ODPOWIEDZI ZAMAWIAJĄCEGO NA PYTANIA ORAZ OGŁOSZENIE O ZMIANACH W SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Z a k ł a d G o s p o d a r k i M i e s z k a n i o w e j B i e l s k o B i a ł a u l. L i p n i c k a 2 6 Tel. (33) , Fax (33) , zgm@zgm.eu Bielsko-Biała, dn. 20 grudnia 2016r ODPOWIEDZI ZAMAWIAJĄCEGO NA PYTANIA ORAZ OGŁOSZENIE O ZMIANACH W SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w przetargu nieograniczonym nr ZGM/DZ/67/2016/DP prowadzonym w celu udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie zadania Świadczenie usług pocztowych dotyczących listów, paczek, przesyłek kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym dla Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Bielsku-Białej Na podstawie art. 38 ust. 1 pkt 3 i ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013r. poz. 907) przekazuję w imieniu Zamawiającego - Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Bielsku-Białej, odpowiedzi na otrzymane w postępowaniu pytania oraz ogłaszam zmiany w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. I. Odpowiedzi na pytania do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 1. Zamawiający w Rozdziale II SIWZ w ust. 6 pkt 6, określa określa wymóg aby Wynagrodzenie należne Wykonawcy za wykonanie usługi płatne było: w terminie 30 dni od dnia otrzymania faktury przez Zamawiającego. Pytanie 1: Czy zamawiający zgodzi się na zmianę powyższego wymogu na następujący: w terminie 21 dni od dnia wystawienia faktury.? Zamawiający pozostawia bez zmian termin płatności faktur. 2. Zamawiający w Rozdziale IX SIWZ w ust. 2 pkt 1 ppk c), podaje jedno z kryteriów oceny ofert jako c) możliwość śledzenia przesyłek rejestrowanych przez internet. Pytanie 2: Czy Zamawiającemu chodzi o śledzenie przesyłek w obrocie krajowym czy w obrocie krajowym i zagranicznym? Pytanie 3: Jeśli w obrocie krajowym i zagranicznym - to czy wobec faktu, że zakres i realizacja usług pocztowych w obrocie zagranicznym odbywa się na podstawie międzynarodowych przepisów pocztowych, na które Zamawiający powołuje się 1 Umowy, to czy Zamawiający zgodzi się z faktem, że śledzenie przesyłek w obrocie zagranicznym może być obyć ograniczone międzynarodowymi przepisami w tym zakresie? Zamawiający wyraża zgodę na ograniczenia w śledzeniu przez internet przesyłek rejestrowanych w obrocie zagranicznym, ale wyłącznie w zakresie wynikającym z właściwych przepisów międzynarodowych.

2 3. Zamawiający w Załączniku nr 4 do SIWZ zamieszcza oświadczenie Wykonawcy składane na podstawie art. 25a pzp. wymagając od Wykonawcy wskazania w części I i II dokumentu i właściwej jednostki redakcyjnej dokumentu, w której określono warunki udziału w postępowaniu Wniosek 4: Wobec faktu, że Wykonawca nie ma obsolutnej pewności o jaki dokument czy jednostkę redakcyjną Zamawiającemu chodzi, zwraca się z wnioskiem o uzupełnienie przez Zamawiającego oświadczenia w tym zakresie lub o podanie jak Wykonawca ma go wypełnić. 1) część I oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 4 do Specyfikacji, służy potwierdzeniu przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale IV ust. 4 Specyfikacji. Wykonawca może tę część oświadczenia uzupełnić treścią wg własnego uznania, z tym że powinno z niej wynikać, że spełnia warunki udziału określone w Rozdziale IV ust. 4 Specyfikacji, 2) część II oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 4 do Specyfikacji, dotyczy Wykonawcy, który w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu określonych w Rozdziale IV ust. 4 Specyfikacji, będzie polegał na zasobach podmiotów trzecich. W przypadku, kiedy Wykonawca będzie polegał na zasobach podmiotów trzecich, powinien wskazać te podmioty oraz zasoby, które będą mu przez te podmioty udostępnione. 4. Zamawiający w załączniku nr 2 do SIWZ: Opis przedmiotu zamówienia wymienia usługi pocztowe: np. paczka pocztowa, usługi kurierskie oraz niepocztowe odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego (w przypadku gdy placówka pocztowa jest w odległości większej niż 1,5 km). Jednocześnie Zamawiający w załączniku nr 3 do SIWZ nie wykazuje tych usług jako podlegających wycenie. Wniosek 5: Wobec powyższego Wykonawca wnioskuje o dodanie zapisu, który umożliwiałby Zamawiającemu na korzystanie z usług nie wymienionych w Zamówieniu np. poprzez umieszczenie w treści umowy następującego zapisu: W przypadku usług nieujętych Zamówieniem Wykonawca obciąży Zamawiającego zgodnie z obowiązującym cennikiem, na zasadach powszechnie obowiązujących. Zamawiający informuje, że umowa przewiduje sytuację opisaną w pytaniu Wykonawcy, bowiem 1 ust. 6 pkt 7 wzoru umowy stanowi, że Przedmiot umowy będzie wykonywany zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności ( ), 7) Regulaminów i cenników Wykonawcy.. Usługi, na które wskazuje Wykonawca trafiają się na tyle sporadyczne, że Zamawiający nie widzi potrzeby ich wyceniania przez Wykonawcę. Jeżeli będą miały miejsce, zostaną przez Zamawiającego opłacone zgodnie z cennikiem Wykonawcy. 5. Zamawiający w załączniku nr 2 do SIWZ: Opis przedmiotu zamówienia w ust. 3 pkt 1, określa że: 1) przesyłki listowe, paczki i przesyłki kurierskie nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą do każdego miejsca w kraju i zagranicą. Pytanie 6: W związku z faktem że Wykonawca w zakresie doręczania przesyłek kierowanych do doręczenia za granicę jest ograniczony międzynarodowymi porozumieniami w tym zakresie (Zamawiający powołuje się na te regulacje w 1 ust. 6 pkt. 5) załącznika nr 10 do SIWZ Umowa ), to czy Zamawiający zgodzi się na uściślenie zapisów ust. 3 pkt 1 w sposób następujący: w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia str. 2/7

3 1) przesyłki listowe, paczki i przesyłki kurierskie nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą do każdego miejsca w kraju oraz zagranicą - zgodnie z powszechnie obowiązującymi międzynarodowymi przepisami pocztowymi?. Zamawiający uważa, że postanowienia wzoru umowy uwzględniają w sposób jednoznaczny fakt, iż każdy operator pocztowy działa zgodnie nie tylko z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa Rzeczypospolitej Polskiej, ale i z aktami prawnymi regulującymi międzynarodowy obrót pocztowy. Temu służy zawarte w 1 ust. 6 wzoru umowy odwołanie do tych przepisów oraz oświadczenie stron w ust. 8 tegoż paragrafu o zobowiązaniu do przestrzegania tych przepisów. Postanowienia te pozwolą operatorowi pocztowemu, któremu zostanie udzielone zamówienie, na jego wykonywanie w sposób zgodny z tymi przepisami, bez narażania się na zarzut świadczenia usług niezgodnie z umową. Zamawiający nie widzi więc potrzeby doprecyzowania ust. 3 pkt 1 Opisu Przedmiotu Zamówienia, w związku z czym pozostawia go bez zmian. 6. Zamawiający w załączniku nr 2 do SIWZ: Opis przedmiotu zamówienia w ust. 3 pkt 6, określa że: 6) Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnych opakowań przesyłek listowych i paczek, za wyjątkiem przesyłek kurierskich, które będą nadawane w opakowaniach foliowych wykonawcy. Pytanie 7: W związku z faktem że Wykonawca nie zawsze może posiadać w swojej ofercie własne opakowania - to czy Zamawiający aby umożliwić Wykonawcy złożenie oferty zgodzi się na zmianę w/w zapisu ust. 3 pkt 6 na następujący: 6. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnych opakowań przesyłek listowych i paczek. W przypadku przesyłek kurierskich Zamawiający dopuszcza używanie opakowań dostarczonych przez Wykonawcę.? Zamawiający pozostawia bez zmian treść ust. 3 pkt 6 Opisu Przedmiotu Zamówienia. 7. Zamawiający w załączniku nr 2 do SIWZ: Opis przedmiotu zamówienia w ust. 3 pkt 10 określa że: Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezpłatne formularze potwierdzeń odbioru w trybie ogólnym, za wyjątkiem trybów specjalnych Pytanie 8: Czy Zamawiający aby w pełni zabezpieczyć interesy Wykonawcy zgodzi się zmienić powyższy zapis na następujący: Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezpłatne formularze potwierdzeń odbioru w trybie ogólnym w ilości odpowiadającej faktycznym potrzebom Zamawiającego związanym z realizacją przedmiotu zamówienia, za wyjątkiem potwierdzeń odbioru przesyłek nadanych w trybach specjalnych? Pytanie 9: W związku z faktem, że Wykonawca będzie stosował dla przesyłek nadawanych w tzw. trybach specjalnych zwrotne potwierdzenia odbioru własnego nakładu to czy będą one spełniały Polskie Normy w zakresie: 1) gramatury papieru: papier offsetowy BD g/m 2 2) wymiaru druku: minimum 90 x 140 mm (część środkowa, bez listew bocznych) optymalne wymiary: a) część środkowa, bez listew bocznych x 140 mm, b) całość druku, tj. część środkowa + listwy boczne x 160 mm (wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją 2 mm), w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia str. 3/7

4 3) listw po obu stronach, perforacji pionowej pozwalającej na wyrwanie środkowej części druku bez jego uszkodzenia, 4) co najmniej 5 mm paska kleju gwarantującego przyczepność do różnego rodzaju podłoża w zróżnicowanym zakresie temperatur zabezpieczony osłoną? Zamówienie w niniejszym postępowaniu może być udzielone wyłącznie wykonawcy mającemu status operatora pocztowego, tj. profesjonalnemu podmiotowi świadczącemu w ramach przedmiotu działalności usługi pocztowe. Zamawiający nie jest zobowiązany do dysponowania wiedzą, umożliwiającą mu odpowiedź na zadane pytanie. Wykonawca, któremu zostanie udzielone zamówienie, powinien zapewnić zwrotne potwierdzenia odbioru w trybach specjalnych spełniające wszelkie wymogi, w tym te zawarte w Polskich Normach. 8. Zamawiający w załączniku nr 2 do SIWZ: Opis przedmiotu zamówienia w ust. 3 pkt 14 ) i 15), jako przedmiot zamówienia określa obowiązek codziennego doręczania do siedziby Wykonawcy i jego jednostki organizacyjnej w określonych godzinach - nadchodzących przesyłek. Zwracamy uwagę, że doręczanie korespondencji do Zamawiającego nie jest przedmiotem niniejszego postępowania - a konsekwencją umowy zawartej pomiędzy operatorem pocztowym a innym nadawcą, natomiast Zamawiający występując w roli adresata nie jest stroną umowy o nadawanie przesyłek kierowanych na jego adres. Umowa z nadawcą może być zawarta albo w drodze indywidualnie ustalonych warunków np. w trybie zamówienia publicznego, gdzie doręczenie przesyłki w ściśle określonym terminie np. D + 1 może być jednym ze zobowiązań wykonawcy, albo w drodze umowy o świadczenie usług powszechnych zawartej z operatorem wyznaczonym. Pojęcie powszechnych usług pocztowych określa art. 45 ust. 1 Prawa pocztowego, wskazując że są to usługi świadczone przez operatora wyznaczonego o zakresie w tym przepisie wymienionym (przyjmowanie, sortowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek o wskazanej charakterystyce), z częstotliwością zapewniającą co najmniej jedno opróżnianie nadawczej skrzynki pocztowej i doręczanie przesyłek pocztowych, co najmniej w każdy dzień roboczy i nie mniej niż przez 5 dni w tygodniu z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Prawo pocztowe nie określa godzin doręczania przesyłek pocztowych do adresata. Zatem, żądanie Zamawiającego doręczania przesyłek w określonych godzinach narusza przepisy Prawa pocztowego, które obligują do świadczenia usług powszechnych w sposób jednolity - w porównywalnych warunkach. Wniosek 10: Wobec powyższego Wykonawca wnosi o modyfikację załącznika nr 2 do SIWZ poprzez usuniecie zapisów w ust. 3 pkt 14) i 15), w zakresie doręczania poczty przychodzącej oraz z określania konkretnych godzin doręczania przesyłek zwracanych do Zamawiającego. Brak tej modyfikacji może uniemożliwić Wykonawcy złożenie oferty. Zamawiający zgadza się z Wykonawcą, że ustawa prawo pocztowe nie określa godzin doręczania przesyłek pocztowych do adresata. Nie zgadza się natomiast ze stwierdzeniem, że określenie takich godzin w Opisie Przedmiotu Zamówienia narusza przepisy tej ustawy. Jak Wykonawca zauważył, kwestionowane przez Niego postanowienia dotyczą doręczania przesyłek adresowanych do Zamawiającego, a przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych obejmujących przyjmowanie, sortowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek nadawanych przez Zamawiającego. Ustawa prawo pocztowe nie zakazuje operatorowi pocztowemu przyjęcia takich zobowiązań, co zdaniem Zamawiającego oznacza, że Wykonawca może je zaakceptować w oparciu o generalną zasadę swobody umów statuowaną przez art Kodeksu Cywilnego, bez narażania się na zarzut naruszania zasad świadczenia usług powszechnych. w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia str. 4/7

5 9. Zamawiający w Załączniku nr 10 do SIWZ - Umowa, w 1 ust. 6 pkt. 4, wprowadza jako jedną z podstawowych regulacji prawnych na jakich opiera się umowa - ustawę z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych. Pragniemy zaznaczyć, że odpowiedzialność w tym zakresie Wykonawcy jako operatora pocztowego, wynika wprost z Ustawy Prawo pocztowe gdzie art. 41 mówi: 1. Tajemnica pocztowa obejmuje informacje przekazywane w przesyłkach pocztowych, informacje dotyczące realizowania przekazów pocztowych, dane dotyczące podmiotów korzystających z usług pocztowych oraz dane dotyczące faktu i okoliczności świadczenia usług pocztowych lub korzystania z tych usług. 2. Do zachowania tajemnicy pocztowej są obowiązani: 1) operator pocztowy; 2) osoby, które z racji wykonywanej działalności mają dostęp do tajemnicy pocztowej. Dodatkowo Art. 42 Prawa pocztowego wprost precyzuje jak mogą być zbierane i przetwarzane dane objęte tajemnicą pocztową: Art. 42. Informacje lub dane objęte tajemnicą pocztową mogą być zbierane, utrwalane, przechowywane, opracowywane, zmieniane, usuwane lub udostępniane tylko wówczas, gdy czynności te dotyczą świadczonej usługi pocztowej albo są niezbędne do jej wykonania lub jeżeli przepisy odrębne stanowią inaczej.. Pytanie / wniosek 11: W związku z powyższym wydaje się być bezzasadne wprowadzenie zapisów do umowy opartych na Ustawie ochronie danych osobowych, gdyż obszar powierzenia danych adresowych adresata są wprost regulowane ustawą Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. dlatego wnioskujemy o wykreślenie zapisów 1 ust. 6 pkt. 4 oraz oparcie odpowiedzialności Wykonawcy realizującego usługi pocztowe w zakresie ochrony danych osobowych na Prawie pocztowym. Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie z 1 ust. 6 wzoru umowy punktu 4. Ustawa o ochronie danych osobowych jest generalnym aktem prawnych regulującym ochronę danych osobowych, której nie wyłączają przepisy szczególne, zawarte w innych ustawach, jak choćby ustawa prawo pocztowe. 10. Zamawiający w Załączniku nr 10 do SIWZ - Umowa, w 4 ust. 2 pkt 4), określa że zmiany cen jednostkowych mogą min. dokonać się: na zasadach określonych w 8 ust. 3 i 4 Umowy. Pytanie 12: Zwracamy uwagę, że 8 nie posiada ust. 4. Czy w związku z tym nie chodziło raczej Zamawiającemu o zapisy 9 ust. 3 i 4 Umowy? Odwołanie w 4 ust. 2 pkt 4 wzoru umowy do 8 ust. 3 i 4 jest omyłką. Z pewnością chodzi o 9 ust. 3 i 4, co zostało przez Zamawiającego skorygowane w pkt 1 ppkt 1 części II niniejszego ogłoszenia (zmiany w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia). 11. Zamawiający w Załączniku nr 10 do SIWZ - Umowa, w 4 ust. 12 określa że: Za datę zapłaty przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego Pytanie 13: Czy z uwagi na praktykę obrotu gospodarczego popartą orzecznictwem sądów, zgodnie z którą zapłata należności ma na celu umożliwienie Wykonawcy swobodnego korzystania z należnych mu pieniędzy, co jest możliwe dopiero w chwili wpływu środków na konto Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmianę zapisu 4 ust. 12 na następujący: "Za datę zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy"? w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia str. 5/7

6 Zamawiający pozostawia bez zmian postanowienia 4 ust. 12 wzoru umowy. 12. Zamawiający w Załączniku nr 10 do SIWZ - Umowa, w 6 ust. 1 pkt 1 ppkt a), b) i c) określa przypadki nałożenia na Wykonawcę kar za nienależyte wykonanie zamówienia. Wskazujemy, iż zwłaszcza w odniesieniu do operatora ( ), takie określenie zasad odpowiedzialności nosi znamiona naruszenia przepisów bezwzględnie obowiązujących. Zgodnie z postanowieniami ogłoszenia, usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia realizowane będą m.in. na zasadach określonych w Ustawie Prawo Pocztowe, tym samym Wykonawca ( ) jest zobowiązany do stosowania w zakresie niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych zapisów Rozdziału 8 Ustawy Prawo Pocztowe. Zgodnie z art. 87 w/w ustawy do odpowiedzialności operatorów za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Zatem w przypadku wykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej w pierwszej kolejności znajdą zastosowanie przepisy ustawy Prawo pocztowe i dopiero w przypadku przeprowadzenia trybu reklamacyjnego (uregulowanego w/w przepisami) nadawcy przysługuje prawo dochodzenia roszczeń przewidzianych ustawą na drodze sądowej. W art ustawodawca przewidział ścisły katalog wysokości odszkodowań oraz przypadków, kiedy operator pocztowy zobligowany jest do jego wypłaty. Rozszerzenie odpowiedzialności operatora pocztowego zostało przewidziane jedynie w art. 87 ust.5 zgodnie z którym operator pocztowy odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej w zakresie określonym ustawą, chyba że niewykonanie lub nienależyte jej wykonanie: 1) jest następstwem czynu niedozwolonego; 2) nastąpiło z winy umyślnej operatora; 3) jest wynikiem rażącego niedbalstwa operatora. Zatem jedynie w w/w przypadkach operator pocztowy może podlegać odpowiedzialności szerszej aniżeli wynikająca z przepisów prawa pocztowego. Ponadto Zamawiający przewidział w SIWZ, iż usługa musi być świadczona zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa w szczególności ustawy Prawo pocztowe. Pytanie 14: Czy zatem z uwagi na niezgodność proponowanych zapisów z przepisami bezwzględnie obowiązującymi w przedmiotowym zakresie, Zamawiający wykreśli z projektu umowy 6 ust. 1 pkt 1 ppkt a), b) i c)? Zamawiający pozostawia bez zmian postanowienia 6 ust. 1 pkt 1 ppkt a), b) i c) wzoru umowy. Postanowienia te w żaden sposób nie naruszają przepisów ustawy prawo pocztowe, ponieważ nie odnoszą się do określonych ustawą zasad odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług pocztowych. 13. Wniosek 15: Wobec dużej ilości wątpliwości związanych z treścią SIWZ, Wykonawca wnioskuje o przesuniecie terminu składania ofert. W dniu r. Zamawiający ogłosił zmianę terminu składania ofert z dnia r. godz. 12:00 na dzień r. godz. 12:00. w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia str. 6/7

7 II. Zmiany w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 1. Zamawiający wprowadza w załączniku nr 10 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Wzór umowy, następujące zmiany w 4: 1) w ust. 2 zdanie końcowe w brzmieniu na zasadach określonych w 8 ust. 3 i 4 otrzymuje brzmienie na zasadach określonych w 9 ust. 3 i 4, 2) w związku z centralizacją od dnia r. podatku od towarów i usług w Gminie Bielsko-Biała ust. 8 w brzmieniu 8. Wykonawca będzie wystawiał faktury na Zamawiającego-Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Bielsku-Białej, ul. Lipnicka 26, Bielsko-Biała, NIP otrzymuje brzmienie 8. Wykonawca będzie wystawiał faktury na nabywcę: Miasto Bielsko-Biała-Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Bielsku-Białej, ul. Lipnicka 26, Bielsko-Biała, NIP przesyłał do odbiorcy: Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Bielsku-Białej, ul. Lipnicka 26, Bielsko-Biała. 3) ust. 11 w brzmieniu 11. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że faktura nie została prawidłowo wystawiona, będzie ona zwrócona Wykonawcy, celem uzupełnienia lub ponownego wystawienia, bez konsekwencji określonych w ust. 12. Termin płatności faktury uzupełnionej lub ponownie wystawionej biegnie od dnia jej doręczenia Zamawiającemu. otrzymuje brzmienie 11. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że faktura nie została prawidłowo wystawiona, Wykonawca zostanie wezwany do wystawienia faktury korygującej w zakresie stwierdzonych braków lub nieprawidłowości. Termin płatności faktury korygowanej biegnie od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury korygującej. 2. Pozostałe postanowienia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia nie ulegają zmianie. W imieniu Zamawiającego Anna Nawrocka. Dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Bielsku-Białej w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia str. 7/7