SIPMA S.A. Rejestr zbiorów Wykaz. Dokumentacja zabezpieczeń przy przekazaniu do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej

Transkrypt

1 Administrator Szkoła Podstawowa nr 1 im. Noblistów Polskich w Olsztynku ul.górna Olsztynek tel. (89) Inspektor ochrony danych (IOD) uzupełnić 12 Lp. Cele przetwarzania Kategoria osób, które dane są przetwarzane Kategorie danych osobowych Kategorie odbiorców danych (osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny, któremu ujawnia się dane osobowe) Przekazanie danych do państwa trzeciego Nazwa państwa trzeciego/organizac ji międzynarodowej w przypadku przekazania danych Dokumentacja zabezpieczeń przy przekazaniu do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej Planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych Uwagi Ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa służących przetwarzaniu danych dziennika korespondencji nadawcy i adresaci korespondencji imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e- mail po upływie 3 lat od zakończenia korespondencja wpłynęła zastosowano odpowiednie środki organizacyjne, 2 udzielanie odpowiedzi na skargi i wnioski autorzy skarg i wniosków imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e- mail, przedmiot skargi lub wniosku, numer telefonu po upływie 3 lat od zakończenia korespondecja została otrzymana lub nadana 3 prze rekrutacji do szkoły kandydaci na uczniów (w tym również dzieci z Domu Dziecka) oraz ich przedstawiciele ustawowi dane osobowe zawarte we wniosku o przyjęcie do publicznej szkoły zgodnie z art. 150 ustawy Prawo oświatowe; dane osobowe zawarte w zgłoszeniu zgodnie z art. 151 ustawy Prawo oświatowe po upływie 8 lat od początku roku roku, w którym przeprowadzono rekrutację 4 akt osobowych pracownicy imię (imiona) i nazwisko; imiona rodziców; data urodzenia; miejsce zamieszkania (adres do korespondencji); wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia; inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, numer PESEL, numer rachunku, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych; w tym inne dane wynikające z odrębnych przepisów na zlecenie np. w ramach systemu sqola przez QNT Systemy informatyczne) po upływie 50 lat od daty zakończenia zatrudnienia 5 udzielanie wsparcia z ZFŚS pracownicy i członkowie ich rodzin oraz pracownicy,emeryci i renciści zlikwidowanych szkół lub szkół przekazanych przez organ prowadzący imię i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, PESEL, NIP, numer telefonu, adres Urzędu Skarbowego, nr rachunku bankowego, imię i nazwisko współmałżonka po upływie 5 lat od daty udzielenia wsparcia 1 z 2

2 6 wypłata wynagrodzeń pracownicy imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer rachunku bankowego po upływie 5 lat od zakończenia wynagrodzenie zostało zapłacone 7 rekrutacja kandydatów do pracy kandydaci do pracy imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia w przypadku osób nieprzyjętych do pracy po upływie 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacyjnego; w odniesieniu do osób przyjętych załącza się do akt osobowych pracownika 8 BHP pracownicy szkoleni z zakresu BHP, ofiary wypadków oraz świadków wypadków i chorób zawodowych, szkoły imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres zamieszkania, PESEL, miejsce pracy, zawód, wykształcenie, na zlecenie, któremu powierzono BHP) po upływie 5 lat od daty szkolenia/wypadku/choroby 9 dzienników lekcyjnych rodzice, imiona i nazwiska uczniów, data i miejsce urodzenia, adresy zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania ucznia; adres poczty elektronicznej i numery telefonów rodziców, imiona i nazwiska nauczycieli prowadzących zajęcia edukacyjne, obecność uczniów na zajęciach edukacyjnych, liczba godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności, oceny bieżące, śródroczne i roczne (semestralne) oceny klasyfikacyjne z zajęć edukacyjnych oraz śródroczne i roczne oceny klasyfikacyjne zachowania po upływie 5 lat począwszy od roku kalendarzowego zakończono dziennika lekcyjnego dla określonej klasy 10 spełniania obowiązku szkolnego dzieci z obwodu szkoły podlegające obowiązkowi szkolnemu oraz dzieci spoza obwodu imię i nazwisko dziecka, data i miejsce urodzenia, numer PESEL oraz adres zamieszkania dziecka, imiona i nazwiska rodziców oraz adresy ich zamieszkania, jeżeli są różne od adresu zamieszkania dziecka, informacja o przedszkolu lub innej formie wychowania przedszkonego, w tym o przedszkolu za granicą lub przedstawicielstwie dyplomatycznym innego państwa w Polsce, albo miejscu relizacji zajęć rewalidacyjno - wychowawczych, w którym dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego; informacja o spełnianiu przez dziecko obowiązku obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem lub inną formą wychowania przedszkolnego, ze wskazaniem zezwolenia dyrektora przedszkola lub szkoły podstawowej, na podstawie którego dziecko spełnia obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego w tej formie; informacja o odroczeniu rozpoczęcia spełniania przez dziecko obowiązku szkolnego, ze wskazaniem decyzji dyrektora szkoły po upływie 50 lat począwszy od roku kalendarzowego dokumentacja 2 z 2

3 11 upoważnień do odbioru dziecka ze świetlicy szkolnej osoby upoważnione do odbioru dziecka ze świetlicy szkolnej imię i nazwisko osoby upoważnionej do odbioru dziecka, seria i numer dokumentu tożsamości/numer PESEL, numer telefonu 12 z przeprowadzonych egzaminów szkolnych imię i nazwisko, numer PESEL (w przypadku braku numeru PESEL - seria i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość), data i miejsce urodzenia, płeć, oznaczenie oddziału i numer ucznia w dzienniku lekcyjnym, informację o języku obcym nowożytnym (z którego przystąpią do egzaminu); informacje o uczniach, którzy zamierzają przystąpić do egzaminu z danego przedmiotu w języku danej mniejszości narodowej, mniejszości etnicznej lub języku regionalnym; po uplywie 25 lat od roku (dotyczy sprawozdań i informacji o wynikach egzaminów - w tym z OKE); natomiast dokumentacja dot. organizacji i przebiegu egzaminów - po upływie 5 lat arkusza obserwacji dziecka udzielanie pomocy udzielanie pomocy materialnej uczniom (stypendia, zasiłki i inna pomoc materialna) dzieci z opinią o specjalnych potrzebach edukacyjnych dzieci wymagające opieki przedstawiciele ustawowi imię i nazwisko dziecka; ocena sprawności dziecka w zakresie: motoryki dużej, motoryki małej, percepcji, komunikacji, rozwoju emocjonalnego i zachowania; ocena postępów oraz trudności w funkcjonowaniu dziecka, w tym identyfikowanie i eliminowanie barier i ograniczeń w środowisku utrudniających jego aktywność i uczestnictwo w życiu społecznym;informacje dot. poszczególnych zajęć realizowanych w ramach wczesnego wspomagania; imię i nazwisko dziecka; data i miejsce urodzenia; adres zamieszkania; imiona i nazwiska rodziców; informacja dot. niepełnosprawności, niedostosowania społecznego, zagrożenia niedostosowaniem społecznym, zaburzeń zachowania lub emocji, szczególnych uzdolnień, specyficznych trudności w uczeniu się, deficytu kompetencji i zaburzeń spranwości językowych, choroby przewlekłej, sytuacji kryzysowych lub traumatycznych, niepowodzeń edukacyjnych, zaniedbań związanych z sytuacją bytową ucznia i jego rodziny, sposobu spędzania czasu wolnego i kontaktami środowiskowymi, trudności adaptacyjnych związanych z różnicami kulturowymi lub ze zmianą środowiska edukacyjnego, w tym związanych ze imię i nazwisko ucznia, klasa do której uczeń uczęszcza, w przypadku badań dziecka roku, w którym wytworzono ; w przypadku dzienników zajęć - po upływie 5 lat od roku kalendarzowego zakończono dziennika lekcyjnego dokuemntacja 16 organizacja wycieczek szkolnych uczestniczącey w wycieczkach szkolnych; opiekunowie wycieczek; rodzice lub opiekunowie prawni imię i nazwisko opiekuna, ucznia oraz rodzica lub opiekuna prawnego po upływie 5 lat od wytworzenia 3 z 2

4 17 czasu pracy oraz zwolnień lekarskich pracownicy, stażyści, praktykanci imię i nazwisko, nazwisko rodowe, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, adres korespondencyjny, PESEL, NIP, miejsce pracy, zawód, wykształcenie, seria i numer dowodu osobistego, numer telefonu, nr rachunku bankowego, zaświadczenia lekarskie, ubezpieczenie grupowe pracowników, imię i nazwisko osób uposażonych, obywatelstwo, stan zdrowia, niepełnosprawność, przynależność do NFZ po upływie 5 lat od daty szkolenia/wypadku/choroby 18 realizacja zamówień publicznych wykonawcy i inni uczestnicy postępowania o udzielenie zamówień publicznych imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres zamieszkania, PESEL, NIP, miejsce pracy, zawód, wykształcenie, seria i numer dowodu tożsamości, numer telefonu, adres , REGON, adres prowadzenia działalności gospodarczej, w tym dane wynikające z ustawy Prawo zamówień publicznych oraz z rozporządzenia Ministra Rozwoju w sprawie rodzajów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia 19 monitorowanie budynku szkoły z zewnątrz i wewnątrz (monitoring wizyjny) dzieci,, pracownicy obsługi administracyjnej, stażyści, praktykanci, osoby postronne (z zewnątrz) wizerunek po upływie 21 dni od momentu rozpoczęcia dokonywania zapisu 20 dokumentowanie zajęć z zakresu pomocy rodzice, imię i nazwisko ucznia, oddział do którego uczęszcza uczeń, adres poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają; indywidualny program pracyz uczniem, ocena postępów i wnioski dot. dalszej pracy z uczniem, obecność uczniów 21 księgi arkuszy ocen absolwenci imię i nazwisko ucznia; rok szkolny, w którym ukończono lub opuszczono szkołę po upływie 50 lat od roku 22 dokumentowanie uchwał rady imię i nazwisko po upływie 25 lat od momentu przekazania do archiwum/składnicy akt 23 zezwoleń na spełnianie przez ucznia obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki poza szkołą dzieci spełniające obowiązek szkolny lub obowiązek nauki poza szkołą oraz ich rodzice/opiekunowie prawni imię i nazwisko dziecka, adres zamieszkania, imiona i nazwiska rodziców, informacje zawarte w opinii poradni, oświadczenie rodziców o zapewnieniu dziecku warunków umożliwiających realizację podstawy programowej obowiązującej na danym etapie edukacyjnym, informacja o zobowiązaniu rodziców do przystępowania w każdym roku szkolnym przez dziecko spełniające obowiązek szkolny lub obowiązek nauki do rocznych egzaminów klasyfikacyjnych 24 zaświadczeń o przebiegu nauczania ucznia imię i nazwisko, adres zamieszkania; data i miejsce urodzenia, PESEL; okres, w którym osoba uczęszczała do szkoły po upływie 2 lat od roku roku, w którym zaświadczenie zostało wydane 4 z 2

5 25 związanej z udzielaniem odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji osoby wnioskujące o udzielenie informacji publicznej imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres poczty elektronicznej po upływie 10 lat od udzielenia informacji publicznej 26 wydanych świadectw ukończenia szkoły, legitymacji szkolnych, dyplomów, zaświadczeń o szczegółowych wynikach sprawdzianu zaświadczenia z OKE absolwenci imię i nazwisko, PESEL ucznia lub absolwenta, numer wydanego dokumentu, data odbioru dokumentu, podpis ucznia lub absolwenta po upływie 5 lat od daty wydania legitymacji 27 dot. stażystów z Urzędu Pracy stażyści imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, PESEL, wykształcenie, dane osobowe ujawniające stan zdrowia (orzeczenie lekarza medycyny pracy) po upływie 10 lat od zakończenia stażu 28 praktykantów i wolontariuszy praktykanci i wolontariusze imię i nazwisko, obywatelstwo, adres zamieszkania, wykształcenie, informacja o posiadaniu ubezpieczenia NNW po upływie 10 lat od zakończenia praktyk/wolontariatu 29 archiwizowanie /prow adzenie składnicy akt dane osób przetwarzane w związku z realizacją zadań statutowych i ustawowych szkoły imię i nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, PESEL, NIP, miejsce pracy, zawód wykształcenie, seria i numer dokumnetu tożsamości, numer telefonu, adres , w tym inne dane wynikające z przepisów prawa na zlecenie, któremu powierzono przetwarzanie danych w związku ze świadczeniem usług archiwizacji i porządkowania akt) po upływie okresów przechowywania ujętych w jednolitym rzeczowym wykazie akt szkoły 30 czytelników biblioteki szkolnej czytelnicy biblioteki szkolnej imię i nazwisko, klasa do której uczeń uczęszcza na zlecenie - VULCAN np. MOL NET +) 5 z 2