Zarządzenie nr 100/2015 Wójta Gminy Zblewo z dnia 23 września 2015 r.

Transkrypt

1 Gmina Zblewo ul.główna Zblewo WOJT GMINY ZBLEWO Zblewo Zarządzenie nr 100/2015 Wójta Gminy Zblewo z dnia 23 września 2015 r. w sprawie ustalenia regulaminu udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO. Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 4 i art. 60 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. OZ.U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.) w związku z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(tj. Dz. U poz. 885 ze zm.) w związku z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013, poz. 907 ze zm.) zarządzam, co następuje: 1. Ustalam regulamin udzielania zamówień publicznych o wartość szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości EURO. który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc Zarządzenie nr 32/2014 z dnia r. w sprawie Regulaminu zamówień. których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2015 r. Sprawdzono pod wz~h'" formalno-pra wny Iii zj;/m-t o.» O 1.Y data Wójt Gminy ~ > Artur Herold E GMI AZ6LEWO N/P GM/ v, ri'\ tel. (56) \V fa~ ~ J;m,nd@Lblt'wn.pl ~ Bdn~ Spółdzi I, zy Skóro OlZbl('wo

2 Uzasadnienie Wprowadzenie nowej treści regulaminu umożliwia m.in. przeprowadzenie postępowania udzielenia zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO drogą elektroniczną (mailową), co niewątpliwie usprawni pracę pracowników Urzędu Gminy oraz przyczyni się do większej intensyfikacji w realizowaniu inwestycji. Treść regulaminu zobowiązuje osoby przeprowadzające postępowanie o udzielenie zamówienia do EURO do przechowywania dokumentacji na swoim stanowisku pracy. Regulamin wprowadza obowiązek zawierania każdorazowo umów w formie pisemnej na roboty budowlane, co przyczyni się do usprawnienia w dochodzeniu ewentualnych roszczeń Gminy od wykonawców na drodze sądowej

3 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 100/2015 z dnia r. Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO Wydatki, których wartość szacunkowa nie przekracza w danym roku budżetowym równowartości kwoty euro, dokonywane są z pominięciem trybów postępowania określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych ( zwana dalej "ustawą). 2. Wydatki, o których mowa w ust. 1, powinny być dokonywane zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 3. Średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczania wartości wydatków, określa się zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy. 4. Wartość szacunkową wydatków ustala się odpowiednio zgodnie z postanowieniami art ustawy. 5. Wartość szacunkową wydatku ustala upoważniony pracownik merytorycznego wydziału, z uwzględnieniem postanowień 2 ust. 3 niniejszego Regulaminu. 6. Przed ustaleniem wartości szacunkowej wydatku upoważniony pracownik ma obowiązek ustalić, czy tożsame zamówienie nie jest realizowane w drodze umowy o udzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy Podstawę do dokonywania wydatków na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo stanowi plan finansowy Urzędu Gminy w Zblewie na dany rok budżetowy, aktualny w dniu ustalenia wartości szacunkowej danego rodzaju wydatków. 2. Przy ustaleniu wartości szacunkowej danego rodzaju wydatków, o których mowa w ust. 1, należy dokonać sumowania tych wydatków finansowanych z kilku działów i rozdziałów klasyfikacji budżetowej oraz różnych funduszy celowych i innych źródeł, będących w dyspozycji kierowników kilku referatów. 3. Wartość szacunkową wydatków finansowanych w sposób określony w ust. 2 ustala pracownik do spraw zamówień publicznych. 4. Przy ustalaniu wartości szacunkowej danego rodzaju wydatków, o których mowa w ust. 1, należy w sposób szczególny przestrzegać przepisów ustawy dotyczących zakazu dzielenia wydatków oraz zaniżania wartości wydatków w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy. 5. Jeżeli w trakcie roku budżetowego, po dokonaniu wydatku określonego rodzaju, nastąpiła zmiana planu finansowego powodująca zwiększenie środków finansowych na tego rodzaju wydatki, podstawą do ustalenia wartości szacunkowej wydatku jest wysokość kwoty, o którą dokonano zwiększenia w planie finansowym wydatków danego rodzaju Z zastrzeżeniem ust. 4 przy dokonywaniu wszelkich wydatków ze środków publicznych, których wartość zamówienia zawiera się w przedziale równym lub wyższym zł do wyrażonej w złotych równowartości euro, należy dokonać analizy rynku poprzez zaproszenie do składania ofert, kierowanych do co najmniej 3 wykonawców. W przypadku gdy ze względu na specyfikację zamówienia ze względu na przesłanki wskazane wart. 67 ust.1 pkt 1 ustawy, nie ma możliwości porównania cen u najmniej 3 wykonawców, osoba dokonująca analizy rynku powinna przedstawić pisemne uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt

4 2. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego kierowanego do wykonawców w formie pisemnej, ustnej lub elektronicznej z podaniem terminu składania 3. W przypadku realizacji projektów z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Srodowisko zapis ust. 1 stosuje się odpowiednio od kwoty zł. Rette., 4. W przypadku realizacji wydatków z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Srodowisko rozeznanie rynku winno być prowadzone pisemnie. Wymóg potwierdzający dokonanie rozeznania rynku będzie spełniony wtedy, gdy zapytanie ofertowe zostanie skierowane do dwóch potencjalnych wykonawców i możliwe będzie porównanie minimum dwóch ofert uzyskanych przez Zamawiającego. 5. Dopuszcza się możliwość udzielenia zamówienia w przypadku, gdy wpłynie do zamawiającego jedna oferta, a w przypadku określonym w ust. 4 i 5 dodatkowo po uprzednim zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu na powszechnie dostępnej stronie internetowej np Osoba dokonująca wydatkowania środków publicznych obowiązana jest udokumentować postępowanie na druku "Protokół z przeprowadzonego postępowania o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro", stanowiącym załącznik nr 4 do Regulaminu. 2. W przypadku dokonywania wydatków ze środków publicznych na dostawy lub usługi, których wartość w dniu sporządzenia formularza, o którym mowa w ust. 1, jest równa lub przekracza KWotę.lU.UUU Zł, nokonarue wyoatku powinno być poprzedzone procedurą optsaną w 3 oraz zawarciem pisemnej umowy. 3. v:; przypadku dokonywania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i ::;rodowiskoonowrązex zawarcia pisemnej umowy spoczywa na z.arnawrającyrn 00 KWoty zł. 4. Ola robót budowlanych zawarcie pisemnej umowy jest wymagane bez względu na wartość zamówienia. 5. Każda umowa pisemna przed jej zawarciem wymaga: 1) zaopiniowania przez Radcę Prawnego! Adwokata obsługującego Urząd 2) Kontrasygnatę Skarbnika Urzędu Gminy. 6. Umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego podpisuje Wójt Gminy, a pod jego nieobecność Sekretarz Gminy posiadający odpowiednie pełnomocnictwo. 7. Przedkładając do podpisu Wójtowi Gminy umowę w sprawie udzielenia zamówienia publicznego o wartości do EURO, należy dołączyć również dokumenty na podstawie których wyłoniony został wykonawca, z którym podpisywana jest umowa (tj. w szczególności zapytania ofertowe, protokół z przeprowadzonej procedury zawierający m.in. zestawienie ofert, jakie wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Zamawiającego). 8. Umowy o których mowa w ust. 6 sporządza osoba merytorycznie odpowiedzialna za realizację zamówienia. 9. Umowy, o których mowa w ust. 6 sporządzane są: 1) dla zamówień o wartości poniżej EURQ- w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz przeznaczony jest dla Wykonawcy, a dwa dla Zamawiającego (Gminy) 2) dla zamówień o wartości równej równowartość EURO fłetta - w czterech jednobrzmiących egzemplarzach z czego jeden egzemplarz przeznaczony jest dla Wykonawcy, a trzy dla Zamawiającego (tj. po jednym egzemplarzu dla Skarbnika Gminy, Sekretariatu i osoby merytorycznej odpowiedzialnej za zamówienia). 5. Postępowanie zatwierdza Kierownik Referatu posiadający upoważnienie do dysponowania środkami finansowymi odpowiedniego działu i rozdziału klasyfikacji wydatków. ---'1

5 6 1. W przypadku konieczności zawarcia pisemnej umowy osoba, o której mowa w 4 ust. i, po wykonaniu czynności wskazanych w 4 i zatwierdzeniu postępowania przez Kierownika Referatu, przygotowaną dokumentację wraz z projektem umowy, przekazuje pracownikowi ds. zamówień publicznych. 2. Numer umowy nadaje sekretariat Urzędu Gminy, który jednocześnie prowadzi rejestr zawartych umów. 3. Pracownik ds. zamówień publicznych dokonuje oceny otrzymanej dokumentacji pod względem jej kompletności i zgodności z prawem i niniejszym zarządzeniem oraz weryfikuje projekt umowy. 4. Po pozytywnej weryfikacji dokumentacji pracownik ds. zamówień publicznych kieruje do Wójta wniosek o udzielenie zamówienia na druku, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu, wraz z projektem umowy. 5. Po zawarciu umowy przez Wójta pracownik ds. zamówień publicznych przekazuje pracownikowi właściwego referatu dokumentację z postępowania wraz z kopią zawartej umowy. 6. Rejestr wszystkich umów, o których mowa w 4 ust. 2 i 3 prowadzi sekretariat Urzędu Gminy Protokół, o którym mowa w 4 ust. i, po podpisaniu i zatwierdzeniu, powinien znajdować się w wydziale merytorycznym dokonującym wydatku zgodnie z formularzem, zaś na fakturach zamieszcza się pisemną informację lub pieczątkę o treści: "Zakup dokonany zgodnie z Zarządzeniem nr 100/15 Wójta Gminy ZbJewo z dnia 23 września 2015 r.". 2. W przypadku dokonywania wydatków na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo, których wartość wydatków tego samego rodzaju w dniu sporządzenia "karty wydatku" przekracza w roku budżetowym kwotę zł, formularz, o którym mowa w 4 ust. i, po podpisaniu i zatwierdzeniu powinien znajdować się w wydziale merytorycznym dokonującym wydatków, zaś na fakturach zamieszcza się pisemną informację lub pieczątkę o treści: "Zakup dokonany zgodnie z Zarządzeniem nr 100/15 Wójta Gminy Zblewo z dnia 16 kwietnia 2014 r.". 8. Kierownicy Referatów odpowiadają za prowadzenie rejestru wydatków do kwoty euro w ramach posiadanych uprawnień do dysponowania środkami finansowymi odpowiedniego działu i rozdziału, klasyfikacji wydatków. Kwartalne zestawienie udzielonych przez Referat /jednostkę organizacyjną zamówień publicznych stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu. 9. Do wszelkich nie uregulowanych kwestii w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące, a w szczególności: Ustawa z drua 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks Cywilny (tj. OZ.U. z 2014 r. poz.121) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tj. Oz.U. z 2013 r. poz. 907 z późno zmianami) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. OZ.U. z 2013 r. poz. 885 z późno zmianami)

6 " o r. o. o o., o o o o o o o o o o o. o o' o o o o o o o. o Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych Lblewo, dnia. Znak sprawy:. WNIOSEK. do kierownika Zamawiającego o udzielnie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości euro na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych oraz na podstawie Zarządzenia nr./2015 Wójta Gminy Zblewo z dnia w sprawie realizacji wydatków o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej z złotych równowartości euro. Po przeprowadzonym postępowaniu zgodnie z zarządzeniem jw. Wnioskuję o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia. 1. Nazwa przedmiotu zamówienra 2. Termin realizacji zamówienia: 3. Wartość zamówienia: Wartość netto: [zł] Wartość brutto: o o o o' o o o o" o [zł] Średni kurs złotego w stosunku do euro służący do przeliczania wartości zamówienia został zgodnie z aktualnym rozporządzeniem Prezesa rady Ministrów. przyjęty Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu o Do wniosku załączam projekt umowy. - o o' - o r. Sporządził: o Potwierdzenie środków.. o Zatwierdzam Z uwagi na fakt, iż wartość szacunkowa zamówienia w bieżącym roku budżetowym nie przekracza wyrażonej w złotych wartości równowartości 30 tys. euro, postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawa zamówień publicznych (t.j. - Dz. U. z 2013 r., 907 ze zm.) - art. 4 pkt 8. W dniu o" nawiązano kontakt osobisty / - telefoniczny * - owy* z nrzej wymienionymi potencjalnymi wykonawcami z zapytaniem, czym mogą zrealizować przedmiotowe zamówienie: 1

7 0.0,-o 0.0 0' '0 0' ' '0 0'0 0'0 0'0 0'0 Lp. Nazwa firmy Adres W załączeniu oferty złożone przez wykonawców*. Uzyskano następujące informacje dotyczące orzedmiotu zamówienia (cena oraz istotne elementy, np. estetyka, walory użytkowe, koszty eksploatacji, gwarancja itp.) W wyniku dokonanego rozpoznania rynku zdecydowano, że przedmiotowe zamówienie udzielne zostanie 0'0 (wpisać nazwę i adres przedmiotu, któremu udzielono zamówienia) za cenę: (słownie:... '" '" '" ) I-'ostępowame przeprowadził: " " '". (imię i nazwisko, stanowisko) (podpis i pieczątka) Postępowanie zatwierdził o-o w dniu (podpis i pieczątka)

8 Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych pieczęć komórki organizacyjnej Znak sprawy. Zapytanie ofertowe Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych It. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm./ I. Zamawiający:... Adres do korespondencji: Tel. faks Zaprasza do złożenia ofert cenowych na (podać nazwę przedmiotu zamówienia) II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Specyfika głównych wymagan a) o) c) 2. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 3. Przedmiot zamówienia opisany został wg następujących kodów epv III. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną. IV. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami 1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest Pani I Pan. 1

9 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy urzędu tj.: v. Miejsce składania ofert Ofertę cenową należy:,. VI. Opis sposobu obliczania ceny 1.Na załączonym formularzu cenowo-ofertowym, należy przedstawić cenę ofertową brutto za wykonanie / udzielenie przedmiotu zamówienia. 2. Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą - z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie. 3. Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. 4. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich. VII. Informacje o formalnościach 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców. którzy ubiegali sie o udzielenie zamówienia o wyniku posteocwania. 2. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą. 3. Jeżeli Wykonawca. którego oferta została wvbrana uchyli się od zawarcia umowy. Zamawiający wybierze kolejną ofertę naj korzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 4. Do prowadzonego postepowania nie przysługuja Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga. 5. Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych. Załaczniki : 1. Formularz ofertowo-cenowy 2. Projekt umowy ZA TWIERDZIŁ (data. podpis i pieczęć osoby zatwierdzającej postępowanie) JI

10 Załącznik nr 3 do ReauJaminu udzielania zamówień miejscowość, dn. (oieczatka WYkonawcy. nazwa. adres) Tel fax. NIP. R~r,nN Gmina Zblewo ul. Główna 40 R~_'1 n 7hlp\Aln PROPOZYCJA CENOWA Postępowanie o wartości nieprzekraczającej równowartości euro netto zaodnie z art.4 okt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówieńoubhcznvch (Dz. U. z 2013 r.. ooz. 907 ze zrn.) ustawy nie stosule sie. Odpowiadając na zaproszenie do złożenia propozycji cenowej na zadanie pn.: 1. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za kwotę w wysokości: "~~0 ~ (słownie:... ) wraz z należnym oodatkiem VAT ti. zł (słownie: ) wartość brutto: zł (słownie:... '" '" ) 2. Zamówienie wykonamy w terminie do 3. Na orzedmiot zamówienia udzielamy miesięcv gwarancji. 4. Oświadczam, że zawarte w zaproszeniu do złożenia propozycji cenowej warunki umowy akceptuję i zobowiązuję się w przypadku przyjęcia mojej propozycji do zawarcia umowy na ww warunl<~~h Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącymi integralną część oferty są: a). b). c)..,....,dn. podpis osoby uprawnionej (pieczeć wvkonawcv) 1

11 do Reaulaminu udzielania zamówień oublicznvch pieczęć kornorkt orqaruzacyjnej/jednostxr Znak sorawy. Protokół z orzeorowadzoneao oosteoowania o wartości szacunkowei nie orzekraczaiacei o;~y''''~u''c;;j lfvllvly':'ii IOwilOWCifi:OS':'1 KWOty euro 1. Przedmiot zamowlenla,..,. e -? \AI:::Irtnć:r ~7:::1rllnk"nlM:::I 7:::1mńwipni:::l' Netto: PLN tj EURO Brutto PLN tj EURO Wysokość: podatku VAT % 3. Rodzai przeprowadzonej orocedurv: Zapytanie ofertowe Zapytanie ofertowe zostało skierowane do następujących faksu. e-marla. oocztar': wykonawcy/ów za pośrednictwem 1) 2) 3) 4), 5) '" '.0 "0 o, 4. Porównanie ofert: Do upływu terminu składania ofert, tj. do dnia o oośrednictwem faksu. e-maiła. poczty. nasteculace ofertv: wpłynęły za ~I

12 0.0 Nr Nazwa i adres firmy Wartość brutto Termin Gwarancja oferty zł realizacji mies. dni/tyg W załaczeniu orzesłane (faksem. em.ooczta)* ofertv. W wyniku dokonaneao rozpoznania rvnku zdecydowano. że orzedmiotowe zamówienre...-b'-:-ir:m-:- zostanie: Nazwa Wvkonawcv/ adres. Cena brutto- zł. (słowme: Termin reaiizacj: Inne istotne elementy oferty: Uzasadnienie wyboru:... rrnie i nazwisko oracownika orowadzaceao oosteoowanie: (podpis osoby przeprowadzającej oosteoowanie) _----.JI

13 Zatwierdzam wvbór wvkonawcv zamawraraceco Idata, podpis i pieczęć Kierownika ~I

14 Załącznik nr5 do Reaulaminu udzielania zamówień tiubtlcrnvrn pieczęć komórki organizacyjnej/jednostki Kwartalne zestawienie udzie/onvch orzez Referat /iednostke organizacyjną zamówień publicznych w okresie L.o. Nazwa zamówienia Numer Rodzai zamówienia Wartość Wartość - I zamówienia I i data (Robota budowlana/ zamówienia umowy usługal dostawa) Izł nettol Izł bruttol I I I I I I I I I I Łączna kwota (odpowiednio netto/brutto) /data. oodois i oteczeć iaerownik» komórki oraanizacvineilreferatu