Sprawozdanie. Część A.Informacje wstępne. do użytku służbowego AKW

Transkrypt

1 do użytku służbowego AKW Sprawozdanie Sporządzone przez inspektora kontroli wewnętrznej mgr Piotra Kęskiewicza i audytora wewnętrznego Urzędu Miasta Pabianic mgr inż. Sławomira Bratuszewskiego działających na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Pabianic nr.34/2013 z dn.18 marca 2013r w sprawie przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Prywatnym Gimnazjum Heureka znajdującym się przy ul. Gdańskiej 3/5 w Pabianicach. Kontrolę przeprowadzono w okresie od 20 marca do 12 kwietnia 2013r. Część A.Informacje wstępne 1. Kontrola została poprzedzona okazaniem przez kontrolujących w/w pisma upoważniającego do przeprowadzenia kontroli osobie prowadzącej i będącej jednocześnie Dyr. Prywatnego Gimnazjum Heureka mającego siedzibę przy ul.gdańskiej 3/5 w Pabianicach 2. Kontrolę przeprowadzono na podstawie art.90 ust.3e ustawy z dnia 7 września 1991r o systemie oświaty (Tekst jednolity: Dz. U. z 2004r nr.256, poz z późń. zm.) oraz 11 ust.1 uchwały Rady Miejskiej w Pabianicach nr XIX/215/11 z dn.25 listopada 2011r w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół podstawowych i gimnazjów niepublicznych oraz publicznych niezaliczanych do sektora finansów publicznych, funkcjonujących na terenie Miasta Pabianice a także trybu i zakresu kontroli prawidłowości ich wykorzystania 3. Kontrolą objęto sprawdzenie zgodności ze stanem faktycznym liczby uczniów oraz prawidłowości wykorzystania dotacji za 2012r 4. Tematyka objęta kontrolą jest uregulowana w ustawie z dnia 7 września 1991r o systemie oświaty oraz uchwale nr XIX/215/11 z dn.25 listopada 2011r RM w których m.in. stwierdzono: art.90 ust.1 niepubliczne przedszkola, w tym specjalne, szkoły podstawowe i gimnazja, w tym z oddziałami integracyjnymi, z wyjątkiem szkół podstawowych specjalnych i gimnazjów specjalnych oraz szkół podstawowych artystycznych, otrzymują dotacje z budżetu gminy ust.2a dotacje dla szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych, w których realizowany jest obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, przysługują na każdego ucznia w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na jednego ucznia danego typu i rodzaju szkoły w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez jednostkę samorządu terytorialnego, o której mowa w ust. 1 i 2, pod warunkiem że osoba prowadząca szkołę poda organowi właściwemu do udzielenia dotacji planowaną liczbę uczniów nie później niż do 30 września roku poprzedzającego rok udzielenia dotacji ust.3c dotacje, o których mowa w ust.1a 3a, są przekazywane w 12 częściach w terminie do ostatniego dnia każdego miesiąca na rachunek bankowy szkoły lub placówki ust.3d dotacje, o których mowa w ust.1a 3b, są przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań szkoły lub placówki w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym profilaktyki społecznej. Dotacje mogą być wykorzystane wyłącznie na pokrycie wydatków bieżących szkoły kub placówki

2 2 ust.3e organy jednostek samorządu terytorialnego, o których mowa w ust.1a 3b, mogą kontrolować prawidłowość wykorzystania dotacji przyznanych szkołom i placówkom z budżetów tych jednostek ust.3f osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli przez organy, o których mowa w ust.3e, mają prawo wstępu do szkół i placówek oraz wglądu do prowadzonej przez nie dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania 3 ust.2 uchwały wniosek o dotację składa osoba prowadząca podmiot dotowany, zwana dalej osobą prowadzącą, w Urzędzie Miejskim w Pabianicach w Wydziale Edukacji Kultury i Sportu do dnia 30 września roku poprzedzającego rok udzielenia dotacji 4 uchwały osoba prowadząca zobowiązana jest do: 1) składania w Urzędzie Miejskim w Pabianicach w Wydziale Edukacji, Kultury i Sportu w terminie do 10 dnia każdego miesiąca informacji o liczbie uczniów według stanu na pierwszy dzień każdego miesiąca; 2) prowadzenia dokumentacji zawierającej bieżące informacje o liczbie uczniów; 3) prowadzenia dokumentacji dotyczącej sposobu wykorzystania dotacji; 4) zgłaszania w ciągu 14 dni wszelkich zmian w statucie szkoły lub placówki oraz zmian danych zawartych we wniosku o udzielenie dotacji 6 ust.1 uchwały kwoty dotacji będą przekazywane w wysokości odpowiadającej faktycznej liczbie uczniów wykazanej przez osobę prowadzącą w informacji, o której mowa w 4 pkt.1, z zastrzeżeniem ust.2 6 ust.2 uchwały w lipcu oraz sierpniu dotacje dla szkół o których mowa w 1 pkt.1 będą przekazywane na podstawie średniej liczby uczniów w okresie od września do czerwca danego roku szkolnego 7 ust.1 uchwały dotacje, których wysokość uzależniona jest od kwoty części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez Miasto Pabianice, do momentu przekazania przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania informacji o wysokości finansowego standardu A podziału części oświatowej subwencji ogólnej obowiązującego w roku udzielenia dotacji, ustalane są na podstawie wysokości standardu finansowego A obowiązującego w roku poprzedzającym rok udzielenia dotacji 7 ust.2 uchwały w miesiącu następującym po miesiącu przekazania przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania informacji o wysokości finansowego standardu A podziału części oświatowej subwencji ogólnej obowiązującego w roku udzielenia dotacji dokonuje się wyrównania kwot dotacji ustalonej zgodnie z ust.1 10 ust.1 uchwały osoba prowadząca przedstawia kwartalne rozliczenia z otrzymanych dotacji, do 20 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału 10 ust.2 uchwały rozliczenie z otrzymanej dotacji powinno uwzględniać: 1) faktyczną liczbę uczniów lub wychowanków, wykazaną przez osobę prowadzącą w informacji, o której mowa w 4 pkt.1; 2) zestawienie wydatków poniesionych w ramach dotacji, w szczególności na: a) wynagrodzenia pracowników, b) pochodne od wynagrodzeń (składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy) c) wydatki eksploatacyjne, w tym zakup energii d) zakup wyposażenia, książek i pomocy dydaktycznych e) remonty, f) inne

3 3 Zarządzeniem Prezydenta Miasta Pabianic nr.10/2012/p z dn.11 stycznia 2012r określono wzory dokumentów w zakresie udzielania i rozliczania dotacji. Do tego okresu obowiązywało zarządzenie Prezydenta nr.113/2007/v z dn.5 lipca 2007r. 5. Zgodnie z art.82 ust.3 ustawy Prezydent Miasta Pabianic wydał w dn. 25 sierpnia 2000r + aneks nr.1 z dn.27 września 2002r zaświadczenie o dokonaniu pod nr.is-2/g/00 wpisu do ewidencji Prywatnego Gimnazjum HEUREKA znajdującego się w Pabianicach przy ul.żeromskiego 20 a od września 2002r przy ul.gdańskiej 3/5 (aneks nr.1) Część B.Ustalenia z badanych dokumentów 1. Liczba uczniów w Prywatnym Gimnazjum HEUREKA w 2012r Zgodnie z art.90 ust.2a ustawy i 3 ust.1 uchwały RM Dyr. Prywatnego Gimnazjum pismem z dn r przedłożyła Urzędowi Miejskiemu informację o planowanej liczbie uczniów na rok Planowana liczba uczniów wyniosła 45 osób (zał. nr.1). Dodatkowo zgodnie z 4 pkt.1 uchwały RM do Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu UM spływały do 10 dnia każdego miesiąca informacje o aktualnej liczbie uczniów na pierwszy dzień każdego miesiąca (zał. nr.2) na podstawie których Gmina udzielała comiesięcznych dotacji. Kontrolujący na podstawie zestawienia obecności uczniów na zajęciach i dni nauki szkolnej (tabela nr.26 na końcu dzienników lekcyjnych) dokonali weryfikacji liczby uczniów w poszczególnych miesiącach z informacjami przedkładanymi do Wydziału tj: miesiąc klasa I klasa II Klasa III* zgodnie z dziennikami lekcyjnymi styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec ,9** sierpień ,9** wrzesień ( ) informacjami przekazywanymi do Wydziału październik ( ) (w tym 2 niepełnospraw.) listopad ( ) (w tym 2 niepełnospraw.) grudzień ( ) (w tym 2 niepełnospraw.) razem 543,8 538,8 * od roku szkolnego 2012/2013 są dwie klasy (IIIA i IIIB) trzeciej klasy Gimnazjum ** średnia liczba uczniów w okresie od września do czerwca danego roku szkolnego Rozbieżności w ilości uczniów w poszczególnych miesiącach 2012r pomiędzy ustalonymi w dziennikach lekcyjnych a miesięczną informacją podawaną do Wydziału na początku każdego miesiąca wynikają z dużej rotacji uczniów w danym miesiącu (tabela nr.26 w dzienniku lekcyjnym jest sporządzana na koń. każdego miesiąca).

4 2. Prawidłowość wykorzystania dotacji w 2012r 4 Dyr. Prywatnego Gimnazjum zgodnie z 3 ust.2 uchwały RM w dn r złożyła wniosek o przyznanie dotacji na rok 2012 (zał. nr.3). Kwota subwencji ogólnej na każdego ucznia w 2012r w Gminie Miejskiej Pabianice wynosiła 428,42zł (w 2011r była to kwota 409,16zł). Comiesięczne kwoty dotacji były przekazywane przez Gminę w wysokości odpowiedniej co do faktycznej liczby uczniów wykazywanych w informacjach Dyr. Gimnazjum na początku każdego miesiąca za wyjątkiem lipca i sierpnia, gdzie podstawą obliczenia dotacji była średnia liczba uczniów w okresie od września do czerwca danego roku szkolnego. Wysokość przekazanych dotacji w poszczególnych m-cach 2012r była następująca (zał. nr.4): miesiąc data przelewu kwota w zł. styczeń r ,96 (31 uczniów x 409,16) luty r ,96 (31 uczniów x 409,16) marzec r ,96 (31 uczniów x 409,16) kwiecień r ,44 (34 uczniów x 409,16) maj r ,92 (37 uczniów x 409,16) czerwiec r ,06 (51 uczniów x 428,42 + wyrównanie dotacji za I V 3.158,64) lipiec r ,44 (33,9 uczniów x 428,42) sierpień r ,44 (33,9 uczniów x 428,42) wrzesień r (64 uczniów x 428,42) październik r (64 uczniów x 428,42zł ,75 za 2 uczniów niepełnosprawnych) listopad r (64 uczniów x 428,42zł ,75 za 2 uczniów niepełnosprawnych) grudzień r (64 uczniów x 428,42zł ,75 za 2 uczniów niepełnosprawnych) Razem ,95 Przekazana dotacja za 2012r w łącznej kwocie ,95zł była wykorzystana następująco: 1) remonty 4.220,04zł (zał. nr.5) w tym: a) rachunki i faktury (14 dokumentów) dotyczące zakupu materiałów do remontów na łączną kwotę 2.170,41zł b) faktura VAT nr.60/12 z dn r usługa szklarska na kwotę 34,99zł brutto c) dwa rachunki z dn i r do umowy o dzieło z dn r zawartej z osobą fizyczną na prace remontowo konserwacyjne wykonywane w budynku szkoły w okresie r w części pokryte z dotacji Gminy w kwocie 2.014,64zł Rachunki nie są podpisane przez Wykonawcę. Kontrolującym przedstawiono PIT-11 (rozliczenie roczne za 2012r) na którym widnieje przychód ponad zł. Z ustnego oświadczenia Dyr. Gimnazjum wynika, iż kwota wyszczególniona na PIT-11 obejmuje wynagrodzenie za prace remontowo -konserwacyjne dotyczące Prywatnego Gimnazjum jak i pozostałych szkół będących w tym samym budynku.

5 Ze sprawdzonych wydatków na remonty (rachunki, faktury) wynika, że rzeczywiste wydatki na remonty w kwocie 4.220,04zł były wyższe niż wykazane w rocznym rozliczeniu przekazanym Wydziałowi 3.132,36zł (zał. nr.5a). 5 2) pomoce naukowe i dydaktyczne 3.786,15zł (zał. nr.6) w tym: a) 3 faktury dotyczące zakupu art. sportowych na łączną kwotę 118,35zł brutto b) 3 faktury dotyczące zakupu obrusu (2szt.), talerza, podgrzewacza, ciśnieniomierza i paczki balonów na łączną kwotę 112,81zł brutto. Zakupy tych materiałów powinny być uwzględnione w części dotyczącej zakupu materiałów i wyposażenia. c) 2 faktury Pro Forma nr.096/09/ i nr.097/09/ z dn r dotyczące zakupu 5 zestawów komputerowych (używanych) + 5 oprogramowań MOLP Office 2010 PL OLP NL AE + koszt dostawy na łączną kwotę 3.554,99zł brutto Zakupu dokonano w ramach Programu Euroschola. eu pracowni komputerowych jeden uczeń jeden komputer. Program ten stara się ułatwić polskim szkołom pozyskanie odpowiedniej ilości sprzętu komputerowego. 3) materiały i wyposażenie ,11zł (zał. nr.7) w tym: a) faktury (12 dokumentów) dotyczące zakupu śr.czystości na łączną kwotę 2.566,76zł b) faktury (18 dokumentów) dotyczące zakupu art.biurowych na łączną kwotę 2005,48zł c) faktury (19 dokumentów) dotyczące zakupu pozostałych materiałów i wyposażenia na łączną kwotę 2.281,60zł d) 4 faktury dotyczące zakupu art.spożywczych na łączną kwotę 560,27zł Zakupów dokonano w związku z organizowaną Wigilią dla uczniów. e) faktura z dn r wystawiona przez Pocztę Polską S.A. dotycząca opłaty pocztowej za wysyłkę 56 listów poleconych na kwotę 210zł brutto f) faktura dotycząca zakupu promiennika OGS przesyłka kurierska na kwotę 629zł brutto g) 2 umowy kupna sprzedaży z dn.10 i r dotyczące zakupu od osoby fizycznej używanego zestawu komputerowego i komputera stacjonarnego z oprogramowanie (Windows XP), monitorem 17 i 19, klawiaturą + myszka na łączną kwotę 1.355zł Umowy są podpisane przez sprzedającego jak i kupującego. 4) wydatki eksploatacyjne ,20zł (zał. nr.8) w tym: a) rachunki (12 dokumentów) dotyczące opłaty za czynsz na łączną kwotę zł b) faktury (11 dokumentów) dotyczące opłaty za usługi telekomunikacyjne na łączną kwotę 1.008,04zł c) rachunki (4 dokumenty) dotyczące opłaty za wodę i ścieki na łączną kwotę 638,88zł d) rachunki (5 dokumentów) dotyczących opłaty za energię elektryczną na łączną kwotę 3.641,46zł e) 2 faktury dotyczące opłaty za monitorowanie obiektu na łączną kwotę 295,20zł brutto f) faktury (6 dokumentów) dotyczące opłaty za dozór techniczny (urządzenia do monitorowania obiektu) na łączną kwotę 369,00zł brutto g) faktura dotycząca wymiany akumulatora (dotyczy monitoringu) na kwotę 147,60zł brutto h) 2 rachunki dotyczące naprawy i wymiany toneru w kserokopiarce na łączną kwotę 133,02zł W kwestii wydatków eksploatacyjnych tj. w szczególności opłat dotyczących czynszu, usług telekomunikacyjnych, energii elektrycznej, wody i ścieków, które dotyczą nie tylko Gimnazjum ale również pozostałych szkół znajdujących się w tym samym budynku (dwa LO i Policealne Studium Zawodowe), występuje niekonsekwencja w sposobie ich rozdziału na poszczególne szkoły. W części rachunków i faktur wydatki są rozdzielane w całości lub większej części (ok.90%) na Gimnazjum natomiast w pozostałych rachunkach i fakturach na wszystkie szkoły zał. nr.8a

6 6 Rachunki i faktury, które w całości lub większej części były rozdzielane na Gimnazjum dotyczyły: opłat czynszowych za styczeń, kwiecień, lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień opłat za energię elektryczną za okres V VI, IX X, XI XII opłat za usługi telekomunikacyjne za okres IX (połączenia) X (abonament), X (połączenia XI (abonament) opłat za wodę i ścieki za okres IX X, XI XII 5) wynagrodzenia pracowników ,65zł (zał. nr.9) w tym: a) 3 rachunki dotyczące wykonania usługi edukacyjnej w m-cach styczeń, luty i marzec 2012r przez firmę Usługi Edukacyjne P-ce ul.smugowa 8 m.8 w części pokryte z dotacji Gminy w łącznej kwocie 880zł b) 9 rachunków dotyczących wykonania usługi edukacyjnej w styczniu, lutym, marcu, kwietniu, maju, wrześniu, listopadzie, październiku i grudniu 2012r przez firmę EDBED P-ce ul.dobra 11- w części pokryte z dotacji Gminy w łącznej kwocie 3.616zł c) faktura wystawiona przez Gminę Wyznaniową Żydowską za wykład dotyczący historii żydów łódzkich na kwotę 100zł brutto d) rachunek wystawiony przez firmę RYTM P-ce ul.piotra Skargi 46/52 m.23 za prowadzenie zajęć z muzyki w roku szkolnym 2011/2012 na kwotę 1.430,00zł e) rachunek wystawiony przez firmę Impresariat Artystyczny Concentus Musicus Radom ul.malczewskiego 10d lok.4 za przygotowanie oraz wykonanie autorskiego koncertu słowno - muzycznego w dn r na kwotę 2.000,00zł f) 5 rachunków dotyczących wykonania usługi pedagogiczno opiekuńczej w I i II poł. 2012r przez firmę Usługi Pedagogiczno Opiekuńczo Sportowo Rekreacyjne P-ce ul.łaska 96 m.95 na łączną kwotę ,00zł g) rachunek wystawiony przez firmę EFEKT Centrum Języka Angielskiego P-ce ul.jana Pawła II 85 za prowadzenie zajęć edukacyjnych z j.angielskiego w okresie IX XII 2012r na kwotę 3.000,00zł h) 21 rachunków z dn r do umów o dzieło zawartych z osobami fizycznymi z tytułu wykonywania zajęć edukacyjnych i administracyjnych (dotyczy prac. administracyjnego i woźnej) w okresie r i r w części pokryte z dotacji Gminy w łącznej kwocie ,65zł W przedstawionym kontrolującym rachunkach w miejscu podpisu Wykonawcy widnieje adnotacja w oryginale podpis danego Wykonawcy (w miejscu danego Wykonawcy wstawione jest imię i jego nazwisko) Na powyższe rachunki dotyczące umów o dzieło przedstawiono kontrolującym PIT-11 (rozliczenie roczne za 2012r) każdej osoby z jej podpisem o odebraniu PIT-11. i) nota księgowa nr.1/2012 z dn r dotycząca kosztów zarządzania Prywatnym Gimnazjum HEUREKA w okresie r w kwocie ,00zł Z przedstawionych kontrolującym dokumentów wynika, iż wydatki Prywatnego Gimnazjum HEUREKA w 2012r wyniosły ,15zł, natomiast przekazana dotacja wynosiła ,95zł.

7 7 Wnioski 1. Naliczenie dotacji za 2012r przez Wydział Edukacji, Kultury i Sportu dla Prywatnego Gimnazjum HEUREKA nastąpiło zgodnie z art.90 ust.2a ustawy jak i 6 ust.1 oraz 7 ust.1 i 2 uchwały Rady Miasta z dn r. 2. W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzają, iż wykorzystanie dotacji Gminy Miejskiej Pabianice dla Prywatnego Gimnazjum HEUREKA nie naruszało ogólnych zasad wymienionych w art.3d ustawy jak i 10 ust.2 pkt.2 uchwały Rady Miasta z dn r. 3. W kwestii wydatków eksploatacyjnych tj. w szczególności opłat dotyczących czynszu, usług telekomunikacyjnych, energii elektrycznej, wody i ścieków, które dotyczą nie tylko Gimnazjum ale również pozostałych szkół znajdujących się w tym samym budynku (dwa LO i Policealne Studium Zawodowe), występuje niekonsekwencja w sposobie ich rozdziału na poszczególne szkoły. Część C.Informacje końcowe 1. Sprawozdanie sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach z których każdy zawiera 7 stron kolejno zaparafowanych przez Zespół AKW i Dyr. Prywatnego Gimnazjum Heureka 2. Jeden egzemplarz sprawozdania został wręczony Dyr. Prywatnego Gimnazjum Heureka a drugi Prezydentowi Miasta Pabianic Panu Zbigniewowi Dychto 3. Dyrektor Prywatnego Gimnazjum Heureka została poinformowana o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania sprawozdania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu. Podpisy Dyr. Prywatnego Gimnazjum HEUREKA Kontrolujący