Zarządzenie Nr 22/2009 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 28 stycznia 2009 r

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 22/2009 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 28 stycznia 2009 r w sprawie: zmian zarządzenia nr 93/99 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 10 listopada 1999 r. w sprawie ustalenia zasad sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów (dowodów) księgowych i ksiąg rachunkowych. Na podstawie art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz.U. z 2001 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) zarządzam co następuje: 1 W instrukcji w sprawie zasad sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów (dowodów) księgowych i ksiąg rachunkowych w Urzędzie Miasta Nowego Sącza, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 93/99 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 10 listopada 1999 r. wprowadzam następujące zmiany: 1. w 9 Gospodarka finansowa: a) punkt 6 Rozliczenie krajowej podróży służbowej otrzymuje brzmienie: Krajowy wyjazd służbowy następuje na podstawie decyzji kierownika urzędu lub bezpośredniego przełożonego pracownika, potwierdzonej na dokumencie polecenie wyjazdu służbowego wystawionym w jednym egzemplarzu przez pracownika do spraw kadrowych. Polecenie krajowego wyjazdu służbowego powinno zawierać: - numer ewidencyjny, - imię i nazwisko delegowanego, - nazwę miejscowości, do której pracownik jest delegowany, - cel podróży, - czas trwania delegacji, - określenie środka lokomocji, - podpis i stanowisko służbowe osoby zlecającej wyjazd. Polecenie wyjazdu służbowego podpisuje Prezydent, Zastępcy Prezydenta, Sekretarz Miasta, Dyrektorzy Wydziałów lub kierownicy właściwych komórek organizacyjnych Urzędu Miasta.

2 W przypadku wyjazdu służbowego Prezydenta Miasta polecenie wyjazdu służbowego zatwierdza wyznaczona przez Prezydenta miasta osoba zastępująca lub sekretarz miasta. Ewidencję wydanych poleceń krajowych podróży służbowych prowadzi Wydział Organizacyjny Referat Kadr i Szkoleń. Delegowani chcący skorzystać w czasie podróży służbowej z samochodów prywatnych występują ze stosownym wnioskiem o wyrażenie zgody do Prezydenta. Delegowany może wystąpić o wypłatę zaliczki w PLN na poczet kosztów, które poniesie w czasie delegacji. W tym celu określa przybliżone koszty i wypełnia dolną część delegacji, następnie przedkłada do zatwierdzenia przez Skarbnika Miasta lub Dyrektora Wydziału Księgowości Budżetowej oraz Prezydenta Miasta lub osobę upoważnioną Zarządzeniem w sprawie wykazu osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów do wypłaty gotówką lub w formie bezgotówkowej ze środków budżetu Miasta Nowego Sącza. Rozliczenia kosztów krajowej podróży służbowej i diet osoba delegowana dokonuje w terminie 7 dni od zakończenia podróży, przy czym za rozliczenie delegacji uważa się ujecie rozliczenia w księgach rachunkowych Urzędu. Za prawidłowe i terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego odpowiedzialny jest delegowany. Stwierdzenie wykonania wyjazdu służbowego potwierdza osoba delegująca, dokonując kontroli merytorycznej, zaś sprawdzenia formalnego i rachunkowego dokonuje wyznaczony pracownik Wydziału Księgowości Budżetowej. Kwotę do wypłaty zatwierdza kolejno Skarbnik Miasta lub Dyrektor Wydziału Księgowości Budżetowej oraz Prezydent Miasta lub osoba upoważniona Zarządzeniem w sprawie wykazu osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów do wypłaty gotówką lub w formie bezgotówkowej ze środków budżetu Miasta Nowego Sącza. Rozliczone dokumenty polecenie wyjazdu służbowego przechowuje się zgodnie z 13 niniejszej instrukcji, natomiast dokumenty polecenie wyjazdu służbowego nie skutkujące wydatkowaniem środków, przechowywane są u pracownika do spraw kadr prowadzącego ewidencję krajowych delegacji służbowych i są podstawą do usprawiedliwienia nieobecności pracownika w miejscu pracy b) punkt 6a Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej otrzymuje brzmienie: Zagraniczny wyjazd służbowy następuje na podstawie dokumentu polecenie wyjazdu służbowego poza granicę kraju będącego załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia. Dokument ten wystawiony jest w jednym egzemplarzu przez wyznaczonego pracownika

3 Biura Prezydenta Miasta. Ewidencję zagranicznych delegacji służbowych prowadzi Wydział Organizacyjny Referat Kadr i Szkoleń. Polecenie zagranicznego wyjazdu służbowego powinno zawierać: - numer ewidencyjny, - imię i nazwisko delegowanego, - nazwę miejscowości/kraju, do którego pracownik jest delegowany, - cel podróży, - czas trwania delegacji, - określenie środka lokomocji, - co zapewnia strona zagraniczna, - podpis i stanowisko służbowe osoby zlecającej wyjazd. Polecenie wyjazdu służbowego poza granicę kraju podpisuje Prezydent, Zastępcy Prezydenta lub Sekretarz Miasta. W przypadku wyjazdu służbowego Prezydenta Miasta polecenie wyjazdu służbowego poza granicę kraju zatwierdza wyznaczona przez Prezydenta miasta osoba zastępująca lub sekretarz miasta. W przypadku wyjazdu służbowego radnych Miasta polecenie wyjazdu służbowego poza granicę kraju wystawia wyznaczony pracownik Biura Obsługi Rady Miasta, który prowadzi jednocześnie rejestr służbowych wyjazdów zagranicznych radnych Miasta. Pracownik/radny udający się w zagraniczną podróż służbową ma prawo do zaliczki w wysokości przewidywanych kosztów podróży. Kwotę tą wylicza wyznaczony pracownik Wydziału Księgowości Budżetowej na druku polecenie wyjazdu służbowego poza granicę kraju. Dowodem kasowym będącym podstawą do wypłaty zaliczki jest wniosek o udzielenie zaliczki będący odcinkiem druku polecenie wyjazdu służbowego poza granicę kraju. Wniosek ten zatwierdza Skarbnik Miasta lub Dyrektor Wydziału Księgowości Budżetowej oraz Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta lub Sekretarz Miasta. Pobranie dewiz z banku następuje na podstawie zlecenia płatniczego wypełnionego przez wyznaczonego pracownika Wydziału Księgowości Budżetowej. Rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej i diet osoba delegowana dokonuje w terminie 14 dni od zakończenia podróży, przy czym za rozliczenie delegacji uważa się ujęcie rozliczenia w księgach rachunkowych Urzędu. Rozliczenia dokonuje się na druku rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej będącym załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia. Za prawidłowe i terminowe rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego poza granicę kraju odpowiedzialny jest delegowany.

4 Stwierdzenie wykonania wyjazdu służbowego potwierdza osoba delegująca, dokonując kontroli merytorycznej, zaś sprawdzenia formalnego i rachunkowego dokonuje wyznaczony pracownik Wydziału Księgowości Budżetowej. Rozliczenia zagranicznej podróży służbowej dokonuje się zgodnie z art. 30 ust.2 i ust.4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. nr 76, poz.694 z 2002 r. z późn. zm.) to jest: a. gdy pracownik zwraca pozostałość pobranej zaliczki do kasy jednostki kwotę waluty przelicza się po kursie kupna banku prowadzącego rachunek dewizowy i dokonuje się wpłaty waluty z kasy na rachunek bankowy tego samego dnia, w którym otrzymano zwrot niewykorzystanych dewiz. Jeden egzemplarz dowodu kasowego KP podpina się pod druk rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej. b. gdy pracownikowi należy dopłacić do delegacji (koszty delegacji są większe niż pobrana zaliczka) - kwotę dopłaty w walucie wynikającą z rozliczenia zagranicznej podróży służbowej przelicza się po kursie sprzedaży banku prowadzącego rachunek dewizowy i wypłaca się delegowanemu w PLN. Jeden egzemplarz dowodu kasowego KW podpina się pod druk rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej. c. rozliczenie kosztów delegacji przeliczenie faktur, rachunków, przysługujących diet i innych kosztów następuje po kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej. d. Różnice kursowe wynikłe z rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych na podstawie polecenia księgowania (PK). 2. w części ogólnej w 6 Zasady podpisywania i udzielania upoważnień do podpisywania dowodów księgowych oraz określenie obowiązków służb i osób w tym zakresie: a) dotychczasowy zapis punktu 2a otrzymuje brzmienie: dokumenty o charakterze oświadczeń w imieniu Gminy w zakresie praw i obowiązków podpisuje Prezydent Miasta, upoważniony Zastępca Prezydenta Miasta bądź osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo, zaś rodzące w swych skutkach zobowiązania finansowe wymagają dodatkowo kontrasygnaty Skarbnika Miasta ( lub osoby upoważnionej przez Skarbnika )

5 3. w części szczegółowej w 1 - Zasady opracowywania i podpisywania umów zawieranych przez Gminę Nowy Sącz: a) dotychczasowy zapis punktu 1 otrzymuje brzmienie: Jednym z ważniejszych dokumentów zaliczanych do grupy dokumentów, które winny być wystawiane przed dokonaniem operacji gospodarczej są umowy. Umowy przygotowują Wydziały (referaty) merytoryczne, do zadań których należy prowadzenie spraw będących przedmiotem umowy. Za merytoryczną treść umowy odpowiada dyrektor (kierownik) komórki merytorycznej prowadzącej sprawę będącą przedmiotem umowy. Umowa sporządzana jest w 4-ech egzemplarzach, z których 2 pozostają do dyspozycji gminy. W przypadku umów podpisywanych przez Prezydenta Miasta lub upoważnionych Zastępców Prezydenta każdy egzemplarz umowy podpisuje dyrektor (kierownik) wydziału (referatu) odpowiadający za treść umowy. W przypadku umów podpisywanych przez osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo Prezydenta Miasta każdy egzemplarz umowy podpisywany jest przez pracownika merytorycznego wydziału (referatu) odpowiadającego za treść umowy, upoważnionego przez dyrektora (kierownika) tegoż wydziału (referatu). Umowa winna być przedłożona radcy prawnemu w celu wydania przez niego opinii. Wyrażenie opinii może być w formie pisemnej zawierającej uwagi, względnie jeżeli umowa jest sporządzona zgodnie z wymogami formalno-prawnymi, radca prawny składa podpis na wszystkich egzemplarzach umowy z równoczesnym odciśnięciem pieczątki co jest równoznaczne, że pod względem formalno-prawnym umowa nie budzi zastrzeżeń. Podpisana przez dyrektora (kierownika) wydziału (referatu) (względnie przez upoważnionego pracownika merytorycznego) i zaopiniowana przez radcę prawnego umowa dotycząca czynności prawnej, która może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przedkładana jest Skarbnikowi Miasta (lub osobie przez niego upoważnionej) celem uzyskania kontrasygnaty. Po uzyskaniu w/w podpisów umowa podpisywana jest przez Prezydenta Miasta, upoważnionego Zastępcę Prezydenta Miasta lub osobę posiadającą stosowne pełnomocnictwo Prezydenta Miasta. Dwa egzemplarze podpisanych umów zostają w dyspozycji gminy i podlegają rejestracji w tzw. Rejestrze umów prowadzonym w wydziale (referacie) merytorycznym. Rejestr umów powinien zawierać: Lp, datę podpisania umowy, przedmiot umowy, wartość umowy, termin realizacji, nazwę partnera umowy, datę otrzymania rachunku i datę przekazania rachunku do

6 Wydziału Księgowości Budżetowej, symbol teczki rzeczowej w której znajduje się umowa, uwagi. Każda umowa winna zwierać numer. Numerację prowadzi się wg numeracji ciągłej w danym roku kalendarzowym, zaczynając każdy rok od nr 1 chronologicznie według dat zawarcia, łamany przez symbol wydziału (referatu) opracowującego umowę, łamany przez rok w którym została zawarta. Jeden egzemplarz podpisanej umowy zaopatrzony w pieczęć o treści Prawne zaangażowanie wydatków z podaniem klasyfikacji budżetowej, pod którą podpisuje się dyrektor (kierownik) wydziału (referatu) przekazuje się do Wydziału Księgowości Budżetowej celem ujęcia je w ewidencji pozabilansowej Zaangażowania wydatków, natomiast drugi egzemplarz pozostaje w wydziale (referacie) merytorycznym. Na rachunkach wystawianych za realizację umów opisujący i sprawdzający rachunek pod względem merytorycznym dyrektor (kierownik) wydziału (referatu) podaje numer i datę umowy, na podstawie której realizowany jest rachunek. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Prezydent Miasta Nowego Sącza (-) Ryszard Nowak

7 Załącznik nr 1... pieczątka zakładu POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO POZA GRANICĘ KRAJU NR...Z DNIA Imię i nazwisko 2. Stanowisko 3. Kraj i miejscowość 4. Czas podróży od... do Cel podróży 6. Środki komunikacji Strona zagraniczna zapewnia Wysokość świadczeń przyznanych delegowanemu: - diety noclegi - przejazdy... - dojazdy - inne dodatkowe świadczenia Razem: podpis zlecającego wyjazd Wniosek o zaliczkę Proszę o wypłacenie zaliczki w walucie obcej.(słownie:...) /w walucie polskiej...(słownie:......) na pokrycie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego poza granicę kraju nr... z dnia.... podpis delegowanego Zatwierdzono do wypłaty na kwotę... (słownie:.. ).. Główny księgowy Kierownik jednostki Dział Rozdział Paragraf Konto Nr dowodu Wn Ma

8 Wypłacono... podpis kasjera Zaliczkę w walucie obcej... i/lub w walucie polskiej... otrzymałem i zobowiązuję się rozliczyć z niej w terminie 14 dni od zakończenia podróży upoważniając jednocześnie Urząd do potrącenia kwoty nierozliczonej zaliczki z najbliższych poborów Imię i nazwisko delegowanego Data i podpis delegowanego Pokwitowanie wypłaty zaliczki

9 Załącznik nr 2 ROZLICZENIE KOSZTÓW ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ ZGODNIE Z POLECENIEM WYJAZDU SŁUŻBOWEGO POZA GRANICĘ KRAJU NR Z DNIA imię i nazwisko delegowanego, stanowisko cel podróży docelowe państwo podróży środek(środki) transportu 1.Czas podróży USTALENIE KOSZTÓW PODRÓŻY wyjazd /przyjazd przekroczenie granicy czas podróży krajowej czas podróży zagranicznej miejscowość godzina miejscowość godzina 2. Zestawienie kosztów w walucie obcej a) diety: diety x =.... diety diety x =.... diety diety x =.... diety diety x =.... diety Razem diety b) przejazd: - określonym środkiem transportu: środek transportu cena biletu - samochodem niebędącym własnością pracodawcy: x = ilość km stawka za km koszt

10 c) ryczałt na dojazdy: d) koszty noclegu: e) inne wydatki: 3. Zestawienie kosztów w walucie polskiej a) diety diety x =.... diety b) inne wydatki: Niniejsze rozliczenie przedkładam: Załączam:..... Data podpis rachunków (dowodów)

11 ROZLICZENIE POBRANEJ ZALICZKI Rozliczenie w walucie obcej: Rozliczenie w walucie polskiej: Zaliczka pobrana.... Zaliczka pobrana.. Koszty podróży..... Koszty podróży... Do wypłaty* Do zwrotu Do wypłaty* Do zwrotu merytorycznym oraz stwierdzono wykonanie polecenia służbowego Rozliczenie sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym podpis podpis Zatwierdzam rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej, zgodnie z poleceniem podróży służbowej poza granicę kraju nr. z dnia. na kwotę. (poniesione koszty w walucie obcej w wysokości.., przeliczono według kursu NBP* z dnia ). * kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia..... Główny Księgowy Kierownik jednostki Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie.. (słownie:..... ) zwrócono do kasy..... podpis kasjera Kwituję odbiór kwoty.. (słownie:..... )..... podpis Walutę przeliczyć po kursie kupna banku z dnia wpłaty do kasy. Walutę przeliczyć po kursie sprzedaży banku z dnia wypłaty.