Wysokość diet oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowych jest ściśle określona w dwóch rozporządzeniach:

Transkrypt

1 W praktyce są problemy z prawidłowym udokumentowaniem odbycia przez pracownika podróży służbowej tak, by można było uznać wydatki jako koszty uzyskania przychodu u przedsiębiorcy. Podróże służbowe są konstrukcją prawną pozwalającą na korzystne podatkowo rozliczanie wydatków związanych z wyjazdami pracowników poza ich stałe miejsce świadczenia pracy wskazane w umowie o pracę. Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb związanych z realizacją powierzonego pracownikowi zadania. W praktyce jednak pojawiają się problemy z prawidłowym udokumentowaniem odbycia przez pracownika podróży służbowej tak, by można było uznać poniesione wydatki z tym związane jako koszty uzyskania przychodu u przedsiębiorcy delegującego pracownika. Zgodnie z przepisami ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (dalej: KP) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Pracodawca w ten sposób jest zobligowany do zapewnienia pracownikowi odpowiednich warunków świadczenia pracy. Do należności z tytułu podróży służbowych zalicza się diety oraz inne koszty, które pracownik ponosi w czasie takiej podróży. Wysokość diet oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowych jest ściśle określona w dwóch rozporządzeniach: - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków 1 / 8

2 ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z 19 grudnia 2002 r. (dalej: Rozp. MPiPS na obszarze kraju); - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju z 19 grudnia 2002 r. (dalej: Rozp. MPiPS poza granicami kraju). U większości pracodawców rozliczenie wydatków z tytułu podróży służbowych odbywa się poprzez rozliczenia zaliczek. Pracownikom wydawane są zaliczki gotówkowe w celu realizacji zadań wynikających z umowy o pracę we wskazanym w umowie miejscu. Do rozliczenia zaliczek gotówkowych dołączane są rachunki za noclegi, usługi gastronomiczne, koszty przejazdu itp. W ramach rozliczenia otrzymanej zaliczki pracownicy otrzymują zwrot poniesionych wydatków z tytułu przedstawionych rachunków. Takie postępowanie jest zgodne z przepisami wyżej wskazanych rozporządzeń. W 8a Rozp. MPiPS na obszarze kraju oraz 13 Rozp. MPiPS poza granicami kraju, wskazane zostało, iż na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. W przypadku podróży zagranicznych pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, jednakże za zgodą tego pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Coraz więcej pracodawców udostępnia pracownikom firmowe karty płatnicze. Wtedy pracownik bezpośrednio korzysta ze środków pracodawcy, a ten dokonuje odpowiednich rozliczeń w swoich księgach rachunkowych. Jednakże taka forma rozliczeń również wymaga od pracownika przedstawienia dokumentów (faktur, rachunków) potwierdzających poniesienie wydatku, nie wystarczy wyciąg bankowy. 2 / 8

3 Co do zasady rozliczenie podróży służbowej powinno zostać sporządzone na dokumencie określonym jako poleceniu wyjazdu służbowego. Przepisy prawa pracy nie określają formy, w jakiej powinno zostać wydane polecenie odbycia takiego wyjazdu, jednakże zalecana jest forma pisemna chociażby dla celów dowodowych, jak również w celu późniejszego rozliczenia wydatków związanych z delegacją. Stosowany wśród przedsiębiorców najczęściej druk delegacji jest z jednej strony poleceniem służbowym, z drugiej dokumentem, na podstawie którego (wraz z załączonymi do niego dowodami poniesienia określonych kosztów) pracodawca dokonuje późniejszego rozliczenia kosztów delegacji. Jest to powszechnie stosowany sposób rozliczania podróży służbowych, jednak nie obligatoryjny. Obowiązek rozliczenia regulują przepisy 8a pkt 3 Rozp. MPiPS na obszarze kraju oraz 13 pkt 4 Rozp. MPiPS poza granicami kraju, w których czytamy: Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania". Punkt powyższy ma jednakowe brzmienie w obu rozporządzeniach. Z przepisu tego wynika, iż pracownik ma obowiązek przedłożenia dokumentów potwierdzających określone wydatki, jednakże nie jest wskazana forma, w jakiej należy dokonać rozliczenia. Obowiązek przedłożenia dokumentów potwierdzających poszczególne wydatki wiąże się z 3 / 8

4 potwierdzeniem wykonania przez pracownika polecenia pracodawcy, którym w tym przypadku jest podróż służbowa. Przepisy podatkowe nie wskazują, w jak sposób powinna przebiegać procedura zatwierdzania ponoszonych wydatków. Procedury te są indywidualnie określane zgodnie z wewnętrznymi regulaminami i zarządzeniami w każdym z podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. W praktyce stosowany jest już wyżej wspomniany druk rozliczenie delegacji". Jednakże z uwagi na fakt, iż przepisy nie obligują do stosowania tego formularza, faktury przedłożone przez pracowników jako rozliczenie podróży służbowej można traktować jako dokumenty potwierdzające wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów. Na takiej fakturze powinien zostać umieszczony opis celowości tego wydatku. Zaleca się dokładne opisywanie dokumentów, w tym przypadku np. na odwrocie faktury w zakresie delegacji - którego pracownika dotyczą te koszy, w jakim terminie odbyto podróż, numer polecenia służbowego, lista pracowników, których dotyczy wydatek, jeżeli przykładowo otrzymano zbiorową fakturę za usługę hotelową itp. Należy również wskazać, iż zgodnie z przepisami obu rozporządzeń rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno zostać dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Poza tym podkreślenia wymaga w przedmiotowym temacie fakt, iż polecenie wyjazdu służbowego musi być skierowane do każdego pracownika oddzielnie. Na poleceniu wyjazdu pracodawca składa podpis potwierdzający wydanie polecenia służbowego, a po odbyciu podróży służbowej pracownik potwierdza podpisem jej rozliczenie. 4 / 8

5 Na poleceniu wyjazdu służbowego poza wskazaniem pracownika powinny się znaleźć informacje: - wskazanie celu wyjazdu - zarówno miejsca bądź miejsc docelowych, określenie zadań do wykonania przez pracownika (np. udział w szkoleniu, przeprowadzenie negocjacji handlowych, odbiór towaru itp.), - wskazanie miejsca rozpoczęcia podróży służbowej (miejscowość rozpoczęcia i zakończenia), - wskazanie terminu wyjazdu, czasu, na jaki opiewa delegacja (w przybliżeniu), - określenie środka transportu, - wskazanie, czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży - jeśli tak, to powinna zostać określona wysokość zaliczki, - wskazanie, w jakim terminie osoba delegowana ma się rozliczyć z otrzymanej zaliczki. Jak już wspomniano wcześniej, polecenie wyjazdu służbowego oraz rozliczenie podróży służbowej można udokumentować na gotowym formularzu. Istnieje jednak możliwość opracowania własnego wzoru dokumentacji oraz odpowiedniej procedury. Najważniejsze jest to, aby pojawiły się wszystkie wymagane przepisami elementy oraz by polecenie wyjazdu było zatwierdzone podpisem przez pracodawcę bądź upoważnioną przez niego osobę. W związku z podróżą służbową pracownika poza stałe miejsce pracy, zazwyczaj ponoszone są takie wydatki, jak koszty wyżywienia, przejazdu oraz noclegu. Przepisy odnoszą się w sposób szczególny do każdego z tych pojęć, określając minimalne wymagania, jakie w tym zakresie powinien zapewnić pracodawca swojemu pracownikowi w ramach podróży służbowej. 5 / 8

6 Przez całodzienne wyżywienie rozumie się co najmniej trzy posiłki dziennie. Pracownik nie ma prawa do diety z tytułu podróży służbowej, gdy w czasie jej odbywania pracodawca zapewnił mu pełne wyżywienie. Liczbę posiłków należy odnieść do godzin wyjazdu i powrotu pracownika z podróży służbowej. Jeśli zapewniono niepełne wyżywienie, np. 2 posiłki dziennie, to pracownikowi należy się pełna dieta. Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż prawo do pełnej diety przysługuje dopiero po 12 godzinach. Podróż, której czas trwania mieści się w przedziale 8-12 godzin, daje prawo do połowy diety. Krótszy niż 8 godzin czas podróży nie uprawnia do otrzymania diety służbowej. Jeśli czas tej podróży przekracza 1 dobę, wtedy do 8 godzin następnej doby przysługuje połowa diety, a po przekroczeniu 8 godzin pełna wartość diety. Warto również podkreślić, iż nie ma w tym zakresie znaczenia fakt, iż koszty wyżywienia zapewnionego przez pracodawcę będą przewyższać wysokości dobowe diety, którą pracownik otrzymałby, jeżeli pracodawca nie zapewniłby mu wyżywienia. Pełne kwota wydatku stanowi koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy. Wypłata diety w wysokości wyższej niż określona w przepisach (23 zł krajowa podróż służbowa) rodziłaby konsekwencje na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych dla pracodawcy, ponieważ nadwyżka ponad limit diety stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Koszty przejazdu co do zasady uzależnione są od środka lokomocji, jakim poruszał się pracownik w podróży służbowej. O rodzaju tego środka lokomocji pracodawca. Jednakże pracodawca nie może zmusić pracownika, by wyjechał w podróż służbową własnym pojazdem. 6 / 8

7 Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. W sytuacji, gdy pracownik odbywa podróż prywatnym pojazdem, przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż: zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm 3, zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm 3, zł - dla motocykla, zł - dla motoroweru. Zwrot wydatków w granicach powyższych regulacji stanowi dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu. Dokumentami potwierdzającym te wydatki są bilety bądź ewidencja przebiegu pojazdu. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył żadnego rachunku - przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości określonej we wspomnianych wcześniej rozporządzeniach. Warto podkreślić, iż ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami a Zdarza się, że wartość ww. wydatków rozliczona jest jako wydatki związane z podróżą służbową w sytuacji, gdy podróż jest na terenie wskazanym w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy. Takie postępowanie pracodawców jest błędne i spotykane często w 7 / 8

8 przypadku tzw. mobilnych stanowiska pracy, tj. przedstawiciela handlowego, kierowcy. Jeżeli pracownik odbywa podróż na obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy, nie mamy w takiej sytuacji do czynienia z podróżą służbową. Refundacja wydatków z tego tytułu powinna być doliczana do przychodów pracownika związanych ze stosunkiem pracy, a w ślad za tym powinny zostać opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz powinny być odprowadzone z tego tytułu składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz FP i FGŚP. 8 / 8