ZARZĄDZENIE Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie zmiany zarządzenia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu Nr z dnia w sprawie wprowadzenia do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu rejestru ryzyk, matrycy ryzyka wprowadzenia do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu rejestru ryzyk, matrycy ryzyka Na podstawie art. 68 ustawy z dnia o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157 poz. 1240ze zm.) oraz komunikatu Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84) zarządzam co następuje: 1 W zarządzeniu Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu rejestru ryzyk, matrycy ryzyka, wprowadza się zmiany w sposób następujący : - rejestr ryzyk stanowiący załącznik do zarządzenia otrzymuje brzmienie:

2 REJESTR RYZYK 2012r. - Nr ryzyka w rankingu właściciel ryzyka zadanie. cel kategoria ryzyka opis ryzyka ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne wymagane działania- reakcja na termin wykonania. 1. częsta zmiana przepisów kierownicy sekcji usług opiekuńczych, organizacyjnej, finansów, sekcji dodatków mieszkaniowych, świadczeń pomocy społecznej świadczeń rodzinnych, ŚDS 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków zewnętrzne przyczyna: zmiana przepisów może nie być w porę zauważona, nie monitorowanie przepisów bieżących, częsta zmiana przepisów s p 5 5 obsługa prawna radca prawny zatrudniony na podstawie umowy o pracę obsługa elektroniczna LEX, strony sejmowe - wskazanie w zakresie czynności kierowników obowiązków informowania podległy personel o zmianie przepisów prawa monitorowanie przepisów bieżących a przypadku zmiany informowanie podległego personelu o zmianie, szkolenia wewnętrzne reakcja na : przeciwdziałanie codzienny monitoring przepisów, informowanie podległego personelu o zmianie w terminie nie przekraczającym 14 dni od dnia publikacji 2. finansowe główny księgowy 2. Rewalidacja dzieci i młodzieży 3. Wdrażanie uczestników ŚDS do samodzielności, poprawy jakości życia i zaradności życiowej zewnętrzne, wewnętrzne przyczyny : zbyt mały budżet, słabe planowanie, rosnące wymagania placowe przekraczające możliwości finansowe, zmiana posiadanych środków budżetowych w ciągu roku, zatory płatnicze, zadłużenia, kradzież środków finansowych,, - opracowany system szkoleń wewnętrznych- w rocznym planie pracy oraz kierowania na szkolenia zewnętrzne zarz Nr 42/2011 z dnia ze zm. 64/ Mechanizmy działające: - procedura obiegu dokumentacji księgowej zarz 13/10 z dnia ze zm. - procedura obsługi kasowej 17/2011 z dn plan finansowy sprawozdawczość miesięczne monitorowanie wykorzystywania posiadanych środków finansowych, sprawozdawczość półroczna i roczna, konieczność zmiany planu finansowego niezwłocznie po uzyskaniu informacji iż może nastąpić brak środków na realizację zadań statutowych

3 niezauważenie niewłaściwych operacji bankowych, brak kontroli rozbieżności finansowych, słaba sprawozdawczość, zaniedbanie w zakresie właściwego dysponowania środkami finansowymi ustalany corocznie - regulamin ZFŚŚ zarz 22/10 z dnia ze zm ( ostatnia zm. ) zarz w sprawie m tel- 43/11 z dnia reakcja na przeciwdziałanie reg zamówień publicznych 17/10 z dn zarz w sprawie samochodu służbowego -zarz 81/.2011 procedury kontroli zarządczej ze zm. - zarz 81/2011 z dnia kadrowe kierownik organizacyjnej sekcji wewnętrzne Braki kadrowe, brak wykwalifikowanej kadry, częsta rotacja na stanowiskach kluczowych, zbyt duża lub zbyt mała kadra do realizacji zadań Przyczyny wystąpienia ryzyka : brak wystarczającej obsady, ze względu na: brak kompetentnych Polityka rachunkowości i plan kont zarz 73/10, 8/ Działające mechanizmy kontroli: - polityka wynagradzania i ustalone minimalne wymagania kwalifikacyjne zarządzenie Nr 35/09 ze zm. - regulamin wynagradzania, zarządzenie Nr 35/09 z dnia kierownik sekcji organizacyjnej odpowiedzialny za monitoring ryzyka na bieżąco będzie analizował obsadę kadrową w zakresie minimów kadrowych określonych w regulaminie organizacyjnym oraz realizował wdrożone już mechanizmy kontrolne niezwłoczne powiadomienie o brakach kadrowych lub możliwości ich wystąpienia.

4 osób na rynku pracy ( nie rozwiązane nabory) wygórowane wymagania kwalifikacyjne brak wystarczającej obsady, ze względu na: brak zabezpieczenia finansowego długie zwolnienia lekarskie, brak planu urlopów wypoczynkowych, długotrwałe wakaty, niechęć pracowników do podnoszenia kwalifikacji zawodowych, nie wywiązywanie się z norm wskazanych w ustawie o pracownikach socjalnych, nie podnoszenie kwalifikacji, nie kierowanie na szkolenia pomimo uzyskania oceny okresowej poniżej dobrej nieprzestrzeganie zasad i przepisów BHP - korzystanie z preferencyjnych form zatrudniania- staże reg organizacyjnyzarz 80/11 z dnia ze zm. tekst jednolity z dn opisy stanowisk pracy aktualne - zatrudnianie w ramach grup interwencyjnych ustawa o promocji rynku pracy - ustalone zasady naboru- zarządzenie Nr 1/09 ze zm. - ustalone kryteria etyczne- załącznik do procedury kontroli zarządczej 81/11 z późn. zm - polityka BHP i plan Pracy BHP zarz 32 i z dnia ustalone zasady przeprowadzania ocen okresowych zarz. Nr 2/2009 delegowanie uprawnień przypadku nieobecności kierownictwa w monitorowanie stron PUP w zakresie terminów i możliwości ubiegania się o preferencyjne zatrudnienie staże, prace interwencyjne, roboty publiczne i inne. oraz składanie wniosków w tym zakresie w zależności od możliwości finansowych zatrudnianie w ramach umów cywilnoprawnych lub umów o prace, umowy na zastępstwo reakcja na : przeciwdziałanie -powierzanie innym

5 pracownikom obowiązki kluczowych stanowisk w przypadku długotrwałych wakatów, - ustalanie z pracownikami przerw w pracy z powodu urlopów wypoczynkowych -kontrola prawidłowego wykorzystywania zwolnień lekarskich -Szkolenia wewnętrzne- ustalane corocznie w planie rocznym 4.12 z późn. zm -wprowadzenia jasnych zasad kierowania na szkolenia oraz ich oceny- zarz. Nr 42/11 z dnia z późn zm.. - ustawa z dnia o pracownikach samorządowych oraz akty wykonawcze do ustawy - ustawa- Kodeks pracy 4. brak popytu na usługi kierownik ŚDS, kierownicy świetlic, sekcja usług zewnętrzne - konkurencjapowstanie placówek o podobnym 4 4 -polityka antymobbingowa z ze zm. 48 z 2012 r. zawarcie porozumień z stowarzyszeniami, badanie frekwencji nie rzadziej niż 1 x kwartał w przypadku

6 charakterze, - spadek zainteresowania uczestnictwem w zajęciach z uwagi na mało atrakcyjna ofertyę, -konflikty wewnetrzne w placówce - niespójne przepisy prawne regulujace działalnośść placówki i jej status - regulamin frekwencji regulujący sposób usprawiedliwiania nieobecności w zajęciach -stabilna kadrowa sytuacja reakcja na ryyzko : - prowadzenie terapii motywujacej - uatrakcyjnienie zajęć instytucjami i innymi gminami w zakresie kierowania do placówki, pozyskiwanie nowych klientów - atrakcyjna oferta placówki - szeroka kampania informacyjna o świadczonych usługach spadku zainteresowania miesięczne sprawozdanie co - dostosoanie przepisów wewnętrznych do potrzeb Ośrodka, - poszerzenie oferty placówki -nawiazanie wpsółpracy z innymi gminami w zakresie kierowania do placówki reakcja na : przeciwdziałanie 5. związane z klientami, kierownicy świetlic, SDS, sekjci świadczeń, dodatków mieszkaniowych, świadczeń rodzinnych - Klienci pomocy społecznej to klienci specyficzni, roszczeniowi, agresywni -charakter pracy i specyfika klienta -charakter uznaniowy świadczeń -możliwość świadczeń niepieniężnych -brak świadomości przez klientów wymagań ustawowych lub zadań statutowych jakie OPS ma do 4 4 -procedura postępowania z klientem agresywnym zarz Nr 30/11 z dnia oraz zarz 40 z 2012 r. zz dnia szkolenia z zakresu wypalenia zawodowego co najmniej 1 raz rocznie - plany roczne pracy -zawieranie kontraktów socjalnych, kontraktów w ŚDS lub kontraktów z rodzicami i egzekwowanie ich reakcja na -tolerowanie - działalność informacyjna, BIP nieuchronne z uwagi na specyfikę klienta

7 realizacji Skutek: - wzrost skarg i zażaleń - liczne odwołania - interwencje władz samorządowych oraz mediów realizacji - reg organizacyjny ŚDS i świetlic- zarz 34/2010 oraz 5/2011 -wyjazdy integracyjne lub spotkania pracowników różnych szczebli co najmniej 1 raz w roku - system motywujący (premiowy) - prawo do urlopu, przestrzeganie by jedna część miała nie mniej niż 14 dni urlop dodatkowy - ustalony system rozpatrywania skarg i zażaleń zarz Nr 15/2011 z dnia KPA 6. nieterminowego wydawania decyzji kierownicy sekjci świadczeń, ŚDS, dodatków mieszkaniowych, świadczeń rodzinnych, usług opiekuńczych wewnętrzne - częste lub długie absencje osób odpowiedzialnych za sporządzania lub wydawanie decyzji, brak wiedzy w zakresie terminów właściwych do wydania decyzji 4 4 pracownicy mają dostęp do obsługi prawnej - wyznaczone zostały zastępstwa w regulaminie organizacyjnym kierowników oraz w kartach opisu stanowisk pracy - do wydawania decyzji są upoważnione co najmniej 2 osoby - zapewnienie stażysty do pomocy technicznej - zatrudnianie pracowników w zależności od zadań i stopnia natężenia ich realizacji - w przypadku długich nieobecności pracowników odpowiedzialnych lub opóźnień w zakończeniu sprawy pojęcie natychmiastowych działań zmierzających do najszybszego wydania decyzji - cykliczne kontrole terminowości monitoring terminowości wydawania decyzji nie rzadziej niż 1 raz na 6 miesięcy przez kierownika, pracownicy merytorycznikontrola bieżąca

8 7 związane z planowaniem kierownicy komórek wewnętrznych (wszyscy) - plany sa nierealne, nieadekwatne do celów, osoba odpowiedzialna za planowanie i sporządzanie planów rocznych może być nie przygotowana merytorycznie co spowoduje, ze zostaną przyjęte plany roczne nierealne, nie skoncentrowane na Statucie. Słabe przygotowanie i planowanie mogą być powodem braku realizacji zadań statutowych Możliwe jest zaniedbanie w zakresie właściwego dysponowania środkami budżetowymi zadania przypisane pracownikom w zakresie czynności - stabilność zatrudnienia - w przypadku zmian personalnych lub zasad planowania powierzenie zadań innym, pracownikom, szkolenie zewnętrzne z powierzonego zakresu załatwiania spraw stabilna sytuacja kadrowa przeszkolony personel lub personel posiadający doświadczenie w zakresie plan0wania reakcja na - w przypadku ujawnienia braku możliwości realizacji planów zmiana planu rocznego/ finanoswego/ skzoleń/ urlopów itd. w terminie 7 dni od dnia ujawnienia braku możliwości realizacji placów reakcja na - przeciwdziałanie sprawozdawczość półroczna 8 utraty informacji, naruszenie poufności informacji Administrator Bezpieczeństwa Informacji, Administrator systemów informatycznych - naruszenie przepisów o udostępnianiu danych osobowych, informacji publicznej, - utrata danych z uwagi na respektowanie przepisów wewnętrznych w zakresie GIODO Polityka Bezpieczeństwa informacji zarz. Nr 28/11 z dnia ze zm. - procedura przetwarzania danych w systemach informatycznych zarz. Nr 29/11 z dnia ze zm. - procedura postępowania w przypadku naruszenia danych osobowych - szkolenia wewnętrzne z zakresu przetwarzania danych akceptowalne reakcja na tolerowanie nie wymaga dodatkowych działań

9 - procedura udostępniania informacji publicznejzarz Nr 43/2011 z dnia 30/06/ ustawa o ochronie danych osobowych - ustawa o udostepnianiu informacji publicznej 9a. niestabilność systemów informatycznych 9. brak identyfikacji przyczyn słabej wydajności koordynator ds komputeryzacji pomocy społecznej, sekcja organizacyjna kierownicy komórek wewnętrznych (wszyscy) wewnetrzne - istnieje możliwosć wystąpienia awarii podczas nieobecnosci informatyka, - istnieje możliwość zmian personalnych na stanowisku informatyka - brak zainstalowanych programów antywirusowych, - niewłaściwa obsługa programów informatycznych - instalowanie programów bez licencji - brak rejestru licencji - nie wnikanie na przyczyny niskiej wydajności lub jakości świadczonych usług, konsekwencją powyższego mogą być kary, grzywny przekroczeń planów budżetowych, doniesienia medialne z uwagi na brak realizacji zadań, częste odwołania i opracowany system przetwarzania danych w systemach informatycznych, zarz Nr 29/11 z dnia ze zmianami - zatrudnianie informatyka odpowiedzialnego za konserwację i eksploatację sieci - przeglądy systemów informatycznych nie rzadziej niż 1 raz w roku - konto awaryjne system ocen zarz Nr 2/2009 -przeciwdziałanie mobbingowi- zarz ze zm sprawozdawczość roczna i półroczna -spotkania pracowników wewnętrzne zaplanowane cyklicznie - korzystanie z serwisowej naprawy sprzętu - utworzony rejestru licencji i oprogramowania użytkowego - cykliczność sprawdzania prawidłowości użytkowania sprzętu co 6 miesięcy akceptowalne reakcja tolerowane akceptowalne na nie wymaga dodatkowych działań tolerowanie - przegląd stanowisk komputerowych nie rzadziej niż 1 raz w roku

10 uchylanie decyzji kierownicy mogą stronniczo działać na korzyść lub niekorzyść pracownika z uwagi na jego cechy osobowościowe (tego pracownika lepiej lubię, innego mniej ) co może doprowadzić do bagatelizowania problemów przez bardziej lubianego pracownika i nadmierne wnikanie w problem innego pracownika 10 wystąpienia zakłóceń ze źródeł zewnętrznych kierownicy sekcji organizacyjnej, główny księgowy, sekcji dodatków mieszkaniowych, świadczeń rodzinnych, sekcji świadczeń pomocy społecznej zewnetrzne - zakłócenia w dostawie energii, przerwy w łączności zakłócenia w dostępie do Internetu lub poczty zabezpieczenia fizyczne stanowisk komputerowychurządzenia USB uniemożliwiające utratę danych - brak innych mechanizmów kontroli - przeglądy instalacji odgromowych, instalacji elektrycznych akceptowalne reakcjatolerowanie w przypadku wystąpienia ryzyka niezwłoczne powiadomienie właściwych służb, należy się skierować do innych stanowisk komputerowych, (inny budynek, np. ŚDS, świetlice celem odebrania poczty bieżącej lub wysłania dokumentacji, sprawozdań ) po upływie 48 godzin należy podjąć działania zmierzające do zasilenia zewnętrznego agregatem prądotwórczym

11 - matryca ryzyka stanowiąca załącznik do zarządzenia otrzymuje brzmienie: Matryca ryzyka, jakie może się pojawić w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu w roku 2012 Matryca skutek katastrofalny 5 1 (częsta zmiana przepisów) 2 finansowe powazny 4 3 ( kadrowe) 4( brak popytu na usługi) 5 ( związane z klientami) 6 ( nieterminowego wydawania decyzji) średni 3 8 ( utraty informacji, naruszenie poufności informacji 9a ( niestabilność systemów informatycznych) mały 2 9. brak identyfikacji przyczyn słabe wydajności 7 m związane z planowanie 10 ( wystąpienia zakłóceń ze żródeł zewnetrznych) LEGENDA: nieznaczny rzadkie 1 mało prawdopodobne 2 średnie 3 prawdopodobne 4 prawie pewne 5 prawdopodobieństwo niewielkie- AKCEPTOWALNE średnie wysokie

12 2 Pozostała treść zarządzenia nie ulega zmianie Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu grupy do spraw ryzyka 3 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.