Nowe pudła archiwizacyjne

Transkrypt

1 Nowe pudła archiwizacyjne

2 Wprowadzenie Dokumenty są przechowywane ze względu na wymagania prawne czy handlowe 2 rodzaje archiwizacji: krótko i długo okresowa 75% dokumentów jest przechowywane w krótkim okresie do 15 lat Większość z nich stanowi dokumenty typu: faktury, umowy, zgłoszenia reklamacyjne, wyciągi z banku, listy płac* 20% jest przechowywana w długim okresie (ponad 15 lat lub permanentnie): Dane o pracownikach, dane medyczne, rejestr urodzin, listy akcjonariuszy* 5% dokumentów jest przechowywana przez Narodowe Centra Archiwizacji permanentnie* * Według badań firmy Reisswolf group zajmującej się archiwizowaniem dokumentów dla dziesiątki tysięcy firm w Europie

3 Rynek Wprowadzenie Rynek Użytkownicy Produkt Komunikacja & promocja Jest wielu lokalnych producentów, pudła z tektury falistej są łatwe do wyprodukowania Jest silna konkurencja ze strony PL wiele GA czy kluczowych klientów posiada w swojej ofercie takie pudełka, kupowane bezpośrednio u producentów kartonu Na rynku jest 3 kluczowych graczy: Esselte, Fellowes, Fast (Francja) Podsumowanie Co robimy dalej?

4 Zmiany Nowoczesne technologie zmieniają rynek, wiele dokumentów jest tworzona i przechowywana w wersji elektronicznej. Wiele dokumentów jest skanowana co zapewnia łatwy do nich dostęp. Jednak wersja papierowa musi być zachowana ze względu na wymagania prawne. Archiving and document management company Jest wiele produktów służących do archiwizacji. Nowe cechy jak fast assembly stosowane w konstrukcji pudełka stają się coraz bardziej popularne i ułatwiają cały proces archiwizacji dla użytkownika końcowego.

5 Archiwizowanie krótko-okresowe

6 Archiwizacja krótko-okresowa Rozwiązania Esselte standard

7 Esselte Nowa kolekcja pudeł z konstrukcją automatycznego składania dna umożliwia szybką i intuicyjną pracę Złożenie pudła jest niezwykle proste i szybkie. Jest przyjazne użytkownikom

8 Esselte Speedbox główne cechy Szeroki zakres pudeł i kontenerów z automatycznie składającym się dnem Pudła mają podwójne wieko zabezpieczające przed niezamierzonym otwarciem oraz wzmocniony otwór na palec Kontenery mają podwójne ściany i dno zapewniające mocną konstrukcję przy ich pełnym zapełnieniu oraz przy przenoszeniu Wykonane z kartonu w 100% pochodzącego z recyklingu i w 100% nadającego się do ponownego przetworzenia Posiadają certyfikat FSC

9 Konstrukcja pudeł Speedbox Nowa, automatyczna konstrukcja składania pudeł Oszczędność czasu i bezstresowa praca - wystarczy kilka sekund 1 3 2

10 Pudła Esselte Speedbox korzyści Pudła mają podwójne wieko zabezpieczające przed niezamierzonym otwarciem oraz wzmocniony otwór na palec Nigdy więcej zniszczonych pudeł Nigdy więcej wypadających dokumentów

11 Kontenery Esselte Speedbox korzyści Kontenery mają podwójne ściany i dno zapewniające mocną konstrukcję przy ich pełnym zapełnieniu oraz przy przenoszeniu

12 Esselte Speedbox Wszystkie pudła Esselte Speedbox mają konstrukcję automatycznego składania dna: Pudła 80, 100, 150 mm najlepsze do archiwizowania dokumentów wyjętych z segregatorów czy przechowywanych w folderach Pudło otwierane od szerszej strony 80 mm umożliwiają łatwiejsze wkładanie dokumentów do pudełka Pudło otwierane z góry, A4 Pudło otwierane z góry, M mieści 3 x pudło 100 lub 2 x pudło 150 Pudło otwierane z góry, L mieści: 5 x pudło 80 lub 4 x pudło 100 Pudło na segregatory mieści 5 segregatorów 75 mm Rozmiar pudeł i kontenerów zapewnia przechowywanie: Dokumentów w formacie A4 Dokumentów przechowywanych w teczkach A4 czy skoroszytach czy koszulkach Opakowanie zbiorcze w formie opakowania kartonowego

13 Esselte Standard Najlepiej sprzedające się pudła jakość doceniona przez użytkowników już przez ponad 25 lat.

14 Esselte Standard główne cechy Szeroki zakres pudeł i kontenerów do różnych celów: Boxy 80, 100, 150, 200 Kontenery otwierane z góry Kontenery na pudła i segregatory otwierane z przodu Pudła na teczki zawieszane Tuby Pudła na segregatory Pojemnik na czasopisma Kolorowe pudła z kolekcji Vivida ułatwiające organizację dokumentów Ręcznie składane instrukcja wydrukowana na pudełku Wykonane z kartonu w 100% pochodzącego z recyklingu i w 100% nadającego się do ponownego przetworzenia Posiadają certyfikat FSC

15 Zamiany w pudłach standardowych Wprowadzane w Q4, od stycznia 2013 oferujemy tylko zmienione kody Kod Produkt Op Sugerowana ilość na zam Kod EAN Komentarz dot. zmian: Pudełka archiwiz. boxy 80 mm, poj. 800 kartek, biały 25 szt Kod na op. 25szt ważny do końca Pudełka archiwiz. boxy 80 mm, poj. 800 kartek, biały, PALETA Paleta Nowy kod na pełną paletę (bez opk pośredniego) od Pudełka archiwiz. boxy 80 mm, poj. 800 kartek, biały 25 szt Nowy kod na op. 25 szt od 2013, zastępuje kod Pudełka archiwiz. boxy 100 mm, poj kartek, biały 25 szt Kod na op. 25szt ważny do końca Pudełka archiwiz. boxy 100 mm, poj kartek, biały, PALETA Paleta Nowy kod na pełną paletę (bez opk pośredniego) od Pudełka archiwiz. boxy 100 mm, poj kartek, biały 25 szt Nowy kod na op. 25 szt od 2013, zastępuje kod Pudełka archiwiz. boxy 100 mm, poj kartek, biały 10 szt Kod na op. 10 szt ważny do końca Pudełka archiwiz. boxy 100 mm, poj kartek, biały 10 szt Nowy kod na op. 10 szt od 2013, zastępuje kod Pudełka archiwiz. boxy 200 mm, poj kartek, biały 25 szt Kod EAN tylko do końca Pudełka archiwiz. boxy 200 mm, poj kartek, biały 25 szt Nowy kod EAN od Pudło archiwizacyjne otwierane z góry, biały 10 szt Kod EAN tylko do końca Pudło archiwizacyjne otwierane z góry, biały 10 szt Nowy kod EAN od Pudło archiwizacyjne otwierane z przodu, biały 10 szt Kod EAN tylko do końca Pudło archiwizacyjne otwierane z przodu, biały 10 szt Nowy kod EAN od Pudło archiwizacyjne otwierane z góry, brązowy 10 szt do końca 2012

16 Esselte Pudła Eco to ekonomiczna oferta do archiwizacji dokumentów Ich cechy przyczyniają się do ochrony środowiska

17 Esselte Eco główne cechy Kolekcja Eco została zaprojektowana z myślą o ekologicznych potrzebach użytkowników: Wykonane w 100% z kartonu pochodzącego z odzysku z bardzo dużym udziałem surowców pochodzących z odpadów konsumpcyjnych (85%) Posiadają certyfikat FSC W 100% zdatne do ponownego przetworzenia Rozmiar pudeł został zoptymalizowany tak by pasował do dokumentów A4 przy jednoczesnym minimalizowaniu odpadów w produkcji. Nadruk na kartonie wykonany przy użyciu farb bazujących na wodzie. Opakowanie zbiorcze wyeliminowane, ograniczamy odpady, którymi musi zająć się użytkownik

18 Produkty Esselte Eco Kolekcja pudeł Eco zawiera tylko najlepiej sprzedające się rodzaje, o standardowym sposobie składania: Pudła 80 & 100 mm Pudło otwierane z góry mieści 5 x pudło 80 lub 4 x pudło 100 Pudło otwierane z przodu mieści 5 x pudło 80 lub 4 x pudło 100 Pudło na segregatory mieści 5 segregatorów 75 mm Rozmiar pudeł Eco jest tak dostosowany, by mieścił tylko dokumenty w formacie A4.

19 Archiwizowanie długookresowe

20 Rynek Na rynku występują regulacje odnośnie przechowywania długoterminowego Wdrożona niedawno norma ISO określa specyficzne wymagania co do pudeł i teczek, wykonanych z celulozy wykorzystywanych do archiwizowania długoterminowego. Ta norma dotyczy pudeł wykonanych z tektury zwykłej lub falistej czy teczek wykonanych z papieru czy kartonu. Większość produktów konkurencji nie ma potwierdzonego przez trzecią stronę certyfikatu. Uważa się, że tylko pudła wykonane ze zwykłej tektury są bezkwasowe i odpowiednie do przechowywania długoterminowego. Nowy karton z tektury falistej wyprodukowany przez Leitz jest w 100% z tektury nieprzetworzonej Leitz zmienia rynek!!

21 Użytkownicy Archiwiści w instytucjach typu: Narodowe centra archiwizacji: akty prawne, regulacje, dane nt. posiedzeń rządu/parlamentu, rejestry akt, patenty zwykle podzielone na różne ministerstwa (finansów, obrony narodowej, medyczne) Kościoły, uniwersytety, biblioteki Archiwiści pracujący dla: Firm, organizacji Poszukiwany produkt spełniający określone wymagania jak bezkwasowość i norma ISO 16245

22 Produkty Leitz Infinity spełniają wymagania normy ISO określające zasady długoterminowego przechowywania dokumentów.

23 Norma ISO Stworzona w 2009 Coraz więcej firm pracuje w oparciu o wymagania tej normy Określa wymagania co do pudeł i folderów wykonanych z celulozy wykorzystywanych do długoterminowego przechowywania dokumentów Odnosi się pudeł wykonanych z tektury falistej lub zwykłej czy do folderów wykonanych z papieru czy kartonu Kilka najważniejszych wymagań normy: Karton musi być bezkwasowy i spełniać inne szczegółowe wymagania. Są dwa możliwe stopnie przypisane do kartonu: A najwyższa jakość, wszystkie warstwy tektury muszą spełniać wymagania, dokumenty mogą być przechowywane bez specjalnego dodatkowego opakowania gdyż karton pudeł posiada cechy odporne na starzenie się papieru. B dokumenty muszą być przechowywane w dodatkowym bezkwasowym opakowaniu Kolor karton nie może zawierać barwników czy pigmentów Konstrukcja powinna zapewnić łatwy dostęp do dokumentów i ich wyjmowanie. Bez żadnych metalowych elementów, które mogłyby zniszczyć dokumenty Wytrzymałość pudło powinno wytrzymać ciśnienie 20 kpa.

24 Leitz Infinity główne cechy / korzyści Kolekcja pudeł, kontenerów i teczek zgodnych z normą ISO A potwierdzone przez PTS -The Paper Technology Specialist w Niemczech * Wykonane w 100% z nieprzetworzonego, czystego i bezkwasowego kartonu (virgin) Typ kartonu A: dokumenty mogą być przechowywane bez specjalnego dodatkowego opakowania gdyż karton pudeł posiada cechy odporne na starzenie się papieru. Lekka waga: pudła są wygodne w składaniu i przenoszeniu Mają lepszą stabilność niż pudła wykonane ze zwykłej tektury Wyprodukowane z uwzględnieniem zrównoważonego podejścia do zużycia surowców by wyprodukować pudło Infinity z tektury falistej potrzebne jest o 1/3 mniej surowca niż gdyby trzeba było wyprodukować je ze zwykłej tektury. Konkurencyjne cenowo: produkcja z tektury falistej zapewnia mniejsze zużycie materiałów nieprzetworzonych niż ze zwykłej tektury Konstrukcja z automatycznie składanym dnem: oszczędność czasu i łatwiejsza i bezstresowa praca Posiadają certyfikat FSC

25 Leitz Infinity zakres produktów Pudła i kontenery Inifinty mają automatyczne, składane dno: Pudła 100, 150 mm Pudło otwierane od szerszej strony 80 mm Pudło otwierane z góry, A4 Pudło otwierane z góry, M mieści 3 x pudło 100 lub 2 x pudło 150 Pudło otwierane z góry, L mieści: 5 x pudło 80 lub 4 x pudło 100 Teczka i folder grubość tektury 310 gsm

26 Użytkownicy w Polsce Minister Kultury i podporządkowana mu Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych odpowiadają za narodowy zasób archiwalny Najcenniejsze archiwa przechowują Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Archiwum Dokumentacji Mechanicznej, Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku Archiwa podporządkowane ministrom obrony, spraw wewnętrznych, finansów, spraw zagranicznych, szefom ABW, Agencji Wywiadu, Kancelarii Sejmu, Senatu, Prezydenta i prezesa IPN PAN, GUS, muzea, archiwa szkół wyższych i wiele innych jednostek Zasób archiwalny niepaństwowy czyli to co przez wieki zgromadziły kościoły czy archiwa społeczne: Ośrodek Karta, Archiwum Emigracji, Archiwum Polski Podziemnej, Archiwum Solidarności, polonijne instytuty, muzea, biblioteki W archiwach państwowych przechowywano 249,7 km akt na koniec 2005 Kościół potentatem jeśli chodzi o liczbę Archiwów (11 tys.) i ich zasób (kilkaset km akt) IPN 9,9 km kartotek archiwów (wszystkich zwiezionych akt 85 km) Akta pracownicze przechowywane przez 50 lat (nawet jeśli zakład zbankrutował)

27 Ciekawostki Ogólnopolskie Stowarzyszenie Archiwistów reprezentuje firmy prywatne zajmujące się przechowywaniem i obróbką akt: Archeon Usługi archiwalne z Janikowa (6 km akt) Emiks Składnica Akt z Lublina (akta 190 tys. Pracowników z 270 firm Emeryturka Agencja Poszukiwań Akt z Pruszcza Gdańskiego (183 klientów) Archiwum Rotacyjne Ład Stowarzyszenia Archiwistów Polskich w Zielonce (152 klientów) Materiały archiwalne ostatniego Narodowego Spisu Powszechnego zajęły 7 km akt

28 Archiwizacja krótko i długo okresowa nasza oferta Archiwizacja krótko okresowa Archiwizacja długo okresowa GOOD BETTER BEST SPECIAL ESSELTE Standard ESSELTE Speedbox LEITZ Infinity ESSELTE Eco QUALITY

29 Prezentacja produktu w katalogu Speedbox, Eco, Standard

30