z dnia...ę2.;.4]..\ r.

Transkrypt

1 Zarządzni nr...3.&../2016 Starosty Pruszkowskigo z dnia...ę2.;.4]..\ r. w sprawi powołania zspołu ds. ralizacji trzch projktów )vspółfinansowanych z środków Unii Europjskij, tj.:,,rozwój -usług w Powici Pruszkowskim",,,Rgionaln partnrstwo samorządów Mazowsza dla aktywizacji społczństwa informacyjngo w zakrsi -administracji i goinformacji(projkt ASI)",,,Budowa zintgrowango Systmu Wczsngo Ostrzgania i Alarmowania ludności o zagrożniach dla Po)viatu Pruszkowskigo" Na podstawi art. 34 ust. l ustawy z dnia 5 czrwca 199 r. o samorządzi powiatowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 14) zarządzam, co następuj: g 1.1. Powołuj zspół ds. ralizacji trzch projktów współfinansowanych z środków Unii Europjskij, tj.:,,rozwój -usług w Powici Pruszkowskim",,,Rgionaln partnrstwo samorządów Mazowsza dla aktywizacji społczństwa informacńngo w zakrsi -administraclji i goinformacji(projkt ASI)",,,Budowa zintgrowango Systmu Wczsngo Ostrzgania i Alamlowania ludności o zagrożniach dla Powiatu Pruszkowskigo" zwany dam,,zspołm", w składzi: 1) Piotr Aniołk -- Koordynator zspołu; 2) Przmysław Wasiak -- Członk zspołu ds. infonnatycznych; 3) Marta Ciarka-Matysiak -- Członk zspołu ds. zamówiń publicznych; 4) Szymon Kurk -- Członk zspołu ds. systmu wczsngo ostrzgania i alarmowania ludności; 5) Ewa Rędzikowska -- Członk zspołu ds. finansów; 6) Karma Grzywaczwska -- Członk zspołu ds. finansów i rozliczń; 7) Sylwia Krawczyk -- Członk zspołu ds. goinformacji. 2. Do głównych zadań Zspołu nalży: 1) Prawidłowa, trminowa, fktywna i rztlna ralizacja zadań okrślonych w obowiązkach poszczgólnych członków Zspołu oraz wnioskach o dohlnansowani i umowach o dofinansowani projktów ; 2) Podjmowani kolgialni dcyzji w sprawach dotyczących ralizacji projktów, nibędących zadaniami własnymi poszczgólnych członków Zspołu; 3) Przstrzgani aktualnych Harmonogramów rzczowo-finansowych projktów; 4) Prowadzni dokumntacji związanj z ralizac:ją projktów; 5) Monitorowani przbigu ralizacji projktów i informowani Zarządu Powiatu Pruszkowskigo o sytuac:fach mogących mić wpływ na ich dalszy przbig; $ EuropFundusz i l(:1)&ilz.o\+isiz. UniauEu:bk Fund«z Program Rgionalny src Polski Rozwoju Rgionalngo Projkty współfinansowan przz Unię Europqską z środków Europjskigo Funduszu Rozwoju Rgionalngo w ramach Rgionalngo Programu Opracyjngo Wojwództwa Mazowickigo na lata

2 6) Współpraca z Mazowicką Jdnostką Wdrażania Programów Unijnych w Warszawi oraz Urzędm Marszałkowskim Wojwództwa Mazowickigo w Warszawi w zakrsi ralizacji umów o dofinansowani projktów. 3. Organizację, zakrsy obowiązków członków zspołu i tryb pracy Zspołu okrśla Procdura pracy Zspołu ds. ralizacji trzch projktów współhinansowanych z środk(5w Unii Europjskij, ij.:,,rozwq -usług w Powici Pruszkowskim",,,Rgionaln partnrstwo samorządów Mazowsza dla aktywizacji społczństwa informacyjngo w zakrsi -administracji i goinformadi(pr(skt ASI)",,,Budowa zintgrowango Systmu Wczsngo Ostrzgania i Alarmowania ludności o zagrożniach dla Powiatu Pruszkowskigo", stanowiąca załącznik do ninijszgo zarządznia. $ 2. Zspół ulga rozwiązaniu z chwilą zakończnia ralizacji projktów, rozlicznia i zatwirdznia wniosków o płatność końcową. $ 3. Nadzór nad wykonanim zarządznia powirza się Koordynatorowi zspołu $ 4. Zarządzni wchodzi w życi z dnim podpisania ST /s

3 Załącznik do zarządznia nr.3.z./2016 r. w sprawi powołania zspołu ds. ralizacji trzch projktów współfinansowanych z środków Unii Europdskią, q.:,,rozwój -usług w Powici Pruszkowskim",,,Rgionaln partnrstwo samorządów Mazowsza dla aktywizacji społczńshva informacńngo w zakrsi -administracji i goinformacji(projkt ASI)" Budowa zintgrouango Systmu Wczsngo Ostrzgania i Alarmowania ludności o zagrożniach dla Powiatu Pruszkowskigo: Procdura pracy Zspołu ds. ralizacji trzch projktów współhinansowanych z środków Unii Europjskij, tj.:,,rozwój -usług w Powici Pruszkowskim",,,Rgionaln partnrstwo samorządów Mazowsza dla aktywizacji społczństwa informacyjngo w zakrsi -administracji i goinformacji(projkt ASI)",,,Budo'iva zintgrowango Systmu Wczsngo Ostrzgania i Alarmowania ludności o zagrożniach dla Powiatu Pruszkowskigo", zwana dalj Procdurą. Rozdział l Organizacja i tryb pracy Zspołu l Członkowi Zspołu wykonują zadania okrślon w Procdurz, innych wwnętrznych aktach normatywnych, a takż zadania wynikając z polcń Starosty Pruszkowskigo oraz Koordynatora projktów. Członkowi Zspołu są zobowiązani do prawidłowgo, tmlinowgo, fktywngo i rztlngo ralizowania zadań, w szczgólności do brania czynngo udziału w ralizac:ji projktu, kompltowania wymaganych dokumntów, uczstnictwa w konsultacjach i pracach Zspołu, gromadznia i analizowania informacji związanych z zakrsm swojgo działania, a takż przkazywania ich w właściwym trmini Koordynatorowi projktów. W przypadku zaistninia okoliczności unimożliwiających wykonani zadań zgodni z aktualnymi harmonogramami rzczowo-finansowymi oraz umowami o dofinansowani, członkowi Zspołu zobowiązani są do natychmiastowgo poinformowania Koordynatora projktu o takich okolicznościach wraz z podanim przyczyn ich powstania. Posidznia Zspołu zwołuj Koordynator projktów w zalżności od potrzby. W posidzniach Zspołu mogą brać udział takż inn osoby, których obcność Koordynator projktu uzna za koniczną. Posidznia Zspołu oraz wykonywani przz Zspół wszlkich czynności, związanych z ralizacją projktów, moż odbywać się po godzinach pracy Urzędu. Spotkania Zspołu będą zaprotokołowan i przkazywan do akcptacji członkom Zspołu. i Fundusz Europjski azo \+sz. Unia Europjska Europjski Fundusz Program Rgionalny ' src Polski Rozwdu Rgionalngo Projkty współfinansowan przz Unię Europjską z środków Europjskigo Funduszu Rozwoju Rgionalngo w ramach Rgionalngo Programu Opracyjngo Wojwództwa Mazowickigo na lata

4 Rozdział ll Zadania i obowiązki poszczgólnych członków Zspołu l Do obowiązków Koordynatora zspołu nalży w szczgólności: biżąc zarządzani projktm; kontakt z Mazowicka Jdnostką Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU) w zakrsi biżącj ralizacji i kontroli okrsowych projktu; dokonywani podziału zadań mrytorycznych między poszczgóln osoby; wryfikowani pod względm mrytorycznym ralizowanych i zralizowanych prac; zwoływani spotkań roboczych zspołu w miarę potrzb; współudział przy przygotowywaniu wniosków o płatność, sprawozdań oraz innych dokumntów związanych z projktm; współpraca przy przygotowywaniu dokumntacji dotyczącj postępowań o udzilni zamówiń publicznych oraz zamówiń do uro; sporządzani co misięcznych harmonogramów płatności; współudział w obliczaniu wskaźników produktów, rzultatów i oddziaływania zgodni z wymogami projktu; koordynacja, monitoring oraz kontrola działań związanych z ralizacją projktów; współpraca przy opracowywaniu procdur, instrukcji, rgulaminów dotyczących ralizacji projktów wynikających z obowiązujących przpisów, wytycznych oraz innych dokumntów i zalcń MJWPU; przygotowywani oraz przkazywani do MJWPU informacji o wszystkich innych uzyskanych źródłach finansowania z środków publicznych na przdmiotow inwstycję oraz o wszlkich ralizowanych przz jst projktach współfinansowanych z funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności lub innych funduszy i programów Unii Europjskij do 30 czrwca i 31 grudnia dango roku, w okrsi ralizacji oraz w okrsi trwałości projktów; nadzór nad procsm waluacji projktu; nadzór nad prawidłowym kwalihikowanim kosztów zgodni z iryd'cznymż programowymi w zakrsi kwalj$kowalności wydatków objętych d($nattsowanim w ramach RPO WM na tata ; nadzór nad prawidłowym archiwizowanim dokumntacji projktu; ustalni zasad porządkowania dokumntów związanych z ralizacją projktu; nadzór nad infomlowanim społczństwa o współfinansowaniu projktu z środków unijnych; przkazywani sporządzonych sprawozdań, wmosków o płatność, harmonogramów i innych dokumntów związanych z ralizacją projktu do właściwych instytucji z zachowanim obowiązujących trminów; współorganizowani i ralizowani wszlkich działań związanych z procsami promocylnymi i informacyjnymi dotyczącymi projktu, a w szczgólności: nadzór nad opracowanim matriałów promocyjnych, prowadzni stron WWW; wprowadzani danych oraz obsługa systmów infomlatycznych MEWA 2.0 oraz SL 2014 za pośrdnictwm których przkazywan są wszlki dokumnty związan z ralizac:ją projktów. 2. Do obowiązków Członka zspołu ds. informatycznych nalży w szczgólności: współpraca przy przygotowaniu dokumntacji postępowań o udzilni zamówinia publiczngo; 2

5 współpraca w przygotowaniu i ralizacji promocji projktu; współpraca w przygotowaniu dokumntów mrytorycznych; współpraca z Wydziałm Budżtu i Finansów, Zspołm Pozyskiwania Funduszy Zwnętrznych oraz innymi komórkami Starostwa Powiatowgo w Pruszkowi biorącymi udział w ralizaclji projktu; nadzór nad wykonanim prac okrślonych w wniosku o dofinansowani; uzgadniani wydatków związanych z mrytoryczną ralizacją projktu; uczstnictwo w spotkaniach uszczgóławiających z Wykonawcami; dokonywani odbioru dostaw, towarów i usług zamówionych w ramach projktu; raportowani wykonania wskaźników ujętych w projkci; współudział w sporządzaniu wymaganych sprawozdań z ralizacji projktu; udział w wszlkich czynnościach kontrolnych/audytowych, związanych z przdmiotm umów oraz projktów; inn działania zlcon przz Koordynatora projktu, nizbędn do ralizacji Projktu. 3 Do obowiązków Członka zspołu ds. zamówiń publicznych nalży w szczgólności: koordynacja prac związanych z prowadznim postępowań o udzilni zamówinia publiczngo; zapwnini zgodności ralizowanych zamówiń z ustawą Prawo zamówiń publicznych; przygotowywani dokumntacji postępowań o udzilni zamówinia publiczngo w współpracy z osobami odpowidzialnymi za mrytorykę zadania; zapwnini obsługi tchniczno - organizacyjnj prowadzonych postępowań; przygotowani i publikacja ogłoszń o zamówiniach i ich wynikach; kompltowani i publikacja SIWZ; kompltowani dokumntach i postępowań; prowadzni biżącj korspondncji; rąstracja (opis) prowadzonych postępowań; obsługa wykonawców z zakrsu prowadzonych postępowań; udział w wszlkich czynnościach kontrolnych/audytowych, związanych z przdmiotm umów oraz projktów. 4. Do obowiązków Członka zspołu ds. systmu wczsngo ostrzgania i alarmowania ludności nalży w szczgólności: współpraca przy przygotowaniu dokumntacji postępowań o udzilni zamówinia publiczngo; współpraca w przygotowaniu i ralizac:ji promocji pr(łjktu; współpraca w przygotowaniu dokumntów mrytorycznych; współpraca z Wydziałm Budżtu i Finansów, Zspołm Pozyskiwania Funduszy Zwnętrznych oraz innymi komórkami Starostwa Powiatowgo w Pruszkowi biorącymi udział w ralizacji projktu; współpraca z partnrami biorącymi udział w projkci; nadzór nad wykonanim prac okrślonych w wniosku o dofinansowani; uzgadniani wydatków związanych z mrytoryczną ralizacją projktu; dokonywani odbioru dostaw towarów, usług i robót zamówionych w ramach projktu; 3

6 współudział w sporządzaniu wymaganych sprawozdań z ralizaclji projktu; udział w wszlkich czynnościach kontrolnych/audytowych, związanych z przdmiotm um(5w oraz projktów; inn działania zlcon przz Koordynatora projktu, nizbędn do ralizacji Projktu. 5 Do obowiązków Członka zspołu ds. finansów nalży w szczgólności: prowadzni wyodrębnionj widnqi księgowj zgodni z wymogami dotyczącymi środków unijnych z szczgólnym uwzględninim obowiązujących wytycznych wynikających z umów o dofinansowani projktów; dkrtacja i widncja dokumntów księgowych; archiwizowani dokumntów księgowych; kontrola formalno-rachunkowa faktur i innych dokumntów księgowych; angażowani środków na podstawi wniosków zgodni z zarządznim nr 26/2016 Starosty Pruszkowskigo z dnia 2 lipca 2016 w sprawi rgulaminu udzilania zamówiń publicznych; wstępna wryfikacja umów; angażowani umowy lub zamówinia; sprawdzani faktur pod względm formalno-rachunkowym; B sprawdzani zgodności protokołów załączonych do faktur; dkrtowani faktur; księgowania kosztów; przygotowywani przlwów; wysyłani przlwów; drukowani wtómików potwirdzających dokonani przlwu; dkrtowani wtórników; księgowania wyciągów bankowych; wprowadzani planu wydatków; wprowadzani zmian w plani wydatków; księgowania polcń księgowania /wg potrzb/; uzgadniani kosztów, wydatków, zaangażowania i planu do sprawozdań; uzgadniani zobowiązań; sporządzani sprawozdań misięcznych, kwartalnych, rocznych; wprowadzani bilansu otwarcia; uzgadniani bilansu zamknięcia z bilansm otwarcia; przygotowywani protokołów do bilansu; księgowania PK do bilansu; poświadczani za zgodność z oryginałm; widnc:ja środków trwałych; inn działania zlcon przz Koordynatora projktu, nizbędn do ralizacji Projktu. 6 Do obowiązków Członka zspołu ds. finansów i rozliczń nalży w szczgólności: monitorowani budżtów Projktów; udział w wszlkich czynnościach kontrolnych/audytowych, związanych z przdmiotm umów oraz projktów; sprawdzani środków finansowych w plani; 4

7 angażowani środków na podstawi wniosków zgodni z zarządznim nr 26/2016 Starosty Pruszkowskigo z dnia 2 lipca 2016 w sprawi rgulaminu udzilania zamówiń publicznych; wryfikacja umów; angażowani umowy lub zamówinia; sprawdzani zgodności protokołów załączonych do fk&tur; uzgadniani kosztów, wydatków, zaangażowania i planu do sprawozdań; ksrowani dokumntów /WB, Fvat, protokoły, umowy, sprawozdania/; przygotowywani wniosków o wypłatę transzy; przygotowywani rozliczń otrzymanj transzy; przygotowywani wniosków do budżtu o zmiany w plani; przygotowywani projktu budżtu; przygotowywani oświadczń wymaganych przz instytucję wdrażającą; wryfikacja protokołów odbioru; uzgadniani harmonogramu rzczowo-finansowgo oraz harmonogramu płatności; korspondncja z instytucją wdrażającą; wprowadzani danych oraz obsługa systmów informatycznych MEWA 2.0 oraz SL 2014 za pośrdnictwm których przkazywan są wszlki dokumnty związan z ralizac:ją projktów; inn działania zlcon przz Koordynatora projktu, nizbędn do ralizac:ji Projktu. 7 Do obowiązków Członka zspołu ds. goinformacji nalży w szczgólności uzgadniani harmonogramu wykonywanych prac modrnizacyjnych, przygotowania i przkazywania matriałów godzyjnych nizbędnych do wykonania modrnizacji; powołani zspołu odpowidzialngo za kontakty z lidrm projktu ASI Urzędm Marszałkowskim oraz opisanj w OPZ Komisji kontroli i odbioru odpowidzialnj za odbiór prac wykonanych w ramach modmizacji, powołanj z raminia członka projktu ASI Powiatu Pruszkowskigo; nadzór nad kontrolą i odbiorm prac wdług ustalongo harmonogramu prac; kontakty z wykonawcą modmizacji; uzgadniani na biżąco z wykonawcą mrytoryczny sposób rozwiązywania problmów wynikłych w trakci ralizac:ji projktu; nadzór nad przygotowanim matriałów po wykonaniu zgłosznia pracy godzyjnj przz wykonawcę widncji gruntów i budynków polgających na sporządzniu kilkust kopii opratów godzyjnych oraz kopii baz danych prowadzonych przz Wydział Godzji i Gospodarki Niruchomościami; nadzór nad biżącą obsługą i ralizacją ustalń z wykonawcą w trakci trwania modrnizacji; nadzór nad kontrolą wyników prac modmizacyjnych (zspół złożony z pracowników Wydziału Godzji i Gospodarki Nimchomościami lub podpisani umowy z firmą zwnętrzną - kontrola wwnętrzna ni związana z Komigą kontroli i odbioru); obsługa wwnętrzna umów na udzilni dotacji w koljnych latach trwania projktu ASI oraz wntualnych anksów i pism przsłanych przz lidra projktu Urząd Marszałkowski; przygotowani i przsłani do Wojwódzkigo Inspktora Nadzoru GodzŃngo i KartograHlczngo wszlkigo rodzaju sprawozdań, Wjaśniń i rozliczń dotyczących ralizaclji prac w ramach projktu ASl; 5

8 uczstniczni w pracach odbioru modrnizacji widncji gruntów i budynków na trni Powiatu Pruszkowskigo; nadzór nad aktualizacja baz danych prowadzonych przz Wydział Godzji i Gospodarki Niruchomościami o wyniki modrnizacji widncji gruntów i budynków; biżąca obsługa projktu ASI i modmizacji widncji gruntów i budynków będzi dodatkowo wymagała pilnowania zachowania trminów przwidzianych ustawą Prawo godzyjn i kartograficzn; udział w rozliczniach finansowych i sporządzani sprawozdań po zakończniu modrnizacji widncji gruntów i budynków; udział w wszlkich czynnościach kontrolnych/audytowych, związanych z przdmiotm umów oraz projktów; inn działania zlcon przz Koordynatora projktu, nizbędn do ralizacji Projktu. S TA STA.Azah$#HGołoŚ