Inwentaryzacja zapasów leków poznaj najnowsze wytyczne

Transkrypt

1 Inwentaryzacja zapasów leków poznaj najnowsze wytyczne

2 Zarządzanie placówką medyczną WYJĄTKOWEE-BOOKIZADARMODLACIEBIE Jeśli: jesteśwłaścicielemplacówki,menedżeremlubnależyszdokadry zarządzającejwochroniezdrowia, szukaszinformacjiozmianachprawnych, chceszotrzymywaćporadyekspertówdotyczącezarządzania, finansów,nfz,środkówunijnych,obsługipacjenta WEJDŹ NA STRONĘ i pobierz bezpłatne e-poradniki!

3 z a r z ą d z a n i e p l a c ó w k ą m e d y c z n ą Inwentaryzacja leków poznaj najnowsze wytyczne Gdy placówki przeprowadzają inwentaryzacje leków, mają wiele problemów, m.in. kto powinien brać udział w tych czynnościach i jak weryfikować zapasy. Wątpliwości rozwiewa najnowsze stanowisko ministra finansów. Sprawdź interpretację przepisów. Treść stanowiska ministra finansów z 20 lipca 2016 r., które dotyczy ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, może być pomocna dla podmiotów leczniczych, szczególnie szpitali i innych jednostek ochrony zdrowia. Zwłaszcza tych, które prowadzą działalność stacjonarną, gdzie zapasy leków i jednorazowego sprzętu medycznego są istotną pozycją aktywów. Stanowisko wyjaśnia kwestie, które budziły dotychczas wiele wątpliwości, np.: czy personel medyczny powinien uczestniczyć w inwentaryzacji leków i sprzętu medycznego, kto weryfikuje zapasy pod względem jakościowym, czy wskazany jest udział pracowników księgowości w czynnościach spisowych itd. Jaki jest cel i zakres stanowiska We wprowadzeniu do dokumentu Komitet Standardów Rachunkowości wskazuje na przesłanki jego powstania: stanowisko ( ) wyjaśnia problemy merytoryczne i organizacyjne, powstające przy przeprowadzaniu inwentaryzacji drogą spisu z natury ( ). Uzasadnieniem wydania stanowiska jest powszechność problemów, jakie w praktyce stwarza inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury. W stanowisku przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji. Stanowisko definiuje podstawowe cele inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, do których powinno należeć: ustalenie rzeczywistego stanu zapasów, objętych zarówno bieżącą ewidencją księgową, jak i tych, które są odpisywane w koszty na dzień ich zakupu, ocena zgodności stanów rzeczywistych zapasów ze stanami figurującymi w ewidencji księgowej, wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, a także rozliczenie osób odpowiedzialnych za powierzone zapasy, lecz również: ocena stanu jakościowego i gospodarczej przydatności zapasów, przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami. Wyraźnie wskazano, że zakres podmiotowy inwentaryzacji zapasów dotyczy wszystkich zapasów znajdujących się w siedzibie jednostki zarówno własnych, jak i obcych. W przypadku zapasów poza jednostką należy ustalić ich stan na podstawie otrzymanych od kontrahentów arkuszy potwierdzających przeprowadzenie ich spisu z natury lub potwierdzeń stanu ilościowego tych zapasów wyka- 3

4 z a r z ą d z a n i e p l a c ó w k ą m e d y c z n ą zywanego w księgach rachunkowych jednostki. WAŻNE Drogą spisu z natury inwentaryzujemy także zapasy obce znajdujące się na terenie naszej jednostki. Mogą do nich należeć np. obce opakowania zwrotne czy towary przyjęte w komis, tj. stenty kardiologiczne czy endoprotezy ortopedyczne. Wyniki takiego spisu są przekazywane właścicielowi zapasów. Jak często i kiedy inwentaryzować zapasy Mimo określenia wymaganych terminów przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień bilansowy w ustawie o rachunkowości, jednostki różnie je interpretują i stosują. W stanowisku Komitet Standardów Rachunkowości w sposób czytelny prezentuje wskazówki służące właściwemu określeniu tych terminów i przeprowadzeniu czynności spisowych: 1) również w przypadku zapasów możliwe jest ustalenie czynności spisowych w dopuszczalnym ustawowo przedziale czasu, tj. na 3 miesiące przed i 15 dni po ostatnim dniu roku obrotowego, wówczas stan zapasów ustalony drogą spisu z natury podlega korekcie: o przychody in plus i rozchody in minus gdy spis przeprowadzono przed końcem roku lub o przychody in minus i rozchody in plus gdy spis przeprowadzono po zakończeniu roku; 2) termin spisu z natury należy ustalać, mając także na uwadze inne okoliczności ułatwiające pracę komisji inwentaryzacyjnej i zespołom spisowym: łatwość uzgodnienia wyników spisu z bieżącą ewidencją księgową, np. wybierając na spis ostatni dzień miesiąca, konieczność ograniczenia do minimum zakłóceń bieżącej działalności, długość dnia czy warunki atmosferyczne przy zapasach składowanych na wolnym powietrzu lub w pomieszczeniach o słabym oświetleniu, sezonowość prowadzonej działalności lub wykorzystywanych zapasów, dostępność zapasów w godzinach pracy osób odpowiedzialnych materialnie, niski stan zapasów przed planowaną dostawą lub ich uzupełnieniem; 3) w przypadku posiadania przez jednostkę nieobjętych bieżącą ewidencją księgową zapasów odpisywanych w ciężar kosztów w momencie zakupu/wytworzenia podlegają one obowiązkowo spisowi na ostatni dzień roku obrotowego. Kto przeprowadza inwentaryzację W celu realizacji ustawowych zadań kierownik jednostki może powołać stałą komisję inwentaryzacyjną lub komisję do przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów na wyznaczony dzień. Zdaniem KSR może również powierzyć przeprowadzenie spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu w drodze outsourcingu. Stała komisja inwentaryzacyjna powoływana jest, gdy jednostka prowadzi inwentaryzację w sposób ciągły. Jej funkcję może pełnić wyodrębniona komórka ds. inwentaryzacji, będąca zarazem zespołem spisowym. Rozwiązanie takie sprawdzi się w dużych jednostkach, w odniesieniu do zapasów objętych ewidencją ilościowo-wartościową. Dodatkowymi warunkami wskazanymi przez KSR dla prowadzenia inwentaryzacji ciągłej jest: prowadzenie ewidencji księgowej w sposób umożliwiający wiarygodne ustalenie różnic inwentaryzacyjnych na każdy dzień, posiadanie regulacji wewnętrznych normujących przebieg inwentaryzacji ciągłej, podział jednostki na stałe pola spisowe, stale aktualizowany harmonogram spisu o poufnym charakterze, tak by nie był on znany osobom odpowiedzialnym za zapasy, wskazujący terminy w sposób ramowy (np. określenie kwartału lub miesiąca spisu). Zlecenie inwentaryzacji podmiotowi zewnętrznemu nie zwalnia kierownika jednostki od ustawowej odpowiedzialności za właściwe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości) oraz powołanie komisji inwentaryzacyjnej w celu zapewnienia poprawnego i rzetelnego przeprowadzenia i rozliczenia wyników spisu. Niezależnie od tego, czy czynności spisowe będą wykonywać pracownicy jednostki, czy osoby niebędące 4

5 z a r z ą d z a n i e p l a c ó w k ą m e d y c z n ą pracownikami, członkowie zespołów spisowych powinni mieć wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów oraz trybu postępowania z zapasami. Ta wiedza i umiejętności są szczególnie istotne przy inwentaryzacji zapasów leków czy jednorazowego sprzętu medycznego. Osoby spisujące muszą mieć stosowną wiedzę o tym, jak z nimi postępować, by ich przypadkowo nie uszkodzić czy nie zakłócić ustalonego porządku przechowywania. KSR wyraźnie również określa, że członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych nie mogą być osoby, które nie są w stanie zapewnić bezstronności spisu. Należą do nich przede wszystkim: osoby odpowiedzialne za zapasy objęte spisem, pracownicy komórek prowadzących ewidencję księgową inwentaryzowanych zapasów. Jakie czynności spisowe podejmować W stanowisku KSR zwrócono uwagę na czynności związane z przygotowaniem inwentaryzacji, w tym właściwym przygotowaniem samych zapasów. Wskazuje się, że dla ułatwienia spisu i wykorzystania jego walorów porządkowych kierownik jednostki, w zarządzeniu w sprawie WAŻNE Sformułowanie niezbędnych wymagań wobec członków zespołów spisowych wyraźnie wskazuje na konieczność wykonywania tych czynności przez uprawniony personel medyczny. Niedopuszczalne jest przeliczanie zawartości apteczek podręcznych na oddziałach czy w gabinetach zabiegowych przez nieuprawniony personel administracyjny czy techniczny. Co powinna określać umowa powierzenia zewnętrznemu podmiotowi zadań związanych z inwentaryzacją 1. Zakres czynności objętych umową. 2. Przedmiot czynności spisowych. 3. Daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych. 4. Sposób prezentacji wyników spisu (dokumentacja). inwentaryzacji, powinien zobowiązać osoby odpowiedzialne do przygotowania zapasów znajdujących się na danym polu spisowym. To przygotowanie może polegać na: posegregowaniu zapasów według asortymentów, wydzieleniu zapasów obcych, wyodrębnieniu i oznaczeniu zapasów o obniżonej przydatności (zniszczonych, niepełnowartościowych, przeterminowanych). Podkreślono brak konieczności otwierania zbiorczych opakowań fabrycznych w celu przeliczenia zapasów. Jeśli opakowania są oryginalne, zamknięte i nienaruszone, ich otwieranie byłoby nieekonomiczne. Wystarczające jest więc przeliczenie opakowań zbiorczych i przemnożenie ich liczby przez podaną na nich deklarowaną zawartość pojedynczego opakowania. Jednak w przypadku pojawienia się wątpliwości co do rzeczywistej zawartości zbiorczego opakowania należy przeprowadzić wyrywkową kontrolę w celu potwierdzenia deklarowanej ilości, jakości i rodzaju przechowywanego przedmiotu. Komitet stwierdził, że informatyczne wspomaganie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury przyspiesza przebieg spisu i zmniejsza ryzyko błędów. Wspomaganie to może polegać na: elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych, korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń (skanerów). PODSTAWA PRAWNA: ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047), komunikat nr 2 ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Zuzanna Świerc ekonomista, księgowy, trener zarządzania fi nansami w podmiotach leczniczych 5

6 Redaktor prowadzący: Anna Rubinkowska Menedżer produktu: Alina Sulgostowska Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Autor: Zuzanna Świerc, ekonomista Numer produktowy: 1BV51 ISBN: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a tel , faks , serwiszoz@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 E-book Inwentaryzacja zapasów leków - poznaj najnowsze wytyczne jest chroniony prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w e-booku jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. E-book Inwentaryzacja zapasów leków - poznaj najnowsze wytyczne przygotowano z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w e-booku wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z tym redakcja nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w e-booku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Centrum Obsługi Klienta Czynne pon. pt. w godz tel.: cok@wip.pl Poza godzinami pracy można pozostawić wiadomość w skrzynce głosowej

7 Zostań Czytelnikiem magazynu, a zyskasz: 1 CZERWIEC 2016 ISSN Numer 1 DOKUMENTACJA MEDYCZNA w praktyce CZERWIEC 2016 ISSN Numer 1 DOKUMENTACJA MEDYCZNA w praktyce Dokumentacja medyczna EDM kontrole NFZ roszczeniowy pacjent bezpieczeństwo danych/giodo Dokumentacja medyczna EDM kontrole NFZ roszczeniowy pacjent bezpieczeństwo danych/giodo Co grozi za wynoszenie dokumentacji medycznej do domu Co grozi za wynoszenie dokumentacji medycznej do domu Dokumentacja medyczna w smartfonie usprawni wizyty domowe Dokumentacja medyczna w smartfonie usprawni wizyty domowe Wyeliminuj 5 najczęściej popełnianych błędów w dokumentacji Wyeliminuj 5 najczęściej popełnianych błędów w dokumentacji 5 zasad, które zabezpieczą placówkę przed wyciekiem danych 5 zasad, które zabezpieczą placówkę przed wyciekiem danych Od połowy 2018 roku musisz wyznaczyć inspektora ochrony danych Od połowy 2018 roku musisz wyznaczyć inspektora ochrony danych Co miesiąc papierowe wydanie prosto na Twoje biurko 2 3 Bez problemu znajdziesz informacje, których szukasz, w serwisie dokmed24.pl Spotkasz się z ekspertami i specjalistami z branży podczas konferencji Partner merytoryczny Partner merytoryczny Wydanie online magazynu czytaj na Wydanie online magazynu czytaj na Nasz ekspert rozwiąże Twój problem wyślij pytanie na do redakcji Będziesz na bieżąco, 2 razy w tygodniu otrzymasz najnowsze porady na Prenumerata półroczna: wersja papierowa + elektroniczna z PREZENTAMI * : 1. faktura 2. faktura Oferta prenumeraty 6 wydań magazynu papierowego z wersją elektroniczną + prezenty: 234,00 zł netto (245,70 zł brutto). Łączne koszty pakowania i wysyłki 45,00 zł netto (47,25 zł brutto). * Prezenty zostaną wysłane po opłaceniu faktury za prenumeratę. Zamówienie przyjmuje Centrum Obsługi Klienta: tel , cok@wip.pl PARTNER MERYTORYCZNY: Polecam czasopismo Dokumentacja medyczna w praktyce. Kancelaria Fortak & Karasiński Radcowie Prawni sp. p. objęła nad nim patronat merytoryczny. Magazyn pomaga placówkom medycznym, takim jak Twoja, w poprawnym prowadzeniu dokumentacji medycznej. To uchroni placówkę w ewentualnych procesach sądowych związanych z roszczeniami pacjentów. Pozwoli Ci też uniknąć kar nakładanych przez NFZ. Zachęcam do lektury! Katarzyna Fortak-Karasińska radca prawny PARTNER KANCELARII