Wstęp do realizacji projektów współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Transkrypt

1 KAPITAŁ LUDZKI NARODOWA STRATEGIA SPÓJNOŚCI Śląskie Pozytywna energia UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Wstęp do realizacji projektów współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Grudzień efs@slaskie.pl Regionalny Punkt Informacyjny o Funduszach Europejskich Tel Publikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Egzemplarz bezpłatny

2 WSTĘP DO REALIZACJI PROJEKTÓW Od pomysłu do projektu - Przygotowanie wniosku. PROJEKT WNIOSEK Projekt Projekt jest dokumentem opisującym szczegółowo nasze pomysły, propozycje, sposoby i plan zorganizowanych działań, niezbędnych do osiągnięcia określonych priorytetów. Wniosek Wniosek o dofinansowanie projektu jest dokumentem składanym do Instytucji Organizującej Konkurs (IOK). Na realizację naszego projektu możemy złożyć więcej niż jeden wniosek do różnych instytucji, ubiegając się o wsparcie konkretnych działań przewidzianych w naszym projekcie. Dobrze opracowany projekt pozwala sprawnie i prawidłowo przygotować wniosek, gdyż zawiera wszystkie szczegółowe informacje ujmujące nasze przedsięwzięcie. Po akceptacji wniosku o dofinansowanie pomaga prawidłowo zrealizować poszczególne jego etapy oraz podejmować działania i reagować na sytuacje nieprzewidziane i trudne. Poszukując źródeł finansowania warto skorzystać z wyszukiwarki dotacji na stronie internetowej Przedstawia ona możliwości pozyskania środków dla potencjalnych projektów. Kto może ubiegać się o dofinansowanie? Wszystkie podmioty - z wyłączeniem osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych). Realizacja niektórych poddziałań może być zastrzeżona wyłącznie dla określonej grupy podmiotów np.: powiatowych urzędów pracy, ośrodków pomocy społecznej, powiatowych centrów pomocy rodzinie, regionalnych ośrodków pomocy społecznej. Specyfikę tą precyzuje Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Przygotowując projekt należy rozpocząć od określenia problemu/problemów, które należy rozwiązać/ zminimalizować. Wszystkie projekty zaczynają się od problemu. Nie ma problemu = nie ma projektu. Warto skorzystać z matrycy logicznej narzędzia umożliwiającego w sposób przejrzysty, jasny i logiczny planować projekt. Opis Wskaźniki Źródła weryfikacji Założenia i ryzyko Cel ogólny Cel szczegółowy (bezpośredni) Rezultaty Działania Rysunek nr 1. Matryca logiczna 2

3 Tworząc projekt bardzo ważne jest poprawne określenie celów - zarówno celu głównego jak i celów szczegółowych. We wniosku można zamieścić maksymalnie 5 celów szczegółowych. Zdefiniowane cele muszą być zgodne z metodologią SMART S PECYFICZNE M IERZALNE A KCEPTOWALNE R EALISTYCZNE T ERMINOWE Wniosek należy wypełnić w formularzu, który jest tworzony w oparciu o Generator Wniosków Aplikacyjnych (GWA) aplikację dostępną na stronie ww.efs.gov.pl. Wniosek jest następnie zapisywany, drukowany i składany zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej. Na chwilę obecną można skorzystać z GWA w wersji on-line, jak i off-line. Ważne!!!! Wypełniając wniosek należy sprawdzić czy korzystamy z aktualnej wersji generatora wniosków. Wymagana wersja przez Instytucję Wdrażającą podawana jest zawsze w dokumentacji konkursowej. Dokumenty, z którymi warto, a nawet trzeba zapoznać się podczas przygotowywania i wypełniania wniosku: - Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL - Dokumentacja konkursowa - Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL - Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu - Podręcznik wskaźników PO KL W/w dokumenty są do pobrania ze stron Instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO KL, natomiast dokumentacja konkursowa ze strony internetowej Instytucji Organizującej Konkurs. W zależności od typu projektu należy również sięgnąć do innych dokumentów, m.in., - Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL -w przypadku projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej - Rozporządzenia w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL oraz Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL w przypadku projektów, w których występuje pomoc publiczna. Ważne!!! Projekt musi być zgodny z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn (na podstawie standardu minimum). Zadaniem projektodawcy jest pokazanie, jaki wpływ mają zdefiniowane przez Komisję Europejską bariery równości na rozwiązanie problemu, na który ma odpowiadać projekt. Analiza sytuacji kobiet i mężczyzn ma na celu pokazanie w jakiej sytuacji znajdują się kobiety i mężczyźni wchodzący w skład grupy docelowej. Należy to zrobić za pomocą danych liczbowych i jakościowych. Analiza ma dać odpowiedź na pytania: Czy w ich położeniu występują różnice? Jakiego są one rodzaju? Czy któraś z grup znajduje się w gorszym położeniu? Warto zatem skorzystać z poradnika: Zasada równości szans kobiet i mężczyzn w projektach PO KL. Żeby uzyskać dofinansowanie Wniosek musi pozytywnie zostać zweryfikowany w oparciu o standard minimum. Pomocne w przygotowaniu wniosku i jego weryfikacji mogą okazać się karty ocen zarówno formalnej jak i merytorycznej. Zawsze stanowią one załączniki do dokumentacji konkursowej. Dzięki nim Projektodawca może samodzielnie dokonać wstępnej weryfikacji swojego wniosku pod względem formalnym jak i merytorycznym. Wniosek o dofinansowanie projektu składa się z 5 części oraz harmonogramu i szczegółowego budżetu. Część I - INFORMACJE O PROJEKCIE Część II - BENEFICJNT (PROJEKTODAWCA) Część III - CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU Część IV - BUDŻET PROJEKTU Część V - OŚWIADCZENIE 3

4 Szczegółowe informacje jak wypełniać poszczególne pola w danych częściach wniosku można znaleźć w Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu. Na co zwrócić uwagę w poszczególnych częściach wniosku? Część I - INFORMACJE O PROJEKCIE Prawidłowy wybór: priorytetu, działania i poddziałania instytucji, gdzie zostanie złożony wniosek Poprawne określenie obszaru realizacji projektu Część II BENEFICJENT Poprawne wpisanie danych Projektodawcy oraz osoby/osób uprawnionej do podejmowania decyzji wiążących. W tej części również określa się m.in. partnerów - należy zweryfikować czy dany podmiot może być partnerem we wniosku. Część III CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU Należy m.in. uzasadnić potrzebę realizacji projektu, zdefiniować cele, określić grupę docelową, opisać działania, potencjał Wnioskodawcy, sposób zarządzania oraz oddziaływanie projektu. W przypadku projektów, których wnioskowana kwota dofinansowania jest równa albo przekracza 2 mln zł należy dokonać dodatkowo analizy ryzyka nieosiągnięcia założeń projektu. W części III obowiązuje limit znaków opisy musza się zawrzeć w określonej liczbie znaków. Podawana jest ona w okienku informacyjnym w lewej części ekranu. Standardowa liczna znaków to (oprócz działań 6.3, 7.3 oraz 9.5 tutaj tylko ). Liczba znaków może ulec zwiększeniu do a nawet w przypadku realizacji projektów partnerskich oraz gdy budżet projektu będzie równy lub większy od 2 milionów złotych. Część IV BUDŻET Wypełniając budżet należy rozpocząć od pracy ze szczegółowym budżetem projektu. Niezbędny dokument w tym przypadku to Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Ważne!!! Tworząc budzet projektu należy zwrócić uwagę na limity: kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem kosztów zarządzania kosztów w ramach cross financingu Część V OŚWIADCZENIE Należy zweryfikować poprawność daty wypełnienia wniosku domyślna data to data pierwszego uruchomienia generatora celem wypełnienia danego wniosku. Oświadczenie podpisuje Wnioskodawca - osoba uprawniona do podejmowania decyzji wykazana w części II wniosku (Pieczęć i podpis osoby/ób uprawnionej/nych do podejmowania decyzji wiążących w stosunku do beneficjenta.). W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie oświadczenie jest podpisywane również przez przedstawicieli partnerów. HARMONOGRAM Do Harmonogramu realizacji projektu automatycznie przenoszone są zadania zdefiniowane w części III wniosku oraz w szczegółowym budżecie. Wszystkie zadania należy rozpisać na poszczególne etapy, określić okres ich realizacji w podziale na poszczególne miesiące (w pierwszych 12 miesiącach realizacji) i kwartały, zaznaczając odpowiednie pola oraz określić liczbę uczestników otrzymujących wsparcie w ramach danego zadania. Zasady poprawnej realizacji projektu. Realizując projekt należy postępować zgodnie z przyjętymi zasadami. Dokumenty pomocne podczas realizacji projektu to m.in.: Zasady finansowania PO KL 4 Zasady systemu sprawozdawczości PO KL

5 Zasady kontroli w ramach PO KL Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach PO KL Zawarta umowa o dofinansowanie projektu Wniosek o dofinansowanie projektu NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ I O CZYM PAMIETAĆ, CZYLI NAJCZĘSTSZE BŁĘDY POPEŁNIANE PODCZAS REALIZACJI PROJEKTÓW: Błędy w stosowaniu Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach PO KL : brak oznakowania dokumentacji projektowej oraz umów zawieranych w ramach projektu, błędne oznaczenie zakupionego sprzętu stosowanie logotypów w niewłaściwych wariantach kolorystycznych, oznaczanie materiałów wykonywanych w ramach projektów w sposób niezgodny z wariantami określonymi w wytycznych, uchybienia w oznakowaniu sal szkoleniowych i materiałów rozdawanych uczestnikom w ramach projektów. Uchybienia w prowadzeniu dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność uczestników projektu: braki oświadczeń o prawdziwości danych podanych przez uczestników, brak deklaracji uczestnictwa w projektach lub błędnie wypełnione (braki dat, podpisów), brak zgody uczestników projektu na zbieranie i przetwarzanie ich danych, nieaktualne zaświadczenia potwierdzające status uczestnika, nie zbieranie danych uczestników na potrzeby PEFS, brak regulaminu rekrutacji uczestników projektu Błędy w zakresie poświadczania kwalifikowalności wydatków: błędne daty dokumentów we wniosku beneficjenta o płatność, braki/ błędy w opisach dowodów księgowych gromadzonych do projektu, błędy w wyliczeniach podatku VAT, niedokładne sporządzane listy płac, brak adnotacji o weryfikacji merytorycznej i finansowej dokumentów księgowych, błędnie określane kwoty wydatków kwalifikowanych, brak polityki rachunkowości, błędnie nadawane numery księgowe i ewidencyjne dokumentów finansowych, brak udokumentowania wydatków poniesionych w ramach projektu, ponoszenie wydatków niezgodnie z ustawą o finansach publicznych, błędy w stosowaniu zasady konkurencyjności błędne zakwalifikowanie zakupów do wydatków poniesionych w ramach cross-financingu rozbieżność między zapisami ewidencji księgowej na dokumentach finansowo-ksiegowych, a danymi zawartymi we wniosku beneficjenta o płatność, wykazywanie tych samych dokumentów księgowych we wnioskach o płatność za różne okresy oraz we wnioskach o płatność dotyczących różnych projektów realizowanych przez tego samego Beneficjenta 5

6 Błędy w zlecaniu usług: niestosowanie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, Nr 161, poz i Nr 182, poz oraz z 2011 r. Nr 5, poz. 13, Nr 28, poz 143 i Nr 87, poz. 484) niepoprawność udzielania zamówień publicznych, m.in. złe dokumentowanie postępowania w przypadku podmiotów, które nie są zobligowane do stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych - niezastosowanie/niewłaściwe stosowanie zasady konkurencyjności Błędy w dokumentacji personelu zatrudnionego w ramach projektu: brak opisu stanowisk brak upoważnień osób zajmujących się przetwarzaniem danych na potrzeby PEFS brak ewidencji czasu pracy, lub nierzetelne ich wypełnianie stawki umów z personelem niezgodne z wnioskiem o dofinansowanie i stanem faktycznym, błędne okresy zawartych umów. Inne uchybienia dotyczące realizacji projektów braki potwierdzeń odbioru przez uczestników projektów wsparcia towarzyszącego (tj. materiały szkoleniowe, catering), realizacja projektu niezgodnie z harmonogramem jego realizacji, brak sprzętu zakupionego w ramach projektu Pomocne adresy i instytucje Zarówno podczas przygotowywania projektu jak i podczas jego realizacji Projektodawcy mogą skorzystać z pomocy Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego ( w postaci: Szkoleń z zakresu przygotowania projektów EFS, prowadzonych przez akredytowanych trenerów (m.in. z zarządzania projektem, jego monitoringu i kontroli finansowej). Szkoleń specjalistycznych, dotyczących bezpośrednio lub pośrednio problematyki objętej wsparciem EFS (np. problematyka rynku pracy, aktywizacji zawodowej osób bezrobotnych, szkoleń i poradnictwa zawodowego, edukacji, rozwoju lokalnego, przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu, kształcenia ustawicznego, rozwoju przedsiębiorczości). Doradztwa bezpośredniego dla projektodawców, którzy planują złożyć wniosek w ramach Programu Kapitał Ludzki, albo już otrzymali dotację i potrzebują wsparcia w zakresie wdrażania projektów. Pomocy lokalnych animatorów, którzy wspierają lokalne inicjatywy współpracy, służą pomocą i inspiracją przy przekształcaniu pomysłów w dobre projekty oraz pomagają w diagnozowaniu lokalnych potrzeb i tworzeniu planów działania. Wstępnej oceny wniosków. Uczestnictwa w spotkaniach informacyjnych, konferencjach i seminariach promujących Europejski Fundusz Społeczny. W województwie śląskim działają 4 Regionalne Ośrodki EFS: 6 Regionalny Ośrodek EFS w Bielsku-Białej: Stowarzyszenie Bielskie Centrum Przedsiębiorczości ul. Cieszyńska 367; Bielsko-Biała tel fax info_bielsko-biala@roefs.pl, ROEFS Bielsko-Biała obejmuje teren miasta Bielsko-Biała oraz powiaty: bielski, cieszyński, pszczyński, żywiecki

7 Regionalny Ośrodek EFS w Częstochowie: Agencja Rozwoju Regionalnego w Częstochowie S.A. Al. Najświętszej Maryi Panny 24; Częstochowa tel fax info_czestochowa@roefs.pl, ROEFS Częstochowa obejmuje teren miasta Częstochowa oraz powiaty: częstochowski, kłobucki, lubliniecki, myszkowski, zawierciański Regionalny Ośrodek EFS w Katowicach: Górnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. ul. Powstańców 17; Katowice tel fax info_katowice@roefs.pl, ROEFS Katowice obejmuje teren miast: Katowice, Bytom, Chorzów, Dąbrowa Górnicza, Jaworzno, Mysłowice, Piekary Śląskie, Ruda Śląska, Siemianowice Śląskie, Sosnowiec, Świętochłowice, Tychy oraz powiaty: będziński, mikołowski, tarnogórski, bieruńsko-lędziński Regionalny Ośrodek EFS w Rybniku: Rudzki Inkubator Przedsiębiorczości Sp. z o.o. ul. Jankowicka 23/25; Rybnik tel tel/fax info_rybnik@roefs.pl, ROEFS Rybnik obejmuje teren miast: Rybnik, Gliwice, Jastrzębie-Zdrój, Zabrze, Żory oraz powiaty: gliwicki, raciborski, rybnicki, wodzisławski Ponadto do dyspozycji Projektodawców są również pracownicy instytucji odpowiedzialnych za realizację PO KL w województwie śląskim: Regionalny Punkt Informacyjny o Funduszach Europejskich w Urzedzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego: udziela szczegółowych informacji o programach unijnych wdrażanych na poziomie regionu, czyli o regionalnym komponencie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Śląskiego, Programie Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej. ul. Dąbrowskiego 23 (parter), Katowice efs@slaskie.pl tel , tel ( numer dotyczący kwestii rozliczania projetów) Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach - Punkt Informacyjny EFS ul. Kościuszki 30 (pokój nr 2, parter), Katowice, efs@wup-katowice.pl, tel , faks:

8 Europejski Fundusz Społeczny - Kapitał to Ty!