JAK ZIDENTYFIKOWAĆ ŻRÓDŁA I STRUKTURY DANYCH? DOKUMENTY

Transkrypt

1 JAK ZIDENTYFIKOWAĆ ŻRÓDŁA I STRUKTURY DANYCH? DOKUMENTY mgr inż. Maria Galant-Pater

2 DOKUMENTY NOŚNIKI DANYCH/INFORMACJI W przepisach polskiego prawa cywilnego materialnego i procesowego nie występuje legalna definicja dokumentu, można ją znaleźć jedynie w prawie karnym. Dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym związane jest określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne. (Kodeks Karny: Art ). 2

3 PRZEDMIOT ANALIZY - DOKUMENT DOKUMENTY ORGANIZACJI są sformalizowanym odzwierciedleniem zachodzących w niej procesów realnych, decyzji i działań, a w ich wyniku zmian majątkowych, organizacyjnych, osobowych itp. lub inaczej każda utrwalona informacja, istotna z punktu widzenia działalności firmy świadectwo jakiegoś zdarzenia 3

4 OBIEG DOKUMENTÓW regulowany przez: przepisy prawne formalizujące organizację i jej funkcjonowanie przepisy prawne formalizujące prowadzenie i przechowywanie dokumentacji, przepisy dotyczące planowania i sprawozdawczości, wymagania wewnętrzne organizacji, system przekazu informacji (technologia). 4

5 INFORMACJE IDENTYFIKUJĄCE DOKUMENT nazwa dokumentu dane o wystawiającym (dział, stanowisko), data wystawienia, adresat określenie sprawy jaka jest przedmiotem dokumentu (przyczyna dla której powstał i jest przechowywany dokument), identyfikator/symbol (np. liczba dziennika korespondencji), wskazanie osoby lub przedstawiciela jednostki wystawiającej dokument (podpis) 5

6 INNE CECHY DOKUMENTU wskazanie osób sprawdzających, kontrolujących i zatwierdzających dokument, wskazanie adresatów kopii dokumentu, powołanie się na inne dokumenty, załączenia innych dokumentów itp. 6

7 KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW W ORGANIZACJI: OBSZAR STOSOWANIA dokumenty ogólne, stosowane przez różne jednostki organizacyjne, dokumenty specjalistyczne komórek organizacyjnych 7

8 KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW W ORGANIZACJI: MIEJSCE UTWORZENIA I PRZEZNACZENIA dokumenty przychodzące z zewnątrz zakładu, dokumenty wychodzące na zewnątrz zakładu, dokumenty wewnętrzne 8

9 KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW W ORGANIZACJI: ZAKRES FUNKCJONALNY dokumenty wewnętrzne: zarządu, magazynowe, finansowo-księgowe, zaopatrzenia i zbytu, transportu, dokumentacji produkcyjna (własna) i in., dokumenty zewnętrzne: planowanie, sprawozdawczość, dokumenty rozliczenia z budżetem, z dostawcami i odbiorcami, korespondencja z władzami administracyjnymi, politycznymi, z pracownikami itp. dokumentacja produkcyjna (zewnętrzna: licencje, franczyza itp.). 9

10 KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW W ORGANIZACJI: RELACJA DO DZIAŁAŃ poprzedzające, zabezpieczające procesy realne, potwierdzające konkretne działania i stany: dokumentacja magazynowa, kasowa, inwentaryzacyjna itp. dokumentacja skutków czynności i działań, dokumentacja zbiorcza: syntezy i analizy, dokumentacja sprawozdawcza, informacyjna itp. 10

11 KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW W ORGANIZACJI: SPOSÓB SPORZĄDZENIA na bazie wzorów (druków akcydensowych) znormalizowanych, typowych, stosowanych w całym kraju, na bazie wzorów (druków) wewnętrznych zakładu, dokumenty opracowywane jednorazowo (np. korespondencja). 11

12 KLASYFIKACJE DOKUMENTÓW W ORGANIZACJI: ZAWARTOŚĆ INFORMACYJNA (NAJWAŻNIEJSZA KLASYFIKACJA) ILOŚCIOWE (m.in. raporty, rejestry, sprawozdania, zestawienia), JAKOŚCIOWE (w formie: statutów, regulaminów, instrukcji, decyzji zarządu, notatek, informacji na tablicy ogłoszeń). dokumenty sankcjonujące fakt istnienia organizacji ściśle określające organizację, definiujące zadania, definiujące tryb realizacji zadań, dokumenty o charakterze mieszanym. 12

13 PROCEDURA FORMALNA WYSTAWIANIA I OBIEGU DOKUMENTU Faza I. Tworzenie dokumentu i nadanie mu mocy obowiązującej 1. Wystawienie (wypisanie). 2. Sprawdzenie dokumentu pod względem formalnym. 3. Sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym. 4. Sprawdzenie pod względem rachunkowym. 5. Zatwierdzenie dokumentu. 13

14 PROCEDURA FORMALNA WYSTAWIANIA I OBIEGU DOKUMENTU Faza II. Cyrkulacja dokumentu i dystrybucja jego kopii 1. Weryfikacja zapisów w dokumencie z danymi rzeczywistymi. 2. Realizacja bądź odmowa realizacji czynności lub działań wymienianych w dokumencie. 3. Potwierdzenie lub potwierdzenia wykonania czynności. 4. Rozdział kopii potwierdzonych dokumentów według ich przeznaczenia. 14

15 PROCEDURA FORMALNA WYSTAWIANIA I OBIEGU DOKUMENTU Faza III. Gromadzenie, przechowywanie i likwidacja dokumentu 1. Odnotowanie realizacji czynności określonych w dokumencie. 2. Oryginał dokumentu lub jego kopie stają się załącznikami do innego dokumentu. 3. Odłożenie dokumentu do akt (dokument nie jest załącznikiem do innego dokumentu). 4. Składowanie (przechowywanie) dokumentów w poszczególnych jednostkach i w archiwum. 5. Likwidacja dokumentów po obowiązkowym okresie ich przechowywania. 15

16 ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW ILOŚCIOWYCH Formularze Zebrać wzory wszystkich typów formularzy dokumentów stosowanych w organizacji (zarówno oficjalnych jak i nie) Sklasyfikować dokument Sporządzić opis ZAWARTOŚCI INFORMACYJNEJ dokumentu: pola i grupy pól danych, ich nazwy, zakresy i format wartości, interpretacja itp. Spisać zasady poprawnego wypełniania i dystrybucji formularzy Do wzorów pustych dołączyć wzory wypełnione i porównać wzorzec z rzeczywistymi sposobami wypełnienia 16

17 ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW ILOŚCIOWYCH Analiza zawartości informacyjnej dokumentów ilościowych Wynikiem tej analizy jest zgromadzenie (zidentyfikowanie) zbioru elementów: pojęć, terminów i nazw rzeczy, których przedsiębiorstwo (będące rzeczywistą instancją systemu biznesowego) używa do opisania swego stanu. Elementem może być nagłówek kolumny w tabeli, nazwane pole w formularzu lub nazwa danej na dokumencie. 17

18 ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW ILOŚCIOWYCH Analiza zawartości informacyjnej dokumentów ilościowych O każdym zidentyfikowanym elemencie należy ustalić: Jakie jest przeznaczenie elementu? Kto i dlaczego wykorzystuje ten element? Na jakie różne sposoby element ten jest wykorzystywany? Jakie zdarzenia/procesy biznesowe odwołują się do tego elementu lub z niego korzystają? Czy element ma wartość? Jeżeli tak, to do jakiego zbioru elementów należy? (rozpoznanie istnienia obiektu/klasy, w logicznym modelu danych, posiadającej atrybut odpowiadający elementowi) 18

19 ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW ILOŚCIOWYCH Analiza zawartości informacyjnej dokumentów ilościowych O każdym zidentyfikowanym elemencie należy ustalić: Do czego element jest używany? Czy dokument zawiera powtarzające się wystąpienia elementu? Jeżeli tak, to czy taka grupa elementów ma jakąś nazwę (nowy element)? Czy można określić zależności pomiędzy elementami? Jaki proces tworzy związek pomiędzy elementami? Jakie reguły są związane z każdym elementem (jaki fragment działalności biznesowej określa ten element) Jaki proces zapewnia przestrzeganie tych reguł? 19

20 ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW ILOŚCIOWYCH Dokumenty wypełnione kompletność wypełniania, rzeczywista dystrybucja kopii dokumentu, występowanie "nieoficjalnych" formularzy wykorzystywanych regularnie. 20

21 ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW JAKOŚCIOWYCH Przeglądać dokumenty pod kątem wyrażeń zawierających wskazówki, zasady realizacji działań; Przeglądać dokumenty pod kątem relacji my/organizacja - oni/klienci; Sporządzić listę powtarzających się w dokumentach wyrażeń określających to co dobre i złe; Zlokalizować, o ile występuje, rodzaj poczucia humoru. 21

22 ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW ARCHIWALNYCH Dokonać podziału danych na pewne podklasy i wykonać krzyżowe porównania (analizy porównawcze) redukujące liczbę błędów (nieścisłości). Porównać raporty dotyczące tych samych zjawisk wykonane przez różnych analityków zewnętrznych (lub przez kogoś z organizacji). 22

23 ZASADY ANALIZY DOKUMENTÓW ARCHIWALNYCH CD Zauważyć ewentualne tendencyjności wynikające z decyzji o zachowaniu i/lub zniszczeniu części raportów. Użyć innych metod np. wywiadów czy obserwacji dla uzupełnienia obrazu organizacji i zweryfikowania analiz porównawczych 23

24 Przykład dokumentu ilościowego: Formularz własny Oświadczam, że rezygnuję z towaru zakupionego w sklepie Tu-kup ponieważ: 24

25 Dokument jakościowy 25

26 Dokument jakościowy 26

27 Dokument ilościowy Druk akcydensowy Grupa danych: 1 faktura 2 sprzedawca 3 nabywca 4 towar/usługa 5 pozycja sprzed. ZALEŻNOŚCI 27

28 Grupa danych i jej atrybuty - 1 Faktura Nr ewidencyjny Data sprzedaży/zaliczki Miejscowość Data (wystawienia) Sposób zapłaty Termin płatności. Do zapłaty faktura 28

29 Grupa danych i jej atrybuty 2 i 3 Sprzedawca Nazwa Adres Nr identyfikacji podatkowej (NIP) Nr rachunku bankowego (format/maska wprowadzania: Nabywca Nazwa Adres Nr identyf. (NIP) faktura 29

30 Grupy danych i jej atrybuty 4 i 5 Towar/usługa Nazwa towaru/usługi Symbol PKWiU * Jednostka miary %podatku Cena jednostkowa bez podatku Pozycja sprzedaży Liczba porządkowa Ilość Wartość t/u bez podatku Kwota podatku Wartość t/u z podatkiem faktura * PKWiU - Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług 30

31 Zależności między grupami danych Grupa danych 1 Związek - relacja Grupa danych 2 1 Sprzedawca Wystawia jedną/wiele Faktur 2 Nabywca otrzymuje jedną/wiele Faktur 3 Faktura składa się z jednej/wielu Pozycji sprzedaży 4 Towar/usługa został sprzedany w jednej/wielu Pozycjach sprzedaży itd. 31

32 Raport: zestawienie sprzedaży wybranego towaru we wskazanym okresie - projekt Zestawienie sprzedaży z podsumowaniem ilości i wartości w okresie od.. do nazwa towaru:.. symbol PKWiU % podatku. cena L.p. Data sprzedaży Ilość Wartość bez podatku Kwota podatku Wartość z podatkiem 1 2 RAZEM: Sporządził: Data sporządzenia: 32

33 Raport: Zestawienie sprzedaży towaru we wskazanym okresie z podsumowaniem ilości i wartości Algorytm generowania: 1.Wprowadzić datę od; Wprowadzić datę do 2.Wprowadzić/wybrać ze spisu towarów właściwą nazwę towaru; uzupełnić dane o towarze o Symbol PKWiU 3.Wyszukać wśród pozycji sprzedaży transakcje dotyczące towaru wskazanego w kroku 2 (korzystając z zależności 4 uzupełnić dane transakcji o cenę i %podatku towaru) 33

34 Raport: Zestawienie sprzedaży towaru we wskazanym okresie z podsumowaniem ilości i wartości 5. Dla każdej pozycji sprzedaży z kroku 3 (korzystając z zależności 3) znaleźć odpowiednią fakturę i porównać datę sprzedaży z faktury z datami od do określonymi w kroku 1 ; wybrać do dalszego przetwarzania jedynie transakcje z przedziału czasu zadanego przez od i do 6. Posortować rosnąco według daty sprzedaży znalezione transakcje z zadanego okresu; 7. Dla każdej daty obliczyć odpowiednie sumy ilości i wartości i wyświetlić w jednym wierszu tabeli raportu 8. Obliczyć sumę ilości i sumy każdej z wartości; umieścić je w ostatnim wierszu tabeli raportu 34