Zarządzenie nr 11/2009

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 11/2009 Dyrektora Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół i Przedszkola w Grębocicach z dnia r. w sprawie wprowadzenia zmian w Zarządzeniu nr 4/2008 z r. w sprawie wprowadzenia w Ŝycie instrukcji kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur kontroli oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych z późniejszymi zmianami Na podstawie art. 4 i 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694) z późniejszymi zmianami, art. 17 i 44, 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104) z późniejszymi zmianami oraz 11 i 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) z późniejszymi zmianami zarządzam co następuje: 1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia 4/2008 z dnia r. Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych finansowej oraz sposobów prowadzenia gospodarki W załączniku nr 2 do ww. instrukcji zmianie uległy aktualne wersje programów komputerowych. Cześć załącznika opisująca wersje programów otrzymuje brzmienie: P O S T A N O W I E N I E Załącznik Nr 2 do Instrukcji obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych oraz sposobu prowadzenia gospodarki finansowej Na podstawie przepisów artykułu 10 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz.694) postanawiam dopuścić do uŝytkowania następujące programy komputerowe w dziale księgowości: - Program Księgowość Optivum firmy Vulcan działający od dnia r. aktualna wersja , wersja bazy danych 4.08

2 - Program Płace Optivum firmy Vulcan działający od dnia r. aktualna wersja Program Płatnik działający od dnia r. aktualna wersja System Bankowości Internetowej ( bank.pl) działający od dnia r., wersja c - BudŜet JB Plus sprawozdania jednostkowe działa od stycznia 2009r. w wersji 3.7.5/p, wersja bazy danych Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 4/2008 z dnia r. Zakładowy plan kont W wyniku wprowadzenia aktualizacji programu Księgowość Optivum, w której konstruktor programu zmienił sposób księgowania kont pozabilansowych z dwustronnego na jednostronny, niŝej wymienione konta techniczne nie będą uŝywane, ale pozostaną w planie kont do końca roku budŝetowego. 900 konto techniczne do zaangaŝowania 901 konto techniczne do materiałówki 902 konto techniczne do planu finansowego 905 konto techniczne do wydatków strukturalnych 3 Załącznik nr 2 Zakładowy plan kont do Zarządzenia nr 4/2008 z dnia r. W punkcie II Wykaz bilansowych kont księgi głównej Zmianie ulega opis do wybranych kont syntetycznych - niŝej wymienione konta otrzymują brzmienie: Odpisy aktualizujące naleŝności Konto słuŝy do ewidencji odpisów aktualizujących naleŝności wątpliwych i odsetek od naleŝności przypisanych a niewpłaconych. Na stronie Wn księguje się w szczególności: zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących naleŝności (Ma zespół 7 ), a na stronie Ma: wartość odpisów aktualizujących naleŝności(przy czym wysokość zaległych odsetek ustala się i księguje na koniec kaŝdego kwartału, a naleŝność główną na dzień bilansowy)(wn zespół 7 ) Saldom Ma konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących naleŝności oraz wartość naleŝności jeszcze niezapłaconych przez kontrahentów jednostki. 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŝetowych Podział kont analitycznych 221-xxxx (podział konta od 0001 do 9999 wg rodzaju dochodów) 2

3 Konto przeznaczone jest do ewidencji i naleŝności jednostek budŝetowych z tytułu dochodów budŝetowych. Na stronie Wn księguje się w szczególności: -naleŝności wynikające z umów i przypisów (Ma konto zespołu 7 ), -zwrot nadpłat (Ma konto 101, 130), - przypis naleŝności spornych lub odsetek od naleŝności niewpłaconych (Ma konto zespołu 7 ) Na stronie Ma księguje się w szczególności: -wpłaty naleŝności z tytułu przypisanych dochodów budŝetowych (Wn konto 101,130), -odpisy naleŝności uprzednio przypisanych (konto zespołu 7 ) Ewidencja szczegółowa powinna zapewnić ustalenia stanu zaległości i nadpłat poszczególnych dłuŝników uwzględnieniem podziału do określonych źródeł dochodów budŝetowych. Ewidencja do konta 221 powinna być prowadzona według dłuŝników i podziałek klasyfikacji budŝetowe, oraz budŝetów, których naleŝności dotyczą. Konto moŝe wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan naleŝności z tytułu dochodów budŝetowych, a saldo Ma stan zobowiązań jednostki budŝetowej z tytułu nadpłat dochodów budŝetowych. Oraz opis do konta 750 Pozostałe przychody i koszty finansowe 750-xxxx (podział konta od 0001 do 9999 wg źródła przychodu) Księgowanie zgodnie z klasyfikacją budŝetową Konto słuŝy do ewidencji z tytułu dochodów budŝetowych oraz kosztowych operacji finansowych np. odsetki od dłuŝników oraz oprocentowanie naliczone przez bank od środków na bieŝących rachunkach bankowych Na stronie Wn księguje się przede wszystkim: - odsetki za zwłokę naliczone od niezapłaconych terminie zobowiązań (Ma konto 201, 221) (z wyjątkiem odsetek związanych z inwestycjami naliczone w trakcie ich realizacji, które księguje się na kontach Wn 080, Ma 130) -odpis aktualizujący naleŝności spornych lub odsetek od naleŝności niewpłaconych (Ma konto 290)- odpis aktualizujący odsetek ustala się i księguje na koniec kaŝdego kwartału, a naleŝności głównej na dzień bilansowy czyli koniec roku budŝetowego. - odpisy, zwroty lub inne zmniejszenia naleŝności z tytułu finansowych dochodów budŝetowych (występuje w jednostce budŝetowej Ma konto 221) - przeniesienie w końcu roku kosztów operacji finansowych Na stronie Ma księguje się w szczególności : - odsetki od środków na rachunkach bankowych (Wn konto 130, 131) - przychody z tytułu dochodów (Wn konto 221) - przypis naleŝności spornych lub odsetek od naleŝności niewpłaconych (Ma konto 221) - przeniesienie w końcu roku przychodów tytułu operacji finansowych dochodów budŝetowych (Wn konto 860) 4 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 4/2008 z dnia r. Zakładowy plan kont W punkcie III. Dodaje się konta analityczne: Sadowski-Cebulski sp. z o.o. ul. Nasienna 6, Legnica DOM OGRÓD A.R. Cisek Jaczów ul. Kręta 12, Głogów 3

4 PPHU DUL Władysław Dul ul. Rudnowska 32, Głogów FHU TOPAZ Łukasz Seweryn Al Lecia 15 A, Olkusz Willa Akacja, ul. Konstytucji 3 Maja 18a, Karpacz Spółdzielnia Obsługi Rolnictwa FARMER ul. Wspólna 12, Grębocice Barciszewska Jadwiga Józwiak Anna PriUB BUDREM sp. zoo, Łagoszów Wielki, Radwanice 5 Załącznik nr 5 Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej do Zarządzenia nr 4/2008 z dnia r. otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia. 6 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podjęcia. 4

5 Załącznik nr 1 do Zarządzenia 11/2009 Dyrektora Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół i Przedszkola w Grębocicach I N S T R U K C J A W SPRAWIE GOSPODARKI KASOWEJ W ZESPOLE EKONOMICZNO ADMINISTRACYJNYM SZKÓŁ I PRZEDSZKOLA W GRĘBOCICACH Grębocice r. 5

6 Część I - Podstawy prawne Podstawę unormowań ujętych w niniejszej instrukcji stanowią następujące akty prawne: 1. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 ze zmianami) 2. Zarządzenie Prezesa NBP z dnia w sprawie wymagań jakim powinny odpowiadać stosowane w uspołecznionych jednostkach organizacyjnych środki ochrony wartości pienięŝnych ( MP Nr 27 poz.216 zm. Nr 37 poz. 297) 3. Zarządzenie Prezesa NBP z dnia r. w sprawie ogólnych warunków otwierania i prowadzenia rachunków bankowych w celu przechowywania środków pienięŝnych i prowadzenia rozliczeń oraz uchylenia obowiązków prowadzenia rachunku podstawowego i pomocniczego (MP Nr 27 poz. 218) 4. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pienięŝnych przechowywana i transportowana przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129 poz. 858) Część II - Wprowadzenie Przez uŝyte w instrukcji określenie rozumie się: 1. wartości pienięŝne krajowe i zagraniczne znaki pienięŝne, czeki, weksle, i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę oraz złoto, srebro i wyroby z tych metali, kamienie szlachetne i perły a takŝe platynę i pozostałe metale z grupy platynowców. 6

7 Rozdział I - Pomieszczenie kasy 1. Wartości pienięŝne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających naleŝytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 2. Z uwagi na małe obroty gotówki w kasie i przechowywanie tylko niewielkich kwot pomieszczenie kasy nie zostało wydzielone lecz znajduje się w sekretariacie jednostki. Okna pomieszczenia nie są okratowane, ale w pomieszczeniu znajduje się kasetka zamykana na klucz, a obiekt jest monitorowany przez słuŝby ochrony. Rozdział II - Kasjer 1. Kasjerem moŝe być osoba o minimum średnim wykształceniu, mająca nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Przyjęcie przekazanie kasy moŝe nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności komisji wyznaczonej przez Dyrektora Jednostki. Kasjer w dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej składa deklarację o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych, transportu gotówki i znajomości przepisów w tym względzie obowiązujących. Kasjer powinien posiadać wykaz osób upowaŝnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów. Rozdział III - Ochrona wartości pienięŝnych 1. Wartości pienięŝne powinny być przechowywane w warunkach zapewniających naleŝytą ochronę. 2. Wartości pienięŝne winny być przechowywane: - w szafie w kasetce metalowej zamykanej na klucz. 7

8 Rozdział IV - Transport wartości pienięŝnych 1. Transport wartości pienięŝnych w kwocie nie przekraczającej ,00.-zł mogą być wykonywane pieszo przy ochronie dodatkowego pracownika Jednostki. 2. Transport wartości pienięŝnych w kwocie przekraczającej ,00.-zł podlega ochronie przez wynajętego pracownika ochrony. 3. W samochodach przewoŝących wartości pienięŝne nie mogą być równocześnie transportowane inne ładunki oraz nie mogą być w nich przewoŝone osoby postronne nie uczestniczące w tym transporcie. Rozdział V - Gospodarka Kasowa 1. W kasie moŝe być : - niezbędny zapas gotówki na bieŝące wydatki ( tj. pogotowie kasowe) - kasjerowi przysługuje zaliczka stała w wysokości ustalonej przez dyrektora jednostki na pokrycie bieŝących wydatków. Zaliczka stała nie posiada konkretnie ustalonego terminu rozliczenia, ale winna być rozliczona w razie wyczerpania gotówki w trakcie roku i na koniec kaŝdego roku obrotowego tj. do 31 grudnia kaŝdego roku - gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków - gotówka pochodząca z bieŝących wpływów do kasy jednostki 2. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie jest ustalona przez Dyrektora Jednostki, w zaleŝności od warunków zabezpieczenia gotówki i moŝliwości jej odprowadzenia na rachunek bankowy. a/ Przy ustaleniu wysokości zapasu gotówki naleŝy uwzględnić minimum potrzebne w zakresie obrotu gotówkowego. b/ Niezbędny zapas gotówki w kasie Jednostki w miarę wykorzystania moŝe być uzupełniany do ustalonej wysokości (weryfikowanej w razie potrzeb przez Dyrektora Jednostki) ze środków podjętych z rachunku bankowego. c/ Znajdującą się w kasie na koniec dnia nadwyŝkę gotówki przeznaczonej na wydatki, odprowadza się na rachunek bankowy jednostki w dniu powstania nadwyŝki a jeŝeli jest to niemoŝliwe w dniu następnym jednak nie później niŝ na koniec kaŝdego tygodnia. 8

9 3. Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków powinno się przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu. - gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków moŝe być przechowywana w kasie Jednostki pod warunkiem naleŝytego jej zabezpieczenia. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonej dla Jednostki niezbędnego zapasu, o którym mowa w pkt.2b 4. Gotówka pochodząca z dochodów budŝetowych nie moŝe być wykorzystana na pokrycie wydatków jednostki. Gotówka ta moŝe być przechowywana w zabezpieczonej kasetce w ciągu tygodnia tzn. powinna zostać odprowadzona na rachunek bankowy do ostatniego dnia kaŝdego tygodnia roboczego i na ostatni dzień roku kalendarzowego. 5. Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu, podlegająca zwrotowi osobie prawnej lub osobie fizycznej, która depozyt złoŝyła, nie moŝe być wykorzystana na pokrycie wydatków jednostki, jak równieŝ do uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki, a zatem nie jest wliczona do ustalonej dla jednostki wielkości tego zapasu. Część III - Dokumentacja kasowa 1. Dokumentację kasy stanowią: a/ dokumenty operacyjne kasy: - raport kasowy RK - dowód wpłaty KP - dowód wypłaty KW - czek gotówkowy - bankowy dowód wpłaty - kwitariusz przychodowy, b/ dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne : - dowody zakupu faktury, rachunki - dowody sprzedaŝy - wnioski o zaliczkę - rozliczenie zaliczki - rozliczenie delegacji słuŝbowej - rachunki za prace wykonane na podstawie umów zleceń lub umów o dzieło 9

10 - oświadczenia zawierające wyliczenie kosztów uŝywania pojazdu prywatnego w jazdach lokalnych - inne akceptowane przez Głównego Księgowego i Dyrektora Jednostki c/ dokumenty organizacyjne kasy: - instrukcja w sprawie gospodarki kasowej - oświadczenie o odpowiedzialności materialnej - zakres czynności kasjera - wykaz osób do dysponowania środkami pienięŝnymi - protokoły przyjęcia przekazania kasy - protokoły kontroli i inwentaryzacji kasy d/ dokumenty sporządzane przez kasjera: - rejestr przechowywanych depozytów - rejestr papierów wartościowych - inne rejestry 2. Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: - wpłaty gotówkowe własnymi przychodowymi dowodami kasowymi - wypłaty gotówkowe rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki 3. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach. Oryginał stanowiący pokwitowanie wpłaty gotówki zostaje wręczony wpłacającemu. Kopia egzemplarza przychodowego dowodu kasowego przeznaczona jest dla księgowości, druga kopia pozostaje w bloczku. 4. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić czy odpowiednie dowody księgowe są podpisane przez osoby upowaŝnione do zlecania wypłaty lub wpłaty. Dowody księgowe nie podpisane przez osoby do tego upowaŝnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to kwitariuszy przychodowych wystawianych przez kasjera. 5. W dowodach kasowych nie moŝna dokonywać Ŝadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki wyraŝonych cyframi i słowami. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub zastępczych 10

11 dowodów w celu udokumentowania wpłaty lub wypłaty gotówki poprzez wystawienie nowych prawidłowych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki. W przypadku gdy błędy zostały popełnione w źródłowych dowodach kasowych w celu ich skorygowania naleŝy dokonać na podstawie wystawionych na ich miejsce zastępczych dowodów wypłat gotówki. 6.Wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie ujednoliconych dla wpłat wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych, podpisanych przynajmniej przez kasjera. Na dowodzie wpłat gotówki naleŝy takŝe podać wpisaną słownie kwotę wpłaconej gotówki oraz datę i jej tytuł. 7. Formularze dowodów wpłat powinny być połączone w bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych, które naleŝy ponumerować przed oddaniem ich do uŝytku. Formularze przychodowych dowodów kasowych naleŝy ponumerować, zachowując ciągłość numeracji w okresie kaŝdego roku sprawozdawczego. Na okładce kaŝdego bloku naleŝy odnotować: -numer kart bloku formularzy (od nr...do nr...) -okres, w którym korzystano z bloku formularzy ( od dnia...do dnia...) 8. Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upowaŝnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umoŝliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stan bloków formularzy. PowyŜsze zostało uregulowane instrukcją o drukach ścisłego zarachowania. 9. Wypłata gotówki z kasy moŝe nastąpić na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, to znaczy na podstawie: a/ dowodów wpłat na własne rachunki bankowe, przy czym fakt dokonania wpłaty powinien potwierdzić stempel banku na dowodzie wpłaty, oraz pocztowy dowód nadania przesyłki potwierdzony stemplem poczty. b/ rachunków (faktur) i innych dowodów sprzedaŝy/zakupu pod warunkiem, Ŝe posiadają oznaczenie przez kogo i dla kogo zostały one wystawione, posiadają nadany numer i datę operacji c/ własnych źródłowych dowodów kasowych (np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia) 11

12 d/ dowodów wypłat kasa wypłaci (dotyczy nie podjętych płac, poŝyczek, itp.). e/ w szczególnych przypadkach jak np. dokonanie na poczcie rocznej opłaty RTV, wypłata moŝe nastąpić na podstawie kserokopii ksiąŝeczki opłat. Kserokopia ta winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez Dyrektora jednostki. f/ listy osób pobierających róŝne naleŝności, ekwiwalenty pienięŝne, stypendia, itp., pod warunkiem, Ŝe listy te są sprawdzone merytorycznie, formalnie i rachunkowo oraz zatwierdzone są do wypłaty przez Dyrektora Jednostki i Głównego księgowego ZEASiP. Własne źródłowe dowody kasowe, wystawione w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia w tym takŝe zaliczek na koszty podróŝy słuŝbowych, powinny określać termin, do którego zaliczka ma być rozliczona (z wyjątkiem stałej zaliczki kasjera). 10. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty Dyrektor Jednostki i Główny Księgowy ZEASiP lub osoby przez nich upowaŝnione. 11. Zastępcze dowody wypłat gotówki mogą być podpisane tylko przez jedną osobę zlecającą wypłatę, jeŝeli wynika to ze źródłowych dowodów kasowych uprzednio juŝ podpisanych przez Dyrektora Jednostki i Głównego Księgowego ZEASiP lub osoby przez nich upowaŝnione (np. wypłaty wynagrodzeń nie podjętych w terminie). 12. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie w sposób trwały atramentem lub długopisem. JeŜeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niŝ na jedną osobę to kaŝdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zaŝądać do okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego toŝsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy dokumentu. 12

13 Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera moŝe podpisać, inna osoba z / wyjątkiem pracownika kasjera zlecającego wypłatę, stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na rozchodowym dowodzie kasowym zamieszcza się numer, datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego toŝsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie nie mogącej się podpisać. 13. JeŜeli wypłata następuje na podstawie upowaŝnienia przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym naleŝy określić, Ŝe wypłata została dokonana osobie do tego upowaŝnionej. UpowaŜnienie do odbioru powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego. 14. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podane na nich pełnego numeru RK ( z rokiem) i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywane w danym dniu, powinny być w tym samym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera, który prowadzi raporty kasowe znormalizowane Raport kasowy RK W razie nie dokonania pełnego rozchodu gotówki z kasy, kasjer jest zobowiązany odprowadzić nie podjęte wypłaty z listy na właściwy rachunek bankowy do końca danego tygodnia i na koniec roku budŝetowego. Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych. 15. Raport kasowy sporządza się conajmniej raz na tydzień i na koniec miesiąca. Obroty kasowe kasjer rejestruje w raporcie kasowym, wypełnionym z kopią. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologicznie. Po sporządzeniu raportu kasowego za dany okres i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie kasjer podpisuje raport i oryginał z dowodami kasowymi przekazuje Głównemu Księgowemu ZEASiP lub osobie upowaŝnionej. Raport kasowy podpisuje Główny Księgowy ZEASiP i Dyrektor Jednostki. 16. Rozchodu gotówki nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąŝa kasjera. 13

14 Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyŝkę kasową. NadwyŜka kasowa podlega przekazaniu w ciągu 30 dni od daty stwierdzenia na dochody budŝetowe. Część IV - Objaśnienia dotyczące sposobu i zasad wypełniania formularzy i druków kasowych. 1. Czek gotówkowy Jest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencjonuje się go po pobraniu z banku. Wypełniony jest zgodnie z obowiązującą w tym zakresie instrukcją bankową. Prawidłowo wypełniony czek podpisywany jest przez osoby do tego upowaŝnione. Wzory podpisów osób upowaŝnionych, oraz ich nazwiska podawane są do wiadomości banku na karcie wzorów podpisów, która jest złoŝona w banku obsługującym. Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank, ujętych w ksiąŝeczkach czekowych, zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego. Czeki wypełnia się atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Treści czeku nie moŝna przerabiać, wycierać lub usuwać w inny sposób. W przypadku pomyłki w jego wypełnianiu, blankiet czeku naleŝy anulować i odnotować w ksiąŝce druków ścisłego zarachowania. Czek jest waŝy 10 dni od daty wystawienia, z tym Ŝe do obliczenia ilości dni waŝności czeku, nie wlicza się dnia wystawienia czeku. Dowodem księgowym jest mały odcinek czeku lub inny dowód bankowy z konta zwanym zawiadomieniem o księgowaniu. Stanowi on załącznik do wyciągu bankowego. Czyste blankiety czekowe przechowywane są w ciągu roku w kasetce metalowej. W przypadku utraty czeku naleŝy postępować zgodnie z instrukcją Narodowego Banku Polskiego, a w szczególności zawiadomić bank oraz pisemnie wyjaśnić okoliczności, w jakich nastąpiła jego utrata. 14

15 2. Dowód wpłaty. Kasa przyjmie KP jest drukiem ścisłego zarachowania ewidencjonowanym w ksiąŝce druków ścisłego zarachowania. Wystawiany jest w dwóch egzemplarzach z których oryginał jest załącznikiem raportu kasowego, a kopia pozostaje w bloczku. Kwitariusz przychodowy K-103 jest drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym w ksiąŝce druków ścisłego zarachowania. Wystawiany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach, z których (oryginał) jest wręczany wpłacającemu jako dowód wpłaty, kopia dołączona jest do raportu kasowego, zaś trzeci pozostaje w bloku do rozliczenia i kontroli. W przypadku dokonania pomyłki, naleŝy wszystkie egzemplarze anulować. Osoba wystawiająca dowód KP, K-103 określa w nich: - datę wpłaty - nazwisko i imię (nazwę) - dokładne określenie tytułu wpłaty - kwotę wpłaty cyfrowo i słownie. Przyjęcie gotówki do kasy kasjer potwierdza swoim podpisem na dowodzie wpłaty. Dowód podlega zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego ZEASiP lub osobę upowaŝnioną. 3. Kasa wypłaci Jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania. Wystawiany jest przez kasjera jako dowód zastępczy, w przypadku np. nie podjętych płac lub innych naleŝności, do których został zastosowany dowód źródłowy, zatwierdzony przez upowaŝnione osoby. Osoba wystawiająca dowód KW wpisuje następujące dane: - datę wypłaty - nazwisko i imię (nazwę) - tytuł wypłaty - kwotę wypłaty cyframi i słownie Dowód podpisuje osoba wystawiająca w dwóch egzemplarzach, na oryginale podpisuje kasjer jako osoba wypłacająca oraz osoba; która naleŝności pobiera. Oryginał zastępczego dowodu kasa wypłaci załącza się do raportu kasowego, a kopia pozostaje w bloczku. Do wypłaty dowód KW zatwierdza Główny Księgowy ZEASiP i Dyrektor Jednostki lub osoby upowaŝnione. 4. Raport kasowy RK Raport kasowy jest drukiem ścisłego zarachowania. 15

16 Raport kasowy wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym, tzn. w takiej kolejności, w jakiej następują wpłaty i wypłaty. Raporty kasowe sporządzany jest co najmniej raz na tydzień, ale wypełniany jest w kaŝdym dniu, w którym wystąpiły operacje. MoŜna prowadzić kilka raportów kasowych odrębnie ( np. dla kaŝdej działalności zgodnie z wydzielonymi rachunkami bankowymi) w celu ułatwienia i przejrzystości dokonywanych operacji kasowych. Raport kasowy sporządza kasjer w sposób następujący: - w lewym górnym rogu raportu odbija się pieczęć firmową, - po prawej stronie, w górnej rubryce, wpisuje się numer raportu kasowego z określeniem jakiej działalności dotyczy. Numer ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku obrotowego - w części tabelarycznej raportu kasowego ewidencjonuje się dowody kasowe na bieŝąco w układzie chronologicznym w kolejności ich realizacji, przy czym w rubryce treść określa się rodzaj operacji gotówkowej, a w rubryce dowód symbol dokumentu wraz z jego numerem np. KP, KW. - w dolnej części raportu, w przeznaczonych na ten cel rubrykach wpisuje się ilość dowodów KP, KW, i łączne kwoty operacji gotówkowych. KaŜdą stronę raportu kasowego podlicza się oddzielnie, a łączną sumę obrotów objętych raportem kasowym wpisuje się w wierszu obroty dnia na ostatniej stronie raportu kasowego. Po wypełnieniu raportu kasowego kasjer podpisuje raport kasowy i przekazuje Głównemu Księgowemu lub osobie upowaŝnionej. Raport kasowy podpisuje Główny księgowy i Dyrektor. Kopia raportu kasowego pozostaje w bloku raportów. 5. Bankowy dowód wpłaty Wystawia się przy przekazaniu na rachunek bankowy środków pienięŝnych przekraczających ustalone pogotowie kasowe lub przyjęte inne wpłaty. Dokument wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach. Wszystkie egzemplarze bankowego dowodu wpłaty osoba wpłacająca gotówkę składa wraz z gotówką w banku. Po przyjęciu gotówki bank zatrzymuje oryginał dowodu dla siebie, pierwszą kopię otrzymuje osoba wpłacająca, drugą kopię bank przekazuje dla jednostki wraz z wyciągiem bankowym, jako potwierdzenie wpływu gotówki na rachunek bankowy. 16

17 6. Rejestr depozytów Kasjer prowadzi w jednym egzemplarzu Ewidencja ta musi zawierać co najmniej następujące dane: - numer kolejny depozytu - określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki jej kwotę - określenie jednostki, której własność stanowi depozyt - datę przyjęcia depozytu - datę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upowaŝnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka, nie moŝe być łączona z gotówką jednostki. 7. Rejestr papierów wartościowych Obejmuje wykaz papierów wartościowych posiadanych przez jednostkę według ustaleń jednostki 8. Zestawienie nie podjętych poborów Zestawienie słuŝy do udokumentowania nie podjętych w terminie wynagrodzeń i innych naleŝności objętych listami płac. Zestawienie sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach. Zestawienie powinno zawierać następujące dane: - numer kolejny (liczbę porządkową) - nazwisko i imię i stanowisko zajmowane przez osobę - kwotę - podpis sporządzającego zestawienie Oryginał zestawienia nie podjętych poborów kasjer załącza do dowodu KW, a na liście płac w miejscu przeznaczonym na pokwitowanie odbioru gotówki wpisuje numer i datę rozchodowego dowodu kasowego KW oraz składa swój podpis. 17

18 Część V - Inwentaryzacja kasy. 1. Inwentaryzację kasy przeprowadza się: - w dniach ustalonych przez dyrektora jednostki - na dzień przekazania obowiązków kasjera - w ostatnim dniu roboczym roku 2. W toku inwentaryzacji poza gotówką podlegają zinwentaryzowaniu depozyty kasowe. 3. Osoby zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji wyznacza dyrektor Jednostki zarządzeniem gdy konieczne jest przeprowadzenie jej w czasie nieobecności kasjera, zespół spisowy składa się co najmniej z trzech osób. 4. Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, podpisany przez członków zespołu i kasjera, a w razie przekazywania kasy przez osobę przyjmującą i przekazującą. JeŜeli inwentaryzację przeprowadza się przy nieobecność kasjera, fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole, z ewentualnym wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera. 5. Protokół inwentaryzacji otrzymują: - oryginał Główny Księgowy ZEASiP - pierwsza kopia osoba zdająca kasę - druga kopia osoba przyjmująca kasę 6. Doraźne kontrole kasy dokonywane są na polecenie Dyrektora Jednostki. W sprawach nie uregulowanych niniejszą instrukcją, jak teŝ przy interpretacji jej postanowień wiąŝące decyzje podejmuje Dyrektor jednostki. 18

19 Załącznik nr 1 do Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej Wzory podpisów osób upowaŝnionych do zatwierdzania dowodów finansowych pod względem merytorycznym Lp. Imię i Nazwisko Stanowisko Podpis 1. Renata Oleszczuk Dyrektor 2. Maria Kowalczyk w zastępstwie dyrektora Starszy Księgowy Przy czym opisu faktury i podpis rodzaju zamówienia moŝe dokonywać kaŝdy z pracowników dokonujących zakupu materiałów lub usług. Wzory podpisów osób upowaŝnionych do zatwierdzania dowodów finansowych po względem formalno rachunkowym Lp. Imię i Nazwisko Stanowisko Podpis 1. Marta Zielińska Główny Księgowy 2. Maria Kowalczyk Starszy Księgowy 3. Zofia Kowalczyk Starszy Księgowy Wzory podpisów osób upowaŝnionych do zatwierdzania dowodów finansowych zatwierdzenie do wypłaty Lp. Imię i Nazwisko Stanowisko Podpis DYREKTOR 1. Renata Oleszczuk Dyrektor 2. Maria Kowalczyk w zastępstwie dyrektora Starszy Księgowy GŁÓWNY KSIĘGOWY 3. Marta Zielińska Główny Księgowy 2. Zofia Kowalczyk w zastępstwie głównego księgowego Starszy Księgowy 19

20 Wzór podpisu kasjera Lp. Imię i Nazwisko Stanowisko Podpis 1. Edyta Kucner Intendentka Załącznik nr 2 do instrukcji w sprawie gospodarki kasowej Wykaz stanowisk organizacyjnych ZEASiP którzy zapoznali się z Instrukcją Lp. Imię i Nazwisko Stanowisko Podpis 1. Marta Zielińska Główny Księgowy 2. Maria Kowalczyk Starszy Księgowy 3. Zofia Kowalczyk Starszy Księgowy 4. Karolina Becelewska Księgowa 5. Urszula śelazińska Księgowa 6. Edyta Kucner Intendentka 20