UMOWA SZCZEGÓŁOWA nr./..

Transkrypt

1 Ref. Ares(2017) /06/2017 Numer umowy szczegółowej: [uzupełnić] Wzór umowy szczegółowej o udzielenie dotacji: grudzień 2016 KOMISJA EUROPEJSKA DG ds. Komunikacji Społecznej Dyrekcja B Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce ZAŁĄCZNIK III WZÓR UMOWY SZCZEGÓŁOWEJ O UDZIELENIE DOTACJI NA POTRZEBY DOTACJI NA DZIAŁANIE W FORMIE ZWROTU FAKTYCZNIE PONIESIONYCH KOSZTÓW KWALIFIKOWALNYCH UMOWA SZCZEGÓŁOWA nr./.. Niniejsza Umowa szczegółowa ( Umowa szczegółowa ) zostaje zawarta między następującymi stronami: z jednej strony, Unią Europejską ( Unia ), reprezentowaną przez Komisję Europejską ( Komisja ), którą do celów podpisania niniejszej Umowy szczegółowej reprezentuje [stanowisko, DG/służba, imię i nazwisko], oraz z drugiej strony, partnerem [pełna oficjalna nazwa] [AKRONIM] [oficjalny status prawny lub forma prawna] 1 [urzędowy numer rejestracyjny] 2 [pełny oficjalny adres] [numer VAT], którego do celów podpisania niniejszej Umowy szczegółowej reprezentuje [stanowisko, imię i nazwisko]. Wyżej wymienione strony 1 Do usunięcia lub wypełnienia zgodnie z formularzem Osoba prawna 2 Do usunięcia lub wypełnienia zgodnie z formularzem Osoba prawna 1

2 UZGADNIAJĄ, CO NASTĘPUJE: Umowę szczegółową i następujące załączniki: Załącznik I activities] Załącznik II [Annual Communication plan] lub [Proposal for ad hoc communication Szacunkowy budżet ARTYKUŁ 1 PRZEDMIOT UMOWY SZCZEGÓŁOWEJ Umowa szczegółowa jest zawierana w kontekście partnerstwa ustanowionego między stronami. Jest ona sporządzona zgodnie z odpowiednimi warunkami Umowy ramowej o partnerstwie nr [ ] podpisanej między Komisją i partnerem w dniu [insert the date on which the last party has signed the Framework agreement] ( Umowy ramowej ). Komisja postanowiła przyznać dotację ( dotację jednostkową na działanie ), na warunkach określonych w Umowie szczegółowej i Umowie ramowej, na działanie zatytułowane [insert title of the action in bold] ( działanie ) zgodnie z opisem w załączniku I. Podpisując Umowę szczegółową, partner przyjmuje dotację i podejmuje się wdrożenia działania zgodnie z warunkami określonymi w Umowie szczegółowej i Umowie ramowej, działając na własną odpowiedzialność. ARTYKUŁ 2 WEJŚCIE W ŻYCIE I OKRES REALIZACJI UMOWY SZCZEGÓŁOWEJ 2.1 Umowa szczegółowa wchodzi w życie w dniu podpisania jej przez ostatnią z umawiających się stron. 2.2 Działanie trwa przez... miesięcy, począwszy od dnia 1 stycznia [year ]. ARTYKUŁ 3 MAKSYMALNA KWOTA I FORMA DOTACJI 3.1 Maksymalna kwota dotacji to [insert amount] EUR. 3.2 Dotacja przyjmuje formę: (a) zwrotu [ ]% kwalifikowalnych kosztów działania ( zwrot kosztów kwalifikowalnych ), które szacuje się na kwotę [ ] EUR i które stanowią: (i) koszty faktycznie poniesione ( zwrot kosztów faktycznych ) dla [dla [partnera] [oraz] [następujących podmiotów powiązanych]: [ ]] 2

3 (ii) zwrot kosztów jednostkowych: nie dotyczy (iii) zwrot kosztów płatności ryczałtowych: nie dotyczy (iv) koszty zadeklarowane na podstawie stawki zryczałtowanej na poziomie 7 % bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych ( zwrot kosztów zryczałtowanych ) dla kategorii kosztów koszty pośrednie [dla [partnera] [oraz] [następujących podmiotów powiązanych]: [ ]] (v) zwrot kosztów zadeklarowanych na podstawie zwykłej praktyki ewidencji kosztów partnera: nie dotyczy (b) wkładu jednostkowego: nie dotyczy (c) wkładu w postaci płatności ryczałtowej: nie dotyczy (d) wkładu w postaci stawki zryczałtowanej: nie dotyczy ARTYKUŁ 4 SPRAWOZDAWCZOŚĆ, WNIOSEK O PŁATNOŚCI I DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE 4.1 Okresy sprawozdawcze Jeden okres sprawozdawczy obejmujący okres określony w art Wniosek [Wnioski] o drugą [oraz][,] [trzecią][oraz][,] [czwartą][podobnie dla kolejnych płatności] płatność zaliczkową i dokumenty potwierdzające Nie dotyczy. 4.3 Wniosek [Wnioski] o płatność okresową [płatności okresowe] i dokumenty potwierdzające Nie dotyczy. 3

4 4.4 Wniosek o płatność salda oraz dokumenty potwierdzające Partner przedkłada wniosek o płatność salda w terminie 60 dni od końca okresu sprawozdawczego. Do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty: (a) sprawozdanie końcowe z realizacji działania ( końcowe sprawozdanie merytoryczne ), sporządzone zgodnie z załącznikiem dołączonym do zaproszenia do składania wniosków, zawierające: (i) informacje niezbędne do uzasadnienia zadeklarowanych kosztów kwalifikowalnych; (ii) informacje dotyczące podwykonawstwa, o którym mowa w art. II.11.1 lit. d) ppkt (ii) Umowy ramowej; (b) końcowe sprawozdanie finansowe ( końcowe sprawozdanie finansowe ). Końcowe sprawozdanie finansowe zawiera skonsolidowane zestawienie kwot, jak również ich podział na kwoty przypadające na partnera i powiązane z nim podmioty. Końcowe sprawozdanie finansowe należy sporządzić zgodnie ze strukturą szacunkowego budżetu określoną w załączniku II do Umowy szczegółowej oraz zgodnie z załącznikiem V do Umowy ramowej. Ponadto należy w nim ująć szczegółowe kwoty każdej formy dotacji określonej w art. 3.2 dla okresu sprawozdawczego. 4.6 Waluta stosowana we wnioskach o płatności i sprawozdaniach finansowych Wnioski o płatności i sprawozdania finansowe są sporządzane w euro. Partner i jego podmioty powiązane, którzy prowadzą swoje konta księgi głównej w walucie innej niż euro, przeliczają koszty ujęte w swoich księgach rachunkowych na euro po średnim kursie obliczonym na podstawie dziennych kursów wymiany publikowanych w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej (dostępnych na stronie ustalonych dla danego okresu sprawozdawczego. Jeśli dzienny kurs wymiany dla danej waluty nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, przeliczenia dokonuje się na podstawie średniej miesięcznych kursów księgowych ustalonych przez Komisję i opublikowanych na jej stronie internetowej ( obliczonej dla odpowiedniego okresu sprawozdawczego. Partner i jego podmioty powiązane, którzy prowadzą swoje konta księgi głównej w euro, przeliczają koszty poniesione w innej walucie na euro zgodnie ze swoimi zwyczajowymi praktykami księgowania.] 4

5 4.7 Język wniosków o płatności, sprawozdań merytorycznych oraz sprawozdań finansowych Wszystkie wnioski o płatności, sprawozdania merytoryczne oraz sprawozdania finansowe należy składać w języku [language]. ARTYKUŁ 5 PŁATNOŚCI I UREGULOWANIA DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI 5.1 Dokonywane płatności Komisja dokonuje na rzecz partnera następujących płatności: - jednej płatności zaliczkowej w wysokości 70 % maksymalnej kwoty określonej w art. 3; - jednej płatności salda, na podstawie wniosku o płatność salda, o której mowa w art Płatność zaliczkowa Celem płatności zaliczkowej jest zapewnienie partnerowi płynności finansowej. Płatności zaliczkowe pozostają własnością Unii do czasu ich rozliczenia na podstawie płatności okresowych lub, jeżeli takie rozliczenie nie nastąpi, do czasu płatności salda. Komisja dokonuje na rzecz partnera płatności zaliczkowej w wysokości [insert amount] EUR w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty wejścia w życie Umowy szczegółowej, z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie ma art. II.24.1 Umowy ramowej. 5.3 Płatność okresowa [Płatności okresowe] Nie dotyczy. 5.4 Płatność salda Płatność salda służy zwrotowi lub pokryciu pozostałej części kosztów kwalifikowalnych poniesionych przez partnera w związku z realizacją działania. Jeżeli całkowita kwota wcześniejszych płatności jest większa niż ostateczna kwota dotacji określona zgodnie z art. II.25 Umowy ramowej, płatność salda przyjmuje formę odzyskania środków, jak przewidziano w art. II.26 Umowy ramowej. Jeżeli całkowita kwota wcześniejszych płatności jest mniejsza niż ostateczna kwota dotacji określona zgodnie z art. II.25 Umowy ramowej, Komisja dokonuje płatności salda w ciągu 60 dni 5

6 kalendarzowych od otrzymania dokumentów, o których mowa w art. 4.4, z wyjątkiem sytuacji, w których zastosowanie ma art. II.24.1 lub II.24.2 Umowy ramowej. Warunkiem dokonania płatności jest zatwierdzenie wniosku o płatność salda i towarzyszących mu dokumentów. Zatwierdzenie tych dokumentów nie oznacza stwierdzenia zgodności, autentyczności, kompletności ani poprawności zawartych w nich treści. 5.5 Powiadomienie o należnych kwotach Komisja przesyła partnerowi formalne powiadomienie, w którym: (a) informuje go o należnej kwocie; oraz (b) określa, czy powiadomienie dotyczy kolejnej płatności zaliczkowej lub płatności salda. W przypadku płatności salda Komisja określa także ostateczną kwotę dotacji ustaloną zgodnie z art. II.25 Umowy ramowej. 5.6 Odsetki za opóźnienie w płatnościach Jeżeli Komisja nie dokonuje płatności w ustalonych terminach, partnerowi przysługują odsetki za opóźnienie w płatnościach według stopy stosowanej przez Europejski Bank Centralny w odniesieniu do jego głównych operacji refinansowania w euro ( stopa referencyjna ), powiększonej o trzy i pół punktu procentowego. Za stopę referencyjną przyjmuje się stopę obowiązującą pierwszego dnia miesiąca, w którym przypada termin płatności, opublikowaną w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Odsetki za opóźnienie w płatnościach nie mają zastosowania do partnerów będących państwami członkowskimi Unii (w tym regionalnymi i lokalnymi organami władzy oraz innymi organami publicznymi działającymi w imieniu państwa członkowskiego na potrzeby Umowy ramowej i Umowy szczegółowej). Jeżeli Komisja zawiesi bieg terminu płatności, jak przewidziano w art. II.24.2 Umowy ramowej, lub zawiesi dokonanie płatności, jak przewidziano w art. II.24.1 Umowy ramowej, działań takich nie uznaje się za przypadki opóźnionych płatności. Odsetki za opóźnienie w płatnościach obejmują okres od dnia następującego po upływie terminu płatności do dnia faktycznego dokonania płatności włącznie, jak określono w art Komisja nie uwzględnia należnych odsetek przy określaniu ostatecznej kwoty dotacji w rozumieniu art. II.25 Umowy ramowej. W drodze odstępstwa od akapitu pierwszego, w przypadku gdy naliczone odsetki nie przekraczają kwoty 200 EUR, są one wypłacane partnerowi jedynie w przypadku, gdy partner złoży wniosek o wypłatę odsetek w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania spóźnionej płatności. 6

7 5.7 Waluta płatności Komisja dokonuje płatności w euro. 5.8 Data płatności Płatności dokonywane przez Komisję uznaje się za dokonane w dniu obciążenia nimi jej rachunku. 5.9 Koszty przelewów płatniczych Koszty przelewów płatniczych ponoszone są w następujący sposób: (a) koszty przelewu naliczane przez bank Komisji ponosi Komisja; (b) koszty przelewu naliczane przez bank partnera ponosi partner; (c) strona powodująca ponowienie przelewu ponosi wszystkie koszty ponownych przelewów Płatności na rzecz partnera Komisja dokonuje płatności na rzecz partnera. Płatności na rzecz partnera zwalniają Komisję z jej zobowiązania płatniczego. ARTYKUŁ 6 RACHUNEK BANKOWY DLA PŁATNOŚCI Wszelkich płatności należy dokonywać na rachunek bankowy partnera, jak wskazano poniżej: Nazwa banku: [ ] Dokładna nazwa posiadacza rachunku: [ ] Pełny numer rachunku (wraz z kodami banku): [ ] [Kod IBAN: [ ]] 3 ARTYKUŁ 7 DANE KONTAKTOWE 7.1 Dane kontaktowe Komisji 3 W przypadku krajów, które nie stosują kodu IBAN, można stosować kod BIC lub SWIFT. 7

8 Wszelką korespondencję adresowaną do Komisji należy przesyłać na następujący adres: Komisja Europejska Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w [complete] [Post code, town and country] Adres [insert functional mailbox] 7.2 Dane kontaktowe partnera Wszelką korespondencję od Komisji do partnera należy przesyłać na następujący adres: [Full name] [Function] [Name of the entity] [Full official address] Adres [complete]] ARTYKUŁ XX DODATKOWE POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE WYKORZYSTANIA WYNIKÓW (W TYM PRAW WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ I PRZEMYSŁOWEJ) Zgodnie z art. II.9.3 Umowy ramowej, na mocy którego Unia nabywa prawa do wykorzystania wyników działania, możliwe sposoby wykorzystania tych wyników przez Unię obejmują między innymi: (a) rozpowszechnianie publiczne w wersji papierowej, elektronicznej lub cyfrowej, w internecie, w tym w sieciach społecznościowych w formie plików do pobrania lub odczytu; (b) podawanie do wiadomości publicznej za pośrednictwem prasowego serwisu informacyjnego; (c) umieszczanie w powszechnie dostępnych bazach danych lub katalogach, takich jak portale otwartego dostępu lub otwartych danych bądź podobne repozytoria, ogólnie dostępne lub dostępne wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników; (d) edytowanie wyników działania, w tym skracanie, streszczanie, zmiana treści, korygowanie błędów technicznych w treści; (e) dokonywanie cięć, wprowadzanie metadanych, jak również graficznych, wizualnych, dźwiękowych lub słownych elementów w wynikach działania; (f) wyodrębnianie części wyników (np. plików audio lub wideo), dzielenie wyników działania na części lub ich kompilowanie; 8

9 (g) tłumaczenie, dodawanie napisów, dubbing wyników działań we wszystkich językach urzędowych UE; (h) udzielanie licencji lub sublicencji innym beneficjentom dotacji z sieci Punkty Informacji Europejskiej Europe Direct (PIEED) w ramach programu na lata , w tym wszelkich wcześniej istniejących praw oraz wszelkich praw lub obszarów eksploatacji wymienionych w art. II.9.3 lit. b) g) Umowy ramowej i w lit. a) g) powyżej. Partnerzy gwarantują, że Unia posiada prawa do korzystania z wyników wyszczególnione w art. II.9.3 Umowy ramowej oraz w lit. a) h) powyżej na cały okres obowiązywania odpowiednich praw(a) własności przemysłowej lub intelektualnej. PODPISY W imieniu partnera [stanowisko/imię/nazwisko] W imieniu Komisji [imię/nazwisko] [podpis] [podpis] Sporządzono w [miejscowość], [data] r. Sporządzono w [miejscowość], [data] r. w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w języku polskim. 9