OPIS DOBREJ PRAKTYKI. Karta Dużej Rodziny Gmina Legionowo. ul. Piłsudskiego 41, Legionowo mazowieckie.

Transkrypt

1 OPIS DOBREJ PRAKTYKI 1. Dane dotyczące gminy/powiatu nazwa inicjatywy nazwa gminy/powiatu dokładny adres województwo Karta Dużej Rodziny Gmina Legionowo ul. Piłsudskiego 41, Legionowo mazowieckie telefon adres strony internetowej faks adres 2. Rodzaj(e) podjętych działań (zaznacz): kształtowanie efektywnych systemów konsultacji społecznych i udziału obywateli w formułowaniu strategii rozwoju i prowadzenia polityki lokalnej lub regionalnej; wprowadzanie nowatorskich form demokracji lokalnej; rozwijanie systemów kontroli i komunikacji społecznej, ze szczególnym podkreśleniem przejrzystości procesów decyzyjnych władz gminy lub powiatu; oryginalne formy aktywizacji działalności obywatelskich i współpracy z organizacjami pozarządowymi; formy działalności z podmiotami gospodarczymi i ich samorządami na rzecz wspólnoty obywatelskiej i lokalnego rozwoju; działania na rzecz wychowania obywatelskiego, w tym pozaszkolne inicjatywy edukacyjne, działania na rzecz młodych mieszkańców gminy lub powiatu; decentralizację realizacji zadań publicznych, drogą przekazywania jej organizacjom obywatelskim lub jednostkom bliższym obywateli; inne

2 3. Przedmiot działalności Karta Dużej Rodziny to projekt realizowany przez władze Miasta Legionowo w partnerstwie z lokalnymi przedsiębiorcami. Projekt ma na celu zapewnienie wielodzietnym rodzinom z terenu Legionowa benefitów, poprzez umożliwienie im korzystania z usług i produktów oferowanych przez partnerów programu (lokalnych przedsiębiorców) na preferencyjnych warunkach. Program funkcjonuje od 1 stycznia 2013 r. na mocy Uchwały Rady Miasta Legionowo nr XXVI/334/2012 z dnia 28 listopada 2012 roku, po dziś dzień bez ustalonego terminu zakończenia. Wprowadzenie Karty Dużej Rodziny było poprzedzone badaniami opinii, a jego kształt został dopasowany do oczekiwań rodzin wielodzietnych w Legionowie. Sukcesem programu jest pozyskanie ponad 50 podmiotów gospodarczych w ciągu zaledwie roku. Karta Dużej Rodziny jest stale promowana dzięki czemu uczestnicy otrzymują na bieżąco aktualne informacje, a lokalni przedsiębiorcy uzyskują dodatkową wartość w postaci reklamy własnych usług i produktów. W programie do tej pory bierze udział 300 rodzin wielodzietnych. 4. Opis działań Karta Dużej Rodziny (KDR) została wprowadzona z inicjatywy Prezydenta Miasta Legionowo, zainspirowanego prośbami mieszkańców. Projekt ma na celu zapewnienie legionowskim rodzinom wielodzietnym łatwiejszego i korzystniejszego dostępu do usług i produktów oferowanych przez partnerów programu (przedsiębiorców) oraz zapewnia szereg ulg na usługi oferowane przez jednostki organizacyjne gminy. CELE PROGRAMU Ogólnym celem projektu jest promocja wielodzietności jako elementu polityki prorodzinnej w Legionowie. Szczegółowe cele to: zapewnienie pomocy rodzinom wielodzietnym, przekonanie mieszkańców i lokalnych przedsiębiorców do zwiększonego zaangażowania w działalność samorządu w Legionowie oraz intensywnego udziału w innych imprezach i programach, rozwój sektora usług i handlu w Legionowie, budowanie wizerunku miasta w oparciu o wartości marki Legionowo. Porusza!: aktywność i wspólnotę. Karta została zaprojektowana z myślą o wspieraniu wychowywania dzieci i młodzieży w zakresie działań kulturalnych i sportowych. Uprawnia ona do licznych zniżek: w przedszkolach prowadzonych przez gminę, na zajęcia organizowane przez Miejski Ośrodek Kultury oraz Arenę Legionowo, na wejście na basen. 2

3 Władze Miasta w Legionowie doskonale zdają sobie sprawę, że wychowanie dzieci wiąże się ogromną odpowiedzialnością i jest trudne, jak również bardzo kosztowne. Zapewnienie beneficjentom możliwości dokonywania zakupów po preferencyjnych cenach przyczynia się do wyrównywania szans pomiędzy rodzinami wielodzietnymi a rodzinami z mniejszą liczbą dzieci, których koszty życia są znacznie niższe. Oprócz wspierania przedsiębiorczości projekt ma na celu budowanie więzi społecznych i identyfikacji z miejscem zamieszkania oraz wzrost wrażliwości na problemy współmieszkańców. BENEFICJENCI I PARTNERZY Karta jest dostępna dla wszystkich rodzin z co najmniej trojgiem dzieci w wieku do lat 18 lub 24 (jeżeli kontynuują naukę) bez względu na dochody. Wszystkie dzieci i co najmniej jeden z rodziców muszą być zameldowane na terenie Legionowa. Karta obejmuje również członków rodzin zastępczych. Kolejną grupą docelową są przedsiębiorcy, dla których uczestnictwo w programie staje się dodatkową formą promocji oraz daje możliwość generowania większych zysków. Od momentu wprowadzenia programu, Prezydent Miasta Legionowo spotyka się osobiście z przedsiębiorcami, aby zachęcić ich do uczestnictwa. Przygotowanie i realizacja projektu została przeprowadzona przez pracowników Urzędu Miasta Legionowo. Liczba pracowników bezpośrednio zaangażowanych w projekt była zróżnicowana w zależności od etapu jego przygotowania i realizacji. W początkowym etapie projektu zaangażowanych było 10 pracowników urzędu. Po rozwiązaniu wszystkich kwestii formalno-prawnych program został przyjęty uchwałą Rady Miasta Legionowo nr XXVI/334/2012 z dnia 28 listopada 2012 roku. Następnie prace zostały podzielone na etapy: opracowanie zasad i przepisów funkcjonowania programu, opracowanie i drukowanie wniosków dla rodziców ubiegających się o Kartę Dużej Rodziny, opracowanie projektów graficznych Karty Dużej Rodziny i jej druk, przygotowanie strategii promocji programu, weryfikacja danych osobowych oraz wydawanie kart, sporządzanie listów zachęcających do uczestnictwa w programie i ich wysłanie do przedsiębiorców, pracowanie katalogu firm współpracujących z Urzędem Miasta w Legionowie w ramach programu, pozyskiwaniu nowych partnerów do programu, uruchomienie kampanii promującej program, 3

4 stworzenie specjalnej grupy odbiorców bezpłatnego miejskiego SMS'a dla beneficjentów programu. Od dnia rozpoczęcia realizacji KDR do dnia dzisiejszego przystąpiło do niego ponad 45 partnerów, a liczba ta wciąż rośnie co świadczy o popularności i społecznym zapotrzebowania tego rodzaju inicjatywy. Ze strony beneficjentów w programie uczestniczy 300 rodzin. Po roku działania programu Urząd Miasta zaplanował badania satysfakcji wśród wszystkich uczestników programu, tak beneficjentów, jak i partnerów. Wszyscy przedsiębiorcy biorący udział w programie wyrazili wolę współpracy na czas nieokreślony. PROMOCJA Na potrzeby promocji Urząd Miasta Legionowo przygotował specjalny zestaw materiałów reklamowych i informacyjnych, takich jak: broszury, ulotki i naklejki do oznaczenia punktów obsługi i samochodów dla wszystkich przedsiębiorców biorących udział w programie. Naklejki i broszury były rozprowadzane również wśród mieszkańców. W celu zapewnienia projektowi jak największego rozgłosu przeprowadzono intensywne działania marketingowe, z wykorzystaniem tradycyjnych narzędzi promocji, takich jak billboardy, materiały drukowane oraz w internecie (fanpage Karty Dużej Rodziny na Facebooku oraz specjalna sekcja na W celu dotarcia do jak największej liczby mieszkańców informacje o programie zamieszczono na ekranach multimedialnych zlokalizowanych w kilku punktach miasta oraz wysyłano je do ponad 2 tysięcy mieszkańców poprzez bezpłatny serwis SMS. W promocję programu włączyły się również media lokalne i regionalne. Witryna miejska posiada specjalnie dedykowaną Karcie Dużej Rodzin zakładkę, która jest dostępna za pośrednictwem banera umieszczonego na stronie głównej. Urząd Miasta w Legionowie stale propaguje program i rozszerza bazę partnerów. Program jest promowany podczas imprez organizowanych na terenie Miasta Legionowo oraz w lokalnych, regionalnych i krajowych mediach. Uczestnicy programu mogą regularnie przekazywać swoje wnioski, opinie i pomysły, które przyczyniają się do rozwoju projektu. Wsparcie marketingowe ze strony partnerów polega w szczególności na promowaniu projektu przez przedsiębiorców poprzez dystrybucję materiałów drukowanych, oznakowania placówek i samochodów służbowych oraz umieszczanie informacji o programie na własnych stronach internetowych. 4

5 Najważniejsze aspekty innowacyjności programu obejmują: stymulowanie różnych grup mieszkańców do współpracy, tworzenie więzi społecznych na poziomie lokalnym i tworzenie nowych narzędzi do budowania wizerunku miasta. 5. Uzyskane efekty Program został zrealizowany zgodnie z założeniami początkowymi. Od chwili jego rozpoczęcia do dnia dzisiejszego do programu dołączyło ponad 50 partnerów, co jest ewenementem na skalę kraju. Liczba partnerów systematycznie się powiększa. Projekt wpłynął również pozytywnie na poprawę partycypacji mieszkańców w działaniach władz miasta. Poprawiła się również dostępność usług oraz produktów dla rodzin wielodzietnychz miasta, co wyrównało szanse i dysproporcje w dostępie do usług i produktów. 6. Oszacowanie nakładów poniesionych na organizację i realizację projektu W realizację projektu zaangażowani zostali pracownicy kilku komórek Urzędu Miasta Legionowo: Wydziału Spraw Obywatelskich, Referatu Marketingu, Wydziału Zdrowia i Spraw Społecznych oraz instytucji podległych Urzędowi Miasta Legionowo, takich jak: Miejski Ośrodek Kultury oraz Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji. Środki poniesione przez Referat Marketingu wyniosły ok zł w skali roku. Złożyło się na to: dwukrotna kampania bilbordowa, opracowanie szaty graficznej, którą powierzono grafikowi, spotkanie partnerów z przedstawicielami władz miasta w celu podsumowania rocznego okresu funkcjonowania programu, podczas którego przeprowadzono badanie ankietowe, oceniające przydatność programu. Wydano również katalog prezentujący pełną ofertę KDR. Koszt jego wydruku pokryli przedsiębiorcy biorący udział w projekcie. Intensywne prace związane z przygotowaniem regulaminu projektu, procedurą produkcji i wydawania kart oraz wprowadzeniem regulacji prawnych trwały ok. 3-4 miesięcy. Były wykonywane podczas pracy urzędu w godzinach 8:00 16:00 przez grupę ok. 10 osób. W chwili obecnej obsługą nowych partnerów zajmuje się jedna osoba. Koszty związane z przygotowaniem i produkcją kart dla rodzin wielodzietnych od chwili wprowadzenia programu do końca 2014 roku wyniosą 6839 zł. 7. Czy napotkali Państwo trudności, z którymi należało się zmierzyć, aby zrealizować projekt? Nie zaobserwowano żadnych znaczących trudności, które wpływałyby na realizację programu. W początkowej fazie projektu dialog między Urzędem a przedsiębiorcami był utrudniony. Cały czas są jednak prowadzone działania, które mają poprawić komunikację między Urzędem Miasta, a podmiotami gospodarczymi. W tym celu planowane są cykliczne spotkania podsumowujące każdy kolejny rok funkcjonowania projektu oraz współpraca przy realizacji wydarzeń dla mieszkańców nie związanych z KDR. 5

6 8. Zalecenia dla innych jednostek samorządu terytorialnego zainteresowanych wdrożeniem projektu Z punktu widzenia organizatora ten projekt przynosi wiele korzyści. Są to: bliska współpraca z przedsiębiorcami uwrażliwienie wśród mieszkańców na inne środowiska, a co za tym idzie tworzenie się więzi społecznych budowanie pozytywnego wizerunku samorządu przedsiębiorcy biorący udział w projekcie mają szansę na promocję pomaga w ożywieniu gospodarczym miasta stworzenie nowych możliwości promocji miasta Projekt odniósł sukces gdyż jego regulamin i wszelkie związane z nim procedury są klarowne i przejrzyste a czas oczekiwania na otrzymanie karty od dnia złożenia wniosku trwa maksymalnie 14 dni. 6