeprowadzenie wizji lokalnej obiektów objętych przedmiotem zamówienia w celu wyboru przez Wykonawcę właściwego sposobu mycia okien. : (24) faks: (24)

2 Część nr 4: Oddział ZUS w Płocku. 1) Inspektorat ZUS w Przasnyszu: Powierzchnie przeszklone: okna o pow. 2,70 m x 4,50 m 2 szt., okna o pow. 0,60 m x 6,80 m 2 szt., patio - pow. 9,15 m (wysokość) x 3,80 m, wejście 9,90 m x 4,50 m. Powierzchnia podana jednostronnie, powierzchnie niedostępne z obu stron. 2) Inspektorat ZUS w Ciechanowie: Powierzchnie przeszklone o wym. 4,32 m x 7,07 m (powierzchnia podana jednostronnie), niedostępne z jednej strony od zewnątrz. 3) Inspektorat ZUS w Mławie Powierzchnie przeszklone: okna o pow. 1,10 m x 0,90 m 6 szt., okna o pow. 0,67 m x 1,15 m 2 szt., okna o pow. 1,50 m x 0,67 m 2 szt. Powierzchnia podana jednostronnie, powierzchnie niedostępne z zewnątrz. 2. Prosimy o doprecyzowanie czy podany metraż okien w poszczególnych lokalizacjach jest metrażem jednostronnym czy dwustronnym? Odpowiedź na pytanie nr 2: Powierzchnie okien zostały podane jednostronnie, są powierzchniami przeszkleń, a nie stron przeszkleń. Informacje zostały podane w opisie przedmiotu zamówienia w charakterystyce pomieszczeń poszczególnych obiektów. Powierzchnie okien zostały podane jednostronnie. Część nr 4: Oddział ZUS w Płocku. Powierzchnie okien zostały podane jednostronnie. 3. Prosimy o potwierdzenie, że w wyniku usługi odśnieżania można pryzmować śnieg na terenie Zamawiającego. Jeśli są lokalizacje, w których nie można pryzmować śniegu prosimy o ich wskazanie. Odpowiedź na pytanie nr 3: Na terenach zewnętrznych objętych sprzątaniem istnieje możliwość składowania śniegu, z wyłączeniem Inspektoratów ZUS w Suwałkach i Zambrowie, przy czym przy znacznych opadach śniegu powodujących utrudnienie dostępu do posesji, Wykonawca we własnym zakresie winien zapewnić wywóz śniegu. 2

3 Odbiorca nie przewiduje pryzmowania śniegu. Śnieg winien być wywożony na bieżąco. Oddział ZUS w Olsztynie nie zapewnia miejsca do składowania śniegu. Śnieg z wszystkich lokalizacji powinien być wywożony na bieżąco w przypadku nagromadzenia go na terenie posesji w większej ilości. Część nr 4: Oddział ZUS w Płocku. Istnieje możliwość pryzmowania śniegu. 4. Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający dostarczy pościel hotelową, ręczniki i ścierki w celu ich wymiany w pokojach gościnnych w lokalizacjach, w których występują. Odpowiedź na pytanie nr 4: Oddział ZUS, w którego jednostce będzie realizowana umowa, zapewni pościel, ręczniki i ścierki w celu ich wymiany w pokojach gościnnych. 5. Czy Zamawiający w okresie obowiązywania umowy zamierza przeprowadzać remonty? Jeżeli tak, prosimy o podanie zakresu remontu, metrażu oraz miejsca jego przeprowadzenia. Odpowiedź na pytanie nr 5: Oddział w Białymstoku przewiduje wymianę wykładzin dywanowych na PCV w Oddziale ZUS w Białymstoku (3049,78 m 2 ), Inspektoracie ZUS w Augustowie (497,23 m 2 ), Inspektoracie ZUS w Suwałkach (206,13 m 2 ), Inspektoracie ZUS w Zambrowie (235,24 m 2 ). Oddział w Elblągu planuje w 2015 roku wymianę stolarki okiennej w całym Inspektoracie ZUS w Iławie. Oddział planuje w 2015 roku rozpoczęcie robót budowlanych w budynku przy ul. 1 Maja 10 w Olsztynie związanych z modernizacją użytkowanych powierzchni wchodzących w skład lokali stanowiących własność Oddziału, o łącznej powierzchni 2006,60 m 2 (planowany termin zakończenia robót budowlanych to I połowa 2016 r.). W pierwszej kolejności roboty budowlane rozpoczną się na powierzchniach lokali obecnie wyłączonych z użytkowania i nie objętych przedmiotem niniejszego zamówienia. W związku z postępem robót Odbiorca przewiduje wyłączanie z użytkowania na czas robót budowlanych kolejnych lokali w przedmiotowym budynku, a które są objęte przedmiotem niniejszego zamówienia. Pracownicy świadczący pracę w tych pomieszczeniach będą przenoszeni do pomieszczeń oddanych do użytkowania po zakończeniu robót budowlanych. Obowiązkiem Wykonawcy będzie utrzymanie czystości na powierzchniach oddanych do użytkowania po zakończeniu robót budowlanych w zamian za powierzchnie objęte przedmiotem zamówienia wyłączone z użytkowania na czas kolejnych prac, przy założeniu że łączna ilość m 2 sprzątanych powierzchni jednocześnie nie będzie większa niż łączna powierzchnia do sprzątania wynikająca z opisu przedmiotu zamówienia. Ponadto Oddział planuje rozpoczęcie robot budowlanych związanych z modernizacją budynku Biura Terenowego w Nidzicy przy ul. Sienkiewicza 4 (planowany termin zakończenia robót to druga połowa 2016 r.). W związku z powyższym będzie istniała konieczność czasowego wyłączenia z użytkowania tego obiektu oraz przeniesienia Biura Terenowego do tymczasowej siedziby na terenie Nidzicy o powierzchni ok m 2. W tym przypadku obowiązkiem Wykonawcy będzie utrzymanie czystości w zakresie wynikającym z niniejszego zamówienia wyłącznie w tymczasowej siedzibie Biura na terenie Nidzicy. 3

4 Na rok 2016 planowane są remonty okresowe klatki schodowej i ciągów komunikacyjnych w budynku Inspektoratu ZUS w Lidzbarku Warmińskim oraz wymiana parkietów w pokojach biurowych w Inspektoracie ZUS w Działdowie przy ul. Waryńskiego 13 na wykładzinę PCV. Część nr 4: Oddział ZUS w Płocku. W 2015 r. zostaną wykonane następujące remonty: 1) Oddział ZUS w Płocku, al. Jachowicza 1 roboty remontowe na powierzchni ok. 450 m 2 remont sali konferencyjnej, remont pomieszczenia 101 wznoszenie ścian, roboty instalacyjne, malowanie ścian i sufitów, wymiana wykładzin; 2) Oddział ZUS w Płocku, al. Piłsudskiego 2B roboty remontowe na powierzchni ok. 200 m 2 malowanie ścian i sufitów, wymiana wykładzin, remont łazienki; 3) Inspektorat ZUS w Płońsku - roboty remontowe na powierzchni ok. 100 m 2 malowanie ścian i sufitów, wymiana wykładzin, remont schodów; 4) Inspektorat ZUS w Makowie Mazowieckim roboty adaptacyjne na powierzchni ok. 380 m 2 adaptacja pomieszczeń na magazyny dokumentacji burzenie ścianek, roboty instalacyjne, roboty tynkarskie, remont posadzek, malowanie ścian i sufitów; 5) Inspektorat ZUS w Ostrołęce - roboty remontowe na powierzchni ok m 2 malowanie ścian i sufitów w pomieszczeniach biurowych, ewentualne uzupełnianie tynków; 6) Inspektorat ZUS w Wyszkowie - roboty remontowe na powierzchni ok. 300 m 2 malowanie ścian i sufitów, wymiana posadzek, remont łazienki, wymiana okien o łącznej pow. 90 m 2, wymiana parapetów, wymiana sufitu podwieszanego na powierzchni 80 m 2. Plany dotyczące remontów w 2016 roku nie zostały zatwierdzone 6. Prosimy o podanie metrażu powierzchni (oddzielnie dla każdego miejsca), którą Wykonawca ma zabezpieczyć poprzez nałożenie antypoślizgowego akrylu. Odpowiedź na pytanie nr 6: Wykonawca będzie zobowiązany do nakładania powłok nabłyszczających na posadzki marmurowe, kamienne (konglomerat), powierzchnie kauczukodpodobne, norę oraz PCV na zlecenie Odbiorcy, dwa razy w roku. Rodzaje i wielkość powierzchni podłogowych zostały określone w tabelach zamieszczonych w pkt 3 opisu przedmiotu zamówienia (str SIWZ) dotyczące I części zamówienia i są możliwe do wyliczenia na podstawie danych zawartych w SIWZ. Odbiorca przewiduje położenie akrylu na wykładzinach PCV. Powierzchnia została podana w opisie przedmiotu zamówienia w charakterystyce pomieszczeń poszczególnych obiektów. Poniżej podajemy lokalizację i metraż powierzchni, którą należy zabezpieczyć poprzez nałożenie antypoślizgowego akrylu: budynek Oddziału ZUS w Olsztynie przy ul. Kołobrzeskiej 8-865,00 m 2 budynek Oddziału ZUS w Olsztynie przy Placu Konsulatu Polskiego 4-548,21 m 2 lokal Biura Terenowego ZUS w Piszu przy ul. Czerniewskiego 3 nr 10B 68,00 m 2 lokal Biura Terenowego ZUS w Węgorzewie przy Placu Wolności 7 58,00 m 2 lokal Biura Terenowego ZUS w Gołdapi przy ul. Matejki 4 59,00 m 2 budynek Inspektoratu ZUS w Ełku przy ul. Wojska Polskiego ,00 m 2 budynek Inspektoratu ZUS w Bartoszycach przy ul. Bohaterów Warszawy 2a 425,00 m 2 4

5 Część nr 4: Oddział ZUS w Płocku. Oddział ZUS w Płocku, al. Jachowicza 1: ok. 50 m 2 Oddział ZUS w Płocku, al. Piłsudskiego 2B: ok. 50 m 2 I/Gostynin: ok. 15 m 2 I/Sierpc: ok. 10 m 2 I/Ciechanów: ok. 25 m 2 I/Mława: ok. 20 m 2 I/Płońsk: ok. 20 m 2 I/Przasnysz: ok. 20 m 2 I/Pułtusk: ok. 15 m 2 I/Maków Maz.: ok. 25 m 2 I/Ostrów Maz.: ok. 10 m 2 I/Wyszków: ok. 15 m 2 BT/Żuromin: ok. 20 m 2 7. Prosimy o potwierdzenie, że śmieci z opróżnionych koszy zewnętrznych, zgrabione liście oraz zebrane na posesji Zamawiającego śmieci, Wykonawca będzie mógł wyrzucać do kontenerów należących do Zamawiającego oraz w zakres czynności Wykonawcy nie będzie należał ich wywóz. Odpowiedź na pytanie nr 7: Tak, Zamawiający potwierdza okoliczności zawarte w pytaniu. Tak, Zamawiający potwierdza okoliczności zawarte w pytaniu. Obowiązkiem Wykonawcy jest zebranie odpadów biodegradowalnych i ich wywóz na własny koszt. Pozostałe rodzaje odpadów mogą być wrzucane do kontenerów zgodnie z ich przeznaczeniem. Część nr 4: Oddział ZUS w Płocku. Tak, Zamawiający potwierdza okoliczności zawarte w pytaniu. 8. Prosimy o potwierdzenie, że we wszystkich częściach zamówienia, we wszystkich lokalizacjach, zostaną nieodpłatnie udostępnione dla Wykonawcy w celu należytego świadczenia usługi media i pomieszczenia gospodarcze. Odpowiedź na pytanie nr 8: Tak, Zamawiający potwierdza okoliczności zawarte w pytaniu. 9. Ze względu na umowę długoterminową (24 miesiące) uprzejmie prosimy o możliwość partnerskiego, obustronnego (zarówno dla Zamawiającego, jak i Wykonawcy) wypowiedzenia umowy za uprzednim trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia dokonanym w formie pisemnej bez względu na przyczynę wypowiedzenia. 5

6 Odpowiedź na pytanie nr 9: Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie proponowanej zmiany. 10. Dopuszcza się możliwość zmiany umowy poprzez zmniejszenie jej zakresu lub skrócenie terminu obowiązywania, w szczególności w przypadku zmian organizacyjnych w ZUS, wyłączenia pomieszczeń biurowych z użytkowania z powodu prowadzonych robót budowlanych, zbycia nieruchomości lub rozwiązania umowy najmu powierzchni, jak również w przypadku wynajęcia powierzchni z własnych zasobów podmiotom trzecim. Prosimy o podanie informacji o planowanej ilości powierzchni, która ulegnie zmniejszeniu w najbliższym czasie oraz w kolejnych okresach. Odpowiedź na pytanie nr 10: Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć wielkości powierzchni, która może ulec ewentualnemu zmniejszeniu w okresie realizacji zamówienia. Zmniejszenie powierzchni objętej sprzątaniem będzie uzależnione od okoliczności stanowiących przyczynę tego zmniejszenia. Zamawiający posłużył się ogólną klauzulą, która umożliwi ewentualną zmianę umowy w przypadku wystąpienia którejkolwiek okoliczności wymienionej w treści pytania. 11. Prosimy precyzyjnie określić jakie regulaminy i akty wewnętrzne Zamawiającego mają zastosowanie do obowiązków Wykonawcy wynikających z umowy ( 4 ust. 1 pkt. 3). Jeżeli Wykonawca ma przestrzegać przepisy wewnętrzne Zamawiającego, to każdy taki dokument winien stanowić załącznik do umowy natomiast w przypadku zmiany takiego aktu Wykonawca winien mieć uprawnienie do rozwiązania umowy za wypowiedzeniem gdy ma to znaczący wpływ na koszty realizacji usługi. Odpowiedź na pytanie nr 11: Poprzez regulaminy i akty wewnętrzne należy rozumieć Regulamin organizacyjny ZUS, Instrukcję bezpieczeństwa pożarowego, wewnętrzne przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Dokumenty te zostaną udostępnione Wykonawcy usługi. Przestrzeganie tych regulacji nie ma wpływu na koszt realizacji zamówienia. 12. Zamawiający zamieścił w siwz zapis: 26. Wykonawca odpowiada za właściwe umieszczenie zebranych podczas sprzątania odpadów we właściwych kontenerach podstawionych na posesji Odbiorcy lub innych wskazanych kontenerach zgodnie ze sposobem przekazywania odpadów dla danej lokalizacji (selektywnie lub nieselektywnie) przez Odbiorcę poprzez złożenie stosownej deklaracji lub zawartej umowy. O sposobie i miejscu umieszczania zebranych podczas sprzątania odpadów Wykonawca zostanie poinformowany w chwili przekazania obiektów do sprzątania Uprzejmie prosimy o potwierdzenie, że chodzi tutaj o deklarację składaną przez Zamawiającego oraz o odpady Zamawiającego? Odpady powstające w trakcie realizacji usługi Wykonawca zagospodarowuje we własnym zakresie i na własny koszt zgodnie z ustawą o odpadach. Odpowiedź na pytanie nr 12: Wykonawca zobowiązany jest jedynie do właściwego umieszczania odpadów zebranych podczas sprzątania we właściwych kontenerach. Obowiązkiem Odbiorcy jest złożenie stosownej deklaracji dotyczącej sposobu przekazywania odpadów oraz uiszczanie opłat. 6

7 13. Czy podane metraże okien w części nr 1 Oddział ZUS w Białymstoku są metrażami dwustronnymi, czy jednostronnymi? Odpowiedź na pytanie nr 13: Odpowiedź na pytanie została zamieszczona przy pytaniu nr Prosimy o podanie powierzchni okien lub przeszkleń niedostępnych z podłogi, wymagających mycia alpinistycznego lub z podnośnika. Odpowiedź na pytanie nr 14: Odpowiedź na pytanie została zamieszczona przy pytaniu nr Czy Zamawiający w okresie obowiązywania umowy zamierza przeprowadzić remonty? Jeżeli tak, to proszę o podanie metrażu i miejsca jego przeprowadzenia. Odpowiedź na pytanie została zamieszczona przy pytaniu nr Czy serwis dzienny na terenie obiektów Oddziału ZUS Olsztyn przy ul. Konsulatu Polskiego, ul. 1 Maja 10, ul. Mickiewicza 2, i ul. Partyzantów ½ mają pełnić po 2 osoby w każdym z obiektów, czy 2 osoby na wszystkie te budynki? Odpowiedź na pytanie nr 16: Serwis dzienny mają pełnić dwie osoby na wszystkie lokalizacje. 17. Proszę o podanie powierzchni do sprzątania w ZUS Nidzica, ponieważ w formularzu cenowym podana jest powierzchnia 857,90, natomiast w opisie przedmiotu zamówienia 437,20 m 2. Odpowiedź na pytanie nr 17: Docelowy metraż do sprzątania w Biurze Terenowym w Nidzicy będzie wynosił około 857,90 m 2, jednak obecnie w związku z przygotowaniami budynku do remontu potrzeby związane z wykonywaniem usługi będą obejmować 437,20 m 2. Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy będzie obliczane przyjmując rzeczywistą powierzchnię do sprzątania: powierzchnia pomieszczeń w m2 x 1/30 miesięcznej stawki za 1 m2 sprzątanej powierzchni wynikająca z oferty x liczba dni w miesiącu. 18. Proszę o podanie powierzchni dachów oraz długości rynien dla części 3 w obiektach przewidzianych do odśnieżania. Podajemy informacje dotyczące powierzchni dachów, kątów nachylenia dachu oraz długości rynien dla obiektów, w których wymagane jest odśnieżanie: Olsztyn, Plac Konsulatu Polskiego 4: powierzchnia dachu w rzucie poziomym ,8 m 2, dach płaski o pochyleniu 8-12%, rynien brak; Olsztyn, ul. Kołobrzeska 8 - powierzchnia dachu w rzucie poziomym-649,9 m 2, dach płaski o spadku 7%, długość rynien - 30 mb; Inspektorat w Bartoszycach: powierzchnia dachu w rzucie poziomym- 591,46 m 2, dach mansardowy o pochyleniu 30-60%, długość rynien- 97,81 mb; Inspektorat w Działdowie- powierzchnia dachu w rzucie poziomym-257,10 m 2, dach płaski o pochyleniu 5%, długość rynien-46,8 mb; Inspektorat w Ełku: powierzchnia dachu w rzucie poziomym-649,9 m 2, dach w części dwuspadowy, a w części mansardowy o pochyleniu 60%, długość rynien- 230,5 mb; Inspektorat w Lidzbarku Warmiński: powierzchnia dachu w rzucie poziomym- 244,8 m 2, dach o pochyleniu 45% mansardowy, długość rynien-62 mb Inspektorat w Kętrzynie: powierzchnia dachu w rzucie poziomym- 383,34 m 2,dach -mansardowy o pochyleniu 60%, długość rynien 81,68 mb; 7

8 Inspektorat w Szczytnie: powierzchnia dachu w rzucie poziomym-329,8 m 2, dach płaski o spadku 3,6-4,4%, długość rynien-60,46 mb; Biuro Terenowe w Mrągowie: powierzchnia dachu w rzucie poziomym-244,87 m 2, dach mansardowy o pochyleniu 60%, długość rynien- 60 mb; Biuro Terenowe w Nidzicy: powierzchnia dachu w rzucie poziomym- 406 m 2, dach płaski o pochyleniu 7%, długość rynien-63,28 mb. Na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Płocku zmienia treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następujący sposób: W części II SIWZ Opis przedmiotu zamówienia część nr 3: usługi sprzątania w Oddziale ZUS w Olsztynie: W sekcji Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący wykonania usługi utrzymania czystości w budynku i na posesji Oddziału ZUS w Olsztynie przy Placu Konsulatu Polskiego 4 i przy ul. 1 Maja 10 oraz w wynajmowanych przez Oddział pomieszczeniach w budynkach przy ul. Mickiewicza 2 i ul. Partyzantów 1/2 w Olsztynie (str. 72 SIWZ), dla budynku Oddziału ZUS w Olsztynie przy Placu Konsulatu Polskiego 4 powinno być: powierzchnia dachu w rzucie poziomym ,8 m2, dach płaski o pochyleniu 8-12%, rynien brak. W sekcji Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący wykonania usługi utrzymania czystości w lokalach Biura Terenowego ZUS w Piszu przy ul. Czerniewskiego 3 nr 10, w tabeli na str. 144 SIWZ, powinno być: roczne zużycie papieru toaletowego (duże rolki) ok.120 szt. roczne zużycie mydła 24 kg 8