Cross-border Co-operation Programme Poland-Belarus-Ukraine <Title of the umbrella project> ANNEX VI INTERIM NARRATIVE REPORT. Report :...

Transkrypt

1 Cross-border Co-operation Programme Poland-Belarus-Ukraine <Title of the umbrella project> : ANNEX VI INTERIM NARRATIVE REPORT Report :... Reporting period: dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy This report must be completed and signed by the Authorised person The information provided below must correspond to the financial information that appears in the financial report. Please complete the report using a typewriter or computer. Please expand the paragraphs as necessary. Please refer to the Special Conditions of your grant contract and send one copy of the report to each address mentioned The Joint Managing Authority/ Joint Technical Secretariat will reject any incomplete or badly completed reports. The answer to all questions must cover the reporting period as specified in point 1.7 Komentarz [JTS1]: Tytuł projektu parasolowego jak w umowie grantowej Komentarz [JTS2]: Numer umowy grantowej: IPBU XX-XXX/12-00 oraz ostatniego addendum, np. IPBU XX-XXX/12-01 Komentarz [JTS3]: IPBU XX-XXX/12-01/R numer pierwszego raportu okresowego, IPBU XX-XXX/12-02/R numer drugiego raportu okresowego Komentarz [JTS4]: Okres realizacji projektu objęty raportem Np. Pierwszy Interim Report obejmuje okres od 15/01/2014 do 14/01/2015, zatem drugi Interim Report obejmie okres od 15/01/2015 do 14/07/2015. Ostatni raport w projekcie będzie złożony na formularzu Final Report i obejmie okres od 15/07/2015 do daty zakończenia projektu. 1. Description 1.1. Priority and Measure of the Programme Komentarz [JTS5]: Sposób wypełnienia analogicznie jak Brief Narrative Report (część ) 1.2. Name of beneficiary of grant contract: 1.3. Name and title of the Contact person : 1.4. Name of partners in the Action: Role in the Action (PLPU/MLP/MP) Partner of the lead partner (PLPU) Lead partner of micro-project 1 (MLP1) Partner of micro-project 1.1 (MP1.1) Partner of micro-project 1.n (MP1.n) If applicable Name, country 1

2 Lead partner of micro-project 2 (MLP2) Partner of micro-project 2.1 (MP2.1) Partner of micro-project 2.n (MP2.n) Lead partner of micro-project 3 (MLP3) Partner of micro-project 31 (MP3.1) Partner of micro-project 3n (MP3.n) Etc 1.5. Title of the Action: 1.6. Contract number: 1.7. Start date and end date of the reporting period: 1.8. Target country(ies) or region(s): 1.9. Final beneficiaries &/or target groups 1 (if different) (including numbers of women and men): Country (ies) in which the activities take place (if different from 1.8): 2. Assessment of Action activities 2.1. Executive summary of the Action Please give a global overview of the Action s implementation for the reporting period (no more than ½ page) 2.2. Activities and results Please list all the activities in line with Annex 1 of the contract during the reporting period indicating the activity implementation level: micro-project (MP1, MP2..) or management (UP) level Activity 1/Level of the activity implementation (MPn/UP): Title of the activity: Conference at town W with X participants for Y days on Z dates Topics/activities covered <please elaborate>: Reason for modification for the planned activity <please elaborate on the problems - including delay, cancellation, postponement of activities- which have arisen and how they have been addressed> (if applicable): Komentarz [JTS6]: Miejsca realizacji projektu (państwa, regiony, miejscowości itp.), objęte wsparciem w ramach projektu, zgodnie z opisem w Aneksie I do umowy grantowej. Komentarz [JTS7]: Informacja o beneficjentach końcowych (grupy osób, które skorzystają z realizacji projektu w perspektywie długookresowej; poziom społeczeństwa/sektora) i grupach docelowych (grupy osób, które bezpośrednio skorzystają z realizacji działań w projekcie). Komentarz [JTS8]: Do wypełnienia, jeśli nie są to państwa/regiony wymienione w części 1.8, tj. państwa, w których realizowane były działania, ale nie są one objęte wsparciem w ramach projektu. Jeśli nie dotyczy, należy wpisać N/A. Komentarz [JTS9]: Ogólne informacje nt. postępu w realizacji projektu w okresie objętym raportem (max 1/2 strony) Komentarz [JTS10]: Opis działań przeprowadzonych w okresie objętym raportem w ramach zarządzania projektem parasolowym (UP) oraz zrealizowanych mikroprojektów (MP1, MP2, etc.), wraz ze wskazaniem osiągniętych rezultatów konkretnych działań, zgodnie z opisem w Aneksie I do umowy grantowej i w porównaniu do zawartych w nim założeń (w tym: przy uwzględnieniu i uzasadnieniu wprowadzonych modyfikacji). Należy stosować numerację i nazwy działań z Aneksu I Activity 2/Level of the activity implementation (MPn/UP): Title of the activity: Conference at town W with X participants for Y days on Z dates 1 Target groups are the groups/entities who will be directly positively affected by the Action at the Action Purpose level, and final beneficiaries are those who will benefit from the Action in the long term at the level of the society or sector at large. 2

3 Topics/activities covered <please elaborate>: Reason for modification for the planned activity <please elaborate on the problems - including delay, cancellation, postponement of activities- which have arisen and how they have been addressed> (if applicable): Results of this activity <please quantify these results, where possible; refer to the various assumptions of the Logframe>: Please give your assessment of the results of above activities: Please list activities that were planned and that you were not able to implement, explaining the reasons for these indicating the activity implementation level: microproject (MP1, MP2...) or management (UP) level: Activity 1/Level of the activity implementation (MPn/UP) etc What is your assessment of the result of the Action so far? Include observations on the performance and the achievement of outputs, outcomes and impact in relation to specific and overall objectives, and whether the Action has had any unforeseen positive or negative results (please quantify where possible; refer to Logframe Indicators). Please list potential risks that may have jeopardized the realisation of some activities and explain how they have been tackled. Refer to logframe indicators. If relevant, submit a revised logframe, highlighting the changes. Please list all contracts (works, supplies, services) awarded for the the action during the reporting period, giving: for each contract the amount, the award procedure followed and the name of the contractor as well as the level of the contract signing- micro-project (MP1, MP2...) or management (UP) Please provide an updated action plan 2 Year 1 Micro-project <Activity 1> <etc> Months: Implementing body Lead Partner of the Umbrella project/ Partner responsible for the Lead Partner of the Umbrella project/ Partner responsible for the Komentarz [JTS11]: Informacja o działaniach, które zgodnie z harmonogramem projektu były zaplanowane na okres objęty raportem, ale nie zostały zrealizowane (dot. poziomu zarządzania projektem parasolowym oraz mikroprojektów), wraz z podaniem powodu opóźnienia i nowego terminu realizacji. Jeśli nie dotyczy, należy wpisać N/A. Komentarz [JTS12]: Ocena rezultatów osiągniętych w okresie objętym raportem, w tym w odniesieniu do celów szczegółowych i celu głównego projektu oraz zapisów matrycy logicznej (część 13. Aneksu I do umowy grantowej); informacja o czynnikach ryzyka i sposobach jego minimalizacji. Komentarz [JTS13]: Informacja o umowach z dostawcami/ podwykonawcami zawartych w okresie objętym raportem (analogicznie jak w części 5. Brief Narrative Report) Komentarz [JTS14]: Należy przedstawić harmonogram projektu zaktualizowany w odniesieniu do harmonogramu przedstawionego w Aneksie I do umowy grantowej/ w ostatnim złożonym raporcie (wersja ostateczna). Zaktualizowany harmonogram musi uwzględniać przesunięcia terminów realizacji (nowe terminy - opóźnienia, przyspieszenia) zarówno działań na poziomie zarządzania projektem parasolowym, jak i mikroprojektów. 2 This plan will cover the financial period between the interim report and the next report. 3

4 Micro-project 1 Micro-project 2 Micro-project 3 Micro-project 4 Micro-project 5 Etc. Year 2 Micro-project <Activity 1> <etc> Micro-project 1 Micro-project 2 Micro-project 3 Micro-project 4 Micro-project 5 Etc. Months: Partner 1 Partner 2 Partner 3 Partner 4 Partner 5 Implementing body Lead Partner of project/ Partner responsible for the Lead Partner of project/ Partner responsible for the Partner 1 Partner 2 Partner 3 Partner 4 Partner Please list all publications (and no. of copies) produced during the reporting period on whatever format, amongst others containing new approaches, innovative ways of communication etc. (please enclose a copy of each item, except if you have already done so in the past). Also indicate the activity implementation level: micro-project (MP1, MP2...) or management (UP) level. Please state how your publications are being distributed and to whom. Komentarz [JTS15]: Informacje na temat materiałów informacyjnopromocyjnych, publikacji powstałych w okresie objętym raportem (analogicznie jak w części 2.5 Brief Narrative Report). Kopia publikacji, próbka lub zdjęcie materiałów promocyjnych powinny być załączone do raportu, o ile nie zostały dostarczone wcześniej. 4

5 3. Partners and other Co-operation 3.1. How do you assess the relationship between the formal partners of this Action (i.e. those partners which have signed a partnership statement)? Please specify for each partner organisation 3.2. How would you assess the relationship between your organisation and State authorities in the Action countries? How has this relationship affected the Action? 3.3. Where applicable, describe your relationship with any other organisations involved in implementing the Action: Contractor(s) 3 (if any) Final Beneficiaries and Target groups Other third parties involved (including other donors, other government agencies or local government units, NGO s, etc). Komentarz [JTS16]: Opis i ocena współpracy partnerów (na wszystkich poziomach partnerstwa) w ramach projektu w okresie raportowania. Komentarz [JTS17]: W przypadku, jeśli nie doszło do współpracy z władzami państwowymi, należy wpisać N/A. Komentarz [JTS18]: Opis współpracy z wymienionymi jednostkami i ich udział w projekcie, w szczególności: grupy docelowe, beneficjenci końcowi Where applicable, outline any links you have developed with other actions If your organisation has received previous EC grants in view of strengthening the same target group, in how far has this Action been able to build upon/complement the previous one(s)? (List all previous relevant EC grants). Komentarz [JTS19]: Jeśli nie dotyczy, należy wpisać N/A. Komentarz [JTS20]: Jeśli nie dotyczy, należy wpisać N/A. 4. Visibility How is the visibility of the EU contribution being ensured in the Action? Komentarz [JTS21]: Należy opisać, w jaki sposób beneficjenci końcowi, grupy docelowe, szersza publika zostali poinformowani o współfinansowaniu projektu przez UE. The European Commission may wish to publicise the results of Actions. Do you have any objection to this report being published on EuropeAid Co-operation Office, JMA, JTS website? If so, please state your objections here. Name of the contact person for the Action: Signature: Location: Date report due:.. Date report sent:. Signature of the Beneficiary's representative:... Official stamp of the Beneficiary Komentarz [JTS22]: Podpis/y osoby/osób, które podpisały umowę grantową albo osoby posiadającej stosowne upoważnienie, które należy dostarczyć do WST najpóźniej wraz z niniejszym raportem. Pieczęć imienna i pieczęć jednostki. 3 Contractor within the meaning of the Guidelines and the PRAG (version from November 2010) corresponds to the subcontractor within the meaning of the relevant Ukrainian legislation. 5

6 Annexes: Annex Title Enclosed Yes A-1 Action indicators A-2 Sources of funding A-3 Forecast timetable of Action payments A-4_Management Interim financial report for the Action management A-4_MP1 Interim financial report for the micro-project 1 (MP1) A-4_MP2 Interim financial report for the micro-project 2 (MP2) A-4_MPn Interim financial report for the micro-project n (MPn) etc A-5_Management List of expenditures for the Action management A-5_MP1 List of expenditures for the micro-project 1 (MP1) A-5_MP2 List of expenditures for the micro-project 2 (MP2) A-5_MPn List of expenditures for the micro-project n (MPn) B Request for payment D Letter of endorsement E Expenditure verifications F Copy of the invoices G Copy of the Timesheets H Copies of all the supporting documents (contracts, subcontracts, contract with auditor etc.) I Tender documentation, if appropriate J Certificate of origin, if appropriate K Copy of studies, documentation produced for seminars, meetings and publication purposes L Copy of works and/or supplies Certificate of provisional acceptance M Photo documentation of the Action, newspaper or Internet articles etc. No Komentarz [JTS23]: Lista załączników do raportu w formie listy sprawdzającej kompletność raportu, do wypełnienia przez Partnera Wiodącego projektu parasolowego. Załączniki powinny być podstemplowane i podpisane/w przypadku kopii - potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upoważnione. Komentarz [JTS24]: Załączniki A1-A5 znajdują się w formularzu Interim Financial Report Komentarz [JTS25]: Raport audytora, zgodnie z Aneksem VII do umowy grantowej 6