Pismo do CLKA z lipca 2013 r., DKN

Transkrypt

1 Zabezpieczanie techniczne dokumentacji - informacja Warszawa, 25 października 2013 r.

2 Pismo do CLKA z lipca 2013 r., DKN stanowisko w sprawie sposobów fizycznego zabezpieczania dokumentacji, a w szczególności materiałów archiwalnych zadane pytania: czy możliwe jest pozostawienie akt luzem bez sznurowania czy szycia, czy też z punktu widzenia zabezpieczania zasobu sprawą konieczną jest trwałe łączenie akt; czy, jeżeli akta nie miały na poziomie komórek organizacyjnych robionych na bieżąco dziurek, celem na przykład włożenia do segregatora, to czy akta należy wtórnie dziurkować w archiwum, by dokonać ich przesznurowania; czy wykonując czynność sznurowania dokumentacji można wykorzystywać wszelkiego rodzaju sznurki, w tym typu dratwa, czy też tylko tasiemki bawełniane, a jeżeli tak to o jakiej szerokości; czy, by prawidłowo przesznurować dokumentację, wskazana jest większa liczba dziurek, np. 4; czy do łączenia dokumentacji można oprócz sznurka, grubych nici, czy tasiemek używać wszelkiego typu klipsów plastikowych; czy akta można pozostawiać w koszulkach foliowych (plastikowych) wewnątrz teczek lub pudeł; co należy rozumieć pod pojęciem odpowiednie opakowanie wykonane z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym, jeżeli mowa jest o zabezpieczeniu dokumentacji.

3 Czy można pozostawiać akta luzem Kwestia dziurkowani a akt Czym scalać/sznurkować? Ile dziurek? Koszulki foliowe Kwestia klipsów plastykowe Opakowania AAN tak Nie dla nowych otworów AGAD tak Tak (z ograniczenia mi) Materiały naturalne Materiały naturalne obojętne chemicznietaśma bawełniana DOP tak nie Wąska taśma bawełniana Gdańsk Katowice Suwałki Tylko te które już są nie otwarta bezkwasowe Max 2 nie tak bezkwasowe Nie, ale lepiej nie dziurkować np. delikatnego materiału tak bezkwasowe tak tak Taśma bawełniana Nie określano nie Nie określono bezkwasowe tak nie Tasiemka Max 2 ale nie nie bezkwasowe bawełniana/sznurek Dopuszczają 4 ale z tekturką przy formacie zabezpieczającą A3 tak tak Taśma bawełniana/sznurek Dopuszcza zwiększenie ilości dziurek Jedynie dla koszulek wykonanych z folii poliestrowych(specjalist yczne) tak bezkwasowe tak Nie Sznurek-odwracalny Nie określono nie Nie bezkwasowe Olsztyn określono określono Toruń tak tak Szpagat/dratwa 2 nie nie bezkwasowe Zielona Góra tak nie Tasiemka bawełniana od 5 do 10 mm nie bezkwasowe

4 Zmiana brzmienia obowiązujących przepisów jest nie tylko zasadna, ale wręcz konieczna, gdyż użyte w obecnie obowiązującym tekście sformułowania są nieprecyzyjne, a w ciągu ostatnich 10 lat pojawiły się możliwości techniczne zabezpieczania archiwaliów, które w 2002 nie były dostępne w Polsce. Jest możliwe, a nawet pożądane pozostawianie akt luzem zabezpieczonych w teczkach i obwolutach z kartonu i papieru z rezerwą alkaliczną. Ułatwia to i przyspiesza późniejsze poddawanie akt digitalizacji i masowemu odkwaszaniu. Dla utrzymania porządku i kolejności w jednostce akta powinny być paginowane lub przynajmniej opatrzone foliacją. Co do dziurkowania akt zdania są podzielone. CLKA na podstawie doświadczeń pracowni konserwacji masowej skłania się do opinii, że akt w których nie ma otworów nie należy dziurkować z czasem dziurki pękają i muszą być dodatkowo reperowane. Nie należy dziurkować akt na papierach kruchych, oraz tych na których informacje umieszczone są w pobliżu lewej krawędzi kart.

5 Można dopuścić wykonywanie 2 otworów w kartach jednostek, w których większość dokumentów już takie otwory posiada (były wcześniej wpięte w segregatory biurowe) oraz w dokumentach na dobrze zachowanych (mechanicznie wytrzymałych) papierach. Otwory mogą być wykonane na dokumentach, których tekst jest pisany w odległości co najmniej 4 cm od lewej krawędzi. Do łączenia kart można stosować klipsy plastikowe. Po dokonaniu oceny dostępnych na rynku klipsów CLKA preferuje stosowanie klipsów wykonanych z bezbarwnego, białego lub nieznacznie zabarwionego polipropylenu lub polietylenu. Najbardziej funkcjonalne (sposób zakładania, zamykania, trwałość materiału) są tzw. klipsy zaczepowe. Wątpliwości budzi jednak mało przebadana kwestia długoterminowej trwałości klipsów. Producenci informują o trwałości od do kilkuset lat. Trwałość, zależy od gatunku i składu surowca, a nawet jego źródła i zastosowanej w produkcji plastiku technologii, na które to czynniki producenci klipsów mają ograniczony wpływ.

6 CLKA nie zaleca kupowania klipsów, których trwałość producent określa na 25 lat. Ponieważ w Polsce klipsy wykonane z tworzyw sztucznych są produktem stosunkowo nowym nie ma informacji na temat naturalnego starzenia tych produktów w ciągu co najmniej kilkudziesięciu lat. Należy się zatem liczyć z tym, że po ok. 50 latach, niektóre klipsy w zasobach archiwalnych będą musiały być wymienione. Z racji funkcjonalności klipsów wydaje się zasadne dopuszczenie ich stosowania w aktach sądowych, gdzie sprawą istotną jest utrzymanie kolejności dokumentów w teczce.

7 Niewątpliwe trwałe i bezpieczne połączenie materiałów archiwalnych zapewnia zastosowanie taśmy bawełnianej o szerokości ok. 5mm, nie barwionej, użytej do przesznurowania akt przez istniejące już otwory (z zastrzeżeniami pkt.4). Należy jednak brać pod uwagę to, że przesznurowanie stosunkowo cienkich kart wiotką taśmą jest trudne, wymaga wprawy, a często może prowadzić do uszkodzenia dokumentu. Łączenie kart taśmą bawełnianą zostanie przetestowane w CLKA w celu określenia szczegółowych zasad. Zaleca się zarówno przy zastosowaniu klipsów jaki i taśmy bawełnianej stosowanie okładki (obwoluty z cienkiej tektury, kartonu lub grubego papieru alkalicznego) przesznurowanej wraz z plikiem akt.

8 Należy odstąpić od łączenia dokumentacji sznurkiem, dratwą, oraz grubą nicią. Akt nie należy pozostawiać w koszulkach foliowych. Punkt 2 16 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. wymaga niewątpliwe uściślenia. Inne są wymagania materiałowe co do opakowań dla dokumentacji kategorii A (przekazywanej do archiwów państwowych), a nieco inne co do opakowania dokumentacji kategorii B. Warto zawsze stosować jedną regułę zawartą w Normie PN-ISO 11799: Papier użyty w opakowaniach ochronnych, stykający się bezpośrednio z dokumentami powinien spełniać warunki ISO 9706.