BFZ3e /2015 Warszawa,

Transkrypt

1 BFZ3e /2015 Warszawa, Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia w postępowaniu Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia pn. Zakup usługi przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury zapasów w magazynach PKP Intercity SA (post. nr 54/11/MARK/2015). Przekazanie treści pytań wraz z udzielonymi odpowiedziami PKP Intercity S.A., działając jako Zamawiający w postępowaniu pn. Zakup usługi przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury zapasów w magazynach PKP Intercity SA (post. nr 54/11/MARK/2015), przekazuje poniżej treść otrzymanych pytań od Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia wraz z udzielonymi przez Zamawiającego odpowiedziami. Wykonawcy zobowiązani są uwzględnić poniższe wyjaśnienia podczas sporządzania oferty. Pytanie nr 1: Ilość sztuk do policzenia na każdym magazynie? Odpowiedź: Poniżej Zamawiający podaje szczegółową informację nt. ilości przechowywanych indeksów w poszczególnych magazynach. Magazyn kod Łączna ilość na indeksach Liczba indeksów G G G G G K K K K K K P P P W W W W W W W ZTP ZTW Suma końcowa

2 Pytanie nr 2: Jaka jest ilość lokalizacji proszę o podanie liczby i miejsc ( miast )? Odpowiedź: Zamawiający informuje, ze łączna ilość lokalizacji to (łącznie) 23 magazyny, które obsługują 39 lokalizacji, tj.: Warszawa 12, Lublin 1, Gdynia 5, Olsztyn 1, Bydgoszcz 1, Szczecin 3, Poznań 1, Wrocław 6, Kraków 6, Katowice 2, Przemyśl 1. Pytanie nr 3: Ilość palet (miejsc paletowych) do policzenia? Odpowiedź: Zamawiający informuje, ze łączna ilość lokalizacji, które przechowują zapas magazynowy na paletach wynosi około 11. Pytanie nr 4: Czy jest wysoki skład? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie ma wysokiego składu, skład wynosi nie więcej niż 3 metry. Pytanie nr 5: Ile jest wózków paletowych wysokiego składu (jeżeli jest wysoki skład), ile niskich? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że posiada 20 wózków niskiego składu. Pytanie nr 6: Czy palety zjeżdżają do liczenia na dół czy są liczone na górze (w swoim miejscu paletowym)? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że palety są liczone na dole. Pytanie nr 7: Czy wszystko posiada kody EAN? Odpowiedź: Zamawiający informuje, ze nie używa kodów EAN. Pytanie nr 8: Czy liczymy na sztuki czy na opakowania zbiorcze? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że liczenie odbywa się w jednostce miary danej pozycji (szt., opakowanie, paleta, kg, tona, litr, m3). Pytanie nr 9: Czy jest możliwość otrzymać bazę kodów EAN zbiorczych? Odpowiedź: Patrz odpowiedź na pyt. 7. Pytanie nr 10: Zakładając że wykorzystujemy państwa oznaczenie miejsc paletowych czy macie Państwo naklejone lokalizacje w kodach kreskowych (zakładam że numeryczne są)? Odpowiedź: Patrz odpowiedź na pyt. 7. Pytanie nr 11: Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację (w dzień, w nocy)? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że inwentaryzację należy przeprowadzić w dzień, opcjonalnie w nocy. Pytanie nr 12: Czy można przeprowadzać inwentaryzację ciągiem czyli na 3 zmiany czy od godziny do godziny? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że inwentaryzację można przeprowadzić ciągiem, na trzy zmiany.

3 Pytanie nr 13: Czy mamy zbierać jakieś dodatkowe informacje oprócz lokalizacji, kodu EAN i ilości? Odpowiedź: Zamawiający nie oczekuje zbierania dodatkowych danych. Pytanie nr 14: Czy na jednej lokalizacji (palecie lub półce) jest jeden rodzaj towaru czy może być więcej? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że na jednej półce może być więcej niż jeden rodzaj towaru. Pytanie nr 15: Ile jest rzędów, kominów, poziomów w magazynie (lokalizacji)? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że każdy magazyn posiada inny rodzaj regałów oraz różną ilość rzędów, dlatego nie jest w stanie udzielić dokładnej odpowiedzi na powyższe pytanie. Pytanie nr 16: Jaki sposób kontroli przyjmujemy (np. losowe sprawdzanie określonej ilości lokalizacji, raport różnic)? Odpowiedź: Sposób jaki Wykonawca uzna za najskuteczniejszy. Pytanie nr 17: Zgodnie z przesłanymi informacjami Projekt będzie polegał na inwentaryzacji zapasów Spółki w 15 magazynach na terenie Polski. W magazynach znajduje się 6 mln sztuk przedmiotów zaszeregowanych do około 10 tys. indeksów (SKU)? Odpowiedź: 39 lokalizacje magazynowe. W tej chwili występuje około 15 tys. indeksów, łączna ilość w różnych jednostkach miary wynosi ok. 6 mln. Pytanie nr 18: Jaki jest rodzaj zapasów: materiały eksploatacyjne, części zamienne (jakie), opał itp. Prosimy o opisanie. Odpowiedź: Zamawiający informuje, że zapasy to: materiały budowlane, narzędzia, elementy złączne, wyroby chemiczne, wyroby stalowe, elementy złączne, smary i oleje, paliwa ciekłe, gazy, części zamienne do taboru, podzespoły do taboru, druki, art. biurowe, art. spożywcze, odzież, art. elektryczne, kable i przewody Pytanie nr 19: Ile jest sztuk i ile indeksów w każdym z magazynów? Odpowiedź: Zgodnie z odpowiedzią na pytanie nr 1. Pytanie nr 20: Czy wszystkie indeksy występują w każdym z magazynów? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie wszystkie indeksy występują w każdym z magazynów. Pytanie nr 21: Jaka jest architektura każdego z magazynów. Czy są to magazyny wysokiego czy niskiego składowania, czy przedmioty leżą na wyznaczonych półkach. Prosimy o opis i przesłanie przykładowego zdjęcia. Odpowiedź: Zamawiający posiada magazyny i ich lokalizacje wyposażone w: regały magazynowe, palety, zasieki, place otwarte, stacje paliw.

4 Pytanie nr 22: Jak są rozłożone przedmioty w magazynach prosimy o przykładowe zdjęcie. Odpowiedź: 90% standardowo na regałach, w rzędach i na półkach. Zamawiający nie ma możliwości przesłania przykładowego zdjęcia. Pytanie nr 23: Jak są oznakowane zapasy. Czy jest to oznakowanie każdej części osobno czy oznakowanie jest na półce lub kuwecie? Odpowiedź: Oznakowanie każdego indeksu odrębnie na papierowej wywieszce magazynowej zawierającej indeks, nazwę, jm, ilość. Pytanie nr 24: Jakie jest oznakowanie każdego ze składników zapasów: oznakowanie alfanumeryczne, nazwa, indeks, na kartach magazynowych, z użyciem kodów kreskowych pozwalających na jednoznaczną identyfikację i porównanie z ewidencją magazynową itp. Prosimy o opis i zdjęcie przykładowe. Odpowiedź: patrz odpowiedź na pyt. 23. Zamawiający nie ma możliwości przesłania przykładowego zdjęcia. Pytanie nr 25: Czy są oznakowane poszczególne miejsca składowania i w jaki sposób prosimy o opis i ewentualne zdjęcie. Odpowiedź: Zamawiający informuje, że miejsca składowania nie są oznaczone. Pytanie nr 26: Czy zapasy są ułożone pojedynczo czy też są opakowania zbiorcze i jaka jest ich ilość (oraz oznakowanie) w każdym z magazynów? Odpowiedź: 99% pojedynczo (do zliczenia, zważenia lub pomiar długości czy objętości paliwa) jeden rodzaj składowany jest na paletach. Pytanie nr 27: Jeżeli są to magazyny wysokiego składowania, to czy są wózki widłowe (lub innego rodzaju sprzęt) i kosze do przewożenia pracowników oraz ile jest takich zestawów (z operatorem) mogących jednocześnie uczestniczyć w spisie.. Odpowiedź: Patrz odpowiedź na pyt. 4. W lokalizacji ze składem do wysokości 3 metrów jest dostępny operator z wózkiem widłowym. Pytanie nr 28: W jakim systemie magazynowym (program komputerowy) jest prowadzona ewidencja? Jakie informacje są w nim zawarte aby spisując konkretny zapas w konkretnym gnieździe móc go jednoznacznie zidentyfikować (nie znając towaru z codziennej pracy i nie mogąc go rozpoznać według wyglądu)? Odpowiedź: Zamawiający informuje, ze ewidencja jest prowadzona w systemie ERP ebs Oracle. Rozpoznanie po unikalnym indeksie. Pytanie nr 29: Czy na pojedynczych (luzem) składnikach jest kod kreskowy i czy umożliwia on jednoznaczną i bezpośrednią identyfikację oraz porównanie z ewidencją magazynową. Jeżeli nie, to w jaki sposób są identyfikowane towary (nazwa, wielkość opakowania, opakowania zbiorcze itp.). Odpowiedź: Zamawiający nie stosuje kodów EAN. Pytanie nr 30: Czy w systemie magazynowym oraz w bieżącym zarządzaniu magazynem są informacje o numerze gniazda paletowym (magazynowego) lub miejscu złożenia. Odpowiedź: Zamawiający informuje, że informacje jest ograniczona do numeru magazynu, nie lokalizacji.

5 Pytanie nr 31: Czy na konkretnym elemencie zapasu jest oznakowanie, które w sposób jednoznaczny (bezpośredni) umożliwi porównanie z ewidencją magazynową. Odpowiedź: Tak, indeks magazynowy. Pytanie nr 32: Jakie informacje chcieliby Państwo uzyskać o swoim majątku podczas przeprowadzania inwentaryzacji czyli zarówno w etapie spisu z natury i rozliczania i wyjaśniania różnic i ich powstania. Dotyczy to również ewentualnej oceny pracy pracowników i logistyki magazynowej lub zarządzania majątkiem. Odpowiedź: Ustalić rzeczywisty stan zapasów w magazynach metodą spisu z natury, potwierdzić istnienie w rzeczywistości (w naturze) ujętych w ewidencji magazynowej zapasów, wykazać niedobory lub nadwyżki zapasów. Pytanie nr 33: Inwentaryzacja, zgodnie z zasadami i duchem UoR kończy się pełnym rozliczeniem i wyjaśnieniem różnic oraz przyczyn ich powstawania i rekomendacjami. Prosimy o krótki opis zakresu wykonywanego przez JKF, gdyż najczęściej nie wykonujemy tylko spisu z natury, ale właśnie pełne inwentaryzacje z rekomendacjami zmian. Odpowiedź: Tak, jesteśmy zainteresowani pełną inwentaryzacją z rekomendacją ewentualnych zmian. Pytanie nr 34: Czy są Państwo zainteresowani przeprowadzeniem kompleksowej inwentaryzacji z pełnym rozliczeniem księgowym, wyjaśnianiem różnic, parowaniem jednoznacznym i prawdopodobnym oraz kompensatami, szkoleniem wewnętrznej Komisji Inwentaryzacyjnej i pracowników oraz przygotowaniem kompletu dokumentacji i audytem procedur wewnętrznych przyjęcia, użytkowania, zmian i likwidacji majątku oraz przekształceniem uciążliwych inwentaryzacji okresowych w ciągłą inwentaryzację obniżającą koszty zarządzania majątkiem Odpowiedź: Nie oczekujemy pomocy w przekształceniu inwentaryzacji w inwentaryzację ciągłą ani audytu procedur wewnętrznych. Pytanie nr 35: Dla prawidłowego przygotowania koncepcji realizacji oraz rzetelnego wykonania kalkulacji cenowej zgodnie z wymaganiami ISO jest niezbędne otrzymanie ewidencji majątku. Ewidencja umożliwi również oszacowanie koniecznych nakładów na przygotowanie i rozliczenie końcowe. Prosimy o przekazanie ewidencji. Odpowiedź: Zamawiający na tym etapie postępowania nie przekazuje ewidencji. Ewidencja może zostać przekazana po podpisaniu umowy, ale bez szczegółowych ilości. Pytanie nr 36: Jakie zapisy z Państwa Polityki Rachunkowości i Instrukcji Inwentaryzacyjnej lub Instrukcji Zarządzania Majątkiem oraz inne organizacyjne, muszą być bezwzględnie ujęte w opracowanym przez nas Planie Projektu podstawa wykonania Inwentaryzacji. Odpowiedź: Podstawą przeprowadzenia inwentaryzacji będzie Plan Projektu (przyjęty Uchwałą), który będzie miał pierwszeństwo przed innymi instrukcjami. Pytanie nr 37: Dla pełnej oceny niezbędnych zasobów i czasu pracy w każdym z magazynów jest niezbędna wizja lokalna w każdym lub części z nich oraz uzgodnienie z Kierownikami Magazynów. Czy jest możliwość dokonania takich uzgodnień i kiedy to będzie możliwe. Odpowiedź: Po podpisaniu umowy inwentaryzację będzie koordynował jeden oddelegowany przedstawiciel Zamawiającego. Wizja lokalna może mieć miejsce dopiero po podpisaniu umowy.

6 Pytanie nr 38: Ze względu na krótki czas złożenia oferty oraz wykonania inwentaryzacji, przy jednoczesnej nieznajomości istniejących magazynów i ewidencji, czy jest możliwość ustalenia szczegółów realizacji w następnym etapie. Na podstawie tylko 3 informacji: ilość magazynów, ilość indeksów i ilość zapasów nie ma możliwości rzetelnej (a nawet przybliżonej) wyceny tak dużego projektu. Koszt inwentaryzacji w 90% to koszt pracy naszych pracowników. Zatem ilość nakładów pracy dla każdego z magazynów determinuje i oznacza koszt całego projektu. Odpowiedź: Zamawiający oczekuje, aby oferta złożona na tym etapie obejmowała zakres współpracy opisany w Zapytaniu Ofertowym, projekcie umowy oraz niniejszym dokumencie. Pytanie nr 39: Jakie inne obszary szeroko pojmowanej inwentaryzacji i zarządzania, poza majątkiem obrotowym, Państwa interesują. Np. inwentaryzacja środków trwałych zgodnie z Ustawą o Rachunkowości, szkolenia, przekształcenie inwentaryzacji okresowych w ciągłą itp. Odpowiedź: W tej chwili jesteśmy zainteresowani tylko inwentaryzacją zapasów w magazynach. Pytanie nr 40: Jaki towar podlega inwentaryzacji? Czy są to części, podzespoły itp.? Odpowiedź: Patrz odpowiedź na pytanie nr 18. Pytanie nr 41: Sposób składowania towarów (raki, regały kuwetowe, regały półkowe itp.) Odpowiedź: Regały półkowe. Pytanie nr 43: Czy towar jest okodowany? Odpowiedź: patrz odpowiedź na pyt nr 7. Pytanie nr 44: Czy osoby liczące muszą posiadać dodatkowe wyposażenie bhp? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie ma takiej konieczności. Pytanie nr 45: Czy osoby liczące muszą posiadać badania lekarskie, szkolenia bhp? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie ma takiej konieczności. Pytanie nr 46: Czy istnieje możliwość otrzymania zdjęć jednego z magazynów? Odpowiedź: Zamawiający informuje, że nie ma takiej możliwości.